Unidad1

Objetivo
El estudio del contenido de esta Unidad contribuirá a que usted adquiera las
competencias para:

Ordenar Datos, Filtrar listados, Agregar y Ordenar Datos, Filtrar listados,

Agregar y personalizar Subtotales, Crear y Aplicar, Filtros Avanzados a
Documentos de Microsoft Excel.

Tabla de contenidos
 Unidad 1
 Ordenar Rango de Datos
 Filtrar Listados
 Crear y Aplicar Filtros Avanzados
 Subtotales
 Ejemplos
Ordenar Rango de Datos
UNIDAD 1
ORDENAR Y FILTRAR DATOS
1.1 Ordenar un rango de datos por un solo criterio

 Este es el orden más sencillo, permite ordenar un rango basándose en los datos de
una columna, los pasos son los siguientes.
 De un clic en cualquier celda de la columna que desea
 Elija el orden de la información (no se debe seleccionar toda la columna)
 De un clic en el botón de orden ascendente ó descendente en la barra de
herramientas, y listo

Ordenar un rango de datos por 2 ó 3 criterios

 Excel Permite ordenar un rango por varios criterios a la vez. Para obtener
resultados óptimos, el rango que se ordenará deberá tener etiquetas o encabezados
de columna.
 Si el rango contiene fila de encabezamiento, verifique
 Que el botón de Opción "Si" esté seleccionado.
 Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
 De un clic en una celda del rango que desee ordenar.
 En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
 En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee
ordenar, comenzando por la más importante.
 Seleccione el tipo de orden que desea para cada criterio (ascendente o
descendente)

Filtrar Listados
UNIDAD 1

1.2 Filtrar Listados

Suponga que va a realizar una búsqueda en una hoja de cálculo con 2.000 filas de datos
sobre infinidad de productos de proveedores de todo el mundo. Desea buscar todos los
productos de un determinado proveedor, pero están dispersos por la hoja de cálculo y no
dispone de mucho tiempo. Bien, entonces ha llegado el momento de aprender a filtrar en
Excel.

Los filtros seleccionan los datos que necesita y ocultan el resto, por lo que sólo ve lo que
desea ver y para ello sólo es necesario un clic. ¿Por qué leer filas y filas de datos para
localizar la información que busca cuando Excel es capaz de encontrarla rápidamente?

Los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, volverán a
aparecer todos los datos exactamente como estaban antes.

Será muy fácil filtrar los datos de una hoja de cálculo si estos son claros y ordenados. Si
los datos de la hoja de cálculo no están ordenados, es conveniente organizarlos antes de
filtrarlos.

Tenga en cuenta estas directrices cuando prepare los datos de una hoja de cálculo para
filtrarlos:

 Utilice títulos La fila superior de cada columna debe contener un título que describa el
contenido de la columna, como "Nombre de producto" o "Nombre de empleado".
 No mezcle datos Los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo. No mezcle
texto con números o números de una columna con fechas.
 No interrumpa los datos Los datos no deben interrumpirse con filas o columnas en
blanco, aunque puede dejar celdas en blanco.
 Mantenga los datos separados Los datos que desee filtrar deben estar en su propia hoja
de cálculo. Si eso no es posible, debe separarlos de otros datos mediante una fila o una
columna en blanco.

Observe la siguiente Hoja, es clara y ordenada, perfecta para utilizar un auto filtro:

Aplicar un Auto filtro

Haga clic en una celda del rango de datos que desea filtrar (no es necesario seleccionar la
fila de títulos). En el menú Datos, elija Filtro y, a continuación, haga clic en Auto filtro.

Aparecerán flechas de Auto filtro a la derecha de cada título de columna. ¡Eso es! Ya está
preparado para filtrar los datos.

Haga clic en una celda del rango de datos que desea filtrar (no es necesario seleccionar la
fila de títulos). En el menú Datos, elija Filtro y, a continuación, haga clic en Auto filtro.

Aparecerán flechas de Auto filtro a la derecha de cada título de columna. ¡Eso es! Ya está
preparado para filtrar los datos.

Suponga que una hoja de datos contiene muchos productos alimentarios distintos,
distribuidos por 28 proveedores diferentes. Imagine que sólo desea ver los productos
suministrados por Specialty Biscuits, Ltd.

Haga clic en una celda del rango de datos que desea filtrar (no es necesario seleccionar la
fila de títulos). En el menú Datos, elija Filtro y, a continuación, haga clic en Auto filtro.

Aparecerán flechas de Auto filtro a la derecha de cada título de columna. ¡Eso es! Ya está
preparado para filtrar los datos.

Flechas de Auto filtro en la hoja de cálculo

Ha activado Auto filtro y han aparecido las flechas de Auto filtro. Excel está preparado
para que seleccione los datos que desea ver.

