ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO

RELATIVO A INFORMACION GENERAL

1. ¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización ?

El desarrollo de un buen sistema de control interno de contabilidad y el

funcionamiento uniforme y fácil de una organización depende en gran parte de
una definición y distribución de las obligaciones y responsabilidades de
funcionarios, jefes de departamento y empleados. Para alcanzar estos
objetivos es virtualmente indispensable que la compañía tenga esquemas de
organización claros y bien planeados.

El esquema general de organización deberá ser suficiente detallado como para

indicar los departamentos que supervisa cada funcionario principal de la
compañía. El cuadro general de organización deberá estar suplementado por
cuadros que indiquen los deberes y responsabilidades de los funcionarios
ejecutivos, de los distintos jefes de departamento y los principales empleados
de las distintas divisiones del negocio. En empresas mayores se forman
algunas veces comités ejecutivos o de operaciones y el esquema de
organización debe mostrar los miembros de dichos comités y las funciones
generales de cada grupo. Los esquemas deben servir no sólo para preparar
con suficiente detalle, deben indicar también los métodos de operación de la
compañía. Un buen esquema de organización puede servir como una guía
valiosa para formular un programa de investigación de los procedimientos.

2. Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de

administración ¿están debilitadas por los estatutos?

3. Los deberes del contador general están separados de los de las personas
encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.

Puesto que los propietarios, socios o accionistas de la empresa han indicado,

mediante su aprobación, su conformidad con los estatutos, la organización no
debe desviar de dichas prescripciones. No quiere esto decir sin embargo, que
la organización estructural sea adecuada cuando se adapta a los estatutos. Por
ejemplo, la revisión del esquema de organización puede revelar que los
deberes del tesorero y el contralor son generalmente asignados a dos personas
distintas y estas deben funcionar independientemente y separadamente una de
otra.

Las funciones del tesorero están generalmente limitadas al cuidado y custodia

del efectivo y valores de la empresa. Tiene la responsabilidad de mantener
registros apropiados para todo el efectivo y auditar los registros llevados por el
cajero u otros funcionarios o agentes de la empresa que reciban o
desembolsen dinero.

Estos requisitos no se pueden cumplir adecuadamente si los deberes del

tesorero y del contralor los desempeñan una misma persona.
4. Están bajo vigilancia y supervisión de los jefes de contabilidad los
empleados de contabilidad y los libros y registros contables en toda oficina o
dependencia de la empresa ?

El esquema de organización debe estudiarse para ver si el funcionario principal

de contabilidad en divisiones operantes, fábricas, sucursales, etc. aunque se
supone que tales empleados sean directamente responsables al personal de
operación (superintendentes, capataces, ,etc.), sus funciones de contabilidad
deben estar regidas por el principal funcionarios de contabilidad. Debe
determinarse si el personal de operaciones domina al personal al personal de
contabilidad a tal grado que menoscabe seriamente a la efectividad del sistema
de control interno contabilidad. Vea los comentarios a la pregunta 1.06.

5. ¿Tiene la empresa una manual de procedimientos contables?

El buen control interno de contabilidad requiere la segregación de las funciones

de tesorería o custodia de las funciones de contabilidad. Es esencial que
ningún empleado o pequeño grupo de empleados tenga tal control de todas las
fases de un operación financiera importante, de manera que pueda ser
capaces de cometer una irregularidad y ocultarla sin conclusión con otros
empleados o departamentos.

La segregación efectiva de los deberes depende en gran parte del

planeamiento preciso y detallado de todos los procedimientos y la cuidadosa
asignación de funciones a las distintas personas dentro de la organización. Los
procedimientos detallados deben exponerse en memorandos en los que
también se muestra la explícita asignación de los deberes de cada
departamento o grupo de empleados. Los procedimientos escritos, las
instrucciones y la asignación de deberes, evitaran duplicidad en el trabajo,
interferencia u omisión de funciones importantes, malos entendidos y otras
situaciones que puedan resultar en el debilitamiento de los controles internos
de contabilidad. Tales memorandos pueden muy bien ser la base para la
preparación de un manual formal de contabilidad.

6. ¿Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y

aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han
intervenido en su preparación ?

Un presupuesto es uno de los instrumentos más efectivo empleados por la

administración para el control administrativo de las operaciones de una
empresa. Es una vara de medir con la que se pueden comparar las
operaciones de reales y los resultados. El departamento de contabilidad debe
preparar informes comparando los ingresos y gastos reales con los estimados
en el presupuesto.

En algunas organizaciones, los departamentos de contabilidad no oficiales

dentro de los departamentos de operaciones preparan presupuestos e informes
de operaciones de los departamentos. Es relativamente sencillo para un jefe de
departamento desfigurar o tergiversar el informe de las operaciones de su
departamento para lograr sus propios fines o presentar a la gerencia un cuadro
más favorable que el que los hechos justifican. Donde ésta situación existe, los
jefes de los departamentos de operaciones pueden que protesten
enérgicamente alegando que necesitan este tipo de control a fin de obtener
rápidamente la información que necesitan para dirigir sus departamentos. Sin
embargo, el valor total del control del presupuesto puede perderse en
circunstancias e informaciones seriamente engañosas puede que se entreguen
a la administración.

es esencial, por lo tanto, que el mantenimiento de los récords de presupuestos

por departamento y la preparación de los datos departamentales de
contabilidad, así como la comparación entre los resultados reales y lo
presupuestado se haga por un departamento de contabilidad que sea
independiente de los departamentos de operaciones sobre los que se informa.
Los informes así preparados deben ser revisados por funcionarios distintos de
los jefes de departamento, de modo que las situaciones anormales o
sospechosas sean descubiertas e iniciadas las medidas de corrección
necesarias.

¿Están debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o

empleado responsable ?

por medio de un asiento de diario se pueden hacer ajustes a cualesquiera

cuentas de la empresa. Por lo tanto, debe ser obligatorio que cada asiento de
diario está oprobado por un funcionario del departamento de contabilidad que
no este en situación de cometer una irregularidad y ocultar al anotar un asiento
de diario impropio. El funcionario o empleado que apruebe los asientos debe
tener el suficiente conocimiento de las circunstancias que rodean la operación
de que se trata. Además, los empleados que manipulen asientos de diario
aprobados deben estar informados de quienes tienen autorización para aprobar
tales asientos y deben reconocer las firmas o iniciales de los funcionarios o
empleados designados.

8. utiliza la empresa para efectos de control

1. ¿Informes que comparen lo presupuestado con los gastos realizados?

2. ¿Costos estándar?

Un presupuesto es un plan de guía futura del negocio que combina la

experiencia pasada con una evaluación inteligente de lo que se espera ocurra
en el futuro. Por lo tanto, un presupuesto de desembolsos es mucho más util
como control que la comparación de los desembolsos de este período con los
del período presente.

Asimismo, el costo estándar es un costo predeterminado o presupuestado ;

representa el costo en que se puede incurrir si prevalecen las condiciones que
se han supuesto. También es un instrumento útil de control para la
administración.
9. Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar
aprobaciones previas están provistos de :

1. ¿Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?

2. ¿Instrumentos sobre la clase de operaciones que pueden ser
aprobadas previamente, limite y monto de las mismas?

El propósito de que exista una persona que revise las aprobaciones previas es
asegurar a la empresa que se han efectuado diversas funciones de
comprobación y de que los documentos que sustentan la operación han sido
aprobados correctamente. No obstante, a fin de que la revisión sea efectiva, es
necesario que el revisor esté informado oficialmente de los nombres de los
empleados designados para hacer las diversas aprobaciones o
comprobaciones y que tenga modelos de las firmas o iniciales de los mismos
para comprobarlo con las de los documentos que se revisen.

En ausencia de estas precauciones, la revisión final resulta sin sentido, ya que

solamente puede determinarse que las iniciales de alguien aparecen en un
documento, sin la convicción de que ellas son las de la persona a quien se ha
delegado la responsabilidad de la aprobación. Deberá indagarse para
determinar que una lista con los modelos de firmas o iniciales de personas
autorizadas para aprobar ha sido circulada y que la persona que hace la
revisión final de los documentos tiene una copia de la misma.

10. ¿Tiene la empresa un departamento de auditoría interna que opera en

forma autónoma?

1. ¿Si lo tiene, a quién rinde los informes?

2. ¿Hemos revisado los programas de auditoría interna para determinar si son

apropiados para llenar su cometido?

No importa lo completo que sea un sistema de comprobación interna de la

contabilidad, siempre existe la posibilidad de desviación de los procedimientos
prescritos y deben establecerse resguardos que aseguren que dichos
procedimientos se cumplen. Recíprocamente se deben modificar los
procedimientos según lo exijan las circunstancias. Las organizaciones mayores
establecen frecuentemente departamentos de auditoría interna para hacer
pruebas de las operaciones registradas para tomar o supervisar inventarios
físicos y en general para someter las operaciones de la empresa y de sus
sucursales o subsidiarias a un examen más o menos continúo con el objeto de
determinar no sólo si los procedimientos prescritos se cumplen, sino también
para ver si hay que hacer modificaciones en los mismos como resultado de las
condiciones imperantes.

Donde parte de las plantas, sucursales o subsidiarias de la empresa no son

visitadas por el contador independientemente durante el curso del examen de
los estados financieros de la empresa, generalmente se deposita confianza en
el trabajo de los auditores internos de la empresa. El contador independiente
debe satisfacerse de que los procedimientos seguidos en las unidades no
visitadas son adecuados y también de la efectividad de los exámenes hechos
por los auditores internos. Los auditores internos deben estar completamente
separados de toda participación en otros procedimientos de la empresa., pues
tal participación haría que sus exámenes fuesen parcial o totalmente
ineficaces. El personal del departamento de auditoría interna debe ser lo
suficiente como para permitir visitar a intervalos frecuentes las distintas plantas,
sucursales o subsidiarias y lograr que los exámenes verificados por los
auditores internos puedan ser suficiente extensos. Los auditores internos
deben rotarse para aumentar la eficacia de su trabajo.

Es costumbre que los auditores internos reporten al funcionario principal, quien

usualmente es el responsable de seguir en el futuro los asuntos reportados por
los auditores. Dado que los libros y actividades del departamento de
contabilidad deben a su vez estar sujetos a una revisión independiente, sería
preferible, caso de ser posible, que los auditores internos reportaran
directamente a su funcionario superior tal como un vicepresidente a cargo de
las finanzas. Contiene el informe de auditoría interna.

1. ¿Conclusiones sobre la revisión ?

2. ¿Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias ?
3. ¿Sugerencias sobre mejoras en los metidos de control interno ?

14. Con respecto a los informes de auditoría interna :

1. ¿Son revisados por funcionarios superiores ?

2. ¿Se toman las medidas necesarias para corregir las deficiencias ?

El propósito de estas preguntas es determinar si los auditores internos

presentan reportes internos informativos sobre los cuales la administración
puede tomar medidas. Un reporte que no sea informativo, o que se atenga a
detalles sin importancia que podrían dejarse a un jefe de departamento para
su solución, es de poco valor para la administración. el mejor sistema de
control interno se viciaría a no ser que se hiciese un esfuerzo para ver que los
procedimientos prescritos se siguen y se informa inmediatamente a la
administración sobre cualquier desviación o autorizada de los mismos. esto
puede lograrse solo si los reportes de los auditores internos cubren
adecuadamente dichas materias y si los funcionarios apropiados revisan dichos
reportes e inician las medidas correctivas que sean menester.

Debe preguntarse sobre el tipo de reportes sometido, la rapidez con que se

revisa y la efectividad de las medidas de corrección que se tomen.

¿Toman con regularidad sus vacaciones los cajeros, almacenistas, y demás

empleados en puestos de confianza y sus deberes son asumidos por otros
empleados ?

La practica sugerida por la pregunta anterior es deseable por que :

 1. Las irregularidades que puedan haber sido cometidas por un
empleado pueden descubrirse mientras esté de vacaciones y sus
deberes los asume otro empleado.

2. Más de un empleado se familiariza con ciertos deberes y

procedimientos lo que facilita una situación en caso de emergencia.

3. Sirve generalmente como comprobación de la eficiencia del empleado

que está de vacaciones, y

1. Aumenta el adiestramiento del personal en general.

Ninguno de los resultados expuestos puede alcanzar, sin embargo, a no ser

que se disponga que otros empleados asuman los deberes de los que están de
vacaciones, y debe investigarse no sólo si dichas sustituciones se han
dispuestos, sino también si realmente se han llevado a cabo durante el año.

16. con referencia a las conexiones de los funcionarios y los empleados :

1. ¿Carecen éstos de conexiones con otras organizaciones mercantiles

con las cuales empresa negocia ? En caso contrario, mencione cuáles
empleados y con que empresas tienen conexiones.

2. ¿Existe un procedimiento que prohiba emplear dos o más funcionarios

que desempeñen labores principalmente de contabilidad y caja, que
tengan algún grado de parentesco o consanguinidad ?

se han cometido fraudes en casos en que un funcionario de una empresa con

un interés especial en otra ha aprobado operaciones entre ambas empresas.
Puede resultar difícil el determinar la existencia de tal situación, puesto que las
relaciones con otras empresas pueden estar fuera de la esfera normalmente
sujeta a revisión. Esto sin embargo, no elimina la necesidad de una auditoría
alerta ni la posibilidad de usar fuentes de información disponibles. Por ejemplo,
los informes de servicio financiero suelen dar generalmente la historia personal
y conexiones de negocios de los funcionarios de la empresa, y fuentes como
estas, junto con averiguaciones discretas y hechas con tacto con funcionarios
de la empresa, deben utilizarse para lograr dicha información en cuento sea
posible.

17. ¿Los funcionarios que manejan fondos o valores está respaldados con
pólizas de seguro de manejo y cumplimiento u otra clase de garantías ?

18. ¿Parece adecuado el monto de tales seguros o garantías ?

El propósito principal de afianzar a los empleados es el asegurarse contra

pérdidas por irregularidades. Indirectamente, sin embargo, el afianzamiento de
los empleados tienen conocimiento del hecho de que están afianzados y, por
consiguiente, se dan plena cuenta de las consecuencias que pueden desviarse
de las acciones impropias. El asunto del afianzamiento es particularmente
importante en organizaciones donde un sistema de comprobación interna de la
contabilidad que sea satisfactorio no es asequible. La fianza no debe limitarse a
los empleados solamente, sino que debe también cubrir a los principales
funcionarios. Desde el punto de vista del efecto psicológico sobre los
empleados que están afianzados, la cantidad de la fianza es relativamente
inconsecuente, pero desde el punto de vista de la recuperación del seguro es
importante que la cantidad de la fianza sea adecuada en relación con la
posición del funcionario o empleado afianzado.

El hecho de que los empleados estén afianzados no es una excusa para no

tener la adecuada comprobación interna de la contabilidad. A fin de lograr la
indemnización la empresa tiene que descubrir la pérdida y generalmente
poderla probar. Es probable que no se descubran las irregularidades si no
existe un control adecuado, y aunque esté asegurada la empresa contra
pérdidas es posible que no se dé cuenta de que sus activos han sido
malversados.

19. ¿existe un empleado competente encargado de todo lo relacionado con

seguros ?

El propósito de esta pregunta es determinar no solamente si los activos de la

empresa se encuentra cubiertos adecuadamente a fin de obtener el mayor
beneficio para la empresa en cuanto a la cobertura y costo de las primas.

ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO

RELATIVO A CAJA Y BANCOS

2.1 GENERALIDADES

1. ¿Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no

mano manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de
contabilidad, cuentas por cobrar, etc., distintos de los libros de caja ?

El propósito de esta pregunta es determinar si el empleado que mantiene los

libros de ingresos de caja pudiera influir sobre la anotación en los libros de
ingresos o de desembolsos de caja a fin de encubrir un desfalco. Generalmente
, a fin de esconder una irregularidad, un cajero tiene que tener los medios para
omitir o hacer en los libros ambas partes de una operación de caja o tiene los
medios para omitir o lograr que se hagan asientos en los mayores que
compensen el importe de la irregularidad.

En relación con los ingresos de caja, el cajero no debe tomar parte en los
procedimientos que tienen por finalidad hacer asientos en las cuentas a las que
se acreditan los ingresos (cuentas por cobrar, ventas de contado, etc.), y sus
deberes no deben permitir influir sobre los asientos en las cuentas a que se
cargan desembolsos (cuentas a pagar, gastos, etc.). sin embargo, debe
tenerse en cuenta que pueden existir irregularidades de efectivo en las que el
cajero no tome parte. por ejemplo, el administrador de la oficina puede actuar
en funciones de jefe de créditos con autoridad de créditos para cobrar, o como
jefe de oficina abre correspondencia, puede tener la oportunidad de apropiarse
de remesas de clientes. Si, no obstante, se percibe el cobro de cuentas
canceladas por un empleado distinto de jefe de créditos y so la
correspondencia la abre otro empleado que prepara una lista de las remesas
para ser comparadas más tarde, renglón por renglón, con las anotaciones del
libro de caja, la posibilidad de cometer una irregularidad por los medios
indicados se reduce considerablemente.

En relación con los desembolsos de caja, el que firme un cheque fraudulento

tiene que estar en posición (a) de omitir o hacer que se omitan en los libros el
importe de los cheques, 0b) anotar o hacer anotar en los libros cantidades que
compensen el importe del cheque.

Sin embargo, la efectividad de los procedimientos previos a la firma de los

cheques es probablemente más importante que la firma de los mismos puesto
que tales procedimientos pueden dificultar al que firma, emitir un cheque no
autorizado. Si se delega la autorización para firmar los cheques a un empleado
que ejecute otros deberes de la caja, las posibilidades de irregularidad se
aumenta. Por ejemplo, si solamente se requiere una firma en los cheques y se
hubiese delegado la firma en un empleado que mantiene el registro de
desembolsos de caja y se hubiese delegado la firma en el empleado, si
solamente se requiere una firma en los cheques y se hubiese delegado la firma
en el empleado que mantiene el registro de desembolsos de caja y éste
empleado expidiese y firmase un cheque fraudulento con la intención de
encubrir una irregularidad, podría lograrse su propósito de varias maneras, a
saber :

1. Omitiendo registrar el cheque en el libro de desembolso de caja y

concordando los saldos de libro de caja y del banco incluyendo el
importe del cheque en la suma del registro de desembolsos.

2. Anotando el cheque en el registro de desembolsos y cargando su

importe a una cuenta de gastos.

En primer caso la irregularidad no se descubriría si el empleado que llevara el

registro de desembolsos también conciliase la cuenta en el banco, pero sería
descubierta si la conciliación la prepara otro empleado siempre que comparase
los cheques devueltos por el banco con los asientos en el registro de

si el empleado desfalcador adoptó el segundo método, el descubrimiento de la

irregularidad dependerá principalmente de lo concienzudo que sean los
procedimientos referentes a la conciliación, de lo alerta que esté el empleado
que efectúe la conciliación, y del grado de investigación que se haga de los
cheques girado a, o por empleados de la compañía si el cheque fuere
pagadero a el mismo. Si el cheque se girara de un proveedor ficticio el
descubrirlo dependería primordialmente de la auditoría interna de los
desembolsos de caja o del análisis de las cuentas de gastos.

2. ¿La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que
firman sobre ellas son debidamente autorizadas ?
1. ¿Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas
para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros
funcionarios ?

Sólo se tendrá un control sofisticado sobre los fondos de la empresa si se

depositan a favor de la empresa en un banco designado por la junta directiva y
estén sujetos para su extracción solamente con la firma de una persona
designada por la Junta. Si alguna de estas medidas no se cumpliese, sería
relativamente sencillo el desviar o trasladar los fondos a cuentas bancarias que
no estén sujetas a vigilancia adecuada de aprobación de desembolsos, revisión
de cheques cancelados, etc.

al conceder autorización para firmar cheques la junta deberá tener en cuenta la

experiencia, juicios y madurez del que ha de firmar los cheques así como los
controles que circundan sus funciones pero, sin embargo, si la autorización de
firmar cheques puede subdelegarse o ejercerse sin la concurrencia de la junta,
el efecto de estas precauciones y controles puede ser anulado totalmente,
puesto que los controles que aplicaban al designado originalmente puede no
aplicar a quien él subdelegó el poder para firmar cheques.

4. ¿Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada

para firmar cheques deja el empleo de la empresa ?

¿Si esta situación no se ha presentado, ha previsto la empresa algún

procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario ?

el propósito de estas preguntas es determinar que la empresa han tomado

precauciones efectivas para evitar desembolsos no autorizados de sus fondos.
Es práctica general notificar formalmente a los bancos de los nombres y cargos
de los autorizados para firmar cheques generalmente mediante copias
certificadas del acta de la junta en que se concedió la autorización. Mientras no
se reciba la renovación de tal formalidad el banco está autorizado para pagar
contra esas firmas. Por lo tanto, es necesario notificar inmediatamente, y de
modo formal, al banco tan pronto caduque un poder para firmar cheques. De
otro modo, podrían girarse cheques no autorizados y dado que el banco estaría
protegido en ausencia del aviso de caducidad, la empresa se vería en
dificultades para recobrar sus fondos.

En una empresa relativamente nueva pudiera suceder que el caso no se

hubiese presentado, y el auditor debe cerciorarse de que los funcionarios de la
empresa conocen las precauciones que deben tomarse tan pronto caduque un
poder para firmar cheques.

6. ¿Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa está registrada en

cuentas de control en el mayor general o auxiliar ?

bajo el método de partida doble, para encubrir una irregularidad es necesario

omitir en los libros ambas partes de una operación o anotar asientos que
compensen el monto de la irregularidad. Por esto, la inclusión de todas las
cuentas de banco de la empresa en las cuentas de control de caja en el mayor
general es necesaria, no solo para mostrar el efectivo correctamente, sino para
evitar tener efectivo del que se puedan hacer desembolsos, sino los resguardos
que provea contra la irregularidades una buena técnica de contabilidad.

Por ejemplo, una empresa pueda cobrar depósitos de los clientes y colocar su
importe en una cuenta especial de banco no registrando los cobros ni como
efectivo ni como depósitos a pagar. Sería posible el trasladar cobros ordinarios
a esta cuenta y hacer extracciones de ella. Estas extracciones no estarían
sujetas al escrutinio ordinario puesto que no se harían asientos para las
mismas en los libros de la empresa.

7. ¿ Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo el control contable
en forma tal que tanto cargos como abonos queden registrados en una
cuenta de control ?

La finalidad de mantener esta cuenta llamada a veces “transferencias

bancarias” es la de proveer un medio rápido para determinar que los cargos y
créditos por las transferencias de efectivo se registraron como compensación
durante el mismo período contable. De otro modo sería posible registrar
solamente la parte del deposito de la operación de la operación como un cargo
a caja, pero haciendo el crédito a algunas otras cuentas, tales como ingresos o
cuentas por cobrar, y así falsificar las cuentas. El mantener una cuenta de
“transferencias de banco” no es esencial, y las técnicas adecuadas de auditoría
descubrirían este tipo de irregularidad en todo caso. Sin embargo, una cuenta
de “transferencias de banco” o una columna separada en el registro de caja
para las transferencias, que ofrezcan control sobre las mismas, es muy
deseable y en su ausencia el auditor debe estar alerta, particularmente al
examinar las operaciones de caja cercanas al final del período que se revisa.

8. ¿Mantiene la empresa un control de los cheques post-fechados ?

La finalidad de mantener este control, es para que los cheques post-fechados

sean consignados en su fecha correspondiente, evitando que los mismos
puedan ser cobrados o usados para cubrir posibles irregularidades. A estos
cheques, tan pronto sean recibidos, debe ponérseles el sello “únicamente par
consignar” de la empresa a fin de evitar que si s4e extravían se pueda hacer
mal uso de los mismos.

2.2 RECONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS

1. ¿Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa ?

2. ¿ Las reconciliaciones bancarios son preparadas y revisadas por empleados

que no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa ?

Una reconciliación bancaria, hecha de modo eficaz, constituye una auditoría

parcial de los recibos y desembolsos de caja durante el período de la
reconciliación y, por consiguiente, no debe hacerse por un empleado que tome
parte en la presentación o anotación de las operaciones de efectivo. El
empleado que inspecciona los documentos antes de que los cheque se
sometan para la firmas, el firmante, o un empleado a quien se ha delegado la
autorización para la emisión del cheque, están todos en situación de iniciar
cheques indebidos y no deberían participar en la preparación de la
reconciliación. El reconciliar las cuentas bancarias, aún cuando estas sean
hechas por empleados adecuados, no descubrirá necesariamente
desembolsos indebidos pero limitará la oportunidad de cometer irregularidades
a los empleados que preparen o prueben cheques o reciban cheques o reciban
efectivo, puesto que no las podrán encubrir manipulando las reconciliaciones
bancarias.

3. ¿Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan

directamente en sobre cerrado al empleado que preparen las
reconciliaciones ?

El objetivo indicado en la explicación de las preguntas 2.2.1 y 2.2.2 solo si

consigue se el extracto del banco y los cheques cancelados llegan
directamente del banco en sobre cerrado a manos del que preparan la
reconciliación. Esto proporciona una seguridad razonable de que nadie pueda
haber cometido una irregularidad, que de lo contrario pudiera ser descubierta
por una reconciliación bancaria efectiva, estuviera en posición de ocultar la
irregularidad sustrayendo o combinando un cheque pagado o cambiado los
asientos o los saldos mostrados en los extractos del banco.

4. Los procedimientos para efectuar la conciliación contemplan todos los pasos

esenciales que aseguren una efectiva reconciliación particularmente en
cuanto a :

1. ¿Comparación del número y valor de los cheques contra el libro de

salidas de caja ?

2. ¿Revisión de endosos en los bancos o de los volantes de los

cheques ?

3. ¿Comparación con los saldos del mayor general ?

Las notas de las preguntas 2.2.1 y 2.2. indican las ventajas que se derivan al
designar el trabajo de reconciliar las cuentas de banco a un empleado que no
toma parte en la preparación o aprobación de los cheques, pero para que dicho
procedimiento rinda los máximos beneficios, la reconciliación debe hacerse de
un modo eficaz.

Los pasos que pueden considerarse como esenciales en una reconciliación

bancaria, variarán según el grado de perfección del control interno de
contabilidad que abarque los desembolsos. Antes de hacer recomendaciones a
un cliente debe determinarse que las sugerencias no implican duplicidad de
trabajo innecesario. En algunas organizaciones los procedimientos de
reconciliación bancaria no incluyen la comprobación de las sumas de los libros
de caja, comparación del registro de desembolsos, examen de los endosos en
los cheques, etc., y a veces es difícil convencer al cliente que, particularmente
en su caso, tales operaciones deben formar parte de sus reconciliaciones
bancarias. Si los otros procedimientos aplicables a la caja se comprende
plenamente y se puede mostrar de modo claro la necesidad de extender los
procedimientos de reconciliación, se facilitará la eliminación de los puntos de
controversia. En el caso de una gran compañía, el procedimiento de la
reconciliación bancaria se reducía casi solamente a ordenar numéricamente los
cheques, relacionar los números de los faltantes y obtener sus importes del
libro de desembolsos para llegar al total de la cantidad de cheques pendientes.
A primera vista este sistema carece de muchas de las operaciones que se
consideran esenciales una reconciliación bancaria efectiva, pero en vista de la
calidad del sistema de control interno de contabilidad del muy conveniente para
cambiar los procedimientos, excepto recomendar el examinar los endosos de
los cheques. Aunque es probable que el banco fuese responsable por el pago
de cheques con los endosos falsificados, el departamento legal de la empresa
opino que en caso de reclamar judicialmente al banco el reembolso del cheque
con endosos falsificados pagados por el mismo, el banco podría defenderse al
alegar que la compañía fue negligencia al no examinar los endosos en los
cheques y que esta negligencia probablemente demoró el descubrimiento de la
falsificación. Es más, el examen de los endosos establece una seguridad que
no brindan otros procedimientos de la empresa. Donde se examinaran los
endosos, los empleados de la empresa se familiarizarán con las firmas
individuales, y es más probable que ellos descubran los endosos falsos y no los
auditores independientes, puesto que estos últimos no tienen la misma
oportunidad de ver esas firmas mes tras mes.

