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P6 Manual Basico Juvenal-1 PDF
P6 Manual Basico Juvenal-1 PDF
MANAGEMENT
P6®
MANUAL BÁSICO
Juvenal Figueroa
Manual Básico P6
ÍNDICE
http://manualp6.blogspot.mx/ i
Manual Básico P6
http://manualp6.blogspot.mx/ ii
Manual Básico P6
http://manualp6.blogspot.mx/ iii
Manual Básico P6
http://manualp6.blogspot.mx/ iv
Manual Básico P6
http://manualp6.blogspot.mx/ v
Manual Básico P6
http://manualp6.blogspot.mx/ vi
Manual Básico P6
CAPÍTULO l.
PRIMAVERA PROJECT MANAGEMENT
P6
P6 da a su organización facilidades para almacenar y manejar sus proyectos desde una ubicación central. P6
soporta y maneja las estructuras (WBS) de corte de trabajo, las estructuras (OBS) de la organización, campos y
códigos definidos por el usuario, planificación de rutas de método crítico (CPM), y nivelación de recurso.
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Manual Básico P6
Lo nuevo en P6
La estructura (EPS) del proyecto de la empresa organiza y resume todo el proyecto dentro de la jerarquía de
Empresa para subir o bajar presupuestos, obtener el análisis del recurso y el costo, y el control de la
organización global de la estructura (OBS) para el control de datos.
Los nuevos tipos de recursos adicionados a los tradicionales mano de obra y materiales, como son la
maquinaria y los gastos indirectos (expenses) permiten establecer un diccionario para presupuestar de forma
fácil recursos para la tarea cuando usted desarrolla proyectos en P6. Usted tiene también el control completo
sobre la distribución del presupuesto por planes y marcas gastadas mensualmente, y por roles.
Los datos totales y el resumen de tiempo distribuido se calculan y son presentados en intervalos de tiempo
pre-definido a demanda de participantes del proyecto; se pueden ver los valores de resúmenes más recientes
para todo proyecto en Enterprise.
Los roles se pueden definir con un nivel específico para ser asignados y para ser manejados como recursos; los
roles permiten también la planificación a nivel de empresa del recurso basada en roles y requerimientos.
Primavera versión 6 proporciona calendarios por hora y con posibilidad de manejar cambios de estado cada 30
minutos, los calendarios son de gran importancia durante el nivelado y distribución del recurso.
Automáticamente schedule reprograma y nivela cuando se asignan así los parámetros.
Los costos se calculan y almacenan en mayor cantidad, pues los costos del proyecto se basan en unidades de
precios de recurso y diferenciados por tipo de recurso, lo que automáticamente calcula los costos del proyecto.
Programación de avances con peso en distintas fases de la actividad, los avances por pasos (steps) calculan el
porcentaje completado de una actividad basado en valores asignados a cada etapa de la actividad.
El diseñador de reportes da la posibilidad de personalizar los reportes con los campos usados en el proyecto o
usar unos pre-definidos.
Cambio global permite a usuarios a realizar cambios globales a los datos de todas las actividades y recursos, tal
como códigos, duraciones, recursos, calendarios, etc.
En resumen y a diferencia de Project de Microsoft, P6 permite a los usuarios manejar los datos de Proyecto sin
tener que usar otras aplicaciones.
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Manual Básico P6
Barras de Herramientas de P6
Barra de Navegación (Navigation Bar)
Por defecto la barra se encuentra desactivada; sin embargo, resulta ser de mucha utilidad al inicio, para
familiarizarnos con el sistema.
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Como se observa, la Barra de Actividades viene agrupada por bloques. En el primer bloque tenemos los menús
Imprimir (Print) y Presentación Preliminar (Print Preview).
Más adelante nos muestra las opciones de visualización de la parte superior de la pantalla de Primavera: Tabla
de Actividades (Activity Table), Diagrama de Gantt (Gantt Chart), Líneas de Relaciones (Relationships Lines) y
Red de Actividades (Activity Network).
El siguiente bloque controla las opciones de visualización de la parte inferior de la pantalla, con las siguientes
opciones: Detalles de la Actividad (Activity Details), Tabla de Uso de las Actividades (Activity Usage
Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Activity Usage Profile), Tabla de Uso de los Recursos (Resource
Usage Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Resource Usage Profile), Secuencia de Actividades (Trace
Logic) y Mostrar/Ocultar Panel Inferior (Show/Hide Bottom Layout).
En otro bloque se muestran las opciones de visualización de las Barras (Bars), Columnas (Columns) y Escala de
Tiempo (Timescale).
Las opciones de Filtros (Filters) y Agrupación (Group and Sort) se encuentran a continuación, seguidas del
Planificador (Schedule), Nivelación de Recursos (Level Resources) y el Indicador de Progresos (Progress
Spotlight).
Finalmente, se encuentran 3 opciones de Zoom: Acercar (Zoom In), Alejar (Zoom Out) y Obtener el Mejor
Ajuste (Zoom To Best Fit).
Tip
Mueva el ratón sobre cada icono para visualizar su descripción. Esta opción se activa desde el Menú View en la
opción de Hint Help.
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Agregar nuevo, se usa para crear una nueva actividad, o recurso, WBS, Nota, etc.
Agregar recurso, se usa para dar de alta una asignación de recurso a la tarea actual
Asignación de recurso por Rol, si existen roles con recursos se usa esta opción
Asignar sucesor
Asignar Predecesor
Los ejemplos de datos globales incluyen el EPS y OBS, e información de recursos y roles. Los datos Proyecto-
especifico se definen en el nivel de proyecto y están disponibles sólo para ese proyecto. Los ejemplos de datos
de proyecto incluyen las actividades, WBS, y documentos de referencia.
Algunos datos se pueden definir global o nivel de proyecto. Por ejemplo, usted puede crear calendarios
globales para definir horarios de trabajo que aplica a todos los proyectos, y calendarios de proyecto para
definir horarios de trabajo extraordinario a un proyecto específico.
Barra de Estado
La barra de Estado es una barra del mensaje en el fondo de la ventana P6 que muestra una descripción de la
orden escogida de menú, el nombre de la vista, el filtro actual y algunos otros mensajes.
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Se usa la Tabla de Actividades para mostrar información de las actividades del proyecto en columnas y filas. Se
pueden personalizar las columnas que mostrará esta vista, así como la agrupación que veremos en las filas,
como WBS, actividades y totales.
El Diagrama de Gantt nos muestra un despliegue gráfico de la información de los tiempos del proyecto y cómo
las actividades ocurren en el curso del proyecto.
La Hoja de Uso de la Actividad muestra los datos de la actividad, unidades y costos de recurso que implican la
realización de esa actividad con respecto a su duración.
La Hoja de Uso del Recurso se usa para mostrar el costo de recurso, y sus unidades/tiempo por el periodo
especificado en la escala de tiempo.
El Perfil de Uso de la Actividad se usa para considerar los valores del costo y las unidades de recurso para
actividades en un proyecto gráficamente con el tiempo según la escala especificada.
El Perfil del Uso del Recurso muestra el costo o información de cantidad por periodo.
PERT o diagrama de Nodos para considerar un proyecto como un esquema de actividades y sus relaciones.
Secuencia de Actividades (Trace Logic) nos permite dar un paso adelante o hacia atrás por una sucesión de
actividades para enfocar en cada actividad sus antecesores y sucesores.
Este menú se encuentra disponible solamente cuando nos encontramos en la ventana de Actividades.
