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PLAN DE COMUNICACIONES 2020

COMISIÓN DE REGULACIÓN DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO – CRA

1. INTRODUCCIÓN

El Plan Estratégico de comunicaciones 2020 de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento


Básico – CRA, contempla acciones específicas que dan cumplimiento a los lineamientos establecidos en el
Manual Único de Rendición de Cuentas -versión 2- con énfasis en Derechos Humanos y Paz, y que
apuntan a fortalecer los componentes de información, diálogo y responsabilidad, establecidos por el
Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP-; todos ellos definidos en la Estrategia de
Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana 2019 de la CRA.

De igual forma, este plan se encuentra soportado desde la perspectiva de la gestión de la información y la
comunicación referida en la Dimensión No. 5 “Información y Comunicación” del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión -MIPG- para aumentar el impacto de sus acciones en los públicos objetivos de la
entidad; garantizando el adecuado flujo de información interna y externa que permita fortalecer la
interacción con los ciudadanos y a su vez, dar cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.

Adicionalmente, el Modelo Estándar de Control Interno para Entidades del Estado (MECI) para el sector
público, contiene un eje transversal enfocado a la Información y la Comunicación, el cual pretende que las
entidades públicas generen y divulguen su información a través de mecanismos adecuados que permitan
una comunicación oportuna, veraz y clara. Para ello, MECI recomienda (i) Establecer procedimientos en
materia de información y comunicación; (ii) Garantizar adecuados medios de comunicación para su
difusión; (iii) Suministrar información veraz y oportuna dando cumplimiento al proceso de Rendición de
cuentas; (iv) Generar Información confiable dando cumplimiento a los procedimientos; y (v) Diseñar
procedimientos de comunicación interna y externa que permitan dar a conocer el quehacer de la entidad,
cumpliendo con los principios de transparencia.

En razón de lo anterior, el Plan de Comunicaciones 2020, dará respuesta a las necesidades de


comunicación y visibilización de la entidad, referidas en los objetivos estratégicos y soportados en los
documentos mencionados anteriormente, para que la entidad sea reconocida, nacional e
internacionalmente como autoridad regulatoria técnica, innovadora y eficaz, en materia de agua potable
y saneamiento básico que contribuya al desarrollo del país.

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Así mismo, cabe resaltar que la comunicación interna y externa planteada en el presente documento, debe
permear todas las áreas de la entidad para que los resultados sean exitosos, gracias al trabajo articulado
y sinergias que contribuyen a tener mayor claridad de la información.

2. OBJETIVO

Establecer actividades en materia de comunicación estratégica orientadas al cumplimiento del Manual


Único de Rendición de Cuentas y del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- para que la
Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA sea reconocida a nivel nacional e
internacional como entidad regulatoria líder de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

El Plan de Comunicaciones de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA 2020
pretende:
• Mejorar el impacto de la comunicación externa a través del incremento de seguidores en redes
sociales de la entidad y apariciones en medios de comunicación.
• Contribuir a la implementación del logro de los objetivos misionales de la CRA a través del
desarrollo de jornadas de Participación Ciudadana.
• Vigilar el adecuado uso de la imagen institucional, ayudar a su posicionamiento y consolidar su
marca unificada para el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico.
• Apoyar el mejoramiento del clima organizacional mediante la implementación de campañas
internas que fortalezcan el trabajo en equipo.

4. MISIÓN

La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA es a entidad del orden nacional,
encargada de promover la competencia y regular las condiciones del mercado, para mejorar la calidad y
eficiencia en la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en Colombia, impulsar el
bienestar social y el desarrollo sostenible, apoyado en un equipo humano altamente calificado.

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5. CANALES DE COMUNICACIÓN

La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA, tiene dispuestos cuatro (4) canales
de servicio para los ciudadanos, a través de los cuales se reciben los diferentes requerimientos:

1. Canal de servicio para atención presencial.


2. Canal de servicio para atención telefónica (conmutador).
3. Canal de servicio para atención virtual (página web, correo electrónico, chat, redes sociales, fax,
formulario electrónico).
4. Canal de servicio por correspondencia (correo físico o postal y buzón de sugerencias).

