PROCESOS ADMINISTRATIVOS

NRC: 15786

PRESENTADO A:

JOAN MARYLIN CASTRO QUINTERO

CONTADURÍA PÚBLICA

III SEMESTRE

NEIVA –HUILA

2020
 INTRODUCCION

En el siguiente texto se va a hablar sobre los controles administrativos que es un proceso

sistemático que regula o mide las actividades que desarrolla la organización para que coincidan
con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes de una empresa, sus formas de
aplicación en las diferentes organizaciones, sociedades y empresas, los elementos de control y su
integración con el sistema de gestión en la organización, el uso del tablero que es una
metodología gerencial que sirve como herramienta para la planeación y administración
estratégica de las empresas y con otros temas.
 CONCEPTO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Es el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización

para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes, en términos
clásicos se define también como el proceso que consiste en supervisar las actividades que se
desarrollan en una organización o compañía para garantizar que se realicen según lo planeado y
corregir cualquier desviación significativa.

APLICACIÓN DE LOS ENFONQUES

En la actualidad las organizaciones diseñen e implementan indicadores de control para antes,

durante o después de que un proceso o un evento ocurra, estos tipos de control se denominan:

CONTROL ANTICIPADO O PREVENTIVO: Se realiza antes de que los procesos o eventos

se implementen, tienen como propósito evitar que se presenten problemas antes de que las
actividades planeada se ejecuten.

CONTROL DURANTE O CONCURRENTE: Se realiza durante el tiempo en que se está

ejecutando una determinada actividad, se hace una supervisión directa durante el tiempo y en el
sitio de trabajo.

CONTROL POSTERIOR O DE RETROALIMENTACIÓN: Se lleva a cabo sobre las

actividades o procesos ya efectuado, informa sobre la eficacia de los resultados obtenidos
respecto del previsto y es fundamental para retroalimentar sobre los resultados.

ELEMENTOS DE CONTROL E INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN

DE LA ORGANIZACIÓN

Los elementos básicos del control administrativo son:

CLARIDAD SOBRE LOS OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES: Es

primordial que un proceso de control administrativo se comience por tener claros los objetivos y
estrategias organizacionales, de forma que el respectivo control se realice sobre su cumplimiento.

ESTABLECMIENTO DE ESTÁNDARES: El primer paso es elaborar planes, estos varían en

detalles y complejidad y puesto que los administradores en general no puedan vigilarlo del todo,
se fijan estándares especiales, por definición los estándares son simples criterios de desempeño,
en los que se ven mediciones del desempeño para que los administradores puedan ver cómo van
las cosas, de forma que no necesiten supervisar cada paso en la ejecución de los planes.

MEDICIÓN DE RESULTADO: Se establecen indicadores que permitan medir las actividades

y en particular los resultados de las acciones realizadas considerando aspectos como: que es
exactamente lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuánto se mide y cuál es la fuente
que proveerá la información a medir.

COMPARACIÓN DE LOS RESULTADOS CON LOS ESTÁNDARES: Compara el

desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación,
esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y TOMA DE ACCIONES: Tiene como fin evaluar lo

que está haciendo, según la correspondencia o coherencia entre los resultados obtenidos y los
previstos, toman decisiones para que las acciones siguientes se ejecuten a dicho logro.

RETROALIMENTACIÓN Y REINICIO DEL PROCESO DE CONTROL: Busca corregir el

desempeño para adecuarlo al estándar esperando, la acción correctiva es siempre una medida de
corrección y educación de algún desvío o variación con relación al están esperado, realizado este
proceso se comunica la evaluación a las personas involucradas y se reinicia el proceso de control,
lo cual se hará de forma reiterativa y permanente.

USO DE TABLERO DE MANDO

El tablero de control o Balance Scorecard (BSC) es una metodología gerencial que sirve como
herramienta para la planeación y administración estratégica de las empresas.

Es una aplicación de sistemas de autocontrol y mejora continua.

Lo podemos definir como una estructura de control de la administración y operación general de

la empresa, cuya fortaleza radica en su filosofía de mejora continua y en el trabajo en equipo
basado en una visión estratégica unificada.

Al implantar el tablero de control se utilizan criterios de medición e indicadores para controlar la

eficiencia y eficacia en el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de la empresa.
Facilita la toma de decisiones a los socios y ejecutivos de una empresa ya que se tiene la
información de manera inmediata de las diferentes áreas y permite detectar inmediatamente las
desviaciones de los planes, programas y estrategias y decidir las medidas correctivas.

HERRAMIENTAS DE CONTROL

CONTROL FINANCIERO

Para poder generar utilidades es necesario que los administradores utilicen controles financieros.

