GENERALIDADES DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
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Unidad No. 1

GENERALIDADES DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES

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INTRODUCCIÓN

Los archivos cada día hacen parte esencial de los recursos de información de
un país, de una organización, ya que a través de ellos expresan en forma original el
desarrollo histórico de su misión, sus funciones y sus actividades. La importancia
radica en comprender el valor que tienen para la Administración, todo gobierno,
dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que
han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar
investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los
ciudadanos.

En esta unidad abordaremos la conceptualización de los Documentos Digitales,

sus características, sus ventajas, los tipos y el grado de su eficacia ante la era
digital.

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Qué son los Documentos Digitales

El Documento Digital se define como el sistema documental donde su principal

funcionalidad, es almacenar los documentos generados por la producción
administrativa y que tengan vocación de archivo. Para almacenar estos documentos,
será condición indispensable realizar una tipificación de los mismos, asociando así
cada documento a la tipología que le corresponda en el Documento Digital.

El Archivo Digital es también denominado Fichero, es una unidad de datos o

información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de
la computadora.

Cada archivo se diferencia del resto debido a que

tiene un nombre propio y una extensión que lo identifica.
Esta extensión sería como el apellido y es lo que permite
diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar
los caracteres que conforman el contenido del archivo. De
esta manera, un archivo de texto, podrá tener la extensión
.txt (el nombre completo sería: ARCHIVO.txt); uno de
documento enriquecido, .doc, .pdf; uno de imágenes, .jpg,
.gif; y lo mismo ocurre con cada formato.

El Archivo Digital nace para cubrir la necesidad de disponer de un repositorio

único para la consulta y almacenamiento de documentación, facilitando de esta
manera su compartición, minimizando el costo del traspaso automatizado entre las
diferentes aplicaciones y evitando la duplicidad de información.

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El Archivo Digital tiene la

finalidad de ser un repositorio
unificado para la documentación
administrativa generada por el
Sistema de Información, sin que
esto implique que la lógica de
negocio de las aplicaciones que
componen el Sistema de
Información vaya a residir en el Archivo Digital. De cara a mantener la consistencia
de la documentación que almacena, el Archivo Digital dispondrá de un conjunto de
contextos que establecerán los mínimos necesarios mantener esta consistencia.

El Archivo digital es un mecanismo de construcción de información en medios

electrónicos con el fin de ser transmitida, enviada vía correo electrónico y demás
medios que nos ofrece la tecnología hoy en día, es una alternativa que se ya está
tomando fuerza en las organizaciones o empresas que quieren ahorrar dinero,
tiempo y tener nuevas alternativas para la difusión de información.

El Archivo Digital con el avance de las nuevas tecnologías de la información y

la comunicación se han ido incorporado con más rapidez dentro de las
organizaciones, por esta razón, las entidades se han visto en la necesidad de definir
políticas para la implementación, administración, seguridad y otros aspectos
fundamentales para este tipo de documentos que cada día se penetran más y más
en las mismas. El documento electrónico se convierte en un nuevo método de
creación y transmisión de la información, que contribuye con el desarrollo de
actividades y la economía de la entidad, a su vez beneficia el medio ambiente.

El archivo digital permite almacenar por medios electrónicos todos los

documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos están
destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos
vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.

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Características de los Documentos Digitales

Un documento digital de archivo debe tener:

Un contenido estable y una forma fija.

Contextos administrativo y documental identificables, a través de vínculos
explícitos con otros documentos dentro o fuera del sistema digital.
Cinco personas involucradas en su creación (autor, escritor, originador,
destinatario, creador).
Participar o sustentar una acción ya sea procedimental o como parte de la
toma de decisiones y,
Presentar elementos de forma, atributos y componentes digitales

Características Funcionales

Carácter Interactivo de los

Documentos Digitales El Archivo Digital permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios,
modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante
exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién
consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o
hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares,
señales o aspectos del documento.

Carácter Multimediático
de los Documentos Digitales
La condición multimediática de los documentos electrónicos trae como consecuencia que sea
posible concebir nuevos géneros. El documento electrónico permite combinar en un sólo
ambiente las posibilidades del cuento o la poesía, con la ilustración de esos géneros con
audiovisuales. O viceversa, combinar documentos audiovisuales con textos ampliamente
explicativos o sugestivos... O simplemente combinar los medios expresivos de nuevas
maneras para crear nuevos géneros.

