Centro de Gestión de Información y

Finanzas

GESTIÓN DE PROYECTOS DE TI

Fabio Hernán Osorio Villada

Ingeniero Electrónico y Telecomunicaciones UNICAUCA 1992
MBA Universidad de los Andes 2005
PMP Certificado Junio de 2012
Certificado TOGAF, ITIL, COBIT 5
osoriofabio1969@gmail.com
Celular 315 239 9917
 Bibliografía
PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), http://www.pmi.org

Libro de Preparación para Examen PMP (Project Management Professional)

– Autora Sandra Mercado

Compendio:
Fabio Osorio
Ingeniero Electrónico y Telecomunicaciones UNICAUCA 1992
MBA Universidad de los Andes 2005
PMP Certificado 2012
TOGAF Certificado
ITIL Certificado
COBIT 5 Certificado
osoriofabio1969@gmail.com
Celular 3152399917
Gestión de Proyectos
 Metodología aplicada

Project Management Institute (PMI)

La metodología de gestión de proyectos se encuentra en el
PMBOK® (Project Management Body of Knowledge).

La Guía del PMBOK®, desarrollada por el Project Management

Institute - PMI, contiene una descripción general de los fundamentos
de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas.
Actualmente en su quinta edición, es el único estándar ANSI para la
gestión de proyectos. Todos los programas educativos y certificaciones
brindadas por el PMI están estrechamente relacionadas con el PMBOK.

Mayor información en http://www.pmi.org

 Características de los proyectos

• Tienen un objetivo único y/o singular

• Tienen una fecha de inicio y de fin
• Tienen un presupuesto (Inversión)
• Relacionados con incertidumbre y riesgo
• Elaboración gradual, significa desarrollar en
pasos e ir avanzando mediante incrementos

Se diferencia de las operaciones normales en que

las operaciones son permanentes y repetitivas
 Gestión de proyectos

La Dirección de proyectos esta organizada en

un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas para lograr una serie de
productos, servicios.
Estas acciones y actividades se agrupan en
procesos, cada proceso tiene un objetivo para
obtener resultados específicos. Cada proceso
tiene unas entradas, a las que se les aplican
unas herramientas y técnicas para obtener
unas salidas especificas (ITTOS (Inputs, Tools,
Techniques, Outputs)).

 Grupos de procesos
 Áreas de conocimiento
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 Grupos de procesos
Planeación Ejecución Monitoreo y Cierre
Iniciación
control

El cómo, Construcción de Planeado vs Documentación

Identificación gradual entregables real

Tiempo

Los grupos de procesos no son fases de los proyectos, cada fase podría tener los
cinco grupos de procesos

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Grupos de procesos
 Áreas de Conocimiento
Aspectos claves que deben tenerse en cuenta en
un proyecto.
- Integración (1) Responsabilidad social y profesional
- Centrales (4)
- Facilitadoras (5)

Centrales:
 Alcance
 Cronograma
 Costo
 Calidad
Centrales, permiten cumplir objetivos específicos
del proyecto
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 Áreas de Conocimiento

Que ayudan a cumplir con los objetivos:

Facilitadoras, gestión de:

 Recursos
Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Grupos de interés

Facilitadoras, ayudan a lograr los objetivos específicos del

proyecto. En total 49 procesos (v6: 3 nuevos y 1 eliminado).
 Integración
Tiene como objetivo lograr que todas las partes funcionen de una
manera integrada
 INICIACIÓN
 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
 PLANEACIÓN
 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
 EJECUCIÓN
 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
 Gestionar el conocimiento del proyecto (Nuevo)
 MONITOREO Y CONTROL
 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
 Realizar Control Integrado de Cambios
 CIERRE
 Cerrar el proyecto o la fase

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 Alcance
Gestiona el proyecto para que incluya
todos los entregables requeridos.
Gestiona el proyecto para no incluir
trabajo no requerido.

PLANEACIÓN
• Planificar la gestión del alcance
• Recopilar requisitos
• Definir el alcance
• Crear las EDT (Estructura de desglose del
trabajo)
MONITOREO Y CONTROL
• Validar el alcance (entregables aceptados)
• Controlar el alcance

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 Cronograma
Gestiona el proyecto para que
termine en la fecha definida.

