SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRÉSTAMOS

BANCARIOS
- SIPB -

INSTITUTO TECNOLÓGICO METOPOLITANO-ITM

TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2005
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRÉSTAMOS
-SIPB-

DIEGO ALEJANDRO GUERRERO PEÑA

Ingeniero de sistemas

COLABORADORES:

JUAN ALBERTO PADILLA

CARLOS EDUARDO RUBIANO DÍAZ

INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO

-ITM-
TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MEDELLÍN
2005
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.

3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD…………………………………….. 4

3.1 Ubicación General……………………………………………… 4

3.2 Alcance del Sistema…………………………………………….. 4
3.3 Objetivos del Sistema…………………………………………... 4
3.4 Definición del Sistema………………………………………….. 6
3.5 Diagrama de Contexto del Sistema……………………………. 7
3.6 Recursos para el Desarrollo……………………………………. 9
3.7 Estimativos de Desarrollo……………………………………... 10
3.8 Análisis de Factibilidad………………………………………… 10
3.9 Cronograma de Actividades…………………………………… 11

4. ANÁLISIS……………………………………………………………... 14

4.1 Análisis del Sistema Actual…………………………………….. 14

4.2 Diccionario de Datos del Sistema Actual……………………… 14
4.3 Requerimientos……………………………………………….... 21
4.4 Análisis del Sistema Propuesto………………………………… 22
4.5 Diccionario de Datos del Sistema Propuesto………………….. 27
4.6 Modelo de Datos (Diagrama de Estructura de Datos)……….. 53
4.7 Definición de Entidades………………………………………… 55

5. DISEÑO………………………………………………………………... 57

5.1 Diseño Global…………………………………………………… 57

5.2 Diseño Detallado………………………………………………… 60
5.3 Diseño de Base de Datos………………………………………... 69
5.4 Diseño de Pantallas……………………………………………... 69
1. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

RECONOCIMIENTO GENERAL DEL SISTEMA

1.1 UBICACIÓN GENERAL

La compañía esta dedicada al préstamo de dinero al interés, lleva funcionado hace cuatro años,
esta ubicada en la ciudad de Medellín y hace parte del sector financiero.
El sistema a desarrollar se ubicará en el área de préstamos, dado que esta área es la encargada
del manejo de todo lo relacionado con el otorgamiento, control y supervisión de préstamos.
Se pretende entonces desarrollar un sistema de información que maneje aspectos del área de
préstamos

1.2 ALCANCE DEL SISTEMA

El fin del Sistema de Información de Préstamos es la de manejar en forma automatizada y

sistematizada todo lo relacionado con el proceso de préstamos, tales como la generación
computarizada de las distintas solicitudes de préstamos, el control de abonos o cancelación de
capital o intereses, la generación de informes a las distintas áreas que intervienen con el sistema,
como son el área de caja, la gerencia y el área de cartera.

Aunque el sistema estará centralizado en el área de préstamos, debido a que en esta es donde se
concentra todo lo relacionado al manejo de dicho proceso, no solo se le permitirá el acceso al
sistema al encargado de esta área, para que realice todo lo concerniente al proceso de
otorgamiento de préstamos, o sea el ingreso, la actualización y eliminación de datos al sistema,
si no que también se le permitirá el acceso a otros usuarios internos de la compañía, tales como
al encargado de caja, para que realice todo lo relacionado con abonos y cancelación de
préstamos e intereses, además de consultar información y de generar informes, también se le
permitirá el acceso al gerente y al encargado del área de cartera, permitiéndoles la posibilidad
de consultar información y de solicitar informes que ayuden al normal desempeño de sus
respectivas funciones y áreas.

