DISEÑO DE PROCESOS

ACTIVIDAD EVALUATIVA N°2

ANGIE TATIANA ARCINIEGAS CHAVES

SONIA LUZ FONTECHA HERNANDEZ

AREANDINA
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CODIGO:
CODIGO:

BOGOTÁ D.C.
2019
 DISEÑO DE PROCESOS
DIAGRAMA DE FLUJO

ANGIE TATIANA ARCINIEGAS CHAVES

SONIA LUZ FONTECHA HERNANDEZ

ACTIVIDAD EVALUATIVA N°2

Tutor Areandina
KEVIN DE JESUS CARABALLO

AREANDINA
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CODIGO
CODIGO:
BOGOTÁ D.C.
2019

CONTENIDO
 Tabla de contenido.

1. Relación entre proceso de investigación y diseño de procesos operativos...................6

2. Encuesta................................................................................................................6
3. Tabulación y análisis de la información:..................................................................6
4. Flujograma propuesto:............................................................................................7
6. Informe:................................................................................................................9
6.1. Introducción.......................................................................................................9
6.2 Desarrollo...........................................................................................................9
6.3 Conceptos.........................................................................................................10
6.4 Conclusiones....................................................................................................11
7. Referencias............................................................................................................11
 INTRODUCCION

El presente trabajo nos permitirá conocer como poder identificar no solo la necesidad de un
diseño de proceso sino como llegar a hacerlo frente a una situación real de una empresa,
nos permitirá conocer los factores a tener en cuenta para generar estas herramientas dentro
de las organizaciones y como las mismas permiten generar un valor agregado para este caso
no solo con los clientes sino con los proveedores.

Se conocerán diferentes problemáticas dentro de la organización y se llegara a una que sea

la raíz de una fuente de innovación para los procesos y procedimientos dentro de la
organización.
1. Relación entre proceso de investigación y diseño de procesos operativos

El proceso de investigación como ya se ha trabajado en otros módulos es una serie de

procesos que nos permiten identificar oportunidades de mejora dentro de una organización
que está en cualquier etapa, bien sea en una apertura, en ejecución o buscando alianzas con
otras entidades de su misma o similar actividad económica, esto directamente va ligado al
cómo se atiende esa necesidad ya identifica, es decir se deben crear modelos que permitan
analizar, sintetizar y crear estrategias que respondan a esa necesidad, es decir se requiere
diseñar procesos y esto es lo que permite relacionar estos dos proceso; uno permite
identificar y el otro permite solucionar o organizar.

2. Encuesta.

La aplicación de la encuesta se realizó a una de las empresas en donde trabaja uno de los
integrantes del grupo, esto permite tener mayor acceso a las personas que dan acceso a la
información y a su vez le da un valor agregado el saber qué soluciones se pueden plantear
ya que conocen el flujo de los procesos.

Empresa: Patrimonio Natural Fondo para la Biodiversidad y Áreas Protegidas.

NIT: 900.064.749-7

Dirección: Calle 72 n° 12 – 65

Funcionario aplicado la encuesta:

1. Juan Guillermo Leguizamón – Área de presupuesto.

2. Jennifer Pavas – Área de Adquisiciones.

Las encuestas se encuentran en el anexo 1 del presente documento diligenciadas por cada
uno de los funcionarios.

3. Tabulación y análisis de la información:

  Funcionario
Pregunta JGL JP
1 1,5,8 1, 6, 8
2 6, 7 7
3 I, G , H, C, B, A, E I, G, A, B, 5, E C, H
4 NO SI
5 SI NO
6 SI NO
7 B A
8 B B
9 C C
 Tabla: Tabulación por respuesta de los dos funcionarios

Teniendo en cuenta que cada uno de los funcionarios perteneces a áreas diferentes pero que
se relacionan entre sí para llevar a cabo los diferentes procesos de compras de la entidad,
coinciden en que los procesos que más se manejan dentro de la entidad son los procesos
administrativos y de gestión contable y financiera.

Dentro del ejercicio de la recolección de información para los dos funcionarios fue claro
que los procesos a mejorar tienen que ver directamente en las relaciones comerciales que se
han manejado por tradición dentro de la entidad pero que estas no generan un valor
agregado o beneficios adicionales y consideraron importante manifestar que esto genera
mayores costos y que no se cuenta con procedimientos claros a la hora de acceder al
mercado.

