INFORME AA1

MELBA LUCIA TRIVIÑO VILLA

Realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un
cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se
requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

Actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras

En el proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de insumos
o bien llamados como materias primas, importantes para función pertinente de una
organización de ahí la relación con la gestión de calidad es de suma importancia; una
entrada para muchos de los procesos, es el departamento de compras desde la ISO
9001, procesos de carácter misionales como procesos de carácter de apoyo que ejerce
una organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca la
empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los resultados económicos
de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del
cliente interno respectivamente.

Documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se

generarían en el desarrollo del proceso

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y

producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos normas
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, internacionales,
cantidad, criticidad entre otros donde acoplan las
características
estándares que debe
tener cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de Catálogos de los
compra y subcontrataciones. equipos, necesarios
para obtener el
producto o/y servicio
a realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad,
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los Hojas de utilidad de la
que están en el proceso evaluativo. materia prima o
insumos, con las
cuales se obtendrá el
producto o/y servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra,
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos facturas y Registros
de entrega, características del producto etc.) de lo comprado
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación de los pedidos.
Los datos del pedido, los requisitos que describen
claramente el producto, para la aprobación del producto, del
sistema de calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo solicitado, otros
datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos
para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la

finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con
los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de
no conformidad de servicio (para subcontrataciones).

GESTION DE PROCESO DE COMPRAS

-Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que
hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el
mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de
aspectos que son característicos de dichos productos o servicio que comercializa la
empresa, y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a
qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si
se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el
carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.

-Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se deben

establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las
necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras y que la metodología
sea transmitida al proveedor. las especificaciones para el proceso de compra están
encadenadas con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma,
medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y
necesidades de la organización.

-Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece

de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma. Para los
programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce a
notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un producto más que
otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos
de los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el
momento justo que se debe realizar dicha acción de compra. Mantener los puntos claros
es lo que encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a negociaciones si
de compras de habla con el proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir
inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el
tratamiento que se le brinda al producto en comercialización, en caso de las
características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como
los que se pueden vencerse estando en comercialización.

-Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en funcionamiento

inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en donde se encuentran
seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer
las necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones
amplias. Para dicha selección de un proveedor, la organización debe aplicar una
evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo
de los productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las empresas
aparte pueden ofrecer productos hay otras cuyas características de servicios, lo cual lo
mencionado anteriormente también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha
evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los proveedores destacados y
esto lleva a la breve consideración pertinente que tiene la organización, Una forma
sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor,
este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno
de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo, que se
encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser
un proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos
proveedores que son los que trabajaran con dicha organización, pero también es
importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de selección de proveedores, la
selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente se realiza la
reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si continúan o no en el listado de
proveedores, para futuras adquisiciones., esto depende del comportamiento en general de
los proveedores contratados. Los datos de evaluación deben ser incorporados al listado
de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de elegir a un
proveedor.

Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de

Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del
ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la
verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización.
Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado,
realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del
producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se
tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no
coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos en la eficiencia de
proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias, los
registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra, Matriz comparativa de
cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y
convenios; aspectos que son esencial en toda verificación.

-Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos

de proveedores y, sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico
en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen
criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores
les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues
esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto
sobre el producto final.

-Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La

medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas
correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial
de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el
esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.