Modalidad Semipresencial

ÍNDICE

1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 5

1.1. INFORMACIÓN PRELIMINAR 5

1.2. VISTAS BÁSICAS: TAREAS Y RECURSOS 9
1.3. TABLAS: ENTRADA, COSTO Y RESUMEN 14
1.4. OPERACIONES BÁSICAS DE UN PROYECTO 18

2. REFERENCIAS 20

2
SESIÓN
09
DESCRIPCIÓN

Definimos el concepto de proyecto como “una secuencia bien definida de eventos con un principio
y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro”. (Colmenar, Borge , Cruz, &
Castro, 2014, pág. 51)
De lo descrito en el párrafo anterior, podemos afirmar que antes del inicio de cualquier proyecto,
es necesario determinar el objetivo que queremos alcanzar. Una vez esclarecido este punto,
debemos establecer la secuencia de actividades o tareas conducentes al logro del objetivo. Las
actividades del proyecto o tareas serán definidas en función al tiempo (fecha de inicio y duración)
y al uso de recursos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos.

CAPACIDAD
Administra las tareas y recursos del presupuesto con Ms Project.

TEMÁTICA

Administración de Proyectos
 Información preliminar
 Vistas básicas: Tareas y Recursos
 Tablas: Entrada, costo y resumen
 Operaciones básicas de un proyecto.

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1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos es la “aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas para realizar proyectos efectiva y eficientemente. Es una capacidad estratégica de las
organizaciones, que les permite vincular los resultados de los proyectos con las metas del negocio
y así ser más competitivos en sus áreas” (PMI CAPÍTULO MEXICO, s.f.)

1.1. Información Preliminar

Ms Project 2016 es un programa para la administración de proyectos que aplica los
lineamientos del PMBok del Project Management Institute. Es desarrollado y comercializado
por Microsoft Corporation y su ultima versión es la 2019.

Para acceder al programa haga doble clic sobre el icono del acceso directo Project 2016.

Ilustración 1: Acceso Ms Project 2016, extraído de MS. Project

Al ingresar al programa puede empezar desde un proyecto existente o usar algunas de las
plantillas pre establecidas. En nuestro caso, seleccionaremos la opción de Proyecto en blanco.

Ilustración 2: Acceso Ms Project 2016, extraído de MS. Project

5
La cinta de opciones esta organizada en pestañas y cada pestaña esta dividida en grupos. Por
ejemplo: haga clic en la pestaña Proyecto y observe que esta conformada por los grupos
Insertar, Complementos; Propiedades, Programación,etc.

Ilustración 3: Captura parcial Cinta de Opciones., extraído de MS. Project

Note que cada grupo contiene herramientas afines al nombre del grupo. Por ejemplo: el grupo
Propiedades contiene las herramientas Información del Proyecto, Campos Personalizados,
Vínculo entre proyectos, EDT, Cambiar tiempo de trabajo; herramientas esenciales para
configurar las propiedades o parámetros del proyecto.

En el grupo Propiedades haga clic en Información del proyecto

Ilustración 4: Ibídem, extraído de MS. Project

En la ventana Información del proyecto, seleccione en Programar a partir de: Fecha de

Comienzo del proyecto. Luego establezca la Fecha de comienzo

Ilustración 5: Captura ventana Información del Proyecto, extraído de MS. Project

6
Tambien puede realizar su programación partiendo de la Fecha de finalización del proyecto; en
este caso, se hablilitara la sección Fecha de fin para que puede ingresar el valor respectivo a la fecha
de término del proyecto.

Ilustración 6: Captura parcial Ventana Información del Proyecto, extraído de MS. Project

Dependiendo de la opción escogida; Ms Project calculará la fecha de fin del proyecto si

seleccionó programar a partir de comienzo del proyecto. Y viceversa, calculará la fecha de
comienzo del proyecto si seleccionó programar a partir de la fecha de finalización.

Finalmente, pulse el botón Aceptar

Ilustración 7: Captura ventana Información del Proyecto, extraído de MS. Project

7
Tambien puede configurar la
información del proyecto desde
la cinta de opciones
seleccionando la pestaña
Archivo.

Ilustración 8: Captura parcial Cinta de Opciones, extraído de

MS. Project

Seleccione la opción Información; establezca la Información del proyecto

Ilustración 9: Captura parcial pestaña Archivo, extraído de MS. Project

Si lo requiere puede agregar configuraciones mas avanzadas. Para ello, haga clic en
Información del proyecto y del menú selecione Propiedades avanzadas

Ilustración 10: Ibídem, extraído de MS. Project

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En la ventana Propiedades de proyecto puede agregar mayor
información en la pestaña Resumen como por ejemplo: Autor, el
Administrador del Proyecto; asi como la Organización, etc.