Al revisar los endosos se debe dar atención particular a lo siguiente :

1. Beneficiarios con nombres de compañías similares. Una puede ser

ficticia e internacionalmente tratar de parecer al nombre de un
proveedor corriente genuino.

2. Variantes en el endoso del mismo beneficiario. Las compañías

establecidas usan por lo general el mismo endoso de modo constante,
con frecuencia mediante el uso de un sello de goma.

3. Endosos múltiples en cheques pagaderos a compañías mercantiles.

Las compañías generalmente depositan sus cheques directamente y
no los negocian con terceras personas.

4. Endosos de agencias de cambio de cheques, de cheques emitidos a

favor de compañías. La mayoría de las compañías y comerciantes
establecidos no utilizan estas agencias.

Al revisar los cheques de nómina , la inspección de los endosos solamente es

inadecuada a los fines del control interno de contabilidad. El propio beneficiario
se hará conocer si no recibe su pago y se podrá recobrar el importe del banco
si éste pagó indebidamente. Para fines de control, es mucho más útil el
comprobar los endosos de los cheques de nómina con las firmas que constan
en el expediente personal de cada empleado.
Al considerar la efectividad de la reconciliación bancaria debe tenerse en
cuenta que pueden existir deficiencias importantes en los procedimientos,
aunque no se noten fácilmente. A modo de ilustración puede decirse que
investigaciones hechas sobre los procedimientos de reconciliación bancaria en
una compañía indicaron que los pasos dados por el empleado incluían los
pasos que se consideran esenciales en una reconciliación efectiva, hasta que
se descubrió que el empleado no verificaba independientemente el saldo de
efectivo según libros, sino que llamaba por teléfono al cajero y le preguntaba el
saldo existente. Aunque aparentemente la reconciliación parecía efectiva, la
deficiencia de no verificar independientemente el saldo según libros, introducía
efectiva, introducía en los procedimientos un punto débil que podía neutralizar
el valor del resto de los procedimientos realizados.

5. ¿Un empleado sin injerencia en los ingresos de caja revisa todas las
reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales ?

Uno de los propósitos esenciales al preparar una reconciliación bancaria es el

descubrir partidas que puedan indicar la existencia de irregularidades. La
manera prueba aritmética entre el saldo mostrado por las cuentas de la
empresa y el saldo del banco no es suficiente. Debe hacerse una revisión
cuidadosa de todas las partidas de reconciliación y obtenerse una explicación
satisfactoria de las que no sean usuales. La revisión debe hacerla alguien que
no tenga parte en los procedimientos usuales de cobros y desembolsos puesto
que tal persona puede ella misma haber cometido una irregularidad y, por lo
tanto, estaría en situación de suprimir cualquier investigación ulterior.

En un caso se cometido un fraude de mayor cuantía consiste en parte en la

sustracción de fondos de los cobros. El fraude se extendió a varios años y
existía una indicación clara en las reconciliaciones bancarias de que las ventas
de contado no habían sido consignadas adecuadamente. Los extractos de
cuenta los enviaban por correo el banco directamente a los auditores internos
de la compañía quienes preparaban las reconciliaciones bancarias las
reconciliaciones, sin embargo, no las revisaba ninguna persona que no fuera
los auditores internos, de suerte que ningún funcionario de categoría fue
informado de la irregularidad. Como resultado, el fraude continúo por varios
años a pesar de que el examen e investigación en partidas en las
reconciliaciones bancarias hubieran descubierto el fraude en sus comienzos.

2.3 COMPROBACION POSTERIOR DE LA RECONCILIACION

1. ¿Las notas y avisos relacionados con débitos o créditos no aceptados por el

banco son recibidos por un empleado distinto del cajero ?

La devolución de una partida consignada puede indicar una posible

irregularidad. Si el cajero, ha estado sustrayendo o manipulando fondos, no le
será difícil esconder temporalmente la situación consignado un cheque sin
valor el faltante. De este modo en el momento de un examen los fondos de caja
aparecerían de esta manera correctos ya que el cheque sin valor aparecería en
los libros como efectivo consignando y posiblemente no sería devuelto por el
banco hasta dos o tres días después o más aún si se gira sobre el banco
situado a ciertas distancia. Si el cheque se devolviese entonces el cajero el
podría estar en posición de encubrir la situación y continuar la irregularidad.

Debe, por lo tanto, requerirse que las partidas devueltas por el banco
depositado se remitan para su investigación y resolución a personas que no
tomen parte en los procedimientos regulares de recibo de efectivo.

2. las transacciones de caja, sin excepción, se registran en la fecha en que :

1. Se recibe el dinero ?
2. ¿Se expiden los cheques ?

el propósito de esta pregunta es el conocer si hay discrepancia entre la fecha

en que se anotó y La fecha de la operación intentando ocultar alguna
irregularidad.

El problema no es muy difícil en relación con las consignaciones, puesto que

usualmente es posible hacer una consignación en la fecha en que se anota, y
debe ser posible establecer que los fondos anotados como consignados en un
día determinado fueron efectivamente consignados en ese día. En ciertos
casos, las consignaciones anotadas el último día del mes pueden haber sido
enviadas por correo a un banco y por lo tanto aparecerán en la reconciliación
como en tránsito al final de período. Sin embargo, estos fondos normalmente
deben llegar al banco al día siguiente o en los próximos días si el banco se
encuentra en una ciudad lejana y el extracto d cuenta del banco debe mostrar
la consignación en un día tal que corresponda razonablemente con el tiempo
de tránsito necesario.

El problema con los cheques mostrados como pendientes de pago por el banco
en la reconciliación es más difícil, puesto que casi siempre transcurrirá cierto
tiempo hasta que se remita el cheque al interesado y algún tiempo puede pasar
si el beneficiario no ha consignado el cheque pronto. Sin embargo, deben
examinarse los cheques para ver si sus fechas corresponden con aquellas
fechas mostradas en el registro de desembolsos. También deben revisarse los
sellos del banco que aparecen en el cheque y la perforación de la fecha de
“pagado” hecha por el banco para ver lo razonable del tiempo transcurrido. Del
examen de los cheques, y de la revisión de los cheques pendientes del pago
por el banco al cierre del mes fueron realmente emitidos y enviados antes del
cierre del mes y no anotados solamente para disminuir los pasivos sin haber
gastado en realidad el efectivo.

2.4 REVISION DE CHEQUES

1. ¿La existencia de chequeras en blanco está controlada en forma tal que

evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso
indebido de ellas ?
Los cheques en blanco deben guardarse cuidadosamente y controlarse puesto
que generalmente tienen impreso el nombre de la empresa y pudieran llevarse
por personas no autorizadas, haciéndose efectivo con poca dificultad. Este
peligro es mayor aún en los casos de cheques de nómina que se usa en
grandes cantidades y generalmente se giran por cantidades pequeñas. El uso
de cheques prenumerados se ha preconizado como un recurso para fortalecer
el control de los cheques en blanco.

Debe tenerse siempre en cuenta, sin embargo que la mayoría de las empresas
usan muchos miles de papeles y modelos que correctamente llenados y
aprobados conlleva un pasivo o pérdida potencial. Aunque es deseable tomar
precauciones razonables en la custodia y entrega de dichos modelos los
resguardos esenciales deben estar en los procedimientos para la preparación y
aprobación de los documentos más que en el control físico de los mismos.

Donde los cheques lleven solo una firma es también importante que el firmante
no tenga acceso a los cheques en blanco, lo que reduce la posibilidad de que
el que firma gire un cheque indebido. Aun cuando los otros controles puedan
asegurar el descubrir cualquier irregularidad del firmante de los cheques, no
sucedería esto hasta que los extractos de cuenta del banco fueran recibidos.
mientras tanto la empresa ha sido despojada de su dinero y la persona
culpable no estaría presente para responder sus acciones. Sin embargo, si este
y otros controles de contabilidad se proveen, no hay razón por la cual no sea
suficiente que una sola persona firma los cheques y, en muchos casos, sería
altamente recomendable.

2. ¿La firma o contrafirma de cheques en blanco está prohibida ?

1. ¿En caso contrario, los empleados responsables se cercioran por medio de

inspecciones posteriores de los cheques e información comprobatoria de
que tales cheques han sido usados correctamente ?

La situación que se contempla en estas preguntas se encuentra con más

frecuencia en las empresas pequeñas, donde solo dos o tres individuos tienen
autorización para firmar cheques, que en las grandes organizaciones donde
varios funcionarios o empleados tienen esa autorización. Esta práctica debe
desaprobarse en todo caso, pero en las empresas pequeñas donde el control
interno de contabilidad frecuentemente suele ser incompleto ; el peligro de
firmar cheques en blanco se intensifica. El que firma un cheque asume la
responsabilidad final de que el desembolso esté correcto, pero al firmar un
cheque en blanco no puede apreciar si lo está y deja la puerta abierta para
cualquier irregularidad. En las ocasiones en que las circunstancias hagan
imprescindible la firma de cheques en blanco para casos de emergencia, los
que firman deben tomar nota de los números de serie y otros de identificación
de los cheques que firman deben tomar nota tan pronto sea posible
satisfacerse de su uso apropiado mediante el examen de los documentos que
justifiquen el pago y la inspección de los cheques cobrados devueltos por el
banco.

4. ¿La practica de girar cheques al “portador” está prohibida ?

1. ¿ en caso contrario,. Los empleados responsables se aseguran de que tales
cheques hayan sido cobrados para reembolsar el fondo de caja menor o
utilizados con otros fines apropiados ?

Los cheques girados al portador o a efectivo puede ser cambiados sin

endosarse lo que la empresa se priva de su recurso legal contra el banco si
tales cheques se cambian por personas no autorizadas. Frecuentemente se
emiten al portador o a efectivo para obtener fondos para pagar las nominas o
reembolsar el fondo fijo, pero aún en estos casos, no hay razón para que los
cheques se hagan a nombre del empleado autorizado para cambiar dichos
cheques.

En algunas empresas que usan cheques prenumerados se mantiene también

una provisión de cheques en blanco sin enumerar y se usa uno de los cheques
en blanco en lugar de un cheque prenumerado echado a perder, asignándosele
el número de aquel . está practica cancela virtualmente un elemento de control
que pudiera obtenerse al usar la prenumeración en los cheques. Los números
de los cheques correspondientes a aquellos cancelados no deben usarse.

7. si se usa una maquina especial para firmar cheques :

1. ¿ cuando las placas no están en uso, se mantienen bajo la custodia

de las personas, cuya firma aparezca grabada en ellas ?

2. ¿Después de usada, se toma siempre una lectura de la maquina por

la persona cuya firma se utiliza, o por su delegado y se asegura que
todos los cheques firmados son los autorizados ?

las placas de firmas deben usarse sólo bajo el control de los autorizados para
firmar cheques. La eliminación del trabajo físico de firmar gran cantidad de
cheques no debe permitir el debilitamiento de los resguardos que rodean los
desembolsos de caja.

La persona a quienes corresponden las placas no deben abandonar la custodia

o vigilancia de las mismas ni de las llaves de la máquina de firmar cheques.
Las maquinas deberán tener registros que puedan alterarse, debiéndose tomar
la lectura antes y después de cada uso y el número de cheques firmados por la
máquina entonces se conciliará, por la persona firmante, con el número de
cheques aprobados parar la firma. Se conocen casos en que los autorizados
para firmar han enviado con un mensajero la placa de su firma al lugar en que
se encuentra la máquina y en otros casos han tomado la lectura de modo
escrupuloso y han dejado de conciliarla con el número de cheques a firmar. En
tales casos sería muy fácil el obtener la firma en un cheque autorizado.

Cuando se usan máquinas de firmar, el auditor debe dar especial atención al

asunto de afianzar a todos los empleados que toman parte de los procesos de
desembolso o que tengan acceso a la máquina o a los cheques sin usar.
 ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO
RELATIVO A CUENTAS POR COBRAR, VENTAS Y COBRANZAS

3.1 DESPACHOS

1. ¿ las funciones del departamento son independientes de las de :

1. ¿Recibo ?
2. ¿Contabilidad ?
3. ¿Facturación ?
4. ¿Cobranzas ?

2. Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento

de crédito antes de su aceptación, o por otras personas que no tengan
intervención alguna en :

1. ¿Despachos ?
2. ¿Facturación ?
3. ¿Manejo de cuentas de clientes ?

3. ¿Se efectúan los despachos únicamente con base en ordenes debidamente

aprobadas ?

los métodos y procedimientos de contabilizar las ventas deben contener

medidas satisfactorias de control interno de contabilidad en relación con las
siguientes cuestiones fundamentales :

1. ¿Pueden las mercancías ser tomadas del deposito, almacén,

estantes, tanques o de donde estén depositadas sin que la salida sea
debidamente registrada ?

2. ¿Existe seguridad razonable de que las mercancías despachadas se

cargan a la persona que las recibe por las cantidades despachadas y
a precios regulares ?

3. ¿Existe una vigilancia razonable que protege a la empresa contra

pérdidas por ventas a clientes con un crédito mal o dudoso ?

4. ¿Si la venta no resulta en un cargo a las cuentas de clientes, que

procedimiento existe que asegure el cobro cuando sea entregada la
mercancía y la correcta anotación del ingreso de la empresa ?

Deben investigarse los procedimientos referentes a la preparación de las

ordenes de despacho u otros métodos de autorización de despacho que estén
vigentes. Las preguntas deben comenzar por la recepción de la orden del
cliente. Después que la orden ha sido recibida entran a colocación preguntas
sobre el crédito del cliente, si la mercancía forma parte de la existencia, si
efectivamente hay en existencia si deben emitirse instrucciones al almacén del
cual la mercancía va a ser despachada, los precios y condiciones en que la
mercancía va a ser vendida, el medio de transporte que será empleado al
embarcarla, etc. En las organizaciones mayores se le da curso al pedido del
cliente procesado generalmente a través de los departamentos ventas, crédito,
despacho y cualesquiera otros departamentos que participan en los pasos
preliminares de completar el pedido. Así el pedido del cliente pasa a través de
un número de personas antes de que la orden de embarque o su equivalente,
sea emitida.

Todos los procedimientos relativos a los pedidos y a su aprobación final deben

ser revisados. De este modo se obtiene información acerca de los
departamentos y las funciones con los cuales el auditor normalmente tiene un
contacto muy limitado durante el examen usual de los estados financieros. de
este estudio obtendremos conclusiones acerca del grado de interdependencia
con que trabajan los varios departamentos, si los procedimientos empleados
son efectivos desde el punto de vista de ofrecer protección adecuada a la
empresa contra negligencia o fraude y hasta que grado puede el el auditor
confiar en el montante de las ventas registradas en la cuenta de control del
mayor general.

4. ¿Después del envío de los artículos, una copia de la orden de despacho es

enviada directamente al departamento de facturación ?

Los procedimientos en el departamento de despachos deben asegurar la

compañía que las cantidades incluidas en el despacho son correctas, que la
clase de mercancía es la misma indicada en la orden de despacho y que
ninguna mercancía puede ser despachada sin la debida autorización. Una vez
completadas las ordenes de despacho, las cuales deben mostrar evidencia de
que los procedimientos establecidas en el departamento de despacho han sido
cumplidos, deben ser enviadas para facturación directamente a empleados que
no participan en las anotación de los mayores clientes. La combinación de
estos deberes en un solo empleado pudiera facilitar la comisión de
irregularidades ya que esto permitirá no hacer alguna factura si no existe otros
controles apropiados como pudiera desearse. Las órdenes de despacho y
falsear la factura correspondiente dejando así la puerta abierta para arreglos
deshonestos con el cliente.

5. ¿Todas las órdenes de despacho son controladas numéricamente por el

departamento de contabilidad ?

la orden de despacho es la autorización al departamento de despachos para

dar salida a las mercancías y ser enviadas a los clientes; también forma parte
de la notificación al departamento de facturación de que se facture al cliente.
Como se ve, forma parte esencial en el procedimiento que asegura que las
mercancías son despachadas o enviadas únicamente bajo debida aprobación y
que las mercancías que son despachadas son debidamente facturadas a los
clientes. Para asegurarse de que estos procedimientos operan
satisfactoriamente, todas las órdenes deben ser contabilizadas después de las
operaciones de despacho y facturación. Las órdenes prenumeradas facilitan
este tipo de comprobación y deben usarse siempre que sea posible. El uso de
órdenes prenumeradas no es esencial y en ciertas ocasiones no son practicas.
Por ejemplo, en algunas organizaciones las órdenes recibidas son transcritas a
maquina a un modelo especial, del cual se hacen varias copias para su
distribución a los departamentos encargados de ciertos pasos en el
procedimiento, incluyendo despachos y facturación. Estas copias son
posteriormente reunidas y constituyen un récord bastante completo del
procedimiento a través del cual el pedido de venta ha pasado desde el
momento de su recibido hasta el despacho de la mercancía al cliente. Donde
quiera que estén vigentes estos procedimientos, el auditor debe asegurarse de
que se han tomado las medidas debidas que se aseguren que todas las
órdenes de despacho recibidas son contabilizadas después de despachadas y
facturadas.

En algunas organizaciones se envían copias de las facturas al departamento

de despachos para ser usadas como lista de empaque que debe incluirse en el
despacho y como etiqueta de despacho para adherirse al paquete o caja. Este
método proporciona una seguridad razonable de que todas las facturas han
sido hechas amparando todos los despachos hechos a los clientes, siempre y
cuando exista la seguridad de que el departamento de despachos no hace
ningún despacho sin haber recibido la copia de la factura. Naturalmente, no se
pueden indicar aquí los distintos métodos que pueden ser adoptados para
asegurarse de que todas las mercancías despachadas son facturadas, y se cita
el método anterior como ejemplo de un método efectivo solamente.

3.2 FACTURACION

1. Las funciones del departamento de facturación son independientes de las

de :

1. ¿Despachos ?
2. ¿Contabilidad ?
3. ¿Cobranzas ?

En las notas a la pregunta 3.1.4 se indicó que el personal de facturación no

debe tomar parte en funciones de despacho o de registro y mantenimiento de
los libros mayores, por que tal combinación de funciones les permitirá cometer
y encubrir irregularidades. De igual modo, la función de facturación debe
separada de la cobranza para que ningún empleado tenga oportunidad de
manipular cobros de clientes y encubrir el hecho mediante la manipulación de
las facturas.

2. ¿El departamento de facturación envía copias de las facturas directamente

al departamento de cuentas por cobrar ?

3. ¿Se hacen resúmenes de las facturas y totales se pasan al departamento de

contabilidad, independiente de los departamentos de cuentas por cobrar y de
caja ?

Estas preguntas están hechas con el propósito de determinar que todos los
despachos son facturados y anotados en las cuentas de la empresa. No debe
haber incentivo alguno para que un empleado cuyo deber consiste sólo en
anotar en los registros de clientes omita deliberadamente una factura de la
cuenta del cliente. Sin embargo, si ese empleado tiene otros deberes, sean en
conexión con la autorización de los despachos o el manejo de los cobros de
clientes, el mismo podría dejar de entrar una factura en el registro de cliente
con la intensión de apropiarse de la mercancía o de la remesa del cliente. La
distribución adecuada de las copias de las facturas puede darle a la empresa
una considerable cantidad de protección aunque el personal de la oficina sea
algo limitado en número. Por ejemplo, una factura puede ser preparada por un
empleado, el registro de clientes puede ser mantenido por otro y un tercer
empleado llevar el mayor general. A fin de asegurarse razonablemente de la
anotación de todas las facturas en las cuentas individuales, sería esencial que
se enviaran copias de todas las facturas por el facturador al que mantenga el
registro de clientes. Teniendo en cuenta que, como se indica en las notas a la
pregunta 3.5.2 el total de despachos debe ser anotado en las cuentas de
control del mayor general independientemente de las anotaciones individuales
hechas a las cuentas de los clientes, otra copia de cada factura de ventas o un
resumen total de las facturas de ventas debe ser enviado por el facturador
directamente al tenedor de libros a cargo del mayor general, y estos deben ser
la base para anotación de los totales mensuales de ventas en las cuentas de
control del mayor general. El total de los cargos a las cuentas individuales de
clientes debe ser entonces comparado con el total de las ventas anotadas por
el departamento donde se lleve el mayor general.

4. ¿Las facturas de ventas son controladas numéricamente por el

departamento de contabilidad ?

¿O son controladas en otra forma ?

Explique esa forma de control.

El uso de facturas prenumeradas asegura un medio relativamente conveniente

para determinar que todas las facturas preparadas estén incluidas en los
totales anotados en el mayor general y en los detalles anotados en los sub-
mayores de cuentas por cobrar. La prenumeración de las facturas de ventas
facilita también una inter-comprobación entre las facturas y las órdenes de
despacho para asegurarse que todas las órdenes han sido facturadas y que
por cada factura emitida se ha efectuado el despacho. Sin embargo, la
prenumeración de las facturas no es una necesidad. En efecto, en muchos
procedimientos bien organizados no se incluye el uso de facturas
prenumeradas por ejemplo, ciertas organizaciones usan la combinación de los
procedimientos “oreden-factura” bajo la cual las órdenes de despacho y las
copias de las facturas se preparan al mismo tiempo, ya sea por una operación
de multicopia por medio de máquinas de escribir, o por otros medios de
reproducción. Bajo este procedimiento la copia de la orden de despacho se
procesa primero y las cantidades despachadas se indican en la misma. Esta
información se usa entonces para completar la copia de la factura que fuera
previamente preparada pero no completada. Se asignan los números a las
facturas según son usadas. Bajo esta circunstancias no se dispone de la
prenumeración para determinar que todos los documentos son contabilizados y
el auditor debe saber que otras pruebas deben ser aplicadas para asignarse
que el proceso y anotación de las operaciones están en orden.
5. ¿Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho, para cerciorarse
de que todos los artículos enviados hayan sido facturados ?

La comprobación cruzada de los números de la orden de despacho y los

números de la factura solo se establece el hecho de que la mercancía
despachada haya sido facturada. De hecho no establece la cantidad y el precio
apropiado ni que todas las mercancías facturadas hayan sido las despachadas
al cliente. Para asegurar estos puntos sería necesario, al menos a base de
pruebas, el chequear los detalles en las órdenes de despacho contra los
detalles en las facturas.

6. Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en :

1. ¿Cantidades ?
2. ¿Precios ?
3. ¿Cálculos ?

La factura es el récord oficial del cargo de la empresa a su cliente y es la base

sobre la cual el cliente remitirá el pago de la misma. Por lo tanto, es
absolutamente necesario que los errores, ya sean invertidos o fraudulentos,
sean descubiertos y rectificados antes de que la factura sea remitida. A menos
de que la factura sea chequeada, se ésta dependiendo demasiado en la
capacidad de trabajo de una sola persona, la que se encuentra sujeta a la
falibilidad humana y al error. Aún cuando las facturas se preparan
mecánicamente y los totales acumulativos de las facturas sean calculados por
las máquinas de contabilidad, es necesario una revisión pues la experiencia
pues la experiencia ha probado que también las máquinas cometen errores.

Pueden seguir ingresos de operación de la empresa que no sean por la venta

de mercancías y se debe determinar que la empresa ha fortalecido los
procedimientos con medidas razonables de seguridad para garantizar que
todos los ingresos se anotan en las cuentas.

Por ejemplo, en organizaciones periodísticas las principales fuentes de ingreso

son sus publicidad y la circulación. Referente al ingreso de publicidad, los
procedimientos deben servir para asegurar a la empresa de que todo el
material de publicidad que aparece en el período es cargado a las cuentas de
los clientes o pagado por adelantado. Las agencias de publicidad llagan a
cuerdos con los periódicos para la intersección de publicidad por cierto período
de tiempo y determinados precios y los procedimientos referentes a la
preparación y curso de las órdenes de inserción son algo comparables a las
órdenes de despacho en las organizaciones industriales y mercantiles. Deben
establecerse procedimientos que aseguren que a los clientes se les carga por
todas la líneas que tomó el anuncio en el periódico. También, se requiere que
determinados empleados comprueben el tamaño del anuncio en las varias
emisiones del periódico para determinar que está cargando el tamaño
determinado y que los precios corresponden con las tarifas regulares o de
contrato acordes. En lo que respecta a los ingresos por circulación, se deben
establecer controles eficaces para determinar el numero de periódicos
impresos y enviados al departamento de franqueo de la correspondiente la
empresa para su envió a los distribuidores u otros, los periódicos devueltos o
usados en el seno de la organización, etc. a fin de determinar la circulación
neta pagada.

Los procedimientos referentes a la preparación y anotación de las notas débito

deben ser revisadas con cuidado para determinar que la empresa tienen la
debida certeza de que las notas de débito por las cantidades apropiadas son
hechas con prontitud, que son contabilizadas en su totalidad, y que las
anotaciones de las cantidades incluidas en las cuentas individuales son
propiamente controladas a través de los libros generales. La última fase de los
procedimientos debe evitar la posibilidad de que se cometan irregularidades
por dejar se asentar notas de crédito en los libros y después apropiarse de los
ingresos correspondientes.

7. ¿Las ventas COD (pago contra entrega) se controla n en forma similar a las
ventas a crédito registrándolas en una cuenta de control, manejada por
personal independiente de la función de cobro ?

8. En caso negativo existen procedimientos que aseguren :

1. ¿El cobro contra entrega de la mercancía ?

2. ¿Que el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la
empresa ?

Los embarques de mercancía bajo “pago contra entrega” son algo similares a
las ventas al crédito en cuanto a que las mercancías saldrán de los predios de
la empresa antes de que el efectivo sea recibido. Sin embargo, se deposita
confianza en quién efectúa la entrega ya sea un empleado de la misma
empresa, un camionero ajeno al negocio, una compañía de entregas
comerciales o el servicio de correo. Es necesario, por lo tanto, que se
mantengan un récord de las ventas de manera que se asegure el cobro de la
venta de la mercancía o su devolución a manos de la empresa. Esto
usualmente no se puede hacer considerado que la mercancía está todavía en
inventario mientras esta en tránsito, ya que la empresa no mantiene el mismo
control sobre las entregas como sobre las mercancías en su poder. Por lo
tanto, al hacer el despacho debe ser registrado como una venta y una cuenta a
cobrar debe establecer. La cuenta a cobrar establecerá entonces un cargo que
podrá ser eliminado solamente por el recibo del efectivo, o por aviso de la
devolución de la mercancía amparando por un reporte de recepción asegurado
que la misma se devolvió al almacén.

Además, particularmente en los casos en que los mismos empleados de la

empresa son los que hacen los cobros, los procedimientos deben brindar
protección contra la retención temporal de los cobros o la posibilidad de
manipular con los mismos. estos no es difícil en el caso de verdaderas ventas
“pago contra entrega”, donde el cobro debe efectuarse o de lo contrario la
mercancía no es entregada, porque el que entrega debe reportar el dinero del
cobro o devolver las mercancías en el mismo día que las notas. Los
procedimientos de la empresa deben proveer una continua vigilancia de estas
anotaciones. En los casos de choferes , vendedores que es un caso parecido al
de las ventas de “pago contra entrega”, es más difícil asegurarse de que los
fondos procedentes de ventas se entreguen inmediatamente a la empresa. Sin
embargo, puede establecerse supervisión sobre ese tipo de empleado y
constantes conteos por sorpresa hechos por los auditores internos pueden
reducir al mínimo las posibilidades de irregularidades. Véanse también las
notas a la siguiente pregunta :

3.3 CREDITOS :

1. Las personas autorizadas para aprobar notas de crédito son independientes

del :

1. ¿Departamento de ventas ?
2. ¿Departamento de cuentas por cobrar’
3. ¿Cajero ?

