ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LAURA AGUIRRE PATRON

SENA

CURSO VIRTUAL
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
 INTRODUCCION

El presente ensayo se basa en la importancia de los archivos en las empresas,

donde debo resaltar la terminología archivística sobre la Importancia de los
archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades,
clasificación, categorización y aplicación en medio actual.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. Sus orígenes podrían
remontarse a la aparición de la escritura, suceso que lo liga con la
comunicación y la creación de instituciones. El estudio de los archivos y su
documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad.
Fue tanta la información que se logró reunir que es posible que se hay dado
origen a la primera agrupación de escritos bien organizados. Que fueron
ganando fuerza como instrumentos de control de las riquezas y poder, en las
civilizaciones venideras.
Hacia el siglo XII y XIII se tiene registro de los primeros indicios de
documentación con información financiera.
Hacia el siglo XVI se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con
algunos requerimientos que rigen en la actualidad.
Hacia el siglo XV y XVI se identificó a España, en cabeza de Carlos I, como
pionero de los archivos.
En el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, se toma conciencia de la
funcionalidad de los archivos y la importancia reunir o recopilar documentos en
archivos.
Actualmente en países desarrollados el interés por la investigación se apoya en
los archivos existentes, donde no solo se puede encontrar documentos
textuales, sino otra clase de soportes documentales, los archivos recopilan,
conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una
entidad o persona en función de las actividades de que estén realizando.

Cualidades de los archivos

Sabemos que un archivo es de suma importancia en una organización y que
debe tener una correcta implementación ya que se debe contar con
herramientas sustentables de la información generada para el correcto uso de
ellas.
Características de los documentos que componen un archivo:
Económicos: ahorra costos derivados del tiempo y personal encargado del
archivo.
Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: permiten el trabajo de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Técnicos: se registra las situaciones en la toma de decisiones del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Según la función y uso.
Archivo Activo.

Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia
de la información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos
sean documentos de fecha actual o años anteriores, que se encuentren en
proceso de tramitación, sino lo son en su creación lo son en su modificación
motivo suficiente para que sean considerados importantes.

Archivo Semiactivo.

Este comprende información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta
no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de
observancia cotidiana.

Archivo inactivo

Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de

conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o históricas.

Por su organización.

Centralizado.

Cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la

organización, que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin
mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos
estos archivos son guardados en un solo organizador.

Descentralizado.

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su

propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos
podrá organizar, crear y mantener en guardado los documentos que cree y
modifique.

Según su ciclo vital.

archivo de Gestión:

Es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Central:

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos

de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

Archivo Histórico:

Es el archivo al cual se transfiere del archivo central o de gestión los

documentos que deben de conservarse permanentemente dado su valor
histórico.

Categorización de los archivos.

Se clasifican en:

Archivo general de la nación.

Archivo general del departamento

Archivo general del municipio

Archivo general del distrito.

Aplicación en medio actual.

La importancia del Archivo en una empresa moderna, es la memoria en general

de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su
buen funcionamiento. Un archivo debe tener las herramientas necesarias para
facilitar la búsqueda de documentos o cualquier tipo de archivo.
 Bibliografía.

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institutio
n/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/index.html

https://www.archivogeneral.gov.co/politica/politicas