¿QUÉ ES EXCEL Y PARA QUÉ SIRVE?

Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar
con datos numéricos. Con los números que almacenamos en Excel podremos
realizar cálculos aritméticos básicos y también podremos aplicar funciones
matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.

Excel nos facilita en gran medida el trabajo con números y nos permite analizarlos
fácilmente y generar reportes con herramientas como los gráficos y las tablas
dinámicas.

EXCEL ES UNA HOJA DE CÁLCULO

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de

cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para
simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la
automatización del trabajo contable.

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo

electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo ya
existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado:
SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no
era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que
tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo
más utilizada. Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se
posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y
comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año
1985.

Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma

Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya
consideraba una versión para la plataforma Windows. A partir de ese momento, la
hoja de cálculo de Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja
de cálculo más utilizada de todos los tiempos.

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la

pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada
por columnas y filas. De esta manera se forman pequeños recuadros que
conocemos como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que
estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección
será una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior
izquierda de la matriz tiene la dirección A1.

FUNCIONES DE EXCEL

Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de

nuestros cálculos, podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son
procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le
daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y
entregarnos el resultado correcto.

Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie de

valores numéricos y nos devolverá el promedio de todos ellos.
Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas
categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las
funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.

Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes

hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los
nombres de las categorías. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las
funciones que pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen
muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.

DATOS TABULARES EN EXCEL

Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas

disciplinas donde se necesiten datos tabulares. La gran cantidad de celdas, que
forman cada una de las hojas de un libro de Excel, nos facilitan el organizar los
datos de manera tabular.
Por esta razón Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar
formato a nuestros datos. Ya sea que necesitamos darles un formato de tabla de
Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos algún
estilo de celda.

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares
ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar
herramientas avanzadas para analizar dicha información.

GRÁFICOS EN EXCEL

Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares
alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos. El
hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e
interpretación de la información por lo que millones de usuarios de la aplicación
generan sus propios reportes en Excel.

PORQUÉ APRENDER A UTILIZAR EXCEL

La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles dentro de Excel podría

intimidar a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la
realidad es que hoy en día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el
ámbito laboral. Y no, Excel no es solamente una aplicación para contadores y
financieros. Excel se ha convertido en una herramienta de tratamiento de datos
que trasciende mucho más a la contabilidad ya que facilita la manipulación y
tratamiento de datos.

Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te
dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de
utilizar Excel. Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo
online y verás que el dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas.
FORMULAS

1. SUMA: esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta
tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo: =SUMA(A1:A50)

2. Restas: para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de
resta "-" entre ambas. Ejemplo: = A2 - A3

3. Multiplicaciones: para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar

entre ellas un asterisco *. Ejemplo: = A1 * A3 * A5 * A8

4. Divisiones: para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la
raya /. Ejemplo: = A2 / C2

5. La fórmula promedio devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas

que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Este resultado
también es conocido como media o media aritmética.

Uso: =PROMEDIO (celdas con números)

Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)

6. MAX y MIN

Si en lugar de querer saber la media aritmética deseas conocer cuál es el mayor

valor o el menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos fórmulas de
nombres previsibles: MAX y MIN. Las puedes usar con celdas separadas o rangos
de celdas.
Uso: =MAX(celdas) / =MIN(celdas)

Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)

7. SI.ERROR

SI.ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella puedes
evitar los errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en
el caso de que otra operación resulte un error. Esto es bastante común con
divisiones, pues cualquier división entre cero dará error, pudiendo provocar una
reacción en cadena de errores. La operación en cuestión puede ser una operación
o cualquier otra fórmula.

Uso: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error)

Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")

8. SI

SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes
devolver un resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo,
podrías usarlo para que una celda diga "APROBADO" si otra es un número
superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es inferior.

Uso: =SI(condición, valor si se cumple la condicion, valor si no se cumple)

Ejemplo: =SI(B2="Madrid","España","Otro país")

9. CONTARA

CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple
CONTAR, CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que
ignora son las celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas
entradas tiene una tabla, independientemente de si los datos son numéricos o no.
Uso: =CONTARA(rango de celdas)

Ejemplo: =CONTARA(A:A)

10. CONTAR.SI

La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará

el rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos.
Estos puede ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.

Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)

Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")

11. ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, y por
tanto resulta ideal cuando necesitas elegir algo al azar. El número generado
cambia cada vez que se regenera la hoja (por ejemplo, cuando escribes un nuevo
valor).

Uso: =ALEATORIO.ENTRE( numero menor, numero mayor)

Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)

12. DIAS

Los cálculos de fechas son siempre un tema peliagudo si los debes hacer a mano,
pero todo es mucho más fácil cuando una fórmula hace el trabajo duro por ti. DIAS
te dice el número de días que hay de diferencia entre dos fechas.

Uso: =DIAS( primera fecha, segunda fecha)

Ejemplo: =DIAS ("2/2/2018", B2)

 13. AHORA

Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el

momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que
abres la hoja o sus valores se recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo).
Esta fórmula no requiere de ningún parámetro.

Uso: =AHORA()

Ejemplo: =AHORA()

14. DIASEM

DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma
numérica el día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2, y
así sucesivamente, aunque hay varias formas de empezar a contar, como puedes
indicar en el segundo parámetro.

Uso: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta)

Para tipo de cuenta, debes usar uno de estos parámetros:

1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)

3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo)

15. HIPERVINCULO
Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres
crear un enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa fórmula es
HIPERVINCULO, con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda.

Uso: =HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )

Ejemplo: =HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")

16. TRANSPONER

TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial.
Debes aplicarla a una selección de filas que coincida de forma inversa con la tabla
que quieres trasponer. Por ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas,
necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas. Además, es una fórmula de matriz, así
que necesitas pulsar Control + Mayúsculas + Intro para aplicarla.

Uso: {=TRANSPONER { intervalo de celdas )}

Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}

17. REEMPLAZAR

REEMPLAZAR es una útil fórmula con la cual puedes insertar o reemplazar parte
de un texto. No consiste en reemplazar un texto por otro (esa es la fórmula
SUSTITUIR), sino en insertar un texto en determinada posición y, opcionalmente,
sustituyendo parte del texto original. Con sus dos parámetros eliges en qué
posición se inserta el texto, así como a cuántos caracteres se eliminarán del texto
original, después de esa posición

Uso: =REEMPLAZAR ( texto original, ubicación donde se inserta, caracteres del

texto original que se borran, texto a insertar )

Ejemplo: =REEMPLAZAR ( "Feliz Navidad", 6, 8, " Hanukkah")