Acta Borrador SG

SECRETARÍA GENERAL – ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ
EVIDENCIA DE REUNIÓN
Objetivo: Revisar los criterios de retroalimentación establecidos frente al

Dependencia: ejercicio de reporte de avance de los meses de julio, agosto y septiembre
Subsecretaría Corporativa de 2020. Proyecto de inversión 7873 “Fortalecimiento de la Capacidad
Institucional de la Secretaría General ”
Fecha: Lugar: Hora:
12/10/2020 Reunión virtual Microsoft Teams 11:00 am
Asistentes
Nombre Área Entidad Tel. Firma
Erika Paola Robayo Castillo Subsecretaría Secretaría General 3184008716
Corporativa
Esneider Bernal Aldana Oficina Asesora Secretaría General 3214307673
de Planeación
Desarrollo
ORDEN DEL DÍA:
1. Socialización formato de verificación

2. Recomendaciones y consultas
2.1. Presupuesto
2.2. Indicadores
2.3. Metas proyecto de inversión
2.4. Avance frente a actividades
3. Compromisos
DESARROLLO:
La videoconferencia tiene como propósito presentar por parte de la Oficina Asesora de Planeación al proyecto de
inversión 7873 “Fortalecimiento de la Capacidad Institucional de la Secretaría General” la retroalimentación del reporte
del tercer trimestre de la vigencia 2020, correspondiente al corte del 30 de septiembre de 2020. Dicho reporte fue
radicado por el proyecto bajo el 3-2020-23278 del 08 de octubre de 2020.
1. Socialización formato de verificación

Esneider Bernal Aldana, profesional universitario de la Oficina Asesora de Planeación informa los criterios de revisión
del reporte y el formato que se utilizó para la verificación y validación de este, el cual, es aplicado también para los
documentos aportados por el proyecto de inversión.
4211000-FT-449 Versión 04
Criterio Descripción Fuentes de i

La información consignada en el reporte del periodo coincide con la *PREDIS
Seguimiento información registrada en las herramientas presupuestales oficiales. *Herramientas finan
presupuestal
Entidad
La información de avance de la magnitud, consignada en el reporte del
periodo, concuerda con la programación realizada, con la información *Herramienta de rep
Magnitud
cualitativa presentada, con las actividades establecidas (si aplica) y con los *Hoja de vida de la
(información
soportes presentados. Esta información debe ser coherente con la *Herramienta de pro
cuantitativa)
descripción hecha en la hoja de vida de la meta o indicador. *Soportes
La información consignada en el reporte del periodo, respecto a los avances,

Avances, logros y logros y retrasos presentados, da cuenta de forma clara, completa y concisa *Herramienta de rep
retrasos del nivel cumplimiento de la meta o indicador. Esta información debe ser *Hoja de vida de la
(información cualitativa) coherente con la descripción hecha en la hoja de vida de la meta o indicador.
La información consignada en el reporte del periodo, respecto a las *Herramienta de rep
Actividades actividades, concuerda con la programación realizada y los soportes *Herramienta de pro
*(Si aplica) presentados. *Soportes
Los soportes suministrados, son evidencia objetivamente verificable de la *Herramienta de rep
información cuantitativa y cualitativa, presentada en el reporte de magnitud y *Herramienta de pro
Soportes en el reporte de los avances, logros y retrasos; así como del reporte de las *Repositorio de info
actividades (en los casos que aplique). para los soportes
2. Recomendaciones y consultas
2.1 Presupuesto
Se especifico al proyecto que las metas sector no deben reportar el presupuesto acumulado de las metas proyecto de
inversión, a pesar de ser correcto el dato reportado la herramienta no permite este dato porque duplicaría la
información presupuestal.
La información consignada en el reporte del periodo en cada una de las metas proyecto de inversión coincide con la
información registrada en las herramientas presupuestales oficiales.
2.2 Indicadores
Número de
Tipo de meta /indicador Nombre de Meta / Indicador
ID
PD160 Meta Sectorial Dotar e intervenir la infraestructura de las
sedes de la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá. (Cronograma de
Intervenciones de infraestructura
ejecutado.)
Criterio Observaciones realizadas por el Observaciones realizadas por el equipo
4211000-FT-449 Versión 04
profesional de seguimiento del proyecto
Seguimiento
No aplica No aplica
presupuestal
La información de avance de la magnitud,

