Mapa de Ruta para El Mejoramiento de La Gestión Del Proceso (C-7) - MINTIC - V4

MAPA DE RUTA PARA EL MEJORAMIENTO DEL C-7 DE LA UNAD MEDIANTE ARQUITECTURA TI COLOMBIA
Mapa de Ruta para el mejoramiento de la gestión del Proceso (C-7) Ciclo de Vida del
Estudiante en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, mediante un enfoque
de Arquitectura Empresarial utilizando Arquitectura TI Colombia.
Ingenieros
Ángela Beatriz Gamboa Moreno, Jorge Enrique Ramírez Montañez
Anteproyecto presentado al Ministerio de Tecnologías de la Información

y las Comunicaciones MinTic de Colombia como parte del proceso de condonación
Convocatoria Convenio interadministrativo N.426 de 2015, suscrito entre el fondo de
tecnologías de la información y las comunicaciones
Director del proyecto:

PhD. Darío José Delgado Quintero
Universidad Nacional Abierta y a Distancia.

Escuela de Ciencias Básicas Tecnología e Ingeniería
Maestría en Gestión de Tecnología de Información
Bogotá D C 2018
2
Tabla de Contenido
Introducción...................................................................................................................................6
1. Problema....................................................................................................................................7
1.1 Formulación del problema 7
1. Objetivos................................................................................................................................8
2.1 Objetivo general 8
2.2 Objetivos específicos 8
2. Presentación de la solución....................................................................................................8
3. Marco Legal - Conceptual......................................................................................................9
3.1 Ejercicio de arquitectura Empresarial. 11
3.2 Mapa de ruta tecnológico. 12
3.3 Marcos arquitecturales y modelado arquitectural. 12
3.3.1 Marco de Referencia de arquitectura empresarial para la gestión de TI del Estado
Colombiano:................................................................................................................................12
3.3.2 TOGAF (The Open Group Architecture Framework)........................................................13
3.3 Objeto del problema, Proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante de la UNAD 13
4 Metodología a utilizar..........................................................................................................14
4.1 Arquitectura del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante de la UNAD. 14
4.1.1 Pasos para la elaboración de la arquitectura.......................................................................15
4.2 Definición de la Arquitectura empresarial actual (AS – IS). 15
4.2.1 Fase preliminar de gestión..................................................................................................16
4.2.2 Fase A: Visión de Arquitectura. 17
4.2.1.1 Visión de la arquitectura del Negocio.............................................................................17
4.2.3 Entregable: Arquitectura....................................................................................................19
4.3 Arquitectura empresarial Objetivo (TO-BE). 19
4.3.1 Arquitectura de Negocios...................................................................................................20
4.3.2 Entregable: Arquitectura Empresaria Objetivo..................................................................20
4.3.3 Desarrollo de la arquitectura..............................................................................................21
4.4 Análisis de brecha..................................................................................................................22
4.4.1 Alinear factores estratégicos:.............................................................................................23
4.4.2 Instrumento del análisis de brecha:....................................................................................23
4.4.3 Entregable: Análisis de brecha:..........................................................................................26
4.5 Mapa de ruta. 26
4.5.1. Plan estratégico de mejoramiento......................................................................................26
4.5.2. Portafolio estratégico.........................................................................................................27
4.5.3. Entregable: Mapa de ruta...................................................................................................28
3
5 Cronograma de trabajo.........................................................................................................29
5.1 Entregables del proyecto: 29
6 Instalaciones y recursos para desarrollar el proyecto...........................................................31
7 Estrategia de permanencia y usabilidad...............................................................................31
8 Derechos de autor sobre Software o productos entregados..................................................34
9 Contribución al aspecto de reducción de los factores de deserción:....................................34
Bibliografía..................................................................................................................................35
Anexos.........................................................................................................................................38
Lista de Figuras
Figura 1.Componentes del GEL.............................................................................................11

Figura 2. Fases del ejercicio de arquitectura ........................................................................12
Figura 3. Mapa de Procesos del SIG UNAD..........................................................................14
Figura 4. Fases para ejecutar un ejercicio de AE...................................................................15
Figura 5. Arquitectura para el mejoramiento de la gestión del proceso C-7.........................15
Figura 6. Pasos para el desarrollo de la Arquitectura Actual según el ADM........................16
Figura 7. Taxonomía de Capacidades actuales del Proceso..................................................18
Figura 8. Dependencia de las capacidades del Proceso.........................................................18
Figura 9. Pasos de la arquitectura de negocios para el proceso C7.......................................20
Figura 10. Puntos de vista de arquitectura de negocio para el proceso C-7..........................22
Figura 11. Metodología para el hallazgo de brechas mediante el Marco de referencia.........23
Figura 12. Instrumento análisis de brechas............................................................................25
Figura 13. Documentar Brechas............................................................................................25
Figura 14. Asocio de componentes de AE Objetivo..............................................................25
Figura 15. Estimación de recursos.........................................................................................25
Figura 16. Priorizar componentes..........................................................................................26
Figura 17. Metodología para el diseño del plan estratégico..................................................27
Figura 18. Cronograma del portafolio...................................................................................30
Figura 19.BluePrint del Servicio al Aspirante y estudiante Unadista....................................33
4
Lista de Tablas
Tabla 1. Entregable: Arquitectura Empresarial actual del Proceso......................................18

Tabla 2. Entregable: Arquitectura Empresaria Objetivo.......................................................20
Tabla 3. Pasos para el análisis de Brecha.............................................................................22
Tabla 4. Portafolio estratégico...............................................................................................27
Tabla 5. Recursos del proyecto...............................................................................................30
Lista de Anexos
ANEXO A: Terminología que sustenta el proyecto.

5
Introducción
La universidad Nacional abierta y a Distancia UNAD, basándose en la mediación virtual

tiene como aliado las Tecnologías de Información y la Comunicación (TI). Del buen uso de
las TI y su alineación con la visión, permitirá que se maximicen las capacidades de la
institución, siendo fundamental el enfoque de componentes de la estrategia de gobierno en
línea, para apoyar la creación de un mapa de ruta para fortalecer la gestión del proceso (C-7)
Ciclo de Vida del Estudiante en la UNAD, en base a la gestión tecnológica a través de la
arquitectura empresarial, como instrumento que específicamente en este proyecto se propone
fortalecer la herramienta de incorporación en beneficio de los aspirantes y estudiantes la
UNAD, lo cual también busca reducir los factores de deserción.
Por esta razón, se propone la adopción de una arquitectura empresarial, mediante un

mapa de ruta para la mejora de la gestión del proceso (C-7) Ciclo de Vida del Estudiante,
que asegure la interacción armoniosa entre los modelos y las necesidades, impactando el
proceso de admisión en primera instancia y de permanencia posteriormente.
Basados en TI para la gestión, como componente adoptado del GEL, habilitado en el