En vista de que el sistema interactuará con distintos tipos de usuarios, y por ende, estos
generaran diferentes acciones o eventos en este, el sistema contara con restricciones según el
tipo de usuario que lo manipule u opere, con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los
datos y de la información, ya que todos los usuarios no están autorizados para efectuar acciones
directamente en el sistema de base de datos, como son: el gerente y el encargado del área de
cartera, que como ya se había mencionado anteriormente, su vinculación con el sistema es
directamente en cuanto a lo que tiene que ver con consultas de información o solicitudes de
informes.
Dichas consultas o informes arrojan al usuario información relacionada con totales, promedios y
porcentajes de la información guardada en la base de datos, no solo de forma global, como por
ejemplo: total de préstamos que se otorgaron en determinado periodo, total de clientes que
presentan obligaciones vencidas con la compañía, total de clientes que se encuentran al día en
sus obligaciones, valor total del dinero prestado que tiene la compañía a sus clientes, etc. Si no
también de forma detallada, como por ejemplo: a que clientes se les otorgo los préstamos,
cuales son los clientes que presentan obligaciones vencidas con la compañía, cuales son los
clientes que se encuentran al día en sus obligaciones, etc. Todo esto según lo requiera cada
usuario bajos los parámetros de seguridad y parámetros requeridos por cada uno de ellos.
Finalmente se le dará información a terceros que estén relacionados con el sistema, como son
los clientes, como por ejemplo información sobre el estado crediticio y obligaciones vencidas
que presente con la compañía, ya sea de capital o de intereses.
1.3 OBJETIVOS DEL SISTEMA

Disponer de una herramienta sistematizada y computarizada que ayude a facilitar, manejar y

agilizar el proceso de préstamos y el desempeño del personal involucrado en dicha tarea,
además de garantizar el procesamiento en forma rápida, segura y confiable de la información y
de los datos, permitiendo así brindar la información necesaria y eficiente, no solo al personal
vinculado directamente con el sistema, o sea los usuarios, si no también a terceros que de una
forma u otra también están vinculados a este, como por ejemplo los clientes. También se
pretende proporcionar una ayuda en la toma de decisiones como es en el caso de la gerencia.

ESPECÍFICAMENTE

1. Mejorar la atención del cliente mediante la elaboración computarizada de las solicitudes

para el otorgamiento de préstamos.
2. Mejorar la calidad en la información interna en cuanto a los préstamos que ya estén
otorgados, los préstamos por otorgar y los préstamos o intereses que presenten fecha de
vencimiento.
3. Evitar el costo de papelearía de aproximadamente $480.000 mensuales ocasionados por
la compra de formatos impresos para la solicitud de prestamos.
4. Evitar el descuadre de aproximadamente $800.000, en promedio mensual, por causa de
la mala aplicación que se le hacen a los préstamos o interés cuando se presentan
cancelaciones o abonos a estos.
5. Reducir el tiempo del personal de las distintas áreas que intervienen en el proceso de
préstamos, mejorando así la calidad, rapidez y eficiencia de la información, para que
cada área optimice su proceso individual.
6. Reducir el tiempo que se emplea en el proceso de aprobar un préstamo o no, brindando
así respuesta rápida al cliente.
7. Integrar la información y los datos en un punto centralizado para la obtención y acceso
a estos de forma rápida y oportuna.
8. Aumentar la facilidad y comodidad al realizar los procesos de administración, consulta
y generación de informes.
9. Disminuir en un 50% la interacción bidireccional de información entre el encargado de
caja, con el encargado de préstamos.

1.4 DEFINICIÓN DEL SISTEMA

Dentro de la compañía, el sistema de información de préstamos interactuara con el área de

cartera y la gerencia.

A nivel externo, con clientes, quienes son los que se encargan de darle significado a la función
básica o razón social de la compañía, su relación es a través del otorgamiento de préstamos, el
abono o cancelación de capital e intereses que se generan directamente en la caja.

Con el banco, quien se encarga de enviarnos las consignaciones que generan los distintos
clientes, por concepto de abono o cancelación de préstamos e intereses.

A nivel de información que se genera por fuera del sistema para que este cumpla con sus
objetivos tenemos:
Las políticas de otorgamiento de préstamos que emite la gerencia al área de préstamos.

Los datos del cliente y los datos adicionales para el préstamo, con el fin de generar la solicitud
de préstamo.

Las consignaciones que nos emite el banco con los pagos de los clientes.

A nivel de información generada por el sistema tenemos:

Estado de la solicitud e información del préstamo otorgado al cliente.

Informe de obligaciones pendientes por cobrar a los clientes, ya sea de capital o intereses, para
el área de cartera.

Informes administrativos para la gerencia, con la relación de los préstamos y de todo lo que se
deriva de este.

Los elementos funcionales que componen el sistema son:

El área de caja, que maneja todo lo relacionado con el pago de obligaciones que generan los
distintos clientes.