CANALES MECANISMO DESCRIPCIÓN

Punto de Atención Carrera 12 No. 97-80 Piso 2 Bogotá


Código Postal 110221
Asesoría regulatoria Carrera 12 No. 97-80 Piso 2 Bogotá
Presencial
Congresos, Mesas de Trabajo,
Jornadas de Participación, Ferias De acuerdo a la agenda de eventos 2019.
de Atención al Ciudadano, etc.
Cartelera
Línea Gratuita Nacional 018000517565
Telefónico Líneas Fijas (1) 4873820 - (1) 4897640
Fax (1) 4897650
Página WEB www.cra.gov.co

Twitter: @cracolombia
Facebook: /cracolombia
Redes sociales: Youtube: cracolombia

correo@cra.gov.co
Correos Electrónicos Para notificaciones judiciales:
notificacionesjudiciales@cra.gov.co
Virtual Chat www.cra.gov.co
Formulario Peticiones, Quejas,
Reclamos, Sugerencias y www.cra.gov.co
Denuncias PQRSD
Intranet Herramienta en desarrollo- Espacio de trabajo online
Correo electrónico Dominios de correo electrónico de todos los funcionario y contratistas

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6. MANEJO DE IMAGEN INSTITUCIONAL

La imagen institucional es la manera en la que entidad será reconocida en público con el propósito de
construir y mantener su identidad que coincida y fortalezca sus objetivos misionales. Además, permite
mantener una unidad gráfica en todos los contenidos, sin importar la plataforma en la que se publiquen,
y, además, imparte lineamientos a los responsables de articular, comunicar y utilizar la imagen
institucional de la CRA en diferentes escenarios y para quienes tienen a su vez la responsabilidad de velar
por su cumplimiento, un esfuerzo que implica el trabajo colaborativo para contribuir en la identificación
de la imagen institucional.

Toda publicación, documentos, cartillas, folletos digitales o impresos, mensajes institucionales, publicidad
en radio o televisión, así como pendones, backing, vallas o brochures y solicitudes de eventos corporativos;
deberán ser presentados previamente al equipo de comunicaciones de la Oficina Asesora de Planeación y
Tics para su revisión y posteriormente a la jefe del área en mención para su respectiva aprobación. Todo
contenido a divulgar deberá ajustarse a lo establecido en el manual de identidad y uso de la imagen de la
Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA.

En los casos en que se solicite o contrate un producto con terceros bajo cualquier modalidad contractual,
este producto también estará sujeto a la revisión y previa autorización de la Oficina Asesora de Planeación
y Tics. Dicha autorización sólo será utilizada para los fines bajo los cuales es solicitada y no será divulgada
a terceros sin consentimiento de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA.
El grupo de comunicaciones de la Oficina Asesora de Planeación y Tics brindará apoyo a todas las áreas de
la CRA en la definición de piezas tanto digitales como impresas que se deban producir, características de
las mismas y elaboración del diseño, teniendo en cuenta los objetivos misionales con miras a fortalecer la
movilización social y la participación ciudadana de la política educativa.

7. LÍNEAS DE ACCIÓN PARA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES 2020

Las líneas de acción en las que se basa este plan de comunicaciones 2020 se encuentran sustentadas en la
5° Dimensión: “Información y Comunicación” del Manual Integrado de Planeación y Gestión MIPG –, la
cual busca fortalecer y promover la efectiva participación ciudadana entre los grupos de interés y la
entidad, toda vez que es la dimensión articuladora de las demás, ya que facilita la ejecución de las
operaciones a través de todo el ciclo de gestión. De igual forma, se tienen en cuenta las recomendaciones
establecidas en el Manual Único de Rendición de Cuentas, versión 2, con énfasis en Derechos Humanos y

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Paz, en razón a que las actividades se encuentran alineadas a los componentes de información, diálogo y
responsabilidad que plantea dicho documento.

Es importante resaltar que el adecuado manejo de la comunicación interna es el reflejo de la operación


de la entidad (comunicación externa), por lo tanto, contar con colaboradores de la CRA bien informados y
con un fuerte sentido de pertenencia, así como con ciudadanos conocedores de sus derechos y deberes,
fomenta los valores de la gestión pública y el control ciudadano.

A continuación, se presenta el modelo de comunicaciones el cual incluye: (i) las Recomendaciones para
una adecuada gestión de la información y comunicación; (ii) los lineamientos de la Política de Gestión
Documental: y (iii) la Política de Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la
corrupción, enmarcada en las siguientes líneas estratégicas:

LÍNEA DE ACCIÓN 1: LÍNEA DE ACCIÓN 2:


COMUNICACIÓN EXTERNA Y COMUNICACIÓN DIGITAL
GESTIÓN DE MEDIOS

PLAN ESTRATÉGICO DE
COMUNICACIONES 2020

LÍNEA DE ACCIÓ 3: LÍNEA DE ACCIÓN 4:


COMUNICACIÓN INTERNA COMUNICACIÓN CORPORATIVA

A continuación, se describen las líneas de acción del presente plan:

7.1 LINEA DE ACCIÓN 1: -COMUNICACIÓN EXTERNA Y GESTIÓN DE MEDIOS- La línea de acción de


comunicación externa y gestión de medios le apunta a posicionar a la entidad en los medios
masivos y regionales de comunicación como una autoridad técnica, innovadora y eficaz en materia
de agua potable y saneamiento básico.