enfoque del marco de referencia de Arquitectura Empresarial para la gestión de
tecnologías de la Información del Estado Colombiano según el MinTic, al igual que se
adoptan la guía del ADM de TOGAF y las vistas de DoDAF, para determinar la evaluación
de factores y los procesos que respaldan la misión del proceso (C-7) Ciclo de Vida del
Estudiante y proporcionan la información del estado actual, necesaria para el proceso de
modelado, análisis relacional y vistas de los factores, para determinar las brechas a partir de
las cuales se establecen las capacidades a fortalecer mediante un plan estratégico de
mejoramiento, expresado en un mapa de ruta como un instrumento de uso iterativo durante
los periodos de admisión y matricula de la UNAD y así lograr un impacto positivo en el
estamento estudiantil a través de la gestión de TI.
6
1. Problema
La UNAD actualmente cuenta con un sistema integrado de Gestión, dentro del cual se
encuentra el proceso C-7 Ciclo de Vida del Estudiante como proceso misional que guía al
estudiante desde el ingreso a la Universidad hasta el grado, el instrumento de ingreso lo
constituye el procedimiento de inscripción y matrícula P-7-2, documento que describe los
pasos que sigue el aspirante para realizar formalmente su matrícula ante la oficina de
registro y control académico, e iniciar la formación en la Universidad (UNAD, 2016), el P-
7-2 cuenta con objetivo y un alcance enfocados a la gestión documental de la información
que cumple con la formalización de la matrícula.
La problemática que impacta al proceso C-7 Ciclo de Vida del Estudiante, se genera a
partir del contexto el procedimiento P-7-2, ya que actualmente aparte de su función
administrativa, no sigue una línea estratégica de trabajo que distinga las aptitudes del
aspirante para afrontar el rol académico dentro de la mediación virtual, en este sentido la
situación problemática involucra al estudiante unadista que en muchos casos no cuenta con
las competencias digitales para desarrollar las actividades propias de su formación
disciplinar, lo cual se convierte en una debilidad para la gestión de su conocimiento
requerido en la mediación, por cuanto las actividades están diseñadas para una sustentación
en medios electrónicos, sincrónicos y asincrónicos apoyados con herramientas y
aplicaciones en línea. En este sentido el instrumento P-7-2 no se encuentra apoyado en
marco de gestión de TIC, para poner en marcha procesos que permitan activar un servicio de
atención del perfil del aspirante de una manera estandarizada, guiada por un instrumento que
describa la interacción de personas, medios, recursos, sistemas y principios y trace una ruta
de atención, que incluya a una cifra no menor del 80% de los aspirantes, definida durante el
proceso de inscripción y matrícula que trascienda hacia los demás procedimientos del
proceso C7.
1.1 Formulación del problema
¿De qué manera, un enfoque basado en arquitectura empresarial puede definir un

instrumento para el mejoramiento de la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida del
estudiante, para disminuir la deserción en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia
UNAD?
7
1. Objetivos
2.1 Objetivo general
Definir un mapa de ruta para el mejoramiento de la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida
del Estudiante en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, mediante
Arquitectura Empresarial utilizando Arquitectura TI Colombia y el componente de Gobierno
en Línea (GEL) TI para la Gestión, para fortalecer la atención, el perfil del estudiante y la
gestión de su rol en la mediación virtual.
2.2 Objetivos específicos
 Definir un mapa de capacidades en la arquitectura del estado actual (AS – IS) del
procedimiento de inscripción y Matrícula, mediante el análisis de los recursos
organizacionales que permita identificar fortalezas y debilidades que impactan al
proceso C-7 Ciclo de Vida del Estudiante.
 Modelar el estado actual (AS – IS) de la arquitectura del procedimiento de inscripción y

Matrícula dentro del proceso C-7 Ciclo de Vida del Estudiante, mediante un enfoque de
arquitectura empresarial que permita definir una línea base para la definición de un
mapa de ruta para la mejora.
 Detectar brechas en el procedimiento de inscripción y matrícula del proceso C-7 Ciclo

de Vida del Estudiante, según Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de
un Proceso de Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3) que permita
identificar las oportunidades de mejora.
 Definir un mapa de ruta que permita mejorar la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida
del Estudiante, mediante la alineación de las brechas detectadas y las capacidades
esperadas (TO - BE) para contribuir con impacto positivo a la misión de UNAD.
2. Presentación de la solución.
Apoyados en la estrategia de gobierno en línea GEL, del MinTic Colombia,

específicamente en el componente TIC Para la gestión que “Comprende la planeación y
gestión tecnológica, la mejora de procesos internos y el intercambio de información.
Igualmente, la gestión y aprovechamiento de la información para el análisis, toma de
decisiones y el mejoramiento permanente…”[ CITATION Min18 \l 9226 ], se presenta el
8
desarrollo de una ruta de mejora de la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida del Estudiante
de la UNAD a través de una metodología basada en arquitectura TI Colombia.
La solución propuesta parte desde una intencionalidad estratégica por mejorar los procesos
de un servicio mediante la gestión tecnológica, en este sentido se aborda la metodología
Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de Arquitectura
Empresarial (Guía técnica versión 1.3) apoyada en el (ADM) Método de desarrollo de
arquitectura de TOGAF, iniciando con la definición de la arquitectura del estado actual y
el análisis del contexto (AS - IS) del proceso C-7 Ciclo de Vida del Estudiante, luego se
incorpora la Fase de visión de arquitectura, apoyada con el marco de referencia DoDAF
(Department of Defense Architecture Framework) para distinguir las capacidades que
soportan las actividades de incorporación de los estudiantes, establecidas para cumplir los
factores estratégicos (Misión, Visión y objetivos), con la información definida, se continua
con la elaboración de la Arquitectura empresarial objetivo (TO – BE), en esta instancia se
procede con el análisis de brecha mediante artefactos propuestos en G.GEN.03, guía
general de un proceso de Arquitectura Empresarial, se realiza un alineamiento de factores,
procesos y capacidades para determinar brechas. Con los resultados del análisis de brechas
se modela el mapa de las capacidades a fortalecer y surgen nuevas, para alcanzar el estado
deseado (TO-BE), para lo cual se diseña un Mapa de ruta con un plan estratégico de
mejoramiento, compuesto por un portafolio estratégico el cual se alinea con el mapa de
capacidades. Para poner en marcha el plan del cierre de las brechas y mejora en las
capacidades, se diseña el cronograma del portafolio estratégico el cuál es una propuesta
como plan iterativo, que se repite en los periodos de matrícula anual que tiene la UNAD.
Como entregable se presenta el portafolio estratégico, como mapa de ruta de mejora de la

gestión proceso C-7 Ciclo de Vida del Estudiante, el cual agrupa sus líneas estratégicas de
trabajo, componentes y portafolio en un BluePrint de servicio al aspirante (Herramienta que
contribuye a la innovación y rediseño de los servicios), siendo un instrumento que muestra y
describe lugares, medios, recursos, personas, sistemas y líneas de interacción, para la
incorporación esperada de los aspirantes y estudiantes de la UNAD.
 Portafolio estratégico - Mapa de ruta para la mejora de la gestión en el proceso C7 Ciclo
de vida del estudiante.
 BluePrint del Servicio al Aspirante y estudiante.
3. Marco Legal - Conceptual

9
La gestión de Tecnología de la Información para la mejora de procesos esta nivel de

todas las organizaciones, dado que en la actualidad estas requieren una innovación en donde
la función de los recursos, las políticas y el diseño de los procesos están alineados con las TI
y por ende se hace necesario realizar las transformaciones pertinentes para articular los
procesos, servicios y roles con la infraestructura tecnológica, en este sentido la AE da la
visión con representaciones descriptivas para evaluar el proceso de cambio de una empresa
en donde los componentes y sus relaciones sirven a los principios de la misma (Millán. A,
2012).
En este orden de ideas la transformación de los organizaciones se lleva ineludiblemente la

adopción de las tecnologías de la información y la comunicación, en este aspecto se debe
realizar mediante un marco de referencia enmarcado en una estrategia, este es el contexto
que promueve en Colombia el MinTic con la estrategia de Gobierno en Línea
reglamentada mediante decreto 2573 del 12 de diciembre 2014 por el cual se establecen los
lineamientos generales de la misma, “que pretende lograr un salto en la inclusión social y
en la competitividad del país a través de la apropiación y el uso adecuado de las TIC. Esta
estrategia pretende contribuir a mejorar la eficiencia y transparencia del Estado
Colombiano, además de promover la actuación del gobierno como usuario modelo y motor
de la utilización de las TIC”, (Gobierno en Línea (GEL) – MinTic, 2017), mediante lo
dispuesto en el decreto mencionado, en el artículo 5, aludiendo a los componentes que
fundamentan la estrategia GEL, articulados al marco de referencia Arquitectura TI
Colombia, que guía el ejercicio de arquitectura para habilitarla, como se muestra en la
siguiente figura, TIC para servicios, TIC para la gestión, TIC para el gobierno abierto y para
la Seguridad y la privacidad” (Marco de Referencia - Arquitectura TI – MinTic, 2017).
10
Figura 1.Componentes del GEL

Componentes de la estrategia de Gobierno en línea Colombia, adaptado de
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7650.html
3.1 Ejercicio de arquitectura Empresarial. Las AE permiten a las organizaciones

alinear el recurso tecnológico y evolucionar la organización con miras a una visión
específica, que facilita integrar en forma dinámica los objetivos y procesos de negocio con la
TI para maximizar las capacidades. “Para guardar el negocio de la desintegración, el
concepto de una arquitectura de los sistemas de información se está convirtiendo en menos
de una opción y más de una necesidad” (Zachman, J. 1987)
Siguiendo la fundamentación teórica la adaptamos en un ejercicio de arquitectura la cual

según la guía técnica de arquitectura TI Colombia del MinTic es una “práctica estratégica
para analizar integralmente las entidades desde diferentes perspectivas o dimensiones, con el
propósito de obtener, evaluar y diagnosticar su estado actual y establecer la transformación
necesaria que le permita evolucionar desde el estado actual (AS – IS) hasta la AE objetivo
(TO – BE)” (Marco de Referencia - Arquitectura TI – MinTic, 2017), lo anterior se puede
observar en la siguiente figura.
11
Figura 2. Fases del ejercicio de arquitectura adaptado de http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-article-

9437.html
3.2 Mapa de ruta tecnológico. El mapa de ruta muestra el camino propuesto que apoye
la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida del Estudiante y así el aspirante de la UNAD pueda
transitar de una forma asistida lugares, medios, recursos, personas, sistemas y líneas de
interacción para mejorar su perfil y llegar a un destino con mejores aptitudes.
Integrando lo anterior al contexto de la AE que apoya el proyecto, un Mapa de Ruta

(MR) es la representación gráfica de la relación e interacción entre tecnologías, recursos y
capacidades a través de líneas estratégicas de trabajo (Moehrle, Isenmann & Phaal, 2013);
en tal sentido las mencionadas líneas se representan en el tiempo contempladas como curso
de las capacidades; al respecto Rinne (2004) afirma que un MR es una representación en el
tiempo de las relaciones entre tecnologías y productos que se relacionan con el mercado y la
organización que lo desarrolla.
Desde una perspectiva de servicios el mapa de ruta describe los pasos que sigue un
cliente, usuario o un interesado en determinado contexto de productos y servicios, lo cual es
un punto de referencia teniendo en cuenta las apreciaciones y conceptos de referentes como
el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – MinTic – Colombia,
el cual ha utilizado este modelado como mecanismo fundamental para impulsar las políticas
que propenden por la modernización del Estado, como una estrategia del Gobierno de
Colombia para dar respuesta a necesidades más apremiantes de los ciudadanos y
empresarios frente al acceso a los servicios provistos por las entidades públicas,
[ CITATION Min17 \l 9226 ].
3.3 Marcos arquitecturales y modelado arquitectural.
3.3.1 Marco de Referencia de arquitectura empresarial para la gestión de TI del

Estado Colombiano: en este esquema la arquitectura empresarial está constituida por dos
grandes elementos: La arquitectura de negocio o misional y la arquitectura de TI. Esta
integración de elementos debe ser entendida como la forma de alinear los diferentes
12
componentes de la entidad desde la estrategia, procesos, planes, programas, proyectos y

personas, con los componentes de la arquitectura de TI, representada en los 6 dominios de:
Estrategia de TI, Gobierno de TI, Información, Sistemas de Información, Servicios
Tecnológicos y Uso y Apropiación, para que, en conjunto, maximicen su aporte a los
objetivos institucionales y en consecuencia su aporte al país sea mayor.
3.3.2 TOGAF (The Open Group Architecture Framework). Es un marco arquitectural

utilizado para guiar la construcción de una arquitectura, que integra estándares consistentes,
métodos, la comunicación entre los profesionales de la disciplina y el marco de trabajo con
la integración de las cuatro capas fundamentales como son: el negocio, los datos, las
aplicaciones, la tecnología TI. (The: Open Group, 2013).
3.3.2.1 Métodos de desarrollo de la arquitectura empresarial. Conocido también como

ADM, (Architecture Development Method), es una metodología determinada por TOGAF
para guiar el desarrollo de la AE, para cumplir los requerimientos empresariales, así como lo
referido a la TI de la empresa, [ CITATION Sar15 \l 9226 ].
3.2.1.2 Gestión de procesos de negocio BPM. Como apoyo al trabajo arquitectural es viable
utilizar herramientas de modelado, para entender los procesos: Las soluciones tecnológicas
solicitadas por los clientes para mantener el crecimiento empresarial, requieren el uso de
herramientas que apoyen estas condiciones, en este aspecto BPM es una técnica valiosa, con
miras al logro de los objetivos estratégicos establecidos, (Díaz Piraquive, F. N., 2008).
3.3 Objeto del problema, Proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante de la UNAD.
Partiendo del Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la UNAD, en contexto
se encuentra el proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante. En la figura 3 se observa el mapa
macro de procesos que comprende la gestión en la UNAD.
13
Figura 3. Mapa de Procesos del SIG UNAD (Sistema Integrado de Gestión). Adaptado de Universidad Nacional Abierta y a
Distancia. (2017). Mapa de Procesos del SIG - UNAD. Recuperado el 10 de Octubre de 2017, de
https://sig.unad.edu.co/documentacion/mapa-procesos.
4 Metodología a utilizar
4.1 Arquitectura del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante de la UNAD. El marco
de referencia Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de
Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3) para habilitar la Estrategia de
Gobierno en línea, en el caso del proyecto en desarrollo se enfoca en el componente TI para
la Gestión. Lo anterior se encuentra apoyado en ADM de TOGAF que constituye una
herramienta que guía el desarrollo de la arquitectura (The Open Group, 2017). En la figura 4
se observan las fases del proceso para el desarrollo de la arquitectura.
14
Figura 4. Fases para ejecutar un ejercicio de AE. Adaptado de G.GEN.03.

Guía General de un Proceso de Arquitectura Empresarial. Arquitectura TI Colombia.
4.1.1 Pasos para la elaboración de la arquitectura. Para abordar el desarrollo

arquitectural se diseña el siguiente proceso (figura 5) el cual muestra las fases que apoyan la
mejora de la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante.
Figura 5. Arquitectura para el mejoramiento de la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante
4.2 Definición de la Arquitectura empresarial actual (AS – IS). Siguiendo las fases
para ejecutar el ejercicio de arquitectura, según Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía
General de un proceso de Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3), esta actividad
se soporta en el ADM de TOGAF (como lo sugiere la misma guía), que aporta la
metodología en esta etapa para la mejora de la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida del
estudiante en la UNAD. En la figura 6 se observan las fases de desarrollo de la arquitectura,
del ADM de TOGAF.
15
Figura 6. Pasos para el desarrollo de la Arquitectura Actual según el ADM.
Para el trabajo arquitectural bajo la metodología ADM de TOGAF se utilizan las fases:
Preliminar, fase A visión de la arquitectura, fase B Arquitectura de negocio y la fase E:
Oportunidades.
4.2.1 Fase preliminar de gestión. Esta fase trata de definir "cómo hacemos la
arquitectura". Hay dos aspectos principales: definir el marco a utilizar; y la definición de los
principios de arquitectura que informarán a cualquier trabajo de arquitectura, comprende las
actividades de inicio para crear arquitectura, capacidad, selección de la herramienta y
definición de principios de arquitectura. [ CITATION The06 \l 9226 ].
4.2.1.1 Contexto del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante de la UNAD. En este paso se
determina la interacción del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante con diversos actores,
entidades, estamentos, medios y recursos tecnológicos, así como otros procesos asociados a
la misión de la Universidad.
4.2.1.2 Identificación de requerimiento para el trabajo arquitectural. El contexto en el cual