Para los dos funcionarios las tecnologías no serían una herramienta que solucionaría esta
problemática identificada, aunque si puede ofrecer mejor eficiencia no sería la solución de
raíz de este proceso.

Es importante señalar que los procesos en esta entidad se han construido a partir del
ejercicio y que si en algún momento se diseñó un proceso para las compras que se
realizaban para este momento el mercado ha cambiado y las necesidades de la entidad se
han ampliado, por tanto es necesario rediseñar la forma en cómo se va a sondear el mercado
cada que se requiera acceder al mismo, teniendo en cuenta las relaciones comerciales ya
hechas pero conociendo la competencia de la misma, siempre en la búsqueda de valor
agregado por parte de los oferentes para la empresa.

Es decir el porcentaje de conocimiento del mercado se esta reducción por no tener un

instrumento o proceso establecido para garantizar que a la hora de adquirir se estén
adquiriendo con la igual o mejor calidad y por el mismo o menor costo y por ello se hace
necesario generar un procedimiento para ello.

4. Flujograma propuesto:
5.
1 Inicio

Verificar dis ponibilidad en el

Dueño del proceso y proces o de
2 presupuesto y plan de Verificar la dis ponibilidad en plan de compra Correo electrónico
com pras pres upues to

Elaborar es pecificaciones Preparar las es pecificaciones técnicas y la

técnicas cantidad de los bienes o las especificidades
3 y cantidades de obra, as í como el plazo (o Es pecificaciones técnicas Elabora Dueño del proces o
fecha de terminación) y lugar de entrega
requerido.

El dueño del proceso revis a bas e de datos,

Proveedores
4 si no existen los proveedores con la actividad
en base de
Si No. 5, si existen continuar con la activiadad 6.

No

Elaborar invitación a cotizar, adjuntando los

Elaborar invitación a cotizar con Dueño de proces o prepara y
términos de referencia y es pecificaciones y Página web de Patrimonio
5 bas e en es pecificaciones profes ional proces o de
publicar en la página web de Patrimonio Naturaal
adquisiciones revisa y publica aviso
Natural

Rem itir comunicación fís ica Enviar una comunicación fís ica o electrónica Correo electrónico
6 o electrónica solicitando Dueño del proces o
cotizaciones s olicitando cotizaciones Comunicación fís ica

Recibir comunicaciones físicas y/o Com unicaciones fís icas y

7 Recibir cotizaciones Proveedores
electrónicas con las cotizaciones electrónicas

Des ignar comité de Des ignar el comité que se encargará de Comunicación fís ica y/o
8 evaluación Subdirección?
realizar la evaluación de las cotizaciones electrónica

Evaluar cotizaciones Evaluar las cotizaciones de acuerdo a lo

9 Informe de evaluación Comité de evaluación
dispuesto en los términos de referencia

Si la evaluación termina en la recomendación

Informe de evaluación definitivo y
para la contratación de alguno de los
10 Adjudicado? conclus ión de adjudicación o Comité de evaluación
proveedores pas ar a la actividad No. 11, s i no
No declaratoria des ierta
pas ar a la actividad No. 13.
Si

Publicar informe de Correo electrónico Dueño del proceso solicita y

Publicar informe de evaluación en la página
11 evaluación Página web de Patrimonio profes ional proces o de
web de Patrimonio Natural
Natural adquis iciones revisa y publica

Entregar carpeta con los documentos

Entregar la carpeta completos del proceso y del cons ultor
completa del proceso (Cámara de comercio, RUT, cédula de
12 ciudadanía del repres entante legal y Carpeta del proces o Dueño del proces o
certificado de parafis cales de s er el caso) y
financieros (Certificado de cuenta bancaria)
al proces o de adquis iciones

El proceso de adquisiciones revis a que la

carpeta s e encuentre en regla y con la
documentación completa del proceso. La
carpeta debe incluir los documentos legales
No
(Cámara de comercio, RUT, cédula de
Documentaci ón profes ional proces o de
13 completa y en ciudadanía del representante legal y
adquisiciones
regl a? certificado de parafiscales de s er el caso) y
Si financieros (Certificado de cuenta bancaria).
Si la carpeta no s e encuentra completa y en
regla debe devolverse al dueño del proces o
para que la complete.

El nuevo proces o puede incluir la

Si
Se sigue con modificación a los términos de referencia y Res pons able proces o de
14 la necesidad? es pecificaciones técnicas (inclus o de la lis ta adquisiciones
No corta) y el pres upues to de ser necesario.

