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Guía
para
despachos
pequeños
y abogados
autónomos

Nº 02
Cómo digitalizar
mi despacho y optimizar
mis recursos
FEBRERO 2020
 Guía para despachos pequeños y
02
abogados autónomos.
Cómo digitalizar mi despacho y
optimizar mis recursos
David Salgado
Abogado de protección de datos y nuevas tecnologías

Thomson Reuters te presenta la ‘Guía para despachos pequeños y abogados

autónomos’
En su calidad de empresas de servicios, los despachos de abogados tienen una idiosincrasia propia con
indiferencia de su tamaño. Además de su faceta de prestadores de servicios jurídicos, el despacho no
deja de ser una empresa. Esta doble faceta genera no pocas dificultades de gestión a aquellas firmas de
pequeño tamaño en la que sus titulares deben asumir todos los roles. Todo ello con la dificultad añadida
de mantener una ventaja competitiva, tanto con respecto al resto de abogados autónomos como a firmas
de mayor tamaño.
El abogado autónomo representa nada menos que el 70% del sector, lo que supone que sean “el
músculo de la abogacía”. Thomson Reuters líder en soluciones para el sector de la abogacía, lanza
la Guía para despachos pequeños y abogados autónomos, para que conozcas de primera mano las
tendencias que brinda el mundo digital a esta profesión, aprenderás nuevas técnicas de práctica
jurídica que poder incluir en el ejercicio diario y estarás al día en materia jurídica aplicable al
ejercicio profesional.
La transformación digital, una necesidad para los despachos de abogados
La ventaja competitiva a la que hacíamos referencia viene determinada en gran medida por la
implementación de herramientas de nueva generación, que permiten a los despachos de abogados
ser más eficientes, ahorrando tiempo y gastos. Thomson Reuters es el líder tecnológico que te ayudará
a crecer y transformar tu despacho de abogados con una gama de soluciones tecnológicas seguras e
inteligentes, accesibles desde cualquier lugar de manera sencilla, permitiéndote ofrecer un servicio
competitivo y rentable.
Queremos que optimices tu despacho y te conviertas en el abogado del futuro.
No te pierdas ni un número, y conviértete en abogado 4.0 para hacer crecer tu negocio!!

Seguridad, Aranzadi Fusión

es una solución nube que te aporta seguridad
un valor que no tiene precio desde el punto de vista técnico y físico:
• Permite consultar y almacenar información de forma
encriptada.
• Protege los datos y archivos de accesos no autorizados.
• Te aporta seguridad lógica, permite configurar que cada
usuario acceda únicamente a la información que va a necesitar.
• Contempla varios modelos de seguridad, para que puedas
elegir el que más se adapte a la estructura o forma de trabajar.
• Realiza copias de seguridad periódicas con respaldo semanal
y dispone de medidas de recuperación ante eventuales
desastres, lo que garantiza la capacidad de recuperación de
toda tu información.

Evita riesgos, prevé ciberataques que desencadenen en

pérdida o secuestro de la información y protege uno de los
intangibles más importantes de tu despacho: la reputación.

