S-2019-027326-DIBIE

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN BIENESTAR SOCIAL
GRUPO EDUCACION

ARFAM - GRUED - 3.1

Bogotá D.C., 28 de agosto de 2019

Señores
RECTORES
Bogotá D.C

Asunto: instrucciones admisiones y matrículas 2020

En atención al procedimiento de admisiones y matrículas 3AD-PR-0001 para la vigencia 2020, me

permito remitir a los señores rectores los parámetros a tener en cuenta en la reserva, inscripción y
formalización de matrícula de los usuarios interesados en el ingreso de estudiantes a los
establecimientos educativos de la Policía Nacional así:

1. Cronograma General de Admisiones y Matrículas 2020:

El Grupo Educación establece las siguientes fechas para el proceso de admisiones y matrículas
correspondiente a la vigencia 2020, para lo cual los señores Rectores y el personal comprometido
tendrán en cuenta la programación que más adelante se relaciona, para elaborar su cronograma
interno, garantizando la fecha de inicio y de finalización en cada una de las actividades
programadas, de tal manera que se brinde atención ágil y oportuna a los usuarios en el acceso al
servicio de educación:

FECHA
01/09/2019 al 15/09/2019.
20/09/2019.
24/09/2019 al 26/10/2019.
20/10/2019 al 10/11/2019.
01/10/2019 al 31/10/2019.
16/10/2019 al 15/11/2019.
20/11/2019.
21/11/2019.
22/11/2019 al 23/11/2019
02/12/2019 al 20/12/2019.
21/12/2019 al 15/01/2020.
ACTIVIDAD
Reserva de cupos para estudiantes antiguos
Publicación cronogramas internos de admisiones y publicación
de disponibilidad de cupos
Inscripción en línea (Estudiantes Nuevos).
Fecha entrega de formato inscripción.
Presentación prueba de aptitud (Estudiantes Nuevos).
Presentación prueba de aptitud y entrevistas (Estudiantes
Nuevos)
Junta asignación de cupos. Procedimiento (3AD-PR-0001)
Admisiones y Matriculas. Prioridad para asignación de cupo
(Resolución Nº 00986 del 31/03/2011, Por la cual se extiende
a otros usuarios el programa de educación ofrecido por la
DIBIE (Art 3).
Publicación en página web del colegio, el listado de admitidos
en lista de espera y notificación aspirantes no admitidos en
web escolar.
Confirmación aceptación de cupos estudiantes nuevos
Matrículas estudiantes nuevos y antiguos.
Matrículas Extraordinarias

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 En cualquier época del año
de acuerdo a la Matrículas Extemporáneas
disponibilidad de cupo.

2. El secretario académico deberá informar a los padres de familia de estudiantes antiguos, las
fechas en que se realizaran la reserva de cupo. Una vez terminado este proceso, sí el padre de
familia no ha reservado el cupo para la siguiente vigencia, el Colegio podrá disponer de él.

3. En la reunión de disponibilidad de cupos para la vigencia 2020, se deben tener en cuenta la

reserva de cupo de estudiantes antiguos, posibles traslados, la capacidad instalada, el talento
humano, la estandarización de la cobertura para la prestación del servicio y la implementación de
jornada única.

4. Para los estudiantes que se encuentran dentro del sistema educativo del colegio y requieren el
traslado del cupo a otra ciudad, originado por el traslado de los padres en servicio activo, o por otra
situación, se deberá realizar el procedimiento de traslado establecido y parametrizado en la “Web
escolar” entre los colegios comprometidos y su aprobación dependerá de la disponibilidad de cupo
en cada establecimiento, procedimiento eximido de autorización por parte del Jefe del Grupo
Educación.

5. La publicidad que realice el colegio para divulgación del proceso de admisiones debe incluir
aspectos relevantes del proyecto educativo institucional y costos educativos que permitan a los
padres de familia conocer el perfil del colegio. Así mismo, informar que el personal que quiera
acceder al servicio educativo debe estar afiliado a la Dirección de Bienestar Social.

6. La inscripción de estudiantes nuevos que tienen escolaridad, sólo se solicita el formulario de

inscripción impreso de la web escolar, copia del observador y copia del boletín correspondiente al
último periodo académico cursado.

7. Se recuerda que los cupos para el personal en condición de usuarios excepcionales establecidos
en la resolución No. 0986 de 2011, son autorizados por el rector del colegio, excluyendo las
solicitudes de cupo por el numeral 5 del artículo 2° “…hijos de personalidades que contribuyan al
cumplimiento de la misionalidad del colegio...”; para los cuales se requiere autorización del Director
de Bienestar Social. Así mismo, estos cupos pueden ser asignados solamente si existe
disponibilidad suficiente para no negar el cupo a ningún beneficiario directo.