Todas las ventanas y cajas de diálogo contienen varias características personalizables en esta versión de
Primavera.
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• Crear proyectos
• Establecer preferencias administrativas fijas
• Agregar actividades
• Agregar recursos
• Crear informes
• Importar proyectos
• Exportar proyectos
• Verificar proyectos
• Realizar búsquedas en proyectos
Los asistentes se activan de forma automática al crear una tarea o un recurso usando las opciones de la barra
de opciones (a la derecha de la pantalla). Otros asistentes están disponibles cuando usted escoge la opción
aplicable de menú, por ejemplo, las preferencias administrativas fijas están en Menú Admin → Admin
Preferences.
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CAPÍTULO 2.
ESTRUCTURANDO UN PROYECTO
La creación del nuevo proyecto requiere de información de la estructura de empresa EPS y de la estructura de
responsables OBS, por lo que primeramente veremos estas opciones antes de crear el nuevo proyecto.
Todos los proyectos en Primavera se encuentran dentro de la jerarquía de EPS, una representación gráfica de
su estructura y al inicio es un nodo de raíz. Los niveles y la estructura de su estructura EPS dependen del
alcance de sus proyectos y cómo usted quiere resumir los datos.
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P6 proporciona un nodo de raíz en la posición izquierda superior del EPS. Todos los proyectos listados debajo
forman parte de la misma estructura. Usted puede definir múltiples nodos raíz para separar varios
componentes de su Empresa. Para definir un nodo de raíz. Clic a la flecha izquierda para mover un elemento de
EPS a la posición superior izquierda en la jerarquía, se agrega la estructura nueva de proyectos debajo de este
nodo.
Para mostrar u ocultar todos los elementos de la jerarquía EPS, Seleccione View, Expand AII o Collapse AII.
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2. Click en Delete .
3. Click Yes para confirmar.
Tip
Cuándo usted borra un nodo de EPS, P6 quita también todos los proyectos en esa rama de la estructura. Para
guardar proyectos en una rama antes borrarlo, copiar y pegar primero esos proyectos a otra área de la
estructura.
Cuando se asocia a un director responsable a un nodo de EPS, cualquiera proyecto que se añada a esa rama del
EPS es asignado a ese elemento de director por omisión. La estructura de OBS se usa también para otorgar a
cada usuario los privilegios específicos de acceso a proyectos y los niveles de WBS dentro de proyectos.
Establecer el OBS
El OBS se mantiene como una jerarquía separada y global, por lo que usted tiene la flexibilidad de asignar sus
tareas de OBS y sus cambios de responsabilidades a través del ciclo de vida del proyecto.
Usted puede querer crear su OBS para emparejar cada nodo de EPS y el proyecto se estableció en el EPS. Usted
podría emparejar inicialmente los nombres de OBS a los nombres del EPS y sus proyectos, como es mostrado
en el ejemplo siguiente:
Y asignar a usuarios, por sus nombres de login, a los elementos de OBS para otorgar el acceso a las áreas
correspondientes de EPS o proyectos. El tipo del acceso otorgado a un usuario es determinado por el perfil de
seguridad de proyecto asignado al usuario. Los perfiles de la seguridad son establecidos en la caja del diálogo
Security Profiles Admin → Security Profiles, y se asignan a los usuarios en la caja de diálogo Users (Menú Admin
→ Users).
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El OBS es una jerarquía global que representa a los responsables de la administración de proyectos en su
empresa. La jerarquía de OBS se usa para otorgar principalmente a usuarios los privilegios específicos del
acceso a proyectos y a los niveles de WBS dentro de proyectos.
Para tener acceso a un proyecto, un usuario P6 debe tener los permisos necesarios para ese elemento de OBS
dentro del proyecto. Esto le proporciona al usuario el acceso a la información de WBS para el cual el elemento
especificado de OBS es responsable, así como también acceso a los rangos de información dentro de cada WBS
que puede modificar el usuario.
Los perfiles y los privilegios correspondientes se fijan usar la caja del diálogo de Perfiles de Seguridad y se
asocian con el nombre de login P6 del usuario. Cuando usted asigna a usuarios a elementos de OBS que usan
sus nombres de login, el perfil de seguridad se asocia automáticamente.
Nota
Usted puede asignar a un usuario un perfil de seguridad para cualquier número de nodos OBS.
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Para configurar las propiedades de proyecto, ir al Menú Enterprise → Projects, en la pestaña de Defaults.
El calendario que encontramos al inicio es un Estándar de 5 días y 8 horas diarias "Standard 5 Days Workweek”.
La codificación para las actividades inicia con A1000 y continúan con incrementos de 10.
Usted puede desplegar detalles de información para muchos elementos dentro de P6, por ejemplo, los
proyectos, los recursos, las actividades, el riesgo.
Para desplegar detalles, haga click en la barra de Display Options, entonces escoge la opción Details. Para
ventanas que incluyen botones y layouts, por ejemplo, la ventana de Proyectos, haga click en Display Options
Bar, seleccione la opción Button Layout, escoja la opción Details.
Nota
En la ventana de Actividades, haga click en la barra Layout Options para desplegar los detalles.
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11. Click en Startup Filters para establecer la información que se presentará filtrada al inicio de P6,
considerando que si la información se presenta completa (sin filtros) tardará más tiempo en iniciar el
programa.
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CAPÍTULO 3.
TRABAJAR CON PROYECTOS
Un proyecto es un conjunto de actividades e información asociada que constituye un plan para crear un
producto o servicio. Un proyecto tiene una fecha del comienzo y una de terminación, Work Breakdown
Structure (WBS) o cortes de trabajo, y cualquier número de actividades, relaciones, líneas base, gastos, riesgos,
y documentos de referencia.
En P6, un proyecto puede tener también su propio sitio de Web. Mientras los recursos normalmente se
extienden a través de todos los proyectos, cada proyecto tiene sus propias asignaciones de recursos a las
tareas. Así mismo, calendarios, reportes y códigos de actividad pueden atravesar varios proyectos, aunque
también pueden ser específicos de un proyecto.
3. Una vez seleccionado se agrega a la pantalla anterior con este botón o doble click sobre el EPS.
4. Escribir una identificador de proyecto (un código o un nombre representativo, sin espacios, de hasta 20
caracteres) y un nombre (sin limitantes de espacio ni caracteres), para el proyecto nuevo.
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5. Se especifica una fecha planeada del comienzo para el proyecto y si el proyecto es de planeación con
fecha de terminación se selecciona la segunda caja.
6. Escoger un director responsable de la estructura de OBS.
Abrir un Proyecto
Abrir un proyecto cuando inicia P6
1. Comience P6 y escriba su nombre de login y password.
2. Por default, P6 abre la última vista con la cual usted estuvo trabajando. Si dejó abierto un proyecto, P6
lo cargará al inicio.
3. Si no hay ningún proyecto abierto, desde la caja de diálogo Open Project, click al proyecto o nodo EPS
que desea abrir, click Open. Usted también puede abrir múltiples proyectos al mismo tiempo (se
seleccionan usando Control + Click en cada proyecto que desee abrir).
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Dependiendo de la seguridad o la manera en que otros usuarios han abierto el proyecto, algunas de las
opciones no estarán disponibles.
4. Para ver la lista de usuarios que están trabajando actualmente en el proyecto escogido, Click Users.
5. Click Open.
Nota
Cuándo usted abre un proyecto desde la caja de diálogo Open Project, cualquier proyecto actualmente abierto
en P6 es cerrado. Para abrir múltiples proyectos al mismo tiempo, Control + Click en cada proyecto que se
quiere abrir en la caja de diálogo Open Project.