Del disco duro
al legaltech
No debemos confundir la mera digitalización
con la efectiva implementación de tecnología
en nuestra actividad: no hablamos de que lo
que antes estaba en un archivador ahora está
en formato PDF dentro de un disco duro. La
implementación de tecnología en la abogacía
va más allá y nos lleva al Legaltech.
El Legaltech es, en pocas palabras, la
tecnología al servicio del derecho con el fin de
ofertar y prestar servicios jurídicos.
“
Una ventaja de
la tecnología es
que aspira a tener
una aplicabilidad
universal con
independencia del
tamaño de nuestro
negocio
Asesoramiento legal automatizado,
automatización documental, análisis
predictivo, plataformas de encuentro entre
abogados y potenciales clientes, etc. En
definitiva, todo lo que la tecnología sea
capaz de ofrecernos en relación con nuestra
profesión.
Sin embargo, tendemos a relacionar
el Legaltech con grandes corporaciones o
firmas multinacionales que quedan muy
lejos de nuestro pequeño despacho o de
3
nuestro trabajo como abogados autónomos.
Nada más lejos de la realidad; una ventaja
de la tecnología es que aspira a tener una
aplicabilidad universal con independencia
del tamaño de nuestro negocio. Existen
soluciones a nuestro alcance y disponibles en
el mercado; es cuestión de informarse y saber
cómo pueden ayudarnos en el día a día de
nuestra actividad.
“
Las tareas
repetitivas tienden a
dinamitar el talento
de los abogados
Uno de los principales beneficios del
Legaltech -y de la tecnología aplicada,
en general- es el ahorro del tiempo, lo
que en el ámbito profesional nos lleva a
la racionalización de los recursos. Para
un abogado la gestión del trabajo es
fundamental, y cuando nos referimos a
pequeñas firmas y abogados autónomos,
con recursos más escasos, lo del tiempo
comienza a preocuparnos de verdad. Las
tareas cotidianas, mecánicas, que ocupan
buena parte de nuestras jornadas (formación
de presupuestos, consultas sencillas, gestión
documental, programación de reuniones,
etc.), hacen que la organización del tiempo
en un despacho reducido pase de ser algo
importante a un problema que puede
tener un impacto significativo en nuestra
concentración y en la productividad del
despacho. Las tareas repetitivas tienden a
dinamitar el talento de los abogados, nuestra
creatividad o la capacidad de improvisación
que tanto nos ayudan en la profesión.
4 02 Guía para despachos pequeños y abogados autónomos.
¿Alguna vez nos hemos parado a analizar
cuánto tiempo nos lleva preparar un contrato
sencillo? ¿Y uno complejo? ¿Cuánto tardamos
en organizar un expediente? En todo caso, la
tecnología ayuda a que esos tiempos puedan
verse reducidos de semanas a horas y de horas
a minutos.
Por tanto, la digitalización es sólo el
primer paso para la plena adopción de la
organización, prestación y comercialización
tecnológica de nuestros servicios, y la
ordenación tecnológica de nuestra profesión.
Las aplicaciones se cuentan por decenas;
veamos algunas de ellas:
Internet
Empecemos por lo básico. Se dice que quien
no está presente en la red, sencillamente, no
existe. Aunque la tenencia de una página web
profesional se haya convertido en algo normal
no debemos perder de vista el peso que
nuestra página web puede tener, y tiene, en
la relación con nuestros clientes y potenciales
clientes. La página web es nuestra carta de
presentación. Con ella, un potencial cliente
podrá saber de nuestra existencia, conocernos,
localizarnos e, incluso, formarse una opinión
preconcebida sobre nosotros basada
únicamente en la imagen que hemos elegido
dar en la Red.
Además, con la correcta utilización de los
dispositivos de almacenamiento y recuperación
de datos adecuados, podremos obtener
valiosa información acerca de los hábitos y
preferencias de los visitantes y usuarios de
nuestra página web, con el fin de modular
nuestra oferta de servicios y adaptarla a lo que
se demanda en cada momento.

Comunicaciones
Hay vida más allá del correo electrónico y
el WhatsApp a la hora de comunicarnos
con compañeros de despacho, socios,
colaboradores, etc. Existen soluciones
tecnológicas que ofrecen plataformas de
comunicación y mensajería grupal que
pueden sustituir el correo electrónico y que
son accesibles para todos los miembros de
un despacho. La agilidad y versatilidad de
WhatsApp, profesionalizadas.
Correo electrónico
El correo electrónico es el medio de
comunicación más utilizada en el ámbito
profesional, y a los abogados nos sirve como
medio de prueba en no pocos procedimientos.
En este sentido, la pérdida de correos se
presenta como un riesgo y la imposibilidad
de encontrar rápidamente la información
que necesitamos, entre una larga lista de
correos, un elemento de pérdida de tiempo en
detrimento de otras tareas más importantes.
“
Por el ritmo de
trabajo diario
utilizamos el
correo electrónico
como archivo por
pretender ahorrar
tiempo
Por el ritmo de trabajo diario utilizamos el
correo electrónico como archivo por pretender
ahorrar tiempo, dejando el procesamiento
de los datos y documentos contenidos en los
correos para otro momento. Esta habitual
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procrastinación nos hace perder tiempo
después, cuando queremos volver sobre
la información y tardamos más tiempo
del deseado en localizarla por no haberla
archivado debidamente con carácter previo.
Una solución tecnológica para evitar
esto es la del procesamiento automatizado
de correo electrónico. Estas aplicaciones
permiten procesar, visualizar y archivar
automáticamente la información, así como
realizar seguimientos, programar envíos y
vincular correos para convertir y archivar
la información de forma lógica, agilizando
cualquier gestión posterior sobre la misma.
Gestión documental
En nuestro día a día manejamos grandes
cantidades de documentos provenientes
de incontables orígenes: clientes,
administraciones, compañeros, procuradores,
juzgados y tribunales, notarías, etc. La gestión
de toda esta documentación es clave en
cualquier despacho, pero más si hablamos
de pequeñas firmas o abogados autónomos
que pueden verse ahogados por un sinfín de
documentación y, en el peor de los casos, el
añadido de una gestión documental deficiente
que genera cuellos de botella y, en última
instancia, resta productividad.
Existen soluciones tecnológicas que ofrecen
la posibilidad de crear, editar, consultar,
distribuir, compartir y archivar documentos de
forma totalmente automatizada, sustituyendo
el trabajo manual en los ficheros físicos o
el ordenador. Además, la utilización de la
6 02 Guía para despachos pequeños y abogados autónomos.

