PROCEDIMIENTO COMERCIAL

PROCESO COMERCIAL

CÓDIGO
PR-CMR-01
 Código PR-CMR-01

Versión 1
PROCEDIMIENTO COMERCIAL

Fecha 01/11/2016

1. OBJETIVO

Garantizar el cumplimiento de las metas comerciales mediante la definición de

parámetros para la realización de la Gestión Comercial, con el fin de cumplir con las
condiciones y requisitos del cliente.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica al proceso Comercial y el personal involucrado en el

desarrollo del mismo en PROYECARGA S.A.S.

3. DEFINICIONES

Análisis de la competencia: Estudio que se realiza para conocer nuestras debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA) frente a la competencia.

Cliente objetivo: Cliente que queremos obtener y/o fidelizar.

Comunicación con el cliente: Mecanismos que se utilizan para mantener en contacto

con el cliente.

Contrato: Documento legal donde se evidencia los acuerdos realizados entre el cliente.

Licitación: Solicitud de propuesta, por parte del cliente; incluyendo condiciones, precio,
cumplimiento, experiencia, entre otros.

Percepción del Servicio: Seguimiento que se hace después de terminar el contrato,

para conocer la imagen de la empresa y calidad del servicio prestado, frente al Cliente.

Pliegos de condiciones: Documento en el cual el cliente expresa las condiciones y

requerimientos exigidos que rigen un contrato, servicio o licitación.

Portafolio de servicios: Documento en el cual se describe la empresa y los servicios

que presta.

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Propuesta: Documento de ofrecimiento de servicio valorizado, que incluye todos los

términos y condiciones requeridos por el cliente.
Propuesta de Servicios: Documento donde se discrimina la oferta de servicios,
precios y condiciones comerciales a los clientes.

Requisitos del cliente: Necesidades manifestadas por el cliente para la prestación del
servicio.

Socialización: Reunión en la cual se presentan los requerimientos de bienes y

servicios por parte de los contratistas de Ecopetrol en la ejecución de sus proyectos.

4. DESARROLLO

Actividad Plazo, Documentos

No. Responsable
¿Qué y cómo se hace? frecuencia asociados

MERCADO LOCAL

Teniendo en cuenta el mercado local

en el cual se desenvuelve
actualmente la empresa se tiene Coord. Inmediatam Registro
estipulado dentro de las actividades Comercial y ente asistencia
de gestión comercial los siguientes delegado para terminada la socializacione
pasos: asistir a socialización s
socializaciones FO-CMR-01
Asistencia a socializaciones de
requerimientos de bienes y/o
servicios por parte de las Propuesta FO-
empresas contratistas de CMR-02
Ecopetrol.
1
La junta de acción comunal del
Municipio genera los espacios para
que en desarrollo del Plan de Manejo
Ambiental de cada proyecto de
perforación, obra civil y demás
actividades, el contratista que
ejecutará informa sobre los bienes y

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Actividad Plazo, Documentos

No. Responsable
¿Qué y cómo se hace? frecuencia asociados
servicios requeridos para su
operación. De esta manera el área
comercial recopila la información en
el formato designado para tal fin
donde registra los contactos y los
servicios requeridos para pasar la
propuesta comercial.
Una vez esta información es recibida
por el coordinador comercial se
analiza si se cuenta con los
requerimientos técnicos, comerciales
y legales determinando así la
elaboración y presentación de la
respectiva propuesta.

MERCADO REGIONAL Y/O

NACIONAL

Si la oportunidad comercial no se
realiza dentro del mercado local de
bienes y servicios, se debe realizar
un sondeo en el mercado regional y/o
nacional y buscar oportunidad de Coordinador Al detectar Búsqueda de
negocio. Comercial oportunidad nuevos
Buscar dentro del mercado el de negocio mercados
segmento específico al cual busca FO-CMR-03
dirigirse PROYECARGA S.A.S., con
el fin de establecer una base de Control de
clientes potenciales y por medio del propuestas
2 contacto directo con el cliente FO-CMR-04
establecer sus necesidades o
investigar en las diferentes fuentes
de información periódicos, Internet y
demás medios de comunicación en
donde se convoque licitaciones en
las cuales aplique el portafolio de
servicio de la empresa, teniendo en

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Actividad Plazo, Documentos

No. Responsable
¿Qué y cómo se hace? frecuencia asociados
cuenta su capacidad técnica y
financiera.

Solo para procesos licitatorios se

diligenciará el formato requisitos
para oferta, para realizar el
seguimiento de la propuesta
presentada.

IDENTIFICAR LA NECESIDAD DEL

CLIENTE

Cuando PROYECARGA S.A.S.

aplique en una nueva oportunidad de
negocio, se debe identificar la
necesidad del cliente mediante un Coordinador Al detectar Propuesta
estudio de los términos de referencia Comercial una FO-CMR-02
y/o necesidades del servicio a oportunidad
prestar. de negocio
3 Diligenciar y presentar los datos de la Requisitos
oferta en el formato y anexar a ésta del cliente
el formato de requisitos del cliente FO-CMR-05
para que sea diligenciado.

El coordinador comercial de
PROYECARGA S.A.S. enviara por
correo electrónico el formato FO-
CMR-05 al cliente diligenciando
previamente los requisitos ya
reconocidos en caso de no tener
respuesta o que el cliente no agregue
más condiciones al formato en un
plazo de cinco (5) días hábiles se
dará por aceptada las condiciones allí
estipuladas.

ANALIZAR LA NECESIDAD DEL

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Actividad Plazo, Documentos

No. Responsable
¿Qué y cómo se hace? frecuencia asociados
CLIENTE

 Investigar tanto a nivel interno

como externo, la necesidad o
problema del cliente para plantear
posibles soluciones. En caso de Coordinador Al detectar Requisitos
4 licitación realizar una revisión Comercial una para oferta
preliminar de los términos de oportunidad FO-CMR-06
referencia, pliegos de licitación, de negocio
especificaciones técnicas o
comerciales del proyecto
correspondiente a la oportunidad. Control de
de negocio en mención. propuestas
FO-CMR-04
 Se debe hacer el análisis de
pliegos y de requisitos legales y
reglamentarios y determinar si se
está en la capacidad de ejecutar el
contrato.

 Si se requiere licitación por

concursos públicos o licitaciones
públicas se continúa con el
proceso de licitaciones; en caso
de procesos de menor cuantía se
consulta los sorteos para verificar
si la organización fue invitada a
presentar licitación.

 En caso de licitación se procede a

realizar un estudio detallado del
pliego de condiciones y de los
términos de referencia y se define
la documentación técnica, jurídica
y financiera requerida.

 Gestionar todas las actividades

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Actividad Plazo, Documentos

No. Responsable
¿Qué y cómo se hace? frecuencia asociados
necesarias para armar la
propuesta de licitación y revisar el
original.

 Entregar la propuesta, en caso de

licitación pública se debe asistir a
las diferentes audiencias y cierres
de las licitaciones; y tomar datos y
revisar las propuestas de la
competencia, en caso de
invitación se debe realizar visitas
periódicas al cliente. Se debe
tener en cuenta los adendas que
puedan surgir.

REALIZACIÓN DE CONTRATO Y Coordinador Al momento Contrato u

COMPRA DE POLIZAS Comercial de orden y de
diligenciar el servicio
5 Posterior a la notificación por parte contrato o la
del cliente de que nuestra propuesta orden de
fue seleccionada, se procede a servicio
adelantar con el cliente la
legalización y soporte del contrato
respectivo u orden de servicios,
según los criterios del mismo,
documento que debe firmar el
gerente y/o a quien éste delegue en
confirmación de aceptación,
apoyados según aplique, por un
asesor teniendo en cuenta todos los
requisitos y compromisos
contractuales acordados.
La compra de pólizas se realiza
cuando el cliente lo exige, teniendo
en cuenta el valor y la duración del
contrato.

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Actividad Plazo, Documentos

No. Responsable
¿Qué y cómo se hace? frecuencia asociados

PLANEACIÓN DEL SERVICIO

Teniendo ya adjudicado y legalizado Gerente Al momento Formatos

el contrato respectivo, el gerente de definidos en
realizará una reunión con el equipo legalizado el cada uno de
de trabajo asignado al proyecto o a la contrato u los procesos
prestación del servicio, con el fin de orden de del Sistema
realizar según se requiera, las servicio de Gestión
respectivas solicitudes de personal Integral
adicional, equipos, vehículos,
6 materiales y/o cualquier recurso
necesario para la prestación del
mismo, utilizando los formatos
definidos en cada uno de los
procesos del Sistema de Gestión
Integral, como evidencia de la
planeación para la prestación del
servicio se debe documentar un acta
administrativa.

SEGUIMIENTO DEL SERVICIO Coordinador Al finalizar el Encuesta de

Comercial proyecto o satisfacción
El Coordinador Comercial y/o gerente servicio del cliente
con el apoyo del proceso de la FO-CMR-07
Coordinación Compras, se
encargarán de radicar las facturas a Reporte de
sus clientes y hacer el debido Al inicio del Observaciones
seguimiento, de no ser así delegara proyecto o FO-GIN-07
una persona con la capacidad de servicio
identificar lo que el cliente informe
7 acerca del servicio, para así conocer Facturas
su opinión y sugerencias, y darle
oportunamente el debido manejo
cuando el cliente informa alguna
novedad que afecte la calidad del

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Actividad Plazo, Documentos

No. Responsable
¿Qué y cómo se hace? frecuencia asociados
servicio.

Cuando el servicio haya terminado se

enviará la encuesta de satisfacción al
cliente para su diligenciamiento y
evidencia de acciones que permitan
la mejora continua del sistema de
Gestión, con el ánimo de recibir la
percepción de nuestra empresa por
parte de nuestros clientes y tener un
parámetro más para adelantar
acciones de mejora a nuestros
procesos.
Se debe enviar al cliente el formato
de observaciones, con el fin de
realizar tratamiento sistémico a las
posibles no conformidades en la
prestación del servicio.

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CONTROL DE REVISIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO

1 01/11/2016 Emisión inicial del documento

TABLA DE FIRMAS

CONTROL DE FIRMAS

RESPONSABLES FIRMAS

Elabora Coordinador(a) HSEQ

Revisa Coordinador(a) HSEQ

Aprueba Gerente

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