CÓDIGO:PGA-FO-18

INSTITUCIÓN EDUCATIVA COLEGIO LUIS CARLOS GALÁN SARMIENTO VIGENCIA: 13/01/20

“Educando para la vida, la Paz y la Democracia” VERSIÓN: 2.0

TALLER TRABAJO EN CASA PÁGINA 1 DE 2

ORGANIZACIÓN GRADO
ÁREA/ASIGNATURA: ESTUDIANTE: 11 B
DE DOCUMENTOS :

Buenos días apreciados estudiantes, dando gracias a Dios por este día que nos regala.

En estos momentos necesitamos replantear las estrategias didácticas para trabajar en casa con Responsabilidad y
perseverancia para lograr las metas del año escolar propuestas por el Gobierno nacional donde hay necesidad de
compromiso individual, ustedes como estudiantes de 11° son protagonistas de su propio proyecto de vida y sé que lo
van a lograr y vamos a superar la crisis que estamos viviendo, los invito a seguir las instrucciones de elaborar el trabajo:

INSTRUCCIONES:

- Leer la guía detenidamente antes de iniciar el trabajo.

- Deben desarrollarlo en el cuaderno de Archivo con el título que aparece en la guía y la fecha de desarrollo
- El taller debe elaborarse a mano
- No se admiten tachones ni enmendaduras
- Los referentes están en la presentación del tema; además ustedes tienen en su carpeta de evidencias un referente
del RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS, en esta primera parte vamos a trabajar el Proceso de Recepción
- Este hace parte de la Guía de aprendizaje # 3 correspondiente al primer semestre del año y al cual ya habíamos
visto parte de la temática.
- Deben desarrollarlo con responsabilidad e individualmente en el transcurso de la semana y reenviar a la plataforma
para evaluarlo uno por uno en el tiempo estipulado.
- Debe tener en cuenta la puntualidad para presentarlos, y no copiar de los demás compañeros (individual).
- La presentación debe ser impecable, con letra legible, buena ortografía y ordenado, si el cuaderno No está en
buenas condiciones de preservación de la información iniciada desde el año pasado puede hacerlo en hojas
cuadriculadas tamaño carta para el portafolio de evidencias.
- Deben recordar que su cuaderno del año anterior es su portafolio de evidencias, es decir la memoria de la
información.

EN ESTA PRIMERA SEMANA VAN A DESARROLLAR LA ACTIVIDAD 1 Y 2.

LA 3 Y 4 SE DESARROLLA PARA LA SEGUNDA PARTE QUE CORRESPONDE EN LA SIGUIENTE SESIÓN QUE ES

DENTRO DE QUINCE DIAS; SIN OLVIDAR QUE LA 1 Y 2 DEBEN DESARROLLARLA EN EL TRANSCURSO DE LA
SEMANA, IGUAL CUANDO VAMOS A LA SEGUNDA SESIÓN.

PRESENTACION

Sin olvidar, que la materia principal de los archivos es el conjunto de documentos

organizados archivísticamente, no se puede dejar de lado los recursos, parte fundamental de
todas las actividades realizadas en un archivo.

Las empresas, deben contar con Unidades de Correspondencia que ofrezcan servicios para el
efectivo cumplimiento de los principios que rigen la Administración y como estrategia interna
para dinamizar la transparencia y la oportunidad de la gestión administrativa.

Es necesario para quienes tienen la responsabilidad de recibo, envió y tramite de documentos estar atentos a los avances
tecnológicos empleados en la transmisión de información y en el mismo sentido fijar las políticas que permitan regular y
controlar estos procesos no solo para las compunciones en soporte papel sino también para las comunicaciones emitidas
por medios electrónicos. En todo caso se velará por la veracidad, autenticidad y perdurabilidad de la información
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asegurando que el mensaje llegue con oportunidad al destinatario, en observancia de las normas que legislan sobre el
particular.

1. Actividad de Reflexión Inicial

Pablo Contreras, auxiliar de archivo de la empresa Recibos Ltda., durante el transcurso de sus actividades diarias ha tenido
problemas y dificultades con los documentos que recibe, ya que no es competente en el manejo de los equipos electrónicos
para operar la documentación; recientemente, no radicó de manera adecuada la correspondencia de un aliado estratégico
para la organización, por lo cual en la junta directiva se evidenció que la empresa se vio perjudicada en su rentabilidad.
Considerando lo anterior, respondo:
1. ¿Cuál cree que sería la solución más pertinente a la situación presentada?

2. Qué actitud tendría usted como auxiliar de archivo frente a la problemática analizada?

3. ¿Considera importante el manejo adecuado de los medios y equipos para el recibo y despacho de la documentación
de una empresa? ¿porque?

2. Actividad de contextualización e identificación de conocimientos necesarios hacia el aprendizaje:

Con base en sus conocimientos adquiridos hasta el momento, y teniendo en cuenta la lectura: Normas Básicas para la
Organización de Archivos, propuesta por el instructor de manera individual respondo a los siguientes interrogantes:

1. ¿Qué elementos cree que debe contener un puesto de trabajo adecuado para el manejo de la documentación de
una empresa?
2. ¿Conoce herramientas para el recibo y despacho de documentos? ¿cuáles?
3. ¿Ha operado equipos y aplicativos para la organización de archivos?

3. Actividades de Apropiación (Teorización, Conceptualización)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:

EN EL DESARROLLO DE ESTAS ACTIVIDADES UDS, TIENEN LOS REFERENTES EN LA CARPETA DE ARHIVO DE LA LEY
594/2000. ACUERDO 060/2001 O INGRESAR AL LINK QUE LES APARECE EN EL INCISO 3

INVESTIGUE PARA DESARROLLAR LOS SIGUIENTES PUNTOS:

1. Construir un mapa mental sobre la dotación del puesto de trabajo requerido para la Unidad de Correspondencia y
Organización de Archivos de Gestión, en el cual represente: Conceptos, componentes, útiles, elementos y
mobiliario. participo en la socialización de la consulta mediante la técnica grupal: mesa redonda

2. Investigar y diseñar en Excel los formatos para el registro de comunicaciones oficiales recibidas, control de
recepción de documentos, control de entrega documentos internos, control de entrega de documentos externos,
participo en la exposición mediante diapositivas con mi equipo de trabajo.

3. Consulto en la página del Archivo General de la Nación www.archivogeneral.gov.co las normas que reglamentan el
manejo de las comunicaciones empresariales, ley 594 de 2000, acuerdo 060 de 2001, Ley 1369 de 2009 y participo
en el Foro de sesión de clase: “Proceso de Recepción y Organización de documentos”.

4. Actividad de Transferencia

Con base en los conocimientos adquiridos, realizo un ensayo sobre la importancia del manejo adecuado y eficiente de los
recursos y medios tecnológicos para la organización de documentos, contemplando el proceso de recepción y gestión de
documentos para ser entregado en la siguiente clase.
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LA PERSEVERANCIA Y EL AMOR POR LO QUE HACEMOS SON LAS CLAVES DEL ÉXITO.
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