Es función del departamento de créditos aprobar las cuentas de clientes como

satisfactorias desde el punto de vista del riesgo, mantener una vigilancia sobre
los cobros y autorizar ajustes de crédito en las cuentas de clientes. El personal
de departamento de créditos por lo tanto, no debe tomar parte en funciones
relacionadas con las ventas, con las cuentas a cobrar o con la caja, puesto que
en la ausencia de tal segregación podrían :

1. Aprobar una venta a un cliente cuyo crédito no fuera satisfactoria y, en el

caso de que la cuenta atrasara, esconder este hecho manipulando los libros
de cuentas a cobrar para encubrir el error.

2. Apropiarse de remesas de clientes y esconder la irregularidad suprimiendo

las gestiones de cobro y los avisos de atraso en el pago.

En algunas organizaciones, los empleados del departamento de crédito están

autorizados para hacer cobros a clientes o dichos cobros son efectuados por
un departamento de cobranzas bajo la supervisión del departamento de
créditos. En otras organizaciones, los vendedores pueden estar autorizados
para cobrar a los clientes de la empresa y en todo esos casos nace la duda
sobre qué medidas de seguridad han sido tomadas para garantizar que todos
los cobros efectuados por el departamento de créditos o cobranzas, o por los
vendedores, sean entregados rápidamente a la empresa. Uno de los más
importantes resguardos en el impedir que esos empleados originen asientos
acreditando a las cuentas a cobrar de clientes excepto por cobros de efectivo,
aunque este procedimiento no eliminará la posibilidad de que dichos
empleados retengan temporalmente los fondos que han cobrado. Como
medida adicional de seguridad debe adoptarse la práctica de enviar a los
clientes extractos de cuenta mensualmente o hacer circularizaciones periódicas
de las cuentas de clientes a base de pruebas. Véanse las notas a las preguntas
3.5.8 hasta 3.5.11.

2. ¿Las notas de crédito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un

empleado que no tenga ingerencia en el recibo y contabilización de pagos de
 clientes, o de cualquier otro ingreso de la empresa ? Si tiene otras funciones,
explíquelas.

Los empleados autorizados para ajustar los cargos de los clientes no deben
tener acceso a, o recibir, remesas de los clientes. A no ser que les niegue este
acceso, pudiera apropiarse de las remesas de los clientes y esconder la
irregularidad autorizando créditos indebidos. Al indagar esta fase del control
interno de contabilidad deben cubrirse los procedimientos que conducen a la
anotación de los ajustes en las cuentas de los clientes. En los comentarios de
la pregunta 3.3.6, se menciona que las cancelaciones de las cuentas malas
deben ser revisadas y aprobadas por escrito por un funcionario responsable y
que los empleados que anoten tales cancelaciones en los cobros deben
conocer claramente quienes están autorizados para hacerlas, de modo que se
impida el que personas no autorizadas intenten aprobarlas. Igualmente, los
procedimientos relacionados con ajustes a los cargos a las cuentas de los
clientes en relación con la mercancía devuelta, descuentos, ajustes de precios,
etc., deben brindar una seguridad una seguridad razonable en cuanto a la
integridad de dichos créditos y su envió por correo al cliente contra la evidencia
fehaciente de la recepción de la mercancía por la empresa vendedora, aun
cuando los ajustes de precio usualmente no deben hacerse sin mediar alguna
correspondencia con el cliente, y la participación del departamento de ventas
en el ajuste de la reclamación. Además, un crédito a la cuenta de un cliente no
es suficiente para esconder una irregularidad, a no ser que tal crédito sea
incluido en la cuenta de control en el mayor general. El funcionamiento
apropiado de las cuentas de control en el mayor general como medio de control
se discute en las notas a la pregunta 3.5.2.

3. ¿Las devoluciones de mercancía llegan todas al departamento de recibo

(Bodega) y las notas de crédito respectivas están respaldas por informes de
dicho departamento ?

La mercancía devuelta por clientes debe recibirse a través del departamento de

recibo para asegurarse de que la entrada de la mercancía es anotada
propiamente y que existen medios de controlar la mercancía por si misma. A no
ser que las mercancías sean recibidas, contadas y reportadas por el
departamento recibo, podrían ser sustraídas y nunca anotadas en los libros.
Para que estos procedimientos sean efectivos, el personal del departamento de
recibo, por lo tanto, no debe tomar parte en las anotaciones en los mayores de
las cuentas de los clientes, o en la preparación o anotación de cuantas en los
mayores. Si no, estarían en posición de recibir y sustraer mercancía devuelta y
esconder este hecho anotado un crédito en las cuentas de los clientes,
cancelado con un cargo a gastos. Debe enviarse un informe de la mercancía
devuelta que muestre su cantidad y condición al departamento de crédito que
lo usará como base para aprobar el crédito a la cuenta del cliente.
Evidentemente, los procedimientos deben asegurarse de que la mercancía
devuelta sea entrada de nuevo en los libros como inventario.

4. ¿El departamento de contabilidad controla numéricamente o en otra forma,

todas las notas de crédito y se cerciora que estén debidamente
respaldadas ?
Una nota de crédito sirve para reducir el importe de las cuentas a cobrar
pendientes de cobro y del efectivo que en definitiva se cobrará. Es esencial, por
lo tanto, que todas las notas de crédito preparadas y pasadas a las cuentas
estén debidamente autorizadas y que se controlen satisfactoriamente después
de anotadas en los libros. El prenumerar los modelos que han de usarse
permiten un modo rápido de conocer que las copias de todos los créditos
aprobados pueden ser inspeccionadas y verificadas y que dichos créditos son
correctos y están propiamente justificados. En ausencia de dicha
prenumeración, un empleado podría iniciar y pasar un crédito y después de
destruir los documentos correspondientes, haciendo muy difícil que luego se
pueda descubrir o identificar la fuente del asiento incorrecto.

3.4 OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1. ¿Se informa al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por

daños en transporte, pérdidas aseguradas, etc. tan pronto se conocen ?

El objeto de esta pregunta es cerciorarse si se han provisto medios para la

anotación de los reclamos pendientes por daños de transporte, pérdidas
aseguradas, etc. a fin de que puedan seguirse en el futuro y los reclamos
contabilizados satisfactoriamente por personas que no tengan acceso a los
fondos que se recibirán posteriormente por la compañía.

Las cuentas a cobrar por la compañía por razón de las ventas efectuadas en el
curso normal del negocio, usualmente están sujetas a procedimientos
organizados que siguen una rutina establecida y son susceptibles de
comprobación y control. El caso a que se refiere esta pregunta, aunque pueda
ocurrir con alguna frecuencia, se aparta en cierto sentido del curso normal de
las operaciones del negocio y es por consiguiente más difícil de contabilizar o
de controlar. Si se notifica al departamento de contabilidad de un reclamo
pendiente , puede anotarse el reclamo con algún importe razonable y así
proveer un punto de referencia para determinar posteriormente que sea
dispuesto satisfactoriamente de la partida. Sin embargo, aunque los
procedimientos puedan exigir que el departamento de contabilidad sea
informado de estos reclamos, es posible que las personas que las inicien
puedan ser negligentes en informar al departamento de contabilidad, ya que no
hay medios por los cuales se descubra tal omisión. En efecto, cualesquiera que
proyectara una malversación de fondos, naturalmente, no avisaría al
departamento de reclamos de transporte o de seguro que hayan promovido el
asunto. El auditor debe, por lo tanto, hacer pruebas de los archivos de los
departamentos de reclamos, seguros y otros, que le satisfaga en cuanto a que
los reclamos son atendidos con la negligencia razonable y que los pagos
correspondientes son depositados a nombre de la compañía.

2. ¿Si los residuos son importantes, se separan y controlan tan pronto

ocurren ?
1. ¿todos los despachos de desperdicios y sobrantes de materiales
provenientes de las cuentas arriba indicadas sean debidamente
registradas ?

El control de los desechos de materiales y de los ingresos que se derivan de su

disposición, están entre los problemas más difíciles que se encuentran en una
auditoría. Esta situación surge, en la mayoría de los casos, debido a que el
desecho en sí tratado como desperdicio y se hace poco o ningún intento para
mantener un récord del material que se produce como desecho. Si no se
establece algún récord es virtualmente imposible controlar adecuadamente los
ingresos que se produzca de su venta. Frecuentemente ocurre que se hacen
arreglos con agentes exteriores para la disposición de los desechos y las
cantidades cobradas de ellos se acreditan a ingresos cuando se reciben y
consignan. Esta situación ofrece abundantes posibles de fraude. En ausencia
de controles satisfactorios la empresa no puede tener seguridad de que todo el
desecho que se produce es contabilizado, que las ventas del mismo son
anotadas, que los precios obtenidos son los adecuados o que los pagos
efectuados por los compradores se consignan a nombre de la empresa.

Un control adecuado de desechos debe empezar en el mismo momento en que

estos surgen en el proceso de producción. Los procedimientos deben proveer
para que el desecho sea anotado en las cuentas de inventario, las cuales
deben mostrar el tipo y cantidad de desechos que se produce. El desecho
deberá segregarse físicamente y el control físico del mismo deberá ser igual
que el ejercicio en los productos regulares. El desecho es un efecto una partida
de inventario pero, debido a su índole de poca importancia, cualesquiera puede
apropiarse indebidamente del mismo más fácilmente que los productos
regulares. Un a vez que el desecho se anota en los récords, el control del
mismo deberá incluir todos los elementos normalmente aplicados a los
inventarios de los productos regulares de la empresa.

Ocurre frecuentemente que, debido a su índole y al hecho de que su venta

usualmente se negocia con los agentes de desecho, las ventas de éste se
hacen por el departamento de compras más bien que por el departamento de
ventas. Aunque ésta situación tiene ciertos elementos de deficiencia, los
mismos pueden ser contrarrestados en una extensión considerable, establecido
controles adecuados sobre contabilización para la disposición del desecho.
Estos controles deben incluir :

1. las salidas de los desechos de los predios de la empresa deben ser

autorizados siempre mediante una orden de despacho aprobada por
un empleado que no lleve los sub-mayores de cuentas a cobrar ni que
intervengan en el manejo o contabilización del efectivo recibido.

2. Una copia de esta orden de despacho mostrando las cantidades

despachadas debe enviarse directamente del departamento de
despacho al departamento de facturación y servir como base para
hacer la factura al comprador de los desechos.
 3. Los precios obtenidos por el desechos deben ser revisados
periódicamente por empleados que no tomen parte en el proceso de
producción ni en negociaciones para su disposición. Los precios
deben ser chequeados contra los pagos que se reciban y las
cotizaciones del mercado al momento de su disposición. Si es posible,
deben solicitarse ofertas selladas por los desechos disponibles para la
venta y las ofertas que se reciban deben ser revisadas por el
departamento de contabilidad.

5. ¿Los anticipos y préstamos a empleados son autorizados por un funcionario

responsable ?

6. ¿Los saldos a cargo de empleados son revisados periódicamente ?

La administración es responsable de usar los fondos de la empresa en la

operación del negocio para cual se organizó y tener segura y provechosamente
invertidos los fondos que no se necesiten utilizar inmediatamente. Desde este
punto de vista, los anticipos a funcionarios y empleados pueden constituir una
utilización inadecuada de los fondos de modo que no respondan a los mejores
intereses de la empresa y, aunque en ciertas condiciones estos anticipos son
permisibles y de hecho inevitables, en el mejor de los casos son privilegios
otorgados a los individuos a quienes se les da al anticipo. Por estas razones los
anticipos a funcionarios y empleados no deben ser hechos sin la aprobación de
un funcionario a quién le ha sido otorgada esta autorización. En ser hechos sin
la aprobación de un funcionario a quién le ha sido otorgada esta autorización.
En los casos de cantidades importantes, los anticipos pueden requerir la
aprobación de la junta directiva.

7. Los ajustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobados por
un empleado diferente del que efectúa la :

1. ¿Autorización ?
2. ¿Negociación ?
3. ¿Cobranza ?

las personas que autorizan el despacho de mercancías a clientes o que son

responsables de seguir en el futuro y cobrar saldos deudores, no deben tener
poder para aprobar las cancelaciones de las cuentas. De otro modo seria
posible hacer una arreglo deshonesto con el cliente o, en la ausencia de
medidas de seguridad en cuanto al efectivo que se recibe, el obtener y
apropiarse indebidamente de las remisiones de los clientes y en cada caso de
encubrir la irregularidad cancelado contra gastos el saldo pendiente de pago de
las cuentas. Así mismo, si una sola persona pudiera autorizar y aprobar la
cancelación de otras cuentas por cobrar, sería posible obtener adelantos de
mercancía u otros activos y transferir los activos a una cuenta de otras cuentas
por cobrar, la cual sería cancelada contra gastos, por lo tanto, las personas que
tienen poder para autorizar, negociar o cobrar cuentas no deben tener
autoridad para aprobar las cancelaciones de los saldos pendientes.
8. ¿El sistema provee un método adecuado para registrar en los libros
anticipadamente el producto periódico de alquileres, regalías, intereses y
otros ingresos varios ?

Si la compañía tiene propiedades que producen arrendamientos, valores que

devengan intereses, etc., la acumulación de estos ingresos antes de efectuarse
su cobro es necesaria para que las cuentas se muestren correctamente. La
anotación del ingreso cobrable antes de que se cobre, sin embargo, sirve
también como una medida de seguridad para asegurar que el ingreso que se
debe a la empresa es recibido y acreditado a su cuenta. Los ingresos por
ventas y otras operaciones normales de la empresa están ordinariamente
sujetos a varios métodos de control inherentes a las operaciones normales del
negocio. El recibo de ingresos ajenos a la operación usual, sin embargo, esta
generalmente fuera de la rutina normal del negocio y es, por lo tanto, posible
que el ingreso o se pierda, ya sea por inadvertencia o por fraude. Si el ingreso
no se acumula antes de que sea recibido, no habrá récord del mismo hasta que
sea recibido y consignado. Bajo estas circunstancias, una persona con
conocimiento de los procedimientos puede apropiarse de los ingresos
mencionados y por un tiempo al menos esconder la irregularidad. El
procedimiento de acumular el ingreso antes de que sea recibido provee una
cuenta por cobrar en los libros la cual, si no es liquidada, debe poner a los
funcionarios de la empresa en conocimiento de cuales ingresos adecuados no
han sido acreditados a la empresa.

El establecimiento de un control adecuado sobre los cobros de los ingresos

varios ajenos a la operación usual, puede ser extremadamente difícil. Por
ejemplo :

En una compañía que era dueña de extensas tierras petroleras y de

concesiones, las superficies de las tierras fueron arrendadas a cultivadores de
arroz cazadores del almisclero. Algunas de estas propiedades no eran
accesibles por medios de transporte adecuados y el cobro de las arriendos se
hacia por empleados de la compañía que operaban en ese territorio. Muchas
de las concesiones especificaban un arriendo fijo en efectivo, pero otras
indicaban el pago del arrendamiento basado en una porción estipulada de los
ingresos de las ventas de pieles. Donde la concesión exigía como pago un
arriendo fijo en efectivo, la compañía no tendrá dificultad en determinar las
cantidades a recibir y en el caso de no recibir las remesas se exigía una
explicación . en el caso de otras concesiones, sin embargo había una dificultad
practica en determinar las cantidades adecuadas bajo las condiciones de los
acuerdos. Es más, con respecto a las concesiones por las cuales se exigía un
arriendo fijo en efectivo,, la compañía no tenía seguridad definitiva de que
todos los contratos contraidos por sus empleados con los concesionarios
fueran reportados a la oficina principal. Bajo estas circunstancias era
extremadamente difícil, si no del todo imposible, el establecer un control
efectivo sobre estas operaciones y algunos métodos indirectos tendrán que ser
empleados para efectuar al menos una comprobación parcial en las mismas.
En este caso particular, se sugirió que otros empleados de la compañía
familiarizados con las condiciones del territorio en el cual la compañía había
concedido superficies de tierras, fueran instruidos para hacer estimados de las
cosechas y, si fuera posible, chequear las actividades de los cazadores. A
estos empleados se los exigía reportar sus averiguaciones a la oficina principal
del cliente.

3.5 REGISTRO :

1. El departamento de cuentas por cobrar funciona independiente de los

departamentos de :

1. ¿Despachos ?
2.  ¿Facturación ?
3. ¿Cobranzas ?

Se han mencionado que los empleados de los departamentos de despachos y

facturación no deben tener parte vital en los procedimientos que originan
asientos en los registros de cuentas por cobrar. A la inversa, los empleados de
cuentas por cobrar no deben ser parte vital en los procedimientos de
despachos o la facturación, ni tampoco se les debe permitir el efectuar asientos
en el registro de ingresos de caja o anotar o hacer que se anote un asiento en
la cuenta de pérdida por deudas malas u otra cuenta de gastos. Debe ser
evidente que los empleados o funcionarios que tienen autoridad para originar
asientos acreditando a las cuentas por cobrar de los clientes no deben manejar
ingresos de caja.

Las irregularidades en la caja pueden ser cometidas por empleados que tengan
acceso a los registros de cuentas por cobrar aunque los mismos no tengan
autoridad para efectuar cobros. Por ejemplo, antes de que los cheques sean
consignados en el banco, las remisiones se comprueban frecuentemente por
los tenedores de libros para ver que las mismas cubren los cargos que los
clientes desean abonar. En un caso se observó que, a pesar de que la
correspondencia era abierta por los empleados eran enviados por ellos al
cajero para anotarlos en el registro de caja y consignarlos en el banco, el cajero
antes de hacer la entrada y la consignación. Deba los cheques a los tenedores
de cuentas por cobrar para comprar el total de los cheques contra el total de los
cargos cubiertos por las remisiones. El cajero no retenía una relación de los
cheques por el a los tenedores de las cuentas por cobrar, y como los que
abrían la correspondencia no preparaban una lista de los cobros recibidos, la
compañía no tenia seguridad de que todos los cobros eran devueltos al cajero.
Como quiera que el empleado que supervisaba a los tenedores de las cuentas
por cobrar tenían autoridad para originar asientos acreditando las cuentas de
los clientes, la oportunidad para irregularidades era grande.

Algunas de las compañías reciben cheques post-fechados de sus clientes.

Ocasional mente estos cheques permanecen en poder de otra persona que no
es el cajero, y son enviados a el para consignarlos en la fecha indicada. Como
una medida de seguridad contra el uso irregular de los cheques post-fechados,
estos nunca deben ser entregados a la custodia de un empleado que tenga
autoridad para originar asientos acreditando las cuentas de los clientes. Un
control sobre estos cheques, o cualquier otro cheque no consignado
inmediatamente, debe ser mantenido por el departamento de contabilidad.

2. ¿Las cantidades que se registran en la cuenta de control, son suministradas

por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar ?

Los siguientes comentarios se aplican no solamente a la cuenta de control de

las cuentas por cobrar, sino a las cuentas de control general.

El término de “cuentas por cobrar” indica que la cuenta debe ser mantenida
para que sirva como un medio de fiscalización. La palabra “control” es definida
en el diccionario como sigue : “ejercer poder de dirección, guía o de restricción
sobre y cualquier cosa que proporcione un estándar de comparación o los
medios de verificación. “A fin de ejercer al poder de dirección, guía o dirección,
guía o restricción, la persona o cosa investida con dicho poder debe ser
independiente de la persona o cosa que es dirigida, guiada o restringida. Las
cuentas de control, por lo tanto, para cumplir con la idea que su designación.
Implica que deben ser construidas independientemente de cualquier influencia
de los tenedores de libros a los cuales ellas deben de verificación, y no podrían
ser considerados más que como un sumario de asientos que aparecen en los
registros subsidiarios. Para determinar si las cuentas de control cumplen con la
idea para la que fueron originadas, se deben hacer indagaciones concernientes
al origen de los asientos en dichas cuentas y hasta que extremo la evidencia
que aparece amparado dichos asientos esta sujeta a una comprobación antes
de que los asientos sean anotados en el mayor general. La naturaleza de
algunos récords subsidiarios, tales como registros detallados de propiedades.
Pueden requerir que sean de máxima utilidad a la organización, se mantengan
en uno de los departamentos de operaciones sobre el cual el departamento de
contabilidad no tenga supervisión. Tales registros son frecuentemente
necesitados por el personal de operaciones y para asegurar el mantenimiento
apropiado de los mismos es frecuentemente necesario que sean llevados por
empleados relacionados con el departamento de operaciones. La localización
física de los registros, sin embargo, no es importante siempre y cuando los
mismos estén propiamente supervisados por el departamento de contabilidad.
Pudiera ser conveniente asignar empleados para llevar los registros que sean
miembros del departamento de contabilidad. Un control apropiado presupone
que las entradas en las cuentas de control no sean asentadas en los libros
solamente con el aviso del departamento de operaciones, sino que las
operaciones sean efectivamente comprobadas antes de ser entradas en las
cuentas de control.

Debe comenzar las averiguaciones sobre el correcto funcionamiento de las

cuentas de control al originarse la operaciones a fin de determinar temprano el
lugar más apropiado en los procedimientos donde el canal, a través del cual las
operaciones fluyen, deben dividirse para que estas lleguen por una parte a las
cuentas de control y por la otra a los registros subsidiarios, sin que la una haya
sido influenciada por la otra. En algunas casos, el canal conducirá directamente
a las cuentas de control y, después que las operaciones hayan sido anotadas
en las mismas, la información necesaria para ejercer los asientos en los
registros subsidiarios se envía por el departamento de contabilidad al
departamento a cargo de los registros subsidiarios.

En ciertas operaciones de anotación, los diarios de operaciones tales como

ventas o pagos de caja se preparan simultáneamente a las operaciones de
asiento en los registros detallados. En estos casos, el control previo de los
totales de los asientos deben ser preparados independientemente de los
tenedores de los registros subsidiarios antes de que los mismos reciban los
datos que originan los asientos, y el control de los totales deben ser enviados
directamente al tenedor de libros a cargo del mayor general. La operación de
las maquinas ordinariamente produce un total de las anotaciones detalladas y
este total puede concordarse con la cifra del total del control previo
anteriormente establecido, pero no debe ser aceptado como substituto del
mismo.

No es factible describir en detalle los varios procedimientos necesarios para

asegurar la fiscalización adecuada por las cuentas de control sobre los
registros subsidiarios, al variar tales procedimientos con el tamaño y tipo de la
organización, el número de los empleados disponibles, la naturaleza de los
registros subsidiarios y el tipo de la operación. En todo caso, sin embargo, el
problema de las cuentas de control merece cuidadosa consideración y deben
hacerse averiguaciones sobre el funcionamiento con vista a determinar si los
asientos en tales cuentas pueden ser y son comprobados en cuanto a su
propiedad por el departamento responsable del mantenimiento de estas
cuentas.

3. ¿Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados
únicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de caja y
otros documentos debidamente autorizados ?

El propósito de esta pregunta es determinar si los procedimientos establece

que solo documentos de fuentes debidamente autorizados pueden usarse para
entrar anotaciones en los libros de cuentas por cobrar, de modo que dichos
libros representen correctamente las cantidades que adeudan los clientes. A
pesar de la validez de dichos procedimientos, sin embargo, nada impide a un
tenedor de libros el anotar una operación no autorizada en una cuenta
determinada en cualquier momento. La efectividad de los procedimientos que
requiere que solo documentos autorizados se utilicen, por tanto, depende en
gran de los otros procedimiento esta interrelacionada estrechamente con la
segregación estricta del mantenimiento de las cuentas de control del
mantenimiento del mayor subsidiario, tal como se indica en los comentarios de
la pregunta anterior. Si las dos funciones se segregan cuidadosamente se
descubrirá en sus primeras etapas cualquier asiento indebido en el mayor
subsidiario mientras que si los tenedores de libros del mayor subsidiario
entregan los totales de “control” al tenedor de libros del mayor general es
posible esconder irregularidades por un periodo de tiempo más extenso.

4. ¿Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y

el encargado conserva los papeles de trabajo ?
1. ¿Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor
general, un por empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar ?

2. Un empleado distinto del encargado del registro de las cuentas por cobrar
revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las
cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas estén
respaldadas por cuentas en libro auxiliar ?

los balances de prueba de los mayores subsidiarios son un recurso para

determinar que el total de los saldos de los mayores subsidiarios está de
acuerdo con el saldo de la cuenta de control del mayor general, y de este modo
el balance de prueba constituye una comprobación de ciertas fases del trabajo
de los empleados que llevan los libros subsidiarios. A fin de lograr este ultimo
propósito, sin embargo, es necesario que ; a) Se tomen balances de prueba a
intervalos frecuentes razonables, b) El total de los saldos que aparecen en el
balance de prueba se fiscalice y compruebe con el saldo que aparece en la
cuenta de control respectivamente por un empleado distinto del que lleva el
mayor subsidiario, c) Las partidas en el balance de prueba se comparen contra
los saldos de las cuentas en el mayor subsidiario por una persona distinta del
empleado que lleve este ultimo, y d) que las diferencias se expliquen no solo a
satisfacción del tenedor de libros del mayor subsidiario, sino también a la del
empleado que lleva el mayor general. Las diferencias entre la totalidad de los
saldos del mayor subsidiario y el saldo en la cuenta de control del mayor
general pueden indicar la existencia de irregularidades y, por esta razón, esas
diferencias deben investigarse muy cuidadosamente. La práctica, si existiera,
de ajustar las diferencias entre estos dos libros, no importa cuan pequeñas
sean, debe ser desaprobada. El importe de las diferencias el importe verdadero
de la irregularidad, pero puede ser la diferencia neta de débitos y créditos
relativamente grandes. En las organizaciones que tienen un sistema
satisfactorio de control interno de contabilidad, debidamente utilizado, tales
diferencias se deberán principalmente a ineficacias de empleados pero, por el
efecto psicológico que ejerce sobre los empleados, resultan esenciales una
investigación cuidadosa y la explicación de las diferencias.

La efectividad de los procedimientos anteriores depende considerablemente de

los procedimientos que dan lugar a los asientos en las cuentas de control del
mayor general, los cuales se discuten en relación con la pregunta 3.5.2.

7. Se prepara periódicamente un análisis por edades de las cuentas por cobrar

y este análisis es revisado por un empleado que :

1. ¿No toma parte en el recibo de fondos de la empresa ?

2. ¿no participa en la aprobación o concesión de créditos ?

El objeto de esta pregunta es determinar si los saldos no pagados se revisan

periódicamente para ejercer acción inmediata contra las cuentas atrasadas.
Estos procedimientos deben servir también para descubrir irregularidades que
impliquen centrifugas o manipulaciones de ingresos de caja, ya que este tipo
de irregularidades podría involucrar el dejar de anotar en los registros
apropiados pagos contra las cuentas cobre las cuales se hayan recibido
cobros. El cobro, o la gestión de cobro realizada contra estas cuentas,
descubriría que el pago ha sido efectuado.

Para ser efectiva, la revisión de las edades de las cuentas debe ser hecha por
alguien que no tome parte en el manejo o anotación de los cobros de caja. Si
un empleado que tuviera acceso a los cobros de caja y manipulara con los
mismos realizara la función de revisar las cuentas, de seguro estaría mas
interesado en esconder las irregularidades que en descubrirlas. Asimismo, la
revisión del balance de prueba por edades debe incluir siempre, al m4enos
sobre una base de pruebas, la comparación de las edades debe ha sido hecha
correctamente, comprobando las sumas del balance y concordó el total con la
cuenta de control del mayor general para asegurarse de que todas las cuentas
han sido incluidas.

La persona que aprueba los créditos a los clientes está en una situación
aproximadamente igual a aquella que tiene acceso al efectivo. En efecto, al
empleado a cargo de esta función no debe confiársele la revisión de
irregularidades en las cuentas.

8. ¿Se envían periódicamente extractos de cuentas a los clientes ?

1. ¿En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su

introducción en el correo se produzcan alteraciones o intersección por
personas que tengan acceso a las remesas o pagos de clientes ?

