PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA LA PREVENCIÓN DE LA TRANSMISIÓN DEL

COVID-19

DELIMA MARSH

BOGOTÁ, 12 DE JUNIO 2020

Contenido
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 4
COPASST ....................................................................................................................................... 6
Comité De Convivencia ................................................................................................................... 6
5.1 CONDICIONES GENERALES ................................................................................................ 10
5.1.1 MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD PARA LOS TRABAJADORES ......................................... 10
5.1.1.1 Lavado de manos .......................................................................................................... 10
5.1.1.2 Distanciamiento físico ................................................................................................... 11
5.1.1.3 Etiqueta respiratoria ...................................................................................................... 12
5.1.1.4 Elementos de protección personal – EPP. uso y disposición. ...................................... 12
5.1.1.4.a Manejo de los tapabocas ........................................................................................... 13
5.1.1.4 b Tapabocas convencional............................................................................................ 13
5.1.1.4c Pasos para colocación y retiro de tapabocas convencionales:................................... 13
5.2.1 CONDICIONES DE LA OFICINA ......................................................................................... 14
5.2.1.1 Recursos físicos para el lavado y desinfección de manos ........................................... 14
5.2.1.2 Distanciamiento Físico .................................................................................................. 14
5.2.1.4 Puntos de hidratación.................................................................................................... 19
5.2.1.5 Control de acceso ......................................................................................................... 19
5.2.1.6 Lockers: ......................................................................................................................... 20
5.2.1.7 Limpieza y desinfección ................................................................................................ 21
5.2.1.8 Protocolo de manipulación de insumos y productos ..................................................... 22
5.2.1.9 Gestión de Residuos ..................................................................................................... 22
5.3.1 LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS (MODALIDADES DE TRABAJO) ................................ 23
5.3.1.1 Trabajo Remoto ............................................................................................................. 23
5.3.1.2 Trabajo Presencial ........................................................................................................ 23
5.3.1.3 Unidades Externas de Apoyo ........................................................................................ 25
5.4.1 DESPLAZAMIENTOS .......................................................................................................... 25
5.4.1.2 Recomendaciones desplazamiento vivienda .................................................................... 28
5.4.1.3 Consumo de alimentos.................................................................................................. 28
5.5.1 PREVENCIÓN Y MANEJO DE SITUACIONES DE RIESGO DE CONTAGIO ................... 29
5.5.1.1. Vigilancia de salud de los trabajadores en el contexto del SG SST ............................ 29
5.4.1.1.1 Estratificación del riesgo individual – Diagnostico de condiciones de salud ............. 29
5.5.1.1.2. Toma de temperatura ................................................................................................ 30
5.5.1.2. Trabajo remoto ............................................................................................................. 31
5.5.1.4. Manejo de situaciones de riesgo de contagio .................................................................. 31
5.5.1.4.1. Nexo epidemiológico. ................................................................................................ 31
 5.5.1.4.2. Procedimiento actuación caso de sospecha y caso confirmado COVID-19 ......... 31
5.5.1.4.3. Protección de datos de los colaboradores ................................................................ 33
5.6.1. GESTIÓN DE TERCEROS ................................................................................................. 33
5.6.1.1.1. Contratistas permanentes (Sodexo, Iron Mountain, Heinsohn,): .............................. 34
5.6.1.1.2. Personas naturales prestadores de servicios permanentes ..................................... 34
5.6.1.1.3. Proveedores, clientes, visitantes y demás terceros que requieran ingresar
ocasionalmente al interior de las instalaciones de la compañía ............................................... 34
5.6.1.2 Comunicaciones y capacitación .................................................................................... 34
5.6.1.3 Reporte de sintomatología de terceros por posible contagio de covid-19 .................... 35
5.6.1.3.1 Contratistas permanentes en las instalaciones de la compañía ................................ 35
5.6.1.3.2 Personas naturales prestadoras de servicios en instalaciones de la compañía ...... 35
5.6.1.4 EPPS ............................................................................................................................. 36
5.6.1.5 Aspectos a tener en cuenta una vez se encuentre dentro de las instalaciones de la
compañía. .................................................................................................................................. 36
5.6.1.6. INDICACIONES ESPECÍFICAS DE LA LABOR PARA CONTRATISTAS
PERMANENTES AL INTERIOR DE LA COMPAÑÍA................................................................ 66
7. EMERGENCIAS ........................................................................................................................ 36
7.1 TRASLADO TERRESTRE DE TRABAJADORES PROBABLES DE COVID-19 .................. 36
7.2 Programa de vigilancia Epidemiológica ............................................................................ 37
7.3 Salud mental de los colaboradores ......................................................................................... 38
8. PROGRAMA DE COMUNICACIONES ..................................................................................... 40
9. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SST ................................................................................... 41
10. GESTION DEL CAMBIO: ACTUALIZACION PROCEDIMIENTOS ...................................... 41
11. REGISTROS Y ANEXOS ...................................................................................................... 42
12 HISTORIAL DE CAMBIOS ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
INTRODUCCIÓN

Teniendo presente la reactivación gradual de los sectores económicos, nuestra Compañía DELIMA
MARSH S.A., dedicada a intermediación de seguros, establece el presente Protocolo de
Bioseguridad para la prevención y control sobre el contagio del virus COVID-19, en aras de promover
y mantener el bienestar físico, mental y social de nuestros colaboradores y demás partes interesadas
involucradas en nuestros procesos, apoyando la operación de forma responsable y ofreciendo
lugares de trabajo seguros y saludables, permitiendo la estabilización económica de la compañía.

Se cuenta con un matriz de requisitos legales la cual se actualizado con los diferentes decretos,
resoluciones, leyes, circulares entre otros, donde se puede validar su cumplimiento a nivel nacional.

Este protocolo se ha basado en la Resolución 666 del 24 de abril de 2020 del Ministerio de Salud y
Protección Social. “Por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad para mitigar,
controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19”

1. OBJETIVO

Orientar el adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19 de acuerdo con la

resolución 666 del 24 de abril de 2020 y la reglamentación aplicable vigente por medio de la cual se
adopta el Protocolo de Bioseguridad

2. ALCANCE

Este protocolo aplica para todos los colaboradores internos, externos, contratistas, visitantes y
demás partes interesadas que en el marco del retorno al trabajo intervienen en el desarrollo de las
actividades productivas de DELIMA MARSH S.A. definiendo lineamientos de bioseguridad para al
control de los riesgos derivados de situaciones, actividades o lugares en los cuales se puede
presentar un contacto cercano o una exposición que incremente el riesgo de contagio por virus
Covid-19.

3. RESPONSABILIDADES

Alta Dirección

 Asegurar el cumplimiento y la aplicación del protocolo y todos los procedimientos asociados

a COVID – 19 en cada una de las operaciones a cargo.
 Asignar los recursos necesarios para el cumplimiento del protocolo.

Comité de Emergencias

 Conocer el procedimiento operativo normalizado, específico para Covid-19

 Garantizar la implementación del procedimiento operativo normalizado.
 Asignar responsabilidades específicas a cada miembro del comité
 Tomar decisiones de acuerdo a los lineamientos del Gobierno Nacional y garantizar su
adopción.
 Solicitar recursos necesarios para el complimiento del protocolo.
 Estudiar las aprobaciones para el retorno al trabajo.

Líderes de Segmentos o Jefes de Áreas

 Asegurar que el personal a su cargo cumpla con los protocolos establecidos

 Asegurar que el cliente conozca y aplica los protocolos de compañía
 Asegurar que las personas a su cargo utilicen los elementos de protección personal.
  Validar con los clientes el cumplimiento de la normatividad vigente para el retorno a las
actividades de nuestros colegas UEAs.

Colaboradores

 Seguir los lineamientos, cumplimiento de protocolos Covid-19, controles y registros que le

sean asignados.
 Asistir a las capacitaciones correspondientes a los protocolos covid-19.
 Implementar las medidas de Autocuidado para la prevención del contagio, uso de Epps,
lavado frecuente de manos (antes, durante “cada 3 horas”, después o cuando se considere
necesario), etiqueta respiratoria, entre otros.
 Si el colaborador durante la ejecución de sus labores presenta algún síntoma asociado a
temas respiratorios, deberá suspender su actividad, notificar al jefe inmediato, al
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, comunicarse con su EPS y abstenerse
de ir a las instalaciones de la compañía o instalaciones del cliente.
 Informar a diario el estado de salud antes del inicio de su labor.
 Dar uso adecuado a los elementos de protección personal y realizar la disposición final en
los lugares destinados por la compañía, recordando que ellos son de uso personal e
intransferible al igual que los elementos de oficina de uso diario cómo lo son esferos,
teléfonos, manos libres, teclados, mouse entre otros.
 Llevar su computador para la casa todos los días.
 Mantenga la información de contacto actualizada en Workday; revise el correo electrónico y
el móvil para comprobar si tiene mensajes de nuestro Sistema de Notificación de
Emergencias.
 Responder las encuestas realizadas por la compañía, con ellas podemos consolidar la
información relevante y generar planes de acción.

Facilities

 Asegurar el cumplimiento de los requisitos de la Resolución 666, las políticas globales de

la compañía y los requerimientos de Seguridad y Salud en el trabajo.
 Asegurar el abastecimiento de materias primas, insumos y elementos de protección para
atender la contingencia.
 Garantizar la existencia de productos de limpieza, desinfección y los elementos para el
lavado de manos.
 Velar por el cumplimiento de la desinfección y limpieza de áreas al interior de la compañía.
 Gestionar la compra oportuna de los elementos de protección personal de acuerdo con los
parámetros establecidos por SST.
 Asegurar el inventario de los elementos de protección personal y demás elementos y
equipos requeridos para atender la contingencia covid-19.
 Definir sitios de aislamiento preventivo dentro de las áreas

Recursos Humanos

 Asegurar el seguimiento a la ejecución y aplicación de los protocolos y estándares Covid–

19.
 Desarrollar el plan de comunicaciones activamente.
 Apoyar los programas de capacitación que se requieran por parte de SST
Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

 Documentar y apoyar el cumplimiento de los requisitos legales vigentes en materia de

prevención covid-19
 Dar soporte técnico a las operaciones de cambios y ajustes relacionados con la prevención
frente a covid-19
 Asegurar el ajuste en cada uno de los documentos del SG-SST, en materia de prevención,
seguimiento y control de covid-19 (matriz IPEVR, matriz de EPP, plan de emergencias y
programa de inspecciones entre otros).
 Acompañar y validar en las operaciones la aplicación de todos los requisitos del protocolo
de bioseguridad covid-19.
 Notificar la aparición de casos sospechosos o confirmados al área correspondiente.
 Reportar a la EPS y ARL los casos sospechosos y confirmados de COVID-19.
 Apoyarse en la ARL en materia de identificación, valoración del riesgo y en conjunto con la
EPS en lo relacionado con las actividades de promoción de la salud y prevención de la
enfermedad.
 Solicitar la asistencia y asesoría técnica de la ARL para verificar medidas y acciones
adoptadas a sus diferentes actividades.
 Validar las características técnicas de los elementos de protección personal de acuerdo con
los requerimientos e informar a Facilities.
 Divulgar el contenido del presente protocolo a todas las partes interesadas.
 Realizar campañas de promoción y prevención a las enfermedades respiratorias (Covid 19,
Hidratación constante, lavado adecuado de manos, Epps, hábitos de vida y trabajo
saludables, pausas activas, entre otros)

COPASST
 Participar de las actividades de promoción, divulgación e información, sobre las medidas
preventivas y de control para evitar la propagación del COVID-19.
 Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de las medidas de control
establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social en el marco de la pandemia por
COVID-19.
 Proponer al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) la adopción de medidas,
y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes
de trabajo.
 Proponer y participar en las actividades de capacitación de prevención del COVID-19.
 Vigilar el desarrollo de las actividades de bioseguridad establecidas por la organización para
la continuidad y/o reactivación de la actividad laboral.
 Colaborar en el análisis de las causas de enfermedades diagnosticadas como “laboral por
contagio por COVID-19”, en el marco de la investigación a la que diese lugar.
 Proponer medidas correctivas a las que haya lugar, para evitar la ocurrencia de brotes por
contagio de COVID-19.
 Evaluar los programas de vigilancia en salud que se hayan realizado en el marco de
pandemia.
 Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar el cumplimiento del protocolo de
limpieza y desinfección establecido en la organización, a través de los protocolos de
bioseguridad.
 Informar sobre la existencia de factores de riesgo, y sugerir las medidas correctivas y de
control.
 Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo para el control del COVID-19.

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

 Estar atentos en caso de presentarse una solicitud o queja.
 Revisar y llevar a cabo el procedimiento en caso de presentarse una queja.
BRIGADAS DE EMERGENCIA

 Inspeccionar los equipos de emergencia

 Garantizar que se cuente con los equipos de emergencias necesarios para la atención
primaria.
 Aplicar el Procedimiento Operativo Normalizado, especialmente para COVID 19

ANEXO 1 VER MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

4. DEFINICIONES

Afectado: Persona, equipaje, carga, contenedor, medio de transporte, mercancía, paquete postal o
restos humanos que están infectados o contaminado, o que es portador de fuentes de infección,
plagas o contaminación, de tal modo que constituyen un riesgo para la salud pública.

Aislamiento: Separación de una persona o grupo de personas que se sabe o se cree que están
infectadas con una enfermedad transmisible y potencialmente infecciosa de aquellos que no están
infectados, para prevenir la propagación de COVID-19. El aislamiento para fines de salud pública
puede ser voluntario u obligado por orden de la autoridad sanitaria.

Aislamiento respiratorio: Se aplica cuando se prevé la presencia de gotas de origen respiratorio

bajo rango de difusión (hasta 1 metro).

Aislamiento por gotas: se refiere a las medidas para controlar las infecciones por virus respiratorios
y otros agentes transmitidos por gotas (> 5 micras) impulsadas a corta distancia a través del aire y
que pueden ingresar a través de los ojos, la mucosa nasal, la boca o la piel no intacta de la persona
que está en contacto con el paciente.

Aislamiento por contacto: se refiere a las medidas para controlar el contacto directo cuando se
produce en el traspaso de sangre o fluidos corporales desde un paciente hacia otro individuo
susceptible. El contacto puede hacerse en piel, mucosas o lesiones; así mismo por inóculos directos
a torrente sanguíneo y el indirecto: se produce cuando el huésped susceptible entra en contacto con
el microorganismo infectante a través de un intermediario inanimado (ropas, fómites, superficies de
la habitación) o animado (personal de salud, otro paciente) que estuvo inicialmente en contacto con
ese microorganismo. En este caso se utiliza bata desechable anti fluidos o traje de polietileno, este
último para alto riesgo biológico.

Asepsia: Ausencia de microorganismos que pueden causar enfermedad. Este concepto incluye la
preparación del equipo, la instrumentación y el cambio de operaciones mediante los mecanismos de
esterilización y desinfección.

Autocuidado: “Comprende todo lo que hacemos por nosotros mismo para establecer y mantener la
salud, prevenir y manejar la enfermedad.” (OMS, 1998). Todas aquellas medidas adoptadas por uno
mismo, como gestor de su propio cuidado.

Bioseguridad: Conjunto de medidas preventivas que tiene por objeto eliminar o minimizar el factor
de riesgo biológico que pueda llevar a afectar la salud, o el medio ambiente o la vida de las personas
asegurando que el desarrollo o producto final de dichos procedimientos no atente contra la salud y
seguridad de los trabajadores.
Caso probable para COVID-19: Es aquel que tiene sintomatología (fiebre mayor a 38°C, tos, cuadro
de infección respiratoria aguda grave) y cumpla con Nexo epidemiológico.

Caso confirmado para COVID-19: Es aquel que cumple con la definición de caso probable y tenga
resultado positivo para COVID-19 mediante rt-PCR en tiempo real.

Cohorte de pacientes: agrupación de los pacientes que están colonizados o infectados con un
mismo microorganismo, para limitar su atención a un área única y evitar el contacto con otros
pacientes. Las cohortes se crean de acuerdo con la confirmación diagnóstica (clínica o
microbiológica), criterios epidemiológicos y el modo de transmisión del agente infeccioso. Se prefiere
evitar colocar pacientes severamente inmunodeprimidos en habitaciones con otros pacientes. Los
estudios de modelado matemático soportan la fuerza de las cohortes en el control de brotes.

Contacto estrecho: Es el contacto entre personas en un espacio de 2 metros o menos de distancia,

en una habitación o en el área de atención de un caso de COVID-2019 confirmado o probable,
durante un tiempo mayor a 15 minutos, o contacto directo con secreciones de un caso probable o
confirmado mientras el paciente es considerado infeccioso

COVID-19: Es una nueva enfermedad, causada por un nuevo coronavirus que no se había visto
antes en seres humanos. El nombre de la enfermedad se escogió siguiendo las mejores prácticas
establecidas por la Organización Mundial de la Salud (OMS) para asignar nombres a nuevas
enfermedades infecciosas en seres humanos.

Desinfección: Es la destrucción de Microorganismos de una superficie por medio de agentes

químicos o físico.

Desinfectante: Es un germicida que inactiva prácticamente todos los microorganismos patógenos

reconocidos, pero no necesariamente todas las formas de vida microbiana, por ejemplo, esporas.
Este término se aplica sólo a objetos inanimados.

Elementos de Protección Personal – EPP: Equipo o dispositivo destinado para ser utilizado o
sujetado por el trabajador, para protegerlo de uno o varios riesgos y aumentar su seguridad o su
salud en el trabajo.

Hipoclorito: es un grupo de desinfectantes que se encuentra entre los más comúnmente utilizados.
Este grupo de desinfectantes tienen un efecto rápido sobre una gran variedad de microorganismos.
Son los más apropiados para la desinfección general. Como este grupo de desinfectantes corroe los
metales y produce además efectos decolorantes, es necesario enjuagar lo antes posible las
superficies desinfectadas con dicho producto.

Limpieza: Técnica (manual y/o mecánica) mediante la cual se obtiene una reducción cuantitativa de
la contaminación macroscópica de un área, equipo, material u objeto y que tiene como objetivos:
reducir el número de microorganismos presentes en los objetos, eliminar los restos de materia
orgánica e inorgánica de los mismos, favorecer los procesos de desinfección y esterilización.

Mascarilla/Tapabocas: Elemento de protección personal para la vía respiratoria que ayuda a

bloquear las gotitas más grandes de partículas, derrames, aerosoles o salpicaduras, que podrían
contener microbios, virus y bacterias, para que no lleguen a la nariz o la boca.
Mascarilla Quirúrgica: elemento de protección personal para la vía respiratoria que ayuda a bloquear
las gotitas más grandes de partículas, derrames, aerosoles o salpicaduras, que podrían contener
microbios, virus y bacterias, para que no lleguen a la nariz o la boca

Pandemia: Propagación mundial de una nueva enfermedad.

Riesgo: Posibilidad de que ocurra un(os) evento(s) o suceso(s) de exposición(es) peligrosa(s), y la

severidad de lesión o enfermedad, que puede ser causada por el (los) evento(s) o la exposición.
SARS: Síndrome respiratorio agudo severo, por sus siglas en inglés (Severe acute respiratory
syndrome)

SARS-CoV-2: Versión acortada del nombre del nuevo Coronavirus “Coronavirus 2 del Síndrome
Respiratorio Agudo Grave” (identificado por primera vez en Wuhan, China), asignado por el Comité
Internacional de Taxonomía de Virus, encargado de asignar nombres a los nuevos virus.