Carácter Hipertextual
de los documentos digitales

Un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes,

textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada
en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente; es decir, con tal
que se encuentre en el mismo disco, computadora o red. Es esta característica la que permite
que se pueda navegar de una "Página Web" a otra a través de Internet. Cuando la relación
se establece entre medios diferentes, texto, imágenes y sonido, se habla de relaciones
"hipermediales" en lugar de relaciones "hipertextuales".
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Carácter
“Omniaccesible” de Los documentos digitales tienen la posibilidad de establecer "hiperrelaciones" entre
los Documentos documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se
Digitales encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en
un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar.
Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son "omniaccesibles".

Mutabilidad e Identidad en los Documentos Digitales

Carácter “mutable” de los documentos digitales

El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio

electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en él. No es necesario
reproducirlo por entero una vez que se le hayan efectuado cambios al
documento, como es el caso en un documento impreso o audiovisual tradicional.

Como consecuencia de lo anterior, los documentos electrónicos, especialmente los

que se construyen para ser publicados y consultados en línea, son cambiados a
menudo; tienen, en consecuencia, una gran mutabilidad.

“Volatilidad” de los documentos digitales

Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo

pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de
circulación.

La relativamente corta vida de algunos "sitios web", o por el contrario, la muy

dinámica vida de otros, puede traer como consecuencia que el documento que
consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana
deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos
que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente
recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida "volátil".
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Los documentos electrónicos almacenados y gestionados por el Archivo Digital

cumplirán los siguientes requisitos:

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Ventajas de los Documentos Digitales

VENTAJAS

 Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costos directos e indirectos.
 Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.
 Se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y documentos.
 Permite acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a través de Internet. Se
elimina la necesidad de distribuir múltiples copias de un mismo documento.
 Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible, mediante distintos tipos de
extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del documento, etc.) la información
se obtiene al instante y las consultas son inmediatas.
Ayuda a preservar los documentos originales en papel y cuando los sustituyen ahorran espacio.
 Brinda modelos directamente modificables (se puede trabajar sobre una copia instantánea).
 Tiene facilidad de acceso, reproducción y distribución.
 Tiene capacidad de informatizar los vínculos de los documentos entre sí según el caso.
 Tiene capacidad de explotar al máximo la búsqueda de información.
 Fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable,
intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber).
 Sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido
informativo o del contexto del documento.

 Incompatibilidad: no existe un estándar universal.

 Complejidad del documento electrónico.
Control de fiabilidad y autenticidad
 La tecnología digital de imágenes es cambiante.
 Costos en la adquisición de lectores.
 La tecnología en imágenes cambia constantemente.
Complejidad del documento.
Control de fiabilidad y autenticidad.
 Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y modificación.
 Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida por la manipulación.

DESVENTAJAS

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Tipos y Formatos de los Documentos Digitales

El archivo digital es una aplicación que permite el almacenamiento y administración

de los documentos electrónicos, dándole al usuario acceso directo y recuperación
ágil de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y seguridad
que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma.

Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el computador desde

un simple block de nota hasta un programa ejecutable de grandes rasgos.
Los formatos de documentos digitales almacenan la información codificando toda la
imagen cada píxel de forma individual, esto ocasiona que el archivo pese mucho
(ocupa mucho espacio en MB en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna
clase de información.

Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para
guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza
su propio tipo de archivo o formato.

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En el entorno de la era electrónica, el desarrollo y la implementación de dichos

sistemas se requiere que el programa de administración de documentos y archivos
electrónicos este basado en los siguientes principios:

 Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros
programas corporativos.
 Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y
divulgadas institucionalmente.
 Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y
operativo.
 Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos,
desarrollarlo y monitorearlo.
 Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente
dentro de la estructura organizacional de la entidad.
 Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la
naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.
 Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo
de la información, la gestión de documentos y la informática.
 Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección
de un gerente con autoridad y autonomía.
 Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de
Información

La Digitalización se entiende como el proceso mediante el cual se transforman los

documentos en formato impreso o fotográfico, entre otros, en archivos electrónicos a
través de un escáner especializado, y que a la vez emite un acceso más rápido y
eficaz a la información ya sea localmente o a través de redes.

