Proceso: Planeacion

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

FECHA DE APROBACION

MEDICION ANTES
MEDICION DESPUES DE CONTROL HERRAMIENTA DE
IDENTIFICACION DEL RIESGO DE CONTROL PROGRAMACION DE ACCIONES MEDICION Y SEGUIMIENTO
(RIESGO RESIDUAL) MEDICION
(R.INHERENTE)

INDICADORES AVANCE

PROBABILIDAD

PROBABILIDAD

RESPONSABLE
CALIFICACION

CALIFICACION

DE LA ACCION
VENCIMIENTO
DEL RIESGO

DEL RIESGO

OPCION DE
CONTEXTO

4. OCTUBRE A
FECHA DE

SEPTIEMBRE
EXTERNO

2. ABRIL A
IMPACTO

IMPACTO
INTERNO

MANEJO

DICIEMBRE
1. ENERO A

3. JULIO A
MARZO
POSIBLES

JUNIO
RIESGO CAUSAS CONTROLES ACCIONES A IMPLEMENTAR OBSERVACIONES
CONSECUENCIAS formula meta

1.Errores en la

TRANSFERIR
informacion reporatada
por los procesos 1.

lider de cada proceso

2.Ausencia de revision 1.Sanciones o apertura Revision de la Capacitar y Orientar a los Capacitaciones
NORMATIVO

antes de la entrega de de procesos en contra informacion y funcionarios y/o contratistas realizadas * 100/

31/12/2015
Errores en la presentación la informacion. de la entidad por parte asesoria juridica y encargados de presentar informes Capacitaciones
X 3.Personal no idoneo o 4 3 A 3 3 A 100% 2.
de la informacion a los de los entes de control. especifica previa a a los entes de control trimestral u programadas

Y
diferentes entes de control con escaso 2.investigaciones las firmas y entrega ocasionalmente y establecer una (meta:2

COMPARTIR
conocimiento de los disciplinarias y de informes a entes asesoria juridica y especifica previa capacitacion
requerimientos. sanciones de control a la entrega de los mismos semestral) 3.
4. falta de claridad en
requerimientos de los
entes de control.
4.

1.Falta de capacitación
1.Perdida de
del personal en el
información.
manejo de la

TRANSFERIR
2.Detrimento
información fisica y 1.
patrimonial.
magnetica.

lider de cada proceso

3.Demoras e
2.Deficit o carencia de 1 plan de trabajo
inconsistencias en
elementos de para recuperacion

31/12/2015
PROCESO

Perdida, adulteración o respuestas y solicitudes.

conservacion y espacio Realizacion de copias de seguridad de documentos y
deterioro de la información 4.Perdida de memoria Planilla de Control 2.
X fisico adecuado para el 4 3 A 4 3 A (back up) y digitalizacion de copias de 80%

Y
en medio fisico y institucional. de prestamos
almacenamiento de la documentos priorizados seguridad digital
magnetico 5.Sanciones por

COMPARTIR
informacion. implementado y
incumplimiento de
3.Desconocimiento de ejecutado
Norma archivistica.
Norma archivistica. 3.
6.Retrasos y dificultades
4.escaces de recursos
en toma de desiciones.
para implementacion de
7. expedientes
planes de mejoramiento
incompletos
en Gestion Documental.
4.

1.Procedimientos y 1.Productos
formatos no documentales no
actualizados. conformes.
2.documentos 2.respuestas erroneas o 1.
actualizados que no son fuera del marco (no. documentos y

ASUMIR O REDUCIR

lider de cada proceso

socializados y normativo o registros
publicados. procedimental. actualizados,

31/12/2015
PROCESO

Uso indebido de Revisar, actualizar, publicar,

3.Desconocimiento de la 3.Retrasos en tramites publicados y
documentos y registros del procedimientos y socializar e implementar registros y 2.
pagina web de la por devoluciones. 3 3 A 2 3 M socializados / no. 100%
sistema de gestion de formatos publicados procedimientos a traves de
Alcaldia. 4.Reprocesos, recarga De documentos y
calidad reuniones y pagina web
4.Mala orientacion por laboral y desgaste registros vigentes
parte de los administrativo. en el proceso)
funcionarios. 5.Hallazgos en *100
5, falta de auditorias. 3.
implementacion de los 6.Mala orientacion a
documentos y registros usuarios y demas partes
establecidos interesadas
4.
 1.Usuarios insatisfechos
2.Incumplimientos a la
normativa y partes
1.Documentación
interesadas 1.
incompleta y falta de
3.Detrimento en la
conocimiento del
imagen institucional ante
usuario acerca de los
la comunidad.
tramites.
4.Instauración de

