ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por las  unidades administrativas de una entidad o institución, 

En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN,ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental

y la  institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, 

E histórico de las entidades.  Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar

Las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado –* Industriales y comerciales  del Estado

* Empresas de Economía Mixta - * Entidades descentralizadas indirectas - * Unidades administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: * Comunas -* Corregimientos

 Los cuerpos o instituciones  Legislativos: * Senado de la República - * Cámara de Representantes

* Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los Organismos de Control:  * Personería 

* Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de Justicia: * Cortes

* Consejo de la Adjuticatura - * Fiscalía * Juzgados.

   Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar

Las series y subseries.  Los períodos de retención en cada fase de archivo. La presentación, aprobación,

Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la información.

Racionalizan la producción documental, üPermiten brindar un servicio eficaz y eficiente

Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos históricos.

Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos

Archivísticamente facilitan todos los procesos.

  El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:    

    1.  Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

    2.  Análisis e interpretación de la información recolectada

    3.  Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. 

    4.  Aplicación

    5.  Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

    Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental se estipulan

En el MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. 

Directrices básicas e instructivos para su elaboración.