Para ver sólo los productos de este proveedor, debe filtrar por proveedor, por lo que hace
clic en la flecha de Auto filtró de la columna Proveedor.

Al hacer clic en una flecha de Auto filtro, aparece una lista. La lista contiene todos los
elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, por lo que puede buscar
rápidamente el elemento que desea. En este caso, puede desplazarse a Specialty Biscuits,
Ltd. y hacer clic en él.

Al hacer clic en Specialty Biscuits, Ltd., Excel oculta todas las filas de la hoja de cálculo
salvo las que contienen ese texto en esta columna.

Puede ver los productos suministrados por Specialty Biscuits en la columna Nombre de
producto. Como las filas de los demás proveedores están ocultas, los productos de los
demás proveedores también están ocultos.

Después de filtrar una columna, si desea centrarse en información aún más específica,
puede filtrar otra columna y luego otra, y así sucesivamente. Puede hacer clic en la flecha
situada junto al título de una columna para aplicar un filtro.

Después de filtrar por proveedor, por ejemplo, puede hacer clic en la flecha de Auto filtro
de la columna Nombre de producto y filtrar esa columna para ver sólo uno de los cuatro
productos suministrados por Specialty Biscuits. En la imagen, puede ver la columna
Nombre de producto con su lista Autofiltro
Puede filtrar las columnas en el orden que elija. Los filtros se aplican progresivamente,
por orden de aplicación. Cada filtro restringe los datos para el filtro siguiente.

Personalizar:

Cuando aplica un filtro seleccionando una opción de la lista situada junto a una flecha de
Auto filtro, oculta todos los datos salvo los que ha elegido. Si desea ver varios datos
seleccionados en una columna, puede crear filtros personalizados.

Puede utilizar también un Auto filtro personalizado para buscar elementos no disponibles
en la lista situada junto a la flecha de Auto filtro, como:

 Valores incluidos en un intervalo, como todos los números incluidos entre dos
números específicos.
 Valores no incluidos en un intervalo, como todas las fechas anteriores o
posteriores a un par de fechas específicas.
 Valores iguales o distintos a otro valor.
 Texto específico que forma parte de otro texto.

Para crear un filtro personalizado, haga clic en una flecha de Auto filtro y después en
(Personalizar…) para abrir el cuadro de diálogo Auto filtro personalizado.
Filtrar números Superiores e Inferiores

Otro filtro versátil es Diez mejores. Puede usar este filtro en columnas de números o
fechas.

El filtro Diez mejores es un chollo: hace más de lo que su nombre indica. Con el filtro
Diez mejores puede buscar los mejores elementos o los peores elementos (los números o
fechas mayores o menores). Y a pesar de su nombre, no busca únicamente los 10 mejores
elementos o los 10 peores. Puede elegir el número de elementos que desea ver: sólo 1 o
tantos como 500.

El filtro Diez mejores puede filtrar también por porcentaje del total de filas de una
columna. Si una columna contiene 100 números y desea ver los 15 números mayores,
puede seleccionar el 15 por ciento. ¿La mitad inferior? El 50 por ciento.

Puede utilizar el filtro Diez mejores para buscar los productos con el precio mayor o
menor, para identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver
las mejores o las peores notas de los alumnos.

Para utilizar el filtro Diez mejores en una columna de datos, haga clic en la flecha de
Autofiltro. Verá (Diez mejores…) cerca del principio de la lista que aparece. Al hacer clic
en la lista, se abre el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores. En este cuadro de
diálogo, seleccione Superiores o Inferiores. A continuación, seleccione un número. Por
último, elija Elementos o Porcentaje.

Quitar AutoFlitros

El modo de quitar un filtro depende de cuántos filtros haya aplicado y de cuántos desee
quitar.

Una columna Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro
situada junto a la columna y, a continuación, haga clic en (Todas). Se mostrarán los datos
que quedaron ocultos por ese filtro.

Todas las columnas Para quitar todos los filtros a la vez, elija Filtro en el menú Datos y,
después, haga clic en Mostrar todo. Se mostrarán todos los datos ocultos, pero el
Autofiltro permanecerá activado.

Autofiltro Para desactivar el Autofiltro, elija Filtro en el menú Datos y, a continuación,

haga clic en Autofiltro.

Recuerde que los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro,
aparecerán todos los datos exactamente como estaban antes de aplicar el filtro.

Crear y Aplicar Filtros Avanzados

UNIDAD 1

1.3 Crear y aplicar Filtros Avanzados

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango de datos, como el comando

Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, se
debe escribir los criterios según los cuales se desea filtrar los datos en un rango de
criterios independiente situado sobre el rango de datos a filtrar. Un rango de criterios
permite filtrar criterios más complejos.

