INFORMATICA EMPRESARIAL 1

Presentación de Semana Cuatro Trabajo en Equipo

Ventajas y Desventajas de Algunos Sistemas de Información Empresariales

Pregrado en Contaduría Pública

Ministerio de Educación Nacional

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Ibagué, 2017
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Presentación de Semana Cuatro Trabajo en Equipo

Ventajas y Desventajas de Algunos Sistemas de Información Empresariales

Pregrado en Contaduría Pública

Oscar Fernando González Barrera ID: 000613151

Patricia Ximena Gil Betancourt ID: 000603513
Yurany Alexandra Giraldo Ocampo ID: 000606102
Daniel Eduardo Vásquez Sánchez ID: 000605021

Tutor

Lic. Jorge Ernesto Castellanos Salazar

Ingeniero de Sistemas, Especialista en Ingeniería de Software, Magister en Educación

Informática Empresarial

Ministerio de Educación Nacional

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Ibagué, 2017
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Contenido

 Objetivo general y específicos

 Introducción

 Ventajas y Desventajas del Sistema de planificación de recursos

empresariales. (ERP)

 Ventajas y Desventajas del Sistema de administración basada en la relación

con los clientes en su empresa (CRM)

 Ventajas y Desventajas del Sistema (BSC)

 Ventajas y Desventajas del Sistema (SGD)

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Objetivo General
Identificar y categorizar cada uno de los sistemas de acuerdo a la lectura practicada y

determinar cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno de los Sistemas de Información.

Objetivos Específicos

 Clasificar y determinar una a una las ventajas y desventajas de los sistemas.

 Clasificar de acuerdo a tablas cada concepto que categoriza como ventaja o desventajas.

 Revisar cada uno de los sistemas y su utilidad.

Introducción

El presente trabajo es el desarrollo de las lecturas correspondiente a los sistemas de

información empresarial ERP, CRM, BSC y SGD vistos en la Semana tres y cuatro de la
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materia Informática Empresarial, las cuales podemos determinar su clasificación, beneficios

como ventajas y desventajas de la implementación de dichos sistemas mencionados

anteriormente.

Por lo anterior es importante para los estudiantes de UNIMINUTO, del pregrado en

Contaduría Pública, en conocer e identificar la clasificación si es benéfica la implementación

de dichos sistemas y categorizando el usos de las ventajas como favor de la empresa.

Identificar las Ventajas y Desventajas que presentan los Sistemas de Información

descritos en la actividad anterior (ERP, CRM, BSC Y SGD).
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Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

Ventajas Desventajas
La información se accede en tiempo real y EL ERP REQUIERE QUE TODO EL
confiable. PERSONAL DE LA EMPRESA U
ORGANIZACIÓN TENGA LA
CAPACITACIÓN PARA SABERLO
MANEJAR, QUE EL SISTEMA FUNCIONE
DE MANERA CORRECTA, DEBIENDO
“involucrar al personal y prever los cambios que
sin duda sufrirá la organización al usar este
sistema de administración”.

Se usa una sola base de datos común para La adquisición de una ERP y su
todas las unidades de trabajo. personalización es costosa.

No hay registros duplicados ni reproducción Su implementación requerir cambios

de las operaciones, evitando la redundancia importantes en la compañía y sus procesos.

Mejora el rendimiento de las unidades de El ERP es un sistema muy complejo, el cual

trabajo que componen la empresa por puede acarrear que algunas empresas no
reducción de tiempo, consulta rápida, logran adaptarse al sistema.
control, análisis de la información,
reducción de costos y apoyo a la toma de
decisiones.
SE MEJORA EL SERVICIO AL La implementación de una ERP implica un
CLIENTE, ante la reducción de tiempo en el proceso continuo, el cual puede durar por
momento de la atención de los usuarios. mucho tiempo.
Puede proporcionar una ventaja estratégica
sobre los competidores.

Sistema de administración basada en la relación con los clientes en su empresa (CRM)

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Ventajas Desventajas
Aumenta el tiempo en contacto con los El uso incorrecto de la información de
clientes como poder ver cara a cara o los clientes puede afectar indirectamente
mediante llamadas telefónicas. la privacidad de los mismos.
Determina el número de horas en el cual Sus costos tanto en recursos económicos
comparte tiempo con el cliente para el y la falta de implementación a nivel
convencimiento. profesional, empresarial el servicio al
cliente.
Mide el margen de error entre el servicio La falta de implementación de estrategia
y el cliente a nivel global empresarial.
Se caracteriza por su cordialidad o La categoría del cliente que no todos son
puntualidad en cuanto a información y de valor potencial y actual.
solicitud de pedidos y contra entrega.
Manejo de ventas vía Online La falta de formalización de
procedimientos
Realiza el control mediante el módulo El tiempo que cree el cliente que pierde
de satisfacción del cliente en el momento de calificar el servicio.
La comunicación se convierte eficaz Elegir de forma incorrecta las
entre el personal como parte de la herramientas que le convienen a la
empresa, por otro lado, atención y estructura para generar nuevos clientes o
cliente. volverlo fidedignos.