Sólo un usuario puede tener a la vez el acceso Exclusivo a un proyecto. Cuándo usted abre un proyecto en el
modo Exclusivo, otros usuarios sólo lo pueden abrir en modo Read-Only.
Si un estatus de un elemento de WBS es What-If, usuarios de Progress Reporter no pueden ver algunas
actividades incluidas en los elemento de WBS.
Si un elemento de WBS pertenece a un elemento del WBS padre, el elemento tiene la misma posición que su
elemento padre.
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Confirmar datos en P6
P6 trabaja en conjunto con una base de datos, donde se guardan directamente los cambios que vamos
haciendo a los proyectos. En virtud de que las modificaciones se hacen directamente a la base de datos, no
existe aquí el famoso Control + Z o deshacer.
Sin embargo, en ocasiones el programa no realiza los cambios de inmediato. Si queremos asegurarnos de que
todas las instrucciones y cambios que hemos introducido recientemente se hayan guardado en P6, ir al menú
File → Commit Changes o presione la tecla F10.
Los cambios que se confirman se escriben en la base de datos inmediatamente. Cerrando P6 también se
confirman automáticamente los cambios.
Refrescar datos en P6
Use el comando Refresh Data para desplegar la versión más actual de datos del proyecto, inclusive los cambios
hechos al proyecto por otros usuarios.
Eliminar un proyecto
Seleccione Enterprise → Projects, seleccione el proyecto que desea eliminar, luego seleccione Edit → Delete.
Nota
Cuándo usted borra un nodo de EPS, todos los proyectos debajo de éste se borran también.
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CAPÍTULO 4.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
Un WBS es una organización del trabajo que
se debe alcanzar para completar un
proyecto, definir un producto o el servicio
para ser producido. El WBS se estructura en
niveles de detalle de trabajo, comenzando
deliberadamente con él mismo, y entonces
es separado en elementos identificables de
trabajo. Cada proyecto tiene su propia
jerarquía de WBS, en la cual cada elemento
de WBS puede contener los niveles más
detallados de WBS, actividades, o grupos
separados de actividades. Cuando se crea
un proyecto, el proyecto principal
normalmente desarrolla los primeros WBS,
asigna documentos a cada elemento de WBS y define las actividades para realizar los elementos de trabajo.
Adicionalmente a los documentos y actividades, cada elemento de WBS tiene también un calendario asignado,
especifica valores establecidos de cálculo y asigna un elemento responsable de OBS para el trabajo incluido en
actividades de WBS.
La estructura de WBS puede contener las fechas anticipadas, los presupuestos planeados y un resumen de
valores. Algunas veces las actividades se añaden al WBS, las fechas reales reemplazan las fechas anticipadas de
comienzo y el fin de cada elemento de WBS. El presupuesto y el plan de gasto pueden pararse para representar
sólo los datos financieros para el nivel de WBS, o puede reflejar los datos de la distribución del presupuesto
establecidos para el proyecto. La información del resumen puede ser a cualquier nivel de WBS que usted
especifique.
Cuando el progreso ocurre y usted marca cada milestone completado, P6 calcula el porcentaje de avance del
WBS basado en el milestone.
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Los usuarios pueden ser también capaces de asignar a sí mismos trabajo en las actividades que se incluyen en
un elemento Activo de WBS.
Si un elemento WBS pertenece a un elemento padre WBS, el status del hijo será igual al status del padre.
También, cuando planifica (schedule), P6 interpreta una actividad asignada a un elemento Inactivo de WBS
como una actividad de duración cero. Mientras que la duración verdadera que usted define para la actividad no
cambia, P6 planifica el comienzo de la actividad y fechas de fin como la misma fecha.
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Ver WBS
Seleccione Project → WBS.
Para ver el WBS como un gráfico, seleccione View → Show on Top → Chart View.
Para ver el WBS como tabla en formato de columnas, seleccione View → Show on Top → WBS Table.
Para ver el WBS como tabla en formato de columna y barras en escala de tiempo, seleccione View → Show on
Top → Gantt Chart.
Para ver los detalles de cada WBS, seleccione Project → WBS, luego seleccione View → Show on Bottom →
WBS Details.
Tip
Usted puede escoger también las mismas órdenes de View dando click en los iconos correspondientes de la
sección WBS de P6.
Status – seleccione un tipo para determinar accesibilidad para progresos de actividades dentro de WBS.
Anticipated Dates – introducir las fechas esperadas de comienzo y fin para el elemento de WBS.
Estas fechas se reemplazan con las fechas verdaderas del comienzo y el fin una vez el proyecto está en
camino.
4. Para que P6 calcule el porcentaje de completado basado en milestones de WBS, click en la etiqueta
WBS Milestones.
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Para cambiar la posición del elemento en el WBS, Click a los botones de Flechas apropiados. Nota que
el número máximo de niveles de WBS se pone en la etiqueta Data Limits de la caja del diálogo de
Admin Preferences.
3. Click en el menú View → Show on Bottom → WBS Details para ver o modificar la información de las
etiquetas General y WBS Milestones.
Tip
Usted también puede editar directamente alguna información de WBS en la tabla de WBS con doble click a la
información que usted quiere cambiar.
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Para cambiar la información desplegada, elija View → Chart Box Template, luego elija la información que a
usted le interese mostrar.
Nota
Si usted escoge “No mostrar este cuadro de diálogo otra vez” (Do not show this dialog again) al hacer una copia
de WBS, P6 deja de mostrar ese cuadro de diálogo hasta que usted vuelva a abrir la aplicación.
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CAPÍTULO 5.
CÓDIGOS DE PROYECTO
P6 lo permite organizar los proyectos de su EPS en grupos según categorías específicas, como por ejemplo
ubicación y director, usando códigos de proyecto. P6 maneja códigos ilimitados de proyecto; se pueden
establecer tantos códigos de proyecto como sea necesario para filtrar, clasificar y obtener reportes, y los
arregla jerárquicamente para la administración y seguimiento a las tareas más fácilmente.
El Diccionario de Códigos de Proyecto es global, por lo que aplica a la empresa entera. Asigne un valor de
código de proyecto a proyectos para cada código predefinido de proyecto.
Los códigos del proyecto se usan para agrupar proyectos, consolidar las cantidades grandes de información y
para distinguir un proyecto de otro. A todo proyecto se le asigna un código, cuando usted agrupa y clasifica por
código de proyecto para totalizar en sus resúmenes. Cualquier proyecto que no tiene asignado un valor de
código de proyecto, se coloca al final como la última barra de resumen.
Tip
Para agrupar por código de proyecto seleccione la opción Group and Sort By, elija agrupar por código de
proyecto.
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Para cambiar el orden en que los códigos se listan, usar las flechas de la parte inferior derecha.
1. Escoja Enterprise → Projects, entonces escoja el proyecto al que usted quiere asignar un código y el
valor.
2. Click en la etiqueta de Códigos.
3. Click Assign.
4. Escoja el código de proyecto.
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Para cambiar el código de valor, double-click al código en la caja de asignar nuevo código. Para quitar un código
de proyecto, escoja el código y click Remove.
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CAPÍTULO 6.
CÓDIGO DE RECURSOS
P6 permite clasificar los códigos de recursos que se usan. Con potencialmente centenares de recursos para usar
a través de una empresa de proyectos, los códigos proporcionan otro método para filtrar los recursos que
usted necesita para tener acceso rápidamente, o para agrupar los recursos para el análisis y el resumen de
proyectos.