Uno de los modos más satisfactorios de probar loa corrección de las cuentas
de clientes es comunicarse directamente con el deudor inquiriendo sobre la
existencia de deuda, y desde el punto de vista del control interno de
contabilidad, dicha confirmación debe ser un medio efectivo de describir
irregularidades. Lo anteriormente expuesto se refiere primordialmente a la
confirmación de letras y cuentas por cobrar por contadores públicos
independientes, pero desde el punto de vista de la empresas el enviar por
correo extractos mensuales a los clientes sirve sustancialmente para el mismo
fin, y si es llevado a cabo de modo efectivo, debe dar los mismos resultados. El
objeto principal de esta pregunta, por lo tanto, es determinar la efectividad de
los procedimientos referentes al envío por correo los extractos a los clientes.

Las irregularidades, si existen, su repoetición. Por lo tanto, los extractos de los

clientes deben ser mandados por correo a fin de cada mes o inmediatamente
despues para que este procedimiento sea efectivo la empresa debe tener una
seguridad razonable de que, a) el extracto refleja correctamente los detalles del
saldo del cliente, b) llega al cliente al cual se envía. En vista de que el extracto
de cuenta del cliente es una comprobación del trabajo de los empleados que
realizan deberes en relación con el efectivo y las cuentas por cobrar. En ningún
caso persona alguna que tenga acceso directo a las remesas de los clientes
deberá estar posición de poder interceptar los extractos. En las organizaciones
mayores, las anotaciones en las cuentas de los clientes se hacen a menudo
por medio de máquinas y los extractos son frecuentemente copia exacta de las
hojas de cuentas y están listas para enviarse tan pronto como el ultimo asiento
en la cuenta, haya sido anotado. En dichos casos, sin embargo, los tenedores
de libros raramente realizan otra función que no sea la de anotar en las cuentas
de los clientes.

Los extractos de cuentas mensuales deben enviarse por correo a cada cliente
que tenga saldo pendiente en los libros a fin de mes y las razones que se
deduzcan en contra de esta medida deben ser investigadas con sumo cuidado.
En algunas entidades los extractos no se envían por correo a aquellos clientes
cuyas cuentas hayan permanecido inactivas durante el mes pero los así
llamados saldos inactivos pueden muy bien ser los mismos en los cuales
existan irregularidades. En organizaciones con un rápido movimiento en las
cuentas por cobrar, los extractos de los clientes pueden enviarse únicamente si
las cuentas están atrasadas en su pago. En dichos casos los procedimientos
deben asegurarse el rápido envío por correo de los extractos tan pronto como
las cuentas se atrasen.

Frecuentemente los extractos de cuentas se someten al departamento de

créditos o cobranzas para ser revisados antes de ser enviados por correo a los
clientes y en dichos casos los procedimientos deben asegurar el rápido envío
por correo de los extractos tan pronto como las cuentas se atrasen.

En el csaso de una compáñia con varias sucursales, se mantenían duplicados

de las cuentas de clientes en la oficina principal. Los empleados locales del
departamento de crédito tenían autoridad para efectuar cobros de los clientes y
dichos cobros debían ser consignados en una cuenta del banco local sujeta a
desembolso solo por la oficina principal. Los extractos mensuales eran
preparados por empleados en la oficina principal y enviados a los empleados
del departamento de créditos de la sucursal para ser enviados por correo.
Mientras este procedimiento era considerado recomendable por la compañía
por razones de política, desde el punto de vista de control interno de
contabilidad. El procedimiento era evidentemente inecfectivo. La compañía
posteriormente empleó los servicios de un viajero cuyo programa incluida
circularizaciones periódicamente empleó los servicios de un auditor viajero
cuyo programa incluía circularizaciones periódicas de las cuentas por cobrar.

Como es importante que los extractos de clientes sean puestos en el correo

prontamente después del cierre del mes, todo empleado disponible puede
ayudar a preparar los extractos para ser enviados por correo, particularmente
en las organizaciones más pequeñas. El efecto de debilitación de esta práctica
en el sistema de control interno de contabilidad puede corregirse algunas veces
con una asignación cuidadosa de los deberes de los distintos empleados que
participan en la preparación, comprobación y envío por correo de los extractos.

10. Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier

orden, son recibidas directamente e investigadas por alguien distinto de :

1. ¿El encargado de cuentas por cobrar ?

2. ¿ El cajero ?

Las diferencias reportadas por los clientes pueden ser las primeras indicadas
de la existencia de irregularidades y la investigación de dichas diferencias no
debe ser confirmada, por lo tanto, a un empleado que a través de sus
conexiones con funciones relacionadas con el efectivo do con las cuentas por
cobrar pudiera ser responsable de las diferencias. A menos de que las
diferencias sean reportadas a, o investigación por, empleados adecuados no se
obtiene la máxima efectividad de la práctica de enviar extractos mensuales por
correo a los clientes. Es igualmente importante determinar la manera por la
cual las diferencias que pudiera reportarse a los auditores internos sean
tomados en consideración por ellos y la revisión de los reportes de los
auditores internos deberá arrojar información sobre este punto.

11. Se confirma periódicamente los saldos de clientes por parte :

1. ¿El departamento de auditoría interna de la compañía ?

2. ¿Alguien independientemente del encargado de cuentas por cobrar y
del cajero ?

La circularización de las cuentas puede arrojar un numero mayor de diferencias

que las reportadas como resultado de enviar extractos mensuales, porque en
mucho s casos, los extractos son tratados como material de rutina y no reciben
la misma atención de parte del cliente como una solicitud formal de
confirmación de saldos. Las circularizaciones deben ser hechas por empleados
que no tengan conexión con las cuentas por cobrar ni con los procedimientos
de caja, y en organizaciones mayores este trabajo es usualmente realizado por
el departamento de auditoría interna o por los auditores viajeros.

Los procedimientos prescritos por la compañía para efectuar circularizaciones

deben ser cuidadosamente investigados con vista a evaluar su efectividad. En
un caso sucedió que el auditor viajero discutió con el empleado de créditos la
lista de las cuentas que el auditor había seleccionado para circularizar. El
empleado de , sin embargo, sugirió que ciertas cuentas fueran eliminadas de la
lista, basándose en que circunstancias peculiares, que fueron explicadas a la
satisfacción del auditor, hacía la confirmación de dichos saldos no
aconsejables. Se descubrió más tarde que existían irregularidades en las
cuentas que el empleado de créditos pidió al auditor que no circularizara.

3.6 COBRANZAS

1. Las funciones del cajero son independientes de las funciones de ;

1. ¿ Embarque ?
2. ¿Facturación ?
3. ¿Registros de los auxiliares de cuentas por cobrar ?

2. Los ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero, antes de que
paseen por :

1. ¿El encargado de cuentas por cobrar ?

2. ¿Alguien responsable por las funciones de teneduría de libros o
facturación ?
Con referencia a la pregunta 2.1.1 se señalo que el cajero no debía tomar parte
en los procedimientos que originan entradas en las cuentas a las cuales los
cobros son acreditados. Es por lo tanto necesario que otros empleados sean
similarmente impedidos de malversar fondos y esconder la irregularidad
haciendo entradas fraudulentas en las cuentas. Los procedimientos deben por
lo tanto, proveer que los empleados de los departamentos de cuentas por
cobrar y facturación, independientemente de estos departamentos .

a fin de tener la seguridad de que todos los cobros de la compañía son

anotados y consignados con rapidez, es necesario a veces, establecer el
control en el punto donde primeramente son recibidos ; esto es, en el cuarto de
la correspondencia, haciendo que se prepare una lista de los cobros en dicho
lugar. La preparación de las listas debe delegarse a los empleados encargados
de abrir la correspondencia y los mismos no deben tener conexión alguna con
la anotación de operaciones de caja, ya sea en el libro de caja en los registros
de clientes. Es más, los procedimientos deben proveer para que haya al menos
dos empleados presentes al momento de abrir la correspondencia, para
asegurar que se relacionan todos los cobros ; y la lista no debe manipularse
por empleados que tengan conexión alguna con la anotación de las
operaciones de caja, antes de que la lista haya cumplido el objetivo para el cual
se preparó originalmente. Los procedimientos deben proveer para una
comparación de las partidas individuales que aparecen en la lista con las
entradas efectuadas en el libro de caja y con las partidas relacionadas en la
hoja original de la consignación y esta comparación debe hacerse
preferentemente por un miembro del departamento de contabilidad y en todo
caso por un empleado que tenga conexión con las operaciones de caja.

En una organización pequeña donde la división de los deberes está limitada, la

lista de los cobros recibidos, si se usa debidamente, constituye una importancia
medida de seguridad, pero en las organizaciones mayores donde la división de
los deberes puede ser ampliada considerablemente y otras sutilezas pueden
ser introducidas en el sistema control interno de contabilidad, la preparación de
la lista de los cobros recibidos puede resultar superflua. A fin de, por lo tanto,
determinar el valor de la lista de remesas recibidas es necesario determinar si
la lista establecerá, o no, medidas de seguridad no estipuladas por otros
procedimientos de la compañía. Es más, hay organizaciones donde la
preparación de la lista de remesas recibidas puede ser impracticable, y en
estos casos la protección que debe derivarse de la correcta preparación y uso
de la lista debe buscarse en otros procedimientos.

3. ¿El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que reciben en
su departamento, hasta su depósito en el banco ?

4. ¿en caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar,
el cajero prepara una lista ?

El objeto de estas preguntas es determinar si los controles que se han

establecido antes de que el cajero reciba los ingresos de caja se mantienen
continuamente durante el tiempo hasta que los ingresos se consignan en el
banco. Si se ha establecido un control adecuado hasta el punto en que el
cajero obtiene la custodia de la remesa, su efecto puede perderse si con
posterioridad se permite acceso a las remesas a personas que estén en
posición de malversar el efectivo y encubrir la irregularidad anotando asientos
en las cuentas, tal situación se encuentra con frecuencia donde el cajero recibe
las remesas en primera instancia, pero las entrega luego a fin de que los pagos
puedan aplicarse contra las partidas pendientes. Normalmente, las remesas se
devuelven entonces al cajero para su consignación. Los avisos de remes, más
bien que la remesa misma, deben enviarse directamente al departamento de
cuentas por cobrar, bien por aquellos que abren la correspondencia o por el
mismo cajero si el es el primero que tiene acceso a los remesas. Sin embargo,
puede suceder que el aviso de remesa forme parte de el cheque o que ningún
aviso de remesa acompañe al cheque. En tales casos, debe prepararse un
aviso o, si es la práctica de la empresa el pasar los cheques al departamento
de cuentas por cobrar, debe determinarse que el cajero establezca un control
sobre tales remesas enviadas al departamento de cuentas por cobrar a fin de
que pueda asegurarse de que se le devuelva prontamente y se consignen con
crédito a la empresa.

5. ¿Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pagos un endoso

restrictivo tan pronto como son recibidos ? “UNICAMENTE PARA
CONSIGNAR EN LA CUENTA DE LA EMPRESA”.

6. ¿Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el mismo día o

el día siguiente hábil ?

El requisito de que los ingresos de caja se consignen en el banco diariamente

tiene por objeto evitar que los empleados : a) usen efectivo temporalmente o de
otro modo para fines no autorizados y b) sustituyan cheques cobrados y no
registrados por cobros en efectivo acumulados y que han sido debidamente
anotados en los registros. Si la compañía ha adoptado el procedimiento de
relacionar todas las remesas recibidas, ha propósito de tal modo un medio para
determinar que este requisito ha sido observado. Si los cobros no son
considerados intactos diariamente, otros procedimientos deben estudiarse
cuidadosamente a fin de determinar si el sistema de comprobación interna se
contabilidad ha sido debilitado, por esta desviación, de una práctica deseable.
Frecuentemente, los cobros en efectivo no se consignan intactos, por la razón
de que el dinero se requiere para cambiar cheques de clientes o para
ocasiones de emergencia, en tales casos esta necesidad puede cubrirse
manteniendo un fondo fijo de suficiente cuantía para este objeto.

7. en caso de las ventas de contado o pago de documentos que deben ser

devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos
de mostrador y cualesquiera otras informaciones similares, son preparadas y
recibidas y revisadas por un empleado independiente de quien recibe el
efectivo ?

El objeto de esta pregunta es determinar que se ha establecido un a

segregación efectiva entre las funciones de recepción del efectivo y la
preparación de los documentos que lo amparan, a fin de evitar la posibilidad de
malversar el efectivo y encubrir la irregularidad omitiendo o cambiando el
registro de efectivo recibido. Un método de obtener el control satisfactorio es el
uso de boletas de ventas al contado prenumeradas, una copia de la cual queda
bajo llave en la registradora en el lugar de la venta y que solo es asequible a un
auditor interno que usa estas copias como un control sobre la cantidad de
dinero a contabilizar por el cajero. También pueden usarse con efectividad
libros de ventas que se controlan por número. En tiendas de ventas al detal,
donde las ventas son numerosas, se recomienda el uso de cajas registradoras
cuyos totales, bajo llave, pueden ser vistos solamente por el administrador o el
auditor interno. Estas deben estar provistas de mecanismos que indiquen el
importe de la venta cuando se realiza de tal manera que sea plenamente visible
al cliente.

Las ventas de contado puede ser insignificantes o no existir en algunas

empresas mientras que en otras, como tiendas de ventas al detal, pueden
representar una porción sustancial del total del negocio. En el último caso, los
procedimientos requieren mayor estudio que en aquellas empresas que tengan
pocas ventas de esta naturaleza. Debe determinarse : a) si los procedimientos
han sido designados de tal manera que tiendan al descubrimiento de los cobros
de ventas al contado no reportados y b) hasta que punto los empleados que
hacen tales cobros están en disposición de distraer los fondos a consecuencia
de su conexión con otras obligaciones que les permita influir sobre los asientos
en los libros. En caso de una venta de crédito, ordinariamente un numero de
empleados participan en la operación. Esta participación hace menos probable
que la operación no sea registrada y una vez que se ha registrado en los libros
las dificultades de manipulación aumentan. En el caso de una venta al contado,
sin embargo, la operación se consuma generalmente entre el comprador y un
empleado solamente y ese empleado actúa en varias capacidades, ya que el
no solo vende y entrega la mercancía, sino que también cobra el pago de la
misma. Las funciones de venta y cobro en el caso de ventas al contado, por
razones practicas, deben llevarse a cabo por un empleado y como resultado,
las oportunidades para una irregularidad aumentan. Se han desarrollado
procedimientos por muchas organizaciones, sin embargo, que limitan la
oportunidad de irregularidades mientras que otros procedimientos pueden
indicar irregularidades en el caso de que existan. Tales procedimientos, por su
puesto, variarán según varíen los tipos de negocio y debe entenderse que los
comentarios que siguen, relativos a procedimientos en tiendas de ventas al
detal, puedan no ser aplicables igualmente a otros tipos de negocios.

En una tienda al detal los ingresos por ventas al contado se cobran usualmente
por la persona vendedora, pero la mercancía frecuentemente envuelve en una
mesa central por otro empleado, en cuyo caso se requiere que el empleado
que envuelve inspeccione las boletas de venta correspondientes, proveyendo
así una comprobación contra la posibilidad de mercancías que se entreguen sin
un récord de entrega. Una copia de la boleta de venta, junto con el efectivo, se
envía frecuentemente por tubos aspiradores a un cajero central o se lleva a la
ventanilla del cajero más cercano. Bajo este plan, es necesario determinar que
se han provisto los resguardos necesarios para proteger a la compañía contra
irregularidades por el cajero principal. La destrucción de la boletas de venta es
evitada al tener estas boletas por series prenumeradas con una contabilización
subsiguientes de todas las series numéricas por un empleado de la oficina
general. Además, debe mantenerse un registro de las libretas de venta en
posesión de las varias personas vendedoras y solamente deben emitirse
nuevas libretas a los vendedores cuando se reciban a cambio de las libretas
viejas, las libretas de venta no emitidas deben guardarse bajo llave. Estos
procedimientos, por supuesto, no evitaran que la persona que prepare una
boleta de venta al cliente lo haga en otro modelo al cliente que el regular. Si se
han desarrollado otros procedimientos que indiquen el faltantes en la
mercancía esto propende a descubrir tal práctica. Esto puede ser llevado a
cabo mediante el mantenimiento de registros detallados de inventario perpetúo
en los cuales se hacen asientos de la boleta de venta e inventarios físicos
frecuentes para descubrir las faltas de mercancías. A fin de que esta
comprobación sea efectiva, sin embargo, debe determinarse si las personas
que venden pueden encubrir un faltante al iniciar otros asientos en los libros de
contabilidad. Por ejemplo, una venta al contado no registrada pudiera no ser
descubierta a través de faltantes de inventario si la persona vendedora tuviera
autoridad para emitir boletas por debajo del precio de venta y suplantara uno
por el importe de la venta al contado no reportada. El importe de la boleta por
debajo del precio sería anotado al crédito del libro de inventario el cual de este
modo concordará con el inventario físico.

Como parte de la investigación de los procedimientos referentes a las ventas

de contado, debe inquirirse sobre el método de la toma periódica de inventario
físico. En las tiendas de venta al detalle, los libros de inventarios se llevan
usualmente al precio detal. Los inventarios físicos primeramente se valúan al
detal y se puede hacer una rápida comparación de los inventarios según libros
con el físico. La persona vendedora que haya cometido una irregularidad a
través de la manipulación de las boletas de venta al contado, puede ocultar una
faltante de inventario al aumentar los precios en las etiquetas de venta adjuntas
a las mercancías que aún estén en existencia y tal cambio no se descubriría si
el mismo empleado copilara el inventario físico o éste fuera hecho por
empleados que estuvieran concienzudamente familiarizados con los precios al
detalle usuales.

8. ¿Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal, se depositan los
ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros únicamente por la oficina
principal ?

Cuando los desembolsos se hacen en una ofician principal usualmente están

rodeados por seguridades que protegen a la empresa contra pérdidas por
fraude. Estas seguridades usualmente implican verificaciones y aprobaciones
anteriores al momento de hacerse el desembolso. Sin embargo en el caso de
una oficina sucursal. Posiblemente a alguna distancia de la oficina principal y
con personal relativamente pequeño, puede ser difícil o imposible el proveer un
grado de control similar sobre desembolsos. Es una practica sana, por
consiguiente, cuando se hacen cobros en las oficinas sucursales el proveer que
no se hagan desembolsos de la cuenta de depósito por el personal local de la
empresa. En su lugar, debe instruirse al banco que solamente debe aceptar
contra esta cuenta aquellos cheques girados a nombre de la empresa para
transferir los fondos a la cuenta central de operaciones.
Debe proveerse un fondo pequeño de caja para ala oficina local a fin de pueda
hacer frente a sus necesidades corrientes. En caso de que fuera necesario
puede mantenerse una cuenta bancaria separada, sobre una base de fondo fijo
para los desembolsos locales. En cualquiera de los casos, los documentos que
amparan la operación deben estar sujetos a la misma revisión y comprobación
extensivas por la oficina principal antes de reembolsar los fondos, similares a
las que serían sometidos los desembolsos en la propia oficina principal. De
esta manera los cobros, que en algunas ocasiones incluirían cantidades
importantes, no estarían disponibles a malversación por el personal local.

3.7 DOCUMENTOS POR COBRAR

1. ¿La aceptación y prórroga de letras, pagarés y cheques post-fechados a

favor de la empresa son aprobados por el jefe o gerente de crédito, u otro
funcionario autorizados ?

La aprobación de una cuenta por el jefe de crédito ordinariamente contempla el

despacho al cliente bajo los términos regulares de pago de la empresa. El
requisito de la aprobación por anticipado tiende a resguardar a la empresa
contra pérdidas por riesgos de crédito no satisfactorios. Tal control se anularía,
sin embargo, si se pudiera extender un crédito no aprobado bajo la forma de
aceptaciones o renovaciones de letras, pagarés y cheques post-fechados. Los
procedimientos deben, por consiguiente, proveer para que todas las
aceptaciones o renovaciones de letras, pagarés y cheques post-fechados
deben ser primeramente aprobados por el departamento o funcionario
designado para extender créditos.

2. ¿Se lleva un registro de documentos por cobrar ?

1. Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son

comprobados periódicamente por medio de un examen independiente de los
pagares, letras y cheques respectivamente.

2. ¿El total de los saldos pendientes en el registro, se compara con la

respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia
los documentos ?

En algunas organizaciones, los documentos por cobrar constituyen una porción

sustancial del total de los activos. La posesión de los documentos firmados por
los deudores, o la evidencia fehaciente de su custodia por terceras personas,
son la únicas pruebas definitivas de su existencia. Por esta razón es necesario
que estas evidencias de adeudo sean salvaguardadas propiamente contra
pérdidas por negligencia, como un medio de verificación, de la confianza en el
saldo mostrado .

ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL

CUESTIONARIO RELATIVO A INVENTARIOS
COMENTARIOS GENERALES:

Los procedimientos referentes a los inventarios y suministros

deben ofrecer seguridades razonables a la empresa, contra
pérdidas por desperdicios, robo, descuido, en las compras, etc., y
deben también producir información segura sobre el movimiento y
composición de las mercancías. Los métodos por los cuales se
pueden obtener estos resultados, varían desde luego, con el
tamaño y clase de negocio. Estos factores también determinan, en
gran parte, hasta qué las existencias de mercancías pueden estar
sujetas a control efectivo. Por ejemplo, a una empresa dedicada a
la compra y venta de una sola clase de artículo, y operando desde
un asola localidad, le será menos difícil ejercer el control
apropiado sobre sus existencias de mercancías que a una
compañía que negocia con miles de productos por medio de una
organización descentralizada de ventas. También sería más difícil
si la empresa compra materias primas para convertirlas en un
producto manufacturado en el cual las materias primas pierden por
completo su identidad. Estos procesos a los cuales los materiales
están sujetos pueden ser muy complicados y el contabilizar dichos
materiales según pasan a través de estos procesos puede ser muy
difícil. Por consiguiente, es esencial que las investigaciones en
cuanto al control de inventarios sea precedido por vistas a las
plantas almacenadas, depósitos, plataformas de recepción y
entrega, etc., de la empresa con el objeto de obtener algunos
conocimientos de las principales operaciones de la empresa.
Durante dichas visitas debe obtenerse la información hasta donde
sea posible, de los empleados relacionados directamente con la
supervisión o la realización de las principales operaciones.
Unicamente después de adquirido este conocimiento de
contabilidad y el sistema de comprobación interna de contabilidad
de la empresa sean revisados con suficiente conocimiento de las
operaciones que tales procedimientos tratan de controlar y con
cierta medida de apreciación de las condiciones bajo las cuales
opera la empresa.

Después de una visita a la planta y a los lugares de almacenaje de

la compañía, se deben comenzar las investigaciones en cuanto a
los procedimientos de compra. Los procedimientos de compra se
tratan con algún detalle en la sección 7 de éstos cuestionarios.
Estos procedimientos deben servir para anotar las compras de
materiales, etc., en los registros de mercancías. Debe prestarse
atención a la efectividad de la fiscalización ejercida a través de las
cuentas de control del mayor general sobre los registros de
mercancías, observando particularmente las fuentes de información
obtenidas al hacer los asientos en cualquiera de estos registros.
En algunas organizaciones, los registros de mercancías sólo
muestran cantidades y únicamente los inventarios físicos son
asentados en los libros generales. Bajo estas condiciones la
ubicación de los libros de mercancías es de considerable
importancia. Si los registros de mercancías son llevados en el
departamento general de contabilidad por empleados que no tienen
acceso a las mercancías, puede tenerse una mayor seguridad que
si los registros fueran llevados en el depósito por empleados que
tienen acceso a la mercancía y que posiblemente ayudan en el
conteo físico de inventarios.

Por razones practicas, no obstante, puede ser necesario que los

registros de mercancías sean llevados en el depósito s fin de, por
ejemplo, facilitar al almacenista la determinación de cuáles
materiales deben comprarse para mantener las cantidades
normalmente requeridas por la empresa. En todo caso, los
procedimientos deben asegurar que todas las compras sean
anotadas en los mayores de mercancías por las cantidades que
aparezcan en las facturas de compras debidamente aprobadas.

Las investigaciones en cuanto a los procedimientos de ventas

deben encaminarse hacia la anotación en los registros de
mercancías de todas las ventas de productos terminados. Estos
procedimientos deben ofrecer seguridad razonable de que se hace
una anotación exacta en los registros de mercancías de todos los
despachos y de que ningún crédito puede anotarse en estos
registros sin la debida autorización.

Después de revisar los procedimientos de entrada y salida de

mercancías, se debe determinar la efectividad de los
procedimientos relativos al control de los inventarios en su
trayectoria a través del proceso de fabricación. Estas
investigaciones pueden implicar una revisión de los procedimientos
en el departamento de costo en relación con las transferencias
entre departamentos; comparación de los rendimientos
departamentales contra estándares predeterminados o eficiencia
deseada; investigaciones sobre las bases de determinación de
dichos estándares o metas; el cuidado con que se investigan las
desviaciones de los estándares, etc.

En las refinerías, por ejemplo, no es práctico mantener registros

que muestren la trayectoria del petróleo crudo a través de los
distintos procesos hasta llegar al producto terminado, creando así
un libro de inventario de productos terminados contra el cual se
pueda comprobar el inventario físico. Los rendimientos de varios
tipos de petróleo crudo pueden ser determinados, no obstante, por
el personal técnico de la compañía después de un cuidadoso
estudio científico, y estos rendimientos servirán como medida de
los resultados reales. Mediante inventarios físicos tomados
diariamente del petróleo crudo, alquitrán, aceites de motor,
gasolina, etc., depositados en los tanques y tomando en
consideración la apertura y cierres de inventarios, entradas y
despachos de petróleo crudo, se determina la producción diaria. En
las fábricas de acero el producto se pesa varias veces durante el
proceso de fabricación y al afectar las transferencias
departamentales se hacen ciertas concesiones, producto de la
experiencia, por la merma o el aumento en el peso como resultado
de los procesos a través de los cuales ha pasado el material. En
las compañías productoras de petróleo, el petróleo producido y su
disposición son justificados por los reportes de medición y bombeo,
reportes de los oleoductos, etc., y todos estos procedimientos
deben investigarse cuidadosamente para evaluar la confianza de la
información anotada en los libros generales.

REGISTROS
1. ¿El departamento de contabilidad mantiene registros de
inventario permanente?
2. Muestran estos registros:
1) ¿Cantidades?
2) ¿Localización de las existencias?
3) ¿Mínimo?
4) ¿Máximo?
5) ¿Costo Unitario?
6) ¿Valor total en pesos?

En ausencia de registros detallados de inventarios, mercancías

suministros, etc., el único control de contabilidad que existiría
sobre los mismos sería el saldo de la cuenta de control del
mayor. Dicho registro no ofrecería la información adecuada
para revelar si los costos de venta son exactos y seguros ni
para localizar e identificar áreas en las cuales pudieran ocurrir
faltantes en inventarios. A menos que se mantengan registros
detallados en los cuales puedan obtenerse los costos de
producción y de ventas, aplicando los costos identificables a
cada uno de los renglones producidos o vendidos, los costos
totales tienen que ser regularmente computados deduciendo el
inventario físico final del inventario de apertura, mas las
cantidades compradas o producidas. En general, las
organizaciones modernas han encontrado este método
insuficientemente seguro para un control administrativo
efectivo. Solamente variaciones de importancia fuera de lo
normal, las cuales se indican por marcadas variaciones en los
porcentajes de utilidad bruta, etc., se destacan y aún en tales
casos es imposible localizar las áreas de las variaciones y,
como resultado de dicha identificación, desarrollar métodos y
técnicas para su corrección. Si la diferencia, por ejemplo,
indica un costo excesivo muy significante, probablemente sea
imposible determinar si este costo representaba material usado
en exceso en la producción, despilfarro, hurto, etc. El mantener
registros detallados de contabilidad provee información para
aplicar costos razonablemente seguros a los artículos
 individuales producidos o vendidos y también provee la
comprobación por los cuales pueden fiscalizarse en detalle los
inventarios físicos. Las diferencias o faltantes que se
descubran pueden entonces identificarse a las áreas o artículos
particulares facilitando así la investigación y corrección.
Con respecto a las preguntas 1 y 2, se ha notado que los libros
perpetuos de inventarios sirvieron, entre otras cosas, como un
control de las existencias físicas que deberían haber. Este
control es más efectivo cuando los empleados que mantienen
los registros de mercancías son independientes del personal a
cargo de las existencias físicas. Sin dicha independencia, las
diferencias o faltantes en las existencias físicas que sean
conocidas por almacenista, pudieran ser ocultadas mediante
anotaciones impropias en los libros. Esta posibilidad de
ocultación estaría por supuesto, prontamente disponible al
almacenista que tenga jurisdicción sobre los empleados que
llevan los registros de mercancías. Puede suceder, no
obstante, que como asunto de convivencia práctica una
organización encuentre necesario mantener los registros
detallados de las mercancías en o cerca de las existencias
físicas y de que los empleados encargados de los mayores de
mercancías, en teoría o la práctica estén sujetos a la autoridad
del almacenista. En tales casos se debe especial cuidado para
cerciorarse de que existen los controles adecuados para
descubrir manipulaciones impropias en los registros de
mercancías. Un elemento esencial de tales controles al
asegurarse de que los totales anotados en la cuenta de control
del mayor general son producidos independientemente del
personal que mantiene los mayores auxiliares de mercancías de
manera que si se hicieran anotaciones impropias en estos
mayores, ellas serían descubiertas al no concordar con la
cuenta de control respectiva en el mayor general.