El área de préstamos, que se encarga de todo lo relacionado con el manejo de los créditos
otorgados a los clientes.

A demás, el sistema permitirá la generación de diferentes informes, que ayuden a la buena

funcionalidad, tanto para los distintos elementos que lo conforman, como para los distintos
elementos que interactúan con este.

Elemento adicional para el manejo del sistema:

El sistema contara con normas de seguridad, haciendo uso de interfaces de acceso seguro donde
el usuario digita un nombre de usuario y una contraseña de usuario, permitiendo así el acceso al
sistema, siempre y cuando dichos datos estén almacenados en este y cumplan con las
características de seguridad requeridas. Todo esto con el fin de garantizar la seguridad e
integridad de los datos y de la información, en cuanto a la manipulación y administración de
estos.

Por ende el sistema integrará un módulo de administración de usuarios donde el usuario

administrador, tendrá opción de creación de usuarios, integración de permisos y administración
de los mismos, permitiendo así el ingreso a los distintos usuarios al sistema, algunos con mas
permisos que otros en la administración y manipulación de la información y de los datos, así
mismo la opción de crear permisos como el de tener las función de agregar, eliminar y
actualizar, además como el de generar informes, poder crear usuarios, entre otros.

En consecuencia, se dispondrá necesariamente de un tipo de usuario administrador, que se

encargue de todas las funciones anteriormente descritas y garantice, como ya se menciono, la
seguridad e integridad de los datos y de la información.

Gráficamente podríamos decir que nuestro Sistema de Información de Préstamos es el siguiente:

1.5 DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA
4. ANÁLISIS.

LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Cuestionario para las entrevistas

Preguntas para la entrevista con el gerente

 Cual es el objetivo de la compañía?

 Cuales son las áreas con las que cuenta la compañía y cuales son sus funciones básicas?
 En que se basa usted como gerente de la compañía para tomar las distintas políticas de
financiamiento?

Preguntas para la entrevista con los encargados de cada una de las áreas

 Cual es el objetivo de su área?

 Detalle cada una de sus tareas?
 Como se relaciona su área con las demás áreas que conforman la compañía?
 Que informes debe entregar usted y a que áreas?
 Como cree usted que se esta llevando acabo actualmente el proceso de su área y de las
demás áreas?

Entrevista con el gerente

El objetivo de la compañía según su razón social, es la de préstamo de dinero al interés,

buscando obviamente producir ganancias por dicha función, para cumplir a cabalidad con los
objetivos propuestos contamos con varias áreas cada una encargada de distintas funciones que
ayudan al normal proceso de gestionar, controlar y supervisar los préstamos a los cuales haya
cabida.

Una de esas áreas es la de caja, globalmente su función es la que tiene que ver todo lo
relacionado al manejo de pagos de dinero, ya sea del cliente a la compañía, o de la compañía al
cliente, o sea los distintos ingresos y egresos que se puedan generar diariamente por concepto de
préstamos, no solo en la caja sino también en el banco, así mismo, presentarme un informe de
ingresos y egresos una vez al día.

También entre sus funciones esta la de suministrarle información al encargado del área de
préstamos, respecto a si hay disponibilidad de recursos financieros o no, con el fin de que éste
pueda determinar si un préstamo puede ser o no otorgado a un cliente.

Otra área es precisamente la de préstamos, esta área se encarga de estudiar las distintas
solicitudes de los clientes interesados en adquirir un préstamo con la compañía, el encargado de
esta área determina la efectividad de un préstamo gracias a un informe que yo le envío con las
distintas políticas para el otorgamiento de préstamos, a un informe enviado por el área de caja,
informándole si exciten o no recursos suficientes para cubrir un préstamo, y a un estudio
crediticio que le permite identificar si al cliente se le puede otorgar el préstamo o no, este
estudio crediticio se basa en analizar todo el historial que un cliente pueda tener con la
compañía en cuanto a todo lo relacionado con préstamos, en caso de que dicho cliente ya haya
adquirido obligaciones anteriormente con esta, si por el contrario, la compañía no cuanta con la
información necesaria para efectuar el estudio crediticio, acude a información externa, es decir,
obtener esta información por medio de otras compañías financieras.

