Requisitos del sistema

Proyecto: Gestor de control y seguimiento a

proyectos SENNOVA
Revisión 01

Marzo/2018
 Control y seguimiento de proyectos SENNOVA Rev. 01
Requisitos del sistema Pág. 2

Ficha del documento

Fecha Revisión Autor Verificado dep. calidad.

Andrés Castro
David Parra
Jefferson Gonzales
16/02/201
01 Brandon Smith
8
Camelo
Camilo Gómez
Andrés Olave

Documento validado por las partes en fecha:

Por el cliente Por la empresa suministradora

Fdo. D./ Dña: Fdo. D./Dña:

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Contenido

FICHA DEL DOCUMENTO 2

CONTENIDO 3

1 ALCANCE 5

1.1 Identificación 5

1.2 Visión general del documento 5

1.3 Visión general del sistema 5

1.4 Personal involucrado 5

2 DOCUMENTOS REFERENCIADOS 5

3 SITUACIÓN ACTUAL 6

3.1 Descripción del sistema o situación actual 6

3.2 Tipos de usuarios 7

3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios 7

3.4 Descripción de los cambios deseados 7

4 SISTEMA PROPUESTO 7

4.1 Descripción del sistema propuesto 7

4.2 Tipos de usuarios 8

4.3 Mantenimiento / soporte 8

4.4 Escenarios operacionales 8

4.5 Especificación de casos de uso 8
4.5.1 Caso de uso 1: Crear Usuario 8
4.5.1.1 Descripción del caso de uso 1 9
4.5.2 Caso de uso 2: Asignar Rol 9
4.5.2.1 Descripción del caso de uso 2 9
4.5.3 Caso de uso 3: Administrar Usuario 10
4.5.3.1 Descripción del caso de uso 3 10
4.5.4 Caso de uso 4: Modificar Formularios 10
4.5.4.1 Descripción del caso de uso 4 11
4.5.5 Caso de uso 5: Administrar convocatoria 11
4.5.5.1 Descripción del caso de uso 5 11
4.5.6 Caso de uso 6: Registrar Proyecto 12
4.5.6.1 Descripción del caso de uso 6 12

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4.5.7 Caso de uso 7: Establecer Fases 12

4.5.7.1 Descripción del caso de uso 7 12
4.5.8 Caso de uso 8: Evaluación Proyecto 12
4.5.8.1 Descripción del caso de uso 8 12
4.5.9 Caso de uso 9: Subir Evidencia 12
4.5.9.1 Descripción del caso de uso 9 12
4.5.10 Caso de uso 10: Generar alertas 12
4.5.10.1 Descripción del caso de uso 10 12
4.5.11 Caso de uso 11: revisar resumen evaluación 12
4.5.11.1 Descripción del caso de uso 11 12
4.5.12 Caso de uso 12: Revisar Estado Proyecto 12
4.5.12.1 Descripción del caso de uso 12 12
4.5.13 Caso de uso 13: Consultar proyecto 12
4.5.13.1 Descripción del caso de uso 13 12
4.6 Identificación de Clases y Atributos 13
4.6.1. Diagrama de Clases 13
4.6.2 Modelo de datos 13
4.6.3 Identificación de Entidades 13
4.7 Modelo Entidad Relación 13

4.8 Futuras evoluciones 14

4.9 Cambios considerados, pero no incluidos 14

5 RESUMEN DE MEJORAS 15

6 INFORMACIÓN ADICIONAL 15

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Requisitos del sistema Pág. 5

1 Alcance
El alcance de este documento es mostrar la manera en la que se maneja el sistema
actual y la solución que nosotros proponemos para este.
Se mostrarán una serie de documentos mostrando un poco sobre lo que vendría
siendo el sistema que estamos proponiendo.

1.1 Identificación
Gestor de control y seguimiento a proyectos SENNOVA.

1.2 Visión general del documento

Este documento pretende mostrar la situación actual en la que SENNOVA está
manejando todos los proyectos presentados ante esta, al igual que mostrara la
manera en la que se piensa sistematizar el manejo de los proyectos.
El documento cuenta con un diagrama que muestra cuales serían los usuarios que
tendrán interacción con el sistema y las funciones que este debe cumplir con cada
tipo de usuario.

