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Auditoría de Sistemas de

Gestión ISO 19011:2018


GUÍA DIDÁCTICA N°4
CÓDIGO: M2-DV21-GU04
MÓDULO 4: HALLAZGOS E INFORME DE AUDITORÍA
NOMBRE DEL DIPLOMADO AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO
19011:2018

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2020


Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica


Realización del texto: Duber Castrillón, Docente Virtual
Revisión del texto: Diana María Palacio, Directora Académica Virtual
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico

Editado por el Politécnico de Colombia

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Índice

Presentación ..................................................................................4
Competencia específica ...................................................................5
Contenidos temáticos ......................................................................6
Tema 1 .........................................................................................7
Generación de hallazgos de auditoría ................................................7
Tema 2 ....................................................................................... 12
Conclusión de la auditoría .............................................................. 12
Tema 3 ....................................................................................... 13
Informe de auditoría ..................................................................... 13
Descripción: ........................................................................... 16
Evidencias: ............................................................................. 17
Tema 4 ....................................................................................... 18
Reunión de cierre ......................................................................... 18
Recursos disponibles para el aprendizaje ......................................... 21
Ejercicio ...................................................................................... 21
Material complementario ............................................................... 22
Referencias bibliográficas .............................................................. 23

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Presentación

La Guía Didáctica del MÓDULO 4: HALLAZGOS E INFORME DE


AUDITORÍA, ha sido desarrollada para el apoyo y orientación del
participante en el Diplomado de AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
ISO 19011:2018, la cual tiene como finalidad el desarrollo conceptual y
metodológico para la identificación y redacción de hallazgos de auditoría
y la elaboración de los informes de auditoría; para ello se tiene en cuenta
los fundamentos y lineamientos definidos en la Norma ISO 19011:2018,
los cuales aplican a la auditoria de cualquier sistema de gestión.

La guía se encuentra organizada en cuatro (4) contenidos


temáticos, los cuales son: (a) generación de hallazgos de auditoria, (b)
conclusión de la auditoría, (c) informe de auditoría y (d) reunión de cierre.

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Competencia Específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N° 4 del


MÓDULO 4: HALLAZGOS E INFORME DE AUDITORÍA, el estudiante logre
la siguiente competencia específica:

 Redactar hallazgos y elaborar informes de auditoría con


base en las directrices de la norma ISO 19011:2018.

Resultados de aprendizaje:
o Redacta hallazgos de auditorías realizadas a sistemas
de gestión.
o Elabora informes de auditoría de conformidad con las
directrices de la norma ISO 19011:2018.

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Contenidos Temáticos

Generación Conclusión
Informe de Reunión de
de hallazgos de la
auditoría cierre
de auditoría auditoría

Ilustración No. 1: Contenidos temáticos.


Fuente: Autor

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Tema 1
Generación de hallazgos de auditoría

En la ejecución de una auditoría de sistema de gestión se debe


revisar que la información sea pertinente con los objetivos, el alcance y
los criterios definidos para la auditoria, los cuales deben recopilarse
mediante técnicas apropiadas de muestreo y verificarse adecuadamente.
Si en el proceso de auditoría, el grado de verificación es bajo, de acuerdo
a la norma ISO 19011, el auditor debería utilizar su juicio profesional para
determinar el grado de fiabilidad de la información obtenida como
evidencia.

Durante el ejercicio de auditoria y la recopilación de información, el


equipo auditor identifica hallazgos, los cuales clasifica y posteriormente
emite unas conclusiones sobre los resultados, dicho proceso se resume
en la ilustración No. 2.

Fuente de información.

Recopilación mediante un muestreo apropiado.

Evidencia de la auditoría.

Evaluación frente a los criterios de auditoria.

Hallazgos de la auditoria.

Revisión.

Conclusiones de la auditoria.

Ilustración No. 2: Recopilación de información


Fuente: Norma ISO 19011:2018

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¿Que es un hallazgo de auditoría?

Hallazgo de Auditoria: Resultados de la evaluación de la


evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios
de auditoria.

Nota 1: Los hallazgos de la auditoria indican conformidad o no


Concepto de conformidad.
Hallazgo de
Auditoria Nota 2: Los hallazgos de la auditoria pueden conducir a la
identificación de oportunidades para la mejora o el registro de
buenas prácticas.