Usted puede usar también códigos de recurso para agrupar, clasificar y filtrar los recursos en el seguimiento de
uso de recursos.
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CAPÍTULO 7.
CÓDIGO DE ACTIVIDADES
P6 permite crear ambos códigos: globales y específicos de cada proyecto. Cada código de actividad puede tener
un número ilimitado de valores. Usted puede usar estos códigos y los valores para clasificar y agrupar las
actividades según su organización y las necesidades de cada proyecto.
Por ejemplo, si su organización tiene más de una ubicación, usted puede crear un código llamado “Ubicación”
con valores tales como Nueva York, Los Ángeles y Chicago. Entonces, usted puede asociar las actividades con
una ubicación específica, tal como Nueva York.
En P6, usted puede clasificar, filtrar y agrupar las actividades según los códigos de actividad y los valores
asignados.
Usted puede asignar códigos globales de actividad y valores a las actividades de todos sus proyectos. De igual
forma, usted puede asignar códigos de actividad de proyecto y valores a actividades sólo en el proyecto para el
cual los códigos se crearon.
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Tip
Para cambiar la orden en el cual se listan los códigos globales de actividad, click en flechas Arriba o Abajo.
Usted puede definir el número máximo de niveles en la estructura de código de actividad en la pestaña de
Límites de Datos de la caja del diálogo de Admin Preferences.
1. Menú Project → Activities, entonces escoja la actividad a que usted quiere asignar un código y el valor.
2. Click en la etiqueta de Códigos.
3. Click Assign.
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4. Escoja el código de la actividad que quiere asignar. Usted sólo puede asignar un valor por actividad.
5. Click Assign y click Close.
Nota
Se pueden asignar códigos globales de actividad a cualquier actividad. Usted sólo puede asignar códigos de
actividad de proyecto a actividades en el proyecto donde los códigos se crearon.
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CAPÍTULO 8.
CALENDARIOS
En P6, usted puede crear y asignar calendarios a cada recurso y cada actividad. Estos calendarios definen los
días laborales y el horario disponible en cada día laboral. Usted puede especificar también los días de descanso
obligatorio por ley, las vacaciones de la organización, el horario de trabajo específico de proyecto y los días de
vacaciones del recurso. P6 usa calendarios para planificar las actividades, para seguimiento y para nivelar
recursos. Si una actividad o un recurso asignado a ella tienen un calendario asignado, la duración de la
actividad dependerá de estos calendarios.
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4. De igual manera, si se requiere dejar horarios sin trabajar, se seleccionan y se oprime Non-work.
Tips
Para aplicar el mismo cambio a un día laborable específico en el mes mostrado, haga click en la etiqueta de la
columna del día laborable y se seleccionan todos los días a la vez (por ejemplo, la columna Mon selecciona
todos los días lunes del mes mostrado).
4. Si el calendario tiene asignadas tareas, se mostrará la ventana para solicitar como se tratarán las
actividades de ese calendario.
5. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario que usted escoja, haga click en la opción
Select Replacement Calendar, click OK y seleccione un calendario de reemplazo.
6. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global, escoja Link to Default Global Calendar
y click OK.
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Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global por defecto, escoja Link to Default
Global Calendar, entonces click OK.
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CAPÍTULO 9.
ACTIVIDADES
Las actividades son los elementos fundamentales del trabajo de un proyecto. Ellos son el nivel más bajo de una
estructura (WBS) de corte de trabajo y son la subdivisión más pequeña de un proyecto que concierne
directamente al director de proyecto. Aunque usted pueda dividir las actividades en pasos, un recurso primario
de la actividad es típicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de los pasos de la actividad,
mientras el director de proyecto es típicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de la actividad
completa.
También se puede definir el tipo de actividad, el tipo de duración y porcentaje completado, el calendario que
se aplicará a una actividad y si una actividad es un milestone.
• Las delimitaciones en la actividad como parte del planificado del comienzo y terminación.
• Los gastos.
• Las relaciones del antecesor y el sucesor, que se usan para definir las relaciones con otras actividades.
• La referencia documental y actualizaciones.
• Los recursos.
• Las notas y la realimentación, que se usan para comunicar con el trabajo del recurso (s) en una
actividad.
• Los roles, que le sirven a la actividad para agrupar recursos por especialidad.
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Duración de la actividad
P6 sincroniza automáticamente la duración, el trabajo, así como las unidades de recurso no laborales y las
unidades del recurso/tiempo para actividades usando la siguiente ecuación:
O lo que es lo mismo:
Sin embargo, debido a que son tres las variables se implican (duración, unidades y unidades del
recurso/tiempo), cuando usted cambia el valor de una variable, P6 altera el valor de una segunda variable para
equilibrar la ecuación. El Tipo de Duración de una actividad permite que usted controle cómo P6 sincroniza
estas variables cuando una de las variables de ecuación se cambia.
La tabla siguiente lista el valor que es cambiado automáticamente por P6 para sincronizar las variables cuando
el valor de una de las variables se cambia.
Tipo de actividad
El tipo de actividad controla la forma como P6 calcula la duración de una actividad y sus fechas de inicio y
terminación. P6 maneja cuatro tipos de actividad:
Se asigna el tipo de actividad en el formulario de tareas en la pestaña de general; por default, al inicio las
actividades son de tipo Task Dependent.
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Manual Básico P6
Use este tipo de actividad cuando múltiples recursos se asignan a una misma actividad para trabajar juntos.
Use Resource Dependent cuando múltiples recursos asignados a la misma actividad pueden trabajar de forma
independiente.
Un milestone puede tener documentos de referencia asignados. Un milestone puede tener los gastos asociados
consigo, pero no puede tener tareas del recurso, tareas del rol, ni costos presupuestados. Un milestone no
tiene un recurso primario.
Use actividades de tipo Level of effort para tareas que depende de otras actividades. Por ejemplo, usted podría
asignar el nivelado por el esfuerzo para el trabajo de oficina o algunos aspectos de la administración de
proyecto.
Fechas de la actividad
La tabla siguiente define los tipos de fechas de la actividad que están disponibles en P6 y cómo se pueden usar
para planear y planificar su proyecto.
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Manual Básico P6
Nota
Una “A” aparece después de que el valor del Comienzo o el Fin indican que el valor es el Comienzo Verdadero
(Actual Start) o el Fin Verdadero (Actual Finish). Un * aparece después que el valor del Comienzo o el Fin
indican que hay una limitación (Constrain) de Comienzo o de Fin en esta actividad.
Dependiendo de sus preferencias de usuario, el Asistente para creación de nuevas Actividades puede comenzar
y lo puede ayudar a agregar una actividad.
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Notas
Las actividades tipo milestone no tienen tareas basadas en tiempo, costos, ni recursos. P6 no reconoce las
duraciones para actividades de tipo milestone.
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o Para indicar que el porcentaje completado será asignado por el usuario para esta actividad, escoge
Físico. En este caso, aplicaría la siguiente fórmula:
o Para especificar que el porcentaje completado sea calculado de las unidades actuales y restantes,
seleccione Unidades. En este caso, la fórmula sería la siguiente:
3. En el campo de WBS, click , Entonces escoja el elemento de WBS a que usted quiere asignar la
actividad escogida.
4. Click el botón Select.
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Duración de la actividad
1. Elija Project → Activities.
2. Escoja la actividad cuya duración quiere insertar o modificar, entonces click a la etiqueta Status.
Para ingresar la duración original de la actividad, en el campo Original escriba la cantidad de tiempo
seguido por la unidad de tiempo, ejemplo 5d (cinco días).