1.3 Visión general del sistema

El sistema tiene como fin realizar control y seguimiento de todos los proyectos
presentados ante SENNOVA CBA Mosquera, de manera que optimice el cargue
de información de cada proyecto, su actualización, consulta, procesos de
evaluación y validación de estos.
Este permitirá visualizar costos y gastos de los proyectos aprobados, para
notificar al líder SENNOVA los avances de estos.

1.4 Personal involucrado

Nombre
Rol
Categoría profesional
Responsabilidades
Información de contacto
Aprobación

Relación de personas involucradas en el desarrollo del sistema, con información de

contacto, en este caso son los integrantes del equipo de trabajo del proyecto.
Esta información es útil para que el gestor del proyecto pueda localizar a todos los
participantes y recabar la información necesaria para la obtención de requisitos,
validaciones de seguimiento, etc.

2 Documentos referenciados
Nº Título Ruta Versión Fecha Autor

Relación de los documentos a los que se hace referencia en los requisitos del sistema,
indicando, según proceda: el código del documento, título, ruta, revisión, fecha y origen.
Puede incluirse el informe de requerimientos del software, instrumentos de recolección de

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información, manuales de procesos de la empresa (cuando aplique) y otros documentos o

plantillas desarrolladas en actividades anteriores.

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3 Situación actual
La situación del sistema manual actual, es que se puede generar una ineficiencia al
momento de llevar un histórico de los proyectos, se está manejando en un Excel, lo
que no proporciona un guardado de todos los proyectos en la nube al igual que un
backup.

3.1 Descripción del sistema o situación actual

La manera en la que se está llevando actualmente el manejo de los proyectos
presentados ante SENNOVA, es de forma manual, el registro histórico que tienen
está guardado y diligenciado en hojas, de tal forma que al momento de consultar
algún registro se vuelve complicado. Y de esta manera es muy fácil la perdida de
archivos ya que no se tiene una copia de seguridad.

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3.2 Tipos de usuarios

Tipo de usuario
Responsabilidad
Formación
Habilidades
Actividades
Interacción con el sistema

3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios

La necesidad de crear un sistema para llevar el control y seguimiento de los
proyectos presentados ante SENNOVA, es que el manejo actual puede correr el
riesgo de pérdida de información y a la vez es un método muy poco accesible a la
hora de buscar algún proyecto que se encuentre en el registro histórico.

3.4 Descripción de los cambios deseados

Algunos de los cambios deseados para el manejo actual de los proyectos
serian:
● Gestión de usuarios
-Crear, registrar, validar.
-Recuperación de clave
● Gestión de proyectos.
-Crear, cargar, modificar etc.
-Categoría.
● Copia de seguridad.
● Formularios para proyectos.
● Notificaciones.
● Organización de la información.
● Buena accesibilidad.

4 Sistema propuesto
Se propuso ante el líder de SENNOVA un software que llevara el control de los
proyectos que se presentan cada año, para pasar del método manual en que están
registrando todos los proyectos a uno más eficiente y ordenado, de tal manera que la
información sea fácil de acceder, modificar o consultar.

4.1 Descripción del sistema propuesto

El sistema deberá permitir la gestión tanto de los usuarios como de los proyectos
(creación, registró, validación, etc.). Contará con un sistema de notificaciones
para mantener al día, tanto a los líderes de proyecto como al líder SENNOVA de
las actividades a presentar o atrasadas.
También permitirá la evaluación de los proyectos, para poder observar el alcance
de estos y el impacto ambiental que tendrán.

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4.2 Tipos de usuarios

Tipo de usuario
Responsabilidad
Formación
Habilidades
Actividades
Interacción con el sistema

Relación de los tipos de usuario. Un tipo de usuario se distingue por el modo en el cual
un usuario interactúa con el sistema.
Factores como la responsabilidad, habilidades, competencias, etc. distinguen a los
distintos tipos de usuarios.

4.3 Mantenimiento / soporte

● Se realizará la capacitación respectiva a los usuarios que van a interactuar
con el sistema, para así obtener una mejor interacción entre los usuarios y
este.
● Se deberá realizar un mantenimiento a nivel de software, para que el
sistema funcione de manera correcta y sin errores, este mantenimiento
estará a cargo del personal de sistemas del SENA.
● Se deberá hacer una copia de seguridad (Backup), aproximadamente cada
mes para tener un respaldo de la información en caso de algún problema.
● Se le realizara un procedimiento de limpieza.

