Técnicas secretariales

Entregado por:
Némesis Domínguez Núñez

Modulo:
Técnicas secretariales

Maestra:
Patria Mateo

Tema:
Portafolio de evidencias, técnicas secretariales.
 Objetivo general

Al finalizar el modulo las personas participantes estarán en la capacidad

de manejar y canalizar las informaciones internas y externas de la
empresa, digitar documentos comerciales, aplicando las técnicas y
herramientas tecnológicas en el desempeño de las funciones secretariales,
según procedimientos y normas de calidad establecidas en la empresa.
 13.1 Objetivo de aprendizaje
Analizar el origen, definición de la oficina y las divisiones
importantes de la empresa, según características de las empresas e
instrucciones.

- Funciones secretariales
 Concepto de oficina
 Divisiones importantes de las oficinas de la empresa
 Niveles de organización de organización de una empresa
 ¿Qué es una persona oficinista?
 Funciones secretariales
La secretaria tiene uno de los papeles más importantes en la empresa y
como dicen, es la “columna” del centro de trabajo. Con múltiples tareas la
secretaria se desenvuelve para manejar múltiples funciones. Atendiendo
correctamente dichas funciones mientras recibe llamadas, esta tiene que
estar preparada para registrar y distribuir los documentos, organizar la
agenda del jefe, redactar documentos, atender a los clientes con ética,
mantener todo en orden es la función resumida de las secretarias, ya que
es la cara de la empresa u oficina tiene que cumplir con rigurosas reglas
que ayudan a el crecimiento y superación del centro de trabajo.
 Origen y definición de oficina
Esta palabra proviene de latín officium. Cabe destacar que no se refiere
a un lugar sino a una oficina (mayormente móvil). Las oficinas de la
antigüedad clásica tuvieron su aparición en Roma, eran mayormente parte
de un palacio complejo o un templo grande. Eran donde por pergaminos
eran guardados. Los textos antiguos tienen referencia a las oficinas como
bibliotecas.
 Concepto de oficina
La oficina es un salón que está preparado correctamente para que
varias o una persona haga su trabajo, existen muchas formas de distribuir
la oficina todo depende de la función o para que se utilizara el espacio,
donde el trabajador contara con su propia mesa y si el espacio es muy
reducido, varios trabajadores comparten grandes mesas.
 Divisiones importantes de las oficinas de la empresa
Para una mayor productividad la oficina tiene que estar organizada con
espacios libres o abiertos para que la mente se despeje y haya una mayor
creatividad, también espacios privados para una concentración mayor. Es
importante que los trabajadores puedan elegir y controlar como quieren
su espacio, esto ayuda en el aumento de la seguridad y la confianza
(mejora la productividad).
 Niveles de organización en una empresa
En toda organización por niveles se establece una división de trabajos
para una mayor productividad y para alcanzar los objetivos.

 Nivel superior o estratégico

Determina los objetivos a largo plazo y el modo en que la
organización ha de interactuar con otras entidades (empresas).
Estos toman decisiones que afectan o benefician la empresa. En
este nivel se encuentra el presidente, directorio, gerente general,
etc.

 Nivel de los mandos medios

A este nivel le corresponde la estrategia, supervisión,
organización y planificación del trabajo que realizara, es el nivel
responsable del desarrollo organizacional y estable una conexión
entre la base operativa y la Alta Dirección. Este nivel está
compuesto por las gerencias, jefaturas y la supervisión

 Nivel inferior u operante

La función de estos es realizar las tareas de una manera eficaz
y productiva. Se realizarán tareas rutinarias programadas por el
nivel medio. En este nivel se encuentran los obreros, empleados
administrativos.
 ¿Qué es una persona oficinista?
Es un individuo empleada en una oficina, ósea una persona que se
desempeña laboralmente en una oficina.
 13.2 Objetivo de aprendizaje