se ejecuta el proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante requiere el conocimiento del sistema,
sus componentes, las relaciones entre estos, su entorno y los principios que gobiernan su
diseño; en este sentido ante el análisis y el levantamiento de requerimientos, se adoptan los
elementos mínimos que se deben considerar en el levantamiento de la información con
relación a la arquitectura de TI, según Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General
de un Proceso de Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3).
4.2.1.3 Identificación de los Facilitadores y Stakeholders. Consta de la Información

detallada, jerarquizada de los stakeholders en cuanto a su nivel de influencia e importancia
en la Organización las preocupaciones claves, motivación en la organización, y los
16
resultados de su gestión (TOGAF® - Open Group, 2011), el proceso C-7 Ciclo de Vida del
estudiante cuenta con Facilitadores y Stakeholders que interactúan misionalmente en la
universidad, por cuanto ejercen un rol que afecta el flujo o de alguna manera intervienen de
forma interna o externa, se pretende establecer una matriz de jerarquía, con el actor (Interno
y externo), su participación en el proceso y su motivación sobre el mismo.
4.2.1.4 Definición de los principios. Se adoptan teniendo en cuenta el enfoque misional

de la universidad, enmarcado en una iniciativa estratégica con influencia del contexto y la
oferta académica soportada en los sistemas tecnológicos actuales, lo anterior se alinea al
desarrollo de la arquitectura con los 12 principios de la Arquitectura TI Colombia, reglas de
alto nivel para alinear el desarrollo de la arquitectura a la estrategia GEL.
4.2.1.5 Modelo Motivacional del Negocio. El modelo de motivación empresarial

contiene: Un conjunto de conceptos integrados que definen los elementos de los planes de
negocio; [CITATION OBJ15 \l 9226 ]. El modelo motivacional para el proceso C-7 Ciclo de
Vida del estudiante, contextualiza la interacción, relación e influencia de las partes
interesadas y los impulsores con las metas, que se alinean con los principios proporcionados
en el marco institucional de la UNAD y los 12 principios de la Arquitectura TI Colombia, en
este ámbito con el modelo se propone una visión general de la mejora, apoyada en una
arquitectura que involucra a los requerimientos y principios ya definidos.
4.2.2 Fase A: Visión de Arquitectura. En esta iteración se abordan los objetivos de la

misión, la visión, el análisis y visión de procesos, aplicaciones y las capacidades actuales, su
proyección y alineamiento hacia la ruta de mejora de la gestión del proceso C-7 Ciclo de
Vida del estudiante.
4.2.1.1 Visión de la arquitectura del Negocio. En esta fase se busca desarrollar una
visión de alto nivel de las capacidades del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante y el
valor del negocio como resultado de la aplicación de la arquitectura propuesta.
 Taxonomía de las capacidades: Mediante el modelo expuesto en la figura 7 se expresa

forma para hallar la jerarquía de las capacidades actuales dentro del C-7 Ciclo de Vida
del estudiante y prever el horizonte de mejora en base al análisis. La taxonomía identifica
los componentes clave de la arquitectura de capacidades, separa los fundamentos de los
detalles de implementación y abre nuevas direcciones para explorar en estas arquitecturas
[ CITATION Kam11 \l 9226 ].
17
Figura 7. Taxonomía de Capacidades actuales del Proceso.
 Dependencia de las capacidades: El proceso C-7 sigue una cadena de pasos soportados
en capacidades que interactúan en un contexto para cumplir el alcance actual, algunas de
estas capacidades se soportan en la gestión de otras, en la figura 8 se detalla cómo se
encadenan las capacidades, cada agrupación de capacidades tiene un contexto y el propósito
de las agrupaciones es guiar la gestión empresarial. En particular, las dependencias y
agrupaciones pueden sugerir interacciones específicas para lograr la capacidad general
[ CITATION DOD17 \l 9226 ].
Figura 8. Dependencia de las capacidades del Proceso.
La visión estratégica dentro del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante se contempla en
un ámbito donde se apunta a lograr que el aspirante culmine con éxito el proceso de
incorporación y continúe en su rol en la Universidad acompañado en base a la mejora
propuesta hasta su grado, esto contribuye a mejorar el desempeño institucional y la
satisfacción de sus clientes. En este apartado se definen los factores estratégicos:
 Misión del Proceso (M-C-7)

18
 Objetivos: (Obj)
 Visión del Proceso (V-C-7)
 Objetivos: (Obj)
 Capacidades del Proceso (C):
El flujo de actividades en el proceso C7 requiere una gestión, por ello se generan

procesos internos que se encadenan como uno solo, en este punto se analizan las actividades
y las aplicaciones que interactúan con estos.
 Procesos (P
 Aplicaciones (Ap)
4.2.3 Entregable: Arquitectura empresarial actual (AS – IS). Los documentos que
soportan la AE (AS – IS) del proceso C7, determinan según la metodología de Arquitectura
TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de Arquitectura Empresarial (Guía
técnica versión 1.3), los documentos relacionan en la tabla 1. los documentos relacionan de
modo general en la tabla 1, sin embargo, el complejo de entrega sigue el “ANEXO 1.
ARTEFACTOS Y/O ENTREGABLES POR DOMINIOS DE LA ARQUITECTURA DE TI
“
Tabla 1. Entregable: Arquitectura Empresarial actual del Proceso.

Atributo Descripción
Arquitectura Misional vistas y artefactos de la arquitectura misional actual (de negocio). Incluye los
(De negocio) procesos institucionales, la misión, visión y objetivos estratégicos del proceso
C7
Dominio de Estrategia Consolida las vistas y artefactos de la vista actual del dominio de estrategia de
de TI TI, relacionadas con la necesidad que se busca de solucionar con el ejercicio de
arquitectura empresarial planteado para el del proceso C7.
Dominio de Gobierno de vistas y artefactos de la vista actual del dominio de gobierno de TI, relacionadas
TI con la necesidad que se busca de solucionar con el ejercicio de arquitectura
empresarial planteado para el del proceso C7 (Procesos y Aplicaciones).
Arquitectura actual de Se determina en desarrollo del proyecto de mejora del proceso C7.
Información
Sistemas de Información
Servicios Tecnológicos
4.3 Arquitectura empresarial Objetivo (TO-BE). El estado deseado propuesto como

mejora en la gestión del proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante, alinea los objetivos
estratégicos de la Misión, la Visión con las capacidades y los referentes (Proceso similar en
19
instituciones de igual naturaleza), siguiendo el marco de referencia de Arquitectura TI

Colombia.
4.3.1 Arquitectura de Negocios. El objetivo es desarrollar una arquitectura de negocios

la cual describa cómo el proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante necesita ejecutar un plan
estratégico para alcanzar las metas de negocio, y responder a los objetivos estratégicos
especificados en la visión arquitectural siguiendo el marco de referencia de AE para la
gestión de TI del Estado Colombiano. Desde esta etapa se busca identificar la ruta
arquitectural basada en las brechas encontradas entre una línea base (AS-IS) y los objetivos
de la arquitectura de negocios, en la figura 11 se aprecian los pasos a seguir para el
desarrollo de la arquitectura.
Figura 9. Pasos de la arquitectura de negocios para el proceso C7.
4.3.1.1 Descripción de la arquitectura. El proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante hace
parte del mapa de procesos del SIG de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia, en un
contexto misional con actores, procesos, recursos y medios que buscan cumplir la misión
institucional y en particular propende por cumplir con un objetivo específico como aporte
trascendental a la misión de la Universidad. En la figura 12 se observa el modelo con el flujo
de actividades e interacciones.
4.3.2 Entregable: Arquitectura Empresaria Objetivo. Los documentos que soportan la