1. ¿Los registros permanentes son ajustados según los resultados

de conteo físico, al menos una vez al año?.
Los registros y controles de los inventarios deben ajustarse a
las existencias determinadas por conteo. Donde los conteos
son hechos muy frecuentemente y muestran faltantes o
sobrantes de poca monta, el ajuste puede hacerse una vez al
año solamente. Antes de que los ajustes se hagan, deben
considerarse los procedimientos sugeridos bajo las preguntas.

2. ¿Se deja constancia de los conteos físicos llevados a cabo?.

El propósito de esta pregunta es el de cerciorarse si los ajustes
efectuados en los registros de inventario corresponden a
conteos físicos efectivamente realizados. A este fin, debemos
comprobar que las hojas de conteo debidamente aprobadas,
son archivadas para cualquier comprobación posterior.
3. ¿Si quienes manejan los registros permanentes de inventario
no pertenecen al departamento de contabilidad, ante quién se
responsabilizan?.
Si como se indicó anteriormente los registros designados para
controlar las mercancías se mantienen por personas que tienen
acceso a las mismas, pueden ocurrir irregularidades que no
lleguen a descubrirse. Si este fuera el caso, los otros controles
más arriba mencionados, deben ser utilizados.

4. ¿Si la empresa ha adoptado la política de cargar directamente

a gastos, ciertas partidas por mantener materiales y
suministros, ha establecido también un sistema de control tal
como control presupuestal de gastos?. Si es así, explíquelo.
Algunas empresas han adoptado la política de cargar a gastos
directamente las compras pequeñas de materiales y
suministros. Bajo este procedimiento las compras originales
son cargadas a operación y los artículos no son adoptados en
las cuentas de inventario. Cuando se adopta esta política, por
lo regular se considera que la eliminación de trabajo de oficina
en mantener los registros de inventario, valoración y anotación
de las órdenes de entrega, compensa la pérdida de mayor
seguridad que se obtiene bajo el método de inventario
perpetuo. El método de cargo directo, sin embargo, también
elimina el control que se obtiene de los registros de inventario,
y el auditor debe cerciorarse de que existen procedimientos
satisfactorios tales como métodos apropiados de almacenaje,
control de gastos presupuestados, revisión efectiva de los
costos de operación y porcentajes, etc., que prevengan
pérdidas que pudieran producirse por fraude, despilfarros, etc.

5. En cuanto a las ordenes de entrega:

1) ¿Las entregas se hacen únicamente con base en órdenes
debidamente autorizadas?.
2) ¿Asegura el sistema, bien sea por medio de prenumeración o
de otro modo, que todas las ordenes sean registradas?.
3) ¿Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad
contra la alteración de tales órdenes por personas que
tengan acceso a las existencias?.

Los procedimientos deben asegurar las entregas de material

sean hechas por los almacenistas únicamente mediante una
evidencia satisfactoria del departamento que necesita el
material. Para que los almacenistas puedan ser responsables
de las mercancías, es necesario que el acceso al almacén sea,
como regla general, denegado a empleados que no sean los
almacenistas y sus auxiliares. Para que los almacenistas
puedan entregar solamente con la debida autorización, deberán
prepararse órdenes de entrega por escrito, las cuales deberán
aprobarse por un empleado responsable con conocimiento (a)
del trabajo para el cual se necesitan estos materiales y (b) de
 que la cantidad y clase de materiales pedidos concuerden con
lo requerido. Si las órdenes de entrega son aprobadas por un
empleado que no conoce esta información, la aprobación es
superficial y no ofrece protección a la empresa contra el uso
inadecuado de los materiales. Por regla general, las órdenes de
entrega se aprueban por el capataz a cargo del trabajo o por el
superintendente o un representante competente de la oficina
del superintendente.

Las investigaciones en relación con las órdenes de entrega de

materiales deben cubrir la anotación de las cantidades
entregadas según dichas órdenes de entrega en los mayores de
existencias. Estos procedimientos deben asegurar que todas
las órdenes de entrega sobre las que se hayan hecho entregas
de materiales han sido justificadas y anotadas en los registros.

Cuando los mayores de existencias muestran cantidades y

valores, y el valor se controla a través de cuentas de control de
inventarios en el mayor general, la valorización de las órdenes
de entrega, si son hechas por empleados que mantienen los
mayores de existencia en el almacén, deben ser verificados por
empleados del departamento de contabilidad para hacer
imposible la ocultación de diferencias entre los balances de las
cuentas de control y los valores de inventario físico mediante la
valoración incorrecta de las órdenes de entrega de materiales
por los que mantienen los mayores.

Como una protección adicional, las copias de las órdenes de

entrega deben (a) ir directamente del solicitante al
departamento de contabilidad independientemente del
almacenista, o (b) ser devueltas por el departamento de
contabilidad al solicitante después de haberlas anotado en el
registro de control de contabilidad. Esto evitaría que el
almacenista ocultase un faltante cambiando una orden de
entrega firmada después que la cantidad mostrada
originalmente había sido ya despachada.

Por varias razones, los materiales extraídos del almacén

pueden no ser utilizados y dichos materiales deben ser
devueltos al almacén, colocados en inventario por el
almacenista, y las cantidades devueltas anotadas en los
mayores de existencias.

CONTROL DE EXISTENCIAS E INVENTARIO FISICO

1. ¿Los almacenistas son responsables de todas las existencias?.

Especifique aquéllas que no están bajo su control.
2. ¿Los almacenistas y sus asistentes son los únicos que tienen
acceso a las existencias?. Especifique las excepciones.
 Para los comentarios sobre estas preguntas, refiérase a los
comentarios generales de la introducción y a las explicaciones
de las preguntas.
3. ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año?.
Especifique las excepciones. Los saldos del mayor de la cuenta
de inventario, ya sean cuenta de “control” o cuenta de “detalles”
son simplemente valores anotados que indican la cantidad de
inventario que debe haber existencia. A intervalos para
conformar que existe el activo y que los saldos de la cuenta del
mayor son fidedignos.
4. En inventario físico es supervisado por personas independientes
de los:
1) ¿Almacenistas?
2) ¿Responsables de llevar los registros de inventarios
permanentes?
1. Se preparan instrucciones escritas como guía para aquellos
empleados que llevan a cabo los inventarios físicos?.
Estas preguntas tienen el objeto de determinar si la empresa ha
hecho una preparación adecuada para la toma de sus
inventarios físicos de modo que pueda confiarse en los
resultados obtenidos, tomar un inventario físico es
frecuentemente una tarea complicada que puede envolver
grandes áreas y un extenso período de tiempo. Bajo estas
circunstancias no sería satisfactorio depender solamente de
instrucciones orales o conocimientos generales del personal que
efectúa los inventarios, o una combinación de ambos. Para
asegurarse que un inventario físico es adecuado, deben darse
instrucciones detalladas por escrito para cerciorarse de que
todos los renglones son contados, de que cada renglón es
contado una sola vez, de que se prepara un resumen
satisfactorio de estos y de que es correctamente suministrado,
etc. Las instrucciones deben también cubrir aquellos asuntos
que establezcan un corte satisfactorio para asegurar que todas
las mercancías en existencia pueden relacionarse con los
pasivos relacionados y que todas las mercancías facturadas y
no embarcadas están excluidas de los inventarios. Debe
asegurarse no solamente de que las instrucciones por escrito se
han preparado, sino también que los empleados asignados para
tomar inventarios físicos han sido entrenados adecuadamente
en estas instrucciones y que los mismos son competentes para
llevarlas a cabo. Para comentarios adicionales sobre los
principios a seguir al hacer un conteo, refiérase a los
comentarios bajo la próxima pregunta.
2. ¿Las tarjetas o planillas del inventario físico son revisadas y
controladas en forma tal que no se omita o altere ninguna en las
planillas finales del inventario?.
Cuando se usan registros de existencias, es importante
cerciorarse si los mismos se mantienen en forma tal que
constituyan un medio seguro de comparaciones con el inventario
físico. Es igualmente importante determinar que procedimientos
 se siguen en la toma del inventario físico, pues a cualquier
conclusión que se llegue de las diferencias entre los inventarios
según libros y el físico, está sujeta a la confiabilidad de ambos.
Los procedimientos relacionados con la copilación de los
inventarios físicos deben generalmente incluir lo siguiente:
1) Los empleados que toman el inventario deben estar
familiarizados con las mercancías para poder determinar por
su propia experiencia que parte de la mercancía es para usar
o vender y que parte no se puede usar o está obsoleta, y si
la mercancía es lo que se supone que sea.
2) Los empleados responsables de la manipulación de las
mercancías o mantenimiento de los registros de existencias
no deben ser los únicos responsables de la copilación de las
cantidades del inventario físico, sino que su conteo debe
estar a comprobación por otros empleados que tengan la
misma familiaridad con la mercancía que los almacenistas.
3) Debe tenerse cuidado de que se ha anotado en los libros el
pasivo de los materiales incluidos en el inventario y de que
toda la mercancía vendida y facturada se ha excluido del
mismo.
4) La colocación de las tarjetas de inventario y su control deben
evitar la posibilidad de alterar fraudulentamente los datos
anotados en las mismas o la posibilidad de preparar tarjetas
mostrando cantidades que no existen. Además todas las
tarjetas y las cantidades de mercancías se anotan en
planillas de inventario, estas planillas deben llevar las
iniciales de los empleados responsables de la rectificación de
las cantidades que en ellas aparecen, y los empleados que
son responsables de las multiplicaciones valoraciones, etc.,
deben estar familiarizados con las iniciales y firmas de los
empleados. El control de las planillas de inventario debe ser
tal que evite manipulaciones como las que indican en el
parágrafo anterior.
1. ¿Se investigan inmediatamente las diferencias entre los
registros permanentes y el resultado del inventario físico?.
Quién lo investiga?.
Evidentemente, las diferencias que se descubren por medio de
una comparación entre el conteo físico y los libros, no deben ser
investigadas por personas que tengan acceso a las mercancías
en existencia o por personas que estén en una posición
ventajosa para malversar la mercancía de alguna manera. Estas
diferencias deben ser investigadas solícitamente para
determinar las causas específicas que las origina. Ya sea que
esto revele que son ocasionadas por abandono, falta de
honradez o simplemente por errores de oficina o de
contabilidad, se deben tomar medidas para eliminar las
posibilidades de futuras repeticiones.
2. Los ajustes a los registros de inventario permanente
provenientes de inventario físico, son aprobados por escrito por
un empleado que no tenga intervención alguna en:
 1) ¿Almacenamiento?
2) ¿Manejo de registros de existencia?
3) ¿Compra de mercancía?
Solamente después de las diferencias encontradas hayan sido
completamente investigadas por personas que no puedan ser
responsables de ellas y las causas determinadas como se
explicó anteriormente, se deben tomar medidas para ajustar los
registros. Bajo ninguna circunstancia se deben cancelar las
diferencias cuyas causas no hayan sido explicadas
satisfactoriamente a un funcionario responsable o a un
empleado.
1. ¿Las oficinas y dependencias de la empresa se encuentran
rodeadas de sistemas apropiados de protección tales como
cercas, caladores, guardas, etc.,?
2. ¿Tales celadores o guardas son responsables de que nada
salga de la planta sin la debida autorización?.
La mayoría de las empresas toman precauciones contra el robo
de sus activos. Sin embargo, muchas veces las precauciones
tomadas resultan medidas a medias y no ofrecen el resguardo
que se espera de ellas. Los activos de la empresa no deben
estar protegidos solamente por cercas, divisiones, rejas etc.,
sino que deben asignarse responsabilidades para que los
materiales no sean removidos de sus respectivos lugares sin
tener la autorización adecuada. Por ejemplo, el cuarto de
almacenaje puede estar completamente cercado y la mercancía
ser extraída solamente por medio de una orden de entrega. sin
embargo, si otros empleados, además del almacenista, están
autorizados a penetrar en la parte cercada con entera libertad,
los controles establecidos pueden ser fácilmente pasados por
alto. Con el mismo alcance, cuando se brinda protección a toda
una planta y se ha provisto una cerca con la entrada vigilada, a
menos que los celadores estén alertas a interrogar a todas las
personas que salgan con paquetes que puedan contener
pertenencias de la empresa, una buena parte del control se ha
perdido.
3. Respecto a los materiales o mercancías en poder de otros
depósitos, consignatorios, proveedores, clientes, etc.,
1) ¿Se lleva un registro apropiado de tales artículos?
2) ¿Periódicamente obtiene la empresa confirmaciones de
dichas existencias?
1. Referente a mercancías recibidas en consignación:
1) ¿Tiene la compañía un registros apropiado de las mercancías
recibidas en consignación?
2) ¿se toman precauciones para evitar que tales mercancías
puedan incluirse dentro del inventario propio de la empresa?.
Debido a que la mercancía despachada en consignación
continúa siendo propiedad de la empresa hasta que se venda, el
mismo control efectivo debe ejercerse sobre estas
consignaciones recibidas que aquél sobre la mercancía
existente en los almacenes u otra dependencia de la empresa.
Así mismo, si la empresa recibe mercancía de otros en
consignación, se hace responsable de la mercancía recibida y
debe, por lo tanto, mantener todas las medidas de seguridad
contra el uso indebido de dicha mercancía. Los procedimientos
que se siguen con las mercancías en consignación recibidas o
despachadas, deben ofrecer una seguridad razonable a la
empresa de que todos los cambios que se produzcan son
debidamente contabilizados. Cuando se toman inventarios
físicos, las cantidades exactas de los materiales que han sido
enviados en consignación deben ser incluidas en el inventario y
la mercancía recibida en consignación debe ser excluida del
inventario. Esto necesita solamente el establecimiento del
procedimiento efectivo para dar razón del movimiento de la
mercancía en consignación sino que en lo que se refiere a
consignaciones recibidas se deben aplicar medidas para la
identificación de la mercancía que aparece en consignación de
manera que no pueda ser incluida en el inventario físico. En
algunas organizaciones la mercancía despachada en
consignación se carga al consignatario al precio de venta, y en
tales casos se debe tener mucho cuidado de que los
procedimientos usados eviten la inclusión de estos cargos en
cuentas por cobrar y, por contraste, en ventas.

Los puntos anteriormente mencionados, no deben limitarse

exclusivamente a mercancías en consignación, sino que deben
extenderse para cubrir la comprobación interna de la mercancía
retenidas por otras para despachar a la empresa a los clientes
de la empresa y también la mercancía retenida en almacenes
públicos u otros que no sean propiedad de la empresa, debe ser
confirmada periódicamente a la empresa por los retenedores de
la mercancía, quienes deben exponer que en cierta fechas las
cantidades se encontraban realmente en su poder. El grado de
confianza que debe tener la empresa en estas confirmaciones,
dependen de (a) que las cantidades mostradas por la
confirmación hayan sido determinadas por la empresa
suministrando a la confirmación sobre la base de un inventario
físico o de registros de mercancía en existencia dignos de
confianza, y (b) que la confirmación sea afirmada por un
funcionario de la empresa o por un empleado competente que
asuma la responsabilidad de su exactitud. A menos que exista
una seguridad razonable en estos puntos, las confirmaciones
pueden resultar de poca utilidad y pueden en sí, resultar
peligrosas al crear un falso sentido de seguridad. En
organizaciones mayores que cuentan con departamentos
eficientes de auditoría interna, los representantes de dicho
departamento pueden visitar periódicamente los lugares a donde
los inventarios hayan sido despachados en consignación o
donde están retenidos a favor de la empresa, para hacer
pruebas razonables de las cantidades de dichas mercancías. En
otras organizaciones, los vendedores y otros representantes de
 la empresa, pueden visitar periódicamente las entidades que
tienen en su poder la mercancía en consignación. En cualquier
caso, sería aconsejable que la empresa obtuviera información
indicando que puede confiarse en las confirmaciones que
recibe.

CONTROL CONTABLE:
1. El personal del departamento de contabilidad o auditoría interna
revisa los precios unitarios, los cálculos y las sumas en los
inventarios físicos?.
La fijación de los precios en los inventarios debe ser efectuada
por empleados familiarizados con los costos vigentes o los
precios del mercado o con la información de donde dichos
costos o precios del mercado puedan obtenerse, si es que al
inventario se le debe fijar el precio de “costo o mercado el que
sea más bajo”, y la valorización de la mercancía de poco
movimiento y obleta, debe ser efectuada por funcionarios de la
empresa o por empleados que se encuentren en posición de
estimar los valores de realización. Algunos inventarios no
pueden ser medidos, pesados y contados y sus cantidades
tienen que ser estimuladas. Estos estimados deben ser
realizados por técnicos competentes que no puedan ser
responsables de discrepancias en los inventarios.
La comprobación de las sumas, las multiplicaciones y las
recapitulaciones del inventario, deben ser efectuadas por
empleados igualmente competentes.
2. Proveen los procedimientos de la empresa:
1) ¿Que se registren todos los pasivos correspondientes a la
adquisición de materiales o mercancías incluidos en el
inventario?.
2) ¿Que excluyan del inventario partidas correspondientes a
mercancías vendidas y facturas pendientes de despacho?.
3) ¿Que revisen las existencias de materiales en bases de
artículos obsoletos o de poco movimiento?.
4) ¿Que las existencias se hallen adecuadamente aseguradas
contra robo, etc.?
Si los inventarios físicos se comparan con los libros, incluyendo la
cuenta de control del mayor general, es evidente que un corte
adecuado de compras y ventas, debe llevarse a cabo. Esto
significa que todas las facturas que cubren mercancía que ha sido
recibida y que por lo tanto será incluidas en los inventarios,
deberán ser anotadas en el mayor general y recíprocamente todas
las ventas que cubren mercancías que han sido despachadas
deberán ser registradas.

Los procedimientos empleados por la empresa deben tener en

cuenta automáticamente este corte limpio en cada período por
medio del control de los informes de recepción y de las órdenes de
despacho.
La obligación de determinar cuando la mercancía es obsoleta o de
poco movimiento y de aprobar el valor y disposición de dicha
mercancía, no debe ser delegada a un empleado encargado de las
compras, puesto que él puede aprovechar la oportunidad de
comprar mercancía innecesaria en exceso, darle un valor
determinado y más tarde colocarse en una posición ventajosa para
disponer de la mercancía en su beneficio cuando esta sea
declarada obsoleta o de poco movimiento.. si estas obligaciones,
sin embargo, se asignan a un funcionario de la empresa o a un
empleado que no este relacionado con las compras, éste individuo
debe, por supuesto estar familiarizado con las mercancías en
existencia de la empresa y con las necesidades de la misma en lo
que respecta a dichas mercancías, así como también con las
condiciones del mercado en el cual se dispondrá de la mercancía.

En l a i ndust ri a de l a confecci ón, por ej em pl o, al fi nal i zar l a época de fabri caci ón,
si em pre hay l unas y m ercancí as t erm i nadas en exi st enci a, l as cual es a pesar de los
pl anes cui dadosos por part e de l os depart am ent os de fabri caci ón y vent as, no pueden
ser usadas o vendi das durant e l a t em porada. Al gunos de l os art í cul os de l ana
i ncl ui dos en l as exi st enci as sobrant es son rengl ones que pueden ser usados en l a
fabri caci ón del product o de l a si gui ent e t em porada, mi ent ras que ot ros son de t al
nat ural eza que se hace aconsej abl e di sponer de el l os al m ej or post or. La mi sm a
condi ci ón exi st e respect o a l as m ercancí as t erm i nadas y a l os adornos.
En una empresa, con vistas a un control sano de contabilidad, la
valuación de mercancías sobrantes se determinó por un comité
constituido por representantes de los departamentos de ventas,
fabricación y contabilidad y antes de que dicha valuación fuera
definitivamente aprobada, la empresa como generalmente hace
trato de obtener ofertas de compradores representativos.
El determinar si la empresa mantiene seguros suficientes sobre su
inversión e inventarios, es debido a que, en muchos casos, los
inventarios representan valores considerables de los activos de la
empresa. Así mismo, debe determinarse que no se hagan seguros
en exceso de las verdaderas necesidades durante los períodos en
que los inventarios llegan a su nivel más bajo de la temporada. Si
las cantidades de un inventario están sujetas a variaciones
importantes durante el año, debido a las condiciones normales de
operación de la industria, se debe preparar un programa de
cobertura de seguros correlativo con los cambios de las cantidades
del inventario, de manera que se obtengan seguros adecuados
pero que se evite los gastos excesivos. El auditor debe determinar
que la cantidad de seguro aplicada esté de acuerdo con la cantidad
de mercancía en existencia que muestran los registros. Una
diferencia significativa puede indicar que la empresa está
incurriendo en gastos superiores a sus necesidades, lo cual debe
enseguida notificarse a la administración. Por otra parte, un seguro
marcadamente bajo puede indicar que los inventarios han sido
exagerados deliberadamente y que el seguro fue aplicado
exclusivamente al valor real de la mercancía en existencia. Esta
situación, por supuesto, deberá ser cuidadosamente investigada.
 ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL
CUESTIONARIO RELATIVO A PROPIESDADES, PLANTA Y
EQUIPO

ADICIONES:
1. Los procedi m i ent os de l a com pañí a requi eren que un funci onari o o un com it é de
com pras aut ori ce previ am ent e l os desem bol sos por concept o de:
1) ¿Adi ci ones de act i vos fi j os?
2) ¿R eparaci on es y m ant eni m i ent o?
Es funci ón de l a gerenci a de una em presa operar el negoci o l ucrat i vam ent e y
prot eger t odos los act i vos de l a em presa. Di cha prot ecci ón se est abl ece
general m ent e ordenando que t odas l as negoci aci ones se rut i na se procesen a
t ravés de un núm ero det erm i nado de personas cada una de l as cual es es
responsabl e de una fase part i cul ar de l a operaci ón y se l e obl i ga t am bi én a
im part i r su aprobaci ón en ci ert as operaci ones o docum ent os. Las operaci ones que
im pl i can desem bol sos por aum ent os a los act i vos y reparaci on es y m ant eni m i ent o
son t an num erosas en al gunas em presas que aparent an ser ruti nari as, si n em bargo,
al cont rari o de l as opera ci ones que im pl i quen m at eri as pri m as y ot ros rengl ones
si m i l ares, est os desem bol sos no est án suj et os a cont rol es usual es de producci ón
m ant eni dos para el reci bo y el consum o de m at eri al es bási cos. P or l o t ant o, es
necesari o que se t om en precau ci ones especi al es y se est abl ezcan m edi das de
seguri dad para est as operaci ones especi al m ent e debi do a que l as cant i dades
im pl i cadas son frecuent em ent e de im port anci a.
El m ét odo m ás sati sfact ori o de al canzar obj et i vos im pl i ca procedi m i ent os a
t ravés de l os cual es el desem bol so del act i vo es sol i ci t ado prim eram ent e por el
j efe de un depart am ent o o un funci onari o a cargo de l a fase de l as operaci ones
para l a cual ha de real i zarse el desem bol so. La sol i ci t ud de com pra deberá
exponer l a nat ural ez a, cost o es t i m ado y m ét odo de ut i li zaci ón del art í cul o que va
a ser const rui do o adqui ri do e indi car l os benefi ci os que se deri varán com o
resul t ado del mi sm o. Si el act i vo va a subsi sti r bi enes que act ual m ent e son
propi edad de l a em presa, l a sol i ci t ud de com pra deberá i ndi car cuál es son est os
 act i vos, l a form a en que se pi ensa di sponer de ell os y l a cant i dad aproxi m ada de
i ngresos que se esperan de l os m i sm os, si l os hubi ere. La sol i ci t ud de com pra
deberá ent onces ser revi sada y aprobada por funci onari os com pet ent es,
i ncl uyendo ej ecut i vos a cargo de producci ón, fi nanzas y cont abi l i dad. Es práct i ca
sana, si l as cant i dades correspond en son de im port anci a, el que l as sol i ci t udes de
com pra sean aprobad as por un com i t é ej ecut i vo y hast a por una j unt a de
di rect ori os. Est os procedi m i ent os, hast a donde sea posi bl e, deberán ser apl i cados
t am bi én a l os desem bol sos para repar aci ones y m ant enim i ent o. En ausenci a de l os
cont rol es refe ri dos ant eri orm ent e, pudi era ser posi bl e que i ndi vi duos en l a
em presa se deci di eran, o com prom et i eran a l a em presa a prepar ar program as de
desem bol sos m ayores, a l os cual es no se l es hubi ere concedi do l a i m port anci a
adecuada y debi do a l o cual l a em presa pudi era i ncurri r en pérdi das
subst anci al es.
1. ¿Se comparan los gastos reales con los autorizados y, en caso
de que aquellos se hayan excedido, se obtiene autorizaciones
adicionales?
Si los procedimientos como los expuestos en la respuesta a la
pregunta han sido establecidos, resulta buena práctica enviar
una copia de la solicitud de compra aprobada directamente al
departamento de contabilidad por la persona o comité que la
aprobado. Todos los costos incurridos contra esta apropiación
deben ser entonces anotados en el departamento de
contabilidad y periódicamente se deben suministrar informes a
la gerencia mostrando las cantidades gastadas para cada
apropiación. En el caso en que los desembolsos excedan la
cantidad originalmente autorizada se deberá obtener una
autorización adicional de la misma autoridad que aprobó la
primera solicitud. Sin embargo, a fin de evitar un excesivo
papeleo y formalidades por renglones relativamente pequeños
se permite cierta elasticidad autorizando desembolsos que no
excedan la apropiación original en más de un 10%, sin
requerirse la autorización adicional. Después que los proyectos
se ha terminado, o que se ha adquirido el activo, la apropiación
deberá cerrase, y este cierre deberá indicarse en el próximo
informe que se envíe a la administración.
2. ¿Los procedimientos de la empresa permiten establecer si los
artículos han sido recibidos y los servicios prestados.?
Las compras que se realizan para las operaciones normales de
la empresa están generalmente sujetas a controles
establecidos, tales como (1) pasar los materiales por un
departamento de recepción el cual examina, cuenta y reporta los
materiales recibidos, (2) hacer que las facturas de los
materiales y servicios sean aprobadas por un jefe de
departamento u otro funcionario experimentado y que, por lo
tanto, está en posición de autorizar el pago de dichos
materiales. En muchos casos, sin embargo, la recepción de los
materiales o servicios para aumentos a los activos fijos no esta
sujeta a tales controles. Por consiguiente, se hace necesario
establecer algún procedimiento para garantizar que la empresa
ha recibido los materiales o servicios por los que paga.
Si el activo adquirido no es muy grande, posiblemente se le
aplicarían los procedimientos regulares del departamento de
 recepción. Sin embrago, si se trata de un edificio en
construcción o de una pieza grande de maquinaria, el
departamento de recepción probablemente no estaría
involucrado. En estos casos, el departamento de ingeniería u
otro departamento apropiado debe hacer saber que los activos
de la naturaleza y calidad solicitados, y que han sido
facturados, han sido, en efecto, recibidos e instalados en
condiciones para trabajar. El suministro de servicios de
arquitectos, ingenieros, etc., debe ser corroborado por
funcionarios de la empresa con experiencia entrenamiento y
conocimientos suficientes que los capacite para aprobar estos
trabajos antes de que los servicios sean pagados por la
compañía.
3. ¿Si los trabajos de construcción son efectuados por contratistas
o sub contratistas, el personal de la empresa tiene autorización
para revisar sus registros de costos y comprobantes de
respaldo?.
Los contratos para la construcción de plantas generalmente
pertenecen a una de las categorías siguientes:
1) Precio fijo
2) Precio fijo con pagos escalonados
3) Costo más honorarios fijos
4) Costo más honorarios a base de porcentaje
Donde la empresa no ejerce un control físico sobra la
construcción en proceso, se deben establecer procedimientos
que aseguren que el contratista ha obrado de acuerdo con los
términos del contrato de construcción en lo que se refiere a las
especificaciones establecidas para el trabajo y el precio
cobrado. Si el contrato es de grandes proporciones estos
procedimientos pueden llevarse a cabo por medio de un
ingeniero de la empresa y un auditor interno que residan donde
el trabajo se está realizando de esta manera se proporciona un
control día a día de los costos de la construcción. Donde el
gasto por este procedimiento no esté plenamente justificado, o
donde este tipo de arreglo no se considere práctico debido a la
naturaleza del trabajo, los costos del contratista y las
especificaciones del trabajo deben ser revisados antes del pago
final establecido por el contrato.
1. ¿Tiene la empresa normas adecuadas para diferencias las
adiciones de activos fijos de los gastos por reparaciones y
mantenimiento?. En caso negativo, explique como se toman
tales decisiones y por quién?.
El propósito principal de establecer reglas definidas para
distinguir entre los aumentos a los activos fijos y gastos de
mantenimiento y reparaciones, es garantizar una adhesión
sólida a los principios de la contabilidad, a las regulaciones
gubernamentales sobre impuestos, etc. Se deben tomar medidas
para que los aumentos a los activos fijos sean cargados a
gastos y recíprocamente que los gastos de mantenimiento,
reparaciones y de otros tipos, no sean incluidos en las cuentas
de propiedades.
Es práctica frecuente establecer un monto arbitrario como la
línea divisoria entre los cargos a ser capitalizados o a ser
gastados y el monto seleccionado puede por consiguiente variar
en las distintas compañías. Una organización por ejemplo,
puede capitalizar todos los desembolsos de propiedades en
exceso de $5.000 mientras que otra puede establecer un monto
considerablemente mayor como línea divisoria. El que los
montos sean razonables o no, debe ser determinadas según el
tamaño y la naturaleza de las operaciones de la empresa y de
otras circunstancias pertinentes. Ciertas organizaciones no
lucrativas por ejemplo, pueden cancelar contra gastos todos de
los desembolsos de equipo de oficina, mientras que una
organización de tipo industrial capitalizaría normalmente estos
renglones. Sin embargo, aquí también si el asunto es razonable
debe ser motivo de una adecuada consideración. Una
organización industrial importante siguió el método de
capitalizar renglones tan pequeños como cestos para papeles y
ceniceros, lo cual significó probablemente más trabajo de
oficina de que merecían el costo de los artículos. Este
procedimiento se considera falto de lógica aunque pudiera ser
teóricamente defendible.
Al revisar las cuentas y probar las operaciones detalladas debe
tenerse cuidado en determinar que la política de la compañía se
sigue más bien que la observancia literal de los procedimientos.
Por ejemplo, puede haber un procedimiento establecido de que
los desembolsos en exceso de $100.000 requieren una
autorización especial. Un jefe de departamentos que quisiera
comparar un número de escritorios, cada uno de los cuales
cuesta $7.500 y cuya totalidad requeriría una aprobación
especial , podría seguir literalmente los procedimientos de la
empresa al hacer una compra separada para cada escritorio y
de este modo mantener cada operación por debajo de la línea
de $10.000. Una auditoría debe descubrir operaciones de esta
clase y llevarlas al conocimiento de la administración.
Debe tenerse cuidado en determinar que los renglones pagados
no sólo fueron entregados, sino entregados en los locales de la
empresa y para su uso. Se han observado casos en los cuales
artículos de mobiliario han sido pagados y los documentos
amparando la operación, encontrarse a mano como indicación
de entrega pero haber aparecido que los artículos eran en
realidad mobiliarios caseros entregados en el hogar de un
funcionario de la empresa. En una ocasión, un funcionario de la
empresa obtuvo un escritorio muy elaborado que fue entregado
en su hogar aunque había sido pagado por la empresa. A su
vez, el funcionario le vendió a la empresa su escritorio ordinario
de mucho menos valor, por el mismo precio que aquel pagado
por el más caro que adquirió para su uso personal. Siempre que
sea posible, una verdadera inspección física de por lo menos
 los renglones más importantes cargados a las cuentas de
propiedades durante el período bajo revisión, debe hacerse
como parte de la auditoría.
2. ¿Revisa la empresa periódicamente la cuenta de construcciones
en progreso para evitar que a esta cuenta se lleven cargos por
conceptos de reparaciones y mantenimiento?.
Es una práctica frecuente, como conveniencia en la teneduría
de libros, el cargar todos los desembolsos de propiedades a
construcciones en progreso en el momento de su
contabilización. Estos desembolsos pueden representar hasta
cierto punto gastos a cargos de reparaciones y mantenimiento y
deben, a intervalos regulares, ser llevados a una cuenta de
gastos. Si esta práctica no se sigue la cuenta de propiedades
está sobrestimada por la cantidad aludida y los ingresos del
período, por consiguiente, exagerados en una cantidad
semejante.