A demás, entre las funciones del encargado de préstamos, también esta la de generar un informe
al área de caja cada vez que se genere un préstamo, un informe mensual a mi departamento con
las distintas relaciones de los préstamos, y otro al encargado de cartera con la información
respectiva de los diferentes prestamos o intereses que presenten fecha de vencimiento, este
último informe debe suministrarlo semanalmente.

Otra área es la de cartera, esta área se encarga de comunicarse con los distintos clientes que
presenten obligaciones vencidas con la compañía, con relación a aspectos que se relacionen
directamente con préstamos, esta información es suministrada por el área de préstamos
semanalmente.

Con los distintos informes que me generan cada una de las áreas, ya sea diaria y mensualmente,
establezco las múltiples políticas para el otorgamiento de préstamos, las cuales le remito al área
de préstamos cada vez que sea necesario para que este las tenga en cuanta al momento de
otorgar o generar un préstamo.

Entrevista con el encargado de préstamos

Mi función es la de estudiar las distintas solicitudes de prestamos hechas por los clientes, dicho
estudio consiste en identificar el estado actual del cliente con relación a la compañía, es decir,
detectar si el cliente el cual hizo la solicitud se encuentra a paz y salvo tanto en capital como en
intereses en el caso de que presente deudas con la compañía, o que por el contrario, que no
presente ninguna deuda, luego de que haga dicho estudio y en caso de que cumpla con las
distintas políticas establecidas por la gerencia de la compañía para el otorgamiento de
prestamos, le envío un requerimiento al encargado de caja solicitando información sobre si
existen recursos para cubrir el préstamo, luego de esto el encargado de caja me envía la
información del requerimiento confirmándome que contamos o no, con los recursos suficientes
para cumplir con dicho préstamo, luego de esto me remito a generar el préstamo, o sea la
obligación adquirida por el cliente para con la compañía, inmediatamente le envío un informe
al encargado de caja para que este haga efectivo el préstamo al cliente ya sea en efectivo o por
consignación según lo especificado por este al momento de hacer la solicitud, y además la
información necesaria para que en su área cuenten con la relación del préstamo, esto con el fin
de agilizar los distintos pagos que el cliente genere directamente en la caja, así mismo genero
otro informe al cliente informándole que el préstamo le ha sido aprobado.

Si por el contrario, el préstamo no puede ser otorgado, ya sea porque el cliente no cumple con
las distintas políticas establecidas por la gerencia de la compañía para el otorgamiento de
préstamos, o porque no existen recursos para cubrir dicho préstamo, me encargo de generar un
informe al cliente informándole los motivos por el cual no se le puede otorgar el préstamo.
Otra de mis funciones es la de supervisar el estado de los distintos préstamos e intereses, es
decir saber que préstamo y que intereses presentan fecha de vencimiento y generar un informe
con dicha información, la cual envío al encargado de cartera, esta tarea la realizo semanalmente.
También recibo un informe del encargado de caja cada vez que un cliente abona o cancela un
préstamo, o cancela los intereses del mismo.

Entrevista con el encargado de caja

Mi función es la de tener al día las cuentas tanto de banco como de caja, en cuanto a lo que tiene
que ver con las entradas y salidas de dinero, otra función es la de suministrar información al
encargado de préstamo con respecto a si existen o no recursos para que un préstamo sea
otorgado, así mismo, también me encargo de proporcionarle a los clientes el valor del mismo,
ya sea en efectivo o por transacción bancaria, esta información me la suministra el encargado de
préstamos, cada vez que este genere un préstamo en su área, además este me envía la
información necesaria para que en mi área contemos con la relación del prestamos, con el fin de
agilizar los distintos pagos que hagan los clientes directamente en la caja.

También me encargo de relacionar los pagos que generan los clientes, ya sea por consignación,
o sea en el banco, o en efectivo o sea directamente en la caja, y genero un informe al encargado
de préstamos con los distintos pagos efectuados ya sea por abono o cancelación de prestamos o
cancelación de intereses, igualmente a la gerencia le genero un informe de ingresos y egresos,
estos últimos informes los genero una vez por día, y por ultimo me encargo de consignar el
dinero de la caja en el banco diariamente.

Entrevista con el encargado de cartera

Mi función es la de comunicarme con los distintos clientes, los cuales presentan obligaciones
vencidas con la compañía, ya sea de capital o de intereses, esto lo hago mediante el informe
semanal que me envía el encargado de préstamos con dicha información.