AE del (TO - BE) el proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante, determinan según la
metodología de Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de
Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3), los documentos relacionan de modo
general en la tabla 2, sin embargo, el complejo de entrega sigue el “ANEXO 1.
20
ARTEFACTOS Y/O ENTREGABLES POR DOMINIOS DE LA ARQUITECTURA DE TI

“
Tabla 2. Entregable: Arquitectura Empresaria Objetivo.
Atributo Descripción
Arquitectura Misional vistas y artefactos de la arquitectura misional actual (de negocio). Incluye los
(De negocio) procesos institucionales, la misión, visión y objetivos estratégicos el proceso C-
7 Ciclo de Vida del estudiante.
Dominio de Estrategia Consolida las vistas y artefactos de la vista actual del dominio de estrategia de
de TI TI, relacionadas con la necesidad que se busca de solucionar con el ejercicio de
arquitectura empresarial planteado para el proceso C-7 Ciclo de Vida del
estudiante.
Dominio de Gobierno de vistas y artefactos de la vista actual del dominio de gobierno de TI, relacionadas
TI con la necesidad que se busca de solucionar con el ejercicio de arquitectura
empresarial planteado para el proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante
(Procesos y Aplicaciones)
Arquitectura actual de Se determina en desarrollo del proyecto de mejora del proceso C-7 Ciclo de
Información Vida del estudiante
Sistemas de Información Vida del estudiante.
Servicios Tecnológicos Vida del estudiante.
4.3.3 Desarrollo de la arquitectura. Con el análisis y modelado el proceso C-7 Ciclo de

Vida del estudiante se obtienen los datos para mostrar una visión de la de la arquitectura,
mediante el modelo que se describe en la figura 10, en la cual se observa la interacción entre
actores y roles de negocio, con servicios de negocio y procesos de negocio, soportado en las
capacidades y componentes de infraestructura y servicios tecnológicos que dispone la
Universidad.
21
Figura 10. Puntos de vista de arquitectura de negocio para el proceso C-7 Ciclo de Vida del estudiante.
Con el entendimiento del contexto se definieron en la fase de visión de arquitectura, la

misión, la visión y los objetivos correspondientes con el propósito de realizar un análisis en
el siguiente apartado, en cuanto a la alineación de los aspectos descritos con el fin de
detectar la brecha y otros puntos diferenciadores que permitan establecer diferencias entre la
situación actual (AS – IS) y la futura (TO – BE).
4.4 Análisis de brecha. Luego del desarrollo de la arquitectura de negocios, que describe la
mejora del y teniendo en cuenta arquitectura TI Colombia el propósito de esta fase es
22
determinar y documentar las brechas entre la arquitectura actual (AS-IS) y la arquitectura

empresarial objetivo (TO-BE), se da paso al proceso teniendo en cuenta dos puntos vista:
4.4.1 Alinear factores estratégicos: Partiendo del análisis del mismo alineado con el marco
arquitectural TI Colombia y su herramienta para el análisis de brecha, comprendiendo
modelos de capacidades, procesos, aplicaciones y estándares, seguidamente se analizan
mediante matrices relacionando modelos de arquitectura con elementos del plan estratégico
del procedimiento, el proceso se lleva a cabo según la estructura que se muestra en la figura
11.
Figura 11. Metodología para el hallazgo de brechas mediante el Marco de referencia.
4.4.2 Instrumento del análisis de brecha: Según Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03.

Guía General de un Proceso de Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3), se
estableces los pasos para el hallazgo de brechas, los cuales se aprecian en la tabla 3.
Tabla 3. Pasos para el análisis de Brecha.
Pasos Descripción
Paso 1 Definición de instrumento de análisis de brecha figura 12.
Paso 2 Identificar los bloques estructurales (entidades de negocio, sistemas de información, etc.) que se
deben mantener o modificar para alcanzar la arquitectura empresarial objetivo (TO-BE).
Paso 3 Identificar los bloques estructurales que hacen parte de la arquitectura actual y no hacen parte de
la arquitectura objetivo. Marcar con X en la columna eliminar cuando el bloque estructural no se
encuentra en la arquitectura objetivo.
Paso 4 Identificar los bloques estructurales que no hacen parte de la arquitectura actual y fueron
23
Pasos Descripción
incluidos en la arquitectura objetivo. Marcar con X en la fila nuevo cuando el bloque estructural
no se encuentra en la arquitectura actual y debe ser cubierto en la arquitectura objetivo.
Paso 5 Por cada decisión de cambio (Modificar, Eliminar o Nuevo) que se ha tomado en el análisis se
debe identificar como una brecha en la columna o en la fila según sea el caso.
Paso 6 Documentar las brechas identificadas teniendo en cuenta los criterios establecidos en la figura 13.
Paso 7 Asociar los componentes de solución de la arquitectura empresarial objetivo, con las brechas que
se cierran con la implementación del componente respectivo. Se pueden documentar usando la
tabla.
Paso 8 Estimar el esfuerzo, la duración y los recursos financieros para cada componente de solución
como se describe en la figura 15
Paso 9 Priorizar los componentes de solución a partir de criterios establecidos por la institución. Dichos
criterios se pueden documentar como se aprecia en la figura 16
Paso Actualizar el repositorio de AE.
10
Nota: Adaptada de Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de Arquitectura Empresarial
(Guía técnica versión 1.3)
Para el inicio del hallazgo (Paso 1) según la figura 12 ubicando en los títulos de las
filas del AS-IS los nombres de los bloques estructurales en el eje vertical y en los de las
columnas los títulos de los bloques estructurales del TO-BE en el eje horizontal. Un
bloque estructural corresponde a procesos, datos, entidades de negocio, sistemas de
información, servicio tecnológico entre otros que se requieran. En el caso de la
arquitectura de Información, los bloques estructurales que se cruzan son entidades de
negocio actuales contra las entidades de negocio objetivo. Para la arquitectura de
sistemas de Información, los bloques estructurales que se cruzan son sistemas de
información actuales con sistemas de información planteados en la arquitectura TO- BE.
En la arquitectura de misional o de Negocio los bloques estructurales que se cruzan son
procesos o actividades presentes en la arquitectura actual contra procesos o actividades
presentes en la arquitectura misional objetivo. Las actividades se definen a partir de los
procesos de negocio (Marco de Referencia - Arquitectura TI – MinTic, 2017).
24
Figura 12. Instrumento análisis de brechas. Adaptado de Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un
Proceso de Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3)
En la figura 13 se observa el instrumento de consolidación paso 6.
Figura 13. Documentar Brechas. Adaptado de Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de
Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3)
Figura 14. Asocio de componentes de AE Objetivo. Adaptado de Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General
de un Proceso de Arquitectura Empresarial (Guía técnica versión 1.3)
Figura 15. Estimación de recursos Adaptado de Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de
25
Figura 16. Priorizar componentes. Adaptado de Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de
4.4.3 Entregable: Análisis de brecha: El análisis de brecha genera un documento con

las falencias detectadas y está orientado a la definición de las acciones para el cierre de las
brechas para mejorar la gestión en el proceso C7 Ciclo de Vida del estudiante de la UNAD
con priorización de componentes de solución y documentación, siguiendo la Arquitectura TI
Colombia, G.GEN.03. Guía General de un Proceso de Arquitectura Empresarial (Guía
técnica versión 1.3).
4.5 Mapa de ruta. Esta fase tiene como objetivo definir el plan de mejoramiento de la
gestión en el proceso C7 Ciclo de Vida del estudiante de la UNAD, a partir de la definición
del mapa de ruta, que precisa un conjunto estructurado de acciones que define la manera de
lograr los objetivos fijados en una estrategia o arquitectura objetivo.
4.5.1. Plan estratégico de mejoramiento. Luego del planteamiento del análisis de

