Jessica Johana contreras carrillo

Cc 1094283267

TALLER ANÁLISIS Y ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Actividad: Caracterización y procedimientos de calidad

1. Después de haber establecido el mapa de procesos de la empresa cámara de comercio de pamplona.

en la actividad anterior, realice la caracterización de un proceso de apoyo de la empresa. La
caracterización debe ser realizada de acuerdo al formato o indicaciones dadas por la empresa o docente;
 1.1 Proceso misional

CYP-CA-01
Versión: 001
Página 1 de 4
Nombre de la empresa: CAMARA DE COMERCIO PAMPLONA
Caracterización de proceso

Nombre del proceso Comunicaciones Líder del proceso COMUNICACIONES

Objetivo del proceso
Fortalecer la imagen corporativa, percepción y prestigio de la Cámara de Comercio de Pamplona a través de la
implementación de la comunicación estratégica para público externo e interno.

Responsable del proceso a Profesional de comunicaciones

nivel regional
Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes
Revisar la ejecución de plan de trabajo de
Plan estratégico y comunicaciones de la vigencia anterior. Todos los procesos
Presidencia ejecutiva CYP -PL-01 Plan de P Plan anual de trabajo
necesidades Identificación de necesidades de medios y de comunicaciones
comunicacionales comunicación de los planes de trabajo de
las otras áreas.

Todos los procesos y Datos básicos P Planear la divulgación de la información. Plan de Comunicaciones.
Entidades públicas y comunicaciones y
privadas. medios.
 Plan estratégico Revisar la ejecución de plan de trabajo de Todos los
P y comunicaciones de la vigencia anterior. procesos
Plan anual de trabajo
Presidencia ejecutiva CYP -PL-01 Plan de
de comunicaciones
necesidades Identificación de necesidades de medios y
comunicacionales comunicación de los planes de trabajo de
las otras áreas.
Todos los procesos y Datos básicos P Planear la divulgación de la información. Plan de Comunicaciones.
Entidades públicas y comunicaciones y
privadas. medios.
Información. P Planear la divulgación de la información. Todos los
CYP-FO-01 Formato de Información procesos.
Todos los procesos.
comunicación y medios divulgada.

Información de la P Planear el apoyo a la logística. Entidades

Cartas de solicitud a
Comunicaciones. actividad. públicas y
entidades.
privadas.
Pieza informativa. Partes
Todos los procesos. Información. (boletines, interesadas
CYP-FO-0 Formato de H Realizar la pieza informativa comunicados, registros pertinentes
comunicación y medios de las actividades,
publicaciones, diseño
de piezas
comunicativas)
Todos los procesos y Información difundida. Partes
Entidades públicas y Información. H (boletines, interesadas
privadas. comunicados, registros pertinentes
Difundir información. de las actividades,
publicaciones, diseño
de piezas
comunicativas)
 Manual de imagen Todos los
Todos los procesos Solicitudes internas H Comunicación organizacional corporativa procesos

Talleres internos

Protocolo y
presentación de
eventos
Comunicaciones. Información. Hacer el diseño de piezas comunicativas Diseño final de las Todos los
Necesidades de los H piezas comunicativas. procesos
procesos
Comunicaciones. Cotizaciones. H Selección del proveedor Sistemas,
COM – FO – 08 compras e
Proveedor
Formato de solicitud de infraestructura
seleccionado
cotizaciones.

Comunicaciones y empresas Producto elaborado. H Entregar el producto a la dependencia que CYP-FO-03Formato de Comunicaciones.
de diseño lo solicito. entrega de producto
Comunicaciones y empresas Producto elaborado. H Divulgar el producto a las entidades Divulgación del Proceso que lo
de diseño correspondientes producto. solicite.
Comunicaciones. Lineamientos de la
La necesidad de V Verificar el proceso de comunicación. dirección. Comunicaciones.
verificación. Oportunidades de
Mejora.
Comunicaciones V Verificar el diseño y la entrega de las CYP-FO-02 Formato de Comunicaciones.
Piezas comunicativas
piezas comunicativas. diseño y publicidad
Comunicaciones La necesidad de V Verificar los registros fotográficos en video Carpeta de archivo Comunicaciones.
evaluación y escritos fotográfico escritos y de
Cd y carpeta dossier video.
Comunicaciones A Mejorar continuamente el proceso, Mejora al proceso a Comunicaciones.
Informe de Resultado mediante la aplicación de acciones través de Acciones
de Auditorías Internas correctivas y de mejora. Correctivas, y de
Mejora.

Estado de las Acciones

Correctivas, y de Mejora
al Proceso.

Comunicaciones No Conformidades del A Verificación de la efectividad de las Informe de la eficacia Comunicaciones.