Para ingresar la duración real para la actividad, en el campo Actual escriba la cantidad de tiempo
seguido por la unidad de tiempo. Sólo se puede capturar la duración real para las actividades que se
completan.
Para ingresar la duración restante para la actividad, en el campo Remaining escriba la cantidad de
tiempo seguido por su unidad de tiempo. Sólo se puede capturar la duración restante para las
actividades que están en progreso.
Para ingresar el tiempo de terminación para la actividad, en el campo At Complete escriba la cantidad
de tiempo seguido por la unidad de tiempo. Sólo se puede insertar el tiempo de terminación para las
actividades que están en progreso.
Tips
P6 calcula de nuevo automáticamente el valor de tiempo y período que usted escriba según el calendario de
proyecto y las unidades de tiempo definidos por su administrador de sistema.
Para considerar las abreviaciones disponibles de unidades de tiempo, vaya al Menú Admin → Admin
Preferences, click a la etiqueta de Períodos de tiempo.
Para escribir la fecha proyectada de inicio de la actividad, en el campo Started, click y seleccione
una fecha.
Para escribir la fecha real de comienzo de la actividad, marque la opción Started (iniciamos primero la
actividad) y escriba la fecha verdadera del comienzo en el campo Started o click para escoger una
fecha.
Para escribir la fecha proyectada de fin de la actividad, en el campo Finished click y escoja una
fecha.
Para escribir la fecha real de terminación de la actividad, marque la opción Finished (al marcar finished,
automáticamente de marcará la opción started) y escriba la fecha verdadera de la terminación en el
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Manual Básico P6
Nota
Cuándo usted escribe una fecha de inicio o de fin para una actividad, dependiendo de su ubicación en el
proyecto, un cuadro de diálogo puede mostrar una delimitación (constraint). Para aceptar esta delimitación,
click Yes en el cuadro de diálogo. Si usted especifica las fechas de inicio y/o terminación sin aplicar
delimitaciones (las delimitaciones posibles son: Debe Comenzar En o Debe Terminar En), las fechas que usted
escribe se pueden cambiar cuando el proyecto se planifica.
Una actividad puede tener una o muchas relaciones para organizar como sea necesario el trabajo que se debe
hacer. P6 también permite relacionar mediante ligas actividades que están en proyectos diferentes; este tipo
de relación se conoce como relación externa.
• Finish to start
• Finish to finish
• Start to start
• Start to finish
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Actividad 2
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Manual Básico P6
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Actividad 2
2. Click sostenido al botón de ratón al arrastrar a la actividad del sucesor. Libere el botón de ratón. P6
crea la relación en el mapa de Gantt: en el ejemplo sería de Revisión Ing. Preliminar a Ajustes al Diseño.
Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relación
finish to start.
Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relación finish to
finish.
Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relación start to
finish.
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Manual Básico P6
Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relación
start to start.
Tips
Una ventana se muestra mientras usted arrastra la línea de relación entre dos actividades, para decirle qué
clase de relación se creará cuando usted libere el botón del ratón.
Para cambiar un tipo de relación, doble click (o un solo click si ya está seleccionado) a la lista del campo
Relations y elija un tipo nuevo de relación.
Para cambiar un valor de tiempo de demora, double-click al campo Lag, escriba un valor nuevo de
tiempo (puede ser positivo de retraso o negativo de anticipación).
Para quitar un antecesor, escoja el antecesor que quiere quitar, click Remove.
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2. Escoja la actividad a la que quiere quitar una relación de antecesor, dé click a la etiqueta de
Relationships.
3. Escoja el antecesor que quiere quitar.
Para ver información del antecesor de la actividad antes quitar la relación, dé click a Go To.
4. Click Remove y confirme.
Tips
Si las etiquetas de Antecesores y Sucesores no se muestran, haga click derecho en cualquiera de las etiquetas
de Detalles de la Actividad y seleccione Customize Activity Details… o seleccione el menú View → Bottom
Layout Options y agregue las etiquetas faltantes.
Click en el menú View → Show on Top → Gantt Chart. Si ninguna línea de relación se muestra para las
dependencias de la actividad que usted ha definido, vaya al menú View → Bar Chart Options para activar la
opción correspondiente (Show Relationships).
Una línea que conecta dos barras de actividades indica una relación entre ellas. El punto en que la línea
comienza en la barra del antecesor y el punto en que finaliza en la barra de sucesor, indican el tipo de relación
que la línea representa.
Definir milestones
1. Elija Project → Activities.
2. Escoja la actividad que quiere definir como un milestone y click en la etiqueta General.
3. En el campo de Tipo de Actividad, seleccione Milestone.
Nota
Los milestones no pueden tener duración, costos basados en tiempo ni recursos asignados.
El campo Total Float muestra la cantidad de tiempo que la actividad escogida se puede demorar sin
retardar la fecha de fin de proyecto.
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Manual Básico P6
Nota
P6 calcula automáticamente la holgura libre y total cada vez que usted planifica el proyecto. Usted no puede
redactar un valor de holgura de la actividad directamente.
Usted sólo puede modificar un valor de porcentaje si las actividades están en progreso. Si la actividad no ha
comenzado o ya terminó, no podrá especificar un porcentaje de avance distinto de cero.
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CAPÍTULO 10.
RECURSOS
Los recursos incluyen el personal, el equipo y los materiales que realizan el trabajo en las actividades a través
de todo el proyecto. Los recursos son siempre basados en tiempo y se emplean generalmente entre varias
actividades y/o proyectos. En P6, se crean los recursos que se usan para la ejecución de las tareas o
actividades. P6 permite crear y poder asignar calendarios de recurso y definir un rol del recurso, información
de contacto y los precios que varían de acuerdo al tiempo empleado.
Defina una lista de recursos que contemple los recursos necesarios para completar los proyectos en su
empresa. Organizar los recursos en grupos para hacer más fácil la asignación de los recursos a un proyecto es
una buena estrategia. Para cada recurso se deben dar la siguiente información: nombre, clave, tipo, límites de
disponibilidad, precios de la unidad y su calendario para definir sus horarios de trabajo. Con esta información
se asignan los recursos a las actividades que los requieren. Para agrupar y reportear sus recursos, debe
establecer códigos de recurso y asignar los valores de código.
Los recursos (Resources) son diferentes que los gastos (Expenses). Mientras los recursos son basados en tiempo
y se extienden generalmente a través de múltiples actividades y/o proyectos, los gastos se aplican en artículos
no reusables requeridos por las actividades y que no dependen del tiempo, como por ejemplo los gastos
indirectos de oficina. P6 no incluye los gastos cuando se nivelan los recursos.
Recursos Primarios
P6 permite que usted asigne recursos primarios a actividades. Un recurso primario es típicamente el recurso
responsable de coordinar el trabajo en una actividad. El recurso primario actualiza también la fecha del
comienzo de la actividad, la fecha del fin y la fecha final esperada.
Además, si una actividad tiene recursos no laborales (materiales o equipos), el recurso primario puede ser
también responsable de informar las horas de los recursos materiales y equipos. Con la excepción de recursos
no laborales, todos los otros recursos son responsables de informar sus propias horas para actividades
asignadas.
Agregar un recurso
1. Menú Enterprise → Resources.
2. Click Add.
Se abre el asistente de Creación de Recursos. Siga los pasos en cada cuadro de diálogo para crear el
recurso.