4.4 Escenarios operacionales

El sistema estará desarrollado para que funcione perfectamente con el sistema
operativo que este manejando actualmente SENNOVA CBA Mosquera.

4.5 Especificación de casos de uso

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4.5.1 Caso de uso 1: Crear Usuario

4.5.1.1 Descripción del caso de uso Crear Usuario
Descripción En este apartado se registrarán los datos que se
solicitan en el formulario para crear un usuario dentro
del sistema

Precondiciones El sistema debe estar en funcionamiento

Espacio de almacenamiento en el sistema
Secuencia normal Paso Acción
1 El usuario ingresa a la página principal del
aplicativo web
2 Ingresara al apartado registrarse
3 Diligenciara el formulario con los datos
solicitados por el mismo.

Post condiciones Tener en cuenta que el DNI es el usuario y contraseña

Excepciones Paso Acción

1 El DNI esta repetido

4.5.2 Caso de uso 2: Asignar Rol

4.5.2.1 Descripción del caso de uso Asignar Rol
Descripción El administrador del sistema administra a todos los usuarios
Asignando roles.

Precondiciones El sistema debe estar en funcionamiento

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Espacio de almacenamiento en el sistema

Administrador registrado y habilitado en el sistema.
Secuencia normal Paso Acción
1 El administrador ingresa al sistema
2 Ingresara al apartado asignar rol donde podrá
visualizar los datos de los usuarios y al rol al que
aspiran
3 Seleccionar un usuario y le asignara el rol de los
cuales se asignara uno de los siguientes: Líder
Sennova, Líder Proyecto, Evaluador
,Administrador
Post condiciones Rol Asignado
Usuario Habilitado
Excepciones Paso Acción
1 Administrador del sistema no tendrá claro los
permisos de cada rol
2 Administrador se puede equivocar en la
asignación de rol

4.5.3 Caso de uso 3: Administrar Usuario

4.5.3.1 Descripción del caso de uso Administrar
Usuario
Descripción El administrador del sistema pude modificar
información de los usuarios
Precondiciones El sistema debe estar en funcionamiento
Espacio de almacenamiento en el sistema
Usuarios Registrados y Habilitados
Secuencia normal Paso Acción
1 El administrador ingresa al sistema
2 Ingresara al apartado modificar usuario
3 Seleccionar un usuario y modificara la
información correspondiente de este.
Post condiciones Usuario editado

Excepciones Paso Acción

1 El administrador no tendrá claro que
información editara del usuario seleccionado.

4.5.4 Caso de uso 4: Modificar Formularios

4.5.4.1 Descripción del caso de uso Modificar
Formularios
Descripción El líder Sennova tendrá la posibilidad de editar los
formularios que se presentaran durante la
convocatoria
Precondiciones El sistema debe estar en funcionamiento
Espacio de almacenamiento en el sistema
Líder Sennova registrado y habilitado en el sistema.
Secuencia normal Paso Acción
1 El Líder sennova ingresa al sistema
2 Ingresara al apartado Modificar formularios

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Requisitos del sistema Pág. 12

donde podrá visualizar los datos de los

formularios para su respectiva edición
3 Seleccionara el elemento a modificar y de esta
manera actualizara el formulario que se
presentara en la convocatoria
Post condiciones Formulario modificado

Excepciones Paso Acción

1 Líder Sennova haga modificaciones no
requeridas.

4.5.5 Caso de uso 5: Administrar convocatoria

4.5.5.1 Diagrama de caso de uso Administrar
convocatoria

Descripción El líder Sennova creara una convocatoria asignando

así, una fecha de inicio de convocatoria y una fecha
de final de convocatoria
Precondiciones Líder Sennova autenticado y habilitado
El sistema debe estar en funcionamiento
Secuencia normal Pas Acción
o
1 El líder Sennova ingresara al apartado
Administrar Convocatoria
2 Seleccionara una de las siguientes opciones
crear convocatoria, consultar convocatoria,
editar convocatoria, eliminar convocatoria.
3 De acuerdo al apartado elegido diligenciara
datos, consultara datos, editara datos o
eliminara datos de la convocatoria.
Post condiciones La convocatoria será creada consultada, editada o
eliminada.
La base de datos se actualizara.
Excepciones El sistema no funcione correctamente
La convocatoria no se registre con fechas coherentes
Todos los proyectos se cancelan.

