Inventario físico de almacén Es una forma de verificación física que consiste en

constatar la existencia o presencia real de los suministros, insumos, repuestos y

otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de conservación y
condiciones de seguridad

Recursos Humanos
Para conocer los Recursos Humanos de los que disponemos, prepararemos un
listado de todo el personal que participará en el recuento, por centro, asignando
las siguientes funciones:
  Responsible general del inventario
 Supervisores por Centro
 Equipos de recuento
 Equipos de introducción de datos
 Contador
 Jefe de almacen

Equipamientos
En función de los productos y tipo de estanterías a contar, preveremos el
equipamiento necesario, que en muchos casos habrá que alquilar:
 Plataformas elevadoras
 Básculas para material a granel y/o productos pequeños
 Material básico por equipo de recuento: calculadoras, etc
 Lectores de introducción de datos

Software Inventario Físico

La función del software para realizar un inventario físico es la generación de
listados recuento, introducción de recuentos, seguimiento y comparación recuento
final con inventario teórico.
los software en la nube o sistemas ERP. Estos sistemas deben de tener la
capacidad de generar beneficios para la toma de tus inventarios.
Estos beneficios pueden ser:
  Información de tus inventarios en tiempo real.
 Capacidad de crear multi-almacén.
 Facilidad de enlazar otros procesos de tu empresa a tus inventarios, por
ejemplo: Compras, Facturación electrónica, Contabilidad Electrónica, etc.
Hoy puedes mejorar tu proceso comercial y ahorrar tiempo al integrar cada una de
las áreas involucradas en este proceso

Manual de Instrucciones
El Manual de Instrucciones es el documento más importante en la planificación del
inventario físico. En él se detallan todas las instrucciones que se deberán seguir
para su correcta ejecución: fechas, centros, horarios, equipos, operativa, etc., y
resuelve cualquier duda que pueda surgir durante su realización. Este manual
debe distribuirse con la suficiente antelación a todo el personal que intervenga
directa ó indirectamente en el recuento y es susceptible de mejora a través de
posteriores revisiones como parte integrante del manual de calidad de la empresa.

Hora de Corte Operaciones 

El manual de instrucciones informa de los días de inventarios y establece la hora
de corte operacional, previamente acordada con dirección general. Salvo que la
empresa no pueda detener su actividad, la hora de corte indica el momento a
partir del cual todos los productos almacenados han sido procesados en el
sistema y ya no se podrá realizar ningún otro movimiento hasta que se recupere la
actividad normal.

Horario Recuento
El horario de recuento debe planificarse en función del número de ubicaciones a
contar, equipos disponibles y velocidad estimada de conteo (ubicaciones por
hora). En este apartado se detallan los horarios de recuento, las pausas, el horario
de comidas y la hora de finalización prevista. Es de suma importancia que todo el
personal disponga de esta información para evitar pausas no planificadas y
conseguir una gestión adecuada del tiempo disponible.

Equipos
Disponemos de dos equipos, el que realiza el recuento físico y el que introduce los
recuentos en el sistema. Normalmente, el equipo de recuento lo componen 2
personas. Es importante que la composición de cada equipo la realice una
persona que conozca el perfil de cada individuo, habilidades y funciones dentro de
la empresa para que estos estén compensados. Cada equipo de recuento es
codificado (A,B,C…) y el nombre de sus componentes publicado en el manual de
instrucciones.
Antes de iniciar el recuento físico es recomendable realizar copias de seguridad
de todas las bases de datos de stocks, sobre todo en el caso de trabajar con
aplicaciones que actualizan directamente el inventario teórico con el inventario
contado.

Listados Recuento
Es necesario configurar listados de recuento por zonas y equipos. En el listado
aparecerá la información básica del producto a contar: ubicación, código artículo,
descripción, unidad de medida, etc., y el equipo de recuento anotará la cantidad
contada en la ubicación. El número de ubicaciones por listado tiene que acotarse
para combinar el recuento físico con la entrada de datos. Por ejemplo, 100
ubicaciones por listado. Estos listados se imprimen después de la hora de corte.

Segundo Recuento
Existen 2 modos diferentes de configurar los segundos recuentos:
1. Todo el inventario es recontado dos veces. En estos casos el programa de
inventarios selecciona el recuento que ha sido mas favorable respecto del
inventario teórico.
2. El primer recuento es sometido a un filtro de diferencias por valor y/o unidades
y, en función de la desviación, se solicita un segundo recuento. Normalmente en
estos casos se mantiene el último recuento realizado.

Revisión Final y Cierre

Terminados los recuentos se genera un informe donde aparecen ordenadas, de
mayor a menor, las diferencias absolutas encontradas, tanto por valor como por
unidades. Este listado es verificado por el supervisor de inventario, el cual
comprobará junto a los equipos de recuento que el conteo de las mayores
diferencias es correcto y dará el inventario por finalizado. Los posibles motivos de
estas diferencias se analizarán posteriormente para reportarlo en el informe
general de inventario.

7. Informe Final 
El informe final de inventario incluye los siguientes documentos: 
1. Cuadro diferencias indicando inventario inicial, inventario final, diferencias y %,
por valor y por unidades
2. Listado de las 10 primeras diferencias absolutas encontradas, indicando los
posibles motivos que provocaron estas diferencias.
3. Comparativa con resultados inventario anual anterior
4. Medidas propuestas para mejorar la gestión de stocks 
5. 5 últimas entradas/salidas antes y después de la hora de corte.