DISPOSICIONES, RETIROS ETC.

1. ¿Los procedi m i ent os de l a em presa requi eren que se produzcan una aut ori zaci ón
escri t a para l a vent a, ret i ro y desm ant el am i ent o de act i vos fi j os?.
A m edi da que l os act i vos fi j os se reponen, pueden que se haya deci di do
venderl os si hay buen m ercado, abandona rl os ent eram ent e. En am bos casos, l os
procedi m i ent os deben requeri r l a aut ori zaci ón para l a vent a o exposi ci ón por
al gui en que no sea el cust odi o de l a propi edad. En ausenci a de est e requi si t o, el
cust odi o est arí a en condi ci ón de disponer de l a propi edad de l a em presa
vi rt ual m ent e a su propi a di screci ón y m al versar l os i ngresos. En procedi m i ent os
preferi bl e que una sol i ci t ud de perm i so para di sponer del act i vo se present e y
apruebe por ant i ci pado a l a operaci ón. La sol i ci t ud debe i ncl ui r una descri pci ón
del act i vo, l a razón para l a di sm i nuci ón y el preci o que se espera obt ener. La
aconsej abi l i dad de di smi nui r l os act i vos debe est ar aval ada por el personal de
i ngeni erí a o producci ón si em pre que est o sea posi bl e. La aprobaci ón debe ser
dada por un funci onari o de l a em presa que no t om e part e de l a cust odi a de l as
propi edades o en l a m ani pul aci ón de l os i ngresos de caj a. Si l as condi ci ones
im pi den que el cust odi o obt enga l a aprobaci ón ant es de que sea consum ada l a
operaci ón, debe ser obl i gat ori o que l os det al l es de l a opera ci ón sean som et i dos
para su operaci ón t an pront o com o sea posi bl e.
2. ¿Se envía una copia de tal autorización directamente al
departamento de contabilidad por la persona que la aprueba?.
En esencial que el departamento de contabilidad reciba
aprobaciones de las ventas o retiros directamente de aquellos
autorizados para aprobar tal acción en lugar de recibirlas de las
personas involucradas en la operación, para evitar la posibilidad
de cambios o supresiones que puedan resultar en información
errónea que deba recibirse en el departamento de contabilidad.
La comunicación directa de tal información faculta al
departamento de contabilidad para establecer un control sobre
la propiedad física, así como sobre los ingresos por realizar de
la disminución de los activos.
3. ¿Las autorizaciones para adquisición de elementos nuevos
indican las unidades que va a ser remplazadas?.
Este asunto no fue discutido al referirnos a la pregunta.
4. ¿Los créditos a las cuentas del activo fijo se basan en la
información contenida en tales autorizaciones?.
Cuando el departamento de contabilidad recibe una copia de la
autorización, debe hacer algún registro apropiado de manera
que tenga una base para acreditar a la cuenta de propiedades
cuando la información, discutida en contestación a la pregunta
se recibe. Debe establecerse un procedimiento de chequeo para
asegurar la recepción de los documentos completos para cada
disminución o retiro.
5. ¿En cuanto a la venta de elementos retirados se ofrecen estos
al público por medio de avisos en los periódicos, etc.?
6. ¿Recibe la empresa varias ofertas por escrito para aquellos
elementos que ofrece en venta?.
El propósito de estas preguntas es el de cerciorarnos si para los
elementos retirados, se ofrecen estos al público para su venta al
fin de comprar las ofertas recibidas, y que la empresa haya
hecho la venta a la mejor oferta. Estos pasos son importantes
debido a que el funcionario o empleado autorizado para efectuar
tales retiros pudiera ser que en combinación con oras personas,
sea el que efectúe la compra de estos elementos por un inferior
al que pudiera haberse obtenido, en perjuicio de los intereses
de la empresa.
7. ¿Existen procedimientos que garanticen la oportuna información
y el registro apropiado de la venta o disposición de artículos
retirados o desmantelados, como por ejemplo:
1) ¿Ordenes de despacho?
2) ¿Facturación basada en órdenes de despacho?
3) ¿Otros?
Con referencia a la pregunta, se manifestó que debe obtenerse
la debida aprobación para todas las ventas u otras
disminuciones de los activos fijos. Es un procedimiento
deseable que una copia de la aprobación sea enviada
directamente al departamento de contabilidad por la persona
autorizada para hacer tal aprobación. El departamento de
contabilidad está informado de este modo de las operaciones
por las cuales el pago o el crédito debe recibirse por la empresa
y si es posible la cantidad que debe recibirse o acreditarse.
Esta información debe usarse para perseguir en el futuro la
operación y para determinar la contabilización apropiada de
todas las operaciones efectuadas.
Los procedimientos deben incluir en envío del aviso de la
propuesta, disminución del activo, a través del departamento
apropiado, de manera que se puedan preparar órdenes de
despachos para servir (a) como autorización para liberar el
activo al cesionario y (b) como aviso al departamento de
facturación para facturar la venta o disminución. Las copas de la
orden de despacho y de la factura deben enviarse directamente
al departamento de contabilidad, de manera que se provea un
medio para la contabilización de la cantidad debida a la
empresa y determinar que se ha recibido.
REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS:
1. ¿Las cuant as de act i vos fi j os est án respal dad as por regi st ros auxi li ares
adecuados?. Las cuent as de cont rol de l as propi edades en el m ayor general , deben
est ar am paradas por l a em presa. Las cuent as en l os regi st ros auxi l i ares podrí an
m ost rar i nform aci ón t al , com o l a fecha de adqui si ci ón, de inscri pci ón, cost o,
fuent e que sum i ni st ra, vi da est im ada, t i po de depreci a ci ón, l ocal i zaci ón, núm ero
de i dent i fi caci ón, cost os de m ant eni m i ent o subsi gui ent es a l a adqui si ci ón, et c.
Hay un núm ero de m odel os est ándar, di sponi bl es para est e ti po de regi st ros
aunque muchas em presas di señan su propi o m odel o. En l a ausenci a de t al es
regi st ros det al l ados, los act i vos de l a em presa que pueden represent ar mi l l ones
de pesos, est arí an m ost rados en l as cuent as en un sol o t ot al de cont rol , haci endo
ext rem adam ent e di fi cul t oso est abl ece r que l a cant i dad repres ent a uni dades
i ndi vi dual es de propi edades fí si cas. La pérdi da o el uso puede t ener l ugar y
perm anece r si n descubri rse por l a em presa. Tam bi én, en ausenci a de det al l ados,
l a provi si ón para depreci a ci ón no puede ser i dent i fi cada con los act i vos a l os que
se apl i ca, y pudi era ser m uy di fí ci l defender l a deducci ón recl am ada a l os efect os
del im puest o en caso de que l as ofi ci nas gubernam ent al es l a di scut an.
2. ¿Tales registros son manejados por personas distintas de
aquellas por las propiedades?.
El objeto de esta pregunta es determinar si un individuo estaría
en posición de malversar las propiedades de la empresa y
encubrir la irregularidad haciendo asientos fraudulentos en los
registros de contabilidad. Los mismos principios se aplican en
los registros detallados de inventarios. Los registros detallados
sirven como un control contabilístico de los activos físicos y el
mantenimiento de tales registros debe confiarse a personas que
no tengan exceso a los activos que los registros aludidos tienen
por objeto controlar.
3. ¿Se cuadran con las cuentas de control en el mayor general, por
lo menos una vez al año?.
El mantenimiento de registros detallados sirve poco, a menos
que se mantengan correctamente. Se hace por consiguiente
necesario por lo menos en intervalos anuales, que se haga un
balance de comprobación de los registros y que el total se
concuerde con el control en el mayor general. Para hacer
completamente efectivos, los procedimientos deben proveer
para que el balance de comprobación de las propiedades así
preparado, sea revisado por otros empleados que no sean los
que mantienen los submayores detallados o que estén
encargados de la custodia de las propiedades físicas. La
revisión debe incluir pruebas de los balances de comprobación
contra los registros detallados, pruebas de las sumas del
balance de comprobación y comparación del total con el control
en el mayor general.

4. ¿Periódicamente se toman inventarios de los activos fijos, bajo

la supervisión de empleados no responsables por su custodia ni
por su registro contable?.
Los principios que se aplican aquí son esencialmente los
mismos que aquellos aplicables a la toma de inventarios de
 mercancía. Al hacer conteo físico de inventarios de mercancía,
es generalmente necesarios que los custodios regulares
realicen una parte considerable de los conteos, y que su
conocimiento especial es indispensable para hacer un conteo
correcto, pero al menos en esto la supervisión de la toma de
inventario debe realizarse por personas que ni mantengan los
registros de inventarios ni tengan acceso a las existencias de
mercancías. Sin embargo, al tomar el inventario físico de las
propiedades, tal conocimiento especializado es usualmente
manos vital y es por consiguiente deseable que, en todo lo
posible, el inventario sea tomado por personas que no sean
responsables de la custodia física de los activos y que no
mantengan los registros detallados correspondientes, tales
como personas de otras secciones del departamento de
contabilidad, auditores internos etc.
5. ¿Se informa al gerente de las diferencias que se presentan
entre el inventario físico y los registros auxiliares?.
Se debe suministrar información de tales diferencias a la
gerencia para la acción pertinente cuando se toman los
inventarios y se descubran faltantes. Los procedimientos deben
proveer que se prepare un reporte de cada inventario de
propiedades y de cualquier diferencia significativa entre los
registros y los activos en existencia, se reportan a la gerencia.
6. Respecto a herramientas pequeñas:
1) ¿Se hallan bien guardados y bajo custodia de una persona
responsable?

2) ¿Se entregan únicamente mediante órdenes de entrega

debidamente aprobadas?

La inversión de una empresa en herramientas pequeñas,

frecuentemente representa una cantidad importante en pesos y
las herramientas son frecuentemente de tal naturaleza
especializada que su pérdida puede menoscabar seriamente la
continuidad normal de las operaciones de fabricación. Las
herramientas por sí mismas frecuentemente son bastantes
valiosas y fácilmente disponibles y debido a su menor tamaño,
puede ser fácil encubrir el tomarlas sin autorización, de los
locales de la empresa. Por consiguiente, es de la mayor
importancia que se establezcan resguardos apropiados.

Las herramientas deben estar a cargo de un solo custodio y el

área en que se almacenen debe ser un lugar cerrado al cual
solamente el custodio tenga acceso. Una cuenta de control para
el costo de las herramientas debe mantenerse en un mayor
apropiado, y un submayor detallado debe mantenerse, y el total
de sus saldos debe ser comparado regularmente con la cuenta
de control. Las herramientas deben emitirse solamente mediante
orden de entrega escrita aprobada por escrito por el capataz o
supervisor de la persona a la cual se entrega la herramienta.
Esta solicitud debe mantenerse en el archivo y ser entregada
solamente al devolverse la herramienta que cubre. Si un
empleado trata de obtener una herramienta cuando una solicitud
en el archivo indica que una herramienta similar ya le ha sido
entregada, debe obtenerse una explicación satisfactoria y la
aprobación por su supervisor antes de que la segunda
herramienta se le entregue.

Debe tomarse a intervalos periódicos, un inventario físico de las

herramientas por otras personas que no sean los custodios de
las mismas o que lleven sus registros de contabilidad. La toma
del inventario debe incluir un examen de las órdenes de entrega
en mano por herramientas en la custodia de obreros y, siempre
que sea posible entrevistándose con esos empleados para
determinar que las herramientas están en su poder. El grado
hasta donde deba extenderse esta prueba estará, por supuesto
supeditado por el valor y la disponibilidad de las herramientas
aludidas y posibles efectos sobre la moral de los empleados.

ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL

CUESTIONARIO RELATIVO A INVERSIONES REALIZABLES Y
OTRAS INVERSIONES
CONTABILIZACION DE LAS INVERSIONES

1. ¿S i l as inversi ones t al es com o acci ones bonos, cédul as y ot ros inst rum ent os
negoci abl es no est án baj o cust odi a de una ent i dad i ndependi ent e, por ej em pl o, en
poder de un banco se guardan en una caj a o bóveda de seguri dad dent ro de l a
mi sm a em presa ?.
2. ¿Si tales inversiones son custodias por alguna entidad
independiente, ha sido ésta aprobada por el comité ejecutivo o
la junta directiva?.
3. ¿En el caso de que las inversiones se guarden en la misma
empresa, dos o más empleados son responsables de su
custodia y tienen acceso a las mismas únicamente en forma
conjunta?.
4. ¿Se lleva un registro detallado de las inversiones en un
departamento o por una persona distinta de aquella designada
oficialmente para custodiarlas?.
Debido a la relativa facilidad con que los valores comerciales
pueden ser vendidos o dados en prenda, los valores propiedad
de la empresa o los retenidos como colateral, deben ser
resguardados contra su uso no autorizado. En organizaciones
industriales o mercantiles, los valores usualmente representan o
bien inversiones en subsidiarias y compañías afiliadas, o
inversiones de fondos excesivos no necesitados inmediatamente
para las operaciones de la empresa. Aunque las preguntas van
principalmente dirigidas a las resguardos contra el uso no
autorizado de las acciones y los bonos de la empresa o dados a
ella como colateral, también debe determinarse que:
1) Se registra prontamente cada compra y cada venta de los
valores y el recibo o la liberación del colateral.
2) Los certificados con respecto a valores comprados por o
dados en prenda a la empresa se reciben prontamente.
3) El producto de la venta de los valores es prontamente
contabilizado a favor de la empresa. El logro de los objetivos
anteriores depende en gran parte del funcionamiento de los
registros de control. Deben hacerse preguntas sobre los
procedimientos relativos a los asientos en los registros de
control en cuanto a las operaciones de valores, con vista a
establecer la confianza en tales registros. En general, la
responsabilidad de la custodia de los valores debe confiarse
a funcionarios o empleados no relacionados con el
mantenimiento de los registros de los valores. No deben
hacerse asientos en estos registros a menos que la evidencia
que ampara los asientos sea examinada por el departamento
que lleva los registros, ya que de otro modo no constituye un
control independiente y confiable sobre las operaciones de
los valores. Además de los procedimientos que aseguran la
integridad de los registros de los valores, la empresa debe
establecer resguardos para evitar el uso no autorizado de
sus valores entre las fechas en que se cuenten y se cuadren
con los registros de control. Uno de estos resguardos es el
 requisito de que el acceso a las cajas de seguridad se
permita solamente a dos o más funcionarios o empleados
designados conjuntamente. Generalmente en organizaciones
mayores se lleva un registro de cada visita a las bóvedas del
banco por los empleados designados. El registro debe incluir
una descripción de los valores depositados o extraídos,
cupones recortados, y tales otros asuntos que se hayan
realizado por los empleados durante su visita. Este registro
debe ser firmado por aquellos que ha tenido por los
empleados durante su visita. Este registro debe ser firmado
por aquellos que han tenido acceso a las cajas de seguridad
y una copia debe enviarse a la oficina del contralor para ser
usada en el examen de la propiedad de las operaciones y
para servir de guía en el futuro de las operaciones que
afectan a los registros de control de valores. No sólo debe
ejercitarse un control efectivo sobre los valores propiedad de
la empresa, sino también sobre los valores que retenga la
empresa como colateral. En instituciones financieras tales
como bancos, casas de inversión, casas de corredores, etc.,
se deben hacer preguntas sobre los procedimientos que
rodean el control de valores propiedad de la empresa y de
los valores en custodia, en considerable detalle y usualmente
con referencia a los procedimientos que rodean la compra y
venta de valores, mantenimiento de la cuenta de clientes etc.
En tales instituciones, un mayor número de empleados tiene
acceso a los valores, y en las casas de corredores por
ejemplo, empleados de las cajas usualmente tienen acceso
ilimitado a las cajas de seguridad durante las horas de
negocios. El control independiente de las operaciones de
valores en tales instituciones es de suprema importancia, y
asuntos tales como la ejecución rápida de las órdenes de los
clientes, envío por correo de extractos a los clientes,
contabilización de los recibos y entregas de los valores a los
clientes, mantenimiento del registro de la posición de los
valores y numerosas otras cuestiones deben ser
cuidadosamente investigadas.
1. ¿Las inversiones y otros instrumentos negociables de controlan
periódicamente por medio de inspección física por parte de
personas que no las custodian ni tengan acceso a ellas?. ¿Si es
así por quién?.
La frecuencia de los conteos periódicos de valores varía por lo
general de acuerdo con la importancia de los valores en relación
con el total de los activos, la naturaleza de los valores desde el
punto de vista de negociabilidad y comerciabilidad, y la
efectividad del sistema de control interno de contabilidad que
rodea las operaciones de valores. Como una regla general, los
valores deben ser contados por empleados que no sean los
custodios, aunque el conteo no debe nunca hacerse menos que
los custodios estén presentes. En organizaciones mayores los
conteos percibidos de valores de hacen por personal del
 departamento de auditoría interna y los resultados de los
conteos se comparan con los datos indicados en los registros de
control de valores.
2. Si las inversiones no figuran a nombre de la empresa, están
endosadas:
1) ¿Restrictivamente a nombre de la empresa?
2) ¿De modo? Explique en nota separada.
La propiedad de los valores puede ser establecida con más si
los certificados están emitidos a nombre de la empresa o si
están endosados a la empresa por personas a quienes fueron
originalmente emitidos. Si los valores no están a nombre de la
empresa y no han sido endosados por el dueño anterior de
propiedad de la empresa puede ser dudoso. Por consiguiente, a
menos de que los valores se retengan solamente como
colateral, es deseable que se endosen por el último dueño que o
que se transfieran a nombre de la empresa, por ejemplo, si la
empresa adquirió valores de un funcionario o empleado y se ha
permitido que los certificados permanecieran a nombre del
funcionario o empleado esta persona tendría poca dificultad
para disponer de los valores u obtener préstamos de dinero
sobre ellos como colateral si ha podido obtener la posesión de
los mismos.
1. ¿Aquellas inversiones que ha recibido la empresa con garantía
están contabilizadas y segregadas de las propias?.
Los procedimientos deben proveer un control adecuado sobre
los valores que están bajo la custodia física de la empresa pero
a los cuales la empresa no tiene derecho de propiedad. Dado
que la propiedad de los valores descansa en otros su costo no
puede registrarse en las cuentas de la empresa. No obstante la
empresa, como custodio de los valores los tiene en fidecomiso
por cuentas de otros y podría incurrir en una seria obligación.
Los procedimientos deben por consiguiente proveer para la
contabilización cuidadosa de estos valores, posiblemente en sus
valores nominales, y también para la estricta segregación de los
valores de aquellos propiedad de la empresa. El mismo principio
de evitación de mezcla debe ser observado en lo que respecta a
la segregación de fondos propios y aquellos en fidecomiso por
cuenta de otros. Los registros de control deben llevarse por
personas que no tengan acceso a los valores. Periódicamente
deben hacerse conteos a base de pruebas de los valores por
personas que no tengan que llevar los registros de control y que
no tengan otro acceso a los valores. Estos conteos deben
hacerse por la empresa al mismo tiempo que los conteos de
todos los valores en mano, de manera que todos los valores
estén contabilizados y se pueda demostrar que no se ha
efectuado mezcla o sustitución de valores.
2. ¿Las acciones propias readquiridas se controlan de la misma
manera que las inversiones?.
Aunque las acciones en tesorería representan acciones de la
empresa readquiridas por ella misma. Y por consiguiente se les
 concede un tratamiento especial en las cuentas, a pesar de esto
representa una inversión en los fondos de la empresa y un
resguardo satisfactorio debe establecerse para tales acciones.
Deben depositarse con un custodio ajeno a la compañía o
guardarse bajo llave, accesible solamente a dos o más
funcionarios o empleados responsables, los cuales deben ser
autorizados a tener acceso conjunto solamente a los valores. El
registro detallado de las acciones de tesorería debe llevarse por
personas que no tengan ningún acceso a los certificados de
acciones y los conteos periódicos deben ser hechos por
personas que no tomen parte en el mantenimiento de los
registros de acciones y que no tengan otro acceso a ellos. El
conteo debe ser simultáneo con los conteos de todos los otros
valores propiedad de la empresa, o en mano por cuenta de
otros, o como garantía, para determinar que no ha habido
mezcla o sustitución.
3. ¿Los retiros o cancelaciones de inversiones que se consideran
sin valor son aprobados por un empleado responsable?.
4. ¿Para aquellas inversiones que han sido descargadas, se lleva
una cuenta memorandum?
5. ¿El archivo de inversiones sin valor se revisa periódicamente a
fin de establecer si la situación respecto a su valor o cobro de
intereses o dividendos ha cambiado?.
6. En caso afirmativo se revisan por:
1) ¿Un auditor interno?
2) ¿Un empleado de la empresa que no tenga acceso a las
inversiones o ingresos de la empresa?.
Si la autorización para dar de baja a los valores llevados en los
libros de la empresa se le otorga a una persona que tenga
acceso a los valores se le permite a dicho individuo el malversar
la propiedad de la empresa. Debe tenerse en cuenta que
aquellos valores que hoy pueden parecer sin valor debido a la
pobre condición financiera del que los emite pueden a través de
un período de años, recuperar su valor si la empresa encamina
nuevamente sus negocios. Por esta razón debe mantenerse un
registro y deben hacerse inspecciones periódicas de todos los
valores. Muchas compañías siguen la práctica de llevar tales
valores en $1 como un medio de mantener vigente el registro de
la propiedad; otras compañías mantienen un registro
memorandum solamente. En cualquiera de los casos debe
hacerse referencia por alguien que no sea responsable de la
custodia de los valores a servicios de inversiones u otras
fuentes de intervalos regulares para determinar si los valores
una vez considerados inútiles han readquirido algún valor, y si
la compañía está recibiendo su participación en cualquier
ingreso u otra distribución hecha por los libradores de tales
valores.
COMPRAS Y VENTAS
1. ¿La junt a di rect i va o un com i t é ej ecut i vo, aut ori za l as com pras, vent as y
renovaci ones de l as i nversi ones?.
Com o se indi co ant eri orm ent e, l a cart er a de una organi zaci ón m ercant i l o
i ndust ri al usual m ent e consi st e de val ores que represent an inversi ones en
com pañí as subsi di ari as o afi l i adas o excesos de fondos t em poral m ent e i nvert i dos
en val ores com erci abl es hast a que los fondos se necesi t an com o capi t al de
t rabaj o, const rucci ones y ot ros obj et os. La adqui si ci ón de int ereses en com pañí as
subsi di ari as o afi l i adas es una cuest i ón de pol ít i ca para ser deci di da por l os
di rect ores y el l os deben t am bi én asum i r l a responsabi l i dad por l a adm i ni st raci ón
de exceso de fondos t em poral m ent e i nvert i dos para el benefi ci o de los
acci oni st as, aunque en al gunas organi za ci ones l a aut ori dad para i nversi ones
t em poral es de exceso de fondos se del ega por l os di rect ores al t esorero de l a
em presa. C ual esqui era que sean l os arregl os, es esenci al que se rem i t a una
i nform aci ón com pl et a de l as operaci ones de val ores al depart am ent o del cont ral or
de t al m anera que l as operaci ones est én suj et as a una revi si ón i ndependi ent e
ant es de ser regi st radas en l os li bros gener al es.
En i nst i t uci ones fi nanci er as organi zadas para l a com pra y vent a de val ores, ya
sea por su propi a cuent a o en cal i dad de agent es, l os pri nci pi os fundam ent al es
que hay det rás de l os procedi m i ent os de cont abi l i dad para l a com pra y vent a de
val ores, son sem ej ant es a aquel l os que ri gen para l as com pras y vent as de
m ercancí as en organi zaci ones m ercant i l es o i ndust ri al es.
2. ¿Indica dicha aprobación el valor por el cual se debe efectuar la
transacción?.
La compra o venta de valores por la junta directiva o por el
comité ejecutivo, es una inversión o disposición de los fondos
de la empresa y la junta o comité se supone que actúen con
miras para el mejor interés para la empresa, de acuerdo con su
criterio. Obviamente su decisión de adquirir o disponer de un
activo no solo identifica el activo sino el precio aproximado a
que deba realizarse la operación. En la ausencia de tal decisión
por la junta o comité, el criterio del individuo que negocia la
operación debe ser sustituido por la de aquel grupo propiamente
responsable. Registrar el precio aprobado no solo establece
responsabilidad en el nivel apropiado, sino que también provee
un medio para determinar que la operación ha sido efectuada de
acuerdo con la autorización. De otra manera sería posible para
el gestor el adquirir o disponer de adiciones a su nombre y
efectuar una operación separada entre su persona y la empresa,
obteniendo así una ganancia a costa de la empresa.
3. ¿Se hace una comprobación independiente de los precios por
los cuales han sido compradas o vendidas las inversiones o
dólares libres si es el caso?. En caso afirmativo, ¿por quién?.
Referente a la pregunta se manifestó que las operaciones de
valores deben autorizarse o aprobarse por la junta directiva o
por un comité ejecutivo. Sin embargo, puede encontrarse que en
algunas empresas un funcionario competente, tal como el
tesorero, puede que le permitan un amplio margen para manejar
los valores de la empresa. En cualquier caso, deben hacerse
pruebas independientes por personas que no toman parte en
autorizar, efectuar o contabilizar las operaciones de los valores,
y que no tengan acceso a los valores. Tales pruebas deben
 incluir la inspección de los documentos correspondientes, tales
como aviso del corredor y cotizaciones de mercado, para
determinar que los valores fueron comprados o vendidos por los
conductos correctos sobre la base de tal autorización, como se
requiere, que ellos fueron debidamente contabilizados y que los
precios, fechas e importes pagados eran correctos.

