Libros de Contabilidad.

Se entiende por libros de contabilidad todo instrumento que sirve para llevar un registro
sistemático apropiado de todas las operaciones comerciales que realiza la empresa, siempre y
cuando estén organizados de acuerdo a las disposiciones legales y técnicas requeridas. Estos
libros sirven de elemento probatorio ante terceros, por cuanto en ellos se deja constancia escrita
de los actos y negociaciones que se efectúan.

La información que contienen los libros es de vital importancia para el conocimiento de la

situación financiera y económica de la misma, ya que a partir de estos se da inicio al registro del
ciclo contable que posteriormente será objeto de análisis e interpretación.

La contabilidad cuenta con unos instrumentos materiales en los que se recogen las operaciones
que se efectúan diariamente en un negocio y que afectan a su propio patrimonio. Estos
instrumentos son los Libros de Contabilidad.
Los libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal de la Administración ya
que sirven como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse.
El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinará diariamente el volumen de su
negocio. Por ello cada negocio aplica ciertos sistemas de registro ya sea manual, mecanizado o
electrónico.

CONCEPTO.

Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada las
diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa, a fin de conocer la situación económica
financiera de la misma en un determinado periodo de tiempo. Se constituye una herramienta
fundamental que utiliza cada contribuyente para acreditar sus operaciones además de sustentar
el cumplimiento adecuado de sus obligaciones.

IMPORTANCIA

Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el
punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o
disposiciones establecidas; en lo económico en base a los datos que nos proporcionarse podrán
realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente. Su importancia radica:

PARA LA EMPRESA:

a. Faculta el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.

b. Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un período
determinado de tiempo.
c. Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas
objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
PARA LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA:

Los libros y registros son importantes porque sirven para la determinación de las obligaciones
tributarias ya que a través de las operaciones registradas en cada libro o registro tributario se
puede verificar la buena o la mala intencionalidad del sujeto tributario y que en muchos de los
casos deviene en una contingencia tributaria. “Los administradores están en la obligación de
facilitar las labores de fiscalización llevando los libros de contabilidad u otros registros exigidos
por ley registrando las operaciones y actividades que se vinculan con la tributación conforme a lo
establecido en las normas pertinentes”.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

CLASIFICACIÓN LEGAL:
LIBROS Y REGISTROS PRINCIPALES:

- Libro de inventarios y Balances

- Libro Diario
-Libro Mayor
Balance de Comprobación
 EL LIBRO DIARIO

Conocido también con el nombre de libro de primera anotación, es aquel en el cual se registran
por orden progresivo de fechas cada una de las operaciones que se van efectuando.

En el libro Diario se deben describir las operaciones detalladamente, indicando no sólo

el nombre de las cuentas de cargo y abono, como hasta ahora se ha venido haciendo, sino,
además, una serie de datos de carácter informativo, como son:
1. Fecha de operación.

2. Número de orden de la operación.

3. Nombre de las personas que intervienen en la operación.

4. Nombre y número de los documentos que amparan la operación; por ejemplo, facturas, recibos,
notas, letras de cambio, pagarés, etc.

5. Vencimiento de los documentos.

6. Condiciones bajo las cuales se contrató la operación; por ejemplo, en efectivo, a

crédito, parte en efectivo y el resto a crédito, etc.
Todos estos datos, y algunos más que requiera la naturaleza misma de las operaciones, se deben
mencionar al registrar las operaciones en el libro Diario.

Rayado del libro Diario. Para que en el libro Diario se pudieran registrar, tanto
las cuentas de cargo y abono como los datos informativos anteriores, se le dio
a dicho libro el siguiente rayado.

A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben
ser registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa.

Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronológica.

La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en
atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.
 EL LIBRO MAYOR

El Libro Mayor es un libro obligatorio, y en la práctica resulta imprescindible llevarlo.

En él se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado
en ellas.
La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y
después se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta.
De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan
una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que está representado por
una ficha para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella
corresponden.

EJEMPLO DE LIBRO MAYOR

FECHA DETALLE REF. DEBITO FECHA DETALLE REF. CREDITO

 El libro de Inventarios

El libro de Inventarios y Balances deberá estar encuadernado y foliado, en él deberá anotarse cuando
menos el Balance y el Estado de resultados que correspondan a cada ejercicio y, además, las
relaciones analíticas del Balance.

Cuando el contribuyente no anote en el libro de inventarios y balances las relaciones analíticas del
Balance debe integrar un cuaderno anexo al mismo que contenga cuando menos un inventario que detalle
las unidades y el costo de la existencia física de las mercancías.
Dicho cuaderno deberá presentarse para su autorización ante la autoridad exactora correspondiente a
más tardar el día en que deba presentar su declaración; deberán constar en tal cuaderno los asientos
referidos al cierre del ejercicio; correspondiente.

Relaciones analíticas del Balance. Son las que contienen en forma analítica o detallada los conceptos
que integran a cada una de las cuentas que forman parte de los estados financieros, dichas reía-nones
se conocen, también, con los nombres de anexos o pormenores del Balance.