lider de cada proceso

2.No existe punto de Plan de trabajo en el que se
sanciones por silencio
orientacion al usuario. establezcan acciones tendientes a
NORMATIVO

administrativo.

31/12/2015
3.No se refleja la orientar eficientemente al usuario, Plan de trabajo

Asumir
demoras en tiempos de 5.Reprocesos y Llevar control de las
totalidad de tramites y capacitar en norma y terminos de formulado e 2.
respuesta de tramites y X sobrecarga laboral 4 4 E peticiones realizadas 2 4 B 80%
solicitudes en el modulo ley a los funcionarios y a la implementado por
PQRSD 6.Instauracion de por los usuarios
de correspondencia. implementacion de tramites mas proceso
acciones de tutela.
4.Información de agiles actualizados y socializados
Instauracion de acciones
consulta entre las partes interesadas.
populares (si aplica).
desactualizada.
7.Mala calificacion frente
5.Solicitudes y
a las encuenstas de
expedientes erroneos,
gobernabilidad y 3.
incompletos o falta de
transparencia.
registros.
8.Incumplimiento frente
a los objetivos del plan
Anticorrupcion.

4.

(No. De revisiones

30/12/2015
1.Revision al normograma del al normograma / 2
proceso por lo menos dos veces al revisiones al 100%
1.Cambios frecuentes
año. normograma
en algunas normas. 1.Acciones judiciales
programadas)*100
2.Desconocimiento de la contra el Municipio.
normatividad vigente. 2.Fallas en el debido
3.Ausencia de asesoria proceso. 1.
y revision juridica. 3.Pérdida de autoridad (no. De
4.Alta carga laboral que por la inoportuna toma procedimientos y
impide revision de decisiones.

30/12/2015
tramites con
detallada. 4.Procedimientos 2.Implementar puntos de control revision juridica
5.Personal no idoneo Incorrectos y tramites 100%
para revision juridica. implementada / no

lider de cada proceso

para el desarrollo de las errados o inviables. de tramites y
Incumplimientos o
tareas asignadas. 5.Presentación de
NORMATIVO

inconsistencias por procedimientos del

6.Desactualizacion de información errónea o

EVITAR
respuestas basadas en proceso)*100
Procedimientos y de baja calidad. modulo de 2.
normatividad X 3 4 E 3 4 E
Normograma de cada 6.Investigaciones, correspondencia
desactualizada o no
proceso. procesos y posibles (No de
vigente (informacion
7.Omision de los filtros sanciones. socializaciones de
erronea o insuficiente)

30/12/2015
establecidos para la 7. Detrimento de la 3.socializar cambios en la contenido juridico
salida de documentos y imagen institucional normativa apicable en el proceso y y normativo / 4 100%
respuestas. 8.Errores en la toma de sus tramites socializaciones de
8.Desarticulacion de los desiciones y la norma
elementos de control y administracion de los programadas)*100
seguimiento del Sistema recursos del Municipio.
3.
de Gestion de Calidad. 9.Incremento de los
9. Expedientes Productos y servicios no (no. De
incompletos conformes. procedimientos y

30/12/2015
tramites
4.Actualizacion de procedimientos y
actualizados / no.
tramites según la necesidad del 100%
De tramites y
proceso
procedimientos
por
actualizar)*100
4.