Nexo epidemiológico: De acuerdo con la alusión presidencial es cualquier persona que ingrese al
país del extranjero y/o con antecedentes de contacto estrecho en los últimos 14 días con un caso
probable o confirmado de infección respiratoria aguda grave por el nuevo coronavirus.

Población vulnerable: Personas mayores de 60 años o personas con enfermedades preexistentes

de alto riesgo para COVID-19 (Diabetes, Enfermedad cardiovascular,
Hipertensión arterial – HTA, Accidente cerebrovascular ACV, VIH, cáncer, uso de corticoides o
inmunosupresores, enfermedad pulmonar obstructiva crónica – EPOC, malnutrición (Obesidad-
desnutrición), fumadores.

Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las lesiones y

enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud
de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así
como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental
y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

Material Contaminado: es aquel que ha estado en contacto con microorganismos o es sospechoso

de estar contaminado.

NIOSH: Instituto Nacional para la Salud y Seguridad Ocupacional de los Estados Unidos de
Norteamérica.

Prestadores de servicios de salud: Hace referencia a las instituciones prestadoras de servicios de

salud – IPS, profesionales independientes de salud, transporte asistencial de pacientes y entidades
de objeto social diferente que prestan servicios de salud.

Residuo Biosanitario: son todos aquellos elementos o instrumentos utilizados durante la ejecución
de un procedimiento que tiene contacto con materia orgánica, sangre o fluidos corporales del usuario.

Residuos Peligrosos: es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se

encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos,
cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo
nuevamente en la actividad que lo generó o porque la legislación o la normatividad vigente así lo
estipula.

Residuos Ordinarios: Ordinarios o comunes: Son aquellos generados en el desempeño normal

de las actividades. Estos residuos se generan en oficinas, pasillos, áreas comunes, cafeterías, salas
de espera, auditorios y en general en todos los sitios del establecimiento del generador.

Procedimientos Operativos Normalizados: Conjunto de pasos sistemáticos definidos para

responder ante situaciones que generan alto riesgo o que ocasionan emergencias frecuentes en la
organización y/o comunidad.
 5. DESARROLLO

5.1 CONDICIONES GENERALES

Este protocolo aplica para todos los colaboradores, proveedores, contratistas, visitantes y demás
partes interesadas que ejecuten actividades dentro de la compañía.

Para las UEA aplica el protocolo de BIOSEGURIDAD establecido por el cliente, el cual debe ser
comprendido y tenido en cuenta tanto por el colega cómo por la compañía, en caso de que no exista
protocolo, Marsh se abstiene de enviar el colaborador a sus instalaciones para dar cumplimiento a
la Resolución 666.

5.1.1 MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD PARA LOS TRABAJADORES

5.1.1.1 Lavado de manos (ver puntos de dispensación)

 Cómo se debe realizar el lavado de manos

Lavarse las manos adecuadamente con agua y jabón ayudara a evitar que los gérmenes se
propaguen.

Frótese las manos con jabón durante al menos 20 a 30 segundos. El uso del agua por sí sola no
elimina la tierra y la grasa que pueden atrapar gérmenes y virus no visibles.

Todo el personal independientemente de su forma de trabajo, (Presencial, Remoto) deberá cumplir

con esta actividad

La duración total de todo el procedimiento es de 40 a 60 segundos usando los siguientes pasos:

1. Retire las joyas y anillos, mójese las manos con agua.

2. Aplique jabón, cubriendo todas las superficies de la mano.
3. Frote las palmas de las manos entre sí.
4. Cubra todas las superficies de las manos y frote entre los dedos.
5. Limpie los nidillos, el dorso de las manos y los dedos.
6. Con un movimiento de rotación, frote los pulgares y limpie el área entre el dedo índice y el
pulgar.
7. Limpie las uñas frotando las yemas de los dedos en las palmas de las manos.
8. Enjuáguese bien con agua.
9. Seque sus manos con una toalla desechable y luego úsela para cerrar el grifo.

En los sitios dispuestos para lavar las manos y en las áreas comunes de la compañía se encuentran
los siguientes mecanismos de comunicación a los colegas (señalización e instructivo del lavado de
manos). ANEXO 3 ¿Cómo lavarse las manos?
  Cuando se debe realizar el lavado de manos

Antes de ingresar a las instalaciones o iniciar labores, durante “Cada 3 horas” y después de finalizar
la labor.

Antes y después de hacer el uso de mascarillas o tapabocas, ir al baño, comer.

Después de entrar en contacto con superficies (manijas, pasamanos, cerraduras, interruptores de

luz, residuos o superficies sucias, manipular dinero etc.).

Después de estornudar o toser

Luego de tocar la cara

Cuando se evidencian las manos sucias, entre otras.

Se hará seguimiento estricto por área de SST, Copasst, jefes directos tanto a las actividades de
limpieza cómo a los colaboradores en lo que respecta al cumplimiento de requisito.

Se garantiza contar con áreas con material desinfectante para limpieza de manos

5.1.1.2 Distanciamiento físico

El distanciamiento físico, será garantizado manteniendo un espacio mínimo de 2 metros entre las
demás personas, este punto estará a cargo del área de Facilities y será desarrollado en el punto
condiciones de la oficina el cual debe darse estricto cumplimiento por parte del colaborador.

Los trabajadores deben permanecer al menos a 2 metros de distancia de otras personas y entre los
puestos de trabajo evitando contacto directo. Para establecer estas medidas en espacios o áreas de
la compañía, se aforan las diferentes áreas de alimentación, recepción, lockers etc. Con el fin de
definir las capacidades máximas de las diferentes unidades (ver planos de oficina). Para estos
efectos, las personas circulantes dentro de la compañía mantendrán las mismas distancias de
protección.
Se demarcaron áreas de ingreso, ascensores, salas de espera con el fin de garantizar el
distanciamiento físico

5.1.1.3 Etiqueta respiratoria

El colaborador debe cubrirse la nariz al toser o estornudar con el antebrazo o con un pañuelo de
papel desechable y deshacerse de él inmediatamente tras usarlo, lavarse inmediatamente las
manos, y abstenerse de tocarse la boca, la nariz y los ojos.

5.1.1.4 Elementos de protección personal – EPP. uso y disposición.

Se cuenta con la Matriz de Elementos de Protección Personal (ANEXO 4) actualizada técnicamente

por la pandemia de Covid 19, allí se registra el riesgo al cual aplica el elemento, función,
mantenimiento, tiempo de reposición según las especificaciones de la ficha técnica dada por el
fabricante, entre otros.

La entrega y reposición se hará mediante formato ANEXO 5 Entrega de Dotación y Elementos de

Protección Personal, el cual será enviado por el área de SST una vez se reciban los elementos, por
lo que el colaborador deberá diligenciarlo, conocer su uso y retornarlo firmado.

Los elementos de protección respiratoria deben quitarse en último lugar, tras la retirada de otros
componentes como guantes y protectores de ojos, entre otros.

Los elementos de protección personal no desechables deberán ser lavados y desinfectados antes
de ser almacenados en un área limpia y seca.

El tiempo de reposición de los elementos se describen en la matriz, la solicitud se debe realizar de

manera formal con 5 días de antelación para garantizar la entrega oportuna.

Se brindará capacitación sobre el uso adecuado de los EPP

Para actividades de limpieza y desinfección se hará seguimiento del uso de guantes por parte de
Sodexo, de acuerdo a las sustancias usadas y hoja de seguridad, así como el protocolo de limpieza
de los mismos.

Los elementos de protección personal no deberán ser usados por fuera de la jornada laboral

El uso de los EPP es obligatorio y ningún colaborador puede compartir los elementos de protección
personal entregados, la disposición final se debe realizar en los recipientes destinados para tal fin,
entendiendo que en las instalaciones de la compañía se dispondrá en la recepción una Caneca
media luna en acero inoxidable quirúrgico, con tapa de hueco superior, 70 cm de alta x por 50 cm de
ancho, con deposito interior, marcada en laser, esta tendrá bolsa de color negro y será utilizada
únicamente para los EPP.

Los responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa deben
definir los EPP indicados para la protección personal de acuerdo con la labor para la prevención del
COVID-19.
5.1.1.4.a Manejo de los tapabocas
 El uso del tapabocas es obligatorio en el transporte público y en áreas con afluencia masiva
de personas.
 El uso correcto de los tapabocas es fundamental para evitar el contagio; igualmente
importante el retiro de estos para evitar el contacto con zonas contaminadas y dispersión
del agente infeccioso. Se mantendrán visibles las técnicas de uso y disposición de EPP.
 Se puede usar tapabocas de tela, siempre y cuando cumplan con las indicaciones del
Ministerio de Salud y Protección Social, los cuales pueden ser consultados en
https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Procesos%20y%20procedimientos/GI
PS18.pdf. GIPS18. Lineamientos generales para el uso de tapabocas convencional y
máscaras de alta eficiencia. Ministerio de Salud y Protección Social.
 Siempre debe hacer el lavado de manos antes y después de usar el tapabocas.

5.1.1.4 b Tapabocas convencional

 Estos elementos que cubren de manera no oclusiva la nariz y boca de las personas reducen
la probabilidad de contacto con secreción nasal o saliva de otra persona.
 Tienen distintos diseños, entre ellos, los que se pliegan sobre la boca o nariz y los
preformados, que no lo hacen.

5.1.1.4c Pasos para colocación y retiro de tapabocas convencionales:

 Lávese las manos antes de colocarse el tapabocas.
 El uso de los tapabocas debe seguir las recomendaciones del fabricante.
 Ajuste el tapabocas lo más pegado a la cara
 La colocación debe ser sobre la nariz y por debajo del mentón.
 La cara del tapabocas con color (impermeable) debe mantenerse como cara externa.
 Debido a su diseño, el filtrado no tiene las mismas características en un sentido y en otro,
y su colocación errónea puede ser causante de una menor protección del colaborador: La
colocación con la parte impermeable (de color) hacia dentro puede dificultar la respiración
del trabajador y acumulo de humedad en la cara. Por otro lado, dejar la cara absorbente
de humedad hacia el exterior favorecerá la contaminación del tapabocas por agentes
externos.
 Sujete las cintas o coloque las gomas de forma que quede firmemente.
 Si el tapabocas tiene banda flexible en uno de sus lados, este debe ir en la parte superior,
moldee la banda sobre el tabique nasal.
 No toque el tapabocas durante su uso. Si debiera hacerlo, lávese las manos antes y
después de su manipulación
 El tapabocas se puede usar durante un día de manera continua, siempre y cuando no
esté roto, sucio o húmedo, en cualquiera de esas condiciones debe retirarse, eliminarse y
colocar uno nuevo.
 Cuando se retire el tapabocas, hágalo desde las cintas o elásticos, nunca toque la parte
externa de la mascarilla.
 Una vez retirada, doble el tapabocas con la cara externa hacia dentro y deposítela en una
bolsa de papel o basura
 No reutilice el tapabocas.
 Inmediatamente después del retiro del tapabocas realice lavado de manos con agua y
jabón.
  El tapabocas se debe mantener en su empaque original si no se va a utilizar o en bolsas
selladas, no se recomienda guardarlos sin empaque en el bolso, o bolsillos sin la
protección porque se pueden contaminar, romper o dañar.
 Los tapabocas no se deben dejar sin protección encima de cualquier superficie (ej. Mesas,
repisas, escritorios equipos entre otros) por el riesgo de contaminarse.

5.2.1 CONDICIONES DE LA OFICINA

5.2.1.1 Recursos físicos para el lavado y desinfección de manos
La compañía cuenta con lavamanos y suministro permanente de agua potable, jabón, toallas
desechables y/o secador de manos; al igual que la instalación de puntos de dispensación de alcohol
glicerinado con base de alcohol al 70% (validar fichas técnicas en el ANEXO 2) y recordatorios para
el lavado frecuente de las manos.

En el ANEXO 6 se incluye el inventario de lo descrito anteriormente y los puntos de dispensación del

alcohol glicerinado.

Se instalará al ingreso de los baños señalización de la capacidad máxima de 3 personas e

internamente se garantizará la distancia mínima requerida con señalización de cerrado tanto para
los inodoros cómo para los lavamanos.

5.2.1.2 Distanciamiento Físico

Los trabajadores deben permanecer al menos a 2 metros de distancia de otras personas y entre los
puestos de trabajo evitando contacto directo; para esto se estableció la capacidad máxima permitida
en las instalaciones y así garantizar el distanciamiento. Ver anexo 7

Adicionalmente, se señalizarán los accesos a las oficinas, las áreas comunes, los puestos de trabajo
habilitados y deshabilitados, áreas permitidas y no permitidas, entre otros. En el anexo 8 se puede
validar con los planos de las oficinas la señalización de los puestos de trabajo.

CONTROL DE ACCESO: Se permitirá el ingreso a instalaciones únicamente del personal autorizado,

para tal fin se realizará el control de ingreso a instalaciones, de acuerdo con parámetros establecidos
para cada oficina, los cuales se relacionan a continuación:

OFICINA COMO SE REALIZA

Bogotá BCC Tarjeta de acceso que se bloquea a personal no autorizado (ésta funciona
para ingreso a edificio e instalaciones).

Bogotá Calle 72 Primer control ingreso lo realiza la Administración. En oficina el control se

realiza a través de tarjetas de acceso que serán bloqueadas a personal
no autorizado.

Cali Primer control ingreso lo realiza empresa de seguridad G4S con bitácora
de ingresos. En oficina el control se realiza a través de tarjetas de acceso
que serán bloqueadas a personal no autorizado.

Medellín Tarjeta de acceso que se bloquea a personal no autorizado (ésta funciona

para ingreso a edificio e instalaciones.
 Manizales El control de ingreso a oficina se realiza con tarjetas de acceso que serán
bloqueadas a personal no autorizado.

Cartagena Ingresa únicamente el personal autorizado mediante listado que se

comparte a administración del edificio.

Pereira Tarjeta de acceso que se bloquea a personal no autorizado (ésta funciona

para ingreso a instalaciones).

Barranquilla Tarjeta de acceso que se bloquea a personal no autorizado (ésta funciona

para ingreso a las instalaciones).

Bucaramanga Tarjeta de acceso que se bloquea a personal no autorizado (ésta funciona

para ingreso a instalaciones).

5.2.1.3 Demarcación y señalización

Franja de acceso a oficinas para

instalar en alfombra:
Franja que será utilizada en la recepción
de la oficina para conservar el
distanciamiento al ingreso.

Franja de acceso a oficinas para

instalar en piso: recepción de oficinas..

Aviso de distanciamiento en vinilo

plastificado tamaño carta: para
instalación en todas las sedes en
recepción, a excepción de: Manizales,
Cartagena, Bucaramanga y Pereira que no
se requieren por mínimo personal.

Aviso señalización en puestos que

serán utilizados: Se marcan con el
nombre del funcionario autorizado el
puesto de trabajo asignado atendiendo las
medidas de distanciamiento social.

Aviso señalización de puestos que no

serán utilizados: se instalarán en todas
sillas de las sedes.
Salas de Reunión, Las reuniones entre
colegas, aun siendo de dos personas de
una misma oficina, deberán realizarse
siempre de manera virtual (Zoom) o por
teléfono. Aviso señalización para cierre
de salas: serán instalados en las puertas,
cabinas telefónicas y cabinas burbuja con
instalación en todas las sedes

Recomendaciones a aplicar en zona de

consumo de alimentos (cafeterías) Aviso
señalización para capacidad máxima:
serán instalados en las cafeterías a
excepción de las sedes: Calle 72 Bogotá.

Para la disposición de estos avisos se

redistribuyeron las áreas de cafetería
tomando como medida la distancia minina
requerida, de tal manera que se amplía el
espacio y se reubicaron las mesas.
En el Anexo No. 6 se evidencia la
distribución de turnos y control de cafetería
por ciudad. En donde se establecen los
turnos, la capacidad máxima por mesa y la
capacidad máxima por cafetería y turno.

Las personas llevarán su almuerzo para

calentar en el horno microondas. Estos
puntos están dotados con elementos para
su limpieza y desinfección, de forma que
cada usuario pueda desinfectar los puntos
de contacto donde se operan las máquinas
dispensadoras.
Medida para separar a los trabajadores
mediante barreras físicas Mampara
protectora en acrílico para recepciones:
serán instaladas en las recepciones de
todas las sedes con excepción de
Cartagena, Bucaramanga y Pereira.
Vinilo plastificado Lavado de Manos:
serán instalados en los espejos de los
baños de las sedes, a excepción de
Barranquilla.

Se garantizará el distanciamiento en los

lavamanos cerrando con la respectiva
señalización los lavamanos que se
encuentran a menos de dos metros.

Vinilo uso Gel Antibacterial: Serán

instalados en los baños, zonas comunes y
en los habladores de las sedes.

Vinilo Ser Consciente con los demás

“Reglas de Prevención”: serán
instalados en las entradas, porterías y
zonas comunes de todas las sedes.
Vinilo Ser Consciente con los demás
“Reglas de Prevención”: serán
instalados en las entradas, porterías y
zonas comunes de todas las sedes.

Vinilo “Uso de Tapabocas”: serán

instalados en las entradas y zonas
comunes de todas las sedes.

Aviso señalización para cierre de baños

y orinales: serán instalados en las sedes:
Calle 26, Cali y Medellín.
 Aviso señalización para capacidad
baños: serán instalados en las sedes:
Calle 26, Cali y Medellín.

Aviso hablador para ubicar en sitios de

dispensadores de desinfectante
incluidas las impresoras: serán
instalados en las sedes a excepción de
Manizales, Barranquilla, Cartagena,
Bucaramanga y Pereira.
El proveedor de limpieza se hará cargo
diariamente del proceso de desinfección
de las áreas de contacto (maquinas,
superficies) de acuerdo a sus protocolos,
pero serán los usuarios quienes harán la
limpieza de cada elemento en la medida
que sea necesario su uso por medio de los
elementos que se han dispuesto.

En el Anexo 9, se incluye la cantidad de demarcación y señalización por ciudad

5.2.1.4 Puntos de hidratación

Conscientes de la importancia de la hidratación en momentos de la Pandemia COVID-19 y acatando

la sugerencia del Ministerio de Salud de Colombia, en la compañía disponemos de puntos con agua
potable y de consumo de bebidas; de igual forma se tienen ubicados los respectivos recipientes
para la disposición de residuos. Validar en el anexo 6 Inventario y puntos de dispensación.

 No se debe compartir los vasos, por lo que después de su uso deben ser desechados.

5.2.1.5 Control de acceso

Se implementará el uso de tarjetas de acceso y progresivamente se eliminará el sistema de Control

de acceso por huella o que requieran contacto físico. Adicionalmente se implementarán rutinas de
desinfección a los dispositivos.