7.2 LINEA DE ACCIÓN 2: - COMUNICACIÓN DIGITAL- La línea de acción de comunicación digital busca
dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información pública, y

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a lo contenido en el Decreto 3564 de 2015, con el fin de mantener informados a los públicos
objetivos. Adicionalmente, busca fortalecer la imagen de la institución, a través de la publicación
de contenidos de interés, para que, de manera clara oportuna y transparente, se informe sobre la
gestión instituciona de la entidad.

7.3 LINEA DE ACCIÓN 3: -COMUNICACIÓN INTERNA- La línea de acción de comunicación interna


busca desarrollar mecanismos de comunicación institucional que contemplen acciones de
sensibilización, promoción y divulgación de información de interés para la CRA, con el fin de
contribuir al mejoramiento del clima laboral.

7.4 LINEA DE ACCIÓN 4: -COMUICACIÓN CORPORATIVA- La línea de acción de comunicación


corporativa pretende posicionar la imagen institucional de la CRA a través del desarrollo de
actividades, eventos y alianzas estratégicas que apunten al reconocimiento de la entidad.

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8. PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES 2020

LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE


ACCIÓN O
1.1 Socializar la Lista de Primer trimestre reuniones realizadas/
matriz de asistencia la 2020 Reuniones Andrea Moreno
publicación de capacitación programadas
documentos de
la página web a
los jefes de área
1.1 Actualización Publicación Trimestralmente Ítems cumplidos de la
permanente de de matriz ITN / sobre el Andrea Moreno /
COMUNICACIÓ
la página web documentos total de ítems de matriz Leonardo Colorado /
N EXTERNA,
con la ITN Clemencia Lozano
DIGITAL Y Página web
GESTIÓN DE información que
MEDIOS entreguen las
áreas en
cumplimiento
de la Ley de
Transparencia y
Acceso a la
Información
Pública.
1.2 Identificar la Presentació Primer trimestre Línea gráfica
producción n de 2020 estandarizada y
gráfica de la PowerPoint aprobada / el total de Alejandra Arrieta
entidad y con los líneas gráficas.
estandarizar la lineamiento
presentación en s para las
términos de tres piezas
imagen, tamaño producidas
de letra y color por la
para diferenciar entidad.
en los siguientes
criterios: piezas
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LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE
ACCIÓN O
de partición
ciudadana,
notificación por
aviso y noticias.
1.3 Difundir Piezas Permanentemente Piezas gráficas Andrea Moreno /
contenidos que gráficas difundidas / piezas Clemencia Lozano /
cumplan con los difundidas gráficas creadas Gladys Buitrago /
lineamientos del Leonardo Colorado /
Manual de Alejandra Arrieta
Lenguaje Claro
del DNP.
1.4 Diseñar Infografías, A solicitud de las Vídeos, infografías y/o Alejandra Arrieta /
infografías, videos y/o áreas presentaciones Gladys Buitrago
vídeos y/o presentació realizados /el total de
presentaciones n. eventos de
de los eventos participaciones
de Participación ciudadanas y eventos
Ciudadana y los internacionales.
eventos
Internacionales.
1.5 Diseñar una Estrategia Permanente
estrategia SEO SEO Comunicaciones
para potenciar
el tráfico de la
página web de
la entidad con
miras a
aumentar la
cantidad de
usuarios que la
visitan.
2.1 Crear álbum de Álbum de Por evento Álbumes creados / Clemencia Lozano /
fotografías de fotos de estratégico sobre eventos de Leonardo Colorado /
las Participacio

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LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE
ACCIÓN O
Participaciones nes participación Andrea Moreno /
Redes Ciudadanas en Ciudadanas realizados. Gladys Buitrago
Sociales Facebook para en
tenerlas Facebook.
clasificadas por
actividad y
mejorar la
organización de
la información.
2.2 Actualizar Imagen de Mensualmente # Publicaciones de Alejandra Arrieta
mensualmente portadas de portadas / # de meses
la fotografía de Facebook,
portada de las twitter y
Redes redes sociales LinkedIn.
Sociales de la entidad
para mostrarle a
los seguidores
una rotación o
actividad
permanente de
la CRA.
2.3 Crear una Cuenta de Primer semestre Cuenta de LinkedIn Manuel Matiz
cuenta de LinkedIn 2020 creada
LinkedIn con
información de
la entidad, como
nuevo canal
para visibilizar el
trabajo con
otros públicos.
2.4 Crear un Primer semestre N/A Alejandra Arrieta /
cronograma de Cronograma 2020 Manuel Matiz
días
emblemáticos

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LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE
ACCIÓN O
en relación con
el sector e
institucionales,
priorizando los
más relevantes.

