1.

Condiciones generales
Se estipulan los pagos de compras, productos y servicios contratados se harán por caja menor hasta
por un valor correspondiente al 40%
Queda prohibido el pago por caja menos de servicios que excedan esta suma, solo se puede
autorizar la adquisición de bienes que se requieren para el funcionamiento de la empresa. Después
de 100.000.00. Será manejado por la alta gerencia.
2. Selección y evaluación de proveedores
Es la etapa inicial del proceso de compra, por el cual se logra validar y aprobar algunos
proveedores. Los que tengas los mayores puntajes serán los proveedores seleccionados de acuerdo a
la evaluación que se les realiza obteniendo un puntaje a 80% o más.
3. Requisitos de productos o servicios
En este requisito tenemos en cuenta estos tres parámetros:
Comunicación con el cliente
En la comunicación que realizamos con los clientes debemos incluir

 Debemos incluir toda la información que concierne a los productos adquiridos por la
empresa la planta
 Atendemos todas las consultas, los contratos, pedidos y devoluciones que sean necesarios
por la empresa.
 Se hace retroalimentación a todos los clientes según los servicios adquiridos

Determinación de los Requisitos relacionados con los productos

Cuando establecimos todos los requisitos de los servicios que ofrecemos para los clientes, debemos
estar seguros de:

 Los requisitos legales y toda la reglamentación aplicable

 Todos los servicios que para la empresa sean necesarios
 Como empresa ofrecemos todos nuestros servicios, así que estamos en obligación de
cumplir con todo lo que se ofrece
Revisión de los requisitos relacionados con los productos y servicios
Como empresa debemos estar seguros de la capacidad con la que contamos para cumplir con todos
los requisitos de los servicios que ofrecemos a los clientes. Siempre realizamos una revisión antes
de comprometernos a ofrecer cualquier servicio en los que incluimos.

 Que todo documento sea especificado por el cliente

 Todos los requisitos legales aplicados
Si en algún momento los requisitos de la empresa llegan a cambiar debemos estar conscientes de
que debemos actualizar toda la documentación necesaria para no tener problemas mas adelante,
4. Cotizaciones
El director administrativo y el gerente de la empresa solicitan la respectiva cotización al proveedor
que fue seleccionado mediante un correo electrónico institucional.
5. Orden de compra o remisión
Escogemos el producto o material al proveedor que fue seleccionado mediante una orden de
compra, remisión o compra directa, la cual será enviada por correo electrónico institucional
Revisar el producto que cuente con las especificaciones y características solicitadas. Si el material
no cumple con los parámetros estipulados se debe devolver y registrar en la hoja de vida del
proveedor.
6. Recepción del producto o servicio
7. Re-evaluación de proveedores Desempeño
8. Retroalimentación a proveedores y planes de mejora
De acuerdo a la evaluación de desempeño se debe informar al proveedor sobre el resultado obtenido
y de esta manera poder tomar las respectivas acciones preventivas y correctivas.
Debemos verificar que cumplan base al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo con:

 Afiliación a seguridad social (Pagos)

 Reglamento de higiene y seguridad industrial
 Políticas de calidad y medio ambiente
 Políticas de no consumo de sustancias psicoactivas
 Matriz de peligros
 Cronograma de capacitaciones con respectiva evidencia
 Certificado de accidentalidad (Anual)
 Formatos de entrega de EPP (de cada trabajador)