4.5.6 Caso de uso 6: Registrar Proyecto

4.5.6.1 Descripción del caso de uso Registrar
Proyecto
Descripción El líder proyecto carga información completa del
proyecto a postular
Precondiciones Líder proyecto registrado y habilitado
Sistema en funcionamiento
Espacio de almacenamiento en la base de datos
Convocatoria creada
Secuencia normal Paso Acción
1 El líder proyecto seleccionara el tipo de
proyecto para ingresar al apartado
correspondiente al seleccionado

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Requisitos del sistema Pág. 13

2 Diligenciara los datos solicitados en el

formulario según su tipo de proyecto.
3 El sistema asigna un código para su
correspondiente catalogación
Post condiciones Proyecto ingresado en la base de datos
Proyecto listo para ser evaluado
Excepciones Si el proyecto no cumple con la totalidad de la
información requerida no se asignara el código
y será eliminado.

4.5.7 Caso de uso 7: Establecer Fases

4.5.7.1 Descripción del caso de uso 6 Establecer
Fases
Descripción El líder proyecto de acuerdo a su planeación
establecerá la cantidad de fases a realizar
Precondiciones Líder proyecto registrado y habilitado
Convocatoria creada
Proyecto Postulado
Secuencia normal Paso Acción
1 Ingresara a la sección Fases
2 Diligenciara todos los datos respectivos para
cada fase del proyecto
Post condiciones Las fases estarán establecidas para su respectiva
evaluación
El cronograma se establecerá una vez se hayan
establecido todas las fases

Excepciones Si las fases sobrepasan el límite de

convocatoria no podrán ser ejecutadas las
fases y tendrá que editar la información del
proyecto
Proyecto cancelado

4.5.8 Caso de uso 8: Evaluación Proyecto

4.5.8.1 descripción de caso de uso Evaluación
Proyecto
Descripción El evaluador será capaz de controlar y filtrar todos los
proyectos postulados por medio de formularios
especialmente diseñados para evaluar todos los
proyectos
Precondiciones Proyecto y fases cargados
Evaluador registrado y habilitado
Sistema en funcionamiento
Pas Acción
o
Secuencia normal 1 Ingresa el evaluador al sistema
2 Ingresa al apartado evaluar proyecto
3 Ingresar el proyecto a evaluar
4 El sistema desplegara una lista de proyecto
5 El evaluador seleccionan un proyecto y este

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Requisitos del sistema Pág. 14

será dirigido a otra página y empezara a

realizar la evaluación
6 El sistema almacenara el puntaje obtenido y
este será enviado al líder sennova para una
segunda valoración
Post condiciones Evaluación realizada
Puntaje obtenido del proyecto
Proyecto aprobado / no aprobado
Excepciones Evaluación no realizada completamente
Proyecto cancelado

4.5.9 Caso de uso 9: Subir Evidencia

4.5.9.1 Descripción de caso de uso Subir evidencia

Descripción El líder de proyecto deberá cargar evidencias de

acuerdo a las fases estipuladas en el tiempo
designado
Precondiciones Sistema en funcionamiento
Líder proyecto registrado y habilitado
Proyecto cargado y aprobado
Pas Acción
o
Secuencia normal 1 Líder Proyecto ingresa al apartado subir
evidencia
2 Ingresara los datos solicitados para su
respectiva actualización en la base de datos.
3 Las evidencia deben estar relacionadas con lo
descrito en el proceso de registro de fases
Post condiciones La evidencia será cargada para su debida aprobación
El proyecto avanzara en su fase de ejecución
Excepciones 1 Evidencia no tiene coherencia con la fase
registrada
2 El archivo a subir este dañado.
3 El tiempo límite para subir la evidencia
caduque.