Afectar plan de Profesional proceso de adquis iciones crea la

compras/adquisici profes ional proces o de
15 dis ponibilidad en SICOF para afectar el plan
ones adquisiciones
de compras /adquis iciones

16 Final

5. Informe
6. Informe:

6.1. Introducción.

El siguiente informe reunirá todo el proceso que se realizó para llevar a cabo el trabajo la

actividad evaluativa propuesta para este eje, la cual contenia no solo una pequeña

investigación del mercado sino a su vez una propuesta de solución la cual debía ser

plasmada a través de un diagrama de flujo.

6.2 Desarrollo.

Para iniciar el presente trabajo se realizaron las lecturas que acompañan el modulo, las

cuales permitieron afianzar los conceptos generales para poner en práctica el diseño de un

proceso a través de un flujograma, una vez revisó los entregables se consideró importante

encuestar a dos personas que hacen parte de los procesos operativos de la entidad que de

alguna manera se vuelven los más repetitivas y no se les busca mejora continua dentro de la

entidad.

Para ello se conocieron las opiniones de estas dos personas cada uno desde su respectiva

área, coincidiendo en que era necesario implementar una herramienta para acceder al

mercado y dejar atrás las relaciones comerciales que se vuelven tradicionales pero no

permiten evaluar mejoras tanto presupuestales como de calidad.

Siendo así, se utiliza la herramienta de flujograma para plantear un proceso que permita

acceder al mercado pero que a su vez encaje en las funciones de cada uno de los que

interfieren en el proceso, es decir presupuesto, técnica, coordinaciones y demás.

Una vez se realizó el flujograma se le pidió a las personas que accedieron a la encuesta

poder revisarlo y dar una opinión sobre esta herramienta, la cual fue favorable y no solo

sirvió como herramienta para completar la actividad propuesta por el tutor, sino fue el

primer borrador para mejorar el proceso de compra dentro de la entidad.

6.3 Conceptos.

Mercado: Es un ente que relaciona el individuo que busca con el individuo que ofrece un

producto o servicio y se realiza un conjunto de transacciones siendo determinadas por la ley

de la oferta y la demanda. [ CITATION Sig \l 9226 ]

Sondeo de mercado: Es una herramienta de observación de alguna cuestión relativa al

mercado en el que se encuentra una empresa que ofrece un producto o servicio. Se utiliza

para obtener un resultado estadístico breve y rápido que te permita hacerte una pequeña

idea de cuál es la situación del mercado sobre una cuestión concreta. Podemos decir, que un

sondeo de mercado es una búsqueda generalizada de información que no utiliza

herramientas muy precisas para obtener conocimientos relevantes sobre algo que nos

interesa conocer.

[ CITATION Emp17 \l 9226 ]

Presupuesto: la cantidad de dinero que se necesita para hacer frente a cierto número de

gastos necesarios para acometer un proyecto. De tal manera, se puede definir como una

cifra anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de dicho objetivo.

[ CITATION Eco15 \l 9226 ]

Diagrama de flujo: una manera de representar gráficamente un algoritmo o un proceso de

alguna naturaleza, a través de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten

su revisión como un todo. [ CITATION Con09 \l 9226 ]

6.4 Conclusiones

A través del curso se realizaron diferentes actividades que permitieron tener conceptos más

claros para realizar el diseño de procesos en general para cualquier idea de negocio que se

pretenda desarrollar.

Este trabajo se realizó tratando de retomar lo explicado en los encuentros y el material de

apoyo para aplicarlos a una herramienta de trabajo tan importante como lo es el flujograma.

7. Referencias

Ciberclick. (2017). Obtenido de https://www.cyberclick.es/numerical-blog/objetivos-de-un-

plan-de-marketing

Conceptos. (2009). Obtenido de https://concepto.de/diagrama-de-flujo/#ixzz63hlvg6Ck

Econopedia. (2015). Obtenido de https://economipedia.com/definiciones/presupuesto.html

Emprende pymes. (2017). Obtenido de https://www.emprendepyme.net/sondeo-de-

mercado.html

Finanzas personales. (2019). Obtenido de https://www.finanzaspersonales.co/cuanto-

cuesta/articulo/cuanto-cuesta-hacer-una-pagina-web/36857

PQS. (2018). Obtenido de https://www.pqs.pe/capacitacion/plan-de-negocios-principales-

caracteristicas

Significados.com . (s.f.). Obtenido de https://www.significados.com/mercado/