Aprovisionamiento, Administración, Operación y

mantenimiento de Infraestructura Teleperformance

N° Contrato CLARO SA
23347
Comunicaciones Unificadas
07/09/2019

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

Patrocinador Fecha de
Jose Luis carranza Quintero 07/09/2019
de proyecto: preparación
Gerente General
Gerente de Cliente del TELEPERFORMAN
Angie Tatiana Gaitán Morales
proyecto: proyecto: CE

Propósito o justificación del proyecto:

Claro SA. Pretende brindar una re estructuración a los servicios de comunicaciones integradas
para optimizar los procesos de negocio y la solución formada por diversos componentes y
elementos, que incluye mensajería (correo electrónico, mensajería instantánea, voz y vídeo),
telefonía, conferencia, estado de presencia (telefónica y en línea), dispositivos, y uso compartido
de la información, todo ello englobado en una interfaz de usuario común al cliente
Teleperformance. El componente principal es Renovar y Migrar a nuevas tecnologías las salas
de Videoconferencia el usuario final se sienta a gusto con el resultado final.

Descripción del Proyecto:

Asegurar la prestación del servicio de comunicaciones unificadas de acuerdo a los

requerimientos de Teleperformance, CLARO debe reemplazar en aprovisionamiento como
servicio los ”CORE” de videoconferencia que actualmente operan en Teleperformance,
así como debe Instalar administrar, operar y mantener los servicios de videoconferencia que
actualmente operan en Teleperformance y que son de su propiedad, estos operan actualmente
como parte de la plataforma S4B de propiedad de Teleperformance. CLARO es responsable
de administrar, operar y mantener esta plataforma.

Requisitos de alto nivel:

 Se deben instalar operar y soportar 103 salas de Videoconferencia a nivel Nacional.

Los reportes que se describen a continuación son periódicos y deben ser entregados, como
requisito para la generación del pago de la factura mensual.

Reporte de administración e inventario del stock de equipos y repuestos: localización, cantidad

utilizada y disponible.

 Reporte de cumplimiento de ANS:

 seguimiento mensual indicando los avances del proyecto.
 Para las situaciones donde se registren tickets clasificados como Problemas, CLARO
debe realizar un plan de acción.
 garantizar la información y documentación de los servicios contratados, para disponer
de un pleno conocimiento de las condiciones
Requisitos de alto nivel:

 Diagramas de topología y arquitectura de la plataforma de comunicaciones unificadas.

(Diseñar la ingeniería, de alto Nivel)
 Realizar Inventario de los equipos que conforman la infraestructura de la plataforma
de Video Conferencia
 Ejecución de Cronograma ( 05 de Mayo del 2020)

Riesgos de alto nivel:

R-1Personal no asignado al 100%Posibilidad de que un recurso asignado al proyecto, se
dedique a otras labores.
R- Estimación de los cronogramas Posibilidad de generar cronogramas sin la holgura
suficiente y sin la totalidad de las actividades
R-3 definiciones incompletas de requerimientos Posibilidad de que las especificaciones
generadas no corresponden a la necesidades definidas para el proyecto
R-4 estimación del costo de la materialización de los riesgos Posibilidad de falta de
identificación de la materialización de los riesgos.
R-5Implementación equivocada de los diseños entregados Posibilidad que el proveedor
no siga las recomendaciones de los gerentes de proyecto y de los lideres técnicos de
CLARO
R-6Ajustes o cambios al proyecto Posibilidad de que el cliente cambie o ajuste los
requerimientos iniciales que obliguen a la revalidación del alcance
R-7Procesos// Penalidades / Multas / Compensaciones Procesos// Penalidades / Multas
/ Compensaciones
R-8 Equipos Tiempo de llegada de los equipos, Posibilidad que la orden de compra del
cliente no haya sido generada y que por cronograma se retrase la FASE de DESPLIEGUE.

Personas que
Objetivos del proyecto Criterios de éxito
aprueban
Alcance:
 Jose Luis
Carranza
- Puesta en marcha dando
 Ejecución y Quintero
cumplimento a las fechas
cumplimiento al  Angie
propuestas de las actividades
cronograma Tatiana
Gaitan

. Se debe realizar el mantenimiento  Jose Luis

 Soporte Técnico
 Procedimientos
Aseguramiento
correctivo a la infraestructura del
Carranza
servicio de comunicaciones
Quintero
unificadas con el objetivo de
lograr el total restablecimiento del  Angie
funcionamiento de las salas de Tatiana
Video conferencia Gaitan
Realizar las funciones,  Jose Luis
actividades y procedimientos de
Carranza
aprovisionamiento, migración,
de Quintero
integración con el fin de garantizar
la correcta y permanente  Angie
comunicación en tiempo real de los Tatiana
usuarios internos objetivo de Gaitan
 Personas que
Objetivos del proyecto Criterios de éxito
aprueban
mejorar la productividad y optimizar
los procesos de negocio

Planear y realizar campañas de

 Planeación y entrega
entrenamiento/usabilidad hacia los  Jose Luis
usuarios informáticos, con el
Carranza
objetivo de acompañar y garantizar
Quintero
la adopción tecnológica del servicio
de comunicaciones unificadas  Angie
antes, durante y después de la Tatiana
migración del servicio. Gaitan

TIEMPOS

Duración estimada del proyecto: 1 Año y  Jose Luis

medio (hasta el1 de febrero de 2021) Carranza
Quintero
 Angie
Tatiana
Gaitan

Resumen de hitos Fecha de vencimiento

Entrega del plan de dirección del proyecto de
03/02/2020
interventoría
Revisión y aprobación del plan de dirección del
20/02/2020
proyecto de implementación
Levantamiento de Información o Site Surveys 20/03/2020
Dimensionamiento de Ejecución de
05/04/2020
Actividades
Definición estrategia de Migración a la nueva
04/04/2020
plataforma de Teams
Entrega de plan de Migración 10/04/2020
Ejecución de Obra civil 15/04/2020
Instalación de Equipos 30/04/2019

Presupuesto estimado:
QUINIENTOS DOS MILLONES NOVECIENTOS VEINTE SIETE MIL
QUINIENTOS PESOS ($502.927.500.00) Implementación salas de
Videoconferencia.

Interesados
Jose Luis Carranza
Angie Tatiana Gaitan Morales
Zayra Tatiana Piñeros Zea
Felipe Alejandro Rincón Méndez
Rol
Director de Proyectos Comunicaciones
Unificadas
PM Comunicaciones Unificadas
Gerente Comercial y Preventa
Líder Técnico Comunicaciones
Unificadas
 Interesados Rol

Nivel de autoridad del gerente del proyecto

Decisiones de personal: SI,

Gestión del presupuesto y varianza: NO,
Decisiones técnicas: SI,
Resolución de conflictos: SI

Aprobación:

Firma del Gerente de Proyecto Firma del Patrocinador

Angie Tatiana Gaitan Jose Luis Carranza

Nombre del Gerente de Proyecto Nombre del Patrocinador
Fecha: Fecha: