INFORME AA1

PRESENTADO POR:
GERALDINE REINA TORRES

TUTORA:
NORA AMPARO NIETO CARDENAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD ISO 9001
IBAGUE-TOLIMA
2020-2
 TABLA DE CONTENIDO
INFORME AA1....................................................................................................1
1. INFORME AA1......................................................................................................3
DEFINICIONES......................................................................................................6
ANEXO 2..............................................................................................................13
CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE
ORIGEN EXTERNO.............................................................................................16
2. BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................17
 1. INFORME AA1
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir
de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente
actividad, realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en
un proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

CONFECCIONES S.A
Código : P-028
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión:

Página

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

HISTORIA DE REVISIONES
REVISIÓN FECHA MOTIVO REVISIÓN
1 XX- YY-ZZ PROCEDIMIENTO ORIGINAL
 CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE VERSIÓN
COMPRAS Página

CUADRO DE CONTROL
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:

Nombre: Nombre: Nombre:

Departamento: Departamento: Departamento:

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

 ÍNDICE.

 OBJETIVO

 ALCANCE.

 REFERENCIAS

 RESPONSABILIDADES

 DEFINICIONES

 DESARROLLO

 REGISTROS Y ANEXOS
 CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 1 de 8

COMPRAS

1. OBJETIVO Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo

la formalización de solicitudes de necesidad de material, equipos o servicios,
así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final
la entrega de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la
organización.

2. ALCANCE Aplica a todas las actividades asociadas a la

identificación y definición de necesidades de compras de materiales, equipos
y/o contrataciones de servicios, finalizando con la recepción de los mismos en
la empresa.

3. DOCUMENTACION APLICABLE Manual de calidad Iso 9001:2015

4. RESPONSABILIDADES El Supervisor General recibe la solicitud

de compra de la mercadería necesaria para la venta de parte de los jefes de
bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso
de reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo
canaliza a través de la conserjería o por cualquier empleado. El Supervisor
General es el responsable por los trámites correspondientes de contratación y
ejecución instalación de las solicitudes.

Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten
al supervisor general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros
atributos relacionados con el producto o servicio.

En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el

supervisor general reunirá toda la información necesaria para contactar
al especialista adecuado, para el caso en particular.
 CONFECCIONES S.A. Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página 2 de 8

5 DEFINICIONES

Característica de la calidad: Característica inherente de un

producto, proceso o sistema, relacionada con un requisito.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.

Comprador: El cliente en una situación contractual. Contratista: El

proveedor en una situación contractual.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o

especificado.

Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un

producto o prestación de un servicio.

Especificación: Documento que establece requisitos con los que un

producto debe estar conforme.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y

dictamen, acompañada cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba o
comparación con patrones.

Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios

para llevar a cabo las actividades diarias del negocio.
6 DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS La Gestión de Compras es
responsabilidad del coordinador de material el cual debe asegurarse de:

A) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente

definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

B) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de
la solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas
responsables de su aprobación

6.1 NECESIDAD DE COMPRA Se debe realizar la revisión de los requerimientos

del cliente, según los alcances solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar
las actividades a realizar, en la cual se definirán cuáles son los materiales y
productos necesarios, y por ende los que se tienen que comprar, definiendo cuales
son las características y especificaciones que deben tener. Primeramente, se
deberá comprar si dichos materiales están disponibles de stock en almacén, caso
sea contrario, se procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta
actividad es responsabilidad del Responsable de Compras.

6.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Teniendo un listado de los materiales e

insumos a comprar, el Responsable de Compras debe identificar de los proveedores
más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del procedimiento SGC-P-007
Selección, evaluación y re- evaluación de proveedores externos.

6.3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de haber definido cuales son los

proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de cotización por
escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo
aquella que brinde las mejores condiciones comerciales. El pedido se realizará
según el formato“SGC-F-044 Requisición de Compra”, el cual debe ser
aprobado por la gerencia o jefatura correspondiente.
6.4 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Aprobado por la Gerencia o Jefatura
correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden de Compra según
formatoSGC-F-045. Dicha orden de compra deberá contener toda la información
necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable,
entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el
Responsable de compras, una para el registro de pedidos, y la última para el
proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha orden por e-mail. Es tarea del
Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que
se cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando
se reciba la factura de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada
por Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.

6.5 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS La recepción del material

adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe revisar sus
características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que
cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la
devolución, especificando al proveedor las razones del rechazo.