1. Falta de recursos para
el desarrollo de
actividades del proyecto
2. ausencia en la gestion
de recursos para el
proyecto
3. no ejecutar oportuna y
FINANCIERO
eficazmente los recursos
Incumplimiento en el asignados
desarrollo de proyectos de X 4. ausencia de
priorizacion de actividades
inversion
del proyecto.
5. Retrazos en los
procesos de contratación.
6.Incumplimiento por parte
de contratistas y
proveedores.
1.Desactualizacion en
tecnologias.
2.Anteriormente no
existian programas de
capacitacion impulsados
Bajos niveles educativos
SOCIAL
por el Estado y de tan
en la población y limitados
X facil acceso
conocimientos en
3. Acelerados avances
informatica
de la tecnologia
4. Altos costos para
adquirir tecnologia e
implementarla para la
comunidad
1.Falta de recursos
tecnologicos, humanos
y financieros
2.limitacion de personal
por escaces de recursos
PROCESO
Incumplimiento en las
economicos
tareas asignadas por
X 3.Falta de gestion
competencia a cada
interadministrativa en
proceso
algunos sectores
4.desarticulacion de los
procesos con otras
dependencias y su
entorno.
1.Uso poco frecuente de
las fuentes de informacion
institucional y oficiales.
2.Desconocimiento del
manejo de la Pagina Web.
3.Pagina web sin
O
1.bajos indices de
instrumentos de
cumplimiento en las metas
del plan de Desarrollo gestion 1.
formulados e
EVITAR
2. mala imagen para la
Administracion Municipal implementados.
3. Descontento en la
Ciudadania
lider de cada proceso
4. hallazgos por entes de 1. FORMULAR E IMPLAMENTAR
control
31/12/2015
INSTRUMENTOS DE GESTION
5. sobrecarga laboral en PRIORIZACION DE
Y/O ESTRATEGIAS 2.
funcionarios de planta. 3 4 E PROYECTOS DE 2 4 A 100%
6.Baja calificacion y INVERSION ALTERNATIVAS PARA LOGRAR
descenso en EL AVANCE DE LAS METAS
categorizacion del mpio ESTABLECIDAS.
REDUCIR
7.Retraso en las
proyecciones hechas para
la ciudad. META: 2
8. Incumplimiento a la instrumentos de
3.
norma establecida por gestion
DNP para la ejecucion del formulados e
Plan de Desarrollo. implementados.
4.
1. Comunidad altamente 1.
dependiente de tramites
ESTABLECER ACCIONES
presenciales y largos
2.Embotellamiento de tareas TENDIENTES A ACTUALIZAR,
ASUMIR O REDUCIR
lider de cada proceso
y poca agilidad en los SIMPLIFICAR Y AGILIZAR
tramites. TRAMITES ASI COMO Porcentaje de 2.
31/12/2015
3.Gestion administrativa PUBLICARLOS EN LOS cumplimiento en
retrasada en el uso de
PORTALES OFICIALES DE LA las actividades
tecnologias 3 4 E Plan Anticorrupcion 3 3 M 80%
4.Detrimento en imagen PAGINA DE LA ALCALDIA O EL propuestas en el
Institucional PORTAL SUIT Y DAR Plan
3.
5. Insatisfaccion de las partes CUMPLIMIENTO A LAS Anticorrupcion.
interesadas FORMULACIONES DEL PLAN
6.disminucion en percepcion
ANTICORRUPCION VIGENCIA
de tranparencia y
gobernabilidad 2015.
4.
(No. De acciones
1.Inestabilidad de los
implementadas /
procesos para su 1.
No. De acciones 100%
gestion.
programadas)*100
2.Incumplimiento de
lider de cada proceso
ASUMIR, REDUCIR
objetivos de los
procesos Implementar acciones
31/12/2015
3. Disminucion en la interinstitucionales,
Plan anual de 2.
capacidad de gestion de 3 3 A 2 3 M interadministrativos e
compras
la Administracion intersectooriales en busqueda de la
4.perdida de imagen articulacion de los procesos.
Institucional y de (no. De
gobernabilidad procedimientos
5. Mayor grado de articulados / total 3.
60%
desarticulacion de los procedimientos del
procesos con su entorno proceso o
subproceso) * 100
4.
1. Detrimento de la
imagen institucional. 1.
2.Desorientacion e
insatisfaccion en la CANALES DE (socializacion de
roceso
UCIR
ciudadania. COMUNICACIÓN ruta y/o tramite
Establecer como practica
3.Reprocesos y OFICIALES (PAGINA para publicacion
5