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Nota
Para usuarios expertos en el manejo de los recursos se recomienda darlos de alta con la tecla <Insert> y llenar
la información en el formulario de Recurso.
Busque el calendario para cambiar, si es un calendario de recurso ya creado dar click a la barra de
Display y elegir la opción Resource Calendars.
o Sub-Resources para copiar todos recursos contenidos en el recurso que usted quiere copiar.
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Precaución
Si usted marca la opción Do Not Show This Window Again en el cuadro de diálogo de Copy Resource Options,
P6 retiene en memoria lo que se haya definido en este cuadro de diálogo hasta que usted vuelva a abrir la
aplicación.
Borrar un recurso
1. Menú Enterprise → Resources.
2. Escoja el recurso que usted quiere borrar, entonces dé click en Del/Merge.
3. Si el recurso que usted quiere borrar tiene actividades u otros datos asociados, se mostrará un cuadro
de diálogo.
Para borrar el recurso y reasignar otro recurso, escoja el Recurso para Reemplazar.
Para borrar el recurso sin reasignar sus datos asociados, escoger Delete Selected Resource.
Nota
Cuando la selección es de tipo Material, a partir de esta versión se permite incluir la unidad de medida del
material, como puede ser Ton (tonelada) y Kg (kilogramo), para crear este código de materiales es necesario
entrar en el Menú Admin → Admin categories, a la pestaña Units of measure (unidades de medida) y Add.
5. Para cambiar la fecha de vigencia del precio, double-click al campo de Fecha de vigencia, click y se
elije una fecha nueva.
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Manual Básico P6
6. Escriba las unidades máximas de recurso y su costo seguido por un slash (/) y la duración apropiada de
tiempo.
7. El número máximo de Unidades/Tiempo depende del tipo de recurso; en el caso de mano de obra y
maquinaria, se expresa en porcentaje, y en el caso de materiales, se expresa en unidades/medida de
tiempo.
Es posible configurar el programa para que también la mano de obra y la maquinaria puedan
expresarse en unidades/medida de tiempo, para ello hay que ir al menú Edit → User Preferences, en la
etiqueta Time Units seleccionar la opción Show as units/duration (4h/d).
Por ejemplo, si un recurso se asigna un límite de 8 horas/día, pero para una actividad en particular
usted sólo le asigna dos horas/día, esta información puede representarse de dos maneras: como 2h/d
o como 25 por ciento (ya que sólo es asignado a esta tarea para dos de sus ocho horas por día).
Para permitir que el recurso tenga horas de tiempo extraordinario, click a la etiqueta de Detalles y
marcar la opción de Tiempo Extra, en el campo del Factor de Tiempo Extraordinario, escriba el número
por el cual el precio del recurso se debe multiplicar para determinar el precio del tiempo extraordinario
del recurso (el precio estándar * el factor de tiempo extraordinario = el precio de tiempo
extraordinario).
Nota
Las unidades disponibles de tiempo son minutos, horas, días, semanas, meses, y años. Su administrador del
sistema debe poner la abreviación para cada unidad en el cuadro de diálogo de Preferencias del menú Admin.
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CAPÍTULO 11.
ROLES
Un rol es un título del trabajo del personal del proyecto y permite conocer su habilidad. Los ejemplos de roles
son para el rol de trabajadores, el albañil, el carpintero o el arquitecto. Usted puede definir un número
ilimitado de roles. Establezca una jerarquía de roles y use los roles como usted lo hace con los recursos durante
la ejecución del proyecto y planificación de costos. Cuando sus planes son más definidos, usted puede
reemplazar los roles con recursos basados en requisitos de perfil de puesto y habilidad. De igual manera, este
método de asignación de recursos permite analizar el recurso y el rol que maneja, su habilidad y la pericia en el
perfil.
El conjunto de roles que se asigna a una actividad define los requisitos de habilidades para esa actividad. El
conjunto de los roles que usted asigna a un recurso describe sus capacidades. La función del rol facilita proveer
de recurso a las actividades, porque usted puede asignar los recursos según el rol.
Para considerar sólo los roles que existen en el proyecto abierto, elija Filter By → Current Project’s
Roles.
Agregar un rol
1. Elija Enterprise → Roles.
2. Click Add.
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Manual Básico P6
Borrar un rol
1. Menú Enterprise → Roles.
2. Escoja el rol que quiere borrar, click Del/Merge.
3. Si el rol está asignado actualmente, debe elegir entre reemplazar el rol o borrarlo.
Tip
Si el rol que usted quiere borrar no se muestra en la ventana, dé click en la barra Display, seleccione Filter By →
All Roles.
En el campo Presupuestado (Budgeted) aparece el número de unidades (recursos – mano de obra) que
previamente asignamos a la actividad; si se desea se pueden cambiar en este campo las unidades de
trabajo asignadas.
En el campo Real (Actual) aparecen las unidades que realmente se están ejecutando en la actividad.
Este campo sólo puede tener valor si las actividades están completadas o en progreso.
En el campo Restante (Remaining) se encuentran las unidades restantes de mano de obra para
completar la actividad. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las Restantes
siempre serán las mismas.
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Manual Básico P6
Tips
P6 calcula de nuevo automáticamente el valor de tiempo y período que usted captura según el periodo de
tiempo definido por su administrador de sistema.
Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin → Admin Preferences, y click a Time Periods.
Para modificar las unidades reales de Maquinaria para la actividad, en el campo Actual, escriba la
cantidad de unidades de Maquinaria. Sólo se pueden modificar las unidades reales de Maquinaria para
las actividades que están en el progreso o completados.
Para cambiar las unidades restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba la
cantidad de unidades de Maquinaria. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las
Restantes siempre serán las mismas.
Tip
P6 calcula automáticamente el valor de tiempo y período que usted modifica según el Time Period definido por
su administrador de sistema.
Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin → Admin Preferences, y click a Time Periods.
Para modificar los costos reales de Mano de obra para la actividad, en el campo Actual, escriba los
costos de Mano de obra. Sólo se pueden modificar costos reales de Mano de obra para las actividades
que están en progreso o completadas.
Para modificar los costos restantes de Mano de obra para la actividad, en el campo Restante, escriba
los costos de Mano de obra. Sólo se puede modificar el costo restante de Mano de obra para las
actividades que están en progreso.
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Manual Básico P6
Para modificar los costos reales de Maquinaria para la actividad, en el campo Actual, escriba el costo de
Maquinaria. Sólo se pueden modificar costos reales de Maquinaria para las actividades que están en
progreso o completadas.
Para modificar los costos restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba los
costos de Maquinaria. Sólo se puede modificar el costo restante de Maquinaria para las actividades que
están en progreso.
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Manual Básico P6
CAPÍTULO 12.
MANIPULAR PROYECTOS.
Presupuestos en P6
En P6 usted puede crear las estimaciones del presupuesto para cada nodo de EPS, para el proyecto o para cada
nivel de WBS.
Use la etiqueta Budget Log para escribir el presupuesto original. P6 suma la cantidad presupuestada que usted
requiere para cada nodo de EPS o para todo el proyecto.
El Budget Log lo ayuda a seguir los cambios del presupuesto como van ocurriendo. El Presupuesto Actual
(presupuesto original más cambios aprobados de presupuesto) y el Presupuesto Propuesto (presupuesto
original más aprobación y presupuesto pendiente de aprobación) incorporan estos cambios para que usted
tenga información reciente y exacta del presupuesto para cada proyecto o nodo de EPS.