Para tener una imagen clara de lo que son las relaciones analíticas, a continuación se presenta un
Balance, así como sus anexos o pormenores correspondientes.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas, estas deben demostrar
con evidencias y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas.
El libro de inventario, constituye otro documento más de lo que integran o constituyen la contabilidad, y
en él se insertan los inventarios que forme el comerciante, bien el ordinario como el extraordinario.
El inventario es una estimación económica de todos los bienes que tenga el comerciante al comenzar su
giro y al fin de cada año.
 LIBRO DE ACTAS

Cuando la asamblea general de accionistas se reúne siempre de las actuaciones que se realicen en
dichas reuniones ya sean ordinarias o extraordinarias, se deberán realizar las anotaciones en actas en
las cuales debe constar todo lo efectuado. Llevar un libro de actas es una obligación impuesta a la
asamblea general de accionistas por el código de comercio
La finalidad de las actas que debe llevar la asamblea general de accionistas consiste en llevar una especie
de registro de cada una de las decisiones que se toman en dicha asamblea, las actas deben ser firmadas
por el por el presidente de la asamblea y su secretario a falta de estos por el revisor fiscal

Las actas deberán contener de conformidad con lo establecido por el artículo 431 del código de comercio
como mínimo lo siguiente:

 El lugar en que se efectúa la asamblea la fecha y hora de la misma.

 El número de acciones suscritas.
 La forma y la antelación de la convocatoria a la reunión.
 Una lista de los presentes indicando el número de acciones propias o ajenas que representen.
 Los asuntos que se traten.
 Las decisiones tomadas.
 Número de votos emitidos a favor o en contra de las decisiones tomadas.
 Número de votos en blanco.
 Las constancias que de manera escrita se hayan presentado por los asistentes.
 Las designaciones efectuadas.
 Fecha y hora de la clausura de la reunión.


 EJEMPLO DE ACTA

CTA DE LA REUNION DE LA JUNTA

DIRECTIVA DEL A SOCIEDAD

En la ciudad de Panamá, República de Panamá, se celebró una reunión de la Junta Directiva de

la sociedad
denominada___________________________________________________________, S.A. el
día ________________________________________.

Se encontraban presentes o debidamente representados la totalidad de los miembros de la Junta

Directiva, quienes decidieron celebrar esta reunión renunciando a su derecho de convocatoria
previa.

Actuó como Presidente, el señor _______________________________________, y como el (la)

Secretario(a) __________________________________, ambos titulares del cargo.

El presidente, habiendo el quórum reglamentario, abrió la sesión y manifestó que el asunto a tratar
era considerar la conveniencia para la sociedad de celebrar con el Banco General, S.A. un contrato
de Banca Electrónica, a fin de que la sociedad pueda utilizar el sistema que dicho banco tiene en
funcionamiento, que consiste en que el usuario del mismo accese a una computadora mediante
una llamada telefónica o, a través de Internet, mediante el uso de un computador personal u otro
dispositivo con igual funcionalidad, que le permite al usuario, entre otras cosas, consultar cierta
información del banco o de sus actividades con el banco; realizar solicitudes, reportes o informes
al banco, y ciertas actividades y pagos con cargo a sus cuentas.

A continuación y previa moción debidamente presentada y unánimemente secundada la Junta

Directiva

RESUELVE:

AUTORIZAR la celebración con el Banco General, S.A., del contrato de Banca Electrónica, a fin de
que la sociedad pueda utilizar el sistema que dicho banco tiene en funcionamiento, que consiste
en que el usuario del mismo acese a una computadora mediante una llamada telefónica o, a través
de Internet, mediante el uso de un computador personal u otro dispositivo con igual funcionalidad,
que le permite al usuario, entre otras cosas, consultar cierta información del banco o de sus
actividades con el banco; realizar solicitudes, reportes o informes al banco, y ciertas actividades y
pagos con cargo a sus cuentas.

AUTORIZAR a las siguientes personas para que en nombre de la sociedad tenga acceso al
mencionado sistema de Banca Electrónica:

1. _______________________________________________________________________
2. _______________________________________________________________________
3. _______________________________________________________________________
4. _______________________________________________________________________
5. _______________________________________________________________________
6. _______________________________________________________________________
7. _______________________________________________________________________
8. _______________________________________________________________________
9. _______________________________________________________________________
10. _______________________________________________________________________
AUTORIZAR a_______________________________________________________________
para que en nombre y representación de la sociedad, firme todos los documentos y contratos que
sean necesarios o convenientes para el cumplimiento de las resoluciones antes aprobadas.

RELEVAR al Banco General, S.A. de cualquier responsabilidad, daño o perjuicio que pueda
ocasionar a la sociedad, la utilización indebida de las facilidades que se prestan a través de dicho
sistema de consultas telefónicas, por parte de las personas autorizadas para usarlo.

No habiendo otro asunto sobre los cuales debía tratar la Junta Directiva, se declaró cerrada la
reunión, previo levantamiento de la presente acta que firman el presidente y el (la) secretario (a).

_______________________________ _________________________________
PRESIDENTE SECRETARIO(A)

El (la) suscrito(a) Secretario(a) de la sociedad

_________________________________________________, S.A. certifica que la presente es fiel
copia de acta que reposa en los libros de la sociedad.

_________________________________
SECRETARIO(A)
 EJEMPLO DE UN LIBRO DE ACTAS

LIBROS AUXILIARES OBLIGATORIOS:

-Registro de Compras
-Registro de Ventas e Ingresos
-Libro de Caja y Bancos
-Registro de Control de Inventario
-Registro del Activo Fijo
-Registro de Percepciones
-Registro de Consignaciones
-Registro de Costos
-Otros

LIBROS PRINCIPALES
Representan la columna vertebral de todo sistema contable, son la base para la formulación de
los Estados Financieros, en ellos se registra la información diaria recibida de los libros auxiliares.

LIBROS AUXILIARES
Son libros clasificados, como complementarios, es decir, que auxilian a los libros principales.

OBLIGATORIOS
En ellos se anotan las operaciones diarias que pueda tener la empresa.

VOLUNTARIOS
Como su nombre lo indica son voluntarios a fin de mejorar el aspecto administrativo facilitando
la toma de decisión.