computación en la nube permite dotar a algunas

de estas soluciones de un factor de tiempo real Organización y
muy atractivo a la hora de trabajar en equipo y
repartir tareas.
seguimiento de
expedientes

“
Profundizando en la gestión documental nos
encontramos con la gestión de expedientes,
una cuestión de vital importancia para
Existen soluciones cualquier despacho o abogado procesalista.

tecnológicas Podemos encontrar soluciones que incorporan

funcionalidades muy interesantes en materia
que ofrecen la de gestión de expedientes: identificación de
intervinientes, imputación de actuaciones y
posibilidad de facturación, asociación con agendas y calendarios
crear, editar, para los señalamientos e incluso la vinculación
con el correo electrónico y los gestores
consultar, distribuir, documentales para la perfecta coordinación de la

compartir y archivar información en todo momento.

documentos de
forma totalmente
automatizada
 7

“
Podemos encontrar
soluciones que
incorporan
funcionalidades
muy interesantes en
materia de gestión
de expedientes

Conocer nuestro Facturación y

negocio
No debemos obviar el hecho de que la abogacía
no deja de ser un negocio, y como abogados no
sólo buscamos nuestra realización profesional
sino también la obtención de un rendimiento.
Tal es así que el conocimiento de nuestra
actividad, de su desarrollo y resultados, debería
importarnos casi tanto como el conocimiento de
la Ley.
Las nuevas tecnológicas pueden ayudarnos
a realizar estadísticas e informes de progreso
basados en el tiempo que dedicamos a cada
tarea, el porcentaje de éxitos, los recursos
utilizados para cada cliente, etc., obteniendo una
fotografía del estado de nuestro negocio que nos
muestre un balance general que, a su vez, nos
ayudará a tomar las decisiones adecuadas.
contabilidad
Remesas, contabilización, gestión de cobros…
Otra de las odiseas particulares de los pequeños
despachos y los abogados autónomos a final de
mes y año tras año. Las soluciones tecnológicas
que incorporan módulos de facturación resultan
de gran ayuda para automatizar la formación y
emisión de las remesas mensuales, así como para
controlar las facturas recibidas. Algunas permiten
la integración de aplicaciones de contabilidad
para exportar la información de una a otra con
facilidad y, así, controlar plenamente el estado
financiero de nuestra actividad.
8 02 Guía para despachos pequeños y abogados autónomos.
Relación
con los clientes
En la sociedad de la información es posible
que encontremos cada vez más clientes que
tienen una serie de expectativas que implican
la relación abogado-tecnología de forma
directa.
Por ejemplo, la habilitación de portales
o apps que funcionan como extranet para
clientes, a través de las cuales se pueda poner
a su disposición documentos e información
sin necesidad de traslados o envíos de correos
electrónicos, y que a su vez sirvan para que
el cliente realice sus propias gestiones con
el despacho: solicitudes, contrataciones,
requerimientos, pagos, etc. Otro ejemplo son
los chatbots que, debidamente alimentados,
ya utilizan algunos despachos para resolver
consultas sencillas y redirigir asuntos y
consultas más complejas a los profesionales
adecuados de forma automática.
En definitiva, se trata de soluciones
tecnológicas que abren un canal de
comunicación automatizado y directo con
el cliente o potencial cliente para dotar de
inmediatez y constancia la relación con
el abogado, sin que tengamos que estar
permanentemente presentes o pendientes del
teléfono a deshoras.
¿Y a qué nos
lleva todo esto?
a los tres pilares de la
gestión de cualquier
negocio (BPM, ERP y
CRM):
Las nuevas tecnologías y las soluciones
de las que hemos hablado, junto a otras,
facilitan el hecho de que la gestión de
procesos de negocio (BPM, Business Process
Management), la planificación de los recursos
empresariales (ERP, Enterprise Resource
Planning) y la gestión de la relación con
