Código: CFC-PRO-002 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN

Fecha elaboración: 2019 septiembre EL TRABAJO

Fecha actualización: Procedimiento control y conservación de
Versión: 001 documentos

PROCEDIMIENTO CONTROL Y
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Elaboró: Diana Larrota Revisó: Jair Martínez Aprobó: Idelfonso Garavito

Asesor externo SST Coordinador SST Representante legal

OBJETIVO.
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Fecha actualización: Procedimiento control y conservación de
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Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación,

emisión, revisión, aprobación, actualización, distribución, eliminación, manejo e
identificación de documentos obsoletos, con el fin de facilitar su presentación, utilización
y disposición final.
ALCANCE.
El presente procedimiento aplica para todos los procesos y actividades que han adoptado
el SG-SST, aplica para la creación, modificación, actualización, eliminación, distribución de
los documentos y registros.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

 Guía Básica para documentar Procesos.

 Guía Básica para documentar Procedimientos.
 Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.
 Ley 527 de 1999 (Ley del comercio electrónico). Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.

DEFINICIONES

TERMINO DEFINICION
Aprobación Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la
adecuación del documento revisado previamente.

Caracterización de Documento que describe las características generales del

procesos proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.

Documento Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,

especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico
o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

Documento obsoleto Es aquel documento que derivado de un cambio o de su

eliminación pierde su vigencia.

Elaboración Actividad emprendida para documentar la información

requerida

Formato Documento empleado para registrar la información necesaria

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para la realización de un proceso o actividad.

Gestión documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a

la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por la empresa desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Instructivo Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o

instrucciones que tienen como finalidad desarrollar una
actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se caracteriza
por suministrar información orientada al aprendizaje de una o
varias actividades, su documentación debe ser precisa y
concreta
Manual Documento con un cuerpo sistemático que contiene la
descripción de información referente a un tema y consolida su
desarrollo.
Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Es recomendable que los procedimientos definan
como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y
cómo.
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia objetiva de actividades desempeñadas
Revisión Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la
adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar
el objetivo establecido
Tabla de retención Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
documental a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los registros.

Versión Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha

modificado el documento. Cada vez que se realice una
modificación en el documento cambia dicho número, ejemplo
001, 002, 003……

CONSIDERACIONES.
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Responsable.
Encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

CONDICIONES GENERALES

 La implementación del procedimiento para la elaboración y control de documentos

y registros se realizará en el SG-SST.
 El presente procedimiento define las actividades a realizar para la implementación
del control de los documentos a partir de una elaboración, modificación o
eliminación documental.
 El control de documentos quedará registrado en el archivo Excel control
documental del SG-SST el cual contempla el código documento, nombre del
documento, versión, estado del documento, motivo de modificación, fecha de
vigencia y fecha de modificación.
 Quien elabora el documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento.

DETALLE DE ACTIVIDADES

A continuación, se encuentra la información necesaria para la elaboración, creación,

revisión, aprobación, actualización, anulación, distribución, control y almacenamiento
de la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, define
las actividades relacionadas con la estructuración y control de los siguientes
documentos: manuales, procedimientos, programas y formatos.

Diagrama de flujo Descripción Responsable

Inicio

1. Elaboración del
1.Elaboración del documento
documento
Encargado del SG-
SST

2.Estructura general del documento compuesto por:

2. Estructura general del
Encabezado y contenido Encargado del SG-
documento compuesta
por: encabezado y
SST
contenido.

3. En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente

al formulado en los siguientes documentos:
Manuales – Procedimientos- Documento – Programas-Formatos.
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El código se manejará siempre de la siguiente manera:

CFC: corresponde al nombre de la empresa Instalaciones CFC.
Abreviatura del documento: Manual (M), Procedimiento (PRO),
3.Encabezado contiene: Formatos (FOR), Documentos (DO), Programas (PG). Encargado del SG-SST
Logo, Nombre del Número del documento: Las versiones se identifican
documento, código, numéricamente y se inician con 00; en la medida en que se
fecha elaboración y generen cambios o modificaciones sustanciales, se asignará el
actualización y versión. número consecutivo que describe la versión a que corresponde el
nuevo documento.
En los Manuales – Procedimientos- Programas, se debe incluir
una hoja portada la cual debe contener lo siguiente:
 Nombre del documento
 Tabla de firmas de la persona que elaboró, revisó y
aprobó cada documento.

4. Conservación de documentos: Instalaciones CFC SAS, se

compromete a mantener disponibles y debidamente actualizados
los documentos del SG-SST cumpliendo con los siguientes
parámetros:
El archivo de los documentos se realiza en medio magnético,
nombre del archivo SG-SST y algunos en medio físico los cuales se Representante Legal
encuentran archivados en A-Z. Se localizan en XXXXXXXX.
Instalaciones CFC SAS, mantendrá los siguientes documentos y
registros, por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a
partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador
con la empresa:
4. Conservación de  Resultados de los perfiles epidemiológicos de salud
documentos  Conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores, en caso de no contar con los servicios de
médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en
el trabajo.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de
trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y
control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo
 Registros de las actividades de capacitación, formación y
entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo

Registro del suministro de elementos y equipos de protección

personal. Estos documentos serán relacionados en la hoja de
vida, al finalizar la relación laboral con cada trabajador.

Control de cambios
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Versión Fecha Descripción de los cambios realizados