INGRESOS
4. ¿Los ingresos proveni ent es de i nversi ones, t al es com o di vi dendos e int ereses,
son com probados peri ódi cam ent e cont ra l as m i sm as i nversi ones?. Si es así ¿por
qui én?.
5. ¿Se contabilizan tales ingresos antes de que se cobren o
reciban?.
En las empresas mercantiles e industriales donde los ingresos
obtenidos de los valores y de los efectos que devengan
intereses sean una cantidad relativamente pequeña del total de
los ingresos, y no se hagan comprobaciones periódicas del
mencionado ingreso, deben seguirse otros procedimientos para
asegurarse de que los ingresos de tales fuentes han sido
contabilizados debidamente. Donde dicho ingreso sea
considerable, sin embargo, deben mantenerse registros
adecuados de ,los valores y de los efectos por cobrar en los
cuales se anoten las acumulaciones de los intereses sobre
efectos y valores que devenguen intereses; los cobros deben
revisarse por empleados que no participen en la manipulación
de los valores o del efectivo. Los ingresos por dividendos
sobre las acciones deben determinarse independientemente
defiriéndose a las publicaciones financieras u otra información
disponible que se requiera a pagos de dividendos.
La conveniencia de contabilizar por anticipado los ingresos
varios en los libros antes de cobrarse, se estudia en la
pregunta 3.1.08 en “Cuentas por Cobrar, Ventas y Cobranzas”.
 ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL
CUESTIONARIO RELATIVO A CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS
Y GASTOS

7.1. COMPRAS

1. Las funci ones del encarg ado de com pras se encuent ran separadas de l os
depart am ent os de:
1) ¿C ont abi li dad?
2) ¿R eci bo?
3) ¿Despacho ?

1. ¿las adquisiciones deben hacerse siempre mediante órdenes de

compras y cotizaciones?. En caso afirmativo, ¿Cuántas se
requieren?.
En general, los procedimientos relacionados con las compras
deben proporcionar seguridad a la empresa en cuanto a:
1) Que la compra es necesaria para el manejo adecuado de las
operaciones
2) Que las cantidades ordenas están basadas en órdenes de
compra debidamente aprobadas y cubren las demandas
anticipadas de la empresa.
3) Que la orden se coloca con proveedores que pueden
entregar la mercancía de mejor calidad y a los mejores
precios obtenibles.
4) Que se recibe la cantidad de mercancía ordenada, en
buenas condiciones y de acuerdo con las especificaciones
requeridas.
5) Que las cantidades que aparecen en las facturas estén de
acuerdo con las recibidas y que los precios sean los que
aparecen en la orden de compra.
6) Que las facturas de los proveedores no tengan errores y que
las condiciones sean las mismas que aparecen en la orden
de compra.
7) Que se haga una notación de la compra en los libros
generales y en los registros de existencias de mercancías, si
es que se mantienen.

Las preguntas sobre los procedimientos no deben abarcar

solamente las compras de mercancías, sino también las de
suministros y equipo capitalizable. Las empresas mayores
mantienen departamento de compras separados, los cuales
colocan las órdenes, mientras que las empresas menores
pueden delegar el colocar las órdenes de compra en empleados
que realicen otras funciones.
 Hablando en términos generales, los empleados encargados de
colocar las órdenes con los proveedores actúan únicamente
como agentes y no deben iniciar las compras. El agente de
compra debe conocer la situación del mercado y mantenerse
bien informado en cuanto a las distintas fuentes de suministro,
ya que su principal función es la de colocar las órdenes para
obtener los mejores resultados posibles para la empresa. La
autorización para realizar una compra debe recaer en
empleados responsables del departamento en que se va a usar
la mercancía, pero en el caso de compras importantes de
materias primas, dicha autorización debe ser otorgada por un
comité compuesto por miembros de la administración general
del departamento de ventas y de los departamentos de
producción apropiados. La cantidad mínima que debe
mantenerse en inventario en todo momento debe ser
determinada por anticipado por la administración y el jefe del
almacén o algún otro empleado, a quien se le asigne tal función
debe tener la obligación de ver que esas cantidades mínimas
se mantienen. Las empresas con operaciones descentralizadas
pueden tener un departamento donde todas las órdenes de
compra que surjan de los departamentos de producción, deben
ser examinados para determinar, refiriéndose a los registros
detallados de mercancías en existencia, si la mercancía por un
departamento de producción pudiera ser transferida de otro
departamento, sin necesidad de realizar una compra.

A fin de que los precios por unidad y la descripción de la

mercancía que aparecen en la factura del proveedor estén
sujetos a verificación, y a fin de fijar también una
responsabilidad sobre las compras, las órdenes de compras
deben realizarse por escrito.

Ningún individuo por sí solo debe estar en posición de poder

ordenar la compra de mercancía para la empresa, confirmar
que se haya recibido y aprobar su pago o autorizar su
despacho después que se ha recibido. Tal mezcla de funciones
haría posible que pudieran establecerse arreglos colusorios con
los proveedores, bajo los cuales algunos artículos o cantidades
pudieran ser pagados, aunque nunca se recibieran. También es
posible para una persona recibir y apoderarse indebidamente
de la mercancía y ocultar la irregularidad no anotando
debidamente el recibo de las mercancías. La autoridad para
colocar las órdenes de compra de la empresa debe, por recaer
solamente en personas que no tengan autorización para iniciar
la solicitud, para certificar el recibo de la mercancía, para
aprobar las facturas para su pago, o para autorizar los
despachos.

1. ¿Quiénes están autorizados para firmadr las órdenes de

compra?.
 En los comentarios anteriores se pudo notar que las funciones
de compra deben ser ejercidas solamente por personas que no
tomen parte de las funciones de contabilidad, recibo y
despachos. Para asegurarnos de que este control ha sido
instalado y que está operando efectivamente, debemos estar
seguros de que las personas que preparan las órdenes de
compra tienen autorización delegada oficialmente y por escrito
y que sus actividades están rodeadas por todas las medidas de
control necesarias, incluyendo la segregación de las funciones
de contabilidad, recibo, control de mercancías y despacho.

2. Compra el departamento de contabilidad:

1) ¿Los precios y condiciones de la factura contra las órdenes
de compra?
2) ¿las cantidades facturadas contra las órdenes de compra?
3) ¿Se revisan los cálculos en las facturas?
La comparación de los precios por unidad y la descripción de la
mercancía que aparece en las facturas de los proveedores con
las órdenes de compra, se realiza frecuentemente por el
departamento de compras, debido al conocimiento de los
empleados con todo lo relacionado con las compras. sin
embargo, un inconveniente de este procedimiento es que no
provee la verificación sobre el departamento de compras. Por lo
tanto se considera preferible que esta comparación sea
realizada por el departamento de contabilidad. Sin embargo, las
comparaciones efectuadas por el departamento de contabilidad,
no deben necesariamente descubrir irregularidades en los
precios por unidad, incurridos por el agente de compras a
menos que esté vigente el procedimiento indicado en la
pregunta 7.1.06. Si la comparación de la factura y de la orden
de compra se realiza en el departamento de compras, esto
proporciona una oportunidad para preparar una orden alterada
o ficticia para amparar un pago irregular. Esto limita la
dificultad de un pago irregular a un simple problema de falsear
el registro de recibo.

Las facturas recibidas deben marcarse con un sello que

requiera las iniciales de los empleados responsables de revisar
los precios, la descripción el recibo de la mercancía, los fletes
y la operación aritmética y, cuando estas sean presentadas
para su pago, el que firma los cheques o el empleado delegado
por él mismo, debe examinar las iniciales para satisfacer antes
de que los cheques son firmados, de que los procedimientos
prescritos han sido observados.

1. ¿El departamento de contabilidad registra y controla las

entregas parciales?
Las funciones de anotar y verificar las entregas parciales se
realizan con el fin de proveer un registro en el cual se pueda
comprobar continuamente, con seguridad, que los pagos que se
 realicen son hechos por entregas verdaderas. La anotación de
las entregas se realiza usualmente en el departamento de
compras, a fin de tener la información para perseguir en el
futuro, la parte no entregada de la orden original. Las funciones
de anotar y comprobar las entregas parciales, pueden también
ser realizadas por el departamento de contabilidad, como parte
de su función de comparar los informes de recibo contra las
facturas antes de ser aprobadas para su pago (1) para
asegurarse que el pago se realiza solamente por mercancía
realmente recibida y (2) para evitar recibir y pagar por algunos
embarques parciales que en su totalidad exceden las
cantidades ordenadas y requeridas para los operaciones
normales.

2. ¿Se revisan periódicamente los precios de compra por un

empleado que no tenga conexión alguna con compras, para
cerciorarse de que tales precios son los más convenientes para
la empresa?.
La revisión periódica de las compras por un funcionario o un
empleado competente es tal vez el único medio efectivo para
determinar que el agente de compras ha actuado
apropiadamente al realizar las compras a los mejores precios.
A fin de obtener el máximo beneficio para la empresa, tal
revisión debe realizarse por un funcionario o empleado que
esté familiarizado con las condiciones del mercado y las
distintas fuentes de suministro. Debido a la dificultad de
establecer procedimientos parte de los sugeridos que puedan
proveer una revisión efectiva de las funciones del departamento
de compras, y debido así mismo a la necesidad de tal
comprobación, debemos asegurarse en caso de respuesta
negativa a esta pregunta, de que otros resguardos se han
establecido por la empresa para lograr los resultados
deseados. La colusión entre los agentes de compras y los
representantes de los proveedores harto frecuente y los
funcionarios del cliente deben darse cuenta de la importancia
de mantener algún control a este respecto.

7.2. RECIBO

1. Est án l as funci ones del depart am ent o de reci bo separados de:

1) ¿C ont abi li dad?
2) ¿Despacho ?
3) ¿m anej o de al m acén?
Com o se indi ca en l a expl i caci ón de l a pregunt a 7.1.01, ni ngún indi vi duo debe
est ar en posi ci ón de poder ordenar l a com pra de m ercancí a para l a em presa,
confi rm ar que se haya reci bi do aprobarl a para su pago, cust odi arl a o aut ori zar su
despacho después que se ha reci bi do. Tal m ezcl a de funci ones hace fáci l ent rar
en arregl os col usori os con l os proveedores o i ndebi dam ent e de l as m ercancí as de
 l a em presa y ocul t ar l a i rregul ari dad no anot ando debi dam ent e el reci bo y el
despacho de l as m ercan cí as, et c.

1. ¿El departamento de recibo prepara informes de los artículos

recibidos y conserva una copia de tales informes.
Como verificar de que se ha recibido toda la mercancía para la
cual se ha hecho un pago, debe exigirse que el empleado de
recibo cuente independientemente, pese o mida las mercancías
recibidas y las registre en un informe de recibo. Un empleado no
relacionado con el recibo de las mercancías debe comparar las
cantidades que aparecen en las facturas con el informe de
recibo. También debe tenerse en cuenta que las funciones
realizadas por el empleado de recibo no consisten solamente en
contar la mercancía, sino también en informar las condiciones
de la mercancía recibida.

En algunos tipos de negocio, el personal de operaciones

aseverará que la preparación de los informes de recibo es
impracticable. Las causas anticipadas están basadas
usualmente en fundamentos prácticos los cuales deben recibir
consideraciones. En las tiendas de venta al detal, por ejemplo,
las órdenes de compra se colocan por los compradores
departamentales, basados en sus visitas a las fabricas y
salones de exhibición de muestras de los proveedores. Antes de
colocar la orden usualmente, el comprador tiene que haber
estudiado la demanda el consumidor las tendencias de la moda,
etc., para determinar las necesidades de la temporada. Como
que la mercancía es seleccionada por lo general a base de una
inspección de las muestras, solo el comprador tiene el
conocimiento de la calidad y descripción de la mercancía que
debe recibir la empresa. Por esto, se considera esencial que al
comprador se le de una oportunidad de inspeccionar la
mercancía. Generalmente el comprador al mismo tiempo en la
factura del vendedor el porcentaje de aumento al precio de
venta. Esta inspección debe hacerse prontamente porque la
mayor parte de las mercancías en las tiendas de ventas al detal,
como en muchas otras organizaciones, se mueve relativamente
rápido y deben frecuentemente ser colocadas en el tipo de
ventas sin demora para evitar perdidas de negocios no
recuperables. Las diferencias entre las cantidades recibidas y
las mostradas en las facturas, o los defectos en la mercancía
deben por esto, determinarse sin demora ya sea que la
mercancía debe mantenerse intacta hasta que la reclamación de
la compañía sea reconocida por el embarcador. De este modo
se evita la posibilidad que se descubran discrepancias después
de que algunas de las mercancías han sido vendidas. Si se ha
ce de otra manera puede resultar difícil probar la existencia de
un faltante.
 En circunstancias como las mencionadas anteriormente, la
recepción prepara un informe de recibo.
La cuestión de si el departamento de recibo debe recibir noticias
anticipadas de las cantidades compradas se discute más
adelante en 7.2.05.

2. ¿Una copia del informe de recibo se envía directamente al

departamento de contabilidad?.

3. ¿El departamento de contabilidad compara este informe con las

facturas?
La aprobación para su pago de las facturas de los proveedores,
por el departamento de contabilidad, está basada en parte en
comparar la factura con el correspondiente informe de recibo.
Para que este procedimiento sea efectivo como control, el
informe de recibo debe ir directamente desde el departamento
de recibo al departamento de contabilidad, de tal modo que sea
inaccesible a persona alguna que pueda beneficiarse cambiando
la información anotada. Por ejemplo, si se factura a la empresa
mercancías en mayor cantidad o superior calidad a las
realmente recibidas, mediante arreglos colusorios con el agente
de compras de la empresa, y si el agente estuviese en situación
de poder cambiar un informe de recibo después que ha sido
preparado en el departamento de recibo, la empresa podría
pagar por mercancías o calidades no recibidas.

4. ¿se efectúa un conteo efectivo de los artículos recibidos, sin

que la persona que lo lleva a cabo sepa de antemano las
cantidades respectivas?.
En teoría, puede ser conveniente que el empleado de recibo no
deba tener conocimiento por anticipado de las cantidades que
deban contarse y por esto no deberán suministrársele copias de
las órdenes de compra de las facturas de los vendedores, etc.
Hay, sin embargo, varias objeciones prácticas que los hombres
de negocio pueden formular en contra de estos arreglos.
Por ejemplo.
1) Aun cuando la empresa no le suministre al empleado de
recibo la información de las cantidades que se van a recibir,
el propósito de este procedimiento puede frustrarse debido a
la práctica común para muchas compañías de incluir con el
embarque una lista de empaque mostrando las cantidades
que se suponen contenidas en el embarque. Como el
empleado de recibo no debe asumir que las cantidades
mostradas por la lista de empaque en realidad están de
acuerdo con las cantidades contenidas en el embarque hay
no obstante la tentación de omitir el conteo de las
mercancías y de copiar en el informe de recibo las
cantidades mostradas en la lista de empaque.
 2) El conocimiento por el empleado de recibo de las cantidades
y clase de material a recibir, ser necesario, a fin de
permitirle proveer el espacio para acomodar al entrega.
De este modo, es aconsejable confiar en otros resguardos,
tales como frecuentes conteos físicos de los inventarios bajo
la supervisión de empleados de la oficina general, rápida
investigación de cualesquiera diferencias y procedimientos
que estipulen que todos los recibos estén registrados en el
almacén o en los registros de producción.

Además excepto en compañías muy pequeñas, el personal

del departamento de recibo, usualmente está formado por
más de un empleado y en tal caso el control interno de
contabilidad puede ser llevado a cabo dentro del
departamento de recibo estableciendo procedimientos que
estipulen que se envíen copias de las órdenes de compra y
de las facturas de los vendedores al capataz del almacén de
recibo, para que sus ayudantes hagan un conteo
independiente de la mercancía y le reporten las cantidades
determinadas por ellos. De cualquier modo, el auditor debe
visitar el departamento de recibo y observar los
procedimientos seguidos.

1. ¿Los procedimientos garantizan que se cargue a los clientes y

empleados aquellas mercancías compradas para serles
enviadas directamente?.
Donde los procedimientos para la preparación y uso de las
órdenes de compra e informes de recibo son satisfactorios, este
punto generalmente estará controlado. Las excepciones a la
practica general deben hacerse por las compras de empleados o
embarques directos y estos deben investigarse para ver que se
le cargará a la parte interesada, tales desembolsos.

2. ¿Cuándo ocurren pérdidas o daños en los materiales, se

produce inmediatamente el reclamo contra los aseguradores o
transportadores?.
Como se mencionó anteriormente, las funciones del
departamento de recibo no son solamente determinar las
cantidades de mercancías recibidas, sino también de un modo u
otro determinar así mismo que dicha mercancía se haya recibido
en buenas condiciones. El empleado de recibo debe, por lo
tanto notificar inmediatamente al departamento correspondiente
que se haga una inspección de la mercancía y hacer arreglos
para que un representante del transportador o embarcador,
notifique cualquier faltante en, o daño a, la mercancía. El
informe de recibo debe tener una anotación del faltante o de la
naturaleza del daño y la factura no debe ser aprobada para su
pago hasta que se reciban del departamento responsable una
evidencia satisfactoria del reclamo contra el transportador o
vendedor. Si no están en vigor procedimientos similares a los
 mencionados anteriormente, debe determinarse que otros
procedimientos de la empresa cumplen la misma finalidad.

3. ¿Las devoluciones sobre compras se manejan a través del

departamento de despacho?
4. ¿Tales devoluciones se comparan contra las respectivas notas
de crédito del vendedor?.
Si la mercancía se devuelve porque no está en condiciones
satisfactorias, reveladas en el momento de recibirse la
mercancía, los procedimientos a seguir en al devolución deben
ser algo similares a los indicados en la nota a la pregunta
7.2.07. Las devoluciones pueden deberse también a mercancías
que no estén en condiciones satisfactorias observadas por la
empresa en en momento de usar la mercancía o por el cliente a
quien le fue vendida la misma. En estos casos, los
procedimientos deben suministrar seguridad razonable de que
se mantiene un registro de la devolución de la mercancía por el
departamento responsable de la existencia de la misma. Según
un método se prepara un modelo de “devolución de compra”,
prenumerado, una copia del cual se envía al departamento de
contabilidad. La secuencia de la numeración de los modelos de
“devolución de compra” es verificada por los empleados en el
departamento de contabilidad y los modelos son revisados
contra los avisos de débito. Los importes de los avisos de débito
se contabilizan en una cuenta de control separada en el mayor
general y es deber del departamento de contabilidad ver que
sean rebajados prontamente de un pago subsiguiente.
Naturalmente, deben tomarse las medidas adecuadas para
contabilizar rápidamente las devoluciones de las mercancías en
los registros de mercancías.

7.3. FLETES

1. Los procedi m i ent os aseguran el reem bol so de:

1) ¿F l et es pagados sobre com pras cuyo fl et e sea a cargo del vendedor?
2) ¿F l et es pagados por cuent a de cli ent e?.
En general l os procedi m i ent os en l as em presas que hacen com pras sobre una base
de que el fl et e sea a cargo del vendedor, deben est i pul ar que se prepare una not a
de débi t o al vendedor por l a cant i dad de di cho fl et e y que se regi st re en l os
li bros general es com o una condi ci ón ant eri or a l a aprobaci ón del pago. El exam en
de l os docum ent os que am paran l os consi gui ent es cheques de desem bol so, deben
i ncl ui r l a revi si ón de evi denci a sat isfact ori a que i ndi que que est e procedi m i ent o
se ha ll evado a cabo. La evi denci a puede consi st i r en una copi a de l a not a de
débi t o, el im port e de l a cual debe deduci rse de l a fact ura que se va a pagar o de
l as fact uras suj et as a pago en una fecha post eri or.

Los arregl os con l os cl i ent es, al gunas veces est i pul an que el vendedor pague el
fl et e sobre l os despachos de m ercan cí as. La cant i dad del fl et e pagado por
adel ant ado, puede ser i ncl ui do en l as fact uras cuando l as m ercancí as son
fact uradas o bi en el com prador puede reem bol sar al vendedor en una fecha
post eri or. Ya sea que el pago por adel ant ado del fl et e es un asunt o de polí t i ca
 general apl i cabl e a t odos l os despachos o apl i cabl e a ci ert os despachos
sol am ent e, l a em presa debe asegura rse que se l l eve un regi st ro pront am ent e de
t odos l os fl et es pagados por cuent a de sus cl i ent es. Las pregunt as del audi t or
sobre l os procedi m i ent os en el depart am ent o de vent as, depart am ent o de t ráfi co,
depart am ent o de despachos o depart am ent o de fact ura ci ón, debe sumi ni st rar
adecuada i nform aci ón sobre est e punt o. Est os procedi m i ent os pueden proveer,
por ej em pl o que (a) copi as de todas l as órdenes de despacho sean envi adas al
depart am ent o de t ráfi co para el cál cul o del fl et e que deba incl ui rse en l a fact ura
o not as de débi t o prepar adas ant es de que l as órdenes de despacho sean envi adas
al depart am ent o de fact uraci ón, (b) l a ausenci a num éri ca de t al es not as débi t o sea
cont abi l i zada en el depart am ent o de cont abi l i dad general y (c) que el
depart am ent o de cont abi l i dad general haga una revi si ón de l os t érm i nos de vent a
para ver que l a not a de débi t o ha si do preparad a por di cho fl et e y no i ncl ui da en
l a fact ura de vent a.

Los crédi t os o deducci ones efect uadas por l os cl i ent es por fl et e pagados por
el l os, deben ser aprobados por em pl eados com pet ent es; l a propi edad de l os
mi sm os por el depart am ent o que t enga l a aut ori zaci ón de l os t érm i nos de vent a, y
el val or por l os em pl eados fam i l i ari zados con los t i pos de fl et es y t ari fas.
La prepar aci ón y anot aci ón de l as not as de débi t o por fl et e recobrabl e de cli ent es
no debe del egarse a un em pl eado rel aci onado con l a m ani pul aci ón y anot aci ón del
efect i vo. En una ocasi ón, un em pl eado que l l evaba el m ayor gener al , t ení a acceso
a l a rem esa de l os cl i ent es y t ení a t am bi én l a obl i gaci ón de prepar ar l as not as de
débi t o por fl et e recobrabl e de l os cl i ent es de l a com pañí a. Aunque en todos l os
casos est e em pl eado preparab a y envi aba por correo l as not as de débi t o a l os
cl i ent es, no rem i t í a al gunas de est as not as de débi t o al t enedor de li bros de l os
regi st ros de li bros auxi l i ares para su anot aci ón en l as cuent as de l os cl i ent es.
Cuando l as rem esas que cubrí an l as not as de débi t o no post eadas a l os regi st ros
eran reci bi das por él , no t ení a di fi cul t ad de obt ener el efe ct i vo por el l as.

1. ¿las cuentas de fletes son revisadas por un empleado

familiarizado con las tarifas?
La determinación de los pagos por flete presupone familiaridad
por parte del empleado con las tarifas de flete y regulaciones de
rtáfico. Algunas empresas someten las cuentas de flete pagadas
a un agencia independiente para su revisión. Puesto que esta
práctica sirve también como una revisión de la eficiencia del
departamento de tráfico de la empresa, puede ser aconsejable,
en caso de una respuesta afirmativa a la pregunta, indicar el
resultado de la última revisión de las cuentas de flete por la
agencia independiente. En el caso de una respuesta negativa,
debe inquirirse sobre los procedimientos que protegen a la
empresa contra el pago excesivo de fletes.

2. ¿Existe un procedimiento que prevenga el doble pago de fletes,

tal como el de anotar el número de guía en la factura o adjuntar
copia de la guía?.

3. ¿Los procedimientos de la empresa permiten establecer que los

cargos por fletes y transporte se hagan en pago de servicios
realmente prestados?.
En las notas a la pregunta 7.3.02 se indicó que las tarifas de
fletes deben ser revisadas por un empleado o agencia
 familiarizado con las técnicas consiguientes. Sin embargo,
también se hace necesario determinar que los servicios pagados
fueron realmente recibidos y los procedimientos internos deben,
desde luego, incluir pasos que relacionen los cargos con los
despachos individuales. Si los pagos son hechos a empresas de
transporte locales, las cuentas deben mostrar el punto de
recogida, el punto de entrega y kilometraje recorrido. Estos
kilometrajes deben ser confrontados con mapas de carreteras o
con una carpeta permanente de kilometrajes de lugar a lugar.

A fin de prevenir el doble pago de fletes, la empresa debe tener

algún procedimiento que lo evite. Por ejemplo el anotar el
número de la guía en la factura o adjuntar una copia de la guía
a la factura que sirva como comprobación al efectuarse el pago.

