UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

ELABORACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
PRE-SELECCIÓN:

WORLDCOB tiene un equipo de investigación que todo el año está en la búsqueda

de empresas que destaquen. Para esto cuenta con las siguientes fuentes de
información:

Gremios empresariales, como Cámaras de Comercio, Industria, Turismo, etc.,

(según sea el caso).
Investigadoras de mercado, en cada país, que manejan estadísticas de las
empresas que más destacan en diferentes giros de negocio.
Encuestas y/o cuestionarios, de referidos realizadas a nuestros más de 3000
empresas miembros, éstas generalmente recomiendan a sus clientes o
proveedores, con los que mantienen relaciones comerciales positivas.
Medios de Prensa, en cada país, los cuales han sido o continúan siendo aliados
comunicacionales de nuestra organización.

Una vez realizado el levantamiento de información, de las empresas por país, el

equipo de investigación envía digitalmente la información al comité de evaluación.
EVALUACIÓN:

WORLDCOB cuenta con el apoyo de un “Comité de Evaluación”, un

ente autónomo, conformado por un grupo de profesionales con diferentes
especializaciones, en el ámbito empresarial, para poder calificar los
parámetros de evaluación a través del desarrollo del “Cuestionario de
Excelencia Empresarial” Este cuestionario está basado en los
siguientes componentes:

Liderazgo Empresarial
Sistemas de Gestión
Calidad en los Productos y/o Servicios
Creatividad e Innovación Empresarial
Responsabilidad Social Empresarial
Logros y Reconocimientos

Una vez desarrollado el cuestionario de excelencia, todas las empresas

que resulten con un puntaje que pase los 90 puntos, están calificados
para ser reconocidos por su “Excelencia Empresarial”.
 Procedimiento:
Es una serie de actividades relacionadas entre sí y
ordenadas cronológicamente, que muestran la forma
establecida en que se realiza un trabajo
determinado, explicando en forma clara y precisa
quien, que, como, cuando, donde y con qué se
realiza cada una de las actividades.
 Manual de procedimientos:

Es el documento administrativo que integra cada

uno de los procedimientos de una dependencia
elaborados bajo una metodología homogénea.
Objetivos de los procedimientos:
Lograr la agilización, simplificación, automatización
o desconcentración de las actividades que se llevan
a cabo en las dependencias;

Ser una fuente formal y permanente de información

y orientación acerca de la manera de ejecutar un
trabajo determinado;

Establecer los lineamientos y mecanismos para la

correcta ejecución de un trabajo determinado;
Objetivos de los procedimientos:
Facilitar la supervisión del trabajo y proporcionar a los
jefes los elementos necesarios para verificar el
cumplimiento de las actividades;

Ser una herramienta para capacitar al personal en el

desempeño de sus funciones;

Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones

arbitrarias o malos entendidos en la ejecución de un
trabajo determinado;

Auxiliar en las labores de auditorías interna y externa.

Ventajas de contar con procedimientos
documentados:

Permiten:

a) Disminuir la improvisación y los errores;

b) Dar una visión global y sistemática del trabajo

administrativo; y

c) Emprender acciones de mejora.

Método para el análisis y diseño de
procedimientos:

1. Delimitación del procedimiento:

¿Cuál es el procedimiento que se va a

analizar?

¿Dónde inicia?

¿Dónde termina?
2. Recolección de la Información:

Recabar los documentos y los datos que

se encuentran involucrados en el
procedimiento.

a) Investigación documental

b) Entrevista directa

c) Observación de Campo
3. Análisis de la Información y
Diseño del Procedimiento:
¿Qué trabajo se hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo se hace?

¿Cuándo se hace?

¿Por qué se hace?:

4. Descripción del procedimiento:

Deberá hacerse “a detalle”, sin obviar elementos.

Dirigir principalmente la
investigación a:

• La distribución que se hace de los documentos.

• Los tipos de archivos (permanentemente o

provisional).

• Las probables causas de demora.

