ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

IDENTIFICACIÓN

Denominación del cargo: Secretaria

Departamento: Administración
Cargo del jefe inmediato: Gerente general

PROPOSITO GENERAL

Es la persona encargada de realizar actividades elementales. Y mantener todo en

orden de acuerdo con las políticas de la organización. Es la gestora del tiempo del
directivo con el que colabora para que su tiempo sea mejor usado.

DESCRIPCION DE FUNCIONES
• Recepción de documentos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Archivo de documentos.
• Cálculos elementales.
• Estar al día de la tramitación de expedientes.
• Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de
reuniones.
• Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones
Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
• Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

OCACIONALES:
• Realizar y entregar Certificaciones
• Realizar y entregar constancias
• Dar respuestas a personas de la organización internos

REQUISITOS DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS:
• Sistemas básicos
• Ortografía
• Conocimiento de ingles
• Conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras
hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas
informáticos que conllevan.

EDUCACION: mínimo técnico en archivo

EXPERIENCIA: mínimo de 1 un año en servicio al cliente y en archivo

HABILIDADES
• Cualidad en comunicación
• Buenas relaciones interpersonales
• Buen manejo de información
RESPONSABILIDADES
• Mantener un orden adecuado para su espacio
• Informar sobre todo lo referente al departamento del que dependa.
• Estar al día de la tramitación de expedientes.
TIPO DE RIESGO AL QUE ESTA EXPUESTO:
• Riesgo ergonómico
• Riesgo psicosocial
COMPETENCIA CONCEPTO PARA LA ORG.
Identificación detallada de
reconocer e identificar algunos
ANÀLISIS factores importantes para ejercer
la labor requerida como
secretaria.
Alta capacidad de dominio y
autocontrol sobre sí mismo y
AUTOCONTROL otras personas con el trabajo
bajo presión en algunos casos.
Persona proactiva para realizar
sus actividades y el manejo de
INTEGRIDAD su tiempo libre dentro de la
PERSONAL organización.
ORIENTACIÒN AL Es tener una buena actitud para
SERVICIO responder preguntas o reclamos
del personal de la organización
con un alto índice de
satisfacción.
TRABAJO BAJO Es una labor que se realiza bajo
PRESIÒN condiciones adversas de tiempo
o de sobrecarga de tareas. NO
ES CONSTANTE
CONDUCTAS ASOCIADAS
 Análisis detallado
 Fácil análisis de conductas
asociadas a su labor
 manejar adecuadamente las
emociones en el cargo ya
que tiene que relacionarse
con las personas de la
organización.
 mantener una alta actividad
de integridad en entre sus
funciones
 entrega puntual de las
tareas asignadas.
 Atender las necesidades del
área con gran satisfacción.
 buen manejo de las
expresiones corporales y
verbales.
 Buen manejo del tiempo
requerido para las
actividades.
 Mantener control para el
trabajo bajo presión.
 ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

IDENTIFICACIÓN

Denominación del cargo: Servicios generales

Departamento: Gerencia
Cargo jefe inmediato: Gerente

PROPOSITO GENERAL

Atender de forma coordinada una serie de funciones de carácter no administrativo

que permitan que los distintos centros de la organización disfruten de un adecuado
funcionamiento de su infraestructura.

DESCRIPCION DE FUNCIONES

• Realizar la limpieza de oficina, pasillos, baños y otras áreas.

• Limpiar paredes, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, muebles y
oficinas
• Suministrar y colocar en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel
sanitario y otros.
• Recoger, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos.
• Movilizar material de oficina y mobiliario.
• Abrir y cerrar puertas, encender y apagar luces, activar y desactivar equipos
de oficina, en horas previamente establecidas.
• Mantener limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.
• Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad integral
establecidos por la Organización.

REQUISITOS DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS

• Materiales, herramientas y equipos utilizados para el mantenimiento de las

instalaciones de la organización Normas de Higiene y Seguridad integral.

ESTUDIOS
• Bachiller académico

EXPERIENCIA
Mínimo de un (1) año en el cargo.
 HABILIDADES
• Seguir instrucciones orales y escritas.
• Establecer relaciones interpersonales.
• Manipular objetos pesados y/o delicados.
RESPONSABILIDADES
• Uso de materiales tales como: detergentes, paños, ceras, materiales de
cristalería, pinzas, cloro, aspiradora, cepillo, entre otros.
• Mantenimiento de los equipos y herramientas de manera Indirecta y con
carácter periódico.
TIPO DE RIESGO AL QUE ESTA EXPUESTO:
• Riesgo ergonómico
• Riesgo psicológico
• Riesgo biológico
• Riesgo químico
COMPETENCIA CONCEPTO PARA LA ORG.
Proceso importante para ejercer
sus labores es en donde modifica
ADAPTACIÒN SOCIAL sus patrones de comportamiento
para ajustarse a las normas en el
medio social en el cual se mueve.
Persona proactiva para realizar sus
CREATIVIDAD actividades y pronta solución de
ellas.
Persona influyente para el fácil
manejo de su tiempo libre y pronta
LIDERAZGO terminación de sus labores.
Es una labor que se realiza bajo
TRABAJO BAJO PRESIÒN condiciones adversas de tiempo o
de sobrecarga de tareas. NO ES
CONSTANTE
COMPROMISO LABORAL Persona comprometida con las
normas organización y sus
labores.
CONDUCTAS ASOCIADAS
 Una fácil adaptación a su
área laboral.
 cumplir las normas de la
organización.
 Pro actividad para realizar
las tareas.
 realizar las labores
asignadas con pronta
solución.
 Tener voz y mando para
dirigir sus actividades.
 Mantener orden y
compromiso para realizar
las labores asignadas.
 Buen manejo del tiempo
requerido para las
actividades.
 mantener control de sus
emociones.
 cumplimiento con las
normas de la organización.
 compromiso con las metas
de la organización.