IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Secretaria Administrativa y de Recepción

PROCESO(S) AL QUE PERTENECE Planeación y comercial
CARGO JEFE INMEDIATO Asistente Administrativo

DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO

OBJETIVO

 Realizar funciones de recepción, digitación, archivo, comerciales y secretariales en

general

FUNCIONES

1. Planeación

 Controlar la existencia de los elementos necesarios como material de oficina, de

aseo, de servicios generales, en la empresa. Solicitar y realizar pedidos de papelería
acorde a requisiciones y por correo electrónico, con previa aprobación.
 Tramitar las cartas de los exámenes médicos ocupacionales de pre-ingreso,
periódicos o de retiro del personal.
 Recibir y realizar llamadas telefónicas proporcionando información rutinaria y pasar
las llamadas si el caso lo requiere al funcionario encargado, de lo contrario diligenciar
fenómeno y entregarlo oportunamente a su destinatario.
 Elaborar cheques en medio magnético o en máquina de escribir.
 Diligenciar a máquina o en medio magnéticolos formatos que sean requeridos por
diferentes funcionarios.
 Distribuir la correspondencia de la empresa que le sea entregada.
 Registrary programar fechas importantes que deben recordarse. Hacer seguimiento
a pago de obligaciones tales como servicios públicos, de telefonía, créditos, entre otros.
 Realizar seguimiento de correspondencia despachada
 Digitar informes, memos y gráficos, requeridos por los directivos de la empresa y
personal entre otros.
 Organizar y mantener los archivos de documentos, cartas, memos, llamados de
atención, comunicaciones, literatura, documentación en general de la empresa.
Informar su localización en el momento requerido.
 Enviar faxy e-mail en general. Confirmar recepción de los mismos.
 Ejecutar otras tareas conexas, según el criterio del Jefe inmediato
2. Administración de recursos humanos

 Tomar fotocopias de documentos solicitados

 Enviar planilla soporte de pago de aportes a clientes que así lo requieran.
 Realizar seguimiento a registros de alimentación (proveedor) y vales de taxi Vs.
Horas Extras del personal. Verificar existencia de la orden de ingreso / cliente / motivo
por el cual se generan las horas extras, alimentación y transporte.

3. Comercial
 Seguimiento a cotizaciones:
 Realizar llamadas de seguimiento para la autorización de cotizaciones
 Enviar correos electrónicos con las cotizaciones pendientes por autorización
 Generar reporte donde se registre el detalle de las cotizaciones y su
seguimiento.
 Atender las llamadas y solicitudes del cliente cuando sea necesario, direccionar al
funcionario que corresponda.
Al recibir llamadas con solicitud de recogida de equipos, preguntar:
 Nombre de la Empresa
 Nombre de la persona que llama
 Número de celular
 Potencia del motor
 Si el equipo es urgente, preguntar si los documentos se encuentran listos y
transmitir la información de manera oportuna al funcionario que coordina
transporte.
 Tramitar los diferentes documentos que se requieran para licitaciones, como
certificaciones comerciales, bancarias, de proveedores, entre otros.
 Dar apoyo cuando se requiera en la cotización de los motores nuevos y servicios en
general que la empresa, presta.
 Dar apoyo en todos los requerimientos del área comercial, que se requieran según
instrucciones del responsable del proceso.
 Sacar fotocopias de facturas de venta y documentos anexos de acuerdo a los
requerimientos de las diferentes áreas y procesos, previa autorización.
 Generar reportes del área comercial según solicitud de las diferentes necesidades
del proceso.

4. Sistema de Gestión Integrados

 Utilizar los elementos de protección personal cuando tenga que desplazarse a la
planta
 Informaroportunamente los accidentes e incidentes de trabajo que le ocurran.
 Asistir a las investigaciones de los accidentes y/o incidentes de trabajo que se le
indiquen
 Participar activamente en las actividades de Gestión del Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo
 Identificar e Informar los peligros presentes en su proceso para proponer acciones
para su mitigación.
 Procurar el cuidado del medio ambiente en la ejecución de las actividades.
 Realizar la disposición de residuos de acuerdo a los lineamientos de la empresa
 Participar activamente en las actividades del programa ambiental.
 Conocer los impactos ambientales de su proceso, proponer acciones para la
reducción de los mismos.

AUTORIDAD

 Solicita a personal de vigilancia, los reportes diarios de novedades, horas extras y

alimentación.

RESULTADOS ESPERADOS

 Excelente atención telefónica a clientes internos y externos

 Aprobación de cotizaciones por parte de los clientes y obtención de las órdenes de
compra para facturación de los servicios de la empresa.
 Existencia de papelería y otros insumos de oficina
 Confiabilidad del archivo
 Oportunidad en el direccionamiento y/o registro en fenómeno de las llamadas recibidas
 Puntualidad en la presentación de informes solicitados (reportes de novedades,
alimentación, entre otros).
 Control sobre los riesgos laborales, impactos ambientales y residuos generados por su
proceso.

RESPONSABILIDADES

DOCUMENTOS
 Requisición de papelería
 Control de libreta de fono memos
 Carpetas de edificaciones, vigilancia, documentación legal de la empresa.
 Órdenes de Compra
 Cotizaciones

BIENES DE LA EMPRESA
 Computador
 Teléfono
 Fotocopiadora
 Protectora
 Máquina de escribir eléctrica
 Impresora de punto

RELACIONES

Tipo Contacto Periodicidad

E Clientes P
E Proveedores P
E Entidades gubernamentales O
I Jefes de los procesos P
I Personal Operativo P
I Personal Administrativo P
I Subgerente P
I Gerente P
E= Externa I= Interna P= Permanente O= Ocasional

CAPACITACION EN EL CARGO

TIEMPO DE ENTRENAMIENTO
 1 mes

TEMAS ESPECÍFICOS
 Procedimientos y registros aplicables al proceso de planeación y administración de
recursos humanos.
 Procedimiento de control de los registros.
 Archivo de documentos
 Inducción SIG

REQUISITOS DEL PUESTO DE TRABAJO

EDUCACIÓN
 Técnico / Tecnólogo en contabilidad, administración o afines.

FORMACIÓN
 Atención al Cliente
 Manejo de Office
 Excel intermedio
 Técnicas de Archivo
EXPERIENCIA
 1 año en cargos secretariales

CUALIDADES Y/O HABILIDADES PERSONALES

Aquellas descritas en el Anexo 2 del PA – 07.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FIRMA

CARGO Representante de Gerencia Asistente Administrativo Subgerente

FECHA 25/05/2015