• Los formatos que se utilizan, su propósito, su
contenido, así como que parte o partes de los
mismos se llenan y se usan realmente, en que área
lo hacen. Analizar que las preguntas sean
entendibles y concretas y preguntar exclusivamente
sobre los datos que realmente se utilizan.
5. Análisis del Procedimiento:

a) Eliminar:
Cualquier operación, cualquier paso, cualquier
detalle que no sea indispensable, deben ser
eliminados.
b) Combinar:

Si no se puede eliminar algo, entonces

combinar algún paso del procedimiento con
otro, a efecto de simplificar el trámite.
c) Cambiar:

En este punto debe revisarse si algún cambio que

pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que
realiza una actividad, puede simplificar el trabajo.
d) Mejorar:

Algunas veces es imposible eliminar, combinar o

cambiar; en estas circunstancias el resultado más
práctico se logra mejorando el procedimiento;
rediseñando una forma, un registro o un informe;
haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo
empleado, o encontrando un mejor método.
e) Mantener:

Consiste en conservar las actividades que como

resultado del análisis, no fueron susceptibles de
eliminar, combinar, cambiar o mejorar.
6. Elementos que integran el manual de
procedimientos:

1. Portada (identificación);
2. Índice;
3. Introducción;
4. Objetivo del Manual;
5. Listado de Procedimientos;
6. Desarrollo de los procedimientos;
7. Anexos
1. Portada:
2. Índice:

En esta parte se presentan de manera sintética y

ordenada, los apartados principales del manual y
cada uno de los procedimientos que lo
constituyen con sus correspondientes páginas.
3. Introducción:

Se refiere a la explicación que se dirige al lector

sobre el panorama general del contenido del
manual, de su utilidad y de los fines y propósitos
que se pretenden cumplir a través de él.
4. Objetivo del manual:

Deberá contener una explicación del propósito que

se pretende cumplir con el manual de
procedimientos.

• Especificar con claridad la finalidad que pretende

el documento.
• La redacción será clara, concreta y directa.
• La descripción se iniciara con un verbo en
infinitivo.
• Se evitará el uso de adjetivos calificativos.
Ejemplo: bueno, excelente, etc.
5. Listado de procedimientos:
Presentar los procedimientos incluidos en el manual.
6. Desarrollo de los procedimientos:

Constituye la parte central o sustancial del Manual de

Procedimientos:

a) Datos generales:

• Colocar el nombre del procedimiento, el cual debe dar

idea clara de su contenido;

• Colocar la fecha de elaboración del procedimiento;

• Colocar la fecha de actualización del procedimiento (si se

da el caso);
• Colocar el numero de versión del
procedimiento, por ejemplo si el procedimiento
no ha sido actualizado será la versión 1, si hay
una actualización será la versión 2 y así
sucesivamente;

• La descripción del procedimiento debe

redactarse en forma clara y sencilla;

• No se deben incluir dos procedimientos

diferentes en uno;
b) Objetivo del Procedimiento:
Expresar claramente los resultados que se
pretenden obtener al llevarse a cabo las actividades
que integran cada procedimiento.

Iniciar con uno o varios verbos en tiempo infinitivo;

Evitar el uso de adjetivos calificativos;

No subrayar conceptos;
Por ejemplo (objetivo del procedimiento
“Control de Documentos” del Sistema Integral
de Gestión Institucional):

Objetivo: Mantener vigentes los documentos

requeridos por el Sistema Integral de Gestión
Institucional.
c) Alcance:

Se describe el ámbito de aplicación de un

procedimiento, es decir, a que áreas involucra.

Por ejemplo (alcance del Procedimiento “Control de

Documentos” del Sistema Integral de Gestión
Institucional):

Alcance: Dependencias que se encuentran dentro

del alcance de certificación del Sistema Integral de
Gestión Institucional.
d) Descripción del Procedimiento:

Es la explicación escrita en forma lógica y secuencial de

cada una de las actividades que se realizan para
efectuar un trabajo determinado.