8. Los responsables de realizar las pruebas de aptitud para el ingreso a los establecimientos
educativos de la Policía Nacional, deberán programar las fechas de realización e ingresar los
resultados de las pruebas en mención, en el aplicativo WEB ESCOLAR. De acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento: REALIZAR ADMISIONES Y MATRÍCULAS del Proceso
ADMISIONES Y REGISTROS. Es importante tener en cuenta que no se debe dejar espacios en
blanco en el aplicativo.

9. Teniendo en cuenta que se omitió como requisito el certificado médico de aptitud para convivir en
comunidad, los coordinadores de gestión comunidad deberán registrar en la web escolar al
momento de la entrevista de los estudiantes nuevos los casos con enfermedades diagnosticadas
que requieran trato y seguimiento especial, para los estudiantes antiguos se deberá diligenciar la
novedad en el observador del estudiante y realizar su respectivo seguimiento al tratamiento.

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10. Se recuerda, que independientemente de los cupos disponibles, se debe permitir la inscripción
a la totalidad de beneficiarios interesados, con el fin de identificar la demanda real de cupos que se
presenta, así mismo se deberá realizar proceso de admisión a todos los estudiantes inscritos y
dejar en el acta de asignación de cupos el resultado de este proceso, clasificando dichos
estudiantes como ADMITIDO (Estudiantes que superaron el proceso, para matrícula inmediata),
NO ADMITIDO (Estudiantes que no superaron proceso); de igual forma dejar en observaciones
datos relevantes del resultado de las pruebas, según ejemplo:

OBSERVACION CONCEPTO
GRADO RESULTADO
OBSERVACIONES ES JUNTA DE
ITEM ASPIRANTE AL QUE PROCESO DE
ACADÉMICAS GESTIÓN ASIGNACIÓN DE
ASPIRA ADMISIONES
COMUNIDAD CUPOS
Presenta buen Se asigna cupo por
rendimiento cuanto cumple con
JUAN
académico y manejo los requisitos
DAVID
1 6 de un alto nivel de ADMITIDO
GUZMAN
comprensión y
PEREZ
análisis de
situaciones.
Estudiante vive Se admite con
con los abuelos compromiso,
maternos es teniendo en cuenta
huérfano de padre, el nivel de prioridad
el cual murió en establecido en la
actos del servicio y Resolución 0986
la mamá se de 2011 Hijo de
encuentra fuera personal fallecido
PATRICIA Estudiante repitente, del país. en actos del
VARGAS presenta dificultades servicio.
2 8 ADMITIDO
JARAMILL de Español y en Debe realizar
O Matemáticas. actividades de
refuerzo y
profundización y
acompañamiento
desde Gestión
Comunidad, Este
compromiso debe
ser verificado con
fecha XXXXX.
Se deja en lista de
JOSE Presenta buen espera teniendo en
Se evidenció
ARMANDO rendimiento cuenta que cumple
desarrollo
3 PERDOMO 7 académico. Supero con todos los LISTA DE ESPERA
emocional y social
GONZALE las Pruebas requisitos pero que
acorde a su edad.
Z presentadas. no hay cupo en el
momento.
Teniendo en
JOSÉ cuenta que no
No presento
4. RIVERA 3 No presentó examen cumplió con los NO ADMITIDO
entrevista
GOMEZ requisitos no se
asigna cupo.

Independientemente de la época del año en la que se realice el procedimiento de admisiones y

matrículas para estudiantes nuevos se debe realizar el acta de asignación de cupos como soporte
del proceso.

Se reitera que las pruebas diagnósticas de conocimiento y la entrevista son criterios accesorios
para tomar la decisión de otorgar o no el cupo, por cuanto el criterio principal es la prioridad de
asignación establecida en la Resolución 0986 de 2011 “Por la cual se extiende a otros usuarios el
programa de Educación ofrecido por la Dirección de Bienestar Social.

Los aspirantes del nivel preescolar no presentan pruebas diagnósticas de conocimiento; sin
embargo con el propósito de conocer el entorno familiar es pertinente realizar una entrevista
familiar (padres e hijo), la cual no será clasificatoria dentro del proceso. La observación académica
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y de Gestión comunidad plasmada en el acta debe coincidir con la registrada en el aplicativo Web
Escolar.

Tener en cuenta que deben notificar a los estudiantes que no fueron admitidos dentro del proceso
de inscripciones a través de la web escolar.

Se prohíbe a los señores rectores realizar proceso de admisión y matrícula de manera manual, todo
proceso debe quedar registrado en el aplicativo web escolar, de conformidad con lo establecido en
el procedimiento 3AD-PR-0001.