4.5.10 Caso de uso 10: Generar alertas

4.5.10.1 Descripción de caso de uso Generar alertas

Descripción De acurdo al estado del proyecto se generara alertas

que avisaran al líder proyecto y al líder sennova de
que el seguimiento se haga correctamente.
Precondiciones Proyecto en ejecución
Fases establecidas
Sistema funcionando
Secuencia normal Pas Acción
o

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Requisitos del sistema Pág. 15

1 Las alertas se generaran dos días antes de que

se cumpla la fecha establecida en las fases, el
mismo día y dos días después notificando que
se debe subir los avances o en el caso dado de
que esta retrasado con los avances.
2 El líder de proyecto deberá subir evidencias
3 De igual manera el sistema notificara al Líder
SENNOVA para que esté al tanto de los
avances de cada proyecto.
Post condiciones 1 Usuarios informados del estado y el avance del
proyecto
2 Usuario Líder sennova en la capacidad de
hacer llamados de atención según el estado del
proyecto.
Excepciones La alerta no se genera correctamente
La información de destino no es correcta
Las alertas no son claras
Proyecto cancelado

4.5.11 Caso de uso 11: revisar resumen evaluación

4.5.11.1 Descripción de caso de uso revisar resumen
evaluación
Descripción El líder sennova podrá revisar los resultados de cada
proyecto para así exportar un informe en los
siguientes formatos: Word, Pdf o Excel.
Precondiciones Proyecto aprobado y evaluado
Líder Sennova registrado y habilitado
Sistema en funcionamiento
Pas Acción
o
Secuencia normal 1 El líder sennova ingresara al sistema
2 Seleccionara el apartado resumen evaluación
3 Seleccionara la exportación que desee para
generar el informe
Post condiciones 1 Líder Sennova enterado de los resultados de la
evaluación
2 Informe a disposición de exportar a Word, pdf o
Excel
Excepciones Proyecto cancelado
Proyecto no evaluado

4.5.12 Caso de uso 12: Revisar Estado Proyecto

4.5.12.1 Descripción de caso de uso Revisar Estado
Proyecto.

Descripción el líder Sennova verificara que todas las evidencias

sean presentadas y tengas coherencia con las fases
registradas
Precondiciones Sistema en funcionamiento
Proyecto en ejecución

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Requisitos del sistema Pág. 16

Evidencias cargadas
Secuencia normal Pas Acción
o
1 El líder sennova ingresara al sistema
2 Seleccionara el apartado Revisar estado
proyecto

3 Verificara la coherencia de la fase con la

evidencia y el sistema generara un reporte
donde se evidencia el progreso del proyecto
Post condiciones Reporte de las evidencias y fases

Excepciones Proyecto cancelado

Líder Sennova inhabilitado
Fases y evidencias sin coherencia
Reporte no presentado
4.5.13 Caso de uso 13: Consultar proyecto
4.5.13.1 Descripción de caso de uso Consultar proyecto.
Descripción El líder Sennova y Evaluador podrán consultar la
información de cada proyecto

Precondiciones Sistema en funcionamiento

Proyecto registrado
Fases establecidas
Secuencia normal Pas Acción
o
1 El líder sennova o evaluador ingresaran al
sistema
2 Seleccionara el apartado consultar proyecto

3 Seleccionara el proyecto a revisar y se

desplegara toda la información del proyecto
para su respectiva visualización.
Post condiciones Visualización de los proyectos

Excepciones Evaluador inhabilitado

Líder Sennova inhabilitado

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4.6 Identificación de Clases y Atributos

4.6.1 Diagrama de Clases
4.6.2 Modelo de datos
4.6.3 Identificación de Entidades
4.7 Modelo Entidad Relación

4.8 Futuras evoluciones

Descripción de las previsiones de evolución que se tienen previstas para el sistema (si
se tiene).
Esta información resulta útil para el personal involucrado en el desarrollo del nuevo
sistema, y podrá preparar la arquitectura del sistema para asimilar cambios futuros con
el menor impacto.

4.9 Cambios considerados, pero no incluidos

Identificación de cambios considerados pero no incluidos en el sistema propuesto y el
motivo por el que no han sido incluidos.

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5 Resumen de mejoras
Resumen de los beneficios proporcionados por el sistema propuesto. Este resumen puede
incluir las siguientes secciones:
- Nuevas características o funcionalidades
- Existentes características actualizadas
- Características obsoletas, no útiles o confusas eliminadas
- Mejoras de rendimiento como tiempo de respuesta, mejoras de calidad, etc.

6 Información adicional
Cualquier información adicional que facilite la comprensión del documento en sí.

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