2.5 Crear campañas Campañas Permanentemente Campañas realizadas / Comunicaciones


de campañas diseñadas.
sensibilización
sobre el cuidado
ambiental
relacionadas con
temáticas
pertinentes a la
entidad como
ahorro del agua
y reciclaje.
2.6 Transmitir los Transmision Según evento Eventos transmitidos Comunicaciones
eventos de es en vivo estratégico de participación
participación ciudadana / total de
ciudadana en eventos de
alguno de los participación
siguientes ciudadana.
canales:
Facebook live,
Periscope y
YouTube, para
contar la gestión
institucional
según el grupo
de interés al que
se pueda llegar.

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ACCIÓN O
2.7 Publicar en Encuestas Una semestral Encuestas publicadas / Andrea Moreno /
redes sociales, encuestas Clemencia Lozano /
las encuestas programadas. Leonardo Colorado
virtuales que
permitan
evaluar el
posicionamiento
de la CRA.
2.8 Crear un Filminutos Mensualmente Filminuto publicados / Gladys Buitrago /
filminuto en el # de meses Alejandra Arrieta
que se cuenten
los logros y
avances que
agreguen valor a
la gestión de la
CRA.
3.1 Realizar ruedas Ruedas de Según necesidad Noticia publicada / Gladys Buitrago /
de prensa prensa ruedas de prensa Clemencia Lozano
realizadas.
3.3 Actualizar base Base de Mensualmente Base actualizada / base Leonardo Colorado
de datos de datos existente.
medios actualizadas
nacionales, mes a mes.
regionales,
comunitarios,
para garantizar
Medios de la oportunidad
comunicación en la publicación
masivos de la
información.
3.4 Gestionar la Programaci Reuniones con medios Gladys Buitrago /
participación de ón de visitas de comunicación para Clemencia Lozano
la CRA en socializar la gestión de
medios

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ACCIÓN O
Nacionales y la CRA / reuniones
Regionales a programadas.
través de la
programación
de visitas en
donde se pueda
presentar la
gestión de la
CRA.
3.5 Capacitar a los Lista de Primer Trimestre # de sesiones de Gladys Buitrago
voceros en asistencia del año capacitación / # de
técnicas de de la sesiones programadas.
comunicación capacitación
asertiva para .
ruedas de
prensa y
entrevistas en
medios de
comunicación.
3.6 Crear contenido Actualizació Permanentemente Una publicación Comunicaciones
para el blog que n del Blog mensual.
está en la
Intranet donde
se plasmen las
noticias, eventos
y resultados de
la gestión de la
CRA.
3.7 Elaborar Comunicad Según evento # de comunicados de Gladys Buitrago /
comunicados de os de prensa / # de eventos Manuel Matiz
prensa con prensa realizados.
información de
interés para las
audiencias.

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LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE
ACCIÓN O
4.1 Participar en Eventos Según recepción de # de intervenciones en Yamile Medina
eventos invitaciones eventos gremiales / #
gremiales para eventos programados.
exponer los
resultados de la
gestión
PARTICIPACI
institucional de
ÓN Y
la CRA.
DIÁLOGO
4.2 Realizar alianzas Participació Trimestralmente Acuerdos colaborativos Yamile Medina
para participar n de la CRA establecidos.
en eventos y/o en eventos
concursos organizados
organizados por por otras
otras entidades. entidades.
4.3 Realizar Análisis de Bimensual Encuestas realizadas Comunicaciones
encuestas resultados
virtuales de de las
satisfacción al
encuestas
usuario para
medir la
percepción de la
ciudadanía obre
los eventos de
Participación
Ciudadana
realizados por la
CRA.
4.4 Actualizar las Base de Semestralmente Leonardo Colorado
bases de datos datos
de todos los N/A
grupos de valor.
4.5 Remitir Boletín semestralmente Ana María García
información a informativo # de boletines enviados
organismos / # de boletines
internacionales generados
para
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LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE
ACCIÓN O
mantenerlos
informados de
los avances en
materia de
regulación en
Colombia.
4.6 Gestionar la Calendarios Participación en Ana María García
participación de de eventos/ eventos internacionales
la CRA en invitaciones / cantidad de eventos
eventos en el calendario.
internacionales.
4.7 Definir
Imagen estrategia estrategia Primer trimestre N/A
institucional orientada al 2020 Yamile Medina
cambio de
imagen
institucional de
la entidad con el
fin de tener una
mayor
visibilidad con la
Ciudadanía,
Sector público y
privado, entes
gubernamentale
s, entre otros
grupos de
Interés.
5.1 Lanzamiento de Estrategia Marzo 2020 Estrategia planteada / Comunicaciones –
la INTRANET de estrategia Andrea Moreno
INTRANET lanzamiento implementada
5.2 Actividades de Campañas Primer semestre # de correos Comunicaciones –
COMUNICACIÓ promoción del digitales electrónicos enviados Andrea Moreno
N INTERNA uso de la para