Inventario de control de accesos de cada oficina:

 EDIFICIO OFICINA

METODO
DE METODO DE
CIUDAD CONTROL SE CONTROL DE SE
SOLUCIÓN SOLUCIÓN
DE MANTIENE ACCESO MANTIENE
ACCESO ACTUAL
ACTUAL
Bogotá Calle
Tarjeta SI N/A Tarjeta SI N/A
26
Una persona de
la
Bogotá Calle administración
Biométrico NO Tarjeta SI N/A
72 controlará los
ingresos
temporalmente
Medellín Tarjeta SI N/A Tarjeta SI N/A
Cali Tarjeta SI N/A Tarjeta SI N/A
Cartagena Tarjeta SI N/A Tarjeta SI N/A
Barranquilla Tarjeta SI N/A Tarjeta SI N/A
Manizales Tarjeta SI N/A Tarjeta SI N/A
Pereira Tarjeta SI N/A Tarjeta SI N/A
Bucaramanga
Biométrico NO Tarjeta Tarjeta SI N/A
– Atlas

5.2.1.6 Lockers:
En las oficinas que tienen disponibilidad de Lockers, se dispondrá del espacio para dejar elementos
tales cómo anillos, relojes, accesorios, y otros. En las que no se cuenta con lockers se tendrá a
disposición de bolsas transparentes.

Los lockers serán sanitizados, de acuerdo con el procedimiento definido por Sodexo.

CIUDADES QUE DISPONEN DE CANTIDAD DE LOCKERS QUE

LOCKERS SE DISPONDRAN

Bogotá Cll 26 38

Medellín 48

Manejo de Préstamo de Lockers y Cajoneras

 El funcionario debe validar en recepción si se tiene disponibilidad de un locker o una cajonera

para préstamo.
 Una vez se valide disponibilidad para préstamo, el funcionario debe hacer entrega de un
documento de identificación diferente a la cedula de ciudadanía. Por parte de la recepción
se hace entrega de la llave del locker o de la cajonera.
 El funcionario puede hacer uso del espacio asignado en préstamo en forma diaria y al
finalizar la jornada se debe dirigir a la recepción para hacer entrega de la llave
correspondiente.
  Una vez el funcionario hace la devolución de la llave de préstamo, la recepción hace
devolución del documento dejado como soporte de préstamo.
 Al finalizar la jornada, el personal de mantenimiento hace validación del estado de
funcionamiento y limpieza de los lockers y de las cajoneras. Cualquier novedad se reporta
por el CA.

Recomendaciones generales

 Se recomienda el uso de ropa sin pliegues y de fácil limpieza y en lo posible no hacer uso
de accesorios (relojes, anillos, pulsera, cadenas).
 Todo trabajador que tenga su cabello largo se le recomendará mantenerlo recogido.
 A cada trabajador se le dotará de bolsas plásticas, para que pueda almacenar la ropa u
objetos, las cuales ser llevadas de manera segura a la casa para su respectivo lavado.
 Los lockers serán desinfectados atendiendo las rutinas de limpieza de la compañía, en la
mañana antes de realizar la entrega y una vez se entregue por parte del colega a la
recepción.

5.2.1.7 Limpieza y desinfección

El proceso de limpieza y desinfección se realiza a través de un proveedor fijo (Sodexo) al interior de

nuestras instalaciones el cual desarrolla sus actividades bajo los siguientes lineamientos

 El programa de limpieza y desinfección de Sodexo y sus formatos de seguimiento y control

ha sido actualizados de acuerdo a los numerales, 3.4 y 3,5 de la resolución 666 de 2020,
igualmente este ha sido avalado por el área de SST
 Además, aseguramos continuo seguimiento de los procedimientos de limpieza y
desinfección que realiza el proveedor de aseo se sigan de manera correcta de acuerdo a lo
establecido con los procedimientos generales de limpieza y desinfección de la compañía y
así mismo realizar la verificación del proceso para garantizar la efectividad del mismo.
 Verificamos bajo el formato de inspección de EPP que el proveedor de cumplimiento
respecto al uso de elementos adecuados para limpieza y desinfección (productos
certificados que cuenten con su hoja de seguridad) y al uso de los elementos de protección
personal.
 Se verifica que los formatos de seguimiento y control contemplen la limpieza y desinfección
permanente de los elementos de la oficina y de las superficies de espacios de trabajo como,
baños, pasillos, manijas, barandas y muebles en general.
 La capacitación al personal de Sodexo es continua sobre manejos seguro de productos
químicos y demás relacionados con la labor de limpieza y desinfección.
 Para la implementación de rutinas de limpieza de nuestro proveedor fijo en las diferentes
sucursales de la compañía, se realizarán una serie de acciones para la desinfección y
limpieza las cuales se encuentran establecidas en el protocolo perteneciente al proveedor.
 El proveedor realizará, llevará registro y control de las inspecciones y observaciones
realizadas a los procesos de limpieza y desinfección.
 Las áreas cómo pisos, baños, cafetería serán desinfectados con productos (Hipoclorito de
uso doméstico y dejarlo en contacto con la superficie de 5 a 10 minutos y después retirar
con un paño húmedo y limpio. También se puede utilizar bicloroisocianurato de sodio
diluyéndolo de acuerdo con las recomendaciones de cada fabricante. Entre otros).
En el anexo 2 se encuentra las hojas de seguridad y fichas técnicas de los productos de limpieza y
desinfección.

5.2.1.8 Protocolo de manipulación de insumos y productos

ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El auxiliar de limpieza recibe el insumo
2. Se procede a la desinfección del producto
mediante Amonio Cuaternario de quinta
generación
3. Se destina el insumo o producto a almacenaje
teniendo en cuenta que no queden expuestos a
temperaturas de alto riesgo.
4. Se garantiza la limpieza y desinfección del área
5. No está autorizado el reenvase de productos en
envases de alimentos y envases que puedan
confundir al usuario.
6. Todo producto que contenga productores
Auxiliar de Limpieza de Sodexo
peligrosos deben estar rotulados como mínimo
bajo sistema globalmente armonizado (SGA)
7. Las hojas de seguridad deben permanecer como
mínimo en tres lugares (sitio de almacenamiento,
SST y coordinador de Sodexo)
8. La disposición de los envases de detergentes y
desinfectantes se debe realizar de acuerdo al tipo
de sustancia que haya contenido, por lo general
muchos de estos se pueden reciclar, por lo que se
deben revisar las instrucciones del fabricante en su
contenedor.

Se puede evidenciar el detalle en el Anexo 10 protocolo Sodexo

Se tiene destinado para el almacenamiento de todos los productos e insumos cuartos de

almacenamiento donde se evidencien los productos químicos que estamos utilizando, debidamente
distanciados y rotulados, en espacios que garantizan el intercambio de aire y lejos de zonas de calor
o chispas. (Anexo 11)

Asegurar que el proveedor de insumos y productos se ajuste con los protocolos establecidos por el
Ministerio de Salud y Protección Social.

5.2.1.9 Gestión de Residuos

La compañía a nivel nacional realiza la recolección de residuos en sus oficinas a través del
contratista que presta los servicios de aseo (SODEXO), el cual cumple con los requisitos de ley.

Adicionalmente dentro de nuestro Plan de Saneamiento Básico, hemos definido las siguientes
actividades para el manejo de los residuos:

 Se seguirá con la disposición de puntos ecológicos para que los funcionarios dispongan los
residuos generados. En el anexo 6 se incluye el inventario de puntos ecológicos por ciudad.
 En la recepción de cada oficina se ubicó una caneca media luna en acero inoxidable quirúrgico,
con tapa de hueco superior, 70 cm de alta x 50 cm de ancho, con deposito interior, marcada en
 laser, esta tendrá doble bolsa de color negro, será utilizada únicamente para la disposición final
de los EPP y se entregarán a la administración de los edificios en doble bolsa negra con un
amarre, debidamente rotulada.
 Se informa a los colaboradores las medidas para la correcta separación de residuos.
 Se garantizará la limpieza y desinfección de los contenedores a través del contratista de aseo
(SODEXO) y de la Administración de los Edificios.
 Se retiran las canecas de los puestos de trabajo.
 El personal encargado de limpieza y desinfección deberá usar sus elementos de protección
personal de manera que garantice la seguridad, estos deben igualmente ingresar dentro del
protocolo de limpieza.
 Diariamente se realiza la recolección de residuos por parte del Auxiliar de Sodexo y se destinan
para el proceso de recolección de acuerdo a las frecuencias de las Administraciones de los
edificios; antes de entregarla a cada administración o empresa recolectora de aseo se realizará
una desactivación química por el método de aspersión con hipoclorito de sodio o desinfectantes
a base de amonio cuaternario con el fin de neutralizar las características infecciosas de residuos.
 En caso de generarse una atención médica de emergencia que genere residuos de tipo
biológicamente contaminados, estos serán trasladados junto con el paciente en bolsas
dispuestas en los botiquines para este tipo de residuos y se dispondrán en el centro de atención.

En el Anexo 12 se describe la disposición de residuos de cada edificio donde funciona la Compañía.

5.3.1 LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS (MODALIDADES DE TRABAJO)

5.3.1.1 Trabajo Remoto

El colaborador que se encuentre desarrollando actividades remotamente, debe mantenerse

informado de todas las disposiciones que desde la compañía se den para el cumplimiento de las
medidas de BIOSEGURIDAD.

Diligenciar las encuestas, requerimientos y demás que la compañía o el área de Recursos Humanos,
Seguridad y Salud en el trabajo le soliciten, con el ánimo de tener una estratificación real a las
condiciones de salud particular de sus colaboradores.

Atender las recomendaciones estipuladas en el capítulo de prevención y manejo de riesgo de

contagio.

Debe lavarse las manos cada 3 horas o antes si se considera necesario.

Informar oportunamente cualquier cambio de las condiciones de salud y la convivencia con personas
consideradas como de alto riesgo

Realizar pausas activas y adecuar su punto de trabajo que garantice la seguridad en casa.

5.3.1.2 Trabajo Presencial

El colaborador que se encuentre desarrollando actividades de forma presencial en la compañía, debe
mantenerse informado de todas las disposiciones que desde la compañía se den para el
cumplimiento de las medidas de BIOSEGURIDAD.

Diligenciar las encuestas, requerimientos y demás que la compañía o el área de Recursos Humanos
– Seguridad y Salud en el trabajo le soliciten, con el ánimo de tener una estratificación real a las
condiciones de salud particular de sus colaboradores.

Debe adoptar las medidas de desplazamiento sugeridas en este documento y atender las
recomendaciones para la prevención de contagio de COVID -19.

Al ingreso y salida de las instalaciones debe permitir la toma de temperatura y registros establecidos
por la compañía. Si se encuentra una persona con temperatura igual o superior a 37.5°C, no se
permitirá el ingreso a las instalaciones.

Reportar cualquier novedad en cuanto a las condiciones de salud presentados al Jefe Inmediato y al
responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Atender las recomendaciones estipuladas en el capítulo de prevención y manejo de riesgo de

contagio.

No se permitirá el ingreso de personal sin los elementos de protección personal, para realizar la
solicitud de estos elementos debe realizarlo al correo de Nelly.Prada@marsh.com , suministrando la
siguiente información.

 Compañía
 Nombre Completo
 Ciudad
 Dirección de entrega
 Teléfono de contacto
 En caso de que sea una UEA reportar el nombre de la empresa cliente.
 Elemento de Protección Personal con características técnicas.
 Cantidad (Valor de referencia)

Debe realizar lavado de manos al ingresar a la compañía, durante (cada 3 horas) y al finalizar la
jornada, atienda las medidas de bioseguridad establecida para el lavado de manos.

Mantenga las medidas de aislamiento descritas anteriormente, atienda la demarcación y

señalización establecida.

 Medidas colectivas. Desinfección y limpieza de puestos de trabajo

Cada colaborador que haga uso de los puestos de trabajo deberá cumplir las siguientes normas
con la finalidad de facilitar la limpieza y desinfección que realiza el operador contratado para esta
actividad.

 Mantener las superficies limpias de objetos, diferentes a los necesarios para la realización
de la labor.
 A la hora de terminar las actividades de la jornada laboral deberá dejar su puesto sin
elementos adicionales que impidan la debida limpieza y desinfección.
  En momentos determinados de la jornada de trabajo, si el colaborador considera necesario
una limpieza adicional de su puesto, podrá realizarla utilizando un paño desechable
impregnado con alcohol de 60% a 70% sobre las superficies y demás elementos,
protegiéndose con tapabocas y guantes de un solo uso. Posteriormente no olvidar la
disposición final de estos elementos y el lavado de manos.

5.3.1.3 Unidades Externas de Apoyo

Solo el Comité de Emergencias dará aprobación de retorno a la actividad para una UEAs, de acuerdo
al análisis realizado por el líder de segmento, necesidades del cliente entre otros.

Al cliente, previo al inicio de la labor se le solicitará la siguiente información.

a) Copia del Protocolo de Bioseguridad adoptado por su compañía.

b) Constancia de autoridad respectiva en la que se certifique, de la autorización para operar
por parte de su compañía
c) Dirección y ciudad donde prestaría el servicio el funcionario.
d) Horarios de operación y frecuencia de los turnos en los que trabajaría nuestro colega en sus
instalaciones.
e) ¿En el espacio de trabajo tendrá el distanciamiento requerido?
f) Confirmación de la fecha de ingreso de nuestro funcionario.
g) Detalle de los implementos de seguridad requeridos para acceder a sus instalaciones.
h) ¿Su compañía ha implementado algún mecanismo de transporte seguro para sus
empleados que pueda ser usado por nuestro colega?
a) Cualquier información requerida para efectos de tener en cuenta por parte de DeLima Marsh
S.A.
b) Carta de responsabilidad por riesgo de contagio.

Las UEAs atenderán los lineamientos establecidos en el cliente, para ello se debe solicitar el
protocolo, validarlo por el área jurídica y compartirlo con el colaborador para que acate las normas
estipuladas. Este documento debe estar avalado por la entidad territorial correspondiente.

Los elementos de protección personal serán suministrados por el cliente, en caso contrario por
nuestra compañía, de acuerdo a la definición del protocolo del cliente.

5.4.1 DESPLAZAMIENTOS

5.4.1.1 Desplazamiento desde y hacia el lugar del trabajo

Antes de moverte pregúntate:

 ¿Es necesario realizar este desplazamiento o podría realizar mi labor de forma virtual o
telefónica?
 ¿Hay concentraciones de personas en mi destino o en el recorrido?

Si es necesario desplazarte:

Antes de salir de casa ten en cuenta

 Recuerda usar camisas de manga larga para evitar la mayor cantidad de partes del cuerpo
expuestas.
  Si tienes el cabello largo procura siempre llevarlo recogido
 Llevar siempre antibacterial o alcohol glicerinado con una concentración entre 60% y el 95%
y tapabocas de repuesto
 Uso de elementos de protección recomendados tapabocas, guantes y protección visual.

Si decides desplazarte:

Caminando (peatón)

 Mantén una distancia superior a dos metros con otros peatones, y evita caminar en lugares
cercanos a acopios de deshechos charcos y posibles focos de contaminación.
 Recuerda que transitas por espacios compartidos con otros actores viales, extrema
medidas de precaución en intersecciones. Cuando deba cruzar observe a lado y lado, y
siempre en puntos seguros (cruces señalizados, esquinas o puentes peatonales).
 Realiza tus desplazamientos siempre haciendo uso del tapabocas y evita comprar y
consumir alimentos durante el mismo.
 Saluda con un gesto cordial, evita establecer contacto con abrazos, besos, y apretón de
mano.
 Evita desplazarte por lugares donde haya aglomeraciones de personas.
 Si vas a estornudar o toser utiliza la cara interna del codo o pañuelos desechables y
elimínalos correctamente.

Como usuario del transporte público:

 Consulta los horarios de atención en los que circula el medio de transporte de tu elección y
evita su uso en horas pico para evitar las aglomeraciones.
 Acata las medidas dadas para el uso de estos medios de transporte, por el Gobierno
nacional y local.
 Asegúrate de tomar transporte legal
 Si utilizas tarjetas para transporte procura mantenerlas recargadas.
 Procura pagar con tarjetas débito o crédito y no con efectivo, en caso de ser efectivo trata
de llevar el valor exacto.
 Evita contacto con pasamanos, barras de agarre y otras superficies que diariamente son
usadas por muchos usuarios. En caso de realizarlo mantén un pañuelo desechable
disponible para sujetarte de estos y al terminar el recorrido doblarlo hacia adentro y
depositarlo un recipiente de residuos. Procura inmediatamente el lavado de manos o en su
defecto el uso de gel antibacterial. alcohol glicerinado con una concentración entre 60% y
el 95%.
 Recuerda que para usar el transporte público es obligatorio el uso adecuado de la
mascarilla, recuerda cambiarla cuando presente humedad.
 Durante el recorrido evita manipular tu celular y tocarte la cara ya que pueden resultar
contaminados durante el recorrido.
 Después de manipular elementos como puertas, ventanas o cinturones de seguridad, debes
limpiar y desinfectar tus manos.
 Mantén en lo posible, una distancia superior a dos metros de otros usuarios.
 Usa los lavamanos y otros sistemas de limpieza disponibles en los sistemas de transporte
masivo.
 Evita adquirir y/o recibir alimentos y otros elementos durante el recorrido.
 Abre las ventanas, en lo posible, para favorecer la ventilación interna del vehículo.
 Si viajas en transporte público individual, no deberían ir más de dos personas como
pasajeros, y siempre ubicarse en el puesto de atrás.
 Para viajes cortos, considera caminar o usar bicicleta. Así permites más espacio a otros
usuarios que no tengan otras alternativas para moverse.
 Lávate las manos con agua y jabón al llegar a tu destino. Si no es posible, aplícate gel
antibacterial alcohol glicerinado con una concentración entre 60% y el 95%.
En bici, moto o patineta:

 Usa guantes durante el recorrido y desinféctalos frecuentemente antes de iniciar el recorrido

y al llegar a tu destino.
 Limpia tu vehículo a diario, especialmente en los manubrios.
 Usa los elementos de seguridad durante todo el trayecto (guantes, casco, lentes, chaquetas
de seguridad y/o reflectivas, tapabocas) y lávalos diariamente con agua y jabón, estos
elementos son de uso personal e intransferible.
 Ten cuidado al acercarte a un vehículo, sus ocupantes podrían estornudar o toser sin
advertir tu presencia.
 Lava tus manos o en su defecto usa gel antibacterial alcohol glicerinado con una
concentración entre 60% y el 95% antes y después de cada trayecto, también cuando
realices intercambios de dinero con otras personas.

En carro particular

En condiciones normales, mantener los vidrios arriba puede contribuir a que respires un mejor aire,
ya que la mayoría de los carros cuentan con filtros.

 Evita viajar junto con personas que tengan síntomas de virus y si lo haces, pídeles que usen
mascarilla y mantén ventilado el vehículo durante el desplazamiento.
 Limpia las superficies del vehículo con las que estés en contacto, como: cinturón de
seguridad, timón, área de instrumentos y freno de mano.
 Verifica el estado del filtro de aire acondicionado o “filtro de polen”, que los fabricantes
generalmente recomiendan cambiar cada año. Es importante que los ductos de aireación
permanezcan limpios. Consulta un experto y/o en el manual.
 Permanece atento a la interacción con otros usuarios de la vía y cuida especialmente a
peatones, ciclistas, motociclistas, niños y ancianos.
 Recuerda mantener tu vehículo siempre limpio y desinfectado, especialmente el volante,
sillas, pisos y manijas. Limpia el interior del vehículo antes y después de usarlo.