Analizar las funciones secretariales, según protocolo y característica

de la empresa.
Temas a tratar:
• Definición de secretaria
• Perfil de una secretaria
• Funciones principales de las secretarias relacionadas con el trabajo
de oficina
• Conocimiento que deberá tener y aportar todo profesional del
secretariado a las empresas
• Actitudes y habilidades del profesional del secretariado.
 Definición de secretaria
Es una persona que se encarga de recibir y redactar la
correspondencia de un superior (una persona con un nivel mayor en la
empresa), lleva la agenda y organiza los documentos. Este cargo suele
conocerse como auxiliar administrativo.
 Perfil de las secretarias
 Autoestima positiva.
 Personalidad equilibrada y proactiva.
 Capacidad de crear, innovar e implementar.
 Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
 Disposición para trabajar en equipo.
 Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.
 Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
 Espíritu de superación.
 Flexibilidad.
 Sentido de humor.
 Resistencia física y nerviosa.
 Agudeza visual.
 Capacidad de adaptación a los cambios.
 Funciones principales de las secretarias relacionadas con el
trabajo de oficina

 Recibir documentos;
 Atender llamadas telefónicas;
 Atender visitas;
 Archivar documentos;
 Realizar cálculos elementales;
 Informar todo lo relativo al departamento del que depende;
 Estar al pendiente de la tramitación de expedientes;
 Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y
de reuniones;
 Poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones
públicas con los que esté más relacionada la sección de que
dependa;
 Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina,
desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores
personales y los programas informáticos que conllevan;
  Amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y
empresarial.

 Conocimientos que deberá tener y aportar todo profesional

del secretariado a las empresas
 Formación académica
 Técnicas secretariales
 Conocimiento informático
 Conocimientos técnicos
 Idiomas
 Actitudes y/o habilidades del profesional del secretariado

 Sentido de la lealtad, honradez, honestidad, dignidad profesional y

buena fe. Su comportamiento no debe suponer jamás un descrédito
para su persona o para la empresa que representa.
 Todo profesional deberá seguir el principio del secreto profesional,
que, además de un deber, se considera una obligación amparada
por las leyes.
 La buena educación, cortesía, simpatía y buenos modales son
imprescindibles.
 Adaptabilidad al desempeño de distintas tareas y momentos.
  Capacidad de trabajo.
 Responsabilidad en el desempeño de sus funciones.
 Dotes de organización.
 Dotes comunicativas: expresarse con fluidez, tener tacto, empatía…
 Discreción.
 Buena imagen y decoro profesional.
 Afán de superación.
 Iniciativa propia.
 Capacidad de trabajo en equipo.
 Capacidad de adaptación a los cambios técnicos o tecnológicos.
 Polivalencia.
 Tener iniciativa.
 Ser proactivo.
 Capacidad de negociación.
 Saber trabajar en equipo

13.3 Objetivo de aprendizaje

Aplicar las funciones secretariales, según protocolo y característica de
la empresa.
- Mobiliario y equipos de la oficina moderna
 Ambiente de una oficina.
 Manejo de fotocopiadora.
 Manejo de fax, escáner e impresoras.
 Manejo central telefónica.
 Uso de grapadora y des grapadora.
 Uso de perforadores de dos y tres hoyos.
 Uso adecuado de folders y carpetas pendaflex.
  Reloj de ponchar.
 Conexión de un data show (proyector).
 Clips, porta clips.
 Abridor de cartas.

 Mobiliario y equipos de la oficina moderna

 Ambientación de una oficina
La oficina es donde se desarrolla el mayor trabajo de la empresa,
para esto se debe tener un ambiente extremadamente confortable y
amplio, de esta forma las ideas y creaciones de los empleados serán
más productivas.
El paso principal para ambientar la oficina es la iluminación, es
importante controlar el paso de luz natural y de iluminación artificial.
Es recomendable las persianas corredizas, y una iluminación adecuada
cuestión de que no moleste a ninguno de los empleados.
Las sillas y los escritorios o mesas de trabajo tienen que ser
cómodos, que ayuden a la buena postura, es importante que tanto la
silla como la mesa se puedan mover y regular, esto ayudara a que el
empleado organice todo a su gusto y a su medida.