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LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE
ACCIÓN O
INTRANET entre promover el con la promoción digital
los funcionarios uso de la de la intranet.
de la CRA. herramienta
5.3 Actualización Publicacion Permanentemente Actualización por Andrea Moreno /
permanente de es periodo de tiempo. Leonardo Colorado
la Intranet con
eventos y
actividades
internas para
mejorar la
comunicación.
5.4 Promover el uso Campaña Cuatrimestralment Manuel Matiz
del buzón de digital de e Mensajes enviados
sugerencias promoción con campaña digital
como un canal del Buzón sobre la promoción del
de de uso del Buzón.
comunicación Sugerencias
para usuarios
COMUNICACIÓ internos que
N INTERNA permita
socializar esta
información y
formular
oportunidades
de mejora al
interior de la
CRA.
5.5 Apoyar a Piezas Bimensual Alejandra Arrieta
Talento Humano comunicativ # de piezas diseñadas /
en el diseño de as # de actividades
piezas diseñadas
comunicativas
relacionadas con
los procesos de

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LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE
ACCIÓN O
capacitación,
clima laboral y
seguridad y
salud en el
trabajo.
5.6 Aumentar el uso Piezas de las Mensualmente Comunicaciones
de la cartelera áreas # piezas publicadas en
institucional publicadas la cartelera institucional
como un medio en la
de cartelera
comunicación al institucional
interior de la .
CRA, para
informar las
disposiciones de
las diferentes
dependencias.,
5.9 Definir los Lineamiento Mensualmente Manuel Matiz / Gladys
lineamientos s para N/A Buitrago
internos que en generar
materia de boletines.
comunicación
sirvan para la
elaboración de
boletines
informativos en
los que se
divulgue
contenidos de
interés a todas
las áreas.
5.1 Apoyar a la
0 oficina de A solicitud Piezas solicitadas / Alejandra Arrieta
control interno piezas elaboradas

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LÍNEAS DE MEDIOS ACTIVIDAD PRODUCT FECHA INDICADORES RESPONSABLE
ACCIÓN O
en la Piezas de
elaboración de comunicaci
piezas ón
comunicativas
en rol de
prevención de
acuerdo al
Decreto 648 de
2017
5.1 Promover el uso Lineamiento Marzo 2020 Comunicaciones
1 del CHAT para N/A
interno para manejo del
facilitar la chat
divulgación de la
información de
manera
oportuna al
interior de los
equipos de
trabajo.

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9. ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO

El proceso de seguimiento de este plan de comunicaciones, estará a cargo de la Oficina Asesora de


Planeación y Tics, la que será la responsable de elaborar un informe trimestral en el que se documente el
cumplimiento y/o avances de las actividades que se enmarcan en las líneas estratégicas del presente Plan.

El proceso de seguimiento requiere información que permita establecer el cumplimiento de sus objetivos,
iniciativas y metas. Esa información deberá obtenerse a través de los indicadores de seguimiento y
evaluación, como herramienta que evalúa la planeación y la gestión en general de los procesos de
comunicaciones.

Esta definición parte de reconocer las actividades realizadas en los procesos y su seguimiento al
cumplimiento del Plan Estratégico de Comunicaciones 2020 y se realizará de la siguiente manera:

• La Oficina Asesora de Planeación y Tics incluirá en el Plan de Acción Institucional 2020 un indicador
relacionado con el cumplimiento del Plan Estratégico de Comunicaciones para asegurar su
seguimiento.
• El grupo de comunicaciones será el responsable de elaborar de forma trimestral un informe en el
que indique el estado de avance y/o cumplimiento de las actividades asociadas a cada una de las
líneas estratégicas formuladas en el presente plan y lo presentará en el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño.
• La ejecución del plan será responsabilidad de todas las dependencias de la entidad y serán
lideradas desde el grupo de comunicaciones de la Oficina Asesora de Planeación y Tics.

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