F LUJO DE P ROCESOS OER

D ESCRIPCIÓN DETALLADA

ALCANCE

Primer Paso:
Recepción de la solicitud para proyectos de Electrificación, en la recepción de la oficina
OER o en la regional. Esto lo recibe la recepcionista de la oficina.
La recepcionista debe revisar que se cumpla con los siguientes requisitos:
 Nota formal de la solicitud, dirigida al Director Ejecutivo.
 Listado de firmas de moradores. Destacar número de viviendas y moradores de
la comunidad.
 Destacar la existencia de: Centros de Salud, Puestos de Policía y Escuelas.
 Distancia aproximada desde la red eléctrica hasta la comunidad.
 Croquis de ubicación de la comunidad.
 Copia de Cédula e información del contacto: teléfono, celular, correo
electrónico.

Segundo Paso:

Recepción introduce la solicitud en la base de datos, luego envía solicitud (papel) de comunidad
al departamento de Planificación y se abre expediente físico de la solicitud.

Tercer Paso:

Planificación revisa la documentación y si esta completa, asigna la la fecha para la

inspección, en coordinación con la persona representante que hizo la solicitud y con el
Jefe de Proyecto de la OER o coordinador de la región al.

Cuarto Paso:
Se genera una carta de notificación de fecha de inspección, para la persona
representante de la comunidad que hace la solicitud. Se avisa telefónicamente de la
misma y se envía por mensajería en los casos que sea posible. Se espera con la
automatización del proceso, que se permita además, enviar por correo electrónico, en
los casos que la comunidad tenga acceso a este medio.
Quinto Paso:
Jefe de Proyecto o Coordinador de la Regional, delega al técnico la inspección de
acuerdo a la regional. Se cuenta con 2 técnicos por Regional.

Sexto Paso:
El técnico asignado realiza la gira de inspección en campo.

Séptimo Paso:
El técnico regresa y genera un informe y diagrama de levantamiento (bosquejo de la
comunidad), como resultado de su visita.

Octavo Paso:

El técnico envía su informe al Jefe de Proyecto. Este lo revisa.

Si está mal, lo devuelve para su corrección al técnico.

Si está bien, procede a realizar la evaluación del costo del proyecto.

Noveno Paso:

El Jefe de Proyecto, envía el informe final, con diagrama y costo del proyecto a la
gerencia de Planificación.

Décimo Paso:

Se introduce el proyecto en la base de datos de Proyectos inspeccionados.

Undécimo Paso:

Se genera una carta al solicitante o representante de la comunidad, indicando el costo

del proyecto. Se envía la misma por mensajería, por email, se le llama por teléfono y
se registra en el sistema que ha sido notificado.

Duodécimo Paso:

Se envía a la oficina del BID los datos técnicos del levantamiento del proyecto de la
comunidad, para verificar el análisis de viabilidad por parte de esta entidad, del
proyecto.
Décimo tercer Paso:

Oficina del BID analiza el proyecto y sus costos según sus parametros.

Si es rentable, se procede a licitar con fondos BID.

Si no es rentable, regresa a la Gerencia de Planificación para una reevaluación técnica

del proyecto.

Décimo Cuarto:

La oficina de Planificación hace una reevaluación del proyecto. Se convoca a reunión

con todas las partes para la reevaluación (el jefe de Proyectos, Gerente de
Planificación, Miembros de la Comunidad y miembros de la oficina del BID)

1. Si se aprueba la reevaluación, se envía al personal técnico de la Regional a

cargo, para que haga el levantamiento o alguna verificación técnica que
ampare a que el proyecto sea viable con fondos BID.

2. Se envía a el jefe de proyecto esta evaluación, y se procede a entregarlo a

la gerencia de planificación para verificar el nuevo levantamiento.

3. Estando todo de correcto con los parámetros BID, la Geren.. Planificación

procede a enviar los datos técnicos al BID para su reevaluación y
aprobación.

Décimo Quinto:

Se confecciona el pliego de cargos si el proyectos es aprobado por BID o si el proyectos

es aprobado por el Director Ejecutivo OER. (fondos Gob.)

Décimo Sexto:

Se saca a licitación el proyecto. Puede ser con dos tipos de fondos:

1. Con fondos BID (si el mismo fue aprobada su rentabilidad por parte de ellos).

2. Con fondos Locales (si el mismo fue rechazado por la oficina BID)

Importante:

En todo momento del proceso, el Directo de la OER debe poder tener visibilidad del
estado de las solicitudes.
El sistema debe permitir la actualización del estado, conforme avance el proceso.

Sub Proceso:

Proceso de Licitación y Ejecución de proyecto:

Primer Paso:

Se asigna comisión evaluadora. Se procede a Licitar el proyecto.

Segundo Paso:

Comisión evaluadora revisa propuestas y se selecciona un proponente.

Tercer Paso:

Se presenta informe de comisión evaluadora al BID. El BID genera carta de NO

objeción al proyecto.

Cuarto Paso:

Se confecciona contrato.

Quinto Paso:

Se entrega contrato y pliego de cargos para firma, a la empresa ganadora.

Sexto Paso:

Regresa contrato firmado por la empresa ganadora.

Si el monto del proyecto es hasta 100 mil dólares, se le envía al Director de la OER
para firma.

Si el monto del proyecto es mayor a 100 mil dólares se va para la firma del Ministro de
la Presidencia.

Séptimo Paso:

Cuando el contrato ya tiene todas las firmas, va para refrendo a Contraloría General de
la República.

Octavo Paso:

Una vez refrendado el Contrato, se genera orden de proceder al contratista.

Noveno Paso:

Inicio de obra. Control y seguimiento del desarrollo de la obra, en cumplimiento con los
tiempos estipulados en el contrato.
Nota Importante:

Se espera medir los tiempos contratados (no mayor a 120 días)

Medición de la calidad del proyecto, según el pliego de cargos.

Envío de alertas y / o notas por la oficina de ejecución de la OER al Contratista.