Mejora Continua a Través del Proceso de Capacitación

Capacitación Organizacional

Instituto IACC

23/03/2020

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 Desarrollo

Con el fin de comprender lo importante que son las capacitaciones para una organización se

entrega el presente caso

Empresa: Librería 1 2 3 – Empresa Familiar.

Personal:

Manuel Alarcón Dueño

Antonieta Guerrero Administrativa
Alicia y Magdalena Cajeras
Antonio reponedor
Carmen, Luisa, Ana María Vendedoras
Eduardo Bodeguero
Mario Ayudante de bodega y reponedor
 Esta pequeña empresa requiere modernizar su sistema computacional, si bien usan un

sistema para todo lo que es venta y bodega, no tienen el sistema de facturación electrónica

con el fin de no quedar tan atrasados en la tecnología.

 Se cotiza y se adquiere un Software que cumple con los requerimientos en Santiago a la

Empresa RelBase, la cual prestara el servicio de capacitación para el personal.

 La capacitación se realizará para todo el personal de la empresa, Manuel quiere que todo el

personal sepa como operar el nuevo sistema, hay que recordar que es una empresa pequeña

y los trabajadores son todos familiares, por lo cual siempre se están apoyando mutuamente.

 Objetivos:

 Agilizar el proceso de venta.

 Agilizar la toma de inventario.

 Hacer más fácil la facturación a los clientes y la contabilidad de la empresa.

 Personal capacitado que está dispuesto a trabajar.

 Incrementar las ventas.

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  La capacitación se llevará a cabo en las mismas dependencias de la librería en el segundo

piso hay una sala muy grande que se ocupa como sala de reuniones la que es muy

iluminada y tiene todo lo necesario para una capacitación

 La capacitación se realizará en 2 grupos, un grupo en la mañana y otro grupo en la tarde

con un total de 2 horas diarias dentro de la misma jornada de trabajo, la capacitación por

persona será de un total de 6 horas.

 Terminada la capacitación se pedirá que se llene una encuesta con la finalidad de realizar

una evaluación del proceso y si es necesario repetir la capacitación.

 El sistema funcionara en marcha blanca por 2 semanas, periodo en el cual los 2 sistemas

estarán funcionando.

 En la tercera semana se evaluará como esta funcionado el sistema si no tiene problemas

se implementará y se bajara el sistema antiguo, en el caso que presente problemas se

mantendrán ambos sistemas y en 2 semanas se evaluara nuevamente.

1.- MEDICIÓN DE LA CAPACITACIÓN AL INTERIOR DE UNA ORGANIZACIÓN

Todos los procesos de capacitación tienen como finalidad mejorar las capacidades de las

personas, y de esta forma lograr un cambio organizacional. Esta transformación afecta a toda la

organización tanto adentro como afuera y en todos sus niveles

Para dar por finalizado el proceso de capacitación es importante dar respuesta a las siguientes

interrogantes, por lo cual se usará el caso de la librería.

 ¿En qué medida la capacitación realizada fue buena?: La capacitación fue buena ya

que se hizo en las mismas dependencias de la librería en horario de trabajo, el cambio no

fue algo tan complejo ya que la mayoría de las personas son jóvenes y están muy bien

adaptados a la tecnología.

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 ¿Cuáles fueron sus efectos en los participantes y en la organización completa?: El

proceso fue muy simple y no genero complicaciones.

 ¿Se logró recuperar los recursos que fueron invertidos en ella? ¿Se logró un

equilibrio entre el costo que tuvo y el beneficio conseguido?: El costo de la compra si

bien era bastante alto, este incluía la capacitación para el personal por lo cual al ver los

costos versus beneficios está bien el costo, por tanto, la recuperación de los fondos ha

sido satisfactoria. Respecto a la segunda pregunta si, son pocas las personas a capacitar y

el ahorro que se genero al hacerla en las propias instalaciones se ahorró en varios

aspectos.

 ¿Cuáles eran los resultados que se esperaban con esta capacitación?:

o Agilizar el proceso de venta.

o Agilizar la toma de inventario.

o Hacer más fácil la facturación a los clientes y la contabilidad de la empresa.

o Personal capacitado que está dispuesto a trabajar.

o Incrementar las ventas.

 ¿Qué necesidades particulares y organizacionales se esperaban satisfacer?: hacer

que la empresa en el área tecnología pudiera actualizarse a fin de no quedarse atrás,

además la tecnología ayudaría a optimizar ciertos procesos.