11. Se recuerda que los únicos formatos válidos en el proceso de admisiones y registros son los
que se encuentran en el aplicativo Web Escolar, por lo tanto está prohibido la modificación de
dichos formatos.

12. No se autoriza la matrícula de estudiantes sin el lleno de los documentos requeridos para la
matrícula, relacionados en el Instructivo 006 del 12/09/2019 Admisiones y Matrículas en Colegios
de la Policía Nacional, así mismo se reitera que los documentos deben estar firmados por
estudiante, padres de familia y codeudor, en caso que el padre de familia responsable económico o
codeudor no pueda asistir al colegio el día de la matrícula la firma del pagaré y carta de
instrucciones debe estar autenticada en notaría.

13. Diariamente, durante el periodo de matrícula, al finalizar la jornada el señor Rector deberá
enviar el reporte generado por la web escolar de los estudiantes matriculados a la fecha, así mismo
deberá firmar los expedientes de los estudiantes matriculados el mismo día que formalizan o
realizan la matrícula.

14. Si terminado el proceso de matrículas ordinarias, los estudiantes antiguos que reservaron cupo
para la vigencia académica 2020, no han realizado la matrícula y existe la disponibilidad de cupo, el
secretario académico deberá ponerse en contacto con el padre de familia y averiguar las razones
de no haber matriculado y en caso de no querer continuar en el plantel educativo, se procede a
efectuar el retiro del estudiante en el aplicativo web escolar. En todo caso se debe dejar registro de
la comunicación con el padre de familia del estudiante pendiente de renovación de matrícula.

15. Si un padre de familia cancela la totalidad de los costos educativos de la vigencia 2020 en el
momento de la matrícula, éste solo debe firmar el formato de matrícula, obviando el pagaré y la
carta de instrucciones. De igual forma, para este caso no se requiere de codeudor.

16. Se reitera la importancia de implementar estrategias que garanticen que finalizado el proceso
de matrícula la totalidad de estudiantes y padres de familia cuenten con la información actualizada
en el aplicativo web escolar.

17. Informar a los padres de familia que presenten cartera morosa no podrán matricular para la
siguiente vigencia, según resolución 05661 del 20/11/2017 (Art 18).

18. Los estudiantes que no realicen la matrícula en el periodo de matrículas ordinarias deberán
cancelar el sobrecosto establecido para matrícula extraordinaria de conformidad a la normativa
vigente; así mismo los estudiantes que no realicen el proceso en ninguna de las fechas estipuladas
perderán el cupo.

19. Si finalizado el proceso de matrícula quedan cupos disponibles se dará prioridad al personal
inscrito para el periodo académico 2020, en estado LISTA DE ESPERA, si no existe estudiantes en
esta condición, se realiza nuevo proceso de admisiones.

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20. Para la presente vigencia los formatos de matrícula se habilitarán en el mes de noviembre con
el fin que cada padre de familia o responsable económico, pueda imprimir y diligenciar previo a la
fecha de matrícula y no generar traumatismos en la formalización de la misma.

21. El proceso de asignación de Becas establecidas en la Resolución 05661 del 2017, se debe
realizar previo al proceso de matrículas teniendo en cuenta que en el momento de la misma debe
quedar registrado en el aplicativo este concepto (Acto Administrativo DIBIE), de esta forma se
evitará inconformismo con los padres de familia por cuanto éstas no son retroactivas y así mismo
reprocesos por tener que hacer reintegros. Es importante indicar que el colegio que no envíe los
documentos requeridos en las fechas establecidas para el visto bueno del Grupo Educación, no
serán autorizadas.

Los Colegios deberán presentar los postulados a Becas por mérito cultural y deportivo, calamidad,
héroes de la nación y víctimas del conflicto armado antes del 15 de octubre del 2019, con los
soportes requeridos desde el proceso Gestión Comunidad - Grupo Educación.

Es imperativo que los rectores den estricto cumplimiento a lo establecido en el presente

documento, con el fin de desarrollar el proceso de manera óptima.

Atentamente,

Firmado digitalmente por:

Nombre: Claudia Patricia Lozano Garcia
Grado: Coronel
Cargo: Jefe Grupo Educacion
Cédula: 55162731
Dependencia: Grupo Educacion
Unidad: Dirección Bienestar Social
Correo: claudia.lozano@correo.policia.gov.co
@Firma 28/08/2019 18:55:42

Anexo: No

Calle 44 50 51 PI 4 ED SEGURIDAD SOCIAL

Teléfono: 3503802523
dibie.aredu@policia.gov.co
www.policia.gov.co

INFORMACIÓN PÚBLICA

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