Transporte aéreo

 Consulta y acata las medidas dadas para el uso de estos medios de transporte, por el
Gobierno nacional e internacional.
 Procura no asistir a eventos donde se congreguen muchas personas.
 Si al regresar de tu viaje y tienes algún síntoma respiratorio, usa mascarilla desechable o
tapabocas, informa a tu líder y si es posible realiza trabajo en casa, hasta que te sientas
mejor. Si los síntomas empeoran, consulta de forma inmediata inicialmente en Atención
Virtual en Salud, luego si es necesario consulta en tu IPS Básica.
 Si durante tu viaje tuviste contacto estrecho (a dos metros o menos de distancia de un caso
de COVID-19 confirmado o probable, por más de 15 minutos o contacto directo con
secreciones de un caso probable o confirmado, debes reportarte a tu jefe inmediato y a la
entidad de salud respectiva.
 Infórmate a diario sobre los estados de alerta, restricciones a viajeros, vacunas y
recomendaciones en tu lugar de inicio, escalas y destino.
 Verifica quién y cómo te podrían brindar atención en salud en caso de requerirlo.
 Algunos aeropuertos restringen portar líquidos, gel antibacterial, etc. Verifica si los puedes
llevar en el equipaje de bodega y/o adquirirlos en la ciudad de destino.
 Si es un vuelo corto, evita usar el sanitario del avión.
 Durante el viaje, mantente hidratado, evita consumir alcohol y alimentos si el recorrido es
corto.
 Procura coordinar un vehículo que pueda transportarte al lugar de destino en cuanto
aterrices, evitando contacto con otras personas.
 Para consultar los países de control especial por la Oficina de Migración ingresa a: www.
migracioncolombia.gov.co
Al llegar a tu destino:

 Lávate las manos, antes de acercarte a personas y/o familiares y usa antibacterial alcohol
glicerinado con una concentración entre 60% y el 95% para eliminar posibles
contaminaciones durante el recorrido.
 Saluda de lejos, evitando contacto directo con otras personas. Mantén ventilados los
espacios donde estés.

5.4.1.2 Recomendaciones desplazamiento vivienda

Al salir de la vivienda:

 Estar atento a las indicaciones de la autoridad local sobre restricciones a la movilidad y

acceso a lugares públicos.
 Visitar solamente aquellos lugares estrictamente necesarios y evitar conglomeraciones de
personas.
 Asignar un adulto para hacer las compras, que no pertenezca a ningún grupo de alto riesgo.
 Restringir las visitas a familiares y amigos si alguno presenta cuadro respiratorio.
 No saludar con besos, ni abrazos, ni dar la mano y mantener el aislamiento.
 Utilizar mascarilla en el transporte público, supermercados, bancos, y demás sitios.
 En casa debe usar mascarilla en caso de presentar síntomas respiratorios o si convive con
personas que perteneces al grupo de riesgo de contagio.

Al regresar a la vivienda

 Retirar los zapatos a la entrada y lavar la suela con agua y jabón.

 Lavar las manos de acuerdo con los protocolos del Ministerio de Salud y Protección Social.
 Evitar saludar con beso, abrazo y dar la mano y buscar mantener siempre la distancia de
más de dos metros entre personas.
 Antes de tener contacto con los miembros de familia, cambiarse de ropa.
 Mantener separada la ropa de trabajo de las prendas personales.
 La ropa debe lavarse en la lavadora o a mano con agua caliente que no queme las manos
y jabón y secar por completo. No reutilizar ropa sin antes lavarla. No sacudir las prendas de
ropa antes de lavarlas para minimizar el riesgo de dispersión de virus a través del aire. Dejar
que se sequen completamente.
 Bañarse con abundante agua y jabón.
 Mantener la casa ventilada, limpia y desinfectar áreas, superficies y objetos de manera
regular.
 Si hay alguna persona con síntomas de gripa en la casa, tanto la persona con síntomas de
gripa como quienes cuidan de ella deben utilizar mascarilla de manera constante en el
hogar.

5.4.1.3 Consumo de alimentos

Se definieron los tiempos de alimentación por turnos y horarios para evitar la aglomeración, con
limitación del número de personas que harán uso de la cafetería garantizando la distancia mínima
requerida.

Prohibido tomar los alimentos en zonas que no se encuentren diseñadas para tal fin.

Al finalizar el consumo de alimentos es necesario realizar el lavado de manos con agua y jabón y
utilizar un nuevo tapabocas para retomar las labores.

Se dotan de herramientas para realizar limpieza y desinfección antes de después de hacer uso de
los espacios para alimentación. Como máquinas dispensadoras, hornos microondas ente otros
No compartir los utensilios de comida con los demás trabajadores

Antes de tomar los alimentos, es necesario realizar el siguiente protocolo:

 Lavar las manos con agua, jabón y toallas desechables.

 Retirar el tapaboca
 Ingesta de alimentos
 Lavar nuevamente las manos con agua y jabón.
 Utilizar un nuevo tapabocas para retomar las labores.

Medidas locativas
Se garantiza la correcta circulación del aire y se evitará el uso de aire acondicionado o ventiladores
en las instalaciones. Se reforzará el Plan de mantenimientos de aires acondicionados definido
actualmente, con una periodicidad mensual, en cada una de las oficinas que tienen aire
acondicionado. Este mantenimiento se realiza a través de los proveedores Inserin Aire y Refrilitoral.
Se reasignaron áreas de trabajo para garantizar el distanciamiento social
Se señalizaron y demarcaron las diferentes áreas para garantizar el cumplimiento de este protocolo

5.5.1 PREVENCIÓN Y MANEJO DE SITUACIONES DE RIESGO DE CONTAGIO

5.5.1.1. Vigilancia de salud de los trabajadores en el contexto del SG SST

Se implementarán las siguientes estrategias para la detección, prevención, control y mitigación del
Covid -19 en los entornos laborales donde se desarrollen actividades de la compañía con base en
los lineamientos definidos en la normatividad vigente.

5.4.1.1.1 Estratificación del riesgo individual – Diagnostico de condiciones de salud

A través de la aplicación de la encuesta de estratificación de riesgo individual, la compañía obtendrá
la caracterización de la población, dicha herramienta está orientada a identificar población de riesgo:
Antecedentes positivos, vulnerabilidad, contacto positivo y determinar las medidas de protección y
aislamiento con base en los resultados. El acceso a esta herramienta será virtual a través del envió
de un link para el ingreso a la encuesta.

Para el personal contratista y trabajadores en misión que realicen actividades de manera permanente
en instalaciones de la compañía, se exigirá previo al retorno a las actividades;

1. Protocolo de bioseguridad de la empresa contratista.

2. Matriz de elementos de protección personal.
3. Visto bueno de ARL y entes municipales del protocolo (si aplica)
4. Listado de colaboradores que permanecerán en nuestras instalaciones y nos sea soportado el
estado óptimo de salud de ellos a través de los diferentes mecanismos de seguimiento de
sintomatología que tenga estipulado la empresa contratista (resultados de encuesta de
condiciones de salud previa al retorno laboral).
5. Certificación o soporte emitido por la empresa contratante que confirme que el personal no
presenta ningún factor de riesgo para COVID-19 (morbilidades preexistentes identificadas como
factores de riesgo para COVID- 19 o contactos positivos).
6. Asegurar que todos los trabajadores estén afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral, y
así mismo, solicitar el cumplimiento de este requisito, al personal indirecto que presta los
servicios para la compañía.
5.5.1.1.2. Toma de temperatura
Con el propósito de prevenir el contagio y asegurar que se cumplan las disposiciones y
recomendaciones de las autoridades de salud con relación a la prevención del contagio por COVID-
19. En cada oficina a nivel nacional se realizará monitoreo diario de temperatura para colaboradores,
proveedores, contratistas y/o visitantes, al ingresar a las instalaciones y al finalizar la jornada laboral.
Para el caso de las oficinas que no tengan servicio de recepción se designará una persona específica
para la toma de temperatura.

El registro de temperatura será diligenciado en el Formato de registro de temperatura COVID - 19 –

Anexo 13 el cual será entregado al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo al finalizar la
jornada para el seguimiento correspondiente. No se permitirá el ingreso de colaboradores
proveedores, contratistas o visitantes que presenten síntomas de gripa ni cuadros de fiebre igual o
mayor a 38°C. en caso que un colaborador presente alguna de estas condiciones se realizará,
reporte al Jefe Inmediato y al área de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Esta medida también aplicará para el personal que se encuentre realizando trabajo remoto y
Unidades Externas de Apoyo UEA quienes realizarán el registro de temperatura a través de la
herramienta de autoreporte diario definida por la compañía. Las unidades externas de apoyo deberán
acceder a la toma de temperatura por parte de los clientes de acuerdo con sus protocolos de
bioseguridad.

Para la toma de temperatura en la compañía dispondremos en nuestras oficinas del termómetro

digital infrarrojo. Ver Anexo 2 ficha técnica del termómetro.

Tabla 1 Inventario de termómetros por sede

ZONAS DE CALLE CALLE

DESCRIPCIÓN CALI MEDELLÍN MANIZALES BARRANQUILLA CARTAGENA BUCARAMANGA PEREIRA TOTAL
UBICACIÓN 26 72

Termómetro
digital infrarrojo
LCD para
temperatura
2 1 1 1 2 2 2 1 1 13
corporal, con
Recepciones
certificado de
calibración y
registro Invima

5.5.1.1.3 Monitoreo de condiciones de salud

El monitoreo diario del estado de salud para los colaboradores, proveedores, contratistas y/o
visitantes, que realicen actividades de manera permanente en las instalaciones de la compañía, será
realizado a través del formato de Seguimiento Diario a Condiciones de Salud Covid – 19 (Anexo 14),
adicionalmente se realizará toma de temperatura al ingreso y finalización de la jornada laboral.
Cuando se identifique alguna condición relacionada con COVID-19 (Síntomas o contacto con
personas diagnosticadas) se notificará al jefe inmediato, al área de Seguridad y Salud en el trabajo
para el personal directo y el indirecto se notificará a la empresa contratante y se activará el
Procedimiento de actuación en caso de sospecha por COVID-19.
5.5.1.2. Trabajo remoto

De acuerdo con el diagnostico de condiciones de salud derivado de la Estratificación del riesgo

individual se establecerá la población de riesgo que deberá permanecer en trabajo remoto; mayores
de 60 años y colaboradores que presenten morbilidades preexistentes identificadas como factores
de riesgo para COVID- 19. Adicionalmente la compañía determinará otros grupos que por las
características de sus cargos puedan continuar desarrollando sus funciones bajo esta modalidad.

Todos los colaboradores que se encuentran en trabajo remoto, deberán reportar su estado de salud
y toma temperatura diariamente de acuerdo al procedimiento definido.

5.5.1.4. Manejo de situaciones de riesgo de contagio

5.5.1.4.1. Nexo epidemiológico.
Con la finalidad de verificar los contactos de los colaboradores y facilitar la determinación del nexo
epidemiológico en caso del posible contagio con COVID -19 se determinará un mecanismo de
registro en el que cada trabajador y personal que preste los servicios para la compañía, relacionen
los lugares y personas visitadas en el desarrollo de sus funciones dentro y fuera de la compañía
indicando: Fecha, lugar, nombre de personas o número de personas con las que se ha tenido
contacto. (Anexo 15)

5.5.1.4.2. Procedimiento actuación caso de sospecha y/o caso confirmado COVID-19

Se aplicará el protocolo descrito a continuación considerando como caso sospechoso la presencia

de síntomas compatibles con COVID-19 o la confirmación de contacto estrecho con personas
probables o confirmadas para COVID- 19. El procedimiento tendrá alcance al personal que se
encuentre en las instalaciones de la compañía, en la modalidad de trabajo remoto y unidades
externas de apoyo.
 Paso 1. Monitoreo de la salud. A través de la verificación diaria de síntomas respiratorios,
fiebre o sospecha de contagio del virus COVID-19, se determinará la necesidad de activar
el protocolo en caso de sospecha y/o caso confirmado COVID-19.
 Paso 2. Reporte al jefe inmediato y al Responsable de SST: Una vez identificado el caso
sospechoso se informará al jefe del colaborador y al área de Seguridad y Salud en el Trabajo
a través del correo adriana.cedeno@marsh.com para que inicie la gestión del caso. El
responsable de SST notificará al comité de emergencias y solicitará el proceso de
desinfección de la sede con el acompañamiento por parte de Facilities
 Paso 3. Aislamiento preventivo: Personas que presenten fiebre igual o mayor a 38°C o
síntomas asociados a COVID-19 no se permitirá el ingreso a las instalaciones, deberán
dirigirse hacia su domicilio y realizar aislamiento preventivo. Cuando alguno de los
colaboradores durante la jornada laboral experimente síntomas respiratorios, fiebre o
sospecha de contagio del virus COVID-19, se realizará aislamiento preventivo, para lo cual
debe colocarse mascarilla quirúrgica, y desplazarse al lugar destinado en cada sede.

CIUDAD SALA U OFICINA DEFINIDA

PARA AISLAMIENTO

Bogotá Calle 26 Sala No. 14

Bogotá Calle 72 Sala de Presidencia

Medellín Sala No. 15

Cali Sala No. 7
Cartagena Sala de Juntas
Barranquilla Sala No. 2
Manizales Sala No. 3
Pereira Sala de Juntas
Bucaramanga Sala de Juntas
Atlas

Si el trabajador se encuentra en trabajo remoto deberá realizar aislamiento en su domicilio,

el personal de Unidades Externas de apoyo se acogerá al protocolo del cliente para el
aislamiento en sus instalaciones.
En algunas copropiedades el control inicial lo ejecutará la Administración por lo que será
considerado el primer filtro para impedir el ingreso a las oficinas.
 Paso 4. Reportar a la EPS Secretaria de Salud y ARL, : El colaborador informará a su
EPS para que establezcan los pasos a seguir, adicionalmente debe realizar notificación a
través de la aplicación CoronaApp e informará a Seguridad y Salud en el trabajo al correo
adriana.cedeno@marsh.com con copia a su jefe inmediato.

https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/VS/coronavirus-telefonos-
eps.pdf

https://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Listado%20de%20Secre
tarias%20de%20Salud%20-Gobernaciones%20-Alcaldias.pdf
 ARL Colmena seguir protocolo Anexo 16 Ruta de atención para eventos Covid-19

 Paso 5. Nexo Epidemiológico: De acuerdo con los registros e información aportada por el
trabajador se establecerán los posibles contactos estrechos con el caso sospechoso de
COVID-19. Dichos expuestos serán evacuados y enviados a aislamiento preventivo.

Conforme a los protocolos establecidos por las autoridades de salud en Colombia, deberá
informar si ha viajado a zonas consideradas como focos de infección o ha estado en
contacto estrecho (a menos de 2 metros por más de 15 minutos) con un caso confirmado
de COVID-19

Listado de personal contacto, lugares visitados en los últimos 10 días

 Paso 6 : Notificar a Facilities: Ya que se deben limpiar y desinfectar con alcohol al 70%
de manera frecuente, todas las superficies, los puestos de trabajo, espacios comunes y
todas las áreas del centro de trabajo como: pisos, paredes, puertas, ventanas, divisiones,
muebles, sillas, y todos aquellos elementos con los cuales las personas tienen contacto
constante y directo como computadores, teclados, mouse, teléfonos, auriculares, en
especial las superficies con las que ha estado en contacto el paciente. Las áreas como
pisos, baños, cocinas se deben lavar con un detergente común, para luego desinfectar. El
personal de limpieza utilizará equipo de protección individual adecuado dependiendo del
nivel de riesgo que se considere en cada situación. Identificar las áreas, superficies y
objetos usados por la persona con sospecha de caso y realizar la limpieza y desinfección
de manera inmediata.

 Paso 7. Seguimiento: La compañía a través del área de Seguridad y Salud en el Trabajo

realizará monitoreo permanente al estado de salud de los casos sospechosos, confirmados
y expuestos determinados en el cerco epidemiológico.

 Paso 8. Regreso al trabajo. Según lineamientos de la EPS, ARL y Secretarias de Salud

correspondientes se realiza la reincorporación laboral de los empleados. Garantizando que
el personal se pueda realizar el lavado de manos por los menos 6 veces al día, contando
con los insumos agua limpia, jabón y toallas de un único uso.

5.5.1.4.3. Protección de datos de los colaboradores

Todos los datos de salud medica de nuestros colaboradores son datos catalogados como sensibles
y su tratamiento se realizará bajo medidas de seguridad y serán protegidos conforme lo estipulado
en la política para el tratamiento de datos personales

En caso tal de que alguno de los colaboradores de la compañía sea diagnosticado con COVID-19,
la compañía podrá informarlo a los colaboradores para proteger la salud de aquellos que pudieran
estar afectados, pero nunca identificará a la persona que fue afectada ni brindará información
precisa que permita identificarla (por ejemplo, cargo). Esto con el fin de proteger su privacidad.

5.6.1. GESTIÓN DE TERCEROS

Para la compañía la salud de todos nuestros terceros es una prioridad, por esto tomamos acciones
frente a cada uno de nuestros proveedores, contratistas, clientes y visitantes que requieran el
ingreso a nuestras instalaciones, garantizando el estricto cumplimiento de todas las medidas de
bioseguridad en prevención del contagio por COVID-19. Quienes desarrollen actividades al interior
de las instalaciones de la compañía se acogen a nuestro protocolo de Bioseguridad, aplicando las
medidas preventivas emitidas por su empresa contratante, así como las dispuestas por la autoridad
sanitaria en cuanto a etiqueta respiratoria, lavado de manos, distanciamiento físico, uso de
elementos de protección personal, entre otros.

Aplicamos las siguientes medidas:

5.6.1.1. Requisitos previos para la autorización de ingreso a las instalaciones de la compañía

Para que los terceros sean autorizados por la compañía para el ingreso a nuestras instalaciones,
antes de programar las actividades deben remitirnos la siguiente información:

5.6.1.1.1. Contratistas permanentes (Sodexo, Iron Mountain, Heinsohn, entre otros):

 Protocolo de bioseguridad de la empresa contratista.
 Matriz de elementos de protección personal.
 Listado de colaboradores que permanecerán en nuestras instalaciones y nos sea soportado el
estado óptimo de salud de ellos a través de los diferentes mecanismos de seguimiento de
sintomatología que tenga estipulado la empresa contratista (resultados de encuesta de
condiciones de salud previa al retorno laboral).
 Certificación o soporte emitido por la empresa contratante que confirme que el personal no
presenta ningún factor de riesgo para COVID-19 (morbilidades preexistentes identificadas como
factores de riesgo para COVID- 19 o contactos positivos).

5.6.1.1.2. Personas naturales prestadores de servicios permanentes

 Se solicita nos sea soportado el estado óptimo de salud de la persona prestadora de
servicios a través de los diferentes mecanismos de seguimiento de sintomatología que se
tienen a disposición (resultados de encuesta de condiciones de salud previa al retorno
laboral y/o relación de estado de salud en CoronApp).

5.6.1.1.3. Proveedores, clientes, visitantes y demás terceros que requieran ingresar ocasionalmente
al interior de las instalaciones de la compañía
 Primero que todo, se sugiere definir con el departamento que requieren visitar, si es totalmente
necesario realizar este desplazamiento o si sus solicitudes pueden ser atendidas de forma virtual
o telefónica.
 Deben comunicar con antelación al departamento que requieren visitar, la necesidad de asistir
a las instalaciones e igualmente indicar en un listado el personal que asistirá no sobrepasando
la cantidad máxima establecida (dos personas por empresa) enviando los soportes de óptimo
estado de salud de ellas.
 Para aquellos visitantes esporádicos que deben ingresar sin comunicación previa o se
desconoce quién será la persona que ingresará, se solicita seguir las indicaciones tanto del
edificio como las aquí contenidas para autorizar su ingreso.