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Los documentos digitales se almacenan en el computador en diferentes formatos y

con diferentes codificaciones. Un formato de archivo digital es un contenedor que
permite el almacenamiento de información de diferentes tipos de archivos de manera
digital en nuestros computadores. La forma de diferenciar los tipos de formatos
digitales es mediante la extensión del archivo, que generalmente va después del
nombre del archivo y precedida de un punto. La extensión permite al sistema
operativo identificar claramente el tipo de formato del archivo y procesarlo
adecuadamente

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Las Nuevas Tecnologías de Archivo

El uso frecuente de las nuevas tecnologías en los diferentes entornos, ha

revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La globalización ha
iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las barreras
existentes como las socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar
al denominado mundo global con el predominio de la sociedad de la información, por
el papel estratégico que ésta juega como elemento de poder cada vez más
importante.

En los últimos años los avances tecnológicos han permitido la comunicación

simultánea en tiempo real, como algunos especialistas lo llaman “Impulsos
electrónicos y circuitos integrados” que utilizan protocolos para la comunicación a
través de los cables de fibra óptica en la inmensidad del ciberespacio, lo que está
constituyendo tecnologías de alta demanda en las organizaciones.

Cuando se habla de la gestión de documentos electrónicos desde un punto de vista

archivístico se podría estar de acuerdo que, a grandes rasgos, los puntos clave son
principalmente:
 La manipulación, en un sentido genérico, de los documentos electrónicos.
 La importancia del mantenimiento de la procedencia de los documentos.
 La incorporación de criterios de valoración y de eliminación en el diseño de
aplicaciones de sistemas de gestión de documentos.
 El mantenimiento de la accesibilidad a los documentos electrónicos en el
paso del tiempo.

Los dos primeros puntos afectan directamente la esencia de los documentos y, por
tanto, teniendo en cuanta la volatilidad y la desmaterialización de los documentos
electrónicos, previamente hay que precisar qué se entiende por documento y en qué
se diferencia de la información para poder adoptar las soluciones necesarias que
garanticen la integridad y la procedencia.

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DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRÓNICO

No cabe duda que los documentos hoy ya no se encuentran solo en el soporte

tradicional y los medios de difusión y conservación son muy diferentes a los
utilizados hasta el momento. La evolución del correo electrónico, el documento
digital, la firma digital y los soportes electrónicos, han provocado cambios en los
modos de trabajo y procedimientos en las organizaciones, la aparición de estas
tecnologías han provocado un desplazamiento del papel a la utilización de los
impulsos electrónicos y los circuitos integrados. Pero la utilización del papel sigue
aumentando cada vez, las fotocopiadoras e impresoras están presentes no solo en
un área de la empresa, sino en cada una de sus dependencias y se pone de moda,
el uso de las tecnologías de la información.

En estos momentos lo digital ya está presente en nuestras prácticas cotidianas,

desde un ocio digital (televisión, fotografías, música, videojuegos, libros…) hasta los
entornos laborales dominados por las nuevas tecnologías sin exclusión de sector
económico.

Es tal alto
el dominio
digital, que ya
se considera la
necesidad de
empezar a
pensar en
un futuro post
digital, en el que se abandone la obsesión y fascinación por la tecnología y se
empiece a vivir en un mundo completamente transformado por sus consecuencias.

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Y es claro que la gestión documental no está siendo ajena a este fenómeno, de tal
manera que en la actualidad la práctica totalidad de la documentación se produce
electrónicamente por medio de paquetes ofimáticos (procesadores de textos, hojas
de cálculo…); los procesos administrativos se realizan sobre base de datos o
programas de gestión empresarial (contabilidad, realización de presupuestos,
gestión de recursos humanos, realización de nóminas, control de clientes y
proveedores, logística…); los documentos recibidos en papel pueden convertirse en
documentos digitales a través de su digitalización; la transmisión de documentos por
medios electrónicos está generalizada de forma que el correo electrónico se ha
convertido en un modo de comunicación estándar entre las empresas.

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Las Imágenes Digitales

Las bibliotecas y los archivos ponen en marcha programas de digitalización de
imágenes para satisfacer necesidades reales o que han sido percibidas. Es más
probable que la utilidad de las imágenes digitales quede garantizada cuando se
definen claramente las necesidades de los usuarios, se conocen los atributos de
los documentos, y la infraestructura técnica de apoyo de la conversión, gestión, y
entrega del contenido es la apropiada para las necesidades al momento de
implementar el sistema digital.

Esta nueva era en la que todas las formas de la información están sufriendo
un proceso de digitalización. Las imágenes, por
supuesto, no han podido escapar a este
proceso. La fotografía, el cine, la televisión, el
diseño gráfico e, incluso, el diseño industrial
producen miles de imágenes digitales, que son
almacenadas en algún soporte físico, enviadas
por un medio de transmisión electrónico,
presentadas en una pantalla o impresas en
papel en algún dispositivo.

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FORMATOS DE IMAGEN

Las imágenes digitales se pueden guardar en distintos formatos. Cada uno se

corresponde con una extensión específica del archivo que lo contiene. Los más
utilizados en la actualidad son: BMP, GIF, JPG, TIF y PNG.

BMP (Bitmap = Mapa de bits)

 Ha sido muy utilizado porque fue desarrollado para aplicaciones Windows.

 La imagen se forma mediante una parrilla de píxeles.
 El formato BMP no sufre pérdidas de calidad y por tanto resulta adecuado
para guardar imágenes que se desean manipular posteriormente.
 Ventaja: Guarda gran cantidad de información de la imagen.
 Inconveniente: El archivo tiene un tamaño muy grande.

GIF (Graphics Interchange Format = Formato de Intercambio Gráfico)

 Ha sido diseñado específicamente para comprimir imágenes digitales.

 Reduce la paleta de colores a 256 colores como máximo (profundidad de
color de 8 bits).
 Admite gamas de menor número de colores y esto permite optimizar el
tamaño del archivo que contiene la imagen.
 Ventaja: Es un formato idóneo para publicar dibujos en la web.
 Inconveniente: No es recomendable para fotografías de cierta calidad ni
originales ya que el color real o verdadero utiliza una paleta de más de 256
colores.

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JPG-JPEG (Joint Photographic Experts Group = Grupo de Expertos

Fotográficos Unidos)

 A diferencia del formato GIF, admite una paleta de hasta 16 millones de

colores.
 Es el formato más común junto con el GIF para publicar imágenes en la web.
 La compresión JPEG puede suponer cierta pérdida de calidad en la imagen.
En la mayoría de los casos esta pérdida se puede asumir porque permite
reducir el tamaño del archivo y su visualización es aceptable. Es
recomendable utilizar una calidad del 60-90 % del original.
 Cada vez que se modifica y guarda un archivo JPEG, se puede perder algo
de su calidad si se define cierto factor de compresión.
 Las cámaras digitales suelen almacenar directamente las imágenes en
formato JPEG con máxima calidad y sin compresión.
 Ventaja: Es ideal para publicar fotografías en la web siempre y cuando se
configuren adecuadamente dimensiones y compresión.
 Inconveniente: Si se define un factor de compresión se pierde calidad. Por
este motivo no es recomendable para archivar originales.

TIF-TIFF (Tagged Image File Format = Formato de Archivo de Imagen

Etiquetada)

 Almacena imágenes de una calidad excelente.

 Utiliza cualquier profundidad de color de 1 a 32 bits.
 Es el formato ideal para editar o imprimir una imagen.
 Ventaja: Es ideal para archivar archivos originales.
 Inconveniente: Produce archivos muy grandes.

PNG (Portable Network Graphic = Gráfico portable para la red)

 Es un formato de reciente difusión alternativo al GIF.

 Tiene una tasa de compresión superior al formato GIF (+10%)
 Admite la posibilidad de emplear un número de colores superior a los 256 que
impone el GIF.
 Debido a su reciente aparición sólo es soportado en navegadores modernos
como IE 4 o superior.

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Bibliografía

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imagen. Tipos de Archivos. Recuperado de:
http://www.hipertexto.info/documentos/archivos.htm

Mercado y Publicidad.com. Fundamentos de información y documentación: concepto

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Lluís-Esteve Casellas i Serra. Archivística y Nuevas Tecnologías: consideraciones

sobre terminología, conceptos y profesión. Recuperado de:
http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/archivistica_tecnologias_Castella.pdf

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