PLANEACIÓN
• Planificar la gestión del MONITOREO Y CONTROL
cronograma -Controlar cronograma
• Definir actividades
• Secuenciar las actividades
• Estimar duración
• Desarrollar cronograma

Hay un cronograma general y luego se va realizando el detalle de actividades por periodo de

tiempo

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 Costo
Gestiona el proyecto para que se realice
dentro del presupuesto previsto

PLANEACIÓN
MONITOREO Y
• Planificar la gestión de
CONTROL
costos
• Controlar costos
• Estimar costos
• Determinar presupuesto

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 Calidad
Gestiona el proyecto para que cumpla los objetivos para los que fue creado.

EJECUCIÓN
PLANEACIÓN • Gestionar la calidad (Ajustado)
• Planificar la gestión de
calidad

MONITOREO Y CONTROL
• Controlar la calidad (entregable verificado)

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 Recursos
Gestiona el recurso humano para que se comporte como equipo.
PLANEACIÓN
Planificar la gestión de recursos
Estimar los recursos de las
actividades (pasó de tiempo a
esta área)
EJECUCIÓN
• Adquirir recursos
• Desarrollar el equipo (Inducción,
capacitación)
• Dirigir equipo (Control de
desempeño, con base en
entregables)

MONITOREO Y CONTROL
• Controlar los recursos (Nuevo)
 Comunicaciones
Gestiona que la información requerida se suministre fidedigna, a quienes
corresponde en el momento oportuno.

PLANEACIÓN EJECUCIÓN
• Planificar la gestión de las • Gestionar las
comunicaciones comunicaciones

MONITOREO Y
CONTROL
• Monitorear las
comunicaciones (Ajustado)

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 Riesgos
Gestiona oportunidades y amenazas

PLANEACIÓN
• Planificar la gestión de riesgos
• Identificar riesgos EJECUCIÓN
• Realizar análisis cualitativo de • Implementar la respuesta a
riesgos los riesgos (Nuevo)
• Realizar análisis cuantitativo
de riesgos
• Planificar respuesta a los
riesgos

MONITOREO Y CONTROL
• Monitorear los riesgos
(Ajustado)
 Adquisiciones
Gestión de los productos y/o servicios requeridos para el proyecto

PLANEACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y

• Planificar la gestión de • Efectuar las adquisiciones CONTROL
las adquisiciones • Controlar adquisiciones
 Gestión de los Interesados
Gestiona los grupos de interesados.

INICIACIÓN PLANEACIÓN EJECUCIÓN

• Identificar a los interesados • Planificar el • Gestionar la participación
involucramiento de los de los interesados
(Internos- externos)
interesados (Ajustado)

MONITOREO Y
CONTROL
• Monitorear el
involucramiento de los
interesados (ajustado)

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Interacciones entre Procesos de la Dirección de Proyectos
Interacciones entre Procesos de la Dirección de Proyectos
 Datos, Información, Informes

• Datos de desempeño del trabajo.

