3.

4 Actividades de transferencia del conocimiento

Subactividad No 1: Descripción del inventario

Describa cómo el negocio objeto de estudio seleccionado por usted en la guía anterior,
maneja los inventarios (en aspectos relacionados con control de las existencias y la gestión
de los inventarios).

Subactividad no 2: Diseñar el Plan de inventario al ente económico seleccionado para

el desarrollo del proyecto formativo, que contenga:

 Sistema de inventario
 Un método de valuación que se utilizaría en el negocio.

Debe soportar y argumentar porque se seleccionado determinado sistema de inventario y

método valuación de acuerdo a las características que tenga su negocio.

Subactividad No 3: Realizar el inventario.

Seleccionar mínimo 3 productos que oferte el negocio seleccionado por usted y realizar el
inventario con el método seleccionado en la subactividad No. 2 utilizando la tarjeta kardex.
Hacerlo en relación a información real suministrada por el ente económico.

SUB ACTIVIDAD 1

GESTIÓN DE INVENTARIOS.
 
Se entiende por Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias
de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable y
productivo de nuestra empresa, la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los
procedimientos de entradas y salidas de nuestros productos.
 
En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades básicas a saber:
 
1. Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para
consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar y
podemos detallar estos procesos como:
-Toma física de inventarios
-Auditoria de existencias
-Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y     salidas)
-Conteos fisicos
 
2. Análisis de inventarios: La cual está referida a todos los análisis estadísticos que se realicen
para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos
tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando
siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías
aplicables para lograr este fin son:

- Kardex
-Just in Time (justo a tiempo) o formula de optimización de los productos

 
Definición:

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.

Función de los inventarios:

 
Es importante mencionar que los inventarios son vitales para la salud de la empresa, por lo tanto
su función es vital ya que:

1)     Ayuda a la independencia de la relación operación – continuidad de las variaciones de

demanda.

2)     Determina condiciones económicas de aprovisionamiento.

3)     Determina las óptimas secuencias de operaciones.

4)     Hace uso óptimo de la capacidad productiva.

 
Tipos de inventarios:
 
Los inventarios de acuerdo a las características físicas de los objetos a contar, pueden ser de
los siguientes tipos:
Existe otra clasificación de inventarios que se refiere a la concepción logística del mismo, los
cuales son los siguientes:
 
1. Inventarios cíclicos o de lote: Se generan al producir en lotes no de manera continua. Estos
inventarios facilitan las operaciones en sistemas clásicos de producción, porque permiten que el
sistema productivo no se detenga.

2. Inventarios estaciónales (por estación): Son aquellos donde se contabilizan los productos que
poseen demandas que dependen de alguna estación o periodo de tiempo específico. Un ejemplo
de estos puede ser: los paraguas, los juguetes y los artículos de moda.

3. Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar variaciones en la demanda o para

cubrir errores en la estimación de la misma. Estos inventarios derivan del hecho de que la
demanda de un bien o servicio proviene usualmente de estudios de mercado que difícilmente
ofrecen una precisión total.

Inventario físico:
 
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de
los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística
física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotada en los
ficheros de existencias (FE) o en el banco de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el
nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquello que
hay en existencia en la empresa. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en
el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el
inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el depósito, entre otras. 

El inventario físico es importante por las siguientes razones:

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias
físicas (cantidad real en existencia).

2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores
monetarios.

3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de
balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

 
La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de
inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para   verificar, en realidad, la existencia
del material y la aproximación del consumo real.

Importancia del inventario:

 
El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administración de
empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. Si se mantienen
inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a tener problemas de liquidez
financiera, esto ocurre porque un inventario "parado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor
utilizados en funciones mas productivas de la organización. Además, el inventario "parado" tiende
a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse. Por otro lado, si se
mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a los clientes de forma
satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y pérdida de mercado, al no afirmar la
confiabilidad de los clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuaciones del
mercado. Es vital para toda empresa, industria y comercio llevar inventarios sanos, ya que esto
garantizará una mayor confiabilidad en el proceso diarios de movimiento de sus productos dentro
de los almacenes. 

Criterios de valoración de las salidas del almacén

Las entradas de existencias en el almacén se valoran por su precio de adquisición o coste de

producción, pero esas existencias van a salir paulatinamente del almacén, bien para ser vendidas,
bien para incorporarse al proceso productivo.

La normativa vigente propone y recomienda unos   criterios de valoración para los casos en que
las normas del precio de adquisición y del coste de producción son insuficientes para valorar
individualmente las existencias de la empresa. Se trata de los criterios PMP, FIFO y LIFO, tres
métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las existencias
almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación.
o Criterio PMP (Precio Medio Ponderado) . Consiste en calcular el valor medio de las
existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Si p es el precio o
valor y q la cantidad de existencias o de producto entrante, el PMP se calcula de la siguiente
manera: Las entradas se registran a su valor y las existencias y las salidas al PMP
correspondiente.
o Criterio FIFO (acrónimo de su denominación en inglés First In, First Out : primera
entrada, primera salida). El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las
primeras unidades físicas que entraron. De esta forma, las existencias salen del almacén
valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran a su valor de
entrada respetando el orden cronológico.
o Criterio LIFO (corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out:  última entrada,
primera salida). El valor de la salida de las existencias es el precio de las últimas que
entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en orden inverso al que entraron.
Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando también el orden cronológico.

