Secretaría de Juventudes

La Rioja
CURSO EXCEL BÁSICO
Año 2020
Clase 2: Empezando a trabajar con Excel

Docente: Lic. Millicay Juan Pablo

 Empezando a trabajar con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar
las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Conceptos de Excel
En caso de no tener claros algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de
cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... Vamos hacer un repaso:
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel. Para entender mejor cada uno de los
conceptos explicados te aconsejo abrir una ventana con Excel y comprobarlo.

A continuación explicaremos cada unos de los conceptos básicos.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que la computadora los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel: en la barra de título de la parte
superior de la ventana verás como pone Libro1 - Excel.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de
cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será
Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Nótese que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se
hayan guardado. En ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de 1 hoja aunque el
número de éstas puede variar entre 1 y un número bastante alto, limitado por la cantidad de memoria
disponible. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de
trabajo. Cada una de ellas, según se vayan agregando, serán nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten
realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras,
por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Columna

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación
el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna
A y la fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1. Si observas la ventana de
Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente. Fila

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para

trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica
porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda

activa, y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que

es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como
una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo
de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las
distintas formas de definir un rango. A1: Celda Activa
Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013
 Empezando a trabajar con Excel
Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de
las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila (letra y numero) en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de
fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda D15 deberás escribirlo en la caja de texto (donde se muestra A1) y pulsar
la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la
celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1 hoja de
cálculo aunque podemos agregar más haciendo clic cobre el botón nueva hoja.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás cómo en nuestro caso hemos agregados nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos un total de
8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja4.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3
pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la
izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Si el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y
aparecerán desactivados.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el
dibujo siguiente:

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a
continuación:

• INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.

• TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la
celda contigua hacia la derecha.

• CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el

valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su

valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la
barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre
el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y
aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda. Tendremos que
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

Mas adelante veremos cuales son todos los posibles errores con que podemos encontrarnos al
trabajar con formulas

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al
pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda
inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde,
después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando
la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder
éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada
de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada,

después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es cuando
podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de

la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre ésta.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Tipos De Datos

En una Hoja de cálculo, los distintos Tipos De Datos que podemos introducir son:

1- VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto.

2- FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Tipos de datos
Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas y texto, entre otros. Si bien al
ingresarlos en las celdas, estos son detectados de manera automática, el programa no siempre interpreta
de modo correcto lo que deseamos, y por eso es necesario saber cómo lograr que cada dato se
corresponda con su tipo específico. En esta sección, centraremos nuestra atención en identificar tres tipos
de datos principales: números, texto y fechas.
Número
El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras planillas de cálculo. Al ingresar un número
en una celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha. Los
principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes:
• Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el separador de miles (.). La
función de estos últimos elementos podrán variar según la configuración regional del sistema operativo
de la computadora en la que estemos trabajando.
• Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como separador decimal, al igual que la
coma (,) del teclado alfanumérico.
• El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado como separador de miles.
• Podemos agregar un signo monetario, como $ o €, al asignar un formato de celda monetario. El uso de
los símbolos + (más), - (menos),* (multiplicar) y / (dividir) junto con los números será interpretado como un
cálculo válido si ingresamos el signo = (igual) o + (más) adelante. Por ejemplo: =100*3,5.
 Empezando a trabajar con Excel
• Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo, Excel dividirá el valor por
100, pero mostrará el número ingresado seguido de del signo %. Por ejemplo, si escribimos 40%, eso es lo
que veremos en la celda, aunque el valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 40 y le aplicamos el
singo % desde la cinta de opciones, lo que veremos es 400%. Para que se muestre 40%, debemos escribir
0,40 y luego aplicar % desde la cinta.
 Texto
El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir, conjuntos de letras,
símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para escribir nombres, rotular información y describir
características, entre otras posibilidades. Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de
manera automática este tipo de dato y, de manera predeterminada, lo alineará a la izquierda, al igual que si
ingresamos una combinación de números y letras más símbolos. Esto puede cambiar si el texto comienza
con el signo igual (=) o con el signo más (+) o menos (-). El programa interpretará que lo que sigue es una
fórmula de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponer el
carácter comilla simple (‘).

La inclusión de textos dentro de las planillas ayuda a

interpretar los datos ingresados.
 Empezando a trabajar con Excel
Fecha y hora
Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al ingresar dos o tres números
separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Por ejemplo, si
ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En el caso de que sea 25-2-13, veremos 25/02/2013.
El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de la configuración regional
establecida en el sistema operativo. La configuración regional por defecto, en la mayoría de los países de
habla hispana, es dd/mm/aaaa (día/mes/año); y en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa (mes/día/año).

Además, una fecha como 15/2/2013 tendrá formato de

Fecha corta, mientras que viernes, 15 de febrero de
2013 tendrá formato de Fecha larga. Ahora, si
queremos ingresar un dato en formato de hora, lo
hacemos escribiendo dos números (hora y minutos)
separados por dos puntos (:). Así se interpretará el
formato de hora hh:mm (hora:minuto). En cambio, si
ingresamos tres números separados con dos puntos (:)
se toman como hh:mm:ss (hora:minuto:segundo).

Desde el grupo Número de la ficha Inicio, desplegamos

las diferentes opciones para aplicar formatos a los datos.
 Empezando a trabajar con Excel
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :

Operadores aritméticos

Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y
operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores
aritméticos de Excel:
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :

Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como operador ya que al

ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que Excel realice una división entre
100 de manera automática.
Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013
 Empezando a trabajar con Excel
Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el
resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo
contrario obtendremos como resultado el valor FALSO.
A continuación tenemos la lista de operadores de comparación:

Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel que nos permiten
ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación
para unir el valor de dos cadenas de texto.

Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola
referencia.

Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España, entonces el operador de unión será
el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Precedencia de operadores
Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el orden en que
dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden de precedencia que
determina la manera en que Excel hace los cálculos:

Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel realizará los
cálculos de izquierda a derecha.

Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013

 Empezando a trabajar con Excel
Cómo controlar el orden de precedencia
La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en Excel es utilizando
paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos
otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará primero. En la siguiente imagen puedes
observar cómo se modifica el resultado de una fórmula al incluir paréntesis.

Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el paréntesis que
tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces
se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas.

De esta manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es una
fórmula de Excel.
Lic. Millicay Juan Pablo – Curso Excel 2013
MUCHAS GRACIAS

Lic. En Sistemas - Millicay Juan Pablo

E-mail: juan22milli@gmail.com
Teléf.: 0380-154494096