La recepción tiene que ser un lugar moderno, con pintura opaca o

clara, depende la entidad corporativa. Los pequeños detalles y cuadros
que llamen la atención son suficientes para captar la atención del
cliente o socio.
El comedor o área de descanso, tiene que constar con varias mesas
cuestión de que todos los empleados tengan su espacio. Es primordial
que en esta área tengan juegos de mesa o una mesa de juegos donde
puedan descargar el estrés del trabajo y cuando se reintegren a su
jornada normal tengan un nivel más bajo de estrés.
 Manejo de fotocopiadora
La fotocopiadora es esencial para el funcionamiento de una oficina
moderna. Las fotocopiadoras de hoy poseen múltiples funciones y casi
compiten con la computadora o el teléfono como un utensilio
fundamental en la oficina.
Paso 1
Prende la fotocopiadora. Presiona el botón de copiado en el panel de
control normalmente "despertará" a la fotocopiadora.
Paso 2
 Deja que la fotocopiadora se caliente. La mayoría necesita un par de
minutos para hacerlo.
Paso 3
Coloca el documento en la placa de cristal. En los bordes del cristal
verás marcas guía que indican dónde posicionar tu documento.
Paso 4
Baja la tapa de la fotocopiadora hacia la placa si no estás usando el
recipiente para documentos.
Paso 5
Selecciona el número de copias que desees.
Paso 6
Selecciona a color o en blanco y negro si la fotocopiadora es a color.
Paso 7
Selecciona el tamaño apropiado de papel en el panel de control.
Paso 8
Reduce o agranda la imagen original si es necesario. Muchas
fotocopiadoras tienen opciones del 50%, 150% o 200% del original.

Paso 9
Establece otras características de edición de imágenes en la
fotocopiadora si es necesario. Consulta el manual de usuario de la
fotocopiadora para encontrar instrucciones más específicas.

Paso 10
Presiona el botón de copiado. Este botón es, normalmente, el más
grande del panel de control. También puede llamarse "Inicio".
Normalmente es de color verde o posee marcas verdes. Se producirán tus
copias.

 Manejo de fax, escáner e impresores

Es un dispositivo enfocado al envío de información impresa,

es el antecedente directo del correo electrónico. Se trata de un
dispositivo que transmite información por vía telefónica, mezclando
el teléfono con un Scanner y una impresora. El auge de este aparato
ha disminuido, pero su funcionalidad sigue siendo aceptable.
 Uso de perforadoras de dos y tres hoyos
Una perforadora o taladro de papel es un accesorio de oficina
habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel,
a menudo con el propósito de unir las hojas con anillas.

Mediante el uso de una, puedes poner tus hojas sueltas en una

carpeta, manteniéndolas seguras y organizadas. La mayoría de las
perforadoras de dos o tres agujeros tienen el mismo diseño básico (una
 ranura en el lado facilita el acceso para el papel) y una palanca o botón
activa la perforadora.

 Uso adecuado de folders y carpetas pendaflex

Es una palabra compuesta por el verbo fold en inglés, que significa

´doblar´. Sirve para organizar, almacenar y señalar la ubicación de
archivos, programas, y aplicaciones, de manera agrupada y ordenada.
 Reloj de ponchar

Controlar a los empleados, saber con veracidad con cuantas horas

laborales cumple, puede ser útil para que un empleador pueda
controlar y dado el caso mejorar el rendimiento de su empresa, son
estas algunas de las razones por las cuales se empezó a popularizar
 este sistema. Esto también beneficia al empleado, al poder procesar
mucho más rápido las horas trabajadas, la empresa no tendrá atrasos a
la hora de pagar a sus empleados debido al procesamiento de los
registros de entrada y salida.

 Conexión de data show

Conexión del data show a la computadora:

Paso 1
 Conecta el cable del monitor, que tiene el data show, a la
computadora donde dice VGA in, se conecta el cable de alimentación
de corriente.

Paso 2
Encender la computadora y el data show.

Paso 3
La imagen siempre sale automáticamente en el lugar donde este
apuntando el data show.

Paso 4
En la opción de controles que está en la parte superior se harán los
ajustes de zoom, alineamiento de la imagen colores y otras opciones
que trae el data show.

 Clips y portaclips
Es un objeto metálico, con un mecanismo tipo pinza con el cual se
pueden agrupar documentos impresos de forma temporal. Se guardan
en una pequeña cajita diseñada para estos y llamada portaclips.
 Los clips se utilizan para sujetar hojas sueltas que no necesitan
encuadernación.

 Abridor de cartas

Es un objeto en forma de cuchillo que es utilizado para abrir sobres

o para rajar las páginas sin cortar de los libros. También están
disponibles versiones eléctricas, que trabajan usando motores para
hacer deslizar los sobres a través de una cuchilla. Estos tienen la
ventaja de poder manejar un mayor volumen de sobres, pero la
cuchilla puede cortar el contenido del sobre y dañarlo.

Los abrecartas convencionales pueden estar fabricados en madera,

metal, plástico, a veces incluso de marfil o una combinación de
materiales.