5.6.1.2 Comunicaciones y capacitación

La compañía comunica a través carteleras informativas, ubicadas al ingreso y dentro de las

instalaciones, todas las medidas de prevención y comportamiento relacionadas a la presencia del
COVID-19 con objeto de sensibilización.

Contratistas permanentes al interior de la compañía deben aportar las evidencias necesarias para el
cumplimiento de lo dispuesto por el Gobierno Nacional.
5.6.1.3 Reporte de sintomatología de terceros por posible contagio de covid-19

5.6.1.3.1 Contratistas permanentes en las instalaciones de la compañía

Nuestros contratistas permanentes son responsables de realizar el monitoreo de síntomas de sus
empleados que prestan su servicio dentro de las instalaciones de la compañía. El registro de esta
información deberá estar disponible en caso ser requerida por parte de la compañía y las autoridades
sanitarias.

 Se reportarán los casos probables y/o casos positivos de covid-19 de nuestros terceros
prestadores de servicio que se encuentren dentro de las sedes de la organización al comité
de emergencias COVID 19. Inicialmente el contratista deberá informar sobre el caso al
administrador del contrato y notificar al correo seguridadysalud@marsh.com indicando la
siguiente información:

 Nombre y Nit de la empresa contratista

 Nombre completo y número identificación del empleado contratista
 Contacto de la empresa contratista encargada de los seguimientos de
sintomatología
 Datos de contacto del administrador o encargado de contrato por parte de nuestra
compañía
 Motivo del reporte (sospecha, caso confirmado)
 Fecha de inicio de los síntomas
 Informar si el empleado contratista tuvo contacto estrecho con personas de nuestra
compañía (menos de 2 metros, más de 15 minutos). En caso de ser así debe indicar
los nombres de estas personas.
 Fecha o período en que dicho empleado estuvo en nuestras instalaciones.
 Áreas donde estuvo el empleado
 Síntomas que presentó
 Indicar si el empleado contratista tuvo contacto estrecho con personas confirmadas
con covid-19 después del primer ingreso a las instalaciones donde se había
realizado el primer filtro.
 De ser realizadas las pruebas covid-19, informarnos los resultados.
 Cualquier información adicional que sea de relevancia para tomar acciones en
adelante en caso de confirmar al empleado como positivo para covid-19.

 No se permitirá el ingreso a las instalaciones de personas probables o confirmadas y deberá

actuar conforme al protocolo establecido por su empleador manteniendo el aislamiento y
siguiendo todas las indicaciones de las entidades competentes.

5.6.1.3.2 Personas naturales prestadoras de servicios en instalaciones de la compañía

Antes de salir de la vivienda para dirigirse a nuestras instalaciones tenga en cuenta:

 Realizar su autoevaluación de condiciones de salud en busca de síntomas de alarma ante

un posible contagio por covid-19.
 Tome su temperatura de su cuerpo con termómetro digital ubicándolo en la axila, cierre el
brazo para sostenerlo y espere hasta que el termómetro emita un breve sonido. Verifique
que el resultado sea menor a 37.5°C. Regístrelo diariamente en la autoevaluación de
condiciones de salud (le sugerimos la aplicación coronApp o el medio que usted especifique).
 Si presenta temperatura mayor a 37.5°C o alguno de los síntomas característicos para
posible contagio por covid-19, absténgase de salir de casa e inmediatamente reporte por su
cuenta a las entidades competentes.
 Acto seguido, debe informar al contacto de nuestra compañía sobre su novedad indicando
la información contenida en al apartado anterior que le aplique.
5.6.1.4 EPPS
No se permitirá el ingreso de ningún Proveedor, cliente, visitante y demás terceros que requieran
ingresar ocasionalmente al interior de las instalaciones de la compañía, sin el uso de elementos de
protección personal.

5.6.1.5 Aspectos a tener en cuenta una vez se encuentre dentro de las instalaciones de la
compañía.
Una vez ingresa a la Compañía, el proveedor, cliente o visitante que ha sido autorizado para ingresar,
debe estar usando el tapabocas, en caso de no traerlo, la empresa le suministrará uno desechable.

Se le solicita el permitir la toma de temperatura mediante el uso del termómetro digital infrarrojo.

Seguido se le solicita “lavado de manos” siguiendo el protocolo respectivo.

Si se presenta un caso positivo, la persona es asilada preventivamente y el área de Recursos

Humanos y Seguridad y Salud en el Trabajo, activan el protocolo interno donde se establecen las
definiciones del caso, las vías de notificación, las acciones a seguir según indicaciones EPS y
acciones internas.

En cuanto a las indicaciones específicas de la labor para contratistas permanentes al interior de la

compañía se establecen los lineamientos en el Anexo 17

7. EMERGENCIAS

 Se realizará la actualización de Medevac alineándolo con los requerimientos de DELIMA

MARSH.
 Se programará la realización de simulacros en los cuales sean medibles los escenarios que
se puedan llegar a presentar por la pandemia del Covid-19, lo cual servirá para medir la
respuesta ante una posible emergencia.
 Se realizará la actualización de las brigadas.
 Se brindará formación y capacitación a las brigadas en respuesta oportuna a situaciones
que se puedan presentar frente el COVID-19.
 En caso de llegarse a presentar alguna situación anormal en áreas de trabajo y que pueda
manifestar síntomas de sospechosa de contagio de Covid-19, se seguirán los lineamientos
establecidos en este protocolo reporte y atención ante posibles casos Coronavirus COVID-
19.
 Se deben disponer de equipos de bioseguridad dentro de sus botiquines (gafas, Guantes, y
tapabocas)
 Se ha definido zonas de aislamiento preventivo, para aislar a personal que pueda dar
temperaturas mayores a 37,5 grados.
 Se dispone de guantes de látex, tapabocas, alcohol antiséptico, gel antibacterial para la
atención del caso sospechoso.

7.1 TRASLADO TERRESTRE DE TRABAJADORES PROBABLES DE COVID-19

Se establecen los siguientes lineamientos para aquellos casos en los cuales se hace necesaria la
evacuación vía terrestre, de trabajadores que se encuentren dentro de instalaciones de la
organización, por presentar síntomas respiratorios y/o antecedentes de contactos que los hagan
sospechosos de un eventual contagio por COVID19:
  El medio de transporte a utilizar dependerá de las condiciones clínicas de la persona a
evacuar. Para todos los casos asintomáticos o con una afectación clasificada como leve su
traslado será en el vehículo propio del colaborador.
 En caso contrario se llamará a la autoridad competente para que se realice el traslado. En
todo caso se deben aplicar los protocolos de BIOSEGURIDAD establecidos para el traslado
de pacientes.
 Tener kit para traslado del trabajador con síntomas probables, este kit debe tener los
siguientes elementos: Traje especial anti fluidos, Mascarilla N95, Guantes quirúrgicos,
Cortina para el vehículo, separar conductor del trabajador (plástico), Alcohol, Tollas
desechables, Careta Acrílica, Bolsas Ziploc, para residuos con sello hermético, De estos kits
se deben tener mínimo uno en cada frente de trabajo.
 Se activará el MEDEVAC de atención de caso sospechoso y de ser necesario ayuda mutua.
 Se coordinará vehículo para traslado del trabajador.
 Conductor del vehículo realizará protocolo de ingreso a locación con todos los elementos de
bioseguridad y se trasladará al colaborador caso sospechoso hacia la EPS.
 Se realizarán las etapas detalladas a continuación.

Si el caso sospechoso se procede de la siguiente manera:

 Se aísla el trabajador que presenta síntomas COVID, se notifica a la EPS, el demás personal
debe seguir haciendo uso de los tapabocas y guantes.
 El conductor que traslade al caso sospechoso debe utilizar tapabocas con filtro N-95, careta
plástica mientras esté dentro del vehículo, al igual el caso sospechoso.
 Al interior del vehículo se debe adecuar en lo posible una barrera (con plástico) entre las
sillas delanteras (conductor) y las sillas traseras (caso sospechoso).
 Luego si se ingresara al colaborador caso sospechoso al vehículo.
 Se trasladará personal caso sospechoso a la EPS.
 Se debe llevar suficiente agua y alimentos para el traslado en caso de superar 3 horas de
trayecto
 Una vez finalizado el traslado, se procederá al lavado y desinfección del vehículo.
 Si se confirma Negativo, se seguirán las recomendaciones del médico y las operaciones
continúan normalmente
 Si se confirma Positivo, se deberá evacuar todo el personal, poniendo en punto seguro las
operaciones y se establecerán los contactos directos para seguimiento y valoración.

7.2 Programa de vigilancia Epidemiológica

 Con el fin de intensificar la vigilancia en salud pública y laboral de la infección respiratoria

aguda el encargado de Seguridad y Salud de la compañía, diseñara con el apoyo de la ARL
un programa de vigilancia epidemiológica para la detección del nuevo virus SARS-CoV-2
mediante la implementación de estrategias basadas desde el conocimiento del virus, en la
vigilancia basada en eventos y otras estrategias de vigilancia innovadora.
 Este programa contará con actividades que se integran al cronograma anual de trabajo y los
indicadores a la Matriz de Objetivos y Metas los cuales se actualizaron a raíz de la pandemia
 Todo caso sospechoso o confirmado de COVID-19 debe ser notificado de inmediato al área
de Seguridad y Salud, EPS, ARL.
 Se deberán documentar de morbilidad y ausentismo frente al Covid
 Se generarán estrategias en compañía de EPS y ARL para manejo de la salud mental de
los trabajadores que incluya el manejo de la ansiedad y manejo de problemas.
 Mientras un trabajador esté enfermo, debe seguir las recomendaciones de la EPS para
prevenir el contagio de otras personas. Usualmente se recomienda mantener el aislamiento
 en casa, llevar un registro de los síntomas y buscar atención médica si se presentan signos
de alarma. En casos más severos se realiza manejo hospitalario.
 En cualquier caso, el trabajador no puede volver a su labor hasta que no cumpla los criterios
para suspender el aislamiento ordenado y hasta haber sido autorizado por su médico
tratante.
 Cuando el caso leve ha requerido únicamente aislamiento en casa, se puede autorizar la
reincorporación laboral cuando se cumplen los siguientes criterios:

Opción 1: Si el médico tratante o el médico consultor de la Secretaría de Salud, conocedores

de la disponibilidad local de pruebas, determina que no se requiere prueba, que puede
suspender el aislamiento en casa y regresar a trabajar porque cumple de forma simultánea
estas tres condiciones:

 El trabajador no ha presentado fiebre durante al menos tres días completos (72

horas), sin usar un medicamento antipirético (que controla la fiebre).
 Los síntomas respiratorios, como tos o falta de aire, han mejorado.
 Han pasado al menos siete días desde que aparecieron sus síntomas por primera
vez.

Opción 2: Si el médico tratante o el médico consultor de la Secretaría de Salud, conocedores

de la disponibilidad local de pruebas, determina que se requiere prueba para determinar si
el trabajador aún es contagioso, se puede suspender el aislamiento en casa y regresar a
trabajar porque cumple de forma simultánea estas tres condiciones:

 El trabajador no presenta fiebre, sin usar un medicamento antipirético (que controla

la fiebre).
 Los síntomas respiratorios, como tos o falta de aire, han mejorado.
 Se recibieron dos pruebas negativas consecutivas, con al menos 24 horas de
diferencia, siguiendo las pautas del Ministerio de Salud.

 En estos casos se requiere el concepto positivo del médico especialista en SST con licencia
vigente, designado por empleador.

7.3 Salud mental de los colaboradores

DELIMA MARSH propone 5 (cinco) estrategias de autocuidado físico, autocuidado emocional,

hábitos saludables, cuidado mental y emocional y reducción del estrés.

Autocuidado físico:

 Uso de tapabocas para el cuidado de los colaboradores.

 Distanciamiento social: Mantener una distancia entre 1 (uno) y 2 (dos) metros con otras
personas.
 Limpieza y desinfección de escritorios con alcohol al 70%.

Autocuidado Emocional:

 Campañas virtuales las cuales ayuden a mitigar los impactos emocionales.

Hábitos Saludables:

 Descanso: Dormir las horas necesarias para recuperación, en un entorno tranquilo y

adecuado.
  Ejercicio: Incluir actividad física en la vida diaria, puede construirse una rutina de ejercicios
en saca – ejecutar pausas activas.
 Alimentación: Debe ser balanceada, con porciones y horarios adecuados.
 Evitar el consumo de alcohol.
 Consultar al médico en caso de presentar síntomas.

Cuidado mental y emocional:

 Separar los espacios personales de los laborales: Implica aprovechar el tiempo libre para
descansar y compartir con la familia y amigos, se recomienda evitar que las conversaciones
giren alrededor del tema laboral, desconectarse sanamente.

Reducción del estrés:

 Realizar ejercicios de respiración profunda.

 Aprovechar el tiempo libre: lectura, ejercicios, escuchar música o conversar en familia.
 Hablar acerca de las emociones y reacciones con los compañeros trabajo en los momentos
apropiados.
 Planificar el tiempo: planear objetivos realistas, establecer tareas prioritarias, diferenciando
lo urgente a lo importante.
 Delegar tareas cuando sea posible.

Apoyo:

Se cuenta con una línea de apoyo emocional, legal, financiero, familiar, etc. En búsqueda del
desarrollo u resiliencia ante el estrés, fortalecer las relaciones y mejorar la salud física. La cual está
disponible las 24 horas, los siete días de la semana.

Estos expertos ofrecen técnicas basadas en la evidencia que lo ayudarán a desarrollar una salud
emocional positiva.

Opciones de contacto:

IConnect You
Descarga la aplicación y regístrate
utilizando el código 112706.

Teléfono Gratuito
01800 518 5158

Sitio Web:
http://cignaglobal.powerflexweb.com
Código: MMC

Adicionalmente con LA LINEA DE ATENCIÓN PSICOLOGICA DE COLMENA para atención de

COVID 19 que estará atento atender comportamientos de crisis de los colaboradores y se hará
difusión de la línea 192 en capacitaciones y carteleras de la compañía, ya que esta ha sido diseñada
por el gobierno para atender situaciones de crisis y de información frente al Covid-19

Igualmente se tendrán en cuenta los teléfonos de la secretaria de salud a nivel nacional y 192

8. PROGRAMA DE COMUNICACIONES

 La Compañía cuenta con un programa de participación, comunicación y consulta, el cual ha

sido actualizado de acuerdo a la pandemia del Covid 19 generando las siguientes acciones.
 En caso de presentar síntomas de infección respiratoria aguda (tos, fiebre, dolor de garganta,
malestar general, secreción nasal) informar inmediatamente Jefe inmediato, el área de
Seguridad y Salud en el Trabajo y entidad competente EPS.
 Se divulgará la información pertinente a todos los actores relevantes. En particular, se debe
desarrollar un sistema de comunicación claro y oportuno con todos los trabajadores.
 Mantener las líneas de contacto e información actualizadas a través de los medios que se
dispongan en caso de cualquier emergencia.
 En particular, se divulgan las medidas contenidas en la información sobre generalidades y
directrices dadas por el Ministerio de Salud y Protección Social en relación con los síntomas
de alarma, lineamientos y protocolos para la preparación, respuesta y atención ante la
presencia del COVID-19 en el territorio nacional, así como en el departamento o municipio
donde opera la empresa.
 Se bridan mensajes continuos a todos los trabajadores y demás personal que preste sus
servicios en las empresas, autocuidado y las pausas activas.
 Se promueve el lavado de manos de forma constantemente y del distanciamiento social (no
abrazar, besar ni dar la mano).
 Se divulgan los protocolos de prevención de contagio de COVID-19 y de atención de casos
sospechosos de contagio, en articulación con las Entidades Promotoras de Salud- EPS y
con la asesoría y asistencia técnica de las ARL.
 Se establecieron mecanismos de información de forma visible, legible, oportunos, claros y
concisos, a través correo corporativo, carteleras, afiches, señalización o cualquier otro medio
de difusión, sobre las medidas de prevención y atención.
 Se realizan charlas informativas periódicas a los trabajadores y al personal que preste sus
servicios en las empresas respecto de la implementación de medidas de prevención
(distancia social, correcto lavado de manos, etiqueta respiratoria), uso adecuado de
 elementos de protección personal e identificación de síntomas (fiebre, tos seca y dificultad
para respirar)
 La compañía promueve la utilización de sistemas de comunicación por (teléfonos, video
llamadas, video conferencias, etc.)
 Se realiza rotulación de los envases que contengan alcohol y gel glicerinado de acuerdo a
sus hojas de seguridad y SGA
 Se ajustará la demarcación y señalización
 No se exige incapacidad como condición para aislar en casa a los trabajadores que reportan
síntomas respiratorios o sospechosos de COVID-19, y se garantizara el debido proceso de
permisos, procesos disciplinarios entre otros.
 Se mantienen acciones coordinadas con las autoridades sanitarias y la ARL.
 Se anexa el cronograma actualizado a la fecha con la programación de comunicaciones
internas. Anexo 18

9. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SST

El Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 establecen que todo empleador y/o
contratante, sin importar su nivel de riesgo y su número de empleados, debe capacitar a sus
empleados en los riesgos del trabajo y diseñar programas de prevención y promoción de la salud
por lo tanto, contemplan en su plan de capacitación las actividades de prevención y promoción a
realizar, con el fin de intervenir en los riesgos contemplados en la matriz de identificación de peligros
y valoración de riesgos.

DELIMA MARSH, cuenta con el programa Capacitación donde se incluyen dentro de la Inducción un
temario de Covid 19 y se garantizará capacitación del Covid 19 a los Colaboradores actuales de
manera remota preferiblemente y se trataran como mínimo los siguientes temas.

 Forma que se transmite el virus

 Reglamentación, lugares críticos Covid
 Factores de riesgo del hogar y la comunidad
 Factores de riesgo individuales
 Signos y síntomas
 Protocolo de actuación por síntomas
 Importancia del reporte de condiciones de salud
 Uso adecuado de los EPP
 Lavado de manos.
 Limpieza y desinfección
 Etiqueta respiratoria
 Protocolo de traslados, distanciamiento social (llegar y salir de casa)
 Personal riesgo alto y recomendaciones
 Capacitación específica en protocolos de desinfección y manejo de sustancias a personal
de aseo.

10. GESTION DEL CAMBIO: ACTUALIZACION PROCEDIMIENTOS

 Se realizará la actualización de la matriz de riesgos, en donde se incluirá el peligro de
CONTAGIO POR COVID-19, los riesgos asociados, los controles, y los responsables de la
aplicación de estos controles.
 Se realizará la actualización de los procedimientos, en el mismo sentido.
 Gestión del cambio : debido a la Pandemia por COVID 19, se realiza de manera coordinada
y planeada la gestión del cambio que incluye como mínimo: Matriz de requisito legal y de
otra índole, Programa y Matriz EPP, Revisión de políticas y reglamentos, programa de
inducción, capacitación, Matriz IPCVR de riesgos y controles (referente al Covid, riesgo
Biológico),plan de emergencias, programas o plan integral de manejo de residuos, plan de
 continuidad del negocio, Programas de orden y aseo en el cual se incluyen las rutinas
desinfección programa de señalización y demarcación de áreas: que incluya la rotulación de
productos químicos SGA, Programa de vigilancia epidemiológica Covid 19, plan de
participación y consulta o plan de comunicaciones, programa de investigación de Accidentes
y enfermedades laborales.