• Información de desempeño del trabajo.
• Informes de desempeño del trabajo.
Ciclo
Talentos
Comparación entre liderazgo y gestión
 El Director de Proyectos conoce que:
• Se tiene información histórica de todos los proyectos anteriores.
• Se tiene políticas organizacionales para manejar un proyecto y se
debe adaptar a ellas.
• Se conoce la importancia de gestionar, atender las expectativas
de los interesados.
• Hay asignación clara de los roles y responsabilidades para los
miembros del equipo. Todo es formal.
• El director del proyecto siempre es proactivo, esta atento a
cualquier evento que pudiera afectar el cumplimiento de lo
planeado y no esta enfocado en corregir errores. Esta atento a
los factores que pueden crear cambios e influencia sobre ellos
antes que se manifiesten. Cuando hay cambios evalúa bien los
impactos en todos los aspectos del proyecto.
• Tiene clara la diferencia entre acciones correctivas, preventivas
(riesgos) y reparación de defectos.
• Gestiona y analiza frecuentemente los supuestos y restricciones
presentes en el proyecto.
Responsabilidades y Competencias del Director del
Proyecto
El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecutante para
liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
Responsabilidades:
• Satisfacer necesidades: las necesidades de las tareas, las necesidades del equipo
y las necesidades individuales. Nexo de unión entre la estrategia y el equipo.
• La comprensión y aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas que se
reconocen como buenas prácticas no son suficientes para gestionar los
proyectos:
• Conocimiento
• Desempeño: Se refiere a lo que el director del proyecto es capaz de hacer o
lograr cuando aplica sus conocimientos sobre la dirección de proyectos.
• Actitud: Se refiere a la manera en que se comporta el director del proyecto
cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas con el mismo. La eficacia
personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y
liderazgo, lo cual proporciona la capacidad de guiar al equipo del proyecto
mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones
del mismo.
 Habilidades Interpersonales de un Director de
Proyecto
Los directores de proyecto llevan a cabo el trabajo a
través del equipo del proyecto y de otros interesados.
Los directores de proyecto eficaces necesitan tener
un equilibrio entre sus habilidades éticas,
interpersonales y conceptuales que los ayude a
analizar situaciones y a interactuar de manera
apropiada.
• Liderazgo, trabajo en equipo, motivación,
comunicación, influencia, toma de decisiones,
conocimientos de política y cultura, negociación,
generar confianza, gestión de Conflictos y
proporcionar orientación.
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
• Culturas y Estilos de Organización; normas culturales, que se
desarrollan con el tiempo.
– Visión, misión, valores, creencias y expectativas
compartidas,
– Normas, políticas, métodos y procedimientos;
– Sistemas de motivación e incentivos;
– Tolerancia al riesgo;
– Percepción del liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad;
– Código de conducta, ética laboral y horario de trabajo, y
Entornos operativos.
La cultura de la organización es un factor ambiental de la empresa.
 Comunicaciones en la Organización

• El éxito en la dirección de proyectos de una

organización depende en gran medida de un estilo
de comunicación efectivo dentro de la
organización, sobre todo si se considera la
globalización de la profesión de dirección de
proyectos. Las capacidades de comunicación
dentro de la organización tienen gran influencia
en la forma en que se llevan a cabo los proyectos.
 Estructura organizacional

• Organización Funcional: Una

organización cuya estructura está
definida por departamentos y/o
áreas.
• Organización Proyectizada. Una
organización cuya estructura está
definida por proyectos.
Proyectizada Fuerte Balanceada Débil Funcional
Poder en el Poder Poder lo tiene
director del compartido más el Gerente
proyecto Funcional