Nota 3: Si los criterios de auditoria se seleccionan a partir de


requisitos legales o reglamentarios, los hallazgos de auditoria
pueden denominarse cumplimiento o no cumplimiento.

Ilustración 3: Concepto de hallazgo de auditoría.


Fuente: ISO 9000:2015

Teniendo en cuenta que el concepto:” hallazgo de auditoria” en la


norma ISO 9000:2015, es muy técnico, se agregaron tres notas que
aclaran el concepto. Se puede concluir que un hallazgo de auditoria es:
cualquier situación registrada, manual, una declaración, entre
otros muchos y que servirá para evaluar si se cumple o no se
cumple lo que se está auditando.

Algunos hallazgos de auditoria, por ejemplo, pueden ser:

Un procedimiento.

Una conversación del auditor con un trabajador para evaluar


cierto proceso de la empresa es un hallazgo de auditoría.

Un registro de formación.

Descripciones de cargo y manuales de funciones.

Ilustración 4: Ejemplos de hallazgo de auditoría. Fuente: ISO 9001:2015

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La nota (1) del concepto de la norma ISO 9000:2015, un hallazgo de
auditoría es cualquier evidencia evaluada y clasificada por el auditor como
conformidad o no conformidad.

Clasificación de los hallazgos

La clasificación principal de los hallazgos de auditoría es:


conformidad y no conformidad.

Por Definición según la norma ISO 9000:2015

 Conformidad: Cumplimiento de los requisitos.

 No conformidad: es un incumplimiento de un requisito.

Es importante tener en cuenta que estos incumplimientos a requisitos


pueden ser a la norma que se esté auditando, a un requisito legal o a
cualquier requisito especificado de las partes interesadas, del producto o
servicio que suministra la organización o definidos por la organización en
sus documentos, entre otros requisitos del sistema de gestión.

Las no conformidades se pueden clasificar según el contexto de la


organización y sus riesgos. Esta clasificación puede ser cuantitativa (por
ejemplo, de 1 a 5) y cualitativa (por ejemplo, menor, mayor). Deberían
revisarse con el auditado para obtener un reconocimiento de que la
evidencia de auditoría es precisa y que las no conformidades se
entienden. Se debería hacer todo lo posible para resolver las opiniones
divergentes sobre la evidencia o los hallazgos de auditoría. Los problemas
no resueltos deberían registrarse en el informe de auditoría.

En la generación de hallazgos según la norma ISO 19011:2018


establece que la evidencia de auditoría debería ser:

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Evaluada contra los criterios de auditoría para determinar los hallazgos
de auditoría.

Indicar conformidad o no conformidad con los criterios de


auditoría.

Los hallazgos de la auditoría individual deberían incluir


conformidad y buenas prácticas junto con su evidencia.

Cuando el plan de auditoría lo especifica las oportunidades de


mejora y cualquier recomendación al auditado.

Las no conformidades y su evidencia de auditoría de respaldo.

Ilustración 5: Evidencias de auditoría.


Fuente: ISO 19011:2018

El equipo auditor debería reunirse según sea necesario para revisar


los hallazgos de auditoría en las etapas apropiadas durante la auditoría.

La conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría


relacionados con los requisitos legales o reglamentarios u otros requisitos,
a veces se denomina cumplimiento o incumplimiento

Una no conformidad puede tener matices que se clasifican


en: observaciones y oportunidades de mejora.

Observación: es un hallazgo en el cual sí existe un cumplimiento


pero que en el futuro puede convertirse en un incumplimiento debido a
cómo se está desarrollando una actividad, tarea o proceso concreto.

Oportunidad de mejora es un hallazgo en el cual sí existe un


cumplimiento, pero a pesar de ello se determina, bajo criterios objetivos,

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que existe un margen de mejora para optimizar más una actividad, tarea
o proceso concreto.

En el anexo 1 de la norma ISO 19011:2018 brinda a los auditores


orientaciones sobre la determinación de los hallazgos de auditoria,
indicando que deberia considerarse entre otros, los siguientes aspectos:

Seguimiento de registros y conclusiones de auditoría


anteriores.

Precisión, suficiencia y adecuación de la evidencia objetiva


para respaldar los hallazgos de la auditoría.