brechas del proceso C7 Ciclo de Vida del estudiante de la UNAD, se esboza el proceso que
muestra el plan estratégico, como se observa en la figura 17; donde se parte de las brechas
detectadas mediante las relaciones dispuestas en el instrumento análisis de brecha y las
vistas de arquitectura; con estos insumos se formula el portafolio estratégico con líneas
estratégicas de trabajo, que se incorporan a un cronograma para dar un curso a las
capacidades, lo anterior prepara el cambio de las capacidades para la mejora de la gestión
del proceso.
26
Figura 17. Metodología para el diseño del plan estratégico.
El plan estratégico permite cerrar las brechas siguiendo un mapa de ruta, basado en las
capacidades para lograr:
 Brindar una atención al aspirante y estudiante partiendo de la información contextual de

la UNAD mediante objetos informativos, simuladores y recursos interactivos en el portal
Web.
 Identificar el perfil del aspirante a través de la caracterización de aptitudes y necesidades.
 Fortalecer el perfil del aspirante mediante la atención a las competencias a través de un
portafolio estratégico de mitigación de debilidades detectadas.
 Aportar a la Universidad un instrumento que aumente la calidad en la atención de sus
estudiantes, y trascienda en beneficios institucionales para el crecimiento y la satisfacción
de las partes interesadas.
4.5.2. Portafolio estratégico. Para la formulación del portafolio estratégico se toman
como referentes las brechas detectadas, para crear líneas estratégicas de trabajo que
muestren la ruta que conduzcan al estado deseado de las capacidades.
 Portafolio estratégico que apunta a mejorar procesos de divulgación: constituyen

propuestas que involucran, recursos tecnológicos, audio visual y aplicaciones, con el
propósito de mejorar el conocimiento del aspirante respecto al ámbito de la Universidad
en la contextual, académico, tecnológico, modalidad, mediación y económico.
 Portafolio estratégico que apunta a caracterizar el perfil del aspirante para fortalecer
sus aptitudes, como estrategia de acondicionamiento hacia la mediación virtual: son
actividades que luego de analizar su estado aptitudinal, el aspirante se enrola en una
27
atención integral, por medio de una orientación y acompañamiento continuo, que incluye
recursos tecnológicos, humanos y pedagógicos durante el tránsito en el proceso C7 Ciclo
de Vida del estudiante.
4.5.3. Entregable: Mapa de ruta. En la tabla 4 se muestra el portafolio estratégico para

cerrar las brechas en vía de alinear las capacidades con la visión proceso C7 Ciclo de Vida
del estudiante, el detalle del portafolio inicia con las líneas que intervienen de forma general
en las brechas, dividiendo los enfoques en componentes que atañen a procesos que requieren
intervención o diseño mediante una ruta en determinado tiempo estimado.
Tabla 4. Portafolio estratégico - Mapa de ruta para la mejora de la gestión en el proceso C7.
Portafolio estratégico para la mejora de la gestión en el proceso C7 Ciclo de Vida del estudiante
Tiempo Iteración Tiempo
Línea Componente Portafolio
estimado en el año total
Objeto virtual de 2 veces
2 meses
Divulgación e Información (OVI)
Portafolio estratégico que
Información Simulador de costos 2 veces
apunta a mejorar procesos 2 meses
y Matrícula
127 Días Aproximadamente

de divulgación.
Orientación hacia la 2 veces
Atención al aspirante 2 meses
vocación.
Identificación del Caracterización del 2 veces
2 meses
perfil. perfil del aspirante.
Portafolio estratégico que
Competencias 2 veces
apunta a caracterizar el 1Mes
digitales y mediación.
perfil del aspirante para
Creencias de logró y 2 veces
fortalecer sus aptitudes Acondicionamiento 1Mes
toma de decisiones
como estrategia de
Organización de 2 veces
acondicionamiento hacia la 1Mes
tiempo y tareas
mediación virtual.
Económico y Asesoría económica y 2 veces
1Mes
Financiero financiera
Nota: Relación de líneas estratégicas de un nivel general, apuntando mediante un componente al portafolio,
para atender factores y características particulares.
4.5.3.1 BluePrint del Servicio al Aspirante y estudiante. Con los elementos del plan
estratégico descrito anteriormente, se traza una ruta gráfica o BluePrint de interacción y
servicios por el cual transitan las líneas de trabajo del portafolio estratégico. Según el
diagrama o BluePrint de los servicios del estudiante, este permite visualizar los procesos y
especificaciones que conllevan su prestación, y se logra identificar “...como deben realizarse
las interacciones entre los estudiantes y funcionarios y la manera en que los sistemas y las
actividades que se realizan internamente apoyan estas interacciones”. En este sentido el
BluePrint desarrollado contribuye como propuesta, a la innovación o rediseño de la atención
y los servicios para con ello evitar o reducir el “oxido institucional” o deterioro natural de
los procesos internos que llevarán al éxodo de los clientes externos, [ CITATION Pér09 \l
9226 ], en el caso de la UNAD evitar la deserción estudiantil. En la figura 20, anexo B se
28
detalla a grandes rasgos la ruta, los medios, las interacciones y las actividades que se
proponen para la mejora de la gestión del proceso C7 Ciclo de Vida del estudiante para la
incorporación del aspirante a la UNAD.
5 Cronograma de trabajo
El diagrama de Gantt ilustrado en la figura 18, muestra en la primera línea de tiempo una
duración de 127 días, estipulados como un periodo en el cual el portafolio estratégico tiene
mayor relevancia por cuanto la relación de la universidad con los aspirantes y estudiantes, se
acentúa en procesos de incorporación, que conllevan las actividades de negocio a las cuales
apunta el portafolio. Seguidamente cada una de las líneas estratégicas del portafolio
proponen una duración que encierran unos componentes que muestran una ruta especifica de
mejora en el tiempo. En modo general el diagrama encierra el cronograma mediante el
desglose de cada línea y componente y su ruta en el tiempo, que muestra cómo aumentar y
crear la capacidad del actual.
5.1 Entregables del proyecto:
 Arquitectura Empresarial actual del Proceso: (Tabla 1)

 Arquitectura Empresaria Objetivo: (Tabla 2)
 Análisis de brecha: Documento de consolidación de las falencias detectadas en los 4
instrumento, figuras 13,14,15 y16 respectivamente.
 Portafolio estratégico - Mapa de ruta para la mejora de la gestión en el proceso C7 Ciclo
de vida del estudiante.
 BluePrint del Servicio al Aspirante y estudiante.
MAPA DE RUTA PARA EL MEJORAMIENTO DEL C-7 DE LA UNAD MEDIANTE ARQUITECTURA TI COLOMBIA 29
Figura 18. Cronograma del portafolio - Mapa de ruta.

