Actores dentro del proceso

y su incidencia

www.unab.cl
Los actores dentro del proceso de compras se identifican a partir de cada una de las fases que
componen dicho proceso.
En primera instancia las compras deben ser planificadas y esto básicamente consiste en realizar un
análisis o estudio anticipado de las necesidades de compras que tiene la compañía, con el fin de
contar con la información de los productos existentes en el mercado y además alistarse o
prepararse para cualquier contingencia de aprovisionamiento que se presente en la empresa. Los
actores relevantes acá son el equipo de compras y los superintendentes, gerentes y jefaturas
encargadas de planificar la operación de la compañía.

Posteriormente el proceso de compras pasa por una fase de análisis de necesidades que
generalmente consisten en otorgarle al área de compras el liderazgo para salir al mercado a suplir
los requerimientos de la compañía. Acá los actores son los usuarios internos (producción, ventas,
almacén, etc.) quienes comunican sus necesidades a través de boletines de requerimientos de
materiales y el equipo de compras analiza la prioridad de las peticiones para poder tramitar dichas
solicitudes.

Paso seguido en el proceso es publicar y recibir solicitudes de ofertas y presupuesto. Esto

generalmente es una actividad obligatoria, particularmente cuando se trata de una compra que se
realiza por primera vez o cuando su valor monetario es de alta cuantía. Al equipo de compras se
agregan los oferentes del mercado de bienes y servicios provenientes de compañías o asociaciones
proveedoras de la compañía que compra.

Una vez se cumple la fase anterior, es decir, una vez que es recibida en conjunto las ofertas para
una compra, hay que pasar a analizarlas, examinarlas y evaluarlas. La evaluación resultará más
confiable en la medida que el esfuerzo de evaluación se enfoque en un número acotado de
propuestas y/o de ofertas que conducirá de manera eficaz a una evaluación pertinente.

Cuando ya se han evaluado las propuestas y se han definido criterios calificadores que favorecen a
un proveedor respecto de los demás, lo siguiente que hay que hacer es seleccionar el proveedor,
quien es el actor principal en esta fase, por su oferta de valor constituida por precio, calidad,
condiciones y garantías hacia la compañía compradora.

Entre el equipo de compras y el oferente seleccionado o proveedor, se deben negociar cantidades

a entregar (mínima y máxima), forma de pago, embalaje, fecha de entrega, el servicio acordado,
reposiciones, devoluciones y condiciones para futuros pedidos.

Al alcanzar un acuerdo, el cual se formaliza mediante un documento de compromiso, las partes

buscan la completitud o cierre del proceso, a través de la recepción de los bienes comprados.

Por último, tanto el equipo de compras como el proveedor deben realizar un seguimiento de
verificación, donde se garantiza que se ha recibido a plena conformidad en términos de exactitud
y a tiempo. EL proveedor necesita de esta verificación, mediante acta de recibo, para iniciar el
proceso de cobranza de los bienes suministrados.