 Codificación e identificación de las existencias.

La primera cuestión que viene a la mente cuando se trata de establecer una organización de
cualquier almacén, es la determinar el método que será preciso adoptar para identificar y poder
seguir , paso a paso, cada existencia de material almacenado. Por tanto,   se necesita establecer
una nomenclatura que sirva para identificar y clasificar el tipo de existencia , indicando el
material que la componen y sus particulares características.
3.3.1.-Codificación de los materiales.-
Es evidente la necesidad de administrar técnicamente un proceso de codificación y nomenclatura
dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios acorde a características comunes o
propias de los materiales y su comportamiento en los flujos de distribución de los materiales
durante todas las fases de recepción, almacenaje, producción y expedición.

La introducción de un articulo de las existencias en la nomenclatura elegida, necesita un examen

preciso de su naturaleza y denominación, debiendo considerar como imprescindibles los
siguientes elementos de identificación que tienen que verse representados en la codificación
alfa-numérica a emplear:

o Nombre
o Material que lo constituye
o Las dimensiones
o El uso
 o La referencia: si se trata de una pieza fabricada por o para la empresa, el numero
de plano o la especificación, citando la marca o numero de referencia de un plano de
conjunto o el de un catalogo y el nombre del fabricante
o La unidad de cuenta: kilogramo, litro, centenar, millar, etc.
o El o los servicios utilizadores

IDENTICICACION POR CODIGO DE BARRAS

Se trata de una sucesión de barras oscuras sobre un fondo claro que permite el uso de
lectores ópticos. Las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de
caracteres.
Esta tecnología permite alta precisión y velocidad en la captura de datos. En almacenes,
facilita la consignación de entrada y salida de materiales , su trazabilidad y la toma física
de inventarios.

o Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo.

o Rápido control del stock de mercancías.
o Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en
cada momento.
o El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su
comprobación y eventual reclamación.
o Se imprime a bajos costos.
o Posee porcentajes muy bajos de error.
o Permite capturar rápidamente los datos.
o Los equipos de lectura e impresión de código de barras son fáciles de conectar e instalar.
o Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.

Plazo o Período de Entrega “o tiempo de espera

, que se define como el tiempo que transcurre entre la detección de la necesidad de efectuar un
pedido por lo que se lanza una orden de pedido hasta que esta se recibe en su totalidad en el
almacén del comprador , instante en que el material correspondiente está a punto para su
consumo o uso. .Aparece cuando no es posible atender la demanda por falta de existencias
(ruptura de stocks) .A veces el período de entrega es conocido, mientras que la demanda no;
otras veces ambos tienen un carácter probabilista. Este desconocimiento puede dar lugar a
situaciones no deseables El tiempo de espera se suele desglosar en distintos componentes, a
saber:
o Tiempo de trabajos administrativos  : Son el tiempo empleado en el lanzamiento de la
orden de pedido, rellenando los impresos, efectuando comprobaciones, actualizando ficheros,
etc.
o Tiempo de transito de la orden: Es el tiempo que transcurre entre la recepción de la orden
del pedido por el proveedor , el cual sera despreciable si se realiza por otro medio fuera del
correo postal, como vía teléfono,fax o internet.
o Tiempo del proveedor :Es el tiempo que tarda el proveedor en gestionar el pedido
recibido, siendo el mas difícil de predecir, ademas de depender de la situación del articulo
solicitado en el inventario del proveedor.
o Tiempo de transito del pedido:Es el tiempo que se tarda en realizar el transporte del
pedido al destino del comprador, que, por tanto, dependerá del tipo de transporte utilizado.
o Tiempo de recepción : Es el tiempo que transcurre entre la llegada y recepción del pedido
y su disponibilidad en el almacén. Normalmente este tiempo no suele considerarse, aunque
puede llegar a ser de cierto peso al tener en cuenta la gestión de del control de calidad y sus
inspecciones, así como la posterior ubicación de los artículos del pedido en el almacén
pertinente.
o Tiempo de revisión : En ocasiones es interesante tener en cuenta este tiempo, que surge
cuando se utilizan sistemas de de informacion de revisión periódica en que el plazo de
reaprovisionamiento o tiempo durante el cual la única protección contra posibles roturas de
inventario es el tamaño de la orden de pedido emitida, en cuyo caso es importante incluir el
periodo o tiempo de revisión del inventario, con lo que la orden de pedido deberá
dimensionarse teniendo en cuenta una protección adecuada contra roturas de inventario
considerando también el tiempo de revisión, junto al resto de tiempos

SUBACTIVIDAD 2