30
6 Instalaciones y recursos para desarrollar el proyecto
El desarrollo del proyecto conlleva un uso de recursos que no están sujetos a la disponibilidad
de la institución y son asumidos por los responsables del proyecto. En este sentido se disponen
como muestran en la siguiente tabla.
Tabla 5. Recursos del proyecto.
PRESUPUEST ORIGEN DEL

RECURSO DESCRIPCIÓN
O PRESUPUESTO
Equipo Humano 2 Ingenieros de sistemas con especialización $5.000.000 Propio
(2) Computador $500.000

Impresora $400.000 Propios
Equipos y Software Servicio de Internet $350.000
Servicio de Telefonía $100.000
Licencias de Software para modelamiento. $0.00
Viajes y Salidas de Desarrollo de la caracterización y $1.000.000 Propios
Campo acondicionamiento
Materiales y $ 400.000 Propios
Útiles y papelería,
suministros
Bibliografía $0.00 Propios
Total 7,750,000
El desarrollo del proyecto se despliega en prueba piloto desde los centros regionales de
Popayán Cauca y Pamplona Norte de Santander, en estos lugares se cuenta con la infraestructura
tecnológica para lanzar los productos y actividades del mapa de ruta, las cuales cuentan con
instrumentos y metodologías que se incorporan a la gestión del centro UNAD para que sean
utilizadas en cada periodo de matrícula.
7 Estrategia de permanencia y usabilidad
Con el presente proyecto se pretende generar y proponer instrumentos estratégicos que sirvan
como herramientas en la gestión misional a través del proceso C7 Ciclo de Vida del estudiante, lo
cual genera beneficios que trascienden hacia los demás procesos de la Universidad, por cuanto la
mejora de un proceso de atención al cliente repercute positivamente en la eficiencia, en el
desempeño institucional, genera satisfacción, alza en indicadores de desarrollo y atrae atención
del exterior, en este sentido el proceso C7 Ciclo de Vida del estudiante es clave en la
sostenibilidad, desarrollo y vigencia de la UNAD, esta motivación ha permitido trabajar para
proponer las siguientes estrategias:
31
Adoptar el Portafolio estratégico - Mapa de ruta para la mejora de la gestión en el proceso C7

Ciclo de vida del estudiante, como las acciones para mejorar la eficiencia en la atención a los
aspirantes y estudiantes en todos los centros regionales de la UNAD a nivel nacional, durante
todos y cada uno de los periodos académicos, según el cronograma dispuesto. Las acciones del
portafolio apuntan a reducir factores como deserción y favorecen la permanencia estudiantil
siendo un valor estratégico que repercute en el funcionamiento de la Universidad.
Utilizar el BluePrint del Servicio al Aspirante y estudiante (Figura 19) como instrumento que
visualiza de forma gráfica la atención aspirante y estudiante y así realizar un conjunto de acciones
estandarizadas que propendan por una atención eficiente en todos los centros regionales de la
UNAD a nivel nacional.
Integrar los componentes del Portafolio estratégico como un modelo de soporte, inducción e
incorporación para los estudiantes de la mediación virtual que propende por generar condiciones
de igualdad y competencias para tener acceso a la educación superior a través del uso de las TIC.
Continuar con el análisis mejoramiento del proyecto planteado para optimizar las acciones que
propendan por la calidad y el acceso a la educación superior en la UNAD, apoyando la matricula
permanente que oferta la Institución, incorporando el uso de nuevas herramientas digitales de
acuerdo con la demanda de la formación.
MAPA DE RUTA PARA EL MEJORAMIENTO DEL C-7 DE LA UNAD MEDIANTE ARQUITECTURA TI COLOMBIA 32
Figura 19.BluePrint del Servicio al Aspirante y estudiante Unadista

33
8 Derechos de autor sobre Software o productos entregados.
El proyecto enmarcado en este documento desarrollado por los estudiantes mencionados en la

portada, contempla un ejercicio de arquitectura sustentado en los conocimientos adquiridos
durante el curso del programa, los contenidos bibliográficos suministrados por la UNAD,
apoyados por la guías, manuales y normas derivadas de la estrategia de Gobierno en Línea y la
Guía de Arquitectura de TI Colombia del MinTic, en ese sentido los autores gestionaron el
conocimiento adquirido en pro de la contribución a la solución de un problema que beneficia a la
UNAD y los aspirantes, estudiantes de la universidad pública, es así como el proyecto se
desarrolla dentro del marco normativo de la misma Universidad, ya que la propiedad y uso de los
productos académicos y de investigación son regulados por la misma institución, en este orden de
ideas los productos e instrumentos elaborados para la mejora del mejora de la gestión del proceso
C7 Ciclo de Vida del estudiante podrán ser utilizado por la UNAD y la comunidad académica
para el objeto que fueron diseñados y para futuros trabajo académicos. Lo anterior sustentado en
ACUERDO NÚMERO 006 DEL 26 DE AGOSTO DE 2008, Capítulo Séptimo La Propiedad
Intelectual En El Ámbito Académico, dado por El Consejo Superior Universitario de la
Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD)
9 Contribución al aspecto de reducción de los factores de deserción:
Desde la motivación por contribuir con la universidad en la búsqueda de ideas, propuestas y

soluciones encaminadas hacia la mitigación de fenómenos como la deserción, en primera
instancia se analizó las posibles raíces de este fenómeno, en ese sentido los autores del proyecto
decidieron, formular un mapa de ruta para mejora de la gestión del proceso C7 Ciclo de Vida del
estudiante objeto del análisis del proyecto, en este contexto se formuló un portafolio estratégico
dirigido a fortalecer factores que favorezcan el rol y desempeño de los estudiantes lo cual
repercute en la Universidad en el ámbitos de la retención y permanencia estudiantil, sabiendo que
mediante instrumentos diseñados (test de caracterización) e investigación referente ( UNAD &
ÁPICE, 2015), se busca conocer su perfil y así mediante las líneas de trabajo del portafolio
estratégico, en una acción pedagógica, mejorar sus competencias en los estudiantes en varios
aspectos y por ende acondicionar su perfil a la mediación y modalidad de la Universidad, lo
anterior aumenta significativamente las posibilidades de éxito del estudiante caracterizado y
perfilado, lo cual contribuye a que se reduzcan las posibilidades de abandono en su formación.
34
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37
Anexos
ANEXO A: Terminología que sustenta el proyecto.
ADM: (Architecture Development Method) Método de desarrollo de la Arquitectura que describe

como obtener una AE específica para la organización y responder a los requerimientos del Negocio; se
estructura en varias fases de desarrollo de la arquitectura en un ciclo que sirve como plantilla general del
proceso de desarrollo de la arquitectura; describe el modo confiable y probado para desarrollar y utilizar
una arquitectura empresarial en diferentes niveles (Negocios, aplicaciones, Datos y Tecnología)
proporcionando un conjunto de guías y técnicas para el desarrollo de arquitectura (The Open Group,
2013).
Arquitectura empresarial: señala un esquema o un mapa de navegación que incluye los procesos,
componentes y políticas de una organización, y debe servir de apoyo en la toma de decisiones estratégicas.
(Ministerio de las TIC Colombia, 2013).
Aspirante: “Persona que solicita ingreso a programas de formación en cualquiera de los niveles
o ciclos que oferta la institución, a través del registro y la información exigida por la Universidad”
(UNAD, 2016).
Blended Learning (B-Learning) o Aprendizaje híbrido (presencial y virtual), intentando dar respuesta
a muchas de las limitaciones que a lo largo de estas últimas décadas, han ido manifestándose en diversidad
de estudios e investigaciones al respecto, (Mariño, J. C. G, 2006).
BPM (Business Process Management): Es un enfoque con una perspectiva basada en procesos
eficientes para mejorar el rendimiento de los negocios con una perspectiva de Tecnologías de la
Información que se integran con metodologías y Gobiernos (Garimella & Lees, 2009).
BluePrint: Metodología que permite de manera visual conceptualizar el proceso por el que fluye el
servicio, identificando aquellos puntos a mejorar para conseguir una experiencia óptima del servicio por
parte de los clientes o usuarios, la herramienta identifica dos áreas: OnStage: Todas aquellas actividades
que realiza el equipo visibles para el cliente. BackStage: Todas las actividades que realiza el equipo para
la prestación del servicio y que el cliente no visualiza (Giménez, 2014).
Campus Virtual: Es la herramienta que da soporte a los procesos de enseñanza-aprendizaje en

determinada Institución. Se soporta en una plataforma comúnmente basada en Moodle, proporciona un
entorno educativo virtual con herramientas necesarias logrando integración en la docencia en el proceso
de aprendizaje (Universidad de Santiago de Compostela, 2016).
Capacidad estratégica: Adecuación y ajuste de los recursos y Competencias de una organización para
que esta pueda sobrevivir y prosperar (Peña, 2012).
38
Competencia Digital: “Es aquella capacidad que implica el uso creativo, crítico y seguro de las
tecnologías de la información y la comunicación para alcanzar los objetivos relacionados con el trabajo, la
empleabilidad, el aprendizaje, el uso del tiempo libre, la inclusión y participación en la sociedad”
(Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2016).
DoDAF: Departamento de Defensa Architecture Framework, es un marco de arquitectura para el