CONFECCIONES S.A: Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 3 de 8

COMPRAS

Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma.

En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que
incapacite la mercadería para su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente,
indicando del incidente al Supervisor general.
f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al
inventario como disponible. Lista para su comercialización.
En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:
La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor.
Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar y el
factor de compra será el proveedor que cumpla con las especificaciones necesarias a bajo
costo y con el menor tiempo de entrega. Para esto se solicita una cotización con el detalle del
pedido.
Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha contratado,
se realizará la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar imperfecciones,
daños, golpes, rayones u otra característica que no sea la esperada o negociada, será
notificado inmediatamente al Supervisor general.
Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago de la
misma, de acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.
6.- REGISTROS

Orden de pedido

Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)

Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo 2)

Evaluación de Proveedores F-054

(Anexo 3) Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4)

C) ANEXOS CONFECCIONES S.A. Código:

CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTOS Versión:
DECOMPRAS Página 4 de
8
 ORDEN DE PEDIDO
Dirección C.I.F: X-00000000
Teléfono:954 00 00 00 41xxx
Sevilla
Proveedor:
Plazo de entrega:
Destino:
Condiciones de pago:

Cantidad Concepto Precio Total

Departamento solicitante Gerencia

V°. B° V° B°

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
 CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 5 de 8

COMPRAS
Fecha: Proveedor:

SOLICITUD DE COMPRA No.004

Teléfono Forma de Pago:

Entrega:

Solicitado por:

Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN V.UNIT V.TOTA

L

subtotal $ 000

I.V.A.19% $ 000
TOTAL $ 000
 APROBADO POR:

ELABORADO POR:

NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa
autorización, La empresa de aluminio y vidrio no se hace responsable por
artículos enviados que no aparecen en la orden de compra. El número de la
solicitud de compra debe aparecer en la factura.

ANEXO 1

CONFECCIONES S.A CÓDIGO P- 028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VERSIÓN

PÁGINA 6 DE 8

CONFECCIONES S.A.
CUADRO COMPARATIVODE OFERTAS Códig Versión: 1
o:
F-052
OFERTA A OFERTA B OFERTA C
(Proveedor) (Proveedor) (Proveedor)
N° Mercadería Tiempo V. Tot V.Unita Total V. Total
o entreg Unitari al rio Unitario
Servicio a o

Total

Criterio de selección: Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora,

igual calidad En caso de utilizar algún otro. Anotarlo
recuerde aquí:
Revisado por Aprobado por

ANEXO 2
 CONFECCIONES S.A. Código P-028
PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 7 de 8
COMPRAS

CONFECCIONES S.A
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Código: F-054 Versión: 1
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Domicilio: CIUDAD:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario o representante legal:
Punt Criterios
os
10 Calidad del producto/servicio
10 Precio del producto/servicio
10 Tiempo de entrega del producto/servicio
10 Condiciones de garantía
10 Variedad de productos/servicios
10 Provee soluciones a los inconvenientes con
el producto o servicio Productos/servicios
10 Productos/servicios de acuerdo al mercado

Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70

puntos. Escala: 1 mínimo, 10 máximo.
Revisado Aprobado por

ANEXO 3
 CONFECCIONES S.A Código: P-028
PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 8 de 8
COMPRAS

Acta de Entrega Recepción de producto

Código

F-055 Versión 1

Lugar y fecha:

Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes
características:

Nombre de la Persona que entrega:

Nombre de la Persona que recibe:

Departamento que recibe:

CANTIDA DESCRIPCIÓN DETALL HORA OBSERVACIÓN

D E

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo

recibido en la fecha y hora indicada.

Particular que comunico para los fines consiguientes.

Entregué conforme Recibí conforme

 CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN
INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno Documentos de origen externo

Orden de pedido -Documentos constitucion Empresa -

Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)
Comparativo de Ofertas F-052
(Anexo2) Evaluación de Proveedores
F-054 (Anexo 3) Acta de Entrega
Recepción de producto F-055 (Anexo
4)
Ofertas generadas por proveedores -
Documento de Experiencia
reconocida - si es posible
certificaciones iso ambiental etc

Nota: Para más información externa deberíamos analizar el proceso

de evaluación y reevaluación de proveedores.
 2. BIBLIOGRAFÍA
SENA. (s.f.). Características y función. Obtenido de
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/11220132/Contenido/OVA/a
a1_oa1/contenido/oa.pdf