consignada en el reporte del periodo, Durante el mes de septiembre se declaró
concuerda con la programación realizada, desierto un proceso de contratación que
con la información cualitativa presentada, tenía como objeto la contratación de "las
con las actividades establecidas y con los obras para el mejoramiento y/o
soportes presentados. repotenciación de los circuitos con
Magnitud respecto a los conductores del sistema
(información Se hace necesario plantear acciones para eléctrico de las sedes donde funciona la
cuantitativa) cumplir en el último trimestre la magnitud RED-CADE de la Secretaria General de la
incumplida en este periodo, la cual estaba Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.". No
programada en 16,25% se logró solo un obstante, se proyecta la radicación del
14% es necesario dar cumplimiento al proceso con ajustes en la primera semana
2,25% pendiente durante el último del mes de octubre, para lograr adelantar
trimestre del 2020, en especial porque esta el proceso y la obra durante la vigencia.
es una meta Plan de Desarrollo.
La información consignada en el reporte
del periodo, respecto a los avances, logros
Avances, y retrasos presentados, da cuenta de forma
logros y
clara, completa y concisa del nivel
retrasos BBBBBB
cumplimiento de la meta a través de su
(información
cualitativa) indicador. Pero debe ser ajustada puesto
que el avance en la vigencia no es 15,17%
si no 14%
Actividades
No aplica No aplica
*(Si aplica)
Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día
4211000-FT-449 Versión 04
Número de
ID
PD161 Indicador de producto MGA Documentos de lineamientos técnicos
Observaciones realizadas por el Observaciones realizadas por el equipo
Criterio
Seguimiento
No aplica No aplica
presupuestal
Magnitud
(información No se programó avance para este periodo No aplica
cuantitativa)
Avances,
logros y
retrasos No se programó avance para este periodo No aplica
(información
cualitativa)
Actividades
No aplica No aplica
*(Si aplica)
Soportes No se programó avance para este periodo No aplica
Número de
ID
PD162 Indicador de producto MGA Documentos de planeación realizados
Criterio Observaciones realizadas por el Observaciones realizadas por el equipo
4211000-FT-449 Versión 04
Seguimiento
No aplica No aplica
presupuestal
Magnitud
cuantitativa)
Avances,
logros y
(información
cualitativa)
Actividades
No aplica No aplica
*(Si aplica)
Número de
ID
4211000-FT-449 Versión 04
PD163 Indicador de producto MGA Sedes adecuadas

Criterio
Seguimiento
No aplica No aplica
presupuestal
Magnitud
cuantitativa)
Avances,
logros y
(información
cualitativa)
Actividades
No aplica No aplica
*(Si aplica)
4211000-FT-449 Versión 04
Número de
ID
PD164 Indicador de producto MGA Sistema de gestión documental
implementado
Criterio
Seguimiento
No aplica No aplica
presupuestal
Magnitud La información de avance de la magnitud,

(información consignada en el reporte del periodo,
cuantitativa) concuerda con la programación realizada

consignada en el reporte del periodo, no
concuerda con la programación realizada,
Avances, ni con la información cualitativa
logros y
presentada. Debe ser revisado el reporte
retrasos
pues este indicador tiene una magnitud de
(información
cualitativa) un (1) sistema de gestión implementado y
se habla de un 32% de avance, es decir se
debe hablar en términos de número y no
de porcentaje.
Actividades
No aplica No aplica
*(Si aplica)
Soportes No se presentan soportes Se cargarán durante el transcurso del día
Número de
ID
4211000-FT-449 Versión 04
PD165 Indicador de producto MGA Sedes mantenidas

Criterio
Seguimiento
No aplica No aplica
presupuestal

consignada en el reporte del periodo,
con la información cualitativa presentada,
con las actividades establecidas y con los
soportes presentados.
Magnitud
(información
El indicador presenta un cumplimiento
cuantitativa)
anticipado, de 22 sedes programadas para
mantenimiento en la vigencia se han
realizado mantenimientos en 16
alcanzando un 73% de avance en la
vigencia y un 160% de cumplimiento con lo
programado para el periodo.
Avances, del periodo, respecto a los avances, logros
logros y
y retrasos presentados, da cuenta de forma
retrasos No aplica
(información
cualitativa) cumplimiento de la meta a través de su
indicador.
Actividades
No aplica No aplica
*(Si aplica)
2.3 Metas proyecto de inversión
4211000-FT-449 Versión 04
Número de
ID
PD166 Meta proyecto de inversión Adelantar 100% de la gestión necesaria
para el mejoramiento de las sedes
priorizadas
Criterio

Seguimiento del periodo coincide con la información
No aplica
presupuestal registrada en las herramientas
presupuestales oficiales.

consignada en el reporte del periodo,
con la información cualitativa presentada,
con las actividades establecidas y con los
soportes presentados.
Magnitud
(información No aplica
Se hace necesario plantear acciones para
cuantitativa)
cumplir en el último trimestre la magnitud
incumplida en este periodo, la cual estaba
programada en 16,25% se logró solo un
14% es necesario dar cumplimiento al
2,25% pendiente durante el último
trimestre del 2020
del periodo, respecto a los avances, logros
Avances, y retrasos presentados, da cuenta de forma
logros y
retrasos No aplica
cumplimiento de la meta a través de su
(información
cualitativa) indicador. Pero debe ser ajustada puesto
que el avance en la vigencia no es 15,17%
si no 14%
La información consignada en el
reporte del periodo, respecto a las
Actividades
actividades, concuerda con la No aplica
*(Si aplica)
programación realizada y los soportes
presentados.
4211000-FT-449 Versión 04
Número de
ID
PD161 Meta proyecto de inversión Cumplir 100% la formulación, seguimiento
y el control de la planeación estratégica de
la entidad
Criterio