Usted puede registrar el gasto mensual de fondos presupuestado, dar seguimiento a las cantidades no
aplicadas y apegarse al presupuesto mensual que se planeó en cada proyecto a cualquier nivel del EPS.
El seguimiento global del presupuesto se puede ver en la Ventana de Proyectos (en caso de ser necesario
habilitar las columnas Original Budget y Current Variance.
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Manual Básico P6
Establecer Presupuestos
1. Menú Enterprise → Projects.
2. Escoja el nodo de EPS/proyecto para el cual usted quiere establecer presupuestos, click en la pestaña
Budget Log.
3. Escriba una estimación de la cantidad presupuestada que se requiere para este proyecto en el campo
Presupuesto Original (Original Budget), incluyendo financiamientos.
Nota
Cuándo el gasto corriente difiere de las estimaciones originales de presupuesto, resulta una variación. Las
cantidades de variación que se muestran en paréntesis indican una cantidad negativa de variación para el
proyecto.
Líneas de Base
Antes de empezar con el seguimiento de la ejecución de los trabajos en la realidad, se debe crear un plan de
Línea de Base. Una Línea de Base es una copia completa de un plan de proyecto que se puede comparar con el
plan actual para evaluar el progreso. Dentro de P6, se puede mostrar la Línea de Base en el gráfico y columnas
asociadas a fechas y costos de la Línea de Base. El plan más sencillo es una copia completa o fotografía del
proyecto original “ideal”. Éste proporciona un blanco contra el que usted puede rastrear un costo de proyecto,
el avance y el desempeño. Cuándo usted crea una Línea de Base, puede guardar una copia del proyecto actual
para usarlo como Línea de Base o puede Elegir otro proyecto para usarlo contra el proyecto actual.
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Manual Básico P6
P6 proporciona la capacidad de guardar un máximo de 3 Líneas de Base por proyecto. A pesar del número de
Líneas de Base que puede guardar para un proyecto, sólo se puede escoger una como Línea de Base actual con
propósitos de comparación. P6 incluye una opción para que usted especifique cuál Línea de Base quiere usar
para la comparación.
Para ayudarlo a clasificar y utilizar múltiples Líneas de Base para un solo proyecto, usted puede asignar a cada
Línea de Base un nombre que refleje su propósito; por ejemplo, Línea de Base de planificación inicial, de
proyecto completo, o de mitad del proyecto. El administrador P6 o el coordinador de controles de proyecto
definen los tipos disponibles de Línea de Base. Las Líneas de Base no existen como proyectos separados que
usted pueda abrir. Para copiar o modificar una Línea de Base primero debe desligarse de su proyecto actual,
separándolo como un proyecto independiente, sólo entonces se puede trabajar con este proyecto restaurado
de Línea de Base como se hace con cualquier otro proyecto en el EPS.
3. Click Add.
4. Elija guardar una copia del proyecto actual como una nueva Línea de Base, click OK.
Si usted elije convertir otro proyecto, escoja el proyecto en el cuadro de diálogo de selección de
Proyecto, entonces click al botón Select.
5. Seleccione el tipo de representación de información de esta Línea de Base, como por ejemplo Plan
inicial.
Notas
Cuándo usted guarda una copia del proyecto actual como una nueva Línea de Base, P6 le asigna por defecto el
nombre del proyecto y un sufijo de -Bx, donde x iguala 1 para la primer Línea de Base que usted guarda para un
proyecto, 2 para el segundo, etcétera. Usted puede cambiar este nombre, eligiendo el que le sirva para saber
qué información contiene, como puede verse en el ejemplo de arriba.
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Manual Básico P6
Cuando usted elige convertir en Línea de Base un proyecto distinto al actual, este proyecto no puede estar
abierto ni tener asignadas Líneas de Base. El nombre del proyecto convertido se usa como nombre de la Línea
de Base.
Tip
Antes de convertir un proyecto en Línea de Base, si usted quiere seguir teniendo acceso a él debe hacer
primero una copia. Una vez que usted convierte un proyecto en Línea de Base, ya no está disponible. Usted
puede restaurar una Línea de Base para hacerla disponible nuevamente como un proyecto separado en la
jerarquía de proyectos (ver la sección Restaurar una Línea de Base).
3. Para poner una Línea de Base como el primario, secundario o terciario y poderlos graficar
conjuntamente en Gantt, seleccione los campos correspondientes.
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Manual Básico P6
CAPÍTULO 13.
PROGRESO DEL PROYECTO
P6 ofrece varias maneras de actualizar su proyecto. Usted puede actualizar el progreso para todas las
actividades y recursos en total; actualizar las actividades y los recursos individualmente; o usar una
combinación de los dos métodos.
Si su progreso de proyecto es como lo planeó o si usted sólo necesita estimar el progreso a una fecha específica
y determinar cuál es el progreso de las actividades y cuánto queda por ejecutar de las actividades que han
iniciado y poner las duraciones restantes a cero en las actividades que se han completado; si su proyecto no
progresó como lo planeó, muchas actividades empiezan fuera de la fecha planeada, las actividades toman más
o menos tiempo de completar que lo que planeó originalmente, el uso del recurso excede el uso planeado,
actualizar las actividades y los recursos individualmente lo ayudará a pronosticar los efectos de circunstancias
de sobre-asignación de recursos, para que usted pueda tomar una acción correctiva a tiempo.
La mayoría de los proyectos contienen algunas actividades que progresan según lo planeado y otras que no. En
este caso, combine los dos métodos de actualización (Schedule). Permita que P6 calcule su proyecto como si el
progreso se da exactamente como lo planeó, después actualice individualmente las actividades y los recursos
que se han desviado del plan.
Una vez que usted actualiza un proyecto, los cambios se hacen en la base de datos inmediatamente.
4. En el campo New Data Date, click y escoja la fecha o click o para seleccionar la
nueva fecha.
5. Click Apply, click Yes.
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Manual Básico P6
Para actualizar las actividades con tipo de Duración %completado, click en el campo Remaining y
escriba el número restante de tiempo que se necesita para completar la actividad escogida. Cuando
usted planifica o aplica real, la duración real se calcula como la suma de tiempo que ha trabajado desde
la fecha real de inicio hasta la fecha actual (para las actividades en progreso) o hasta la fecha real de fin
(para actividades completadas), usando calendarios de actividades.
Para actualizar las actividades de tipo Physical percent complete, escriba el porcentaje físico completo y
la duración restante para la actividad. Si los recursos se asignan, usted debe actualizar también en cada
recurso las unidades reales.
3. Repita los pasos anteriores para cada actividad que usted quiera actualizar.
Si la actividad debía terminar durante el periodo de actualización pero no lo hizo, limpiar la opción
Finished.
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CAPÍTULO 14.
ACTIVITY NETWORK (PERT)
PERT visualiza su proyecto como una red de actividades y relaciones para trabajar en la estructura WBS. Una
frontera roja alrededor de una caja de actividad indica una actividad crítica. Una línea entre actividades indica
una relación de actividades.
Usted puede controlar casi todos los aspectos de PERT, inclusive la apariencia de las actividades, el contenido
de las cajas de actividad y del espaciamiento entre actividades.
La disposición de PERT siempre muestra la jerarquía de WBS, a pesar de la selección de actividades. El layout
correcto muestra el elemento seleccionado de WBS. Si usted especifica una opción que agrupa de otra manera
al WBS, el layout muestra las actividades seleccionadas del elemento de WBS según la información de datos de
actividad que usted especifique, por ejemplo, agrupado por la posición del proyecto o por su terminación
dentro del presupuesto.