El Balanced Scorecard, Una Herramienta Para La Planeación Estratégica (BSC)

Ventajas Desventajas

Traduce las necesidades o lo que la empresa Falta de interés por parte de la organización,
quiere lograr, crea estrategias con las que la falta de claridad en su visión, no tener manejo
organización pueda lograr. correcto a la hora de establecer funciones y
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comunican con el BSC

Buen manejo de la información y estrategias
prácticas de causa y efecto
Maneja perfectamente las estrategias con el
presupuesto, sabe asignar pues de los repuestos
para obtener su objetivo
Compara lo planeado con el obtenido y el
objetivó para modificar sus estrategias
Se puede utilizar en cualquier tipo de empresa.
Se generaliza y no tiene enfoque a los negocios,
no saber operar el gestor diario
Exagerar o que los indicadores que
seleccionamos tengan defectos, ausencia o
información incoherente de la información
No tener dinámica con el seguimiento de las
estrategias, que produce defectos en el diseño
Una visión no clara o concreta de la empresa

Sistema de Gestión Documental SGD Importancia de un SGD

Ventajas Desventajas
- Sencillez y accesibilidad: de - Si bien es cierto de las
una forma sencilla y rápida se tiene desventajas más comunes que tiene
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acceso a toda la documentación de la
empresa.
- Seguridad: la información se
encuentra más segura contra
pérdidas, y contra accesos no
autorizados.
- Ahorro: reducción del
espacio físico de almacenamiento, y
del tiempo empleado en hacer
búsquedas y en almacenar
información sin salir de su oficina.
- Uso compartido: La
documentación es accesible por
todos y como recurso colectivo. Esto
evita duplicaciones, gastos en
copias, etc.
- Productividad mejorada: la
productividad mejora al tener un
acceso más eficiente y rápido a la
información.
Soportado en su análisis determinar el Sistema de Información que por sus características se
implementaría en la organización a la cual pertenece. Argumente su respuesta.
Sistema de Gestión Documental (SGD)
la aplicación de una nueva
tecnología es el factor económico.
- Coste de implantación:
Implantar uno de estos sistemas
puede suponer un alto costo
económico.
- Tiempo de implantación: si
el volumen de datos a introducir en
el sistema la primera vez es muy
grande, puede llevar mucho tiempo y
recursos esta digitalización.
- Las personas no autorizadas
pueden acceder ilícitamente a los
datos sensibles en una computadora
o un   servidor si los protocolos de
seguridad están por debajo del nivel
aceptable.
- Hay que definir planes de
redundancia (es decir, siempre hay
que almacenar la información en  
servidor   de respaldo secundario
que esté ubicado a distancia) para
poder recuperar los datos en caso de
robo, incendio o inundación.
- Riesgo de violar alguna ley u
otros reglamentos de trastrabillad y
resguardo de la información.
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Para realizar este punto se escogió una organización o empresa a la que pertenece uno de

nosotros, esta empresa maneja un Sistema de Gestión Documental llamado ZINCO SGD,

este se encarga de controlar la información y de gestionar los archivos físicos y digitales de la

compañía, controlando flujos de correspondencia y radicación de facturas. Este sistema aplica

la mejores prácticas de gestión documental, priorizando lo anteriormente dicho para evitar

pérdidas o deterioro de los documentos originales.

Dicho Sistema contiene las siguientes características:

- Optimizar costos y recursos mediante el apoyo a políticas de cero papel.

- Obtener eficiencia en los tiempos de consulta y en la ubicación física de documentos.

- Disminuir el archivo físico de gestión mediante la aplicación efectiva de tiempos de

retención documental.

- Asegurar la confidencialidad de la información.

- Recuperar documentos fácilmente a través del sistema de indexación.

- Disminuir la pérdida de documentos físicos, configurando flujos de correspondencia

digitales.

Bibliografía

 Sistema de Información Integrado ERP, Asociación Española de Contabilidad y

Administración de Empresas AECA, Madrid. 2007.

 file:///C:/Users/CAPEX/Downloads/Sistemas%20CRM.pdf
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 https://www.administrabien.com/administracion-de-relaciones-con-los-clientes/

 file:///C:/Users/CAPEX/Downloads/Sistemas%20BSC.pdf

 http://informaticaempresarialuni.blogspot.com.co/2013/09/sistema-de-gestion-documental-
sgd.html