 Varias condiciones en una sola columna

 Una condición en dos o más columna
 Una condición en una u otra columna
 Varias condiciones en dos o más columnas
 Condiciones creadas cómo resultado de una fórmula

Para poder aplicar un Filtro Avanzado a un rango de datos, primero debemos tener datos
claros y ordenados (recuerde las recomendaciones de la lección anterior), es decir cada
columna debe contar con un rótulo (título) que la describa; teniendo esto en cuenta, los
pasos para aplicar un filtro avanzado son los siguientes:

•  Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de
criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna (los mismos que los del
rango a filtrar). Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de
criterios y el rango. Así:

•  En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que desea buscar.
Algunos ejemplos de criterios: Para filtrar texto, debe escribir el texto que desea filtrar
bajo el rótulo de la columna (que contenga datos de texto). Por ejemplo, si escribe m
como criterio bajo el rótulo Nombre del producto, Microsoft Excel encuentra "Mozzarella
di Giovanni", "Manzanas secas Manjimup" y "Mermelada de Sir Rodney's". Para buscar
un texto específico, introduzca el texto tal y como está en el rango de datos. Así:

•  Para filtrar números, escriba el signo de comparación que se ajuste a su necesidad (>
"mayor que", < "menor que" o = "igual"), seguido escriba la cantidad y aplique el filtro.
Así:

•  Haga clic en una celda del rango de datos.

•  En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.

•  Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar
la lista sin moverla. Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área
de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por
último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas (debe ser en la
misma hoja donde se encuentran los datos).

•  En la casilla Rango de criterios introduzca los criterios que desee, incluidos los rótulos
de criterios. Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras
selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer cuadro de diálogo.

•  de clic en Aceptar.

Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios
y vuelva a aplicar el filtro a los datos.

Recuerde que:

•  Rango de la lista es el rango de datos que deseamos filtrar.

•  Rango de Criterios son las condiciones que establecemos para filtrar la información.

Quitar Filtro Avanzado

Para visualizar todos los datos, de un clic en Datos/Filtro/Mostrar todo. Los datos estarán
tal y como estaban antes de aplicar el filtro.

Subtotales
1.4 Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales

generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la
lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede
mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Excel también
calcula un total general de los datos, y actualizará automáticamente los subtotales y el
total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Agregar Subtotales

Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato:
cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y no hay filas ni
columnas en blanco en el rango.

•  Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En este
ejemplo utilizaremos la columna Semana.

•  Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente. Así:

•  En el menú Datos, haga clic en Subtotales.

•  En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee
calcular. En este ejemplo, haría clic en la columna semana.

•  En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee utilizar para
calcular los subtotales. En este ejemplo usaremos Suma

•  En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que

contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En este ejemplo, seleccionaremos la
columna Ventas.

•  Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de

verificación Salto de página entre grupos. En este ejemplo no usaremos esta opción.

•  Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han
calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen
debajo de los datos. En este ejemplo no usaremos esta opción.

•  Haga clic en Aceptar. Así

Los subtotales quedan de la siguiente manera:

Como muestra la imagen anterior, una vez que hemos agregado un subtotal a nuestro rango
de datos, Excel esquematiza la información por niveles, cada agrupación de datos se basa
en el criterio que usamos para el subtotal. Los controles para mostrar u ocultar los datos de
detalle se encuentran a la izquierda de la hoja de cálculo y son los siguientes:

Botón Ocultar detalle, Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para
ocultar detalle (ocultar la información de este grupo específico), junto a dicho grupo.

Botón Mostrar detalle, Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al
grupo cambia a , indicando que hay información oculta, para mostrar esta información
basta con dar un clic sobre dicho botón y listo. Así:

Botones de Nivel, Los botones de nivel están numerados dependiendo de la cantidad de

agrupaciones y sub agrupaciones que contenga la información, cada botón representa un
nivel de organización dentro de la hoja de cálculo, el último botón de nivel (en este caso el
botón ), muestra toda la información, el siguiente botón, (en este caso el botón ) muestra el
último subtotal agregado, Así:

y el último botón ( en este caso el botón total general. Así: ) muestra únicamente el botón
total general. Así
Subtotales Anidados

Excel Permite agregar varios subtotales, uno dentro de otro ( usando la misma función u
otra diferente, debemos tener en cuenta que los datos de la columna donde deseamos
colocar un subtotal anidado deben estar ordenados también ), los pasos son los mismos
que vimos en el inciso anterior, lo único que varía es que debemos desactivar la casilla de
verificación Reemplazar Subtotales actuales en el cuadro Subtotales. Así:

Quitar Subtotales

Para quitar subtotales debemos:

 Dar clic en Datos

 Clic en Subtotales
 Clic en el botón Quitar todos (a la izquierda del botón Aceptar)