Departamento de Estados Unidos de Defensa (DoD) que proporciona la infraestructura de visualización
para los grupos de interés específicos inquietudes a través de puntos de vista organizados por diversos
puntos de vista (DODAF - Chief Information Officer, 2017)..
Gestión de Tecnologías: "Es la disciplina que mezcla los conocimientos de ingeniería, ciencias y
administración con el fin de realizar la planeación, el desarrollo y la implantación de soluciones
tecnológicas que contribuyan al logro de los objetivos estratégicos y técnicos de una organización"
(González Restrepo, 2001)
Herramienta Digital: Son todas aquellas aplicaciones y programas disponibles en línea o en

computadores con las cuales es posible interactuar, crear, compartir y almacenar el conocimiento (UNAD,
2016).
Mediación virtual: Se compone de una plataforma y un sistema de información mediante la cual se

gestionan las actividades y procesos de formación y de enseñanza haciendo uso de los medios y
mediaciones tecnológicas (UNAD, 2016).
M-Learning: La introducción de las TIC) en la enseñanza a nivel universitario ha supuesto un

imparable proceso de innovación en la enseñanza y la aparición de nuevas formas de aprendizaje, el M-
Learning funciona como una forma abierta y gratuita de forma de transmisión del conocimiento global,
(Rabanal, N. G, 2016).
Plataforma Moodle: es una plataforma de aprendizaje diseñada para proporcionarle a educadores,

administradores y estudiantes un sistema integrado único, robusto y seguro para crear ambientes de
aprendizaje personalizados (Moodle.org, 2016).
Procedimiento: “Descripción de las actividades que se desarrollan dentro de un proceso e incluyen el

qué, el cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea, involucrando el alcance, las normas y los
elementos técnicos entre otros” (Pontificia Universidad Javeriana, 2007).
Proceso: “Es un conjunto de fases o etapas secuenciales e interdependientes que agregan valor a unos
elementos de entrada para suministrar un resultado a un usuario externo o interno otros” (Pontificia
Universidad Javeriana, 2007).

Mapa de Ruta para El Mejoramiento de La Gestión Del Proceso (C-7) - MINTIC - V4

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MAPA DE RUTA PARA EL MEJORAMIENTO DEL C-7 DE LA UNAD MEDIANTE ARQUITECTURA TI COLOMBIA

Anteproyecto presentado al Ministerio de Tecnologías de la Información

Director del proyecto:

Universidad Nacional Abierta y a Distancia.

Figura 1.Componentes del GEL.............................................................................................11

Tabla 1. Entregable: Arquitectura Empresarial actual del Proceso......................................18

ANEXO A: Terminología que sustenta el proyecto.

La universidad Nacional abierta y a Distancia UNAD, basándose en la mediación virtual

Por esta razón, se propone la adopción de una arquitectura empresarial, mediante un

Basados en TI para la gestión, como componente adoptado del GEL, habilitado en el

1.1 Formulación del problema

¿De qué manera, un enfoque basado en arquitectura empresarial puede definir un

2.1 Objetivo general

2.2 Objetivos específicos

 Modelar el estado actual (AS – IS) de la arquitectura del procedimiento de inscripción y

 Detectar brechas en el procedimiento de inscripción y matrícula del proceso C-7 Ciclo

Apoyados en la estrategia de gobierno en línea GEL, del MinTic Colombia,

Como entregable se presenta el portafolio estratégico, como mapa de ruta de mejora de la

3. Marco Legal - Conceptual

La gestión de Tecnología de la Información para la mejora de procesos esta nivel de

En este orden de ideas la transformación de los organizaciones se lleva ineludiblemente la

Figura 1.Componentes del GEL

3.1 Ejercicio de arquitectura Empresarial. Las AE permiten a las organizaciones

Siguiendo la fundamentación teórica la adaptamos en un ejercicio de arquitectura la cual

Figura 2. Fases del ejercicio de arquitectura adaptado de http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-article-

Integrando lo anterior al contexto de la AE que apoya el proyecto, un Mapa de Ruta

3.3 Marcos arquitecturales y modelado arquitectural.

3.3.1 Marco de Referencia de arquitectura empresarial para la gestión de TI del

componentes de la entidad desde la estrategia, procesos, planes, programas, proyectos y

3.3.2 TOGAF (The Open Group Architecture Framework). Es un marco arquitectural

3.3.2.1 Métodos de desarrollo de la arquitectura empresarial. Conocido también como

Figura 4. Fases para ejecutar un ejercicio de AE. Adaptado de G.GEN.03.

4.1.1 Pasos para la elaboración de la arquitectura. Para abordar el desarrollo

Figura 6. Pasos para el desarrollo de la Arquitectura Actual según el ADM.

4.2.1.2 Identificación de requerimiento para el trabajo arquitectural. El contexto en el cual

4.2.1.3 Identificación de los Facilitadores y Stakeholders. Consta de la Información

4.2.1.4 Definición de los principios. Se adoptan teniendo en cuenta el enfoque misional

4.2.1.5 Modelo Motivacional del Negocio. El modelo de motivación empresarial

4.2.2 Fase A: Visión de Arquitectura. En esta iteración se abordan los objetivos de la

 Taxonomía de las capacidades: Mediante el modelo expuesto en la figura 7 se expresa

Figura 7. Taxonomía de Capacidades actuales del Proceso.

Figura 8. Dependencia de las capacidades del Proceso.

 Misión del Proceso (M-C-7)

El flujo de actividades en el proceso C7 requiere una gestión, por ello se generan

Tabla 1. Entregable: Arquitectura Empresarial actual del Proceso.

4.3 Arquitectura empresarial Objetivo (TO-BE). El estado deseado propuesto como

instituciones de igual naturaleza), siguiendo el marco de referencia de Arquitectura TI

4.3.1 Arquitectura de Negocios. El objetivo es desarrollar una arquitectura de negocios

Figura 9. Pasos de la arquitectura de negocios para el proceso C7.

4.3.2 Entregable: Arquitectura Empresaria Objetivo. Los documentos que soportan la

ARTEFACTOS Y/O ENTREGABLES POR DOMINIOS DE LA ARQUITECTURA DE TI

Tabla 2. Entregable: Arquitectura Empresaria Objetivo.

4.3.3 Desarrollo de la arquitectura. Con el análisis y modelado el proceso C-7 Ciclo de

Con el entendimiento del contexto se definieron en la fase de visión de arquitectura, la

determinar y documentar las brechas entre la arquitectura actual (AS-IS) y la arquitectura

Figura 11. Metodología para el hallazgo de brechas mediante el Marco de referencia.

4.4.2 Instrumento del análisis de brecha: Según Arquitectura TI Colombia, G.GEN.03.

Tabla 3. Pasos para el análisis de Brecha.

En la figura 14 se observa el instrumento de consolidación paso 7.

En la figura 15 se observa el instrumento de consolidación paso 8.

4.4.3 Entregable: Análisis de brecha: El análisis de brecha genera un documento con

4.5.1. Plan estratégico de mejoramiento. Luego del planteamiento del análisis de

Figura 17. Metodología para el diseño del plan estratégico.