Escuela Nacional de Instructores

“Rodolfo Martínez Tono”

Fase I

Convocatoria Diplomado
HERRAMIENTAS TIC APLICADA A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Dirigido a Instructores SENA de carrera administrativa, nombramiento provisional y planta

temporal de la Red de conocimiento: Gestión Administrativa y Financiera en el área temática
de Gestión Documental.

1. JUSTIFICACIÓN
La Escuela Nacional de Instructores “Rodolfo Martínez Tono” se articula con los convenios que
maneja la entidad con Instituciones de educación como la Universidad de Santander – UDES con
acreditación de alta calidad y ranking web que garantiza la experticia en modalidad virtual, cuenta
con una trayectoria de más de 15 años, en la formación e investigación en el área del conocimiento
de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables. La Universidad de Santander UDES ha
desarrollado su propia plataforma para la educación virtual y ha diseñado una serie de recursos
educativos digitales y de comunicación que facilitan los procesos de enseñanza aprendizaje para
adelantar el Diplomado en Herramientas TIC Aplicada a la Gestión Documental, de acuerdo con el
Plan Institucional de Capacitación 2020, el cual está dirigido a los Instructores de carrera
administrativa, nombramiento provisional y planta temporal del SENA, de la red de conocimiento
de Gestión Administrativa y Financiera área temática de Gestión Documental.

2. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
Comprender y aplicar los conceptos, principios, metodologías y herramientas tecnológicas para la
implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

3. FINANCIACIÓN
Rubro de Servicios para la comunidad, sociales y personales - 020202009, para el pago del cupo de los
instructores.

4. DURACIÓN:
144 horas en un tiempo aproximado de dos meses, distribuidas así:
 60 horas de docencia temática directa sincrónica.
 12 horas de docencia para asesoría y acompañamiento remoto a través de webinar para el
desarrollo de proyectos de Instructores.
 72 horas de trabajo independiente del instructor, para el desarrollo de proyecto de análisis y
visualización de datos siguiendo las técnicas orientadas al trabajo con datos masivo.

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 CRONOGRAMA, HORARIOS Y FECHAS DE LAS SESIONES SINCRÓNICAS
NOMBRE DE LA FECHA DE FECHA DE
DURACIÓN HORARIO
FORMACIÓN INICIO TERMINACIÓN
DIPLOMADO
HERRAMIENTAS TIC 8:00 am a 12:00 m
144 18 de agosto 22 de octubre
APLICADAS A LA Martes y jueves
GESTIÓN DOCUMENTAL

HORAS
TOTAL
UNIDAD CONTENIDOS HORARIO FECHAS POR
HORAS
SESIÓN

1.1 Principios archivísticos

1.2 Conceptos
Fundamentos
1.3 Estructura archivística 8:00 a.m. - 12:00 m. 18 de agosto 4 4
archivísticos
1.4 Método de la archivística
1.5 Fines de la archivística
1.1 Valoración documental
Estructura 1.2 Cuadros de Clasificación
documental: Documental CCD
Cuadros de 1.3 Tablas de Retención Documental
Clasificación TRD 8:00 a.m. - 12:00 m. 20 de agosto 4 4
Documental CCD y 1.4 El documento electrónico y su
Tablas de Retención relación con el Sistema de Gestión
Documental TRD de Documentos Electrónicos de
archivo
Repositorios 1.1 Los repositorios documentales
Documentales 1.2 Estrategias de difusión y gestión 8:00 a.m. - 12:00 m. 25 de agosto 4 4
Digitales 1.3 Aplicaciones TIC
1.1 Beneficios de la transformación
digital
Introducción a la
1.2 Qué es gestión documental
Gestión Electrónica 8:00 a.m. - 12:00 m. 27 de agosto 4 4
electrónica
de Documentos
1.3 Contexto normativo
1.4 Conceptos y definiciones
1.1 Qué es un expediente
electrónico
1.2 Características de un expediente
electrónico
Expediente 1.3 Autenticidad
Electrónico 1.4. Integridad
1 de septiembre 3
1.5. Fiabilidad
3 de septiembre 3
1.6. Disponibilidad 5:00pm - 8:00PM 12
8 de septiembre 3
1.7 Firma Electrónica
10 de septiembre 3
1.8 Firma Digital