PROCESO
Divulgación de información
no veraz o confidencial X 4.Proporcionar
PROCESO
Falta de implementaciòn y
seguimiento a acciones X organos de control por
correctivas y preventivas.
PROCESO
Falta de implementaciòn
de Procedimientos y
x 3
registros e indeduado
registro de evidencias.
PERATIVO
Devoluciones de
X requisitos
correspondencia
1. Detrimento de la
1.Uso poco frecuente de
imagen institucional.
las fuentes de informacion
institucional y oficiales. 2.Desorientacion e
2.Desconocimiento del insatisfaccion en la CANALES DE (socializacion de
lider de cada proceso
ASUMIR, REDUCIR
manejo de la Pagina Web. ciudadania. COMUNICACIÓN ruta y/o tramite
Establecer como practica
3.Pagina web sin 3.Reprocesos y OFICIALES (PAGINA para publicacion
31/12/2015
obligatoria el uso de canales de
actualizar. sobrecargas por WEB, CANAL de distintas
INSTITUCIONAL, comunicación oficial, socializar el 2.
rectificaciones. 3 3 A 2 3 M comunicaciones 100%
informacion sin confirmar. EMISORA Y tramite o ruta correspondiente para
4.Demandas y otras de interes /
5.Violar el conducto COMUNICACIONES las comunicaciones oficiales y de
acciones legales. ESCRITAS OFICIALES, Siocializaciones
regular establecido para interes general
5.Alteracion del orden gobierno al barrio, programadas)*100
las comunicaciones publico. gobierno en linea) meta: minimo 2
oficiales e informacion de
6.perdida de percepcion 3.
la Administracion.
de transparencia y
gobernabilidad
4.
Implementar procedimiento para
30/12/2015
acciones preventivas y correcitvas.
1.Falta de conocimiento Identificar, gestionar y cerrar AP y 1 Procedimiento
1
para identificar y AC implementado
1.Bajo nivel de
gestionar AP y AC.
implementaciòn del
2.Falta de compromiso 1.
SGC,
frente a la
2.Incumplimiento de las No. De reuniones
obligatoriedad de Reuniones de sensibiliaciòn de las
directrices de las
30/12/2015
implementaion y realizadas / No de
entidades del Orden generalidades del procedimiento
reuniones
lider de cada proceso
seguimiento del SGC. para acciones preventicas y 100%
REDUCIR EVITAR
Nacional. programadas *
3.Desconocimiento de la corerctivas Y procedimiento
3.posibles procesos y/o 100
Importancia de las AC Y producto y/o servicio no conforme
sanciones de los meta: minimo 2
AP para evidenciar formato para registro 2.
3 3 A 3 3 A
mejoramiento continuo. de AC Y AP
incumplimiento a normas
4.Tiempo limitado para
30/12/2015
de control o planes de AC YAP vig 2015
desarrollo de
mejoramiento Identificar AP-AP, gestionarlas y Cerradas *100 /
actividades de 70%
4.resultados poco cerrarlas durante la vigencia 2015 . AC Y AP vig 2015
sencibilizacion y
favorables en las Abiertas
capacitacion.
auditorias de calidad, 3.
5.sobrecarga laboral
5.perdida de oprtunidad
que limita la
de certificar nuevos Gestionar y cerrar las Acciones AC YAP Auditoria
30/06/2015
disponibilidad de
procesos Correctivas y acciones de mejora 2014 Cerradas
personal para
idetificadas en las auditorias *100 / AC Y AP 100%
capacitaciones.
internas de caldiad 2014 antes de Auditoria 2014
junio 2015 Abiertas
4.
1.Falta de conocimiento
del SGC por parte de 1.Uso indebido de (Reunion de
Lideres de proceso y Desarrollo Organizacional
lideres de procesos y documentos . sensbilizaciòn
30/03/2015
funcionarios en general. Sensibilizacion sobre
2.Erores en la realizada *100/
2.Falta de compromiso generalidades del SGC,
prestaciòn del servicio. reuniòn de 100%
para implementar los procedimientos obligatiorios del
3.Perdida de la sensibilizacion
procedimientos sistema y su importancia
identidad institucional. programada)
ASUMIR REDUCIR
obligatorios del sistema de
gestiòn de calidad y del 4.Posibles procesos y/o meta:4 reuniones
levantamiento de sanciones de los
evidencias. organos de control. Auditorias de calidad 1.
3 A 3 2 M
3.Alta resistencia a los 5.Incumplimiento a y sus resultados
cambios y las actividades norma de Calidad,
que el SGC implica. 6.hallazdos en
4.Desarticulacion de los auditorias, Actualizar los documentos del SGC documentos
30/12/2015
procesos frente al SGC.
7.negacion de que se encuentren actualizados y en
5.Desconocimiento de
certificaciones a nuevos desactualizados, socializar a los aplicación * 100%
funciones, competencias y
objetivos de cada proceso procesos o funcionarios y verificar su 100/documentos
por parte de sus decertificaciones. implementaciòn por actualizar.
colaboradores. 8.Sobrecarga laboral.
4.
1. fallas en el protocolo de
1. implicaciones juridicas 1.
la correspondencia
2. errores de la empresa
por no notificacion
sub-Proceso
de mensajeria 2. vencimientos de
1. ESTABLECER FORMATOS
UCIR EVITAR
3.escasa informacion del terminos por fallas en la CONTROL DE
CON CAMPOS ESPECIFICOS Y
peticionario por solicitudes notificacion SALIDA DE
1/12/2015
OBLIGATORIOS PARA EL (no. de formatos
sin contenido minimo de 3. retrasos en tramites CORRESPONDENCI
REGISTRO DE DATOS actualizados y
4.Detrimento Patrimonial 3 4 E A POR 3 3 A 100%
PERSONALES Y DE CONTACTO publicados/
4. formatos de solicitud por sobrecostos en MENSAJERIA
DEL SOLICITANTE Y DE
l
 1. fallas en el protocolo de
1. implicaciones juridicas
la correspondencia
2. errores de la empresa
por no notificacion