11. REGISTROS Y ANEXOS

ANEXO 1 Matriz de roles y responsabilidades

ANEXO 2 Hoja de seguridad y Fichas Técnicas
ANEXO 3 Cómo lavarse las manos OMS
ANEXO 4 Matriz de EPP
ANEXO 5 Entrega de Dotación y Elementos de Protección Personal
ANEXO 6 Inventarios y puntos de dispensación
ANEXO 7 Capacidad de la oficina
ANEXO 8 Planos de oficinas para señalización de puestos de trabajo habilitados
ANEXO 9 Cantidad de demarcación y señalización por ciudad
ANEXO 10 Protocolo Sodexo
ANEXO 11 Bodegas y Almacenamiento
ANEXO 12 Manejo de Copropiedades.
ANEXO 13 Formato de registro de temperatura COVID - 19
ANEXO 14 Seguimiento diario a condiciones de salud
ANEXO 15 Nexo Epidemiológico
ANEXO 16 Ruta de atención para eventos COVID-19
ANEXO 17 Lineamientos específicos para contratistas
ANEXO 18 Cronograma de Comunicaciones 2020

12 HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Fecha

1 Creación del documento 12/06/2020

2
 ANEXO 1 Matriz de roles y responsabilidades
ROL - NIVEL
ALTA DIRECCIÓN
COMITÉ DE EMERGENCIAS
Líderes de Segmentos o Jefes de
Áreas
TRABAJADORES
(Aplicables a todos los niveles)
FACILITIES
RECURSOS HUMANOS
RESPONSABLE DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE SEGURIDA Y SALUD
EN EL TRABAJO
Vigilar el desarrollo de las actividades de bioseguridad establecidas por la organización
para la continuidad y/o reactivación de la actividad laboral.
COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD
Colaborar en el análisis de las causas de enfermedades diagnosticadas como “laboral por
Y SALUD EN EL TRABAJO
contagio por COVID-19”, en el marco de la investigación a la que diese lugar.
COMITÉ DE CONVIVENCIA
LABORAL
BRIGADA DE EMERGENCIAS
CONTRATISTAS
ARL: Administradora de Riesgos Laborales
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo
SG -SST: Sistema de Gestión en Seguridad en Salud en el trabajo
SST: Seguridad y salud en el trabajo
MAT RIZ DE RESPONSABILIDAD, AUT ORIDAD Y RENDICIONES DE Versión 2
CUENT AS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL T RABAJO
Fecha de Vigencia
COVID-19 18-03-2020
MECANISMO DE
RESPONSABILIDADES RENDICIÓN DE
CUENTAS
Asegurar el cumplimiento y la aplicación del protocolo y todos los procedimientos asociados
Actas de reunión alta dirección
a COVID – 19 en cada una de las operaciones a cargo.
Responder ante los entes
controladores de la salud
Asignar los recursos necesarios para el cumplimiento del protocolo. laboral del país y la ARL
correspondiente.
Conocer el procedimiento operativo normalizado, específico para Covid-19
Garantizar la implementación del procedimiento operativo normalizado.
Asignar responsabilidades específicas a cada miembro del comité
Actas de toma de decisiones
Tomar decisiones de acuerdo a los lineamientos del Gobierno Nacional y garantizar su
adopción.
Solicitar recursos necesarios para el complimiento del protocolo.
Estudiar las aprobaciones para el retorno al trabajo.
Asegurar que el personal a su cargo cumpla con los protocolos establecidos
Asegurar que el cliente conozca y aplica los protocolos de compañía
Asegurar que las personas a su cargo utilicen los elementos de protección personal.
Validar con los clientes el cumplimiento de la normatividad vigente para el retorno a las
actividades de nuestros colegas UEAs.
Seguir los lineamientos, cumplimiento de protocolos Covid-19, controles y registros que le
sean asignados.
Asistir a las capacitaciones correspondientes a los protocolos covid-19.
Implementar las medidas de Autocuidado para la prevención del contagio, uso de Epps,
lavado frecuente de manos (antes, durante “cada 3 horas”, después o cuando se considere
necesario), etiqueta respiratoria, entre otros.
Si el colaborador durante la ejecución de sus labores presenta algún síntoma asociado a
temas respiratorios, deberá suspender su actividad, notificar al jefe inmediato al
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, comunicarse con su EPS y abstenerse de
ir a las instalaciones de la compañía o instalaciones del cliente.
Informar a diario el estado de salud antes del inicio de su labor. Resultado del objetivo de SST
en la evaluación del
Dar uso adecuado a los elementos de protección personal y realizar la disposición final en desempeño
los lugares destinados por la compañía, recordando que ellos son de uso personal e
intransferible al igual que los elementos de oficina de uso diario cómo lo son esferos,
teléfonos, manos libres, teclados, mouse entre otros.
Llevar su computador para la casa todos los días.
Mantenga la información de contacto actualizada en Workday; revise el correo electrónico y
el móvil para comprobar si tiene mensajes de nuestro Sistema de Notificación de
Emergencias.
Responda las encuestas realizadas por la compañía, con ellas podemos consolidar la
información relevante y tomar decisiones.
A segurar el cumplimiento de los requisitos de la Resolución 666, las políticas globales de la
compañía y los requerimientos de Seguridad y Salud en el trabajo.
Asegurar el abastecimiento de materias primas, insumos y elementos de protección para
atender la contingencia.
Garantizar la existencia de productos de limpieza, desinfección y los elementos para el
lavado de manos.
Implementación de medidas
Velar por el cumplimiento de la desinfección y limpieza de áreas al interior de la compañía. definidas en el protocolo de
Bioseguridad
Gestionar la compra oportuna de los elementos de protección personal de acuerdo con los
parámetros establecidos por SST.
Asegurar el inventario de los elementos de protección personal y demás elementos y
equipos requeridos para atender la contingencia covid-19.
Definir sitios de aislamiento preventivo dentro de las áreas
Asegurar el seguimiento a la ejecución y aplicación de los protocolos y estándares covid –
19
Ejecución del plan de
Desarrollar el plan de comunicaciones activamente.
comunicaciones y capacitación
Apoyar los programas de capacitación que se requieran por parte de SST
Documentar y apoyar el cumplimiento de los requisitos legales vigentes en materia de
prevención covid-19
Dar soporte técnico a las operaciones de cambios y ajustes relacionados con la prevención
frente a covid-19
Asegurar el ajuste en cada uno de los documentos del SG-SST, en materia de prevención,
seguimiento y control de covid-19 (matriz IPEVR, matriz de EPP, plan de emergencias y
programa de inspecciones entre otros).
Acompañar y validar en las operaciones la aplicación de todos los requisitos del protocolo
de bioseguridad covid-19. Informe a la alta dirección
Notificar la aparición de casos sospechosos o confirmados al área correspondiente. sobre el funcionamiento y los
resultados del SG-SST (Plan
de trabajo anual, Programa de
Reportar a la EPS y ARL los casos sospechosos y confirmados de COVID-19.
capacitación, indicadores,
Apoyarse en la ARL en materia de identificación, valoración del riesgo y en conjunto con la accidentalidad, enfermedad
EPS en lo relacionado con las actividades de promoción de la salud y prevención de la laboral, acciones correctivas y
enfermedad. preventivas etc)
Solicitar la asistencia y asesoría técnica de la ARL para verificar medidas y acciones
adoptadas a sus diferentes actividades.
Validar las características técnicas de los elementos de protección personal de acuerdo con
los requerimientos e informar a Facilities.
Divulgar el contenido del presente protocolo a todas las partes interesadas.
Realizar campañas de promoción y prevención a las enfermedades respiratorias (Covid 19,
Hidratación constante, lavado adecuado de manos, Epps, hábitos de vida y trabajo
saludables, pausas activas, entre otros)
Participar de las actividades de promoción, divulgación e información, sobre las medidas
preventivas y de control para evitar la propagación del COVID-19.
Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de las medidas de control
establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social en el marco de la pandemia por
COVID-19.al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) la adopción de
Proponer
medidas, y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y
ambientes de trabajo.
Proponer y participar en las actividades de capacitación de prevención del COVID-19.
Actas de reunion mensual del
comité
Proponer medidas correctivas a las que haya lugar, para evitar la ocurrencia de brotes por
contagio de COVID-19. Informe de gestión anual
Evaluar los programas de vigilancia en salud que se hayan realizado en el marco de
pandemia.
Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar el cumplimiento del protocolo
de limpieza y desinfección establecido en la organización, a través de los protocolos de
bioseguridad.
Informar sobre la existencia de factores de riesgo, y sugerir las medidas correctivas y de
control.
Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo para el control del COVID-19.
Estar atentos en caso de presentarse una solicitud o queja.
Actas de reunion mensual del
comité
Informe de gestión anual
Revisar y llevar a cabo el procedimiento en caso de presentarse una queja.
Inspeccionar los equipos de emergencia
Garantizar que se cuente con los equipos de emergencias necesarios para la atención Informes de inspección
primaria.
Aplicar el Procedimiento Operativo Normalizado, especialmente para COVID 19
Seguir los lineamientos, cumplimiento de protocolos Covid-19, controles y registros que le
sean asignados.
Asistir a las capacitaciones correspondientes a los protocolos covid-19.
Evidencia de cumplimiento de
Asegurar las competencias necesarias para la ejecución adecuada y segura de las
medidas definidas en el
actividades de sus funcionarios
protocolo de bioseguridad
Comportarse en forma segura en la ejecución de sus labores
Suministrar y hacer uso de los Elementos de Protección Personal definidos para las
actividades desarrolladas y la prevención del COVID-19
ABREVIATURAS
ANEXO 2 Hoja de seguridad y Fichas Técnicas
ANEXO 3 Cómo lavarse las manos OMS
 ANEXO 4 Matriz de EPP
MATRIZ DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PERSONAL DIRECTO PERSONAL CONTRATISTA

UNIDADES EXTERNAS

MANEJO DE ARCHIVO
SEGURIDAD Y SALUD
TODO EL PERSONAL

MENSAJERÍA A PIE
MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO
CONSULTOR DE

MOTORIZADO
BRIGADISTAS
PROTECCIÓN

/TRABAJO EN

MENSAJERÍA
CONDUCTOR
/SEGMENTO

RECEPCIÓN
CAFETERÍA
ALTURAS
TIPO DE

ASEO
RIESGO NOMBRE DEL ELEMENTO FOTO FUNCIÓN NORMATIVIDAD ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MANTENIMIENTO TIEMPO DE REPOSICIÓN

NTC 1523 2ª Actualización. Cascos de Casco polietileno de alta densidad, Realizar revision periodica de su
MECÁNICO: Posibilidad de Seguridad Industrial, dieléctrico tipo II banda anti sudor. estado.

CABEZA
CADA 2 AÑOS
golpes en la cabeza por Protección de la cabeza contra golpes y Res. 2400 de 1979 Art. 177 Numeral 6. Suspención de 4 puntos, sistema de No almacenar a la intemperie, no
CASCO DE SEGURIDAD Cambiar cuando: Se presente X
materiales o elementos contusiones por objetos y estructuras Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 1 ajuste por perilla, diseñados para perforar ni pintar ni pegar
fisura en su cubierta exterior,
proyectados literal A reducir la fuerza del impacto en la parte adhesivos al casco
daños en el sistema de ajuste
ANZI Z89.1 superior y lateral de la cabeza.

MECÁNICO: Posibilidad de NTC 3610 - ANSI Z.87.1 -2015 Realizar revision periodica de su
golpes o daños en los ojos por Gafas de seguridad de policarbonato,
VISUAL

Protección del ojo ante golpes o daños por estado. ANUAL

lentes transparentes absorción del
contacto con estructuras, GAFAS DE SEGURIAD contacto con estructuras, materiales o Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 2 Lavar con agua y jabón de manos Cambiar cuando el lente presente X X
99,9% de los rayos UV, con protectores
materiales o elementos elementos proyectados. literal A cada vez que se termina la rayaduras o fisuras
laterales
proyectados. actividad que se esta realizando

Realizar revision periodica de su

AUDITIVA

FISICO: Exposiciones en Almohadillas cubierta en PVC, que estado.

Res. 2400 de 1979 Art. 177 Literal C. Cuando el protector tenga signos
PROTECTOR AUDITIVO DE Protección auditiva ante la exposición a permitan ajuste cómodo para el usuario. lavarlos con agua y jabon neutro o
entornos muy ruidosos. mayor a ANSI S3.19-1974 de deterioro, rotura o deformidad X
COPA fuentes que producen el ruido. Medio absorbente en poliuretano, con limpiarlos, deberán secarse
85 dBA parcial reemplácelo.
sistema de atenuación segura, cuidadosamente y colocarse en un
lugar limpio o estuche antes de
ser reutilizados..

Protector auditivo en PVC siliconado

AUDITIVA

NTC- 2272 CADA 4 MESES

reutilizable, con Lavar con agua tibia y jabón
FISICO: Exposiciones a PROTECTOR AUDITIVO DE Protección auditiva ante la exposición a ANSI S 3.19 Cambiar cuando: Se presenten
cordón, material antialérgico, suave con neutro. Almacenar secos en el X
ambientes ruidosos moderados INSERCIÓN fuentes que producen el ruido Res. 2400 de 1979 Art. 177 Literal C. grietas o fisuras en sus
3 membranas estuche
membranas de ajuste
que sellan el canal auditivo.

*Mascarilla quirúrgica a base de

celulosa o materiales livianos para
Se debe usar para protegerlas vías aéreas facilitar su respirabilidad y proveer
RESPIRATORIA

BIOLOGICO: Posibilidad de MASCARILLA QUIRUGICA - superiores durante la ejecución de Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 3 más comodidad y frescura,
DIARIO
procedimientos literal A. Art. 182; Art. 185. desechable, resistente a fluídos, Se debe evitar el contacto con
contacto con fuentes de agentes TAPABOCAS Cambiar cuando este esté roto, X
hipoalergénica agua.
infecciosos o contamiandos CONVENCIONAL sucio o húmedo
De primeros auxilios que generen gotas o Res. 3673 de 2008 Art. 13 – Debe
aerosoles *Cintas de sujeción
*Banda nasal

Evitar el contacto con elementos

Uso cuando se realice manipulación de
papel y documentos. (Protección
MANUAL
punzantes.
No usar en presencia de llamas o
a temperaturas < -25°C o > 100°C
No usar para aplicaciones
Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 4 – Látex natural para uso general. DIARIO

BIOLOGICO: Posibilidad de mecánicas

GUANTES DE LATEX O cortaduras con papel y dermatitis de Literal h Guante ambidiestro, elástico, de puño Cuando se encuentren
contacto con fuentes de agentes No usar como protección contra X
NITRILO contacto), Para contacto en áreas largo, adaptable a la mano. Desechable deteriorados, desgastados o rotos.
infecciosos o contamiandos sustancias químicas; el guante no
asistenciales y para realizar cualquier tipo EN 455-3:1999 Descartar después del uso
es impermeable.
de procedimiento de primeros auxilios
Almacenamiento:
Mantener alejados de fuentes de
de ignición. Mantener alejados de
la luz solar directa;

Evitar que se mojen. Evitar

contacto con sustancias químicas.
Uso general ideal para proteger de cortes, Los guantes deben almacenarse
MECÁNICO:Posibilidad de con excelente nivel de destreza, agarre y Guante suave al tacto, ajustable.
MANUAL

GUANTES CON en un lugar fresco, seco y bien ANUAL

contactos con equipos, comodidad. Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 4 Elaborado con cuero sintético, ventilado, libre de contaminantes.
REVESTIMIENTO DE o cambio cuando este presente X
herramientas, materiales o Previene lesiones en manos por contacto Literal C – spandex, silicona, neopreno, lycra y Lejos de chispas, calor o
POLIURETANO con elementos cortantes. Permite un TPR. fuentes de ignición, con una aberturas o desgaste marcado.
estructuras
mejor agarre, trabajos en alturas temperatura de 0 a 23°C y
humedad relativa menor al <60%
HR.
IDENTIFICACIÓN - CORPORAL

MECÁNICO:Posibilidad de Para visitas a clientes en planta, cuando

lo requieran y/o zonas industriales,
contactos con equipos, CAMISA MANGA LARGA Camisa de algodón de manga larga con Lavar con aguay jabón después de
protección corporal frente al contacto con Art 230 del Código Sustantivo del Trabajo. ANUAL X
herramientas, materiales o AZUL Y BLANCA botones y logo bordado de la compañía cada uso.
superfies, herramientas, materiales o o cuando se evidencie deterioro.
estructuras estructuras

Para visitas a clientes en planta, cuando

MECÁNICO:Posibilidad de
CORPORAL

lo requieran y/o zonas industriales.

ANUAL
contactos con equipos, Protección corporal en miembros Lavar con aguay jabón después de
JEAN Art 230 del Código Sustantivo del Trabajo. Jean azul tipo industrial Cada año o cuando se evidencie X
herramientas, materiales o superiores frente al contacto con cada uso.
deterioro.
estructuras superfies, herramientas, materiales o
estructuras

MECÁNICO: Posibilidad de Res. 2400 de 1979 Art. 177 Numeral 5 A.

lesión en los pies por golpes y Botas de seguridad en cuero, suela ANUAL
Res. 3673 de 2008 Art. 13
BOTAS DE SEGURIDAD Se utilizan para proteger los pies de caída Inspeccionar periódicamente o cuando se rompen o presentan
PIES

aplastamiento por equipos, ANSI Z41PT antideslizante y con puntera X

CON PUNTERA de elementos, golpes en los pies. (mensual). algún deterioro que disminuya su
herramientas, materiales o NTC 2257 reforzada en acero. capacidad de protección
estructuras
IDENTIFICACIÓN

Uso como elemento de identificación Decreto 1072 art. 2,2,4,6,25 Ítem 11 Lavar con aguay jabón cuando se Cuando se evidencie daño o
CHALECO BRIGADISTA Azul con reflectivos, Bolsillos X
específico para miembros de la brigada. Resolución 256 Bomberos ART 6 requiera deterioro.

Chalecos Fluorescentes con cintas

IDENTIFICACIÓN

reflectivos.
Res. 2400 de 1979 Art. 177 Numeral 6. Se deben lavar con agua y jabón
Clase 2, permitiendo una visibilidad
Brindar visiblidad e identificación en zonas Material según labor a desarrollar por el líquido cada vez que sea
CONDICIONES DE SEGURIDAD: reflectante de 360° Cada vez que presente deterioro o
CHALECO REFLECTIVO almacenamiento, bodegas, trafico trabajador.. necesario, una vez por semana X
Transito El material Reflectante NO se gasta daño
vehicular u lugares que así lo requieran Manual de Señalización de Transito (Promedio)
con el lavado.
Capacidad de mantener el brillo.