 ¿Las necesidades detectadas en la primera etapa (DNC) se relacionaban con los

indicadores de gestión de resultados de la organización?: Como es una librería que se

había quedado estancada en la tecnología y necesitaba agilizar los procesos tanto para la

facturación venta y bodega. Todo esto se está logrando con la puesta en marcha del nuevo

sistema, si bien los primeros días fue un poco complejo ya al tercer día comenzó a

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normalizarse el funcionamiento. Al acostumbrarse a este nuevo sistema se redujeron los

tiempos tanto para la emisión de facturas como la atención de público y el trabajo de

bodega como son todos familiares, existe un muy buen ambiente y todos están

disponibles para ayudarse mutuamente.

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2.- IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN Y POSIBLES MEJORAS

Todos los procesos de capacitaciones son engorrosos y se supone que así sean ya que de cierta

forma esto nos asegura que lo que estamos invirtiendo en RRHH y los costos económicos se

están utilizando de forma adecuada. La capacitación ayuda a que tanto la empresa como las

personas puedan crecer. Además, nos permite ver cuáles son las fortalezas y las debilidades de

las personas. La trascendencia de la capacitación se puede ver reflejada en la persona, en el

grupo de trabajo, y como empresa.

Para la Librería como es una empresa pequeña el proceso fue bastante fácil y los resultados

comenzaron a verse casi inmediatamente ya que los trabajadores sabían cómo tenían que operar

el nuevo sistema y cuando tenían una duda lo conversaban con sus compañeros de trabajo ya que

todos habían participado de la misma capacitación.

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3.- INFORME DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

El informe de evaluación se debe realizar con mucha rigurosidad ya que de este depende cuanto

se puede mejorar o cambiar, se deben plantear metas con el objetivo de mejorar las capacidades

de los trabajadores y por medio de ellos se mejora la empresa.

El informe que se emite debe responder lo siguiente:

 Contextualización DNC: La que requería la librería era actualizar su sistema

computacional, con el fin de agilizar los procesos internos de la empresa.

 Contexto programa ejecutado: Como la empresa es pequeña y los que trabajan son

todos familiares, la capacitación fue para todos la misma con la finalidad de que todos

pudieran hacer de todo, el proceso de capacitación se realizó en la misma librería en una

sala de reuniones y se logró ahorrar en RRHH, tiempo y recursos. Se pudo hacer en poco

tiempo y el costo fue muy bajo.

 Principales observaciones: Como la capacitación fue una sola y para todo el equipo de

trabajo hay que tomar las precauciones ya que siempre hay alguien que cree saber más

que otros y puede pasar a llevar a sus compañeros de trabajo.

 Resultados obtenidos:

o Se agilizo el proceso de venta y de bodega. Los trabajadores se sienten más seguros

con el nuevo sistema.

o Proceso de control de inventarios es mucho más rápido y eficiente, ya que cada vez

que se realiza una venta de un producto X este se rebaja automáticamente del sistema,

de hecho, la persona que ayuda en bodega ahora está ayudando en sala de venta

o Se ahorra tiempo ya que ahora no hay que rellenar los libros contables porque ahora

es todo digital.

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 o Se ha aumentado la cantidad de clientes ya que muchos se habían ido a otras librerías

por la rapidez en la atención y porque las facturas no las entregaban inmediatamente,

ahora todos esos clientes han vuelto.

 Sugerencias y plan de acción:

o Lo que se ha conseguido es gracias al nuevo sistema, por lo tanto, este se debe usar

responsablemente, y con una constante actualización.

o El nuevo software debe ser actualizado constantemente a fin de cumplir con las

normas del S.I.I. Cada 3 meses nos visitará un técnico de la empresa RelBase a

actualizar el sistema, en el caso de que exista algún cambio se capacitará a Manuel el

dueño y el trasmitirá la información a sus empleados.

o Si el sistema llega a presentar algún problema el empleado debe reportarlo

inmediatamente a Manuel y el llamara al técnico de la empresa, para resolver el

problema lo antes posible.

o Se realizará un respaldo diario de la información y esto estará a cargo de Antonieta

este archivo se guardará en caso de cualquier problema.

o Una vez que el sistema tenga un año de funcionamiento se evaluara la eficiencia del

mismo, si se cambia por uno más moderno o se deja el mismo, esta evaluación la

llevara a cargo Manuel el dueño con Antonieta la administrativa una cajera y el

bodeguero.

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 Bibliografía

 IACC. (2018). Mejora continua a través del proceso de capacitación. Capacitación

Organizacional. Material Semana 8.