1.1. Qué es la foliación electrónica

1.2. Requisitos normativos
Foliación Electrónica
1.3. Herramientas para la foliación
electrónica

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 HORAS
TOTAL
UNIDAD CONTENIDOS HORARIO FECHAS POR
HORAS
SESIÓN
1.1. Qué es el índice electrónico
1.2. Requisitos normativos
Índice Electrónico
1.3. Herramientas para el índice
electrónico
1.1 Descripción documental
1.2 Instrumentos de consulta
Descripción
1.3 Inventarios
documental:
1.4 Catálogos
instrumentos de
1.5 Índices 8:00 a.m. - 12:00 m. 15 de septiembre 4 4
consulta y norma
1.6 Guías
internacional de
1.7 Norma Internacional de
descripción ISAD-G
Descripción ISAD-G
1.8 Matadatos
Seguridad de la 1.1. Seguridad de la Información
8:00 a.m. - 10:00 m. 17 de septiembre 2 2
Información 1.2. Requisitos normativos
1.1. Programa de gestión
documental
Política de
1.2. Política de gestión documental
documentos 8:00 a.m. - 12:00 m. 22 de septiembre 4 4
1.3. Proceso de gestión documental
electrónicos
1.4. Política de documentos
electrónicos
1.1 Requisitos técnicos
1.2 Equipos
Digitalización 1.3 Personal
8:00 a.m. - 12:00 m. 24 de septiembre 4 4
Documental 1.4 Control de calidad
1.5 Gestión del documento PDF
1.6 Experiencias
1.1 Qué es un Sistema de Gestión
Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de 29 de septiembre 3
Electrónica de Archivo SGDEA 1 de octubre 3
5:00pm - 8:00PM 12
Documentos de 1.2 Beneficios de un SGDEA 6 de octubre 3
Archivo SGDEA 1.3 Experiencia de un proceso de 8 de octubre 3
implementación de un SGDEA
1.1 Fase de planeación
Fases para la 1.2 Fase de análisis
implementación de 1.3 Fase de diseño 8:00 a.m. - 10:00 m. 8 de octubre 2 2
un SGDEA 1.4 Fase de implementación
1.5 Fase de evaluación
Experiencia 1 en
implementación de Caso Empresarial 5:00pm - 7:00PM 13 de octubre 2 2
SGDEA

Experiencia 2 en
implementación de Caso Empresarial 8:00 a.m. - 12:00 m. 13 de octubre 2 2
SGDEA

15 de octubre 4
Formulación de un proyecto para la
Desarrollo práctico 8:00 a.m. - 12:00 m. 20 de octubre 4 12
implementación de un Sistema de
22 de octubre 4

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 HORAS
TOTAL
UNIDAD CONTENIDOS HORARIO FECHAS POR
HORAS
SESIÓN
Gestión Electrónica de Documentos
de Archivo SGDEA
TOTAL 72

5. MODALIDAD
Este proceso de formación es Online involucrando actividades sincrónicas, orientadas por los
expertos temáticos a cargo de cada unidad temática, así como actividades asincrónicas apoyadas
con recursos educativos digitales. Se considera que esta modalidad da la posibilidad de que los
Instructores autogestionen su aprendizaje a través de los diferentes recursos, así como desde el uso
de tecnologías para la construcción y divulgación del conocimiento para que se haga la interacción
con los diferentes actores que hacen parte del proceso.

6. LUGAR
Encuentros sincrónicos a través de plataformas informáticas dispuestas por la Universidad de
Santander – UDES.

7. BENEFICIARIOS

Instructores de carrera administrativa, nombramiento provisional y planta temporal del SENA, de la

red de conocimiento de Gestión Administrativa y Financiera área temática de Gestión Documental.

8. PERFILES Y REQUISITOS DE APLICACIÓN.

 Instructores de la red de conocimiento de Gestión Administrativa y Financiera área temática de
Gestión Documental.
 Instructores que asumen el compromiso de participar en el de Diplomado en Herramientas TIC
Aplicada a la Gestión Documental por el interés de fortalecer sus conocimientos para impactar de
manera positiva la Formación Profesional Integral.
 El Instructor interesado debe registrarse en el formulario establecido para ello y enviar el acta de
compromiso con las firmas correspondientes.

Nota: No podrán participar los Instructores que hayan recibido capacitaciones gestionadas
por la ENI durante la vigencia 2020, que generó erogación de presupuesto.

9. CAUSALES DE EXCLUSIÓN O NO SELECCIÓN.

 Instructores que ya han sido seleccionados para otras formaciones por parte de la ENI en el
presente año 2020 que hayan afectado el presupuesto (pago de cupos de inscripción), no podrán
aplicar a esta convocatoria o serán excluidos en caso de aplicación.

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 No pertenecer a la red de conocimiento de Gestión Administrativa y Financiera área temática
de Gestión Documental.

10. CAUSALES DE TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL BENEFICIO

Asistir a la capacitación en condiciones que afecten el normal desarrollo del curso o atente contra la
integridad de los participantes.

11. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y DESEMPATE

Se dispondrán sesenta (60) cupos para Instructores de carrera administrativa, nombramiento
provisional y planta temporal del SENA, de la red de conocimiento de Gestión Administrativa y
Financiera área temática de Gestión Documental.