• Ver fácilmente las relaciones entre actividades y el flujo del trabajo de un proyecto
• Examinar y editar una actividad, sus antecesores y sucesores.
• Visualizar la ruta crítica
Con click derecho en cualquier lugar de la vista de PERT para tener acceso a los menús de cambio de
información mostrada o el formato de visualización.
Combine PERT con una vista de Trace Logic para enfocar una secuencia de actividades.
Mostrar PERT
Elija View → Show on Top → Activity Network.
Tip
Para esconder la barra izquierda y mostrar solo PERT, arrastre la barra de división que separa los paneles
derechos del izquierdo completamente a la izquierda.
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Manual Básico P6
Para centrar las cajas de actividad con relación a sus antecesores/sucesores, elija Organize Centered.
Para cambiar el espacio vertical entre cajas de actividad en PERT, especifique un factor de espaciado
vertical.
Lo anterior también aplica para cambiar el espacio horizontal entre cajas de actividad.
5. En la sección Network Order Options, especifique el orden en el cual las redes de la actividad se
muestran:
Para mostrar las redes de actividades con la ruta más larga en la cima, elija Longest on Top.
Para mostrar las redes de actividades con la ruta más corta de actividades en la cima, elija Shortest on
Top.
6. Para obtener una vista previa de los cambios realizados, click Apply.
Para reorganizar todas las cajas de actividades, incluyendo las que usted ha cambiado de posición, haga click
derecho en la ventana de PERT y elija Reorganizar Todo.
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Manual Básico P6
4. Escoja una disposición de la caja de actividad entre la lista de opciones predefinidas. P6 muestra el
ejemplo de configuración de la caja de la actividad de acuerdo a las opciones elegidas.
5. Para una vista previa de los cambios realizados, click OK y en el siguiente diálogo Apply.
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Manual Básico P6
CAPÍTULO 15.
HERRAMIENTAS PARA MOSTRAR INFORMACION
Agrupar y clasificar actividades
En P6 puede organizar las actividades agrupando por uno o por más tipos de datos, inclusive la fase, el
departamento, persona responsable, las fechas, la holgura total, campo de usuario responsable y otros. Los
datos agrupados permiten visualizar las actividades que tienen algo en común. Usted puede organizar además
su disposición usando clasificación para arreglar el orden de las actividades. Si usted usa ambos, agrupar y
clasificar, para organizar su disposición, los artículos se agrupan primero y después se clasifican.
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Manual Básico P6
Si usted usa ambos, agrupar y clasificar para organizar su información, primero se ejecuta la agrupación y
después se ordenan los elementos.
Filtrar datos
Un filtro limita temporalmente los proyectos o las actividades que aparecen en pantalla, según los criterios que
usted establece. Por ejemplo, usted puede mostrar solamente proyectos o actividades que se planificaron para
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Manual Básico P6
comenzar durante las próximas tres semanas. Use los filtros suministrados con P6 o cree sus propios filtros.
Aplique uno o más filtros a la vez para cambiar la forma como se despliega la información.
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Manual Básico P6
Crear un filtro
1. Elija Project → Activities, después elija View → Filters.
2. Click New, entonces escriba el nombre del nuevo filtro.
3. Haga Click en el campo del parámetro y escoja una opción de datos.
4. Doble click en el campo de criterio. Especifique un valor.
5. Para agregar múltiples criterios al filtro, click Add. En la fila nueva, click en el campo Parameter y
seleccione un nuevo valor. Doble click al campo Is y seleccione otro criterio de filtro. Especifique un
valor y haga click en OK.
Tip
Para hacer este filtro disponible a todos los usuarios P6, debe seleccionarlo y hacer click en Make Global, en el
cuadro de diálogo de Filtros.
Combinar filtros
Combine los filtros existentes para ajustar las actividades que desee mostrar. Use cualquier combinación de
filtros por defecto, globales o definidos por el usuario. Por ejemplo, combine los filtros Crítico y Milestone para
ver las actividades críticas de tipo milestone.
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Manual Básico P6
Borrar filtros
1. Elija Project → Activities, después elija View → Filters.
2. Escoja el filtro que quiera borrar y haga click en Delete.
Nota
Usted sólo puede borrar los filtros definidos por el usuario, a menos que se le hayan otorgado los derechos de
borrar filtros globales.
Resumen de actividades
Cuándo usted agrupa por algún campo de proyecto o cualquier código asignado, usted puede resumir
fácilmente o "contraer" los datos de las actividades para simplificar su presentación. Click en los símbolos más
(+) y menos (-) a la izquierda de cualquier banda que agrupa para expandir o desplegar la información.
Usted también puede dar doble click a las bandas para mostrar o esconder los detalles.
Para mostrar ambas, tanto la información resumida como la detallada, usted puede desplegar o contraer los
grupos individuales y entonces mostrar un suma general a la cabeza de la vista.
Nota
P6 también le permite resumir los valores de cada nivel del proyecto y los almacena en la base de datos P6
para su análisis y para la creación de reportes. Más adelante vemos los detalles.
Costos y las cantidades: P6 totaliza el costo y elementos de datos de cantidad, el costo presupuestado y las
cantidades presupuestadas, agregando los valores para cada actividad en el resumen.
Fechas: Si usted muestra las fechas tempranas, P6 muestra la más temprana (o real) el inicio y el último
temprano (o real) de terminación. Las mismas reglas aplican para fechas tardías e inicios y finales proyectados.
Duraciones: P6 resume los valores de duración original y restante. Para actividades no iniciadas, la duración
original y restantes son el número de periodos de trabajo entre el comienzo más temprano y fin más tardío. Si
la actividad resumida tiene una fecha real de inicio, P6 calcula la duración original desde la fecha real de inicio
hasta el fin tardío. Si la actividad resumida tiene una fecha real de fin, P6 calcula la duración restante desde el
inicio más temprano hasta la fecha del último fin temprano.
Si la actividad resumida está completada al 100 %, P6 calcula la duración original como la diferencia entre el
inicio y la terminación real; la duración restante es cero.
P6 considera tiempos no laborables cuando resume los datos de una actividad basada en el calendario global
por defecto.
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Manual Básico P6
• Earliest Actual Start - Data Date (para actividades sin fecha real de terminación)
• Earliest Actual Start - Latest Actual Finish (todas las actividades en el resumen deben tener una fecha
real de terminación)
Holgura: Usted puede basar la holgura total de la información resumida en las fechas de inicio, de terminación
o en la mayoría de las fechas críticas. Esta opción se puede configurar en el menú Tools → Schedule → Options,
en la etiqueta General, en el campo Compute Total Float as. Si usted basa la holgura en fechas de inicio y todas
las actividades tienen asignado el mismo calendario, la holgura total es la diferencia en periodos de trabajo
entre las fechas del más temprano inicio tardío y el más temprano inicio temprano. Por fechas de terminación,
P6 usa las fechas del último fin tardío y del último fin temprano para calcular la holgura total. La holgura más
crítica es la holgura total más baja encontrada en las actividades detalladas de cada grupo de resumen.
Si todas actividades no tienen asignado al mismo calendario, P6 se basa en el calendario global por defecto
para definir la holgura total.
Avance: La medida más sencilla para determinar el porcentaje de avance usa la duración para comparar la
cantidad de tiempo restante para completar las actividades a su duración original. En este caso, P6 usa el
siguiente criterio para cada grupo resumido:
[(Resumen de la duración original – Resumen de la duración restante) / Resumen de la duración original] * 100.
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