Ministerio de Defensa

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA
SECCIÓN DE MANEJO Y DISPOSICIÓN DE BIENES

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ACTIVOS POR ADQUISIONES

MEDIANTE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR

OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para efectuar registro de activos fijos por adquisiciones
mediante la modalidad de contratación menor.
MARCO LEGAL: Decreto Supremo No.181 de 28 de junio de 2009 y sus
modificaciones.
TIEMPO PROMEDIO DE DURACIÓN: 3 meses.
TIPO DE PROCEDIMIENTO: Administrativo.

PROCEDIMIENTO.

1. Reparticiones del Ministerio de Defensa:

Mediante oficio solicita la asignación de uno o varios activos al Director General
de Asuntos Administrativos.

2. Director General de Asuntos Administrativos:

Mediante proveído deriva el trámite al Jefe de la Unidad Administrativa.

3. Jefe de la Unidad Administrativa:

Deriva mediante proveído el trámite a la Responsable de la Sección de Manejo y
Disposición de Bienes.

4. Responsable de la Sección de Manejo y Disposición de Bienes:

Deriva la solicitud al Encargado de Deposito para que se verifique la
disponibilidad de activos en depósito.

5. Encargado de Deposito:
Recibe y revisa la solicitud, luego procede de la siguiente manera:
5.1 En caso de existir activos disponibles, coordina con el Responsable de
Sección de Manejo y Disposición de Bienes para realizar la transferencia de
los activos en cuestión. (Retorna al numeral 4).
5.2 En caso de no existir activos disponibles, remite la respuesta al
Responsable de Sección de Manejo y Disposición de Bienes, para que
informe a la repartición solicitante. (Continua en el numeral 6).

6. Responsable de la Sección de Manejo y Disposición de Bienes:

Remite el trámite a la Profesional en Manejo y Disposición de Bienes.

7. Profesional de Manejo y Disposición de Bienes:

En vista de que no existen activos disponibles, elabora los siguientes
documentos:

Fecha de Actualización: mayo

2019
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- Pedido de bienes.
- Especificaciones Técnicas debidamente firmadas por el Profesional en Manejo
y Disposición de Bienes. misma que deberá contener la descripción detallada
del bien.
- Certificación de Disponibilidad Presupuestaria debidamente firmada.
- Informe de inexistencia del o los activos, del cual gestiona la firma del
Encargado de depósito.
- Una vez elaborados los documentos anteriormente citados, remite el trámite
a la Responsable de Sección de Manejo y Disposición de Bienes.

8. Responsable de la Sección de Manejo y Disposición de Bienes:

Remite el trámite al Jefe de la Unidad Administrativa.

9. Jefe de la Unidad Administrativa:

Remite el trámite mediante proveído a la Unidad de Contrataciones.

10. Unidad de Contrataciones:

Realiza el proceso de contratación, y una vez emitida la orden de compra remite
la misma a la Unidad Financiera.

11. Unidad Financiera –Sección de Presupuestos:

Elabora el comprobante de compromiso y lo remite al Jefe de la Unidad
Administrativa.

12. Jefe de la Unidad Administrativa:

Deriva mediante proveído la orden de compra al Responsable de la Sección de
Manejo y Disposición de Bienes.

13. Responsable de la Sección de Manejo y Disposición de Bienes:

Deriva la orden de compra al Técnico de Activos Fijos.

14. Técnico de Activos Fijos:

Procede de la siguiente manera:
- Recibe el bien, la nota de remisión y el certificado de garantía (si corresponde)
de la empresa proveedora.
- Efectúa el registro de ingreso y salida en el sistema interno a prueba e
imprime y firma la nota de ingreso y salida de Almacén.
- Remite una copia de la nota de ingreso a la Unidad de Contrataciones vía
conducto regular.
- Asimismo, gestiona la firma del usuario en la nota de salida como respaldo de
la entrega el activo a este último.
- Obtiene una copia de la documentación de respaldo y la archiva de forma
temporal hasta completar los requisitos para el registro en el SIAF.
- Por otro lado adjunta al trámite del proceso de compra la nota de ingreso, la
nota de salida, la nota de remisión y la copia fotostática del certificado de
garantía (si existiere) y remite a la Unidad Financiera.

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- Una vez que el trámite de compra culmine el proceso de pago, recibe la

fotocopia legalizada de la factura a través de la Unidad Administrativa y
Responsable de la Sección de Manejo y Disposición de Bienes.
- Adjunta la fotocopia legalizada de la factura a la documentación de respaldo
que archivó temporalmente.
- Finalmente remite a la Encargada de Registro SIAF los siguientes documentos
en fotocopia simple:
 Pedido
 Certificación Presupuestaria
 Especificaciones Técnicas
 Contrato
 Factura
 Nota de remisión
 Acta de Recepción
 Nota de ingreso a Almacén
 Certificado de Garantía (Documento Original)

15. Encargado de Registro SIAF:

De acuerdo a la documentación proporcionada realiza el registro del o los activos
en el SIAF, luego procede de la siguiente manera:
- Remite la primera copia del registro SIAF a la Sección de Contabilidad.
- Adjunta el reporte original a la copia de respaldo y finalmente archiva la
documentación.
- Entrega la otra copia del registro SIAF al Técnico en Activos Fijos.

16. Técnico en Activos Fijos:

Una vez recibido la copia del reporte SIAF procede de la siguiente manera:
- De acuerdo al código SIAF codifica el activo fijo adquirido.
- Realiza el alta y asignación del activo en el sistema interno a prueba.
- Realiza el acta de asignación con la fecha de la nota de la salida y gestiona la
firma del funcionario que utiliza el activo.
- Luego remite el original del acta de asignación a la Encargada de Registro
SIAF para su archivo.
- Actualiza el formulario No.10 del funcionario al que asignó el activo en el
sistema interno a prueba.
- Gestiona las firmas respectivas en el formulario 10, entrega una copia de
este documento al usuario del activo y archiva la otra copia.

FIN DE PROCEDIMIENTO
RESULTADO DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de activos mediante la modalidad
de contratación menor.
RIESGO: Registro erróneo de los activos fijos.
PUNTO DE CONTROL: Revisión de la documentación establecida en el numeral 5.

Fecha de Actualización: mayo

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