1TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Edwin Ricardo Rodríguez Contreras.

septiembre de 2020.

POLITECNICO DE SURAMERICA
Gestión Documental y Administración de Archivos.
 INTRODUCCIÒN
La Gestión Documental es una política de toda empresa y no un área,
dependencia o directivo, no es un software con muchos empresarios que piensan.
Por el contrario, es una cultura, una filosofía, unos manuales que se desarrollan de
acuerdo a la personalidad de la empresa y a las normas legales que regulan la
archivística del país.

Es por ello que dentro de la gestión documental encontramos las tablas de

Retención Documental (TRD) que son una herramienta archivística que identifica
la producción documental indicando la organización de los archivos al interior de
las empresas, además es una herramienta que tiene distintas funciones que
determinan el valor de los documentos y la información de los mismos.

Lo importante de esta herramienta es su utilidad que ofrece a la gestión

documental dentro de las empresas, que se caracteriza por ser un instrumento
que permite identificar la información, su tipificación, el ciclo vital de los
documentos y su disposición final.

Durante la gestión cotidiana de las organizaciones se generan grandes masas de

documentos que requieren un manejo adecuado que permita a los usuarios
acceder a ellos cuando estos lo requieran. Lo anterior lleva a crear unas reglas o
condiciones de ubicación, localización, e identificación de cada unidad
documental.

Las tablas de retención documental ayudan al proceso de clasificación y manejo

de la documentación que se genera en las organizaciones, dando cumplimiento de
la normatividad, manejo integral de los documentos. Las TRD permiten un mayor
control documental y archivístico dentro de las empresas y entidades en cuanto a:

- Control y monitoreo del ciclo vital del archivo.

- Reconocer la estructura organizacional
- Entender y manejar de manera correcta los ciclos por los que pasa un
documento y el tiempo prudencial.
 - Reconocer la clasificación de la información según la necesidad e
importancia que este represente en la empresa.

DESARROLLO

Las Tablas de Retención Documental son un instrumento archivístico definido por

La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para
controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

Beneficios de las tablas de retención documental:

- Facilitan el manejo de la información.

- Contribuyen a la realización de la producción documental
- Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
- Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ellos estipulados.
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene
carácter de permanencia.
- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de los
archivos.

Desde el punto archivístico:

- Clasificación de documentos
- Permiten el manejo integral de los documentos
- Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo
total.
- Ayudan a controlar la producción y tramite documental

Por su parte las tablas de retención documental como herramienta fundamental de

la gestión documental, constituye dicho fundamento como soporte jurídico en la
política archivística del país destacando en la misma Constitución política de
Colombia que establece algunos principios fundamentales de los cuales destaco:

“Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo a
los casos que establezca la ley” art. 74
Así mismo en su valor de importancia que se soporta en disposiciones legales
vigentes que hacen relación al manejo de documentos y a las responsabilidades
de los servidores públicos.

“Obligatoriedad de TRD para las entidades del estado” art 24 ley 594 de 2000

Las tablas de retención documental ayudan a definir el tratamiento de los

documentos teniendo en cuenta la valoración, indicando el tiempo que los
documentos deben permanecer en cada archivo, es decir indica cuando se deben
transferir del archivo local, al archivo central de la entidad.

Además, facilita el manejo de la información, la racionalización de la producción

documental, sirve para controlar el acceso de los documentos a través de los
tiempos de retención establecidos, garantiza la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente. Permite manejar los documentos de
forma integral, sirve para organizar los documentos desde el concepto de archivo
total. (Ortiz Castro, 2012, p.14)

Podemos decir que las TRD, son un instrumento muy valioso para que las
entidades públicas y privadas las apliquen y así den cumplimento a la Ley 594 de
2000, y puedan brindar un servicio de calidad, eficacia y eficiencia a la
administración de la información.

En estas cuestiones radica la importancia de las tablas de retención documental,

ya que en una adecuada administración puede ayudar a definir y gestionar la
información, manteniendo un control y una clasificación eficiente. A su vez las
TRD contribuyen al manejo optimizado de la información teniendo en cuenta el
sentido de los documentos, de esta forma contribuye a la clasificación desde la
relevancia empresarial. Una vez entendido esto, se notará como el archivo de la
información se hace más fluido y estandarizado. También las TDR contribuyen de
la siguiente manera:

- Controlar la producción documental

- Administrar desde un punto eficiente, la información.
 - Garantizar el acceso y control de la información, la bajo la relevancia del
tiempo.
- Regular la trasferencia documental y consolidar procesos administrativos.

Control, seguridad y acceso a los documentos. Cuando se empieza a establecer

un orden enfático de la utilidad de la información producida al interior de la
empresa, se abre paso al reconocimiento de las categorías documentales, que
contribuyen a una homogenización de las matrices del archivo, favoreciendo un
mayor control de la información producida, su ubicación y disposición. Esto ayuda
a que los documentos sean mas seguros y eficientes.

Selección y conservación categorizada: Se puede decir que este es el objetivo

central de las TRD, debido que establece un orden lógico de las categorías
archivísticas, con el fin de implementar la usabilidad, las características de los
documentos y su temporalidad existencial.

Manejo integral de los documentos. El manejo integral de la información garantiza

seguridad, control y optimización. Dicho manejo representa un adecuado acceso a
la información, al propio acceso y revisión partiendo desde su misma creación
hasta su disposición final.

Identificación de documentos de apoyo para el centro administrativo. Cuando se

realiza el reconocimiento de la estructura empresarial se identifica de manera
eficaz la evolución de la información y su ubicación descentralizada en el
desarrollo de la empresa. Es decir, el conocimiento ayuda a la identificación de
información que puede ser la base de distintas actividades administrativas.

Las TRD cumplen la función en la relación de los procesos organizacionales,

según patricia Ortiz (2012) dice que “indican con los procesos operativos que
sirven como herramienta fundamental en la gestión documental en la
identificación, valoración, estos preceden la elaboración de la tabla de retención
documental y la selección y eliminación son el resultado”.
 CONCLUSIÒN

Las tablas de retención documental son indispensables en la Gestión Documental

e instrumento archivístico que permite la buena producción documental enfocado
en la institucionalización vital de los documentos en los distintos archivos. Se
entiende entonces que con esta herramienta se puede llevar a cabo un proceso de
análisis de la documentación de manera efectivo, sin faltar a los principios de
procedencia del documento y facilitando la buena organización de los
documentos.

Entender que la aplicación correcta de las TRD facilita el manejo de la

información, permitiendo un manejo integral de los documentos lo que redunda en
una administración de la información de manera eficaz. Por otra parte, las TRD
como instrumentos archivísticos dan el primer paso hacia la aplicación de la
gestión documental.
 BIBLIOGRAFIA

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342documentn
o6047.pdf

https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/