UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL

CUSCO

FECULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES,

ECONOMICAS Y TURISMO

TEMA:

Informe de video conferencia de Fecha 03/07/2020

CURSO:

Organización De Congresos Y Convenciones

DOCENTE:

Dra. Felicia Elena Valer De Moscoso

ALUMNOS

Huaman Cruz Julia 151636

Lima Apaza Lisel Veronica 175262

Montañez Medina Dalmicia Katy 164668

Zavala Mansilla Azucena 151627

Alagon Martinez Alfredo 155519

 2020

INFORME DE VIDEO CONFERENCIA DE FECHA 03/07/2020

¿Qué es un evento?

Es un acontecimiento suceso o eventualidad de carácter único e irrepetible que convoca a

diferentes personas vinculadas con un mismo objetivo en un lugar determinado.

Preguntas fundamentales al momento de organizar un evento

 ¿Por qué? y ¿Para qué se organizan?

Definir la razón de ser y la manera en que se va aplicar las estrategias.
 ¿Qué queremos alcanzar?
Traza los objetivos del evento.
 ¿Qué tipo de evento debemos organizar?
Se debe ajustado al parámetro del tema y publico del evento.
 ¿A que publicó queremos llegar?
El público tiene que ir acorde según el tema del congreso y los objetivos.
 ¿Nuestro evento alcanzó el éxito deseado?
Se tiene que manifestar un informe final que mide la efectividad al momento de alcanzar
los objetivos.

Objetivo de los eventos

Los objetivos que pueden tener son muchos ya que se pueden contrastar unos a otros según
el tipo de evento. Pero dentro de los objetivos generales que deben cumplir todos los
eventos son los siguientes

 Generar una buena imagen institucional:

Todas las instituciones persiguen el reconocimiento y prestigio.
 Generar mayor participación
En lo general son aquellos eventos que quieres promocionar algún servicio o producto.
 Generar ingresos :
Se obtienen mediante el proceso de inscripción, como en las capacitaciones o ferias
internacionales
 Generar mayor integración
Es aplicado generalmente para eventos internos de instituciones o empresas.

Tipos de eventos

 Eventos académicos: tienen como objetivo, compartir conocimiento y se

desarrollan de acuerdo a una especialidad o tema de interés de un grupo de
individuos.

Tipos: seminarios, conferencias, mesa redonda, foro, panel, debates, cursos y

talleres; con estos eventos se buscan una buena imagen institucional, para impartir
conocimientos e implica la inversión de dinero.

 Seminario: tiene expositores, un público y se permite hacer consultas.

 Conferencias: se expone sobre temas específicos y el público también puede
hacer consultas o preguntas al final del evento.
 Se realiza con 4 a a 6 personas y se organiza para exponer un tema determinado,
en busca de una solución, hay una participación de funcionarios públicos, como
privados.
 Foros: se expone un tema donde los expositores hablan de un tema con un solo
objetivo.
 Cursos y talleres: suelen durar varios días y van acompañado de talleres, que son
una forma dinámica de reforzar la enseñanza de los cursos.
 Eventos corporativos
Ferias, mesas redondas, ruedas corporativas
 Eventos de promoción
Presentaciones de productos y servicios
 Eventos de animación
Los conciertos, reuniones sociales, en la actualidad mediante zoom y meet
 Eventos gastronómicos:
El evento tiene como principal tema la cena, el banquete, etc.
Que eventos debemos elegir.
  Para elegir algún elemento se debe elegir de acuerdo con el calendario cívico
institucional.
 De acuerdo con la coyuntura, un buen ejemplo es sería el covid-19, puede ser
político, o social.
 Se pueden crear fechas especiales como el corso de Wong, en el caso de Cusco
día del turismo et

Fecha y hora del evento

 En Cusco es muy importante por los cambios brusco del tiempo, verificar si hay
alguna manifestación, temporada baja.
 Los eventos normalmente es preferible que se realice por las tardes después de
las 6:pm porque la mayoría de la gente trabaja o estudia.
 Tratar de no interferir con horas y días familiares
Escoger el lugar
 En Cusco es muy importante por los cambios brusco del tiempo, verificar si hay
alguna manifestación, temporada baja.
 Tener una base de datos donde tengamos los lugares donde se realizan eventos
para conocer mejor los lugares como tamaño, alturas, acceso
 Algunos hoteles tienen salones donde se puede realizar eventos y es mucho más
fácil porque los hoteles te dan toda la logística.
 Accesibilidad y desplazamiento sobre todo para personas con discapacidad,
señalización lugares atractivos etc.

¿Qué tipos de establecimientos hay?

Establecimientos especializados:

Cada lugar para realizar un evento tiene características acordes para un tipo de evento
en la que tenemos.