La Escuela Nacional de Instructores tendrá en cuenta a los instructores que cumplan los requisitos y
envíen el acta de compromiso con las firmas correspondientes, en caso de que el número de inscritos
supere la oferta de cupos disponibles estos se asignaran en concordancia con la Ley 1960 de 2019 “Por
el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones”
en el artículo 3 establece: “g) Profesionalización del servicio Público. Los servidores públicos
independientemente de su tipo de vinculación con el estado, podrán acceder a los programas de
capacitación y de bienestar que adelante la Entidad, atendiendo a las necesidades y al presupuesto
asignado. En todo caso, si el presupuesto es insuficiente se dará prioridad a los empleados con derechos
de carrera administrativa.”

12. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Acta de compromiso debidamente diligenciada.

13. OBLIGACIONES DEL BENEFICIARIO

 Cumplir con la totalidad de actividades del curso para alcanzar la certificación.
 Ejecutar el compromiso de transferencia de acuerdo con el acta GTH-F-023-V02, una vez
finalizada la formación.

14. SANCIONES Y REINTEGROS POR INCUMPLIMIENTO

En caso de incumplimiento sin justificación idónea, el funcionario capacitado será sancionado de la
siguiente manera:
 No será objeto de capacitación durante los siguientes doce meses contados a partir de la fecha
en que se genera el incumplimiento.
 Deberá reintegrar el 100% del valor que la entidad invirtió para su participación.
 Si el funcionario beneficiario de capacitación una vez iniciada la acción de capacitación desiste
de su participación o se retira de la entidad deberá reintegrar el valor total de la inversión en la
que incurrió la entidad.

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15. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA
Etapas del
Observaciones Fecha
Proceso
Publicación de La presente convocatoria se divulgará por correo
la convocatoria electrónico dirigido a los instructores de carrera Jueves 9 de julio de
administrativa, nombramiento provisional y planta 2020
temporal de la red de conocimiento de Gestión
Administrativa y Financiera área temática de Gestión
Documental.
Inscripciones Proceso de inscripción y envío del acta de compromiso Desde jueves 9 de julio
solamente a través del siguiente enlace: hasta jueves 23 de julio
de 2020
DAR CLICK AQUÍ

Cierre de Las postulaciones y envío de documentos que se jueves 23 de julio 2020

Inscripción realicen posterior a la fecha y hora de cierre de la Hora de cierre: 23:59
convocatoria no se tendrán en cuenta para el proceso horas
de selección.
Confirmación La Escuela Nacional de Instructores comunicará miércoles 29 de julio de
de Instructores mediante correo electrónico, a los Instructores que 2020
seleccionados resulten seleccionados. Es de aclarar que los
Instructores seleccionados serán aquellos que cumplan
con los requisitos y perfil establecidos en la presente
convocatoria y se hayan registrado a través del
formulario y anexado el acta de compromiso
debidamente firmada por las partes.
Inicio del Fecha de inicio del Diplomado. martes 18 de agosto
diplomado 2020

Fecha de Fecha de terminación del Diplomado Jueves 22 de octubre

terminación del 2020
diplomado

16. VIÁTICOS DE COMISIÓN

Por tratarse de una formación ON LINE no se requiere el trámite de viáticos.

17. NOTAS ACLARATORIAS

 Con el fin de brindar oportunidad a todos los Instructores, se dará prioridad a aquellos que no han
sido capacitados durante el presente año de acuerdo con el numeral 11 “CRITERIOS DE SELECCIÓN
Y DESEMPATE”

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 No se recibirán postulaciones por otro medio diferente al formulario de registro.
 El diligenciamiento y aceptación del acta de compromiso por parte del postulante, representa un
requisito indispensable para la inscripción al diplomado.
 El diplomado será con encuentros sincrónico.

18. ESTRATEGIAS DE TRANSFERENCIA

Se ejecutará de acuerdo con el compromiso del instructor, suscrito mediante acta de transferencia
GTH-F-023-V02. No aplica diseño ni desarrollo curricular.

19. RESPONSABLES DE VALIDACIÓN DE TRANSFERENCIA.

Jefes inmediatos de la regional del instructor capacitado.

20. GESTORES CONVOCATORIA (INFORMACIÓN)

Profesionales de la Escuela Nacional de Instructores ENI

Pedro Antonio De La Cruz Rojas pdelacruz@sena.edu.co

Milagro Natividad Soto Noya mnsoton@sena.edu.co
Daniel Lopez Montañez danlopez@sena.edu.co
Zaira Viviana Caceres Romero zcaceres@sena.edu.co
Luis Carlos Gambin Padilla lgambin@sena.edu.co
Luz Mila Llanos Estupiñan lmllanos@sena.edu.co

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