Limpieza:
Se recomienda la limpieza
después de cada uso. Deben
limpiarse con un paño suave no
NTC 3610 - ANSI Z.87.1 *Sistema de ventilación indirecta para abrasivo, preferiblemente
BIOLOGICO: Posibilidad de Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 2 evitar la niebla, para salpicaduras y humedecido en agua y y deben
VISUAL

Uso en bioseguridad para protección ante CADA 3 MESES

contacto con fuentes de MONOGAFAS DE literal A polvo (la dejarse secar a temperatura
salpicaduras de líquidos y proyección de Cambiar cuando el lente presente X
agentes infecciosos con riesgo PROTECCIÓN Res. 3673 de 2008 Art. 13 versión sin ventilación. ambiente.
particulas rayaduras o fisuras
decontagio por COVID-19 Cumple con la norma AS/NZS1337 para Puede también utilizarse un paño
Res. 666 de 2020 impacto medio específico para la limpieza de
oculares. No utilizar
sustancias tales como gasolina,
líquidos desengrasantes clorados,
disolventes orgánicos o agentes

* No toque el tapabocas durante

su uso. Si debiera hacerlo, lávese
las manos antes y después de su
*Mascarilla quirúrgica a base de
manipulación.
celulosa o materiales livianos para
Se debe usar para proteger las vías aéreas
facilitar su respirabilidad y proveer
superiores . Uso obligatorio de manera as,
más comodidad y frescura,
RESPIRATORIA

permanente en áreas de atención al

BIOLOGICO: Posibilidad de Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 3 desechable, resistente a fluídos,
MASCARILLA QUIRUGICA - publico (Recepción), personal de aseo y * Los tapabocas no se deben dejar DIARIO
contacto con fuentes de literal A. Art. 182; Art. 185. hipoalergénica
TAPABOCAS mantenimiento. sin protección encima de cualquier Cambiar cuando este esté roto, X X X
agentes infecciosos con riesgo superficie (ej. Mesas, repisas, sucio o húmedo
CONVENCIONAL Resolución 666 de 2020 *Cintas de sujeción
decontagio por COVID-19 Para procesos de limpieza y desinfección entre otros) por el riesgo de
*Banda nasal
preventiva , cuando no hay detección de contaminarse, no se recomienda
casos de COVID-19 guardarlos sin empaque porque se
pueden contaminar, romper o
dañar. Almacenar a temperatura
ambiente

Están diseñados específicamente para Eficiencia para filtrar partículas de

proporcionar protección respiratoria al entre 0,1 y 0,3 μm (95 si eliminan
crear un sello hermético contra la piel y no 95%. ) El respirador N95 o FFP2 se debe
permitir que pasen partículas (< 5 micras) mantener en su empaque original
RESPIRATORIA

que se encuentran en el aire, entre ellas, Nivel de resistencia al aceite (serie N si si no se va a utilizar o en bolsas
BIOLOGICO: Posibilidad de Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 3
patógenos como virus y bacterias. no es resistente) selladas, no se recomienda 8 HORAS
contacto con fuentes de MASCARA DE ALTA literal A. Art. 182; Art. 185.
guardarlos sin empaque en el O antes si presente daño o X
agentes infecciosos con riesgo EFICIENCIA (FFP2) O N95 Se utilizaran para procesos de limpieza y *Cintas de sujeción que permitan ajuste bolso, o bolsillos sin la protección deterioro
decontagio por COVID-19 Resolución 666 de 2020
desinfección reactiva cuando se adecuado a la cabeza por que se pueden contaminar,
identifique un caso confirmado de COVID- *Banda nasal para el ajuste romper o dañar y perder su forma
19. lo que puede dañar el selle.

La mascarilla es personal e intransferible

Evitar contacto continúo o

intermitente con soluciones
concentradas de blanqueadores,
detergentes, álcalis, ácidos y
solventes organicos. SEMANAL
BIOLOGICO: Posibilidad de Proteccion de las manos en las labores de Res. 2400 de 1979 Art. 176,177 Numeral 4 Cuando presente deterioro
MANOS

contacto con fuentes de GUANTES DE CAUCHO limpieza. Literal h No exponer el guante a la luz evidente principalmente rotura o
Elaborados en látex de caucho natural X
agentes infecciosos con riesgo USO INDUSTRIAL Aplica para labores de limpieza y solar. Evitar el contacto con desgaste, desechar
decontagio por COVID-19 desinfección preventiva y reactiva. Resolución 666 de 2020 fuentes de ignición, en caso de inmediatamente y reemplazar por
presentarse mitigar con agua o un par nuevo.
extintor de polvo seco.

Enjuagar con agua y jabón y secar

después de cada uso.

Almacenarse en un lugar fresco

Uso como barrera contra agentes Traje enterizo con capucha. Costuras DIARIO
y seco. conservar alejado de
infecciosos internas cosidas. Elástico en muñecas, o reemplazar el traje de
CORPORAL

BIOLOGICO: Posibilidad de fuentes de calor, chispas y

tobillos y cara. Cintura elástica protección inmediatamente si
contacto con fuentes de TRAJE DE PROTECCIÓN llamas, ya que la tela fundida
Se utilizaran para procesos de limpieza y Resolución 2400 de 1979 (pegada). Cremallera. resulta roto, descosido, X
agentes infecciosos con riesgo PVC / TYVEK puede causar quemaduras
desinfección reactiva cuando se desgastado o perforado.
decontagio por COVID-19 graves.
identifique un caso confirmado de COVID- proporciona protección contra líquidos y
Este producto no se debe
19. retención de partículas
reutilizar ni lavar
 ANEXO 5 Entrega de Dotación y Elementos de Protección Personal

ENTREGA DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN ENTREGA DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN

PERSONAL (EPP) PERSONAL (EPP)

DATOS DEL TRABAJADOR A QUIEN SE LE ENTREGA DATOS DEL TRABAJADOR A QUIEN SE LE ENTREGA

NOMBRE CEDULA No. NOMBRE CEDULA No.

AREA O AREA O
CARGO CARGO
PROCESO PROCESO

ITEM DESCRIPCIÓN: TALLA CANTIDAD FECHA FIRMA RECIBIDO

ITEM DESCRIPCIÓN: TALLA CANTIDAD FECHA FIRMA RECIBIDO
1
1

2
2

3
3

4
4

5
5
6
6
7

7
8

8
9

9
10

10
11

11
12

13 12

14 13

15 14

COMPROMISO
Certifico que recibí los elementos anteriormente descritos y me comprometo a: 15

• Utilizarlos únicamente al interior de la organización y siempre en el desarrollo de mis tareas, revisándolos antes de iniciar labores y verificando que se
encuentren en perfecto estado para su uso.
• Cuidarlos y mantenerlos en perfecto estado de limpieza y orden, atendiendo las recomendaciones del fabricante y de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Reportar de forma Inmediata y por escrito la pérdida o hurto de cualquiera de los elementos al jefe inmediato y al Encargado del SG-SST, con el fin de
que se efectué la reposición.
• Devolver los elementos de protección personal que se encuentren en mal estado por deterioro normal o por malformaciones causados por efectos
externos para su reposición al Encargado del SG-SST.
• Manifiesto que conozco las normas internas que reglamentan el uso de ropa de trabajo, equipos y elementos de protección personal, necesarios para
garantizar la higiene y seguridad ocupacional.
• También declaro haber recibido los elementos de protección personal, capacitación e instrucción en el uso, cuidado y mantenimiento de los mismos.
Usando los equipos y elementos de protección personal (incluyendo ropa de trabajo) estoy cumpliendo con mis deberes como trabajador definidos en la
ley. CODIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO; Art. 56 y Art. 58 numeral 7; LEY 9 DE 1979; Art. 88; DECRETO 1295 DE 1994: Art. 22. El presente
compromiso quedará archivado en la hoja de vida para verificación y seguimiento del cumplimiento de mis deberes y derechos como empleado.
COMPROMISO
Certifico que recibí los elementos anteriormente descritos y me comprometo a:
* Utilizarlos adecuadamente como complemento a las medidas de protección recomendadas para la prevención de enfermedades respiratorias.
* Fortalecer la rutina de lavado de manos como medida de prevención.
* Aplicar las medidas de autocuidado recomendadas por la compañia, le solicitamos implementar:
- Cada tres (3) horas lavarse las manos con abundante jabón, alcohol o gel antiséptico, evitar tocarse los ojos, nariz y boca.
- Tomar agua de manera frecuente (Hidratarse).
- Taparse la boca al momento de toser o estornudar y botar el pañuelo desechable inmediatamente después de usarlo; si no hay un pañuelo disponible,
cubrirse con la parte interna del codo. Procurar mantener una distancia de al menos un (1) metro entre la persona que tosa o estornude.
- Evitar asistir a eventos masivos o de cualquier tipo que no sean indispensables.
- En caso de gripa usar tapabocas y quedarse casa, notificar a su Líder y al área de Seguridad y Salud en el Trabajo de la compañía.

Con mi FIRMA constato que he leído y me comprometo a cumplir con lo aquí estipulado: Con mi FIRMA constato que he leído y me comprometo a cumplir con lo aquí estipulado:

CEDULA No: CEDULA No:

 ANEXO 6 Inventarios y puntos de dispensación

INVENTARIO ÁREAS COMUNES Puntos de dispensación del alcohol glicerinado INVENTARIO DE BAÑOS PERMITIDOS INVENTARIO DE PUNTOS ECOLÓGICOS
AREAS BAÑOS PRIVADOS BAÑOS COMPARTIDOS
AREAS AVISOS DISPENSADOR DISPENSADOR CIUDAD
CAPACIDAD CAPACIDAD
CIUDAD PUNTOS ECOLOGICOS POR CIUDAD
COMUNES CIUDAD No. No.
CIUDAD LAVAMANOS LAVADO AGUA JABON TOALLAS DISPENSADOR DESINFECTANTE MAXIMA MAXIMA
Bogota
Bogota Ca l l e 26 2
COMUNES MANOS DESECHABLES ALCOHOL GLICERINADO Bogota
31
Ca l l e 26 1 1 4 1 Bogota Mercer N/A
Ca l l e 26
Bogota Bogota Mercer 3
31 19 15 SI SI 12 26 11 Bogota
1 1 7 2
Bogota Ca l l e 72 1
Ca l l e 26 Bogota Ca l l e 72 5 Mercer
Bogota Mercer 3 8 4 SI SI 3 6 4 Bogota Ca l l e Bogota CMF N/A
Bogota CMF 5 4 3 N/A N/A
72
Bogota Ca l l e 72 5 8 10 SI SI 5 5 3 Medel l ín 16 Medel l ín 3
Bogota CMF 1 1 N/A N/A
Bogota CMF 5 1 1 SI SI 1 6 5 Medel l ín CMF 2 Medel l ín CMF N/A
Medel l ín N/A N/A 7 1
Medel l ín 16 16 30 SI SI 13 9 10 Ca l i 9
Medel l ín CMF 3 1 N/A N/A Ca l i 3
Medel l ín CMF 2 3 3 SI SI 3 2 1 Ca rta gena 1
Ca l i 9 10 11 SI SI 5 9 10 Ca l i 3 1 4 2 Ca rta gena 1
Ba rra nqui l l a 2
Ca rtagena 1 2 2 SI SI 1 1 1 Ca rta gena 2 1 N/A N/A Ba rra nqui l l a 1
Ma ni za l es 4
Ba rra nqui l l a 3 N/A N/A N/A N/A N/A 2 2 Ba rra nqui l l a N/A N/A N/A N/A
Perei ra 1 Ma ni za l es 1
Ma ni za l es 4 7 7 SI SI 7 3 3 Ma ni za l es 4 1 N/A N/A
Buca ra ma nga
1 Perei ra 1 1 N/A N/A Perei ra 1
Perei ra 1 1 1 SI SI 1 2 1 Féni x
Buca ra ma nga Buca ra ma nga Buca ra ma nga Buca ra ma nga
1 1 1 SI SI 1 2 1 1 1 1 N/A N/A 1
Atl a s Atla s Atla s Atla s

CONTROL DE CAFETERIAS POR CIUDAD

Puntos de Ubicación de las toallas y alcohol en dispensadores PUNTOS DE HIDRATACIÓN
CAPACIDAD MAXIMA
CAPACIDAD MAXIMA TURNOS DEFINIDOS (MAX. 40
CIUDAD
POR MESA
DE LA CAFETERIA POR
MINUTOS CADA UNO)
rotulados CIUDAD Puntos de Hidratación
TURNO
CIUDAD IDENTIFICACION DE ESPACIOS Bogota
4
Bogota Dos turnos : 12m a 12:40 y de Ca l l e 26
1 14 Bogota Ca l l e 26
12:50 a 1:30 p.m
Ca l l e 26 Bogota Mercer 1
Dos turnos : 12m a 12:40 y de Bogota Mercer Ca fetería , má qui na s de Sna cks , Bogota Ca l l e 72 3
Bogota Mercer 1 3
12:50 a 1:30 p.m i mpres ora s , puntos de
Bogota Ca l l e 72 N/A N/A N/A Bogota Ca l l e 72 Bogota CMF 1
hi dra ta ci ón, hornos mi croonda s
Dos turnos : 12m a 12:40 y de Medel l ín
Bogota CMF 1 4 Medel l ín 3
12:50 a 1:30 p.m
Dos turnos : 12m a 12:40 y de Ca l i Medel l ín CMF 1
Medel l ín 1 13
12:50 a 1:30 p.m
Bogota CMF Ca fetería , Impres ora Ca l i 2
Medel l ín CMF N/A N/A N/A
Dos turnos : 12m a 12:40 y de Medel l ín CMF Ca fetería , Impres ora Ca rta gena 1
Ca l i 1 17 12:50 a 1:30 p.m
Ca rta gena Ca fetería , Impres ora Ba rra nqui l l a 1
Ca rtagena 1 N/A N/A
Ba rra nqui l l a 1 N/A N/A Ba rra nqui l l a Ca fetería , Impres ora Ma ni za l es 2
Ma ni za l es 1 N/A N/A Ma ni za l es Ca fetería , Impres ora Perei ra 1
Perei ra 1 N/A N/A
Perei ra Impres ora Buca ra ma nga
Buca ra ma nga 1
1 N/A N/A
Atl a s Buca ra ma nga - Atla s Ca fetería , Impres ora Atla s
SEÑALIZACION PARA LA RETOMA DE ACTIVIDADES COVID 19

DESCRIPCION PROPUESTA LATAM ZONAS PROPUESTAS CALLE 26 MERCER CALI MEDELLIN CALLE 72 CMF BOGOTA CMF MDE MANIZALES BARRANQUILLA CARTAGENA BUCARAMANGA PEREIRA TOTALES

Franja de acceso a oficinas

(separadores cada 2 Mt) /
PEGUE ALFOMBRA. Recepcion: pegue en
alfombra
3 - - 2 - - - - 5
En vinilo floor graphic línea
de 5 x 60 cm, sobre
poliestileno

Recepcion: cinta para

pegue en piso duro
- 2 3 3 6 2 1 2 19

Zonas de circulacion,
Aviso distanciamiento.
en cada extremo de
En vinilo plastificado con
recepcion
12 7 5 4 1 2 1 2 3 1 1 1 40
pegue, tamaño carta
frontal a la circulacion

señalización puestos que

no se van a usar, para
mantener la distancia en las
oficinas.
Sillas que no estarán en
Papel bond de 90 gr
uso
250 90 135 98 62 51 7 17 16 12 9 3 750
impresión full color de 70*
25 cm, con pegue en las
esquinas

Sello de cerrado para todas

las salas y sitios de
reuniones que se van a Salas de reuniones
mantener fuera de servicio. Cabinas Telefónicas
Se debe pegar en las puestas unipersonales NO, las 32 8 12 20 5 3 1 5 4 1 1 1 93
de salas que no estén en dobles capacidad max 1
uso. cabinas burbuja
En vinilo plastificado con
pegue, tamaño carta

Vinilo Lavado de manos-

Instalados
Columnas visibles de
En vinilo plastificado con
circulacion
8 4 10 13 6 - - 7 - 2 1 1 52
pegue, tamaño carta, fondo
blanco- tipo calcomania

vinilo uso de gel

antibacterial - instalados.
donde se encuentre
En vinilo plastificado con
dispensador de gel
10 8 15 20 6 3 - 10 4 3 2 2 83
pegue, tamaño carta, fondp
blanco, tipo calcomania

Vinilos " Capacidad (ingreso café, rest,

máxima". parques)
En vinilo plastificado con interior de cafeterias 8 2 5 11 - 1 - 2 2 1 1 1 34
pegue, tamaño carta, en en cada extremo de
materia similar del carnet paredes, uno en cada
lado

CAPACIDAD MAXIMA EN
Vinilos " Capacidad
ESTA AREA 2 de 22
máxima". 2 de 16
(cafeterias, parques), Se 1 de 8 1 de 13 1 DE 3
En vinilo plastificado con
debe montar los espacios
2 de 6 1 de 3
1 de 4
- 1 1 DE 3 - - - 10
pegue, tamaño carta, en 1 de 4
para definir la cap max.
materia similar del carnet

Entradas
Porterías
Zonas comunes.
Vinilos "Ser consientes con Azul: al lado de los
los demás" dispensadores,
En vinilo plastificado con antes de los controles de 18 8 11 15 3 1 1 3 3 2 1 1 67
pegue, tamaños carta y acceso
meda carta. 40/40 de c/u verde: solo entradas
oficinas
SOLICITAR DEL VERDE EN
TAMAÑO PEQUEÑO

Vinilos "tosa en el codo" Entradas

En vinilo plastificado con Porterías 9 7 6 16 3 3 1 3 3 2 1 1 55
pegue, tamaño carta Zonas comunes

Vinilos "Uso de tapabocas".

Ingreso oficinas
En vinilo plastificado con
Zonas comunes
11 8 5 11 5 3 1 3 3 2 1 1 54
pegue, tamaño carta

DISEÑO DE PIES PARA

Sanitarios
IMPRESORAS, IRON,
Orinales
32 8 14 20 6 2 1 3 2 2 2 2 94
VENTANILLAS

Capacidad max por baño,

las puertas deben estar
CIERRE DE SANITARIOS Y
ORINALES
abiertas, los avisos deben 15 6 15 8 - - - - - - - - 44
ser en lamina, colgados
con una chupa o similar

Instructivos para los 2 de 3

CAPACIDAD MAX BAÑOS
dispensadores de liquido 2 de 1
2 de 2 4 de 2 7 de 1 - - - - - - - - 5

Habladores instrucciones
dispensadores de Impresoras, cagererias, 17 4 13 13 3 1 1 - - - - - 52
desinfectante

Ingreso a las oficinas: al

ingreso de cada oficina al
Recordatorio
lado del dispensador de
4 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 18
Gel

encima del dispensador

Recordatorio de liquido de todas las 1 1 1 1 - 1 - - - - - - 5
oficinas
 ANEXO 7 Capacidad de la oficina

CAPACIDAD DE LA OFICINA

Puestos Puestos No % Max. De

Ciudad Dirección Capacidad
habilitados Habilitados Ocupación
Bogotá Calle 26 Avenida Calle 26 69B-45 337 87 250 26%
Bogotá Calle 72 Calle 72 no. 10-07 107 45 62 42%
CMF Bogotá Carrera 7 no. 71-21 75 24 51 32%
Mercer Carrera 69 No. 25B-44 113 28 85 25%
Medellín Av. el Poblado, Carrera 43A 140 42 98 30%
Cali Calle 67 Norte No. 6N - 85 180 49 131 27%
CMF Medellín Calle 3 Sur No. 43 A-52 13 5 8 38%
Cartagena Calle 25 # 24a-16 18 6 12 33%
Barranquilla Calle 77B No. 57-103 26 10 16 38%
Manizales Carrera 23 # 64B-33 30 13 17 43%
Pereira Avenida Circunvalar No. 5-20 4 1 3 25%
Bucaramanga
Carrera 29 no. 45-94 14 5 9 36%
ATLAS
Bucaramanga
Carrera 26 no. 36-14 6 2 4 33%
FENIX
1063 317 746 30%
 ANEXO 8 Planos de oficinas para señalización de puestos de trabajo habilitados

Planos de oficinas para señalización de puestos de trabajo habilitados:

ANEXO 9 Cantidad de demarcación y señalización por ciudad
ANEXO 10 Protocolo Sodexo
ANEXO 11 Bodegas y Almacenamiento
 ANEXO 12 Manejo de Copropiedades.