Medida en que se realizan las actividades de auditoría


planificadas y se logran los resultados planificados.

Hallazgos que exceden la práctica normal u oportunidades


de mejora

Ilustración 6: Orientaciones del anexo A18 sobre hallazgo de auditoría.


Fuente: ISO 9001:2015

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Tema 2
Conclusión de la auditoría

Al finalizar el ejercicio de auditoria, es necesario que el equipo


auditor emita una serie de conclusiones para informar los resutlados de
la misma.

Según la norma ISO 19011:2018 (Numeral 6.4.9.2) estas


conclusiones de la auditoría deberían abordar cuestiones tales como las
siguientes:

a) El grado de conformidad con los criterios de auditoría y la solidez


del sistema de gestión, incluida la eficacia del sistema de gestión
para alcanzar los resultados previstos, la identificación de los
riesgos y la eficacia de las medidas adoptadas por el auditado
para abordar los riesgos.
b) La implementación, el mantenimiento y la mejora efectivos del
sistema de gestión.
c) El logro de los objetivos de la auditoría, la cobertura del alcance
de la auditoría y el cumplimiento de los criterios de auditoría.
d) Hallazgos similares realizados en diferentes áreas que fueron
auditadas o de una auditoría conjunta o previa con el propósito
de identificar tendencias.

Si el formato del informe de auditoría lo solicita, las conclusiones de


la auditoría pueden llevar a recomendaciones de mejora o a futuras
actividades de auditoría.

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Tema 3
Informe de auditoría

El informe de auditoría es el documento en el cual se plasma los


resultados de la realización de la auditoria, conteniendo además de las
conclusiones del equipo auditor sobre el resultado de la auditoria, la
evaluación del cumplimiento de las normas y procedimientos, y otros
aspectos relacionados con la implementación y mantenimiento de los
sistemas de gestión.

La norma ISO 19011:2018 da directrices para la preparación y


distribución del informe:

Preparación del informe de auditoría

El informe de auditoría debería proporcionar un registro completo,


preciso, conciso y claro de la auditoría, e incluir o hacer referencia a lo
siguiente:

a) Objetivos de auditoría.
b) Alcance de la auditoría, particularmente identificación de la
organización (el auditado) y las funciones o procesos auditados.
c) Identificación del cliente de auditoría.
d) Identificación del equipo de auditoría y los participantes del
auditado en la auditoría.
e) Fechas y lugares donde se llevaron a cabo las actividades de
auditoría.
f) Criterios de auditoría.
g) Hallazgos de auditoría y evidencia relacionada.
h) Conclusiones de auditoría.

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i) Una declaración sobre el grado en que se han cumplido los criterios
de auditoría.
j) Cualquier opinión divergente no resuelta entre el equipo de
auditoría y el auditado.
k) las auditorías por naturaleza son un ejercicio de muestreo; como
tal, existe el riesgo de que la evidencia de auditoría examinada no
sea representativa.

El informe de auditoría también puede incluir o hacer referencia a


lo siguiente, según corresponda:

a) El plan de auditoría, incluido el cronograma.


b) Un resumen del proceso de auditoría, incluidos los obstáculos
encontrados que pueden disminuir la fiabilidad de las conclusiones
de la auditoría.
c) Confirmación de que los objetivos de la auditoría se han logrado
dentro del alcance de la auditoría de acuerdo con el plan de
auditoría.
d) Cualquier área dentro del alcance de la auditoría no cubierta
incluyendo cualquier problema de disponibilidad de evidencia,
recursos o confidencialidad, con justificaciones relacionadas.
e) Un resumen que cubre las conclusiones de la auditoría y los
principales hallazgos de la auditoría que los respaldan.
f) Buenas prácticas identificadas.
g) Seguimiento del plan de acción acordado, si corresponde.
h) Una declaración de la naturaleza confidencial de los contenidos.
i) Cualquier compromiso para el programa de auditoría o auditorías
posteriores.

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Requisitos para el informe de auditoría

El informe debe emitirse dentro del tiempo acordado.

El informe debe presentar fechas de realización y de


presentación.

EL informe debería ser revisado y aceptado, según


corresponda, de conformidad con el programa de auditoría

Ilustración No. 7: Requisitos para la distribución del informe de auditoría.