 Hoteles:
 Centros De Conferencias:
 Restaurantes, Bares Y Discotecas:
 Palacios De Congresos:
 Espacios Excepcionales: Lugares Turísticos

Espacios de trabajo conferencias seminarios y charlas

Teniendo salones con una adecuada iluminación asientos ordenados y con un aforo
donde puedan concurrir grandes masas de personas,
 Espacios de trabajo: donde se puedan hacer conferencias en este tipo de eventos
las sillas son ubicadas en forma de u donde todos los expositores se puedan verse
 Salas para reuniones: son espacios de mediano tamaño con instalaciones de última
tecnología como laptop para cada participante y tener alcance y facilidad para los
participantes.
 Espacio para exposiciones: son grandes espacios con características únicas para las
muestras de productos, maquinarias ya sean ferias de todo tipo con un acceso
suficientemente amplio para este tipo de eventos.
 Espacios sociales: son salones más personales q se requiere de una organización y
creatividad como:
 Son espacios de relajación y relaciones personales
 espacios festivos
 salones de fiestas
 banquetes

Requisitos básicos para un espacio:

 tener espacios amplios, sin columnas ni obstáculos

 altura de techo en proporción al espacio
 pisos horizontales excepto anfiteatros o auditorios permanentes
 paredes insonorizadas y tabiques de separación de sala
 independencia sonora entre zonas de servicio y espacio público.
 Publico especial: es necesario tener accesos para personas con discapacidad
 Considerar además intérpretes del lenguaje, signos, textos en braille, acceso para
los perros guía.
 Normas de seguridad y foro.
 Extintores
 Señalización.

Salones y espacios complementarios (otros espacios)

Son espacios no productivos pero necesarios para la organización de un evento.

 Vestíbulo, hall o foyer principal: lugares de espera de un expositor

 Mostrador recepción
  Guardarropía y consigna: para eventos internacionales que llegan por hora y
luego se retornan a su país
 Centro de operaciones para la prensa: sala adecuada para la prensa con una
laptop para sus anotes

Otros espacios:

 Zonas de café
 Zonas de descanso
 Tópico.
 Servicios higiénicos.
 Áreas de apoyo al servicio: cocina, almacén de mobiliario, otros almacenes para
la elaboración del catering

Equipamiento técnico

Se debe comprobar el funcionamiento de los equipos audiovisuales una última vez, por
lo menos 30 minutos antes del inicio de las sesiones. 

 Micrófonos de cable o inalámbricos

 Puntos de conexión en el pódium, entre el público y en la mesa central
 Amplificadores, mesas de control altavoces móviles
 Grabador de sonido y video
 Sistemas de traducción simultanea
 Amplificadores
 Paneles interactivos
 Punteros laser
 Televisión con cable o antena local
 Pantallas fijas o móviles
 Instalación para videoconferencia
 Computadoras, laptops
 Internet, etc.

Este depende mucho del evento que se vaya a realizar, la tecnología nos ayuda y
proporciona muchas más cosas.

Mobiliario y accesorios
El elemento más importante del mobiliario son las sillas

La silla del banquete normal tiene un asiento acolchado, cómodo y respaldo asimismo
las mesas que normalmente se usan en todos los eventos internacionalmente cuya
mediada adecuada es 74cm Teniendo así:

 Las mesas rectangulares

 Mesas en arco
 Mesas de media luna
 Mesas redondas
 Mesas de coctel

Otros recursos de logística

 Adornos florales
 Alfombras
 Manteles, vasos, agua
 Banderolas estandartes
 Diplomas, trofeos, medallas, coronas, bandas
 Material gráfico: logotipo en cada pieza grafica

Expositores

Ponentes expositores, panelistas o invitado son muy importantes ya que nos trasmiten
información..¿ a quienes deberíamos invitar? Algunas características serian:

 Deben contar con un alto cargo

 Ser muy reconocidos en la sociedad
 Dominar ampliamente su campo
 Tener carisma
 Dominio escénico

Asistentes al evento: Que son los invitaos y que deben ser divididos por
especialidades:

 Empresarios y funcionarios: que le darán realce a nuestro evento

 Ejecutivos y profesionales
  Estudiantes y público en general

Importante que estén sectorizados para adecuarnos a cada uno de ellos.

Los eventos como estrategia de comunicación efectiva: Nos para poder

comunicar cosas de interés, siempre y cuando sepamos organizarlo de la mejor manera,
cuidando todos los detalles.

Eventos de promoción: Con estos buscan una buena imagen institucional, no

generan utilidades, y se invierte dinero para lograr el objetivo.

 FAM TRIP: viaje de familiarización con el fin de promocionar o dar a conocer

un lugar, organizado por AAVV o hoteles.
 FAM PRESS: dirigido a periodistas.
 CONCLUSIÓN

Podemos decir que la organización de eventos desempeña diferentes funciones y esta

engloba a la planificación porque define los objetivos, que es el paso previo para dirigir
el evento hacia sus metas propuestas, engloba la organización de los recursos necesario
para lograr los objetivos, ya sean recursos humanos y financieros , abarca a la
motivación para lograr la comunicación e involucramiento del personal alineados a los
intereses del evento, también comprende el control para poder evaluar si el evento logró
sus objetivos.

En vista de lo anterior, podemos destacar que las funciones que incluye el organizar un
evento tiene como fin mayor que es el de ser el eje integrador de todas las funciones del
evento, solo así direccionara a que el evento logre sus objetivos y metas.

Los eventos y sobre todo los congresos  académicos juegan un rol importante en los
procesos de comunicación  en la medida en que contribuyen a la difusión de  trabajos de
investigación que  nos favorecen.

El equipamiento de los eventos es de suma importancia con la tecnología hoy en día

podemos comunicar de una  mejor manera por ello es necesario siempre antes de
cualquier evento revisar los equipos tecnológicos para no tener problemas durante el
evento

Los establecimientos es un elemento indispensable para la organización de un evento ya

que es la primera imagen que se muestra antes de realizarse una exposición, más allá de
las diferentes expectativas que trae consigo un espectador, por ello al organizar un
evento ha de tomarse los diferentes puntos y reglas para que el evento resulte
satisfactorio.