Las razones de liquidez miden la habilidad de una organización para cubrir sus obligaciones. La
razón de apalancamiento examina el uso de la deuda de una compañía para financiar sus activos
y si una organización es capaz de cubrir los pagos de intereses sobre la deuda. Las razones de
actividad evalúan qué tan eficientemente utiliza sus activos una compañía. Por último, las
razones de rentabilidad miden qué tan eficiente y eficazmente está utilizando sus activos la
compañía para generar ganancias.

PRESUPUESTOS

Es la formulación en términos numéricos de planes para un periodo futuro dado. Los

presupuestos son herramientas de planeación y control.

PRESUPUESTACIÓN DE BASE CERO

Esta técnica se ha aplicado generalmente a las llamadas áreas de apoyo que más adelante las
comentaremos a detalle, bajo el supuesto de que los gastos de la mayoría de los programas de
áreas como comercialización, investigación y desarrollo, personal, planeación y finanzas existe
cierto margen de discrecionalidad.

CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

El estado de pérdidas y ganancias de una empresa en su totalidad sirve a importantes propósitos

de control, debido principalmente a su utilidad para determinar los factores de ingresos y costos
inmediatos que explican el éxito o el fracaso.

Ofrece al administrador la oportunidad de influir en los ingresos y egresos y, por lo tanto, en las
utilidades, antes de tener que enfrentarse a hechos consumados.
LA ESTADÍSTICA

Es un conjunto de métodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre.

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

En toda organización es imprescindible verificar la ejecución correcta de sus distintas funciones,

para comprobar si efectivamente se está cumpliendo con el programa previsto y los principios en
que se basa la organización, corregir errores, fallas, irregularidades o ineficiencias.

Mediante la auditoria administrativa se establecen métodos de control que permiten evaluar el

cumplimiento de las reglamentaciones y normas adoptadas con el fin de alcanzar una mayor
eficiencia en las áreas involucradas.

La auditora administrativa comprende las siguientes etapas:

 Recolección de la información
 Análisis
 Diagnóstico
 Informe
TECNOLOGIA Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN

Por ultimo definiremos sistema de la información como un sistema formal para la recopilación,
integración, comparación, análisis y dispersión de información interna y externa de la empresa
de manera oportuna, eficaz y eficiente.

Este sistema tiene que ser adaptado a necesidades específicas y puede incluir información de
rutina, como la representada por informes mensuales, información con excepciones, sobre todo
en los puntos críticos, e información necesaria para prever el futuro.

PASOS A LA ORGANIZACIÓN PARA OPTIMIZAR EL SISTEMA DE CONTROL

1) Definir los procesos que forman la organización y los indicadores clave más importantes de

cada fase del proceso. Es necesario conocer los indicadores y medirlos para saber dónde se deben
llevar a cabo las mejoras. Ejemplo: digitalizar la parte administrativa de la empresa. Los
indicadores clave serían, por ejemplo, la reducción del tiempo en tareas manuales, ahorro de
costes, entre otros.

2) Definir la fase o fases del proceso en la cual se buscará mejorar el indicador que se ha elegido
en un inicio.  Es mejor modificar de una en una las fases ya que así se conocerán en exactitud los
resultados logrados. Si se cambian demasiadas cosas a la vez, no se conocerá que ha influido
positivamente y que no.

3) Una vez se ha escogido la fase, o fases, que se deben mejorar se planifica el proyecto. Primero
se debe diseñar el proceso y tener claro qué objetivos se pretenden conseguir. Una vez se ha
establecido el diseño, se deben escoger los recursos tecnológicos para llevar a cabo los procesos,
medir sus resultados, etc. Seguidamente, se deben definir los timings del proceso y respetarlos a
la hora de ponerlo en marcha. Por último, se debe implicar al equipo involucrado desde el
principio del proceso de mejora.

4) Marcar los objetivos adecuados. Es importante marcar los objetivos que se quiere llegar, así
como identificar las oportunidades de mejora y qué recursos se necesitan para alcanzar dichos
objetivos.

5) Analizar los resultados obtenidos. Es importante disponer de herramientas para analizar los
resultados obtenidos con la mejora del proceso. En este paso, se debe analizar el indicador inicial
y ver si se han conseguido los objetivos. Se deben analizar tanto los resultados cuantitativos
como los cualitativos y ver si se han conseguido los objetivos definidos en un principio y si se ha
podido implementar los cambios para mejorar el proceso. Los resultados se deben comunicar
tanto al equipo implicado como a toda la compañía.

6) Controlar y seguir constantemente el proceso, utilizando las métricas. Los objetivos que se
dieron en un proceso de mejora pueden cambiar con el tiempo. Se tienen que revisar
constantemente los procesos y ver si estos cambian, además de si se han conseguido las mejoras
que se querían.