Fuente: (Club de responsables de Calidad, 2012)

Redacción de hallazgos:

Para lograr la comprensión del auditado y el desarrollo eficaz de


planes de acción, es de vital importancia tener en cuenta los siguientes
aspectos en la redacción de los hallazgos:

Para redactar no conformidades es conveniente seguir la siguiente


estructura:

Evidencia
Magnitud Descripción Referencia
Objetiva

Ilustración No. 8: Requisitos distribución de informe de auditoría.


Fuente: (Club de responsables de Calidad, 2012)

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Magnitud: Se refiere a la dimensión o tamaño del incumplimiento
detectado.

A) Hecho casual, puntual o si por lo contrario es generalizado o


sistemático, se pueden usar los siguientes inicios de frase:

 En todos los casos se detecta …


 En la mayoría de los casos se detecta…
 Con carácter general …
 En algún caso…
 En “x” casos de “y” casos examinados se detecta…
 En el caso…
 En el proceso…
 En el proyecto…

B) Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito. Por


ejemplo:
 “El sistema de calidad no contempla la aplicación del numeral 4.2
dado que no se evidencia la identificación de necesidades de
partes interesadas…”
 “El procedimiento de mantenimiento implementado no se ha tenido
en cuenta los equipos de medición utilizados en el proceso...”

Descripción: se debe redactar lo que realmente no se cumple, por lo


tanto, debe ser:

 Legible, evitando las faltas de ortografía, usar una la misma


terminología usada en las normas de referencia.
 Claro y concreto: El contenido de la no conformidad no debe dar
lugar a posibles interpretaciones.
 Del mismo modo debe aportar una idea correcta de la situación
para que alguien ajeno a la redacción pueda tomar decisiones al
respecto.
 Debe evitarse una redacción reiterativa y con expresiones que
dificulten su comprensión.
 Se debe evitar expresiones como:
 Hay o habría que…
 Se debe o debería…
 Considero adecuado o no considero correcto…

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 No está suficientemente documentado…
 Se considera insuficiente…

Ejemplos:

 BIEN: no se presenta evidencia objetiva de… MAL: no se ha


podido verificar…
 BIEN: en los registros analizados… MAL: en ningún registro…
 BIEN: no se ha aportado… MAL: no disponen de…

Evidencias: Es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior,


lugar exacto donde se ha detectado la NC. En la medida de lo posible las
evidencias deben venir respaldadas por:

 Identificación de los registros.


 Identificación de los equipos.
 Identificación de los documentos del sistema, etc.

Referencia: Debe quedar claro si la NC se trata de un incumplimiento de


un requisito concreto de la norma de referencia que se está auditando o
un incumplimiento de un requisito establecido en la documentación de la
empresa, u otro requisito.

Ejemplo según estos 4 bloques:

Magnitud Descripción Evidencia Referencia


En todas las … que no se ha …en el formato … según el
hojas de vida llevado a cabo la GH-FR-12… procedimiento
revisadas (Juan verificación de GH-PR-01
Pérez, Patricia referencias… Procedimiento
Vergara, Pedro de gestión
Paz) se humana
detecta…

Tabla No.1: Ejemplo de no conformidad según 4 bloques.


Fuente: (Club de responsables de Calidad, 2012)

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Tema 4
Reunión de cierre

Preparación para la reunión de clausura

El equipo de auditoría debería reunirse antes de la reunión de cierre


para:

a) Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información


apropiada recopilada durante la auditoría, en relación con los objetivos de
la auditoría.
b) Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente al proceso de auditoría.
c) Preparar recomendaciones, si así lo específica el plan de auditoría.
d) Discutir el seguimiento de la auditoría, según corresponda.

Realización de la reunión de clausura

 En la reunión de cierre se presentan los hallazgos y conclusiones de


la auditoría.
 La reunión de cierre debería ser presidida por el líder del equipo de
auditoría y asistida por la administración del auditado e incluir, según
corresponda:
o Los responsables de las funciones o procesos que han sido
auditados.

o El cliente de auditoría.

o Otros miembros del equipo de auditoría.

o Otras partes interesadas relevantes según lo determine el cliente


de auditoría y/o el auditado.

Si corresponde, el líder del equipo auditor debería informar al auditado


sobre las situaciones encontradas durante la auditoría que pueden
disminuir la confianza que se puede depositar en las conclusiones de la
auditoría.

