ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Evidencia numero 3
“informe administración documental”

Presentado por:
DANIELA CARABALLO TORRE

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Valledupar-Cesar
2020
INTRODUCCIÓN

Gestión documental en Colombia, acorde al artículo 6 del decreto 2609 de 2012

debe entenderse como el conjunto de directrices establecidas por una entidad
para tener un marco conceptual claro para la gestión física y electrónica.
Actividades de radicación según tipos de documentos:

1. Memorando

Se debe enviar mediante aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a

menos que a la dependencia destinaria lo exija para procesos o tramites.

Después de enviado el documento por medio del aplicativo, si es requerido

en forma física por el destinario y para confirmar su recibido, se envía con
el mensajero interno justo con el formato interno del despacho de
comunicaciones, relacionando el asunto, nro. de radicación generado por el
SGD con el fin de tener la evidencia del envió del documento. Así mismo el
destinario deberá firmar dicho formato y devolverlo a la entidad remisoria.

2. Correo electrónico
La receptora verifica firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos
que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, re registra y
radica en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento
señalando datos (nombres, código de la dependencia remitente, numero de
radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable
del trámite, anexos y tiempo de respuesta si el documento lo amerita)
Se hacen entrega de los documentos en la entidad correspondiente, esta
misma certifica la entrega como constancia de recibido.

3. Comunicaciones oficiales vía fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán

teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series
establecidas en las tablas de retención documental, para su radicación en
la Ventanilla Única.
Cuando se hace recepción po la ventanilla se procede a:
Escanear
Imprimir lo cual permite su permanencia, duración y conservación.
Se procede a registrar y radical, para de esta manera distribuir a la
dependencia destinaria.
4. Peticiones, Quejas y Reclamos.

 Estas deben de ser realizados por medio de formatos propios para

estas. Aquí se coloca el nombre del destinario o dependencia a la
cual se dirige.
 Nombre de quien realiza el solicitante o representante de este tipo de
documentos.
 Datos del remitente a quién se dirigir la respuesta del peticionario-
apoderado
 Hechos de la PQRSF
 Relación de documento que lo sustentan.
 Firma del peticionario
 Una vez se tenga realizado se envía al destinario y este verifica los
requisitos antes mencionado. Y este debe de ser tramitados en el
menos tiempo posible.
Tiempos de atención para los PQRSF
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

 La dependencia hace recepción a través de la ventanilla única o de

otra dependencia.
 Deben de ser atendidas en los tiempos antes ya mencionados.
 Una vez entregada y revisada se entrega al jefe o dependencia que
lo amerite para el proceso de chequeo y control del documento. Y
proceder a la firma del mismo.
 Terminado el proceso de PQRSF se archiva en documento en la
seria correspondiente.

5. Carta
Una vez realizado dicho documento con los pasos a pasos exigidos los
cuales son:
Buena presentación
Manejo ortográfico adecuado
Modelo de cara asignado
Modelo de tamaño y tipo de letra
Firma
Anexos que pueda llevar el documento

Se procede a la verificación de los datos remisorios.

Se deben tener en cuenta estos pasos:
1. Recepción
2. Identificación de los datos
3. Verificación del documento (contenido, anexos y copias)
4. Radicar el documento con el numero consecutivo, fecha, hora, anexo,
folio, recibido.
5. Llevarla al registro de comunicaciones recibidas de acuerdo al orden
establecido.
6. Distribuir a la dependencia o persona correspondiente.