Proceso acciones tomadas. de las acciones.

Riesgos Ver mapa de riesgos vigente Indicadores Ver indicador

Requisitos

CONTROL DE DOCUMENTO
Nombre Cargo Fecha
Elaboro Jessica Johana contreras carrillo practicante 5/05/2020
Reviso Jefe de registros Públicos y Conciliación Jefe de registros Públicos y Conciliación 8/05/2020
Aprobó Líder de Gestión de Calidad Líder de Gestión de Calidad 10/05/2020
2. Realice los procedimientos de mínimo una de las actividades establecidas en el proceso de apoyo
seleccionado en el punto anterior, por ejemplo: Actividad del proceso de apoyo de compras: Adquirir los
insumos y suministros necesarios para la realización del producto. Procedimiento: Compra de insumos y
suministros

Proceso comunicaciones
Procedimiento publicidad

Objetivo
Fortalecer la imagen corporativa, percepción y prestigio de la Cámara de Comercio de
Pamplona a través de la implementación de la comunicación estratégica para público
externo e interno.

Responsables
Profesional de comunicaciones
Alcance
Desde la solitud de la publicación de la información para el público interno y externo de
la Cámara de Comercio de Pamplona hasta archivar la evidencia de la actividad.

Definiciones

PUBLICIDAD Es el conjunto de estrategias con las que una empresa da a conocer sus
productos a la sociedad.

PIEZAS son un conjunto de productos visuales que se adaptan a las necesidades de un

COMUNICATIVAS usuario determinado como los folletos, pendones etc.
 VIDEOS Es un sistema de grabación y reproducción de imágenes, que pueden estar
acompañadas de sonidos y que se realiza a través de una cinta magnética.

FOTOGRAFIA Técnica de obtención de imágenes por la acción química de la luz sobre una
superficie con unas características determinadas.
REDES SOCIALES Son sitios de Internet formados por comunidades de individuos que comparten
intereses o actividades, como ser amistad, parentesco, trabajo, hobbies, y que
permiten intercambio de información.

COMUNICACIONES Conjunto de medios que sirven para poner en contacto lugares o personas,
especialmente, los servicios de correos, teléfonos, emisoras, páginas web.

Condiciones generales

No aplica

Descripción del procedimiento

Actividad Insumos Descripción Resultados Registros Medio de responsables

archivo
Planear el diseño información Se planea de Plan de acción Formato Director de
de piezas que requieran acuerdo a la para Piezas Digital comunicaciones
comunicativas. las información que comunicativas
dependencias requieran las
dependencias o
 o entidades entidades
públicas. públicas, en
algún caso de
alguna actividad
conjunta, y
posteriormente
se entrega a la
empresa de
diseño
Hacer el diseño de Información Se utilizan un Diseño final Formato Digital Director de
piezas de las software de de las piezas comunicaciones
comunicativas. Necesidades diseño para comunicativas.
de los crear las piezas
procesos comunicativas
de acuerdo a la
información y
que generen un
impacto positivo
en cada
campaña
Analizar y aprobar Propuesta de Revisar la Propuesta de Formato digital Director de
el diseño de las diseño propuesta de diseño comunicaciones
piezas diseño y aprobar aprobada
comunicativas. el proceso de
impresión.

Solicitud de Solicitar Propuesta Formato Digital o Director de

Planear la cotizaciones cotizaciones económica impresa comunicaciones
ejecución del costo para escoger la aprobada
del producto mejor propuesta
 económica del
producto.

Tiempos de Una vez Tiempo de Formato impreso Director de

entrega aprobado el entrega comunicaciones
Planear tiempos de posibles producto se establecido
entrega del establece el
producto. tiempo de
entrega.

Propuesta Pasarla la Pago de las Formato impreso Director de

Realizar la económica propuesta piezas comunicaciones
ejecución del costo aprobada económica ya comunicativas
del producto. aprobada al área
financiera para
su respectivo
pago. (en caso
que lo amerite)
Entregar el Producto Cuando se tenga Entrega de las Formato Digital o Director de
producto a la elaborado el producto listo piezas impreso comunicaciones
dependencia que para su comunicativas
lo solicito. divulgación se
entregará a la
dependencia
solicitada
Producto Divulgar a través Producto Formato Digital o Director de
Divulgar el elaborado de nuestros divulgado impreso comunicaciones
producto a las canales de
entidades comunicación:
correspondientes. páginas web,
redes sociales
(Facebook,
Twitter,
Instagram) la
pieza
publicitaria.
Diagrama de flujo
Documentos de referencia

Sistema de gestión de calidad,

- NTC-ISO 9000:2005 fundamentos y vocabulario.

Sistema de gestión de calidad

- NTC-ISO 9001:2015