LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INFORME
LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL
2019
 INTRODUCCIÓN

Los procesos de gestión documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que
establecen la forma correcta de llevar a cabo las tareas dentro de las empresas, todo
en pro de la transparencia, la organización y el uso óptimo de la información. Una de las
leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivísticos es
la Ley General de Archivos 594 del 2000.

Con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y principios
que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su ámbito de aplicación
para las entidades públicas como las privadas con funciones públicas, pero se aspira
que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas privadas, con el fin
de unificar el sistema para la organización, conocimiento y administración apropiada de
la información.

En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el
vocabulario archivístico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen con
los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que tanto los
directivos de una empresa como el personal encargado directamente de manejar
archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo.
 LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Esta ley es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formar
profesionalmente en la administración y para todos los que desean crear su propia
empresa, esta legislación nos permite dar a conocer los conceptos sobre los distintos
tipos de archivos como los son el archivo público, privado, total, entre otros. Sin esta ley
una entidad sería muy desorganizada y no sabrían en dónde están los distintos
documentos que se generan dentro de la empresa, institución, municipio,
departamento, e incluso de un país. La importancia de los archivos es conocer el valor
de la información tanto para la administración de cualquier empresa, como para la
cultura, está incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización
de un archivo. Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos
utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar
nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión.

La transparencia y el orden de la información es la base requerida para que los

ciudadanos en general puedan acceder a la información de interés público, ya sea de
empresas privadas que prestan servicios a la comunidad, como de empresas y
organizaciones del Estado. Para garantizar dichas bases, el gobierno aprobó el 14 de
julio del año 2000 la Ley 594, conocida como la Ley General de Archivos, la cual
establece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión
documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se
debe regir el correcto ejercicio archivístico.

El sistema nacional de archivos está constituido por órganos asesores, coordinadores y

ejecutores. El gobierno lo conforma con el Archivo General de la Nación, los archivos
de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización administrativa,
territorial y por servicios. Esto con el fin de que los programas de organización de
archivos se desarrollen no solo bajo los principios y políticas y normas ya establecidas,
sino para que esta operación sea debidamente coordinada y descentralizada.
El objetivo del gobierno es que por medio de esta Ley, su aplicación y seguimiento se
logre conocer y controlar la información y sus soportes en todas las entidades, pues
bien sabemos lo que hoy en día sufrimos a causa de la corrupción, el no poseer
pruebas por falta de organización y control de los archivos ha impedido que la ley se
aplique a muchas personas que han realizado actividades corruptas y en detrimento del
patrimonio nacional.

La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización de los
archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según organización
del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos organismos están
obligados a organizar sus archivos. Para la organización de los archivos de acuerdo a
la ley, se debe contar con un programa adecuado, bien estructurado con el fin de lograr
el interés y participación del personal encargado de los archivos, Directivos
responsables y todo el personal que en la empresa de una u otra forma maneja
información.

Además esta ley nos enriquece en dichos conocimientos como lo es saber que el
documento de archivo lleva el registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. También comprende
la función archivística las cuales son las actividades relacionadas con la totalidad del
que hacer archivístico, allí se expone la elaboración del documento hasta su eliminación
o conservación permanente.
 CONCLUSIÓN

Este estatuto regula el proceder de los funcionarios y enseña cómo se archivan y como
se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro de una entidad u
empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., Esta norma igualmente nos
enseña sobre el patrimonio documental son los documentos conservados por su valor
histórico o cultural los cuales son unos de los más importantes que pueda contener
dicha ley.
De igual forma la gestión documental hace parte de los parámetros fundamentales de
las actividades administrativas, pues son estas las técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Al mismo tiempo esta ordenanza permite por medio del sistema nacional de archivos
que los ciudadanos podamos acceder a algunos documentos o información que
requiramos en su momento y así mismo a la protección de escritos que sean
confidenciales en las organizaciones u empresas.
Para concluir podemos decir que esta ley es la rige y vigila la parte documental y la
parte de archivo, y es la que hace que dichos fundamentos sean bien elaborados y bien
presentados, hace que a la hora de buscar un archivo no sea tan dificultoso y sobretodo
es la que le da legalidad a todos los títulos u documentos.
 BIBLIOGRAFÍA

http://archivocentralcamaracali.blogspot.com/2008/05/analisis-la-ley-594-de-2000.html

https://atsgestion.net/importancia-gestion-documental/

https://atsgestion.net/ley-gestion-documental/

https://es.calameo.com/read/004212052a838b2d3ff89

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130035/Contenido/OVA/OVA_
MF4/index.html