CIUDAD PROCESO DE REPORTE A CADA OFICINA

Ca da col a bora r deberá s ometers e a l a toma de tempera tura a l
Bogota i ngres a r a l edi fi ci o y l a s l ectura s cons i gui entes de a cuerdo con l os
procedi mi entos , o s egún di s ponga l a a dmi ni s tra ci ón.
Ca l l e 26 Toma de tempera tura :
Di ri gi rs e a l á rea de toma de tempera tura pa ra toma de l a
tempera tura previ a , de s upera r l os
37.5 º C deberá di ri gi rs e a l a zona de a i s l a mi ento ubi ca da en
s óta no 1 con a compa ña mi ento de un bri ga di s ta en turno (ver a nexo
9 y 15). Con previ a noti fi ca ci ón de l a bri ga da a Coordi na dor SSTA y
jefe de á rea del col a bora dor con el códi go P19.
- Col a bora dor
- Contra ti s ta
- Vi s i ta nte
Bogota Mercer En trá mi te por a dmi ni s tra ci ón edi fi ci o.
El control de tempera tura l o efectua rá el pers ona l de s eguri da d en
Bogota Ca l l e 72 el a cces o pea tona l y vehi cul a r. Una vez s e detecte una pers ona con
tempera tura i gua l ò ma yor a 38 gra dos s e noti fi ca rá que no es
Por medi o de di s pos i ti vo de cá ma ra , en ca da puerta de a cces o ya
s ea pea tona l o vehi cul a r s e toma rá l a tempera tura s i n regi s tro. Se
s ol i ci ta rá pres enta r l a a pl i ca ci ón Corona a p a todo el pers ona l que
i ngres e a l edi fi ci o, de no pres enta rl a l os vi s i ta ntes y funci ona ri os
s e l es pedi rá di l i genci a r el forma to SI-076 Regi s tro de Condi ci ones
de Sa l ud.
Bogota CMF
Si l a cá ma ra detecta tempera tura s uperi or a 38° centígra dos
i nmedi a ta mente s e a cti va rá una a l a rma i mpi di endo conti nua r el
i ngres o a l edi fi ci o, a cti va ndo el protocol o es ta bl eci do y reporta ndo
i nmedi a ta mente a l a ofi ci na a l a cua l s e di ri ge l a pers ona . Si l a
compa ñía l o requi ere l a a dmi ni s tra ci ón emi ti rá un reporte di a ri o
de l os i ngres os a l a ofi ci na .
En l a puerta de entra da , s e veri fi ca rá s i el ocupa nte o vi s i ta nte
pres enta : tempera tura de má s de 38 y/o s íntoma s . En di cho ca s o,
Medel l ín
no s e l e permi ti rá s u i ngres o (Res ol uci ón 666) y s erá reporta do a l a
ofi ci na que corres ponda .
Ta nto en el i ngres o pea tona l como vehi cul a r s e ubi ca rá un
funci ona ri o des i gna do excl us i va mente pa ra l a toma ma nua l de
tempera tura y s e l l eva rá el control de i ngres o en una pl a ni l l a
Medel l ín CMF ma nua l . En el momento de encontra r a l gun ca s o que s upere l os 38°
centígra dos s erá reteni do el a cces o a l edi fi ci o y reporta rá n a l os
entes corres pondi entes de control y a l a ofi ci na a l a cua l s e di ri ge
l a pers ona pa ra da rl e a tenci ón i nmedi a ta .
Ca l i N/A
Toma de tempera tura a l 100% del pers ona l que i ngres e a l Edi fi ci o
s e res erva el derecho de a dmi s i ón de a quel l a s pers ona s que s e
Ca rta gena
pres enten con una tempera tura fuera del es tá nda r norma l ( Ta bl a
s umi ni s tra da por l a Cruz Roja )
Toma tempera tura a toda s l a s pers ona s que i ngres en: Si es
vi s i ta nte s e ha ce i ngres o con l os da tos en el s i s tema de i ngres o
Vi s i ta ntes , s i es funci ona ri o res i dente en el edi fi ci o con l a l ectura
Ba rra nqui l l a
de l a ta rjeta de entra da queda n regi s tra dos l os da tos .
Si l a pers ona pres enta má s de 38° s e remi te a l a s a l a de
a i s l a mi ento y s e da a vi s o a l a ofi ci na de des ti no.
La toma de l a tempera tura l a rea l i za rá a l a entra da pri nci pa l del
Centro de Negoci os con termómetro i nfra rrojo a toda s l a s pers ona s
pa ra poder i ngres a r. Adi ci ona l mente s e toma rá l a tempera tura a l
Ma ni za l es i ngres o del pers ona l que tra ba ja pa ra l a a dmi ni s tra ci ón con
termómetro i nfra rrojo.
Registro = Fecha y hora | Nombre a pel l i dos | Tempera tura |
Obs erva ci ones | Res pons a bl e
Toma de tempera tura a l i ngres o de toda s l a s pers ona s y regi s tro
Perei ra en ca s o de tener i gua l o s uperi or a 38°, va n a i mpl ementa r l ectura
de cedul a s queda ndo regi s tro de todos l os que i ngres en.
Toma de tempera tura a vi s i ta ntes y funci ona ri os s e rea l i za rá de l a
Buca ra ma nga
s i gui ente ma nera :
1. A toda s l a s pers ona s que i ngres en en el hora ri o de 7:30
Atl a s
a .m a 8: 30 a .m .
2. A toda s l a s pers ona s que i ngres en en el hora ri o de 1:30
p.m a 2:30 pm.
3. Un mues treo a l ea tori o a di ez pers ona s entre l a s 8:30
a .m ha s ta l a 1 p.m.
4. Un mues treo a l ea tori o a di ez pers ona s entre l a s 2.30
p.m y l a s 6:30 p.m.
5. La toma de tempera tura es ta rá a ca rgo del gua rda de
vi gi l a nci a de turno.
6. Sol o s e rea l i za rá regi s tro s i s e pres enta a l ta
tempera tura y no s e permi ti rá el i ngres o.
 ANEXO 13 Formato de registro de temperatura COVID – 19

Registro de Temperatura Corporal Delima Marsh S.A.

Consentimiento Informado:
Afirmo que me ha sido explicado el objetivo de tomar y registrar mi temperatura, dando cumplimiento a lo exigido por las entidades
gubernamentales para prevencion y control del virus covid-19
Autorizo con mi firma a Delima Marsh S.A. para hacer uso de mi informacion personal al interior de la compañía como insumo para
definir planes de accion a los que haya lugar.
Acción
N Fecha Hora Cédula Nombre Empresa Temp. °C Firma
realizada
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
 ANEXO 14 Seguimiento diario a condiciones de salud

Seguimiento diario estado de Salud Covid 19

Responsable del Seguimiento Turno 1 3
CIUDAD Periodo a Monitorear: Inicia( D/M/A) Termina (D/M/A) 2
1 ¿ Tienes
HA TENIDO ALGUN TIPO DE CONTACTO 8 ¿ Tienes
senscasion de falta
CON PERSONAS CON DX COVID 19 3 ¿ Tienes transtornos
de aire de inicio 5 ¿ Tienes 6 ¿Tienes 7 ¿ Tienes
(trabajo, familiar, reunion social, IPS. HA PRESENTADO 2 ¿ Tienes tos sensacion de 4 ¿ Tienes gastricos o
brusco o ( en dolor de perdida del sensaciones de
seca y fatiga o secreciones intestinales
NOMBRE DEL COLABORADOR O VISITANTE CEDULA FIEBRE A 38° C ausencia de garganta o de olfato y/o el malestar OBSERVACIONES
permanente? cansancio nasales? ( nauseas,
cualquier otra cabeza? gusto? general?
muscular? vomito,
patologia que
Nota: En caso de responder Si diarrea)
justifique este
referenciar la fecha
SI NO FECHA SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
 ANEXO 15 Nexo Epidemiológico

Nexo Epidemiologico Delima Marsh S.A.

Consentimiento Informado:
se determinará un mecanismo de registro en el que cada trabajador y personal que preste los servicios
para la compañía, relacionen los lugares y personas visitadas en el desarrollo de sus funciones dentro y
fuera de la compañía indicando: Fecha, lugar, nombre de personas o número de personas con las que se ha
tenido contacto. Numero de
N Fecha Lugar Nombre Persona
Personas
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
ANEXO 16 Ruta de atención para eventos COVID-19
 ANEXO 17 Lineamientos específicos para contratistas

5.6.1.6. INDICACIONES ESPECÍFICAS DE LA LABOR PARA CONTRATISTAS PERMANENTES

AL INTERIOR DE LA COMPAÑÍA
IRON MONTAIN (MENSAJERÍA)
Intercambio de documentación física
 Realice la formación y entrenamiento de los profesionales asignados para el desarrollo de
la actividad en temas de limpieza y desinfección de paquetes y documentos.
 Suministre atomizadores con alcohol al 70%, para la desinfección de paquetes o cajas antes
de realizar su apertura.
Recepción de Documentos en el CAD
 Cada viernes se realiza la recepción de documentos directamente en los CAD´S
 El colega deberá introducir el documento en las bolsas plásticas desechables dispuestas por
el proveedor en cada oficina donde funciona el CAD.
 El colega se acercará ala la ventanilla de CAD manteniendo el distanciamiento establecido
y portando sus EPP (Tapabocas), para dejar la bolsa con la respectiva planilla.
 Entrega los documentos al empleado de Iron Mountain con la planilla diligenciada.
 El colaborador de Iron Mountain hace recepción de documentos junto con la planilla dando
continuidad al proceso interno, garantizando que la bolsa sea desechada.
 Una vez revisada la documentación entregada, el colaborador de Iron Mountain envía la
planilla digital vía correo electrónico al colega indicando las novedades presentadas.

Préstamos y Devolución en físico

 En lo posible para evitar cualquier interacción física, toda solicitud deberá ser tramitada
digitalmente.
 Cuando se requiera de documentación física, se deberá enviar un correo electrónico al
coordinador del CAD haciendo la solicitud respectiva.
 Cuando la documentación (Unidad Documental) se encuentre disponible se le confirmará al
colega para que se acerque a la ventanilla.
 El colega se acercará a la ventanilla manteniendo el distanciamiento establecido y portando
sus EPP (tapabocas), y se le entregará la Unidad Documental previamente desinfectada con
alcohol.

Medidas diarias que debe tener en cuenta el colaborador de Iron Mountain:

 La ventanilla deber ser desinfectada constantemente
 Portar siempre el Tapabocas
 Lavado de manos cada tres horas, cambio de tapabocas cada cuatro horas, cambio de ropa
al ingresar y salir diariamente, responder encuestas de estado de salud diario y
semanalmente.
SODEXO (SERVICIOS GENERALES)
Indicaciones para cambio de ropa, colocación de uniformes
Almacenamiento de pertenencias
ANEXO 18 Cronograma de Comunicaciones 2020

2020 abril
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES
30 31 01 02 03
Boletín JPS Boletín JPS Boletín JPS Boletín JPS Boletín JPS
Tana Juan Pablo Caroina Agudelo Luis F. Torres Juan Pablo
1. ALLInTogether 1. Campaña YT 1. Integración JLT 1. Cierre nómina 1. Protocolo correos y
2. Pausas activas 2. LinkedIn 2. Beneficios 2. Blog LAC reus
3. Planes sura 3. Tip ergo 3. Webinar salud mental 3. Contactos emergencia 2. Fase mitigación
Curso: Fundamentos de 4. Actividades caja 4. Correspondencia 4. Archivo 3. Info nómina
la gestión del tiempo Curso: Bienestar, Curso: Cómo hackear tu 5. Mesa de ayuda 4. Tip ergo
coordinación y mente y recuperar el Curso: Cómo conciliar e Curso: Cómo aumentar la
flexibilidad en casa y en control sobre el estrés integrar tu vida laboral y resiliencia
el trabajo personal
Voluntariados: Autismo Lección aprendida
Maestro Digital
Mapathon
Women mentoring

06 07 08 09 10
Boletín JPS Boletín JPS Boletín JPS Festivo Festivo
Natalia Vélez Miguel Barros
1. Medio día miércoles No se envió 1. Línea Cigna
2. Contraseña zoom 2. Entrevistas
3. Tip ergonómico 3. Resultados YT
Curso: transformación 4. Mensajes operaciones
digital 5. Tip ergo
Curso: Cómo identificar
oportunidades de
crecimiento en las ventas

1. Cronograman semana Pausa Activa Actividades Semana

2. Cumpleaños Abril Santa: museo y viajando

13 14 15 16 17
Boletín JPS - Daniel Boletín JPS Boletín JPS Tatiana Boletín JPS Boletín JPS
Bohorquez Franco Germán Gama Juan Pablo
1. Kids Korner No se envió 1. Positiva 1. Apoyo dólares 1. Conflicto de intereses
2. John Doyle 2. Teléfonos apoyo 2. Noticia positiva, 2. Marsh University
3. Tip 3. Tip certificado 3. Cigna
Curso: Cómo gestionar Curso: Liderazgo 3. Kids trabajar en casa con Adjuntar formato
los puntos ciegos del ejecutivo lo hijos Curso: Fundamentos
liderazgo 4. Video Dan para ventas
5. Tip
Curso: LinkedIn para ventas

1. Cronograman semana Pausa Activa Batidos Sura: volviendo a la rutina Compensar - Actividad
2. Actividades Cajas

20 21 22 23 24
Boletín JPS Boletín JPS Boletín JPS
Luisa Nicolás Carlos Varela
- Felicitaciones Med . - Actividades caja - Fondo MMC
Mercer - PAE - Discapacidad
- Mental Wellness - Tip ergo - Palabras Dan Glaser
- Protocolo tiempo - Curso: fundamentos * Curso: Transformación
colegas de la previsión de digital: Liderazgo
- Curso: Gestión del ventas
tiempo para jefes
Infográfico WD Growth Mindset Martes Clase Compensar AM Charla Finanzas Clase Compensar PM
10am y 2pm Personales - Daniel
Bohorquez

27 28 29 30 01
Boletín JPS Boletín JPS
Natalia Silva Lina Álvarez
- Recordar auxilio salud - Reforzar fondo
- Sí se puede, Laura - Día del trabajo (gracias)
agudelo HACER VIDEO
- AAA, trabajo remoto - Atención Empleado
- Teléfonos Sura
Curso: Gestión financiera,
punto de equilibrio
1. Cronograman semana Día SST Repostería WD - Preguntas fecuentes FESTIVO
2. Actívate con SmartFit - Pausas Activas y recomendación cursos

Comunicado cierre nómina

04 05 Notas:

2020 mayo
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES
27 28 29 30 01

FESTIVO

04 05 06 07 08
Cumpleaños Mayo / Pasos para trabajar Conexión Solidaria Pausa Activa Día de la madre
Cajas de compensación seguro desde el hogar - Vídeo a madres
Colmena Serenata

Suspensión Gasolina Boletín JPS Boletín JPS SST - Convocatoria

Pólizas JTL Juanita Zapata Lina Álvarez Brigada
- Actividades regálate - Seguridad de información
un espacio Cierre nómina - Coronapp
- Marh University - Coopdelima
Curso: mejora tu - Corner
concentración - Síntomas Adri
* Curso: la escucha
efectiva
11 12 13 14 15
Actívate / Cajas de Ponte Modo On - Maratón Corre mi Tierra Pausa Activa Rumba + act fds
Compensación - Smart Compensar
Fit
Boletín JPS Boletín JPS
Julie Arocha Víctor Gómez
- Brigada - JP desplazamiento
- Regálate un espacio - Vaciones, contactos hgs
- Marsh Cook Curso: Cómo alcanzar la
Curso: Reuniones felicidad permanente
eficaces creando con propósito
SST - Convocatoria SST - Convocatoria Brigada
Brigada

18 19 20 21 22
Talent Profile en WD Actívate / Cajas de Empatía Pausa Activa Webinar Cómo optimizar
Compensación - Smart las Finanzas Personales -
Fit Daniel Bohorquez
Boletín JPS Boletín JPS
Alexander Botello Marsh univer
-Marsh Force Lightning Horario Líderes
- Conexión Solidaria Cigna + webinar
-Regálate un espacio Curso: cómo dar y recibir
- Vacaciones feedback
- Caja de
compensación
Curso: Fundamentos de
la resolución de
conflictos
25 26 27 28 29
FESTIVO Home Office y Pausa Activa Clase Rumba VIDEO FIN DE MES
Alimentación / Citar Charla Inteligencia
Actividades Compensar Emocional

Boletín JPS Lección aprendida BIO Boletín JPS

No se envió Estefanía Machado
- Talent profile
- Fondo de ayuda
- Marsh Lightning - Carolina
- Colombia en los medios
- Webinar Compensar

01 02 Notas:

2020 junio
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES
01 02 03 04 05
Inteligencia emocional Cumpleaños Junio Pausa Activa Expectativa WD Medio Ambiente
10:30am / Actividades

Comunicado cierre Boletín JPS Refuerzo matriz Boletín JPS

nómina JP David Aristizabal
- Colegas doble rol - Juntos, fotos colegas
- Ayuda fallecimiento - Cierre nómina
- EAP - Charlas EAP
- Regálate un espacio Curso: como mejorar tu
* Curso: cómo escribir confianza
con eficacia

Matriz de riesgos Cierre nómina

08 09 10 11 12
Actividades Caja WD - Olimpiadas Pausa Activa Clase aeróbicos Concurso de dibujo

Boletín JPS Nuevo Convenio: Boletín JPS Protocolo - Banner

Carlos Carballo Whatelse Santiago Escarria rosado regreso
- Regálate un espacio - Flexible Workforce
- Fondo y EAP - Talent profile
- Síntomas Covid - Tiempo vacaciones
- Ponte modo on - Clase aeróbicos
*Curso: cómo construir * Curso: cómo construir la
la lealtad del cliente lealtad de un cliente
15 16 17 18 19
FESTIVO Actividades Circo del sol Pausa activa - Colmena Día del padre
9 Acordeón Carballo
-Citar Pausas activas Cierre concurso dibujo

Encuesta Capacitación EPP Boletín JPS Pausas Activas

Felipe Escallón

22 23 24 25 26
FESTIVO EN TIEMPOS DE
INCERTIDUMBRE
CUIDA TUS FINANZAS
10:30 - 11:30
Ganadores Concurso + Boletín JPS
Concurso dibujo Eliana Vallejo
oficinas

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06 07 Notas: