INFORME AA2

Presentado por:
Yolanda gonzalez bueno

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 1862744

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la

Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento

de control de la información documentada ó montar los procedimientos
operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos
de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez
que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.

DESARROLLO TALLER

1.- Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada ó montar
los procedimientos operativos?
 Como controlar una información documentada si aun no se ha montado el
procedimiento de los documentos, ahí de la implementación de los Mapas de
procesos, para poder identificar la pirámide o la estructura de la empresa, claro
como se ha dicho en el curso: se debe crear el documento de acuerdo a la
norma ISO (Numeral 7.5.2 de la NTC ISO 9001) y adoptarlo a la necesidad de
la empresa, una vez montado los procedimiento se diseña el proceso, para así
poderlos controlarlos.

2.- Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control

de la Información Documentada y justifique su respuesta.

Tal como se observa en el mapa de procesos pertenece a talento humano,

entendiendo que la organización debe no solo crear sino regular y
estandarización o como se dice en el material de estudio: “recoge la
totalidad de los lineamientos documentales y del sistema ” esta es la
razón.

Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

Vigente Macroproceso
desde
Gestión de Mejora Continua
4 de
Noviembre
2017

Versión Procedimiento

001 Control de documentos y registros

Garantizar el adecuado control de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de

Objetivo
Confesiones S.A.

Alcance Desde la identificación de la necesidad hasta la implementación del documento.

Aspectos . Para la presentación del manual de calidad no se tiene en cuenta la plantilla establecida
Generales para manuales.

. El manual de calidad se controla por medio de la fecha de actualización y los cambios

quedan registrados en el formato “Control de registros de actualizaciones”
Responsabl Etapa Descripción Registros
e

Proceso Identifica  Identifica la necesidad de crear o actualizar un

interesado necesidad documento (formatos, instructivos, procedimientos).

Si el documentos es interno

 Genera un borrador del documento

 Lo presenta al equipo de trabajo involucrado,
Colaborador asegurándose de que el documento cumple con los
Genera lineamientos de elaboración de un documento: para
asignado por
borrador del formatos, manuales e instructivos ver plantilla 1 y para
el líder de procedimientos ver plantilla 2.
documento
proceso  Somete el documento a revisión por el líder del proceso.
Si el documento es externo

 Obtiene y aprueba el documento

 Seguir al paso de actualización de listados y entrega de
documentos.
 Revisa el documento verificando su contenido. Solicitud de
Líder del  Solicita al Coordinador de Calidad emisión o ajuste del
Revisa el documento
emisión o
documento ajuste de
proceso
documento
 Edita documento final según plantilla 1. ELABORACIÓN
Coordinador Edita el DE MANUALES, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS o plantilla
de Calidad documento 2. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
 Envía formato ajustado a Coordinadora de Procesos para
revisión e inclusión al S.G.C.
 Envía al líder de proceso una vez tenga la aprobación de
la Coordinadora de Procesos.
 Confirma por correo electrónico al líder del proceso el
ajuste al documento.
Si es un formato

 Adjunta al correo el formato e informa la fecha de

vigencia y la versión, dando instrucciones de comenzar a
utilizarlo a partir de la fecha.
Si es otro tipo de documento

 Entrega físicamente al líder del proceso documento final.

Coordinador Entrega  Hace firmar en formato de Control de documentos
de Calidad documento registros el recibido y aprobado del documento.
 Actualiza Manual de Procesos y procedimientos o de
Calidad y registra el cambio en el formato establecido.
Entrega de
documentos.

Control de
registros de
actualizacione
s

Si el documento fue actualizado

 Solicita al líder del proceso o a las personas involucradas

Realiza el
los documentos obsoletos.
Coordinador control de  Destruye las copias físicas y conserva 1 copia física de la
de Calidad documentos versión inmediatamente anterior identificada con una
obsoletos equis (x) sobre la versión como documento obsoleto. Documento
versión
anterior

Líder del Actualiza el  Actualiza el listado maestro de documentos. -Listado

listado El documento requiere actualización al listado maestro de
proceso maestro de maestro de registros documentos
documentos
y registros  Establece en el listado maestro de registros:
Almacenamiento, recuperación, tiempo, tiempo de
retención en el archivo activo, inactivo e histórico y -Listado
disposición final. maestro de
 registros.

Vigente Macroproceso
desde
Gestión de Mejora Continua
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Noviembre
2017

Versión Procedimiento

001 Control de documentos y registros

Responsabl Etapa Descripción Registros

e

Líder del Hace  Difunde el documento al personal involucrado por medio

difusión del de reuniones, notificación por memorandos, correo
proceso documento electrónico o cualquier otro medio.

Archivo Activo: Tipo de documentación que en la actualidad está utilizando.

Archivo Inactivo: Tipo de documentación que no se utiliza y se encuentra archivado

en el centro de documentación.

Archivo histórico: Tipo de documentación que no se utiliza y se encuentra archivado

fuera de la empresa Confesiones S.A.

Documentos externos: Documentos que pertenecen a entidades externas de la

Glosario empresa y que marcan directrices para la realización de las funciones.

Documentos internos: Documentos emitidos por de la empresa para asegurar la

efectiva planeación, operación y control de sus procesos.

Formato: Documento para diligenciar.

Instructivo: Describe con mayor detalle una parte de un procedimiento o manual de

operación, según su complejidad o tamaño.

Registro: Documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o

de los resultados obtenidos. Formato diligenciado.

Microfilmación: Medio de conservación de la documentación en una película

fotográfica.

Digitalización: Medio de conservación de la documentación en medio magnético.

Almacenamiento: Lugar donde se encuentra físicamente el registro

Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en

ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación.

Tiempo de archivo: Período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un

archivo en papel o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido
por la organización de acuerdo a su necesidad de operación.

Disposición: Destino final de los registros. Acción por tomar cuando se ha cumplido el
tiempo de conservación establecido para los registros de calidad.
 Vigente Macroproceso
desde
Gestión de Mejora Continua
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Versión Procedimiento

001 Control de documentos y registros

Flujograma

Amarillo: Mecanismos de Control

INICIO
COLABORA-

LÍDER DEL
PROCESO
¿Documento es Obtiene y aprueba el
Identifica la necesidad NO
DOR

interno? documento

SI

COLABORA-
ASIGNADO

Genera borrador del

DOR

documento
LIDER DEL
PROCESO

Revisa el documento
COORD. DE
CALIDAD

Edita documento final

COORD. DE

Envía a coordinadora de
CALIDAD

Procesos para revisión e

inclusión al S.G.C
COORD. DE

Entrega documento al
CALIDAD

líder del proceso y

obtiene aprobación
LÍDER DEL
PROCESO

¿Documento fue Realiza el control de

SI actualizado? documentos obsoletos
COORD. DE

Destruye documento a
CALIDAD

reemplazar y conserva NO
una copia.
COORD. DE

Actualiza el listado
CALIDAD

maestro de documentos
y registros
LÍDER DEL
PROCESO

Difunde el documento

FIN