EVOLUCION HISTORICA DE LOS ARCHIVOS

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

CLASES DE ARCHIVOS
CUALIDADES DEL ARCHIVISTA
ELEMENTOS DEL ARCHIVO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CUESTIONARIO DE PREGUNTAS AA1.

(2161763)

INSTRUCTOR: Alejandro Posso Fonseca

APRENDIZ: Yarlenys Fernández

 CUESTIONARIO DE PREGUNTAS AA1.

 EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS.

Un breve resumen de la evolución de histórica de los archivos, el estudio de los
archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la
humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los
primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza, desde las monarquías surgidas en el Asia
Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y
griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de
control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar
(registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada. El reparto de la
documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y conservación de los
archivos bajo una clasificación rigurosa. Los archivos y documentos estaban a
cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los
templos. Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que
tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes
sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto. Los documentos normalmente
eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los
oficiales de la administración con autorización previa. Actualmente, en los países
más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos
existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen
sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así
como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los

documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación. Los documentos son gestionados en
los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

 CLASES DE ARCHIVOS.

Los mismos los podemos clasificar de la siguiente manera:

Según la función y uso.

Archivo Activo. Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada
la relevancia de la información que contienen y guardan, siendo necesario que los
mismos sean de fecha reciente, sino lo son en su creación lo son en su
modificación motivo suficiente para que sean considerados importantes.

Archivo Semiactivo. Este comprende información que puede ser de relevancia,

pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.
Archivo perenne o permanente. Son Aquellos que pueden ser de vieja data,
pero a pesar de guardan una relevancia por un periodo de tiempo, tal es el caso,
que se amerite hacer una auditoria y se necesite revisar los estados o bien
informes de un lapso de tiempo pasado.

Por su organización.

Centralizada. Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos
estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que
los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

Descentralizado. Este permite que cada departamento maneje su propio archivo,

es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar,
crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo
responsable de la seguridad y comunicación de los mismos

Según su Naturaleza

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo puede

ser Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público. • Archivo
privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

Según su Ciclo Vital

Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada

y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización. Archivo central:
es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestión de cada dependencia, Archivo histórico: aquellos documentos que se
transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.
  CUALIDADES DEL ARCHIVISTA.

Como consecuencia de la sociedad globalizada que es afectada por los avances

en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, se reconoce el
factor económico que aporta la era de la información y el conocimiento, Esto trae
como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el
profesional en archivística, los podemos resumir en los siguientes:

 Compromiso. Con la empresa y también con los proyectos en los que se

trabaja.

 Responsabilidad. ...

 Implicación con los valores y misión de la empresa y capacidad de trabajar

en equipo.

 Adaptabilidad. ...

 Proactividad. ...

 Actitud positiva. ...

 Interés por el puesto de trabajo al que vas a optar. ...

 Especialización en nuevas tecnologías.

 Orden

 Cordialidad
  ELEMENTOS DEL ARCHIVO.
Archivadores
Muebles que facilitan la
ubicación, búsqueda y
consulta de información.
Folderama
Facilita la conservación
de los documentos en
carpetas con guía
lateral. Se utilizan en las
organizaciones para
guardar las historias
laborales.
Archivador electrónico
Es una herramienta de
tipo ofimática que sirve
para recopilar la
información de una
manera ordenada
utilizando dispositivos
ópticos, para su
localización y enlace en
las debidas carpetas.
Archivador rodante
Es un conjunto de
estanterías metálicas
agrupadas con ruedas,
que implementa un
sistema versátil de
almacenamiento
hermético de los
documentos para mayor
accesibilidad y
conservación de la
información.
Archivador vertical Archivador horizontal
Se colocan junto al Facilita clasificar los
escritorio en oficinas documentos de forma
pequeñas para horizontal, pero se encuentra
conservación y facilitar generalmente cerrado. Las
la consulta de los carpetas que se utilizan se
documentos denominan carpetas
correspondientes al colgantes.
archivo de gestión.
Tiene de una a cinco
gavetas
Archivador giratorio Archivador mecánico
Este archivador está Es un mueble dinámico, en el
constituido por hileras cual se acopia gran cantidad
circulares. Además de documentos de acuerdo a
están equipados con la clasificación interna de la
teléfonos para que los organización. Debido a su
responsables del área condición física permite de
de trabajo suministren la una manera práctica la
información requerida. búsqueda y manipulación de
la información contenida en
los documentos.
Estantes Planoteca
Es una estructura Es una estructura en madera
metálica o de manera que tiene como función
horizontal que tiene almacenar planos y facilitar
como propósito de su consulta.
garantizar la
conservación de la
información de los
documentos.
Biblioteca Gancho Seco o en relieve
Según el archivo Es una pieza metálica
general de la nación: compuesta por grabados. Su
“es la recepción, función es marcar los
selección, documentos e identificar y
ordenamiento, fichaje, protegerlos de las
custodia y conservación falsificaciones.
del material
bibliográfico, facilitando
Sello Fechador
la consulta de los
investigadores y al Es un elemento con
público en general”. imágenes grabadas y piezas
Fototeca: es un móviles que permiten
modificar la fecha para
 organismo que se marcarla sobre la superficie.
encarga de recolectar,
conservar y consulta de
documentos
fotográficos.
Mapoteca: es aquel
lugar en el cual se
guarda y conserva todo
tipo de mapas.
Hemeroteca: es una
estructura que se
especializa en guardar,
conservar y consultar
diarios, publicaciones,
folletos y boletines, los
cuales se pueden
clasificar por tema, país
y fecha.
Gancho legajador Reloj Radicador Cajas de Archivo
plástico
Es un gancho plástico El reloj radicador es Estas cajas son prácticas
que permite fijar los utilizado en la unidad de para organizar en
documentos que se correspondencia, para estanterías. Los documentos
encuentran contenidos la recepción de las reposan en ellas y sus
en un legajo comunicaciones, cierres son laterales. Su
manteniendo su facilitando y agilizando registro en ellas facilita la
conservación y evitando la radicación. La búsqueda de la información,
deterioro por oxidación organización además de la protección y
Legajos documental precisa de conservación interna.
Son dos tapas de un control que permita
cartulina con gancho comprobar el recibo y
legajador, para asegurar trámite de documentos
los documentos, generados por la
preferiblemente en organización, o que han
materia desacidificada, sido allegados a esta;
para evitar el deterioro evitando la evasión de
de los documentos. responsabilidades por
parte de las personas
encargadas del recibo y
despacho de
documentos.

Papelería Los papeles más usados para la documentación son:

⚫ Tamaño Carta: empleado regularmente para las comunicaciones internas y

externas de la organización (clientes, proveedores).
⚫ Tamaño Oficio: empleado normalmente por su capacidad para la realización de
documentos de carácter jurídico (acuerdos, contratos, resoluciones).

⚫ Bond de 75 gr: generalmente empleado para fotocopias. Instrumentos de

medición en los archivos Los siguientes aparatos son empleados para garantizar
la calidad y conservación en los documentos y demás soportes documentales que
reposan en los archivos.

Instrumentos de medición en los archivos.

Termómetro Busca identificar la temperatura ambiente y las condiciones

climáticas de las operaciones en el recinto.

Higroscopio o Higrómetro Estos aparatos miden tanto la temperatura como la

humedad, al mismo tiempo. En la actualidad son sofisticadas máquinas prácticas
de tipo digital.