los clientes (CRM, Customer Relationship
Management) estén plenamente optimizadas
para sacar el máximo partido a nuestros
recursos, que en el ámbito de pequeñas firmas
y abogados autónomos, suelen ser escasos,
y para ayudarnos a prestar nuestros servicios
de forma inteligente y, así, obtener una mayor
rentabilidad.
Una buena forma de unificar muchas de
estas aplicaciones tecnológicas en una única
solución es la implementación de un software
de gestión y colaboración. Este tipo de
softwares ofrecen un conjunto de herramientas
que sirven a distintos fines en la gestión diaria
del despacho y la actividad del abogado, tales
como la imputación de honorarios, la gestión
documental y de expedientes, la facturación, la
contabilidad, la estandarización de procesos y
protocolos de actuación, la gestión de tareas o
el control del tiempo dedicado a cada cliente.
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Los beneficios de
este tipo de soluciones
tecnológicas, que
suman las ventajas ya
descritas, pasan por los
“
Los softwares
de gestión y
Estandarización
los softwares de gestión
y colaboración para
abogados ofrecen
modelos y plantillas
siguientes: colaboración que se pueden editar
con funcionalidades
Movilidad
El tradicional modo de
para abogados de redacción asistida
trabajo presencialista ofrecen modelos y firma electrónica,
facilitando la
se diluye, y para un
abogado autónomo que
y plantillas que se preparación de
depende de sí mismo, pueden editar con trabajos sencillos y
sirviendo de apoyo en
o en una pequeña
firma en la que los funcionalidades de los más complejos.
Además, permiten la
recursos humanos son
escasos, la movilidad
redacción asistida y creación de plantillas
es trascendental: firma electrónica personalizadas que
promueven la creación
querremos y
de un formato y estilo
necesitaremos estar
propios que nos caracterizará e identificará
en todas partes para alcanzar objetivos y
nuestro trabajo.
sacar adelante el trabajo pendiente. Los
mejores softwares para abogados permiten Seguridad
trabajar donde y cuando queramos sin tener La seguridad de la información es una
que invertir en más dispositivos gracias a la necesidad. Se trata de un factor transversal
computación en la nube. Un software que que nos afecta y que reaparece de forma
tenga en la nube todo lo que necesitamos reforzada con la introducción de tecnología
y que unifique comunicaciones, gestión en nuestros procesos: tratamos datos
documental, de clientes y de expedientes, personales, manejamos información sensible
calendario y facturación nos permitirá tener y documentos confidenciales. Una brecha de
una visión global de nuestra actividad y seguridad en nuestro sistema de información
controlarla de forma centralizada desde puede suponer la puesta en peligro del
cualquier ubicación. éxito en un asunto, la producción de daños
y perjuicios y la imposición de sanciones
Adaptabilidad
administrativas si no contamos con las
La tecnología no es algo estanco, evoluciona
medidas de seguridad adecuadas.
y se adapta a medida que la utilizamos.
Un software de gestión y colaboración La clave de algunos softwares de gestión
se va adaptando a nuestra forma de y colaboración para abogados es que utilizan
trabajar a medida que vayamos usándolo y medidas por defecto, como la encriptación
alimentándolo día a día. Además, si queremos y las copias de seguridad periódicas, que
una personalización desde el diseño, muchos aseguran nuestra información y la de nuestros
proveedores tecnológicos y desarrolladores clientes. Adicionalmente, los desarrolladores
son capaces de crear funcionalidades y más avanzados ofrecen un respaldo
módulos a la medida de nuestras necesidades tecnológico sin igual para sus softwares con
profesionales. servidores en la nube, herramientas y procesos
certificados que monitorizan y defienden los
flujos de información.
www.thomsonreuters.es