7.4. OTROS GASTOS

8. ¿Las fact uras que no sean por m at eri al es, com o por ej em pl o, propaganda,
horari os, arrendam i ent os, gast os de vi aj e, et c., son aprobadas ant es de su pago
por l os respect i vos j efes de depart am ent o?.
9. ¿Se revisan tales facturas en cuanto a su necesidad y
corrección y son aprobadas por un empleado o departamento
distinto de aquel en que se haya originado?.
Las facturas por servicios e intangibles sobre los cuales
normalmente no se harían informes de recibo, deben ser
aprobadas para su pago por alguien con conocimiento,
experiencia y criterio concerniente a dichos de manera que la
empresa esté razonablemente segura de que ha recibido los
servicios por los cuales ha pagado. En los casos de tales
renglones como gastos de viaje, la aprobación debe, por
supuesto, hacerla alguien que no sea el individuo que somete el
informe de gastos, de manera que ninguna persona esté en
posición de aprobar sus propios gastos.

Alguien que no sea jefe del departamento debe también revisar

y aprobar los desembolsos que estén hasta cierto punto en una
base discrecional, tales como publicidad, viajes y otros
parecidos. Puede haber cierta tendencia en el caso de
desembolsos para publicidad, viajes personales etc., de
subordinados, de que el jefe del departamento considere esos
renglones con más suavidad de la requerida desde el punto de
vista de la empresa. Se hace por consiguiente deseable que
esos gastos sean revisados por alguien fuera del departamento
que los origina.

10. ¿las cuentas por propaganda se comprueban periódicamente

contra los avisos y/o programas y las tarifas se comparan contra
cotizaciones etc.?
11. ¿Se compara los cargos por concepto de propaganda contra
los presupuestos y se obtienen explicaciones satisfactorias
cuando se observan diferencias apreciables?.
Los presupuestos de publicidad de muchas empresas
contemplan el desembolso de cantidades importantes de dinero.
Los documentos amparando los pagos de publicidad,
obviamente, no pueden incluir tales documentos como informe
de recibo de materiales dado que el servicio prestado en su
mayor parte para intangible. Además, aquellos dedicados a la
publicidad y a la promoción, pueden favorecer la facilidad de los
desembolsos en lugar del manejo económico de los recursos de
la empresa. Los procedimientos deben, por consiguiente,
estipular que tales gastos para publicidad sean revisados fuera
del departamento de publicidad en cuanto a que sean justos y
razonables, que las facturas sean confrontadas, con los
documentos que las amparan, tales como recortes u otros
especímenes de los anuncios, que se hagan pruebas de los
tipos con las cotizaciones de las agencias de publicidad, etc.

Cuando se usa un sistema de control presupuestal este servirá

como cierto control sobre los gastos de anuncios pero puede
que no revele irregularidades o gastos pobremente juzgados en
caso de cantidades menores. De todos modos su efectividad
dependerá de la influencia que ejerza el departamento que
autoriza el desembolso sobre la anotación de los mismo y sobre
la manera de informar la comparación entre los gastos reales y
los costos presupuestados.

12. ¿Tiene la empresa un procedimiento satisfactorio para la

aprobación de reembolsos por concepto de gastos de viaje y
otros similares?.
Debe determinarse, siempre que sea posible, que la aprobación
de los gastos de viaje y otros gastos se obtengan antes de que
los gastos se incurran. Los viajes de investigación al campo, por
largo tiempo, por ejemplo, deben referirse y aprobarse por un
funcionario competente más antigua, antes de que los viajes
hayan comenzado. Debe establecerse que los viajes son de
buena fe y productivos, y de valor significativo para la empresa.

Los informes de gastos detallados deben someterse para todos

los reclamos de reembolsos y éstos deben estar amparados por
cualesquiera cuentas o facturas que normalmente se puedan
obtener, tales como cuentas de hotel, ferrocarriles y boletos de
avión, etc. Los informes deben aprobarse, en todos los casos,
por el jefe del departamento o por el ejecutivo superior de la
persona que reclama el reembolso, y todos los documentos que
lo amparan deben, por supuesto, ser cancelados en el momento
en que el reembolso se efectúa.
13. ¿se ha designado a un empleado para llevar un registro de
pagos tales como arrendamientos, servicios, honorarios, etc., y
él mismo lo aprueba para prevenir que se omita su pago o que
se paguen dos veces?.

14. ¿Tal empleado tiene la información necesaria para la

aprobación de dichos pagos?.
Un registro del tipo sugerido en esta pregunta es relativamente
fácil de llevar y su mantenimiento usualmente se encomienda a
un empleado del departamento de cuentas por pagar. Un
modelo de forma columnar con los tipos de pagos indicados a la
izquierda y una serie de columnas para los doce meses del año,
es generalmente suficiente. Cuando se efectúe cada pago, se
hace una marca de comprobación en la columna apropiada de
gastos y mes correspondiente. Los procedimientos deben
proveer, por supuesto, para que las facturas se envíen a este
empleado antes de su pago y que él indique en las facturas que
ha anotado sus registros debidamente. Este procedimiento
servirá como una de las aprobaciones necesarias antes del
pago de la cuenta, ya que ello asegura que el empleado que
mantiene el registro no acepta y aprueba la misma cuenta dos
veces. Cuando el renglón es confrontado con el sumario de
control, debe anotarse en la columna del mes a que se refiere la
factura. El empleado debe ser instruido en cuanto a que debe
informar cualquier pago no efectuado, así como de facturación
duplicada, al jefe del departamento para su pronta investigación
y aclaración.

15. ¿Existe una máquina portadora para el correo?

16. ¿Si no existe, se controlan los portes adecuadamente?
El uso de una máquina porteadora para el correo, generalmente
provee los medios de un control satisfactorio de este gasto. Sin
embargo en muchas compañías, donde las máquinas se usan
para lugares mayores o de más actividad, se mantiene un fondo
de estampillas para lugares menores o para uso ocasional de
emergencia. Siempre que sea posible, tales fondos deben
eliminarse y una máquina más barata debe usarse en su lugar.

Debido al extenso volumen de anotaciones que implican

numerosas cantidades pequeñas muchas empresas no
mantienen registros detallados del uso de estampillas. Por lo
tanto, resulta virtualmente imposible establecer con seguridad
que las estampillas compradas han sido propiamente usadas y
que no hubo hurto. Aunque un cierto grado de control general
puede ejercitarse que revele discrepancias evidentes, muchos
fraudes han sido cometidos al malversar fondos
presumiblemente usados para estampillar correspondencia de la
empresa. Toda precaución debe tomarse por consiguiente, para
ejercitar efectiva vigilancia sobre las compras de estampillas y,
 siempre que sea posible, los fondos de estampillas deben
eliminarse a favor de máquinas de bajo costo.

Donde se use una máquina, la persona que aprueba el pago al

administrador de correos para cargar la máquina, debe
comprobar las lecturas antes y después del ajuste por la oficina
de correos. Esto es esencial toda vez que los cheques
pagaderos al administrador de Correos, pueden usarse para la
compra de giros postales, etc.

16.1. DISTRIBUCION Y REGISTRO DE CARGOS

1. ¿La di st ri buci ón de cargos es revi sada por una persona responsabl e di st i nt a de

qui en l a hi zo?.
La persona que sol i ci t a puede m uy bi en ser l a que t enga el conoci m i ent o m ás
exact o del propósi t o para el que se necesi t an l as m ercan cí as com pradas. Est a
m i sm a persona parece ser l a i ndi cada para det erm i nar l a cuent a a que deba
carga rse, si n em bargo, en ci ert o núm ero de em presas l a persona que soli ci t a l a
com pra pudi era no t ener i nti m a fam i l i ari dad con l a cl asi fi caci ón de cuent as de l a
em presa y, en efect o, pudi era ser una cuest i ón de del i berada pol í ti ca de l a
adm i ni st raci ón de l a em presa que se l e ni egue t al conoci m i ent o, puest o que est o
pudi era dej ar l a puert a abi ert a a inexact i t udes i nt enci onal es en l a cl asi fi ca ci ón
de l as cuent as a fi n de fal sear l a present a ci ón de l os resul t ados poco favorabl es
de l as operaci ones. S i , por ej em pl o, se usan presupuest os com o m edi os de
cont rol y l a persona que sol i ci t a l a com pra t i ene conoci m i ent o de que l a
cant i dad presupuest ada para un det erm i nado ti po de gast os est á casi agot ada,
puede cont i nuar sol i ci t ando com pras dent ro de l í mi t es perm i si bl es y conci l i ar l a
si t uaci ón cl asi fi cando i ndebi dam ent e l as sol i ci t udes de com pra.

P or consi gui ent e, aunque fuese deseabl e que l a persona que soli ci t a l a com pra
i ndi case el códi go de l a cuent a si ti ene conoci m i ent o del si st em a de
cl asi fi caci ón es esenci al que l a cl asi fi caci ón de l as cuent as hechas por él fuese
subsi gui ent em ent e revi sada por personas que no hayan t om ado part e en los
procedi m i ent os de sol i ci t ud y com pra y qui enes est én sufi ci ent em ent e
fam i l i ari zados con el sist em a de cl asi fi caci ón y con l as operaci ones de l a
em presa para det erm i nar que hay una di st ri buci ón apropi ada de los gast os.

2. ¿S e preparan regul arm ent e bal ances de prueba del regi st ro de com probant es de
auxi l i ar de cuent as por pagar?.
3. ¿S e reconci l i an l os bal ances de prueba cont ra l a cuent a de cont rol en el m ayor
general , por un em pl eado di st i nt o del encargado de m anej ar l as cuent as por
pagar?.
4. ¿Un em pl eado di st i nt o del que l l eva l as cuent as por pagar com prueba l os t ot al es
de l a rel aci ón y com para l as part i das i ndi vi dual es cont ra los regi st ros
respect i vos?.
Los com ent ari os a l as pregunt as 3.502, 3.505 y 3.5.06 baj o “cuent as por cobrar,
vent as y cobranzas ” rel at i vas al propósi t o de l os bal ances de prueba de l os
regi st ros auxi li ares y al cont rol efect i vo de l as cuent as de cont rol del m ayor
general sobre asi ent os regi st rados en los subm ayores, t am bi én se apli can a est a
cuest i ón. Donde se m ant enga un regi st ro de com probant es se debe pregunt ar el
m ét odo adopt ado para ll egar a l a cant i dad t ot al de l os rengl ones abi ert os en el
regi st ro de com probant es, para com para rl o con l a cuent a de cont rol en el m ayor
general . El l l am ado bal ance de prueba del regi st ro de com probant es, usualm ent e
consi st e en una l i st a de l os regi st ros abi ert os en el regi st ro de com probant es,
 pero t al li st a no puede ser preparad a del regi st ro de com probant es si el pago de
l os rengl ones i ndi vi dual es no se i ndi ca en el regi st ro de com probant es.

En una ocasi ón l as fact ur as aprobadas para el pago fueron asent adas en el

regi st ro de com probant es cuyos tot al es m ensual es fueron acredi t ados a cuent as
por pagar en el cont rol del m ayor general . El pago de fact uras no se i ndi có en el
regi st ro de com probant es, pero l os cheques de desem bol so fueron anot ados en el
regi st ro de cheques cuyos tot al es m ensual es fueron debi t ados a cuent as por
pagar en el cont rol del m ayor general . P regunt as sobre l a m anera por l a cual el
t ot al de l os rengl ones no pagados en el regi st ro de com probant es era
det erm i nado para com pararl o con el sal do de l a cuent a de cont rol en el m ayor
general , revel aron que ll egaba al im port e tot al de los rengl ones no pagados a fi n
de m es al obt ener del caj ero el im port e m ensual de l os rengl ones que apare cí an
en l a col um na de cuent as por pagar en el regi st ro de cheques y deduci endo t al
cant i dad del t ot al de rengl ones no pagados a com i enzo del m es, m ás l a tot al i dad
de los rengl ones ent rados en el regi st ro de com probant es durant e el m es. El
sal do así obt eni do fue com probado con l a cuent a de cont rol en el m ayor general ,
y debi do a que el úl t im o sal do era obt eni do exact am ent e por el mi sm o m ét odo,
l os dos except o por posi bl es errores m ecáni cos parecí an est ar de acuerdo, pero
para el propósit o de confi rm aci ón l a com paraci ón no serví a.

16.2. APROBACION Y PAGO

1. ¿Un em pl eado que no i nt ervenga en su preparaci ón o aprobaci ón, revi sa l as

fact uras o com probant es t eni endo en cuent a que l os docum ent os que l as
respal dan est én com pl et os?.
2. ¿las facturas y documentos de soporte se suministran
completos al encargado de firmar los cheques y éste los revisa
antes de firmar?.
La firma en un cheque es la autorización al banco que acepte
el cheque de pago, y el funcionario o empleado que le pone la
firma autorizada aume la responsabilidad final de que los
desembolsos son correctos. El propósito de la pregunta es
determinar si los procedimientos de la empresa son tales que
permitan al firmante del cheque aceptar tal responsabilidad y
proporcionarle protección razonable a la empresa contra
pérdida por negligencia o fraude. El firmante de un cheque
debe estar satisfecho de que el importe de un cheque
presentado a él para su firma cubre, en su totalidad, la
cantidad de facturas de buena fe por mercancías compradas o
para servicios prestados a la empresa; que la mercancía ha
sido recibida en buenas condiciones en las cantidades y a los
precios a que fue ordenada; que el pago de las compras u otros
cargos no han sido previamente realizados; y que no hay
errores mecánicos al calcular las cantidades en la factura de
los vendedores, etc. Es, por supuesto, imposible para el
firmante de un cheque, excepto en una organización muy
pequeña, el realizar todas las operaciones necesarias para
satisfacerse por sí mismo de todos estos puntos, pero es su
deber determinar que los documentos que amparan la
operación tienen la evidencia de que estos deberes han sido
 realizados por los empleados delegados para ello. Por esta
razón los comprobantes y documentos que los justifican deben
acompañar los cheques presentados a los funcionarios para su
firma.

En algunas organizaciones donde el número de cheques para

firmar es extenso, los funcionarios que tienen autorización para
firmar los cheques asumen que el someter los documentos
justificantes no sirve a cabalidad, porque el funcionario no
tiene tiempo suficiente ni siquiera para hacer una inspección
limitada de los documentos. En tales casos puede sugerirse
que un empleado que en ningún modo esté relacionado con
cualesquiera de los procedimientos conducente a la firma de
los cheques, examine los cheques y los documentos de
justificación para ver que el pago está en orden y así se ofrece
seguridad al firmante autorizado del cheque de lo correcto del
desembolso. Los refrendarios de los cheques están
frecuentemente en posición para llevar a cabo este trabajo,
pero el punto esencial es que el firmante del cheque pueda
satisfacerse de que el desembolso es correcto y que pueda
recibir seguridad de ello de un empleado que no participa en
los procedimientos de desembolso que pueda beneficiarse de
una irregularidad.

A pesar de que el firmante del cheque, debido a la presión de

trabajo, no pueda examinar todos los documentos que
justifiquen los cheques de desembolso hay, no obstante, una
ventaja al someterle tales documentos para su inspección,
porque el conocimiento de esta práctica por otros empleados
propende a un efecto restrictivo sobre ellos ya que no hay
seguridad de que un documento falseado o no completamente
apropiado o revisado no puede ser descubierto por el firmante
del cheque.

3. ¿Si se recibe una factura de un proveedor con quien no se

haya negociado anteriormente, se toman medidas para
asegurarse que tal proveedor no es ficticio?.
Debe ser responsabilidad del firmante del cheque, o en una
organización mayor, de algún funcionario apropiado o
empleado específicamente asignado a esta labor, determinar
que el pago se hace a comerciantes legítimos con quienes, a
través de su conocimiento de las operaciones, él esté
satisfecho de que la compañía pueda negociar. Muchos
desfalcos surgen a través de pagos efectuados a vendedores
fingidos o ficticios dentro de la corriente de desembolsos
documentos falsos amparando tales pagos. Los firmantes de
los cheques deben estar siempre enterados de esta posibilidad
y deben tomar medidas positivas para chequear la autenticidad
de cualquier acreedor, si no están seguros de que sea un
legítimo abastecedor.
4. ¿Se cancelan satisfactoriamente las facturas y demás
documentos de soporte al tiempo de efectuar el pago, por o en
presencia de quien firma el cheque?.

Los procedimientos que rodean la preparación y contabilización

de los comprobantes, deben proveer protección contra las
facturas que son acreditadas a cuentas por pagar más de una
vez. Uno de los métodos de protegerse contra esta
contingencia y contra las posibilidades de hacer un pago
duplicado, es el de fijar en las facturas y otros documentos
justificantes, un sello de “pagado” u otra identificación de pago
mientras están bajo la custodia del firmante del cheque. Una
objeción a este procedimiento, sin embargo, es que esto pone
una nueva carga sobre el firmante del cheque, y la cuestión,
por consiguiente, surge de cuándo y por quién el sello debe
fijarse. Si el sello se fija antes de que los documentos sean
presentados al firmante del cheque, se requiere que él examine
el sello de “pagado” en cada en cada momento y, a menos que
ese sello muestre también la fecha en que se fija y el firmante
del cheque se satisfaga de que la fecha no ha sido cambiada,
la sellada del documento resulta inefectiva para el propósito
para el cual se ha propuesto. Más aún, los cheques deben
someterse a la firma de los funcionarios para firmar varias
veces en el día y una factura puede ser sometida a un firmante
amparado un cheque en la mañana y otra vez en la tarde del
mismo día sin que el firmante del cheque, aunque haya
examinado cuidadosamente el sello de “pagado”, descubra la
duplicidad. Las objeciones anteriores no surgen si
inmediatamente después de haberse firmado los cheques, los
documentos justificantes son dados para su cancelación por el
firmante del cheque a un empleado que no tiene conexión o
control sobre la preparación de los cheques o sobre los
procedimientos de preparación de los comprobantes de
desembolso. Obviamente, si el cajero prepara y somete los
cheques al firmante del cheque para su firma, y el firmante
devuelve los cheques para su envío por correo y los
documentos que los amparan para su cancelación al cajero, el
último puede hacer uso de los ingresos de los documentos para
propósitos irregulares.

En algunas organizaciones, un sello de “pagado” se fija en la

envoltura del comprobante solamente y no se cancelan las
facturas u otros documentos incluidos en el comprobante. A
menos que a todos los documentos se les fije el sello de
“pagado”, este procedimiento no cumple el objetivo para el cual
fue creado.

5. ¿Se entregan los cheques firmados directamente a una persona

distinta de quien los haya solicitado, preparado o registrado?.
 El propósito de esta pregunta se determinar que los
procedimientos impiden a cualquier persona obtener un cheque
ya firmado, cambiándolo o apropiándoselo, y entonces conciliar
la irregularidad alterando el registro de desembolsos. Por
ejemplo, si los cheques han sido emitidos a acreedores
impropios o ficticios o por cantidades incorrectas, y el nombre
del acreedor o la cantidad del cheque no están de acuerdo con
la información en el registro de desembolsos de caja, esto
puede encubrirse haciendo cambios después que el cheque
haya sido firmado. Sin embargo, si el cheque firmado se
entrega directamente al correo de salida de manera que tiene
que ser negociado antes de que llegue nuevamente a la
custodia de un empleado de la empresa, y si el extracto del
banco y los cheques pagados son enviados en sobre sellado al
auditor interno para la preparación de la reconciliación
bancaria, tales irregularidades pueden ser descubiertas. Esto
hace suponer, por supuesto, que la persona que prepara la
reconciliación bancaria no toma parte en la preparación y
contabilización de las operaciones de caja.

ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL

CUESTIONARIO RELATIVO A NOMINA DE SALARIOS,
LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

8.1. REGISTROS DE PERSONAL

1. El archi vo indi vi dual de cada t rabaj ador cont i ene:

1) ¿F echa de ent rada ?
2) ¿C am bi os, aum ent os, et c. debi dam ent e aprobados?
3) ¿B ases del suel o o j ornal ?
4) ¿P agos parci al es de cesant í as y aut ori zaci ones de l a ofi ci na de t rabaj o?
5) ¿Aut ori zaci ón para l os descuent os del sal ari o?
6) ¿acum ul aci ón de pagos de sal ari os y prest aci ones de cada t rabaj ador?
7) ¿C ont rat o de t rabaj o?
8) ¿Exam en m édi co de ingreso y evi denci a de l a renunci a a que hubi ere l ugar?
9) ¿Avi so al I.S .S . para efect os de l a i nscri pci ón del t rabaj ador ?
10) ¿Inform aci ones necesari as para dar cum pli m i ent o a l as di sposi ci ones rel at i vas
a l a ret enci ón de im puest os sobre sal ari os pagados?.
11) ¿Invest i gaci ones efect u adas para l a cont rat aci ón del t rabaj ador?
12) ¿Ot ras i nform aci ones para cum pl i r di sposi ci ones l egal es?
1. En caso afirmativo, se guardan estos archivos en forma tal que
no tengan acceso a ellos personas que:
1) ¿Preparen las nóminas?
2) ¿Las aprueben?
3) ¿O hagan su pago?
Es importante que los procedimientos de la empresa estén
diseñados de forma tal que proporcionen cierta seguridad de
que no aparezcan nombres en la nómina a menos que
propiamente pertenezcan a ésta. Esto puede lograrse mejor,
mediante un sistema apropiado de división de los deberes y al
disponerlo así obtener que cada empleado sucesivo que tenga
relación con el trabajo de nómina actúe como comprobador del
empleado precedente.

Los peligros de que se cometan irregularidades en las nóminas

se pueden aminorar en las organizaciones mayores donde los
deberes relacionados con la preparación de la nómina están
generalmente de tal modo divididos que se aumentan
grandemente las posibilidades de descubrir las irregularidades
en las nóminas. En organizaciones menores, donde el trabajo de
nómina se concentra frecuentemente en uno o dos empleados,
se logra el objetivo de descubrir cambios no autorizados en la
nómina porque los ejecutivos que firman los cheques de nómina
están familiarizados hasta cierto punto con cada empleado. Sin
embargo, no debe depositarse gran confianza en este control
indirecto ya que el relleno de las nóminas puede efectuarse al
sumar de más, o por otros medios, sin incluir un nombre ficticio
en la nómina. Por ejemplo, si se pagan en efectivo los sueldos o
jornales, la revisión de los nombres e importes que aparecen en
la nómina no es prueba concluyente de la corrección del total de
la nómina, a menos que tal total haya sido comprobado
independientemente. En el caso de que el empleado que pagare
la nómina deliberadamente sume esta demás y obtenga efectivo
en exceso del importe total de los sueldos o jornales a pagar, el
resultado sería el mismo que si se incluyera un nombre no
autorizado.

Los procedimientos deben estar organizados de tal forma que

no permitan que se hagan cambios en los registros de nómina
por ningún empleado que tenga por sí solo la obligación de más
de una función en relación con la nómina, ya que esto lo coloca
en posición de obtener utilidad al agregar un nombre o quitarlo
de la nómina o al anotar un tipo de jornal de autorizado. Por
ejemplo, si el listero (time – keeper) emite o manipula los avisos
de altas o bajas y también distribuye los cheques de nómina
estaría en disposición de distraer los cheques para su ventaja
personal.

Las autorizaciones que evidencian los cambios en el número de

empleados, sueldos, tipos de jornal y deducciones aprobadas
 deben ser conservadas como información permanente y ser
usadas para cualquier comprobación efectiva de la nómina. Es
asimismo importante que todas estas autorizaciones estén en
poder de un empleado que no pueda usarlas en perjuicio de la
empresa por estar él relacionado con otras operaciones de la
nómina. Esto se obtiene a menudo archivando estas
autorizaciones en el departamento de personal, inaccesibles al
departamento de nómina. Los empleados del departamento de
personal, por supuesto, no deben tomar parte en la preparación,
anotación y distribución y las nóminas.

Asumiendo que la compañía ha tomado todas las precauciones

razonables para evitar la posibilidad de que se incluyan
nombres ficticios en la nómina, todavía queda la interrogación si
se han establecido las debidas seguridades para que los
empleados reciban la compensación a que tienen derecho. Que
se pague de más o de menos debe ser evitado, pero desde el
punto de vista de la empresa lo primero es lo más peligroso
debido a que hay mayor probabilidad de que los empleados
llamen la atención de la empresa en cuanto al pago de menos
que al pago de más. Para que un empleado, que no sea el
beneficiario, obtenga utilidad en un pago excesivo, tiene que
existir colusión donde los cheques son los medios de pago. Sin
embargo, en el caso de pagos en efectivo, pudiera ser posible
abonar a los empleados la cantidad exacta que se les deba
distraer el exceso que aparece en las nóminas. Por ejemplo, si
los cambios en los tipos de jornal se autorizan por el empleado
que preparó y distribuyó los sobres de nómina, estaría en
posición de obtener una utilidad al haber puesto en vigor tipos
de jornal más altos que los autorizados.

Los sueldos y jornales no siempre se calculan con tipos fijos a

base de tiempo y cuando se usan otros métodos, se debe
investigar la base de compensación del trabajo. Por ejemplo, en
las tiendas al detal la remuneración de los vendedores puede
determinarse así: (a) sueldo mínimo a tipo fijo; (b) comisiones
sobre las ventas del período a tipo fijo o a base de escala
graduada; y (c) compensación extra por la venta de mercancía
de difícil salida. En estos casos se debe investigar las distintas
bases así como los procedimientos que existen para determinar
los cálculos de las comisiones.

1. ¿Se ha establecido que todas las autorizaciones, especialmente

avisos de despido o retiro de empleados, sean notificados
prontamente al departamento de liquidación de nóminas?
El propósito de esta pregunta es determinar si el departamento
de nómina es informado rápidamente de cualquier cambio que
deba hacerse en el tipo o cantidad de compensación que
corresponda a un empleado. Esto es particularmente importante
en los casos de despido.
 Donde el cambio es tal que aumenta la paga del empleado, la
demora en registrar el cambio en el departamento de nómina,
aunque no resulte en una pérdida monetaria, puede producir un
efecto moral no deseado por el empleado. Sin embargo, si el
cambio es de los que reduce la compensación o la elimina en el
caso de separación, la demora en enviar esta información puede
resultar en una pérdida irrecuperable para la empresa. A fin de
que sea efectivo el envío de la información concerniente a las
separaciones, no debe originarse o a pasar a través de
personas que participen en la preparación o en la firma de los
cheques o en su distribución. Por ejemplo, han ocurrido fraudes
en casos en que los capataces han dejado de notificar al
departamento de nómina la terminación del trabajo de
empleados y luego han obtenido y se han apropiado de los
cheques girados a esos obreros que no pertenecían ya a la
empresa. Es esencial, por lo tanto, que todo cambio o despido
sea remitido rápidamente a los departamentos de personal y
nómina, pero a fin de que sea plenamente efectiva la
segregación de la autorización de la nómina, las funciones de
preparación y distribución de la misma deben observarse
estrictamente.

2. ¿Contienen los archivos de personal las firmas de los

empleados?
El propósito de esta pregunta es determinar si se han provisto
medios para comprobar la distribución de los cheques de pago,
o de pagos hechos en efectivo a las personas correspondientes.
El examen de los endosos en los cheques de pago o de los
recibos por el efectivo cobrado, no es suficiente como prueba de
que la nómina ha sido distribuida correctamente. En ambos
casos la firma puede ser falsificada. Aunque la empresa puede
recuperarse del banco en el caso de un cheque con endoso
falsificado, no podría conocer la situación mientras no se haga
esta prueba. La posibilidad de recobrar el efectivo pagado
indebidamente a una persona es muy remota. En cualquier caso,
las dificultades son grandes y a fin de tener una seguridad
razonable de que la firma en el cheque o en el recibo de pago
es la de la persona que tiene derecho a recibir el pago, debe
tenerse en cuenta la comparación de la firma con una que es la
auténtica, un espécimen de la cual debe hallarse en el
departamento de personal a este fin. Ordinariamente estas
comparaciones se harían a base de pruebas. Sin embargo, aún
una prueba de esta clase podría ser más útil que un examen
detallado para ver que los cheques fueron endosados por el
beneficiario.