10 • 2020

organizar archivos de gestión de acuerdo con

normatividad vigente y políticas institucionales

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

LOLY LUZ AYALA MONTALVO

ELIZABETH PATRICIA TATIS NEIDIS DEL CARMEN

KEVIN PETRO SÁNCHEZ
SEVILLA. CARRILLO
 Conservación de documentos.
AMBIGÜEDADES TERMINOLÓGICAS Comprende las estrategias y técnicas
El término conservación, en el ámbito de los específicas, relativas a la protección de
archivos y bibliotecas, hace referencia a los materiales tanto impresos como
todas aquellas medidas destinadas a proteger digitales, custodiados en archivos,
adecuadamente los documentos, con el fin de bibliotecas, mediatecas, frente al
prolongar su utilización en condiciones deterioro los daños y el abandono de los
óptimas durante el mayor tiempo posible. documentos.

CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
FACTORES QUE INCIDEN EN LA
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
MEDIO AMBIENTE Y ALMACENAMIENTO LOS DAÑOS PUEDEN
El Medio ambiente y los métodos de PRODUCIRSE POR LA ACCIÓN DE:
almacenamiento ejercen una gran influencia en Humedad
la preservación de documentos. Las condiciones Insectos
de descuido, desorganización y amontonamiento, Hongos
producen daños a las colecciones, por lo que el Roedores
control ambiental y las buenas condiciones de Microorganismos
almacenamiento constituyen la primera de todas Bacterias
las medidas preventivas. La incorrecta manipulación

EL HOMBRE:
El principal factor de deterioro de
cualquier formato en que se presentan
los documentos y se considera el
causante de daños irreversibles a los
mismos, además de ser el único capaz de
poder darle solución a estos.
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
AGENTES BIOLÓGICOS:
Los agentes biológicos (hongos, insectos,
roedores, etc.) pueden causar serios y, a
veces, irreparables daños a los materiales
bibliográficos (y a las instalaciones de las
bibliotecas)
Desastres naturales: como el fuego, los
fenómenos atmosféricos (ciclones o
huracanes, tornados, terremotos,
maremotos, volcanes).
FACTORES EXTERNOS
Entre los factores externos que afectan
frecuentemente a los documentos se
encuentran:
Temperatura demasiado alta: produce tasas
aceleradas de deterioro en compuestos
químicamente inestables.
Temperatura baja: puede hacer que ciertos
materiales se tornen quebradizos.
Temperatura que fluctúa: puede hacer que
ciertos materiales se fracturen o se
deslaminen.
HUMEDAD
Humedad absoluta: es la cantidad de agua
sostenida como vapor en el aire. Se expresa como
el peso de agua en un volumen determinado de
aire
Humedad relativa (HR): se define como la
cantidad de humedad que el aire sostiene a una
temperatura determinada, en comparación con la
que podría sostener.
 El objetivo de esta actividad es prevenir el
deterioro del documento. Las actividades a
realizar son controlar todos los posibles
factores de deterioro que puedan afectar a los
documentos. La ALA, citada por Orden,
(1998), se refiere a las actividades asociadas
con el mantenimiento de materiales de
bibliotecas, archivos o museos para su uso, en
la forma física original o algún otro formato.
CONSERVACIÓN:
Comprende los planes y prácticas
especificas, relativos a la protección de
los materiales de archivos y bibliotecas
frente al deterioro, los daños y el
abandono, incluyendo los
métodos y técnicas desarrollados por el
personal técnico.

CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
PRESERVACIÓN: REPARACIÓN:
Comprende toda la organización y
programación de las actividades económicas y Comprende la ejecución de medidas
administrativas que incluyen el depósito y la sencillas de primeros auxilios. Las
instalación de los materiales, la formación del actividades a realizar son: limpieza,
personal, los planes de acción, los métodos y reencuadernación, restitución de pastas,
técnicas referentes a la preservación de los restitución de hojas.
materiales de archivos y bibliotecas y a la
información contenida en los mismos.
 Ley 47 de 1920.
Artículo 22. Defensa y conservación de los
bienes muebles e inmuebles.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado
internacional sobre protección del patrimonio
cultural.
Ley 39 de 1981.
Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias
mediante microfilmación.
MARCO NORMATIVO
DEL PROCESO
CONSTITUCIÓN POLÍTICA.
Artículo 8. Proteger los recursos culturales y
naturales del país y velar por la conservación de
un ambiente sano.
Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a
todos los miembros de la comunidad nacional.
Todos están en el deber de engrandecerla y
dignificarla. El ejercicio de los derechos y
libertades reconocidos en esta Constitución
implica responsabilidades.
CONSERVACION DOCUMENTAL
Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar
la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su
contenido.
CÓDIGO PROCEDIMIENTO
CIVIL.
Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son
documentos los escritos, impresos, planos, dibujos,
cuadros, fotografías, cintas cinematográficas,
discos,
grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en
general, todo objeto mueble que tenga carácter
representativo o declarativo, y las inscripciones en
lápidas, monumentos,
edificios o similares”.
 En este proceso se deben garantizar las
condiciones mínimas encaminadas a la
protección de los documentos, el establecimiento
y suministro de equipos adecuados para el
archivo, sistemas de almacenamiento de
información en sus distintos soportes. Este
último consiste en guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiadas.
ACCIONES DE
PROTECCIÓN
• Apoyo a la reproducción.
• Intervenciones de primeros auxilios para
documentos.
• Establecimiento de medidas preventivas.
• Implantación de Planes de contingencia.
• Aseguramiento de la información en
diferentes medios y soportes.
Diagnóstico integral.
Sensibilización y toma de conciencia.
Prevención y atención de desastre
Inspección
y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones
ambientales.
Limpieza de áreas y documentos.
• Control de plagas.
• Apoyo a la producción documental y
manejo de correspondencia.
• Almacenamiento, re almacenamiento y
empaste/ encuadernación (Determinación de
espacios y áreas locativas, determinación de
mobiliario y equipo,
determinación de Unidades de conservación
y almacenamiento).
 La Dirección de Certificación y Gestión CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Documental, Consultorio Jurídico, Bienestar La disposición de espacio suficiente
Universitario, para albergar la documentación
Recursos Humanos, Dirección de Admisiones y acumulada y su natural incremento de
acuerdo con los parámetros establecidos
Registro Académico son considerados archivos
en las Tablas de Retención
especiales por manejar documentos que tienen un
Documental y los documentos de apoyo
valor administrativo, legal e histórico. necesarios.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA

PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL
ARCHIVO

CONDICIONES FUNCIONALES MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

Estantería
Garantizar la limpieza de pisos y
Mobiliario
estantería con sustancias que no
Mantenimiento
eleven el nivel de humedad en el
de instalaciones
ambiente.
Condiciones de
seguridad
FACTORES DE DETERIORO
 CONCLUSIÓN

LOS ARCHIVOS CONSERVAN UN PATRIMONIO ÚNICO E

IRREMPLAZABLE.
LOS ARCHIVOS NOS PERMITEN GESTIONAR LOS DOCUMENTOS DESDE
SU NACIMIENTO PARA PRESERVAR SU VALOR Y SIGNIFICADO.
LOS ARCHIVOS CUMPLEN UNA FUNCIÓN MUY IMPORTANTE EN LA
SOCIEDAD, YA QUE CONTRIBUYEN A LA CUSTODIA DE LA MEMORIA
INDIVIDUAL Y COLECTIVA.