Matricial
Tipo de organización
 Activos de los Procesos de la Organización
• Los activos de los procesos de la organización son los planes, los
procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de
conocimiento específicos de la organización ejecutante y
utilizados por la misma. Estos incluyen cualquier objeto, práctica
o conocimiento de alguna o de todas las organizaciones que
participan en el proyecto y que pueden usarse para ejecutar o
gobernar el proyecto. Estos activos de procesos incluyen planes,
procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento
formales e informales específicos de la organización ejecutante y
utilizados por la misma.
• Lecciones aprendidas e información histórica,
• Los activos de los procesos de la organización pueden incluir
cronogramas completados, datos sobre riesgos y datos sobre el
valor ganado.
 Factores Ambientales de la Empresa
• Los factores ambientales de la empresa hacen
referencia a condiciones que no están bajo el
control del equipo del proyecto y que influyen,
restringen o dirigen el proyecto. Los factores
ambientales de la empresa se consideran entradas
para la mayor parte de los procesos de
planificación, pueden mejorar o restringir las
opciones de la dirección de proyectos, y pueden
influir de manera positiva o negativa sobre el
resultado.
 Factores ambientales
 La cultura, estructura y gobierno de la organización;
 La distribución geográfica de instalaciones y recursos;
 Los estándares de la industria o gubernamentales (p.ej., reglamentos del organismo de control,
códigos de conducta, estándares de producto, estándares de calidad y estándares de fabricación);
 Las infraestructuras (p.ej., instalaciones existentes y bienes de capital);
 los recursos humanos existentes (p.ej., habilidades, disciplinas y conocimientos como
 los relacionados con el diseño, el desarrollo, las leyes, las contrataciones y las
 compras);
 La administración de personal (p.ej., pautas de selección y retención de personal, revisión del
desempeño de los empleados y registros de capacitación, política de incentivos y horas extras y
registro de horas trabajadas); Los sistemas de autorización de trabajos de la compañía;
 Las condiciones del mercado; La tolerancia al riesgo por parte de los interesados; el clima político;
 Los canales de comunicación establecidos en la organización; las bases de datos comerciales
(p.ej., datos para estimación estandarizada de costos, información de estudios de los riesgos de la
industria y bases de datos de riesgos), y
 El sistema de información para la dirección de proyectos (p.ej., herramientas automáticas, tales
como una herramienta de software para definir cronogramas, un sistema de gestión de
configuraciones, un sistema de recopilación y distribución de la información o las interfaces web a
otros sistemas automáticos en línea).
Los interesados - stakeholders
Son aquellos individuos, grupos u
organizaciones que tienen interés
en el proyecto y sus resultados.
Son todos aquellos que van a
tener impacto negativo o positivo
debido al proyecto.
• Ejemplo: Director del proyecto,
La oficina proyectos (PMO), EL
CLIENTE, El patrocinador
(sponsor)
 Grupos de interesados
• Los interesados pueden participar activamente en el proyecto o
tener intereses a los que puede afectar positiva o negativamente
la ejecución o la terminación del proyecto. Los diferentes
interesados pueden tener expectativas contrapuestas
susceptibles de generar conflictos dentro del proyecto.
• Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el
proyecto, los entregables y el equipo del proyecto a fin de lograr
un conjunto de resultados que satisfagan los objetivos
estratégicos del negocio u otras necesidades. La gobernabilidad
del proyecto—la alineación del proyecto con las necesidades u
objetivos de los interesados—resulta fundamental para la
gestión exitosa de la participación de los interesados y para el
logro de los objetivos de la organización.
Grupos de interesados
 Éxito del Proyecto
• Dado que los proyectos son de naturaleza temporal,
el éxito de un proyecto debe medirse en términos de
completar el proyecto dentro de las restricciones de
alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo, tal y
como se aprobó por los directores del proyecto
conjuntamente con la dirección general.
• El director del proyecto es responsable y rinde
cuentas por el establecimiento de límites realistas y
alcanzables para el proyecto y por la ejecución del
proyecto dentro de las líneas base aprobadas.
Fases del Proyecto
 Triple restricción
• Los cambios que suceden en un
proyecto tienen efectos. Una labor
del director de proyectos es
influenciar en los factores que
generan cambios y sí los hay, su
labor es evaluar el impacto que los
cambios tienen en todos los
aspectos del proyecto.
• Restricción extendida menciona
que los cambios pueden llegar a
afectar también los calidad, los
riesgos, y la satisfacción del cliente.
Elaboración progresiva (rolling wave planning)
• Al inicio no hay suficiente
información sobre el proyecto. A
medida que se involucra en él, es
que se ve con claridad el trabajo
requerido para lograr los objetivos
previstos. Con la claridad que va
surgiendo los requisitos
inicialmente planteados deberán
irse afinando, actualizando con el
tiempo.
 Valor Ganado
Se debe tener como entrada la línea base del
tiempo (cronograma) y la línea base de
presupuesto (Costos) con:
• Actividad
• Fecha inicio
• Fecha Fin
• Costo de la Actividad

Como resultado ante una fecha dada se puede

obtener la duración total de la actividad y el
porcentaje planeado de la actividad.
PV: Valor planeado
EV: Valor ganado
AC: Costos actuales
CPI = EV/AC (Índice de rendimiento del costo)
SPI = EV/PV (Índice de rendimiento del
cronograma)
Muchas gracias