No aplica
La información de avance de la
magnitud, consignada en el reporte del
Magnitud
periodo, concuerda con la
programación realizada, con la
cuantitativa)
información cualitativa presentada, con
las actividades establecidas
Avances,
logros y Se debe aclarar la magnitud descrita al
retrasos acumulado total del año y no al avance de No aplica
(información cumplimiento del mes
cualitativa)
Actividades
*(Si aplica)
presentados.
4211000-FT-449 Versión 04
Número de
ID
PD161 Meta proyecto de inversión Ejecutar 100% de los lineamientos
ambientales, mantenimientos y
adecuaciones programados en las Sedes de
la Secretaría General.
Criterio

No aplica
Magnitud
cuantitativa)
Avances,
cualitativa)
Actividades
*(Si aplica)
presentados.
Número de
ID
PD161 Meta Proyecto de Inversión Implementar 100% de la Política de Gestión
Documental (Iso 303000)
4211000-FT-449 Versión 04

Criterio

No aplica
Magnitud
cuantitativa)
Avances,
cualitativa)
Actividades
*(Si aplica)
presentados.
Número de
ID
PD161 Meta proyecto de inversión Lograr 100% de la eficiencia operacional
para soportar la actividad misional de la
entidad.
Criterio
4211000-FT-449 Versión 04

No aplica
Magnitud
cuantitativa)
Avances,
cualitativa)
Actividades
*(Si aplica)
presentados.
Número de
ID
PD161 Indicador de gestión MGA Acciones De Fortalecimiento Institucional
Emprendidas
Criterio
Seguimiento
No aplica No aplica
presupuestal
4211000-FT-449 Versión 04
Magnitud
cuantitativa)
Avances,
cualitativa)
Actividades
No aplica No aplica
*(Si aplica)
2.4 Avance frente a actividades y soportes
Se debe verificar la actividad Implementar el “Sistema Integrado de Conservación” de la meta “Implementar 100% de la
Política de Gestión Documental (Iso 303000)” la cual supera el 100% de lo programado y el sistema SEGPLAN no
permite superar el 100%.
3. Compromisos
Fecha de entrega del

Compromisos Responsables
compromiso
La Subsecretaria Corporativa, solicitará Erika Paola Robayo Castillo
el ingreso a la herramienta de reporte,
para ajustar todas las observaciones o 12/10/2020
novedades identificadas, a través de la
presente reunión.
4211000-FT-449 Versión 04
Envío de memorando de alcance al Erika Paola Robayo Castillo

reporte, por parte de la Subsecretaria
12/10/2020
Corporativa, incluyendo la versión final
de las fichas de reporte.
La Oficina Asesora de Planeación - Esneider Bernal Aldana
OAP emitirá la respectiva respuesta al 12/10/2020
memorando que se envíe.
Anexos:
Formato de verificación
(según aplique)
Elaboró: nombre de la persona que elaboró, dependencia.
4211000-FT-449 Versión 04

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Objetivo: Revisar los criterios de retroalimentación establecidos frente al

ORDEN DEL DÍA:

1. Socialización formato de verificación

1. Socialización formato de verificación

Criterio Descripción Fuentes de i

La información consignada en el reporte del periodo, respecto a los avances,

profesional de seguimiento del proyecto

La información de avance de la magnitud,

Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día

Soportes No se programó avance para este periodo No aplica

Criterio Observaciones realizadas por el Observaciones realizadas por el equipo

profesional de seguimiento del proyecto

Soportes No se programó avance para este periodo No aplica

PD163 Indicador de producto MGA Sedes adecuadas

Soportes No se programó avance para este periodo No aplica

Magnitud La información de avance de la magnitud,

La información de avance de la magnitud,

Soportes No se presentan soportes Se cargarán durante el transcurso del día

PD165 Indicador de producto MGA Sedes mantenidas

La información de avance de la magnitud,

Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día

2.3 Metas proyecto de inversión

La información consignada en el reporte

La información de avance de la magnitud,

Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día

La información consignada en el reporte

Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día

La información consignada en el reporte

Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día

Observaciones realizadas por el Observaciones realizadas por el equipo

La información consignada en el reporte

Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día

La información consignada en el reporte

Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día

Soportes no hay evidencias cargadas Se cargarán en el transcurso del día

2.4 Avance frente a actividades y soportes

Fecha de entrega del

Envío de memorando de alcance al Erika Paola Robayo Castillo

Elaboró: nombre de la persona que elaboró, dependencia.

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