Ingrese la información según se muestra en la ilustración 11.

Luego pulse Aceptar

Para salir de la pestaña archivo pulse la flecha de retorno

ubicada en el extremo superior derecho de la
ventana.

Ilustración 11: Captura ventana

Propiedades de Proyecto, extraído de MS.
Project

1.2. Vistas Básicas: Tareas y Recursos

Las vistas en Project 2016 son “un formato en el que se puede introducir y visualizar
información” (Colmenar, et al. 2014, pág. 94).

Pueden ser de tres tipos:

 Vistas de hoja: la información está organizada en filas y columnas.

 Vistas gráficas y de diagrama: hace uso de herramientas gráficas como el
diagrama de Gantt, PERT, etc.
 Vistas de formato: muestra la información en detalle de un elemento (tarea o
recurso) a la vez.

1.2.1. Vista de Tareas

Para acceder a las Vistas de tareas seleccione la pestaña Vistas. El grupo se encuentra ubicado
al inicio de la cinta de opciones

Ilustración 12: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project

 Diagrama de Gantt:

La vista del diagrama de Gantt muesta:

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 Las tareas y la información asociada en una hoja, así como las tareas y las
duraciones en el tiempo en un gráfico de barras de una escala temporal. Use la
vista Diagrama de Gantt para especificar y programar una lista de tareas. Se trata
de la vista que aparece de forma predeterminada cuando se inicia por primera vez
Project. (Microsoft Corporation, s.f.)

Ilustración 13: Ibídem, extraído de MS. Project

Ilustración 14: Captura parcial Vista de Tareas Diagrama de Gantt, extraído de MS. Project

Si pulsa sobre el flyout (flecha de color negro situada en la esquina inferior de la

derecha) se mostrará la opción del Gantt de seguimiento que permite ver :

Las tareas y la información de tarea en una hoja, así como un diagrama que muestra
una línea de base y las barras de Gantt programadas para cada tarea. Use la vista
Gantt de seguimiento para comparar la programación de la línea de base con la
programación real. (Microsoft Corporation, s.f.)

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Ilustración 15: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project

 Uso de tareas
En esta vista:

Revise, especifique y edite las asignaciones por tarea. En la parte de la hoja de la vista
Uso de tareas, se enumera cada lista con los recursos asignados con formato de sangría
debajo de ella. En la parte de hoja de cálculo de la vista, la información como el trabajo
y los costos de la tarea y la asignación se cita según la escala temporal, por ejemplo, por
día o por semana. (Microsoft Corporation, s.f.)

Ilustración 16: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project

Ilustración 17: Captura parcial Vista Uso de Tareas, extraído de MS. Project

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  Diagrama de Red
En esta vista “vea todas las tareas y sus dependencias. Use la vista Diagrama de red
descriptivo para crear y ajustar la programación en un formato de diagrama de flujo.
(Microsoft Corporation, s.f.)

Ilustración 18: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project

 Calendario
Con esta vista “vea las tareas y las duraciones de una semana específica o de un
intervalo de semanas en el formato de un calendario mensual.” (Microsoft Corporation,
s.f.)

Ilustración 19: Ibídem. Extraído de MS, extraído de MS. Project

Ilustración 20: Captura parcial Calendario, extraído de MS. Project

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1.2.2. Vista de Recursos
Para acceder a las Vista de recursos seleccione la pestaña Vistas. El grupo se encuentra
ubicado al inicio de la cinta de opciones

Ilustración 21: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project

 Uso de recursos:
En esta vista:
Revise, especifique y edite las asignaciones por recurso. En la parte de hoja de la
vista Uso de recursos, se enumera cada recurso asignado con todas las asignaciones
de tareas asociadas con formato de sangría debajo de ellaEn la parte de escala
temporal de la vista, la información como el trabajo y los costos del recurso y la
asignación se cita según la escala temporal, por ejemplo, por semana o por mes.
(Microsoft Corporation, s.f.)

Ilustración 22: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project

Ilustración 23: Captura parcial Vista Uso de Recursos, extraído de MS. Project

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  Hoja de recurso:
En esta vista: “especifique, edite y revise la información del recurso en un formato de
hoja de cálculo.” (Microsoft Corporation, s.f.)

Ilustración 24: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project

Ilustración 25: Captura parcial Vista Hoja de Recursos, extraído de MS. Project

1.3. Tablas: Entrada, Costo y Resumen

Una tabla es “un conjunto de columnas que se puede usar para ver fácilmente un conjunto
diferente de datos en la vista” (Microsoft Corporation)

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 Tabla de Entrada:
Para acceder a esta tabla seleccione la pestaña Vista grupo Datos seleccione Tabla /
Entrada

Ilustración 26: Captura parcial Cinta de Opciones, extraído de MS. Project

Esta tabla muestra información de las tareas como: nombre, duración, fecha de
comienzo y fin, tareas prececesoras y nombre de los recursos asignados a las tareas.

Ilustración 27: Captura parcial Tabla de Entrada, extraído de MS. Project

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 Tabla de Costo:
Para acceder a esta tabla seleccione la pestaña Vista grupo Datos seleccione Tabla /
Costo

Ilustración 28: Captura parcial Cinta de Opciones, extraído de MS. Project

Esta tabla muestra el costo de las tareas del proyecto. Los tipos de costo asociados a
una tarea pueden ser: fijo, total, previsto, real, actual, restante y variación.

Ilustración 29: Captura parcial Tabla de Costo, extraído de MS. Project

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 Tabla de Resumen:
Para acceder a esta tabla seleccione la pestaña Vista grupo Datos seleccione Tabla /
Resumen

Ilustración 30: Captura parcial Cinta de Opciones, extraído de MS. Project

Esta tabla muestra una información general de las tareas como: nombre, duración,
fecha de comienzo y fin, % completado, costo, trabajo, etc.

Ilustración 31: Captura parcial Tabla de Resumen, extraído de MS. Project

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1.4. Operaciones Básicas de un proyecto

 Abrir un archivo nuevo:

Si necesita abrir un archivo nuevo haga clic en la pestaña Archivo; seleccione la opción
Nuevo y luego doble clic en Proyecto en blanco

Ilustración 32: Captura parcial pestaña Archivo, extraído de MS. Project

Tambien puede iniciar un archivo nuevo pulsando el atajo de teclado Ctrl+U

 Abrir un archivo existente:

Si necesita abrir un archivo existente clic en la pestaña Archivo; seleccione la opción
Abrir y luego puede escoger entre las opciones Reciente, OneDrive, Este PC, Examinar,
para navegar hasta la ubicación de su archivo.

Ilustración 33: Captura parcial pestaña Archivo, extraído de MS. Project

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 Guardar un archivo:
Si es la primera vez que guardará su archivo, pulse el icono de un disquete ubicado en
la esquina superior derecha de la ventana:

Ilustración 34: Captura parcial cinta de opciones, extraído de MS. Project

Luego, seleccione la ubicación donde guardará su archivo: OneDrive, Este PC, Examinar

Ilustración 35: Captura parcial pestaña Archivo, extraído de MS. Project 2016

Tambien puede iniciar un archivo nuevo pulsando el atajo de teclado Ctrl+G.

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2. Referencias
Colmenar, A., Borge , D., Cruz, F. J., & Castro, M. (2014). Gestión de Proyectos con Microsoft
Project 2013. Madrid: RA-MA Editorial.

Microsoft Corporation. (s.f.). Project Profesional 2016 Ayuda. Recuperado el 5 de marzo de 2019

Microsoft Corporation. (s.f.). Descripción General de las vistas de Project. Recuperado el 12 de

marzo de 2019, de Office Support: Microsoft Office help and Tranning:
https://support.office.com/es-es/article/descripci%C3%B3n-general-de-las-vistas-de-
project-6cb1dbcd-5cd5-4cc2-a878-aa365564266d

PMI CAPÍTULO MEXICO. (s.f.). ¿Qué es la Adminsitración de Proyectos? Recuperado el 12 de

marzo de 2019, de PMI Capítulo Mexico: http://www.pmichapters-
mexico.org/inicio/ampliacion-informacion/que-es-la-administracion-de-proyectos

Universidad para la Cooperación Internacional. (s.f.). Microsoft Office. Recuperado el 12 de marzo

de 2019, de Project 2010 Curso Básico:
http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/OPENPROJECTV02/Unidad04/002.pdf

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