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Si se define en el sistema de gestión o por acuerdo con el cliente de
auditoría, los participantes deberían acordar el marco de tiempo para un
plan de acción para abordar los hallazgos de auditoría.

El grado de detalle debería tener en cuenta la efectividad del sistema


de gestión para lograr los objetivos del auditado, incluida la consideración
de su contexto y los riesgos y oportunidades.

La familiaridad del auditado con el proceso de auditoría también


debería tenerse en cuenta durante la reunión de cierre, para garantizar
que se proporciona el nivel correcto de detalle a los participantes.

Para algunas situaciones de auditoría, la reunión puede ser formal y


las actas, incluidas los registros de asistencia, deberían mantenerse. En
otros casos, por ejemplo; auditorías internas, la reunión de cierre puede
ser menos formal y consistir únicamente en comunicar los hallazgos de la
auditoría y las conclusiones de la auditoría.

Según corresponda, lo siguiente debería explicarse al auditado en la


reunión de clausura:

a) Informar que la evidencia de auditoría recopilada se basó en una


muestra de la información disponible y no es necesariamente
representativa de la eficacia general de los procesos del auditado.

b) el método de informar.

c) Cómo debería abordarse la conclusión de la auditoría en función del


proceso acordado.

d) Posibles consecuencias de no abordar adecuadamente los hallazgos de


la auditoría.

e) Presentación de los hallazgos y conclusiones de auditoría de tal manera


que la gerencia del auditado los comprenda y los reconozca.

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f) Cualquier actividad posterior a la auditoría relacionada (por ejemplo,
implementación y revisión de acciones correctivas, tratamiento de
quejas de auditoría, proceso de apelación).

g) Cualquier opinión divergente con respecto a los hallazgos o


conclusiones de la auditoría entre el equipo de auditoría y el auditado
debería debatirse y, si es posible, resolverse. Si no se resuelve, esto
debería registrarse.

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Recursos disponibles para el aprendizaje

Para que puedas desarrollar las habilidades y destrezas necesarias


en la competencia específica propuesta en el módulo de formación, es
importante que revises los recursos de apoyo que te ayudarán a
profundizar los contenidos temáticos trabajados.

Por lo tanto, visualiza los vídeos de apoyo y estudia el documento


de apoyo: ISO 19011:2018 versión gratis, disponible en el Campus
Virtual.

Ejercicio

Ahora que conoces los tipos de hallazgos de auditoria, te invito a


realizar un mapa conceptual, utilizando los conceptos facilitados en esta
guía y que son fortalecidos con los recursos disponibles para el
aprendizaje.

Este ejercicio no tiene carácter evaluativo, sin embargo, es


recomendable para complementar su aprendizaje en este importante
diplomado.

¡Inténtalo!

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Material complementario

Si quieres ampliar la información propuesta en el módulo de


formación, te sugerimos revisar los siguientes recursos didácticos de
apoyo:

 Vídeo: “Nueva ISO 19011:2018 para auditorías de sistemas de


gestión”, disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=etOy6xorqTY

 Sitio web de la Escuela Europea de Excelencia, donde se encuentran


conceptos con buen criterio académico. Disponible en
https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

 Sitio web de la organización ISOLUCIÓN, donde encuentra


información de interés sobre la auditoria de sistemas de gestión.
Disponible en https://web.isolucion.com.co/

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ICONTEC (2018). Guía técnica colombiana GTC-ISO 19011:2018,


Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión. Bogotá.

ICONTEC (2015). Norma técnica colombiana NTC-ISO 9001:2015,


sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Bogotá.

Rodríguez, I. (2019). Qué es la auditoria. Disponible en:


https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/6764-que-es-un-
programa-de-auditoria

Torres, I. (2018). Programa de auditoria vs plan de auditoria. Disponible


en: https://iveconsultores.com/programa-auditoria-y-plan-de-auditoria/

Club de resposnables de calidad. Redactar no conformidades. Disponible


en: https://clubresponsablesdecalidad.com/redactar-no-conformidades/

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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
Auditoria de Sistemas de Gestión ISO 19011:2018 del Politécnico de
Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se
agradece a los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la
información que aquí se presenta.

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