Cada actividad deberá comenzar con un verbo

conjugado en tercera persona del singular en tiempo
presente ejemplo: verifica, corrige, envía, etc.
 Ejemplo de verbos:

• Actualiza • Coordina • Incorpora • Rem

• Analiza • Corrige • Indica ite
• Anexa • Coteja • Informa • Revi
• Anota • Destruye • Instrumenta sa
• Aprueba • Determina • Investiga • Sella
• Archiva • Devuelve • Obtiene • Sep
• Asigna • Distribuye • Prepara ara
• Autoriza • Diseña • Presenta • Solic
• Cancela • Ejecuta • Procesa ita
• Clasifica • Emite • Produce • Sup
• Compara • Evalúa • Programa ervis
• Complementa • Expide • Proporciona a
• Comprueba • Firma • Recaba • Tram
• Confirma • Fotocopia • Recibe ita
• Confronta • Grafica • Recopila • Valid
• Controla • Implanta • Registra a
• Verifi
ca
Deberán numerarse las distintas actividades del
procedimiento en forma progresiva con números arábigos
enteros; aun en caso de que existan varias alternativas de
decisión.

Cuando una actividad implique la utilización de algún

formato, y este haga su primera aparición en el
procedimiento, se deberá anotar su nombre completo entre
comillas. En el caso de considerarse necesario se anotara
la palabra “Anexo” e incluirlo en el apartado
correspondiente con su respectivo Instructivo de llenado.
Además se deberá hacer referencia a las copias,
trayectoria de su trámite y destino final.
Formato para la descripción del procedimiento:

PROCEDIMIENTO:
OBJETIVO:
ALCANCE:
Fecha de elaboración :XX/XX/XXXX Fecha de actualización: XX/XX/XXXX Versión: X

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

e) Anexos:

En este apartado se deben incluir las formas,

instructivos de llenado y machotes utilizados para
la ejecución de un procedimiento.

Un formato es una pieza de papel impresa, que

contiene datos fijos y espacios en blanco para ser
llenados con información variable, que se usa en
los procedimientos de oficina.

Es necesario que, inmediatamente después de

terminada la descripción del procedimiento, se
incluyan los formatos y documentos que en él se
utilizan.
Hallazgos al respecto
de la auditoria externa
Tipo: 02
Criterio: 4.2.4. ISO 9001:2008
Sistema: SGC

Descripción del hallazgo:

Durante la Auditoría a los procesos, se detectaron desviaciones relacionadas con

el control de registros:
En el proceso de Producción, Difusión y Promoción Editorial, se revisó el
expediente 003/16 Biodiversidad del Estado de Hidalgo, el cual contiene el
Original Completo en CD, resumen, sinopsis para cuarta de forros, ficha
curricular, carta de disponibilidad de recursos, cotización/presupuesto, sin
embargo, el expediente no cuenta con la Carta de disponibilidad de recursos.
Adicionalmente se detectó que en el checklist para registro y dictamen de un
proyecto editorial, se indica que el proyecto fue recibido en Marzo 2016, sin
embargo, el dictamen del Consejo Editorial indica que se recibió el 3 de Febrero
de 2016.
En el proceso de Tutorías en la escuela superior de Zimapán, no se mostraron
registros que pudieran dar evidencia del cumplimiento de las mediciones de
periodos distintos al actual, por ejemplo: en la carrera de Ingeniería a través del
Sistema de Información de Tutorías.
Descripción del requisito incumplido:

Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la

conformidad con los requisitos así como de la operación
eficaz del sistema de gestión de la calidad deben
controlarse.

La organización debe establecer un procedimiento

documentado para definir los controles necesarios para la
identificación, el almacenamiento, la protección, la
recuperación, la retención y la disposición de los registros.
 FECHAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS A CONTRALORÍA GENERAL

DOCUMENTO FECHA
Ficha de descripción de 28 de octubre
procesos
Matriz de identificación 4 de noviembre
de aspectos y evaluación
de impacto ambiental
Manual de organización 11 de noviembre
Manual de 18 de noviembre
procedimientos
Descripción de puestos, 25 de noviembre
listas de registros y
requisitos legales
Indicadores 2 de diciembre
PROPUESTA:

Se considera que la Dirección de Archivo General

elabore el procedimiento al respecto, lo de a conocer a
todas las dependencia y estas lo apliquen.