sub-Proceso
de mensajeria 2. vencimientos de
1. ESTABLECER FORMATOS

REDUCIR EVITAR
3.escasa informacion del terminos por fallas en la CONTROL DE
CON CAMPOS ESPECIFICOS Y

OPERATIVO
peticionario por solicitudes notificacion SALIDA DE

31/12/2015
OBLIGATORIOS PARA EL (no. de formatos
sin contenido minimo de 3. retrasos en tramites CORRESPONDENCI
Devoluciones de REGISTRO DE DATOS actualizados y
X requisitos 4.Detrimento Patrimonial 3 4 E A POR 3 3 A 100%
correspondencia PERSONALES Y DE CONTACTO publicados/ 2.
4. formatos de solicitud por sobrecostos en MENSAJERIA
mal diligenciados o DEL SOLICITANTE Y DE no. Total de
tareas de notificacion. EXTERNA O

Lider del
incompletos. REGISTRO DE NOTIFICACION formatos que
5.Detrimento en la NOTIFICACIONES
5.Falta de socializacion de PERSONAL. requieren
Imagen institucional.
tramites y requisitos a la actualizacion) 3.
6.Insatisfaccion del
comunidad y partes *100
ciudadano
interesadas

4.

APROBADO:

FIRMA LIDER DE PROCESO

RESPONSABLE

NOMBRE ARQ. ANDRES FELIPE GERCIA CESPEDES

CARGO SECRETARIO DE PLANEACION MUNICIPAL
FECHA APROBACION JUAN GUILLERMO ZULUAGA CARDONA
PROYECTO ALCALDE
NOMBRE GUSTAVO MOSQUERA B. - XIOMARA HERNANDEZ C.
CARGO PROFESIONALES UNIVERSITARIOS S